PROTOCOLLO GESTIONE E PROGRAMMAZIONE AGENDE ATTIVITA SPECIALISTICA AMBULATORIALE ISTITUZIONALE

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1 PROTOCOLLO GESTIONE E PROGRAMMAZIONE AGENDE ATTIVITA SPECIALISTICA AMBULATORIALE ISTITUZIONALE Elaborazione a cura di: Direzione Amministrativa Ospedaliera, Direzione Medica, Direzione di Distretto, Direzione Amministrativa di Distretto 1/6

2 INDICE Premessa 2 Portatori di interes 2 Campo di applicazione 3 Sottoproces gestione agende ambulatoriali 3 o Apertura nuova agenda ambulatoriale 3 o Sospenone temporanea/variazione attività di erogazione 4 - Sospenoni programmabili 4 - Pianificazione annuale delle sospenoni per ferie 5 - Sospenoni n programmabili 5 - Modalità di comunicazione e stema di controllo delle sospenoni 6 o Chiusura agenda ambulatoriale 6 Riferimenti Normativi 6 ALLEGATI Allegato A: schema nuova attivazione agenda Allegato B: richiesta sospenone ambulatoriale Allegato C: diagramma di flusso apertura nuovo calendario Allegato D: diagramma di flusso variazione/chiusura calendario PREMESSA Le prestazioni di specialistica ambulatoriale so erogate dall Azienda ULSS 5 al fine di garantire i Livelli Essenziali di Asstenza e offrire all utenza un servizio adeguato alle necestà. La numerotà dell offerta intesa come complesso delle agende ambulatoriali e la sua diffuone in diver punti di erogazione han portato alla stesura di questo protocollo con l intento di definire un processo che coinvolga i diver attori mantenendo come obiettivo primario il buon gover dell offerta. Elemento essenziale di tutto il processo è la comunicazione fra le parti, che deve essere chiara, inequivocabile e puntuale. PORTATORI DI INTERESSI I principali portatori di interes so i pazienti quali beneficiari delle perfomance organizzative, mentre i soggetti attivi coinvolti so: - il richiedente e il responsabile dell U.O. cui afferisce - il personale di supporto e il coordinatore di riferimento - CUP e la Direzione Amministrativa di Riferimento - Direzione Medica/Distrettuale - Ufficio Controllo di Gestione e l Ufficio Mobilità e Statistiche - Ufficio Relazioni con il Pubblico 2/6

3 CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura applica a tutte le attività di specialistica ambulatoriale erogate in regime istituzionale nei predi ospedalieri e territoriali dell ULSS 5 pretate su agende CUP informatizzate. SOTTOPROCESSI GESTIONE AGENDE AMBULATORIALI A. APERTURA NUOVA AGENDA AMBULATORIALE La creazione di una nuova agenda di attività ambulatoriale può aver origine da una richiesta di u o più specialisti o direttamente dalla Direzione Sanitaria/Medica o direttamente dalla Direzione di Distretto. Nel primo caso la richiesta viene iltrata, a seconda della competenza, alla Direzione Medica Ospedaliera o (per il Distretto) al Responsabile UOSD Specialistica Proteca e Integrativa (che analizza l istanza congiuntamente alla DAD per le ricadute sul rapporto convenzionale) che valuta: - il reale bisog e che esso soddisfi la domanda in maniera eterogenea in tutto il territorio dell ULSS - gli spazi logistici - le risorse strumentali - il personale di supporto, se previsto L eventuale diniego viene comunicato al richiedente con lettera motivata. Nel caso di eto potivo, la Direzione Medica o il Responsabile UOSD Specialistica Proteca e Integrativa predispone un documento di autorizzazione secondo u schema prestabilito concordando con lo specialista la struttura dell agenda secondo i requiti individuati dal protocollo di intesa (vd. allegato A): - catalogo delle prestazioni erogate nell agenda - quantità delle prestazioni - fascia temporale dell attività (inizio e fine ambulatorio) - tempario di esecuzione delle ngole prestazioni - distinzione tra primi acces e controlli - suddivione in clas di priorità per i primi acces - avvertenze particolari - locazione dell ambulatorio - eventuali permes per spazi dedicati alla pretazione da parte dell U.O. (agende condivise CUP Servizio ed agende a totale gestione del Servizio) - eventuali turni medici nell agenda Succesvamente gli uffici amministrativi di Ospedale/Distretto predispongo il calendario informatico dell agenda secondo il protocollo d intesa, lo pubblica nel gestionale CUP e invia un informativa agli operatori CUP interessati. 3/6

4 B. SOSPENSIONE TEMPORANEA/VARIAZIONE ATTIVITA AMBULATORIALE Gli eventi che impedisco l erogazione della prestazione so imprevedibili relativamente al momento in cui avvengo, ma so prevedibili come tuazione potenziale: il verificar di tuazioni che impedisco il regolare svolgimento dell attività programmata rappresenta un evento che può realizzar in quala contesto e per molte cause. È pertanto necessario gestire tali eventi in modo tale da garantire la continuità del servizio così da: garantire all utenza l accesso alla pretazione in quala circostanza, qualunque a i tempi di attesa limitare al minimo la sospenone dell erogazione di una prestazione garantire ai pazienti già pretati il recupero della prestazione sospesa nel mir tempo posbile. Le sospenoni dell attività ambulatoriale posso essere fondamentalmente: 1. programmabili programma ferie 2. n programmabili 1. SOSPENSIONI PROGRAMMABILI Rientra tra le sospenoni programmabili quelle dovute all assenza del medico per ferie o congres/cor di aggiornamento e alle manutenzioni ordinarie delle attrezzature. In tali ca, ove n a posbile sostituire il medico o utilizzare altre apparecchiature presenti in azienda, le richieste di sospenone (modello allegato B) dovran pervenire alla Direzione Medica Ospedaliera (DMO) o al Responsabile UOSD Specialistica Proteca e Integrativa alme 30 giorni prima rispetto alla data oggetto di spostamento. Tale termine, come già d abitudine, diventa molto più ampio per le prestazioni i cui tempi di attesa so molto lunghi ma n può prevedere sospenoni ad oltre 1 an se n per limitati periodi (festività natalizie-pasquali, ferie estive). Nel richiedere la sospenone è OBBLIGATORIO esplicitare le modalità (date e orari congrui con l agenda ordinaria) di recupero di pazienti eventualmente già pretati. Rientra anche in questa programmazione la chiusura delle settimane/sedute serbatoio per i medici SAI: tale metodica conste nella sospenone temporanea preventiva ogni mese di una settimana da poter fruire come riserva per congedi, permes o aggiornamenti profesonali e con l obbligo da parte dello specialista di confermare la propria assenza 20 giorni prima, procedendo, in caso contrario, all automatica riapertura da parte degli operatori CUP. 4/6

5 PIANIFICAZIONE ANNUALE DELLE SOSPENSIONI PER FERIE Al fine di garantire il lineare svolgimento dell attività di pretazione e minimizzare gli interventi di spostamento, le Unità Operative so tenute ad iltrare le richieste di sospenoni programmate per ferie con cadenza semestrale per gli ambulatori che opera sotto la responsabilità della UOSD Specialistica Proteca e Integrativa e con le seguenti scadenze per gli ambulatori ospedalieri: entro il 30 settembre per i periodi natalizio e pasquale entro il 31 marzo per il periodo estivo Poiché per nessun motivo l erogazione di una prestazione LEA può essere sospesa su tutto il territorio aziendale, le Unità Operative che eroga le stesse prestazioni devo coordinar con la DMO o con il Responsabile UOSD Specialistica Proteca e Integrativa per fissare le chiusure in modo da garantire l accesso ai pazienti con richieste in classe B entro i tempi di attesa previsti. 2. SOSPENSIONI NON PROGRAMMABILI Rientra in questa categoria le sospenoni impreviste ed eccezionali causate da: assenza improvvisa del medico (malattia, lutto, ) e imposbilità di reperire un sostituto nella giornata o nei giorni seguenti emergenza di servizio che richiede la presenza dello specialista negli orari programmati per l attività ambulatoriale (es. copertura turni di guardia) nell imposbilità di reperire un sostituto rotture improvvise di attrezzature In tali tuazioni è necessario che il Medico e/o il Servizio interessato avvi tempestivamente la DMO o il Responsabile UOSD Specialistica Proteca e Integrativa iltrando il modello allegato B. Qualora i tempi a estremamente brevi o il numero di pazienti coinvolti a elevato è opportu intraprendere contatti diretti con il referente medico della DMO o con il Responsabile UOSD Specialistica Proteca e Integrativa; in questi ca, il primo gior, il personale del Servizio che sarà comunque presente nell ambulatorio, avviserà direttamente gli eventuali pazienti che dovessero esser già presentati e contatterà telefonicamente i pazienti succesvi comunicando loro che la seduta è stata sospesa e che saran ricontattati dal CUP per un nuovo appuntamento. Eventuali ulteriori sospenoni nei giorni succesvi avverran a cura dal personale CUP su indicazioni della DMO o del Responsabile UOSD Specialistica Proteca e Integrativa. In caso di guasto dell apparecchiatura, alla domanda va allegata la scheda rilasciata dal tecnico che ha verificato il guasto ove riporta la data presunta di ripristi. In generale, comunque, deve provvedere alla gestione della ricollocazione dei pazienti già pretati nel più breve tempo posbile. 5/6

6 MODALITA DI COMUNICAZIONE E SISTEMA DI CONTROLLI DELLE SOSPENSIONI Ogni richiesta di sospenone di attività ambulatoriale, redatta in maniera esaustiva escluvamente sul modello allegato B (che sostituisce tutta la modulistica in uso), sarà valutata e autorizzata dalla Direzione Medica o Distrettuale. Le richieste valutate potivamente saran scanonate e trasmesse al CUP di riferimento e al coordinatore del Servizio dove viene erogata l attività ambulatoriale, oltre che al richiedente. Richieste incomplete o pervenute oltre i termini stabiliti n saran accettate. Le richieste valutate negativamente saran comunicate con motivazione al richiedente e se necessario al coordinatore del Servizio. I necessari spostamenti dei pazienti già pretati vengo effettuati, salvo diversa indicazione disposta dalla DMO o dal Responsabile UOSD Specialistica Proteca e Integrativa dal personale del CUP. Nel caso di necestà impellenti o per agende totalmente a gestione dell Unità Operativa, gli spostamenti devo essere eseguiti direttamente dal personale della stessa UO con l obbligo, oltre di avvisare i pazienti, di spostare in procedura CUP l appuntamento nella nuova collocazione, sempre previa autorizzazione del Direttore Medico o del Responsabile UOSD Specialistica Proteca e Integrativa. Semestralmente la Direzione Medica invia in Regione un monitoraggio delle sospenoni ambulatoriali secondo i criteri prestabiliti dalla Direzione Controlli e Gover della Regione Veneto. C: CHIUSURA AGENDA AMBULATORIALE La cessazione di un ambulatorio avviene, come nel caso di apertura di un agenda, per scelte gestionali aziendali o su approvazione di un istanza da parte dello specialista (es. cessazione di rapporto di lavoro). Nel secondo caso la Direzione Medica e/o il Responsabile UOSD Specialistica Proteca e Integrativa avran cura di comunicare ai soggetti interessati la cessata attività dettagliando un eventuale pia di recupero degli appuntamenti già in essere. 6/6

7 ALLEGATO A Servizio: Direzione Medica o UOSD Specialistica Proteca e Integrativa Data: Prot. n.: da citare nella risposta Vs. rif.: Al Dr.. (richiedente) U.O. di Ospedale di.. Al RESPONSABILE U.O. DI Dr. Ospedale di.. Oggetto: Attività divionale di (branca) Osp. di. Apertura nuova agenda Al RESPONSABILE D.A.O. Dr. Ospedale di Arzigna Al RESPONSABILE D.A.D. Dr Ospedale di Montecchio e p.c. DIRETTORE SANITARIO Dr.ssa Alle DIREZIONI MEDICHE Predio Ospedaliero ULSS 5 Ai COORDINATORI POLIAMBULATORI Predio Ospedaliero ULSS 5 All Ufficio CONTROLLO GESTIONE All Ufficio MOBILITA e STATISTICHE All Ufficio U.R.P. LORO SEDI A seguito della richiesta del dr. presentata in data.., autorizza l apertura dell attività ambulatoriale di (branca) con decorrenza. secondo le seguenti modalità organizzative: Prestazioni e cod. tariffario Priorità N. tot. pazienti Gior Orario Tempario Ambulatorio Chi preta es. 1^ vita (branca) cod. es. vita di controllo (branca) cod.. n.... B n.... D n.... P n. contr... Inizio h.. Fine h.. (Att.ne congruenza orari celle!!) min. Amb. n.... Pia/Reparto Ospedale di CUP Servizio?? Medico in tur? Ev. Avvertenze sanitarie Direzione Medica Ospedaliera/ UOSD Specialistica Proteca e Integrativa Responsabile del procedimento: Dr... Responsabile dell istruttoria e/o referente per l oggetto: Dr.. Via Telefo:. Fax:. .. orario apertura: C.F.e P.I

8 ALLEGATO B Alla Direzione Medica Al Responsabile UOSD Specialistica PRESTAZIONI SPECIALISTICHE AMBULATORIALI VARIAZIONE ATTIVITA AMBULATORIALE DIVISIONALE U.O. AMBULATORIO PRESIDIO OSPEDALIERO/DISTRETTUALE CHIEDE SEDUTE DA SOSPENDERE Data Orario n. pazienti già pretati da spostare RECUPERO SEDUTE Data Orario MOTIVAZIONE Data Il Direttore U.O. TIMBRO E FIRMA Il Medico Specialista TIMBRO E FIRMA SI AUTORIZZA NON SI AUTORIZZA Data parere - IL DIRIGENTE MEDICO - IL RESPONSABILE UOSD SPECIALISTICA

9 ALLEGATO C PROCESSO: GESTIONE AGENDE SSN Sottoprocesso: APERTURA NUOVO CALENDARIO Input Soggetti coinvolti U.O. RICHIEDENTE DIRETTORE MEDICO / RESPONSABILE UOSD SPECIALISTICA PROTESICA E INTEGRATIVA BACK OFFICE CUP OPERATORI CUP / PRENOTATORI Output RICHIESTA Verifica tipologia di prestazioni richieste e fabbisog Prestazioni erogabili s Verifica disponibilità logistica spazi adeguati comunicazione rifiuto motivato Richiesta rifiutata lettera diniego Verifica strumentazione e personale di supporto se previsto Strumentazione e personale adeguati Predispozione documento di autorizzazione Predispozione calendario informatico secondo protocollo d'intesa Comunicazione Nuovo Calendario apertura calendario Protocollo d'intesa

10 ALLEGATO D PROCESSO: GESTIONE AGENDE SSN Sotto processo A.2. : VARIAZIONE / CHIUSURA CALENDARIO Input Soggetti coinvolti U.O. DIRETTORE MEDICO / RESPONSABILE UOSD SPECIALISTICA RICHIEDENTE PROTESICA E INTEGRATIVA BACK OFFICE CUP Output RICHIESTA Valutazione motivazione della richiesta Motivazione accolta? elaborazione lettera di diniego RICHIESTA RESPINTA Lettera diniego Ci so utenti pretati? Variazione/chiusura calendario s Concordare gestione utenti pretati E' una Variazione? chiusura calendario Specifiche richiesta autorizzata Variazione calendario Spostamento utenti pretati in un altro calendario CALENDARIO modificato/chiuso Spostamento utenti pretati nello stesso calendario * VALUTAZIONE: La Dirigenza valuta le motivazioni della richiesta e concorda la gestione di eventuali pretazioni in essere (n pazienti in attesa) Principali motivazioni di chiusura: 1. cessazione rapporto di lavoro specialista 2. scelte gestionali aziendali Principali motivazioni di Manutenzione: 1. Assenza specialista imprevista 2. Problemi di strumentazione 3. Riorganizzazione in previone ferie, cor di aggiornamento, ecc