Legnago (VR) Concorso Aziendale Qualità 2008

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1 REGIONE VENETO Legnago (VR) Concorso Aziendale Qualità 2008 TITOLO DEL PROGETTO TURNI DI SERVIZIO INFORMATIZZATI CONCORSO AZIENDALE QUALITA 1/8

2 CONTESTO GRUPPO DI PROGETTO Referente (a) cognome BROGGIO nome OSCAR qualifica CAPOSALA/COORDINATORE U.O./servizio/sezione DIRIGENZA MEDICA/SERV.INF./DAY SURGERY (BOVOLONE) struttura operativa: Ospedale / distretto socio-sanitario dipartimento di prevenzione servizi generali dip. salute mentale telefono fax oscar.afd.daysurg.bov@aulsslegnago.it Altri componenti cognome BERTASSELLO nome MAURO qualifica DIRETTORE U.O./servizio/sezione DIRIGENZA MEDICA struttura operativa: Ospedale / distretto socio-sanitario dipartimento di prevenzione servizi generali dip. salute mentale CONCORSO AZIENDALE QUALITA 2/8

3 cognome LANZA nome FABRIZIO qualifica COADIUTORE AMMINISTRATIVO U.O./servizio/sezione DIRIGENZA MEDICA struttura operativa: Ospedale / distretto socio-sanitario dipartimento di prevenzione servizi generali dip. salute mentale CONCORSO AZIENDALE QUALITA 3/8

4 PROBLEMA E SUA ANALISI (B) Motivazione, scelte del problema e sua analisi La compilazione manuale dei tradizionali tabulati, che ancora adesso una buona percentuale di coordinatori continua a fare, oltre che risultare obsoleta, richiede dispendio di tempo e non consente la completezza dei campi richiesti. Mancano, infatti, il conteggio delle presenze per turno, non vengono riportati i residui ferie e ore, non viene calcolato il dovuto orario per ogni dipendente; ne consegue che i coordinatori devono impiegare notevole tempo per queste operazioni non avendo il monitoraggio di questi parametri in tempo reale Nell era dell informatica ci viene chiesto di adeguarci e metterci al passo delle innovazioni. L idea di creare un foglio elettronico per la gestione della turnistica è nata per fornire ai coordinatori di U.O. e servizi, uno strumento operativo, che nella sua realizzazione è complesso, ma nella gestione pratica risulta essere facile e pertanto in grado di soddisfare le esigenze di praticità, chiarezza, di correzione e di quant altro, così da essere di grande aiuto ai coordinatori che mensilmente devono presentare i turni di servizio, ma anche giornalmente per poter apporre modifiche per esigenze di servizio. CONCORSO AZIENDALE QUALITA 4/8

5 OBIETTIVO (C) 1. Facilitare la predisposizione preventiva e consuntiva dei turni di servizio in particolare del personale sanitario e tecnico. 2. Fornire uno strumento di contabilità elettronica per gestire: profili orari,dovuto orario, residuo ferie e permessi vari, senza avere la pretesa di sostituire il cartellino presenze (il quale è disponibile per ogni dipendente solo dopo circa 30/40 gg.). STRATEGIA ED AZIONI (d) Azioni ed Interventi 1. creazione del foglio elettronico sul programma excel. 2. Raccolto dai coordinatori le varie tipologie di orario dettate dalla turnistica. 3. Inserito nel programma più di 170 formule di contabilità oraria, di calcolo numerico delle presenze e dei vari profili orari, in modo da rispondere il più possibile alle necessità e alle varie tipologie di orario dell Aulss Simulazioni di turnistica con applicazione di tutti i parametri. 5. Sperimentazione con un gruppo ristretto di coordinatori. CONCORSO AZIENDALE QUALITA 5/8

6 FATTIBILITA RISORSE PER LA REALIZZAZIONE DEL PROGETTO Personale Sono state impiegate le risorse umane presenti nella struttura di Bovolone e Legnago: N 1 coordinatore, referente per il P.O. di Bovolone, N 1 Amministrativo N 1 Dirigente medico dei Presidi Ospedalieri. Il tempo richiesto per portare a termine il progetto è stato di sei mesi: tra creazione del foglio elettronico, inserimento dei profili, simulazioni e sperimentazione. Attrezzature Sono state utilizzate le risorse materiali presenti. Non sono necessarie nuove attrezzature. Materiali ed altro Sono stati utilizzati materiali d uso comune: P.C., stampanti, fotocopiatrice. CONCORSO AZIENDALE QUALITA 6/8

7 MODALITÀ DI CONTROLLO, VERIFICA E VALUTAZIONE (E) Si è fatto un primo chek con i coordinatori ai quali è stato consegnato il file in floppy o in pen drive. Indicatori di attività Si sono organizzati n 2 incontri con i coordinatori. Si sono avuti diversi contatti telefonici per aggiornamento della fase operativa e per evidenziare le criticità che si presentavano. Contatti, via posta elettronica, per l invio dei file aggiornati. Indicatori di risultato Buon indice di gradimento da parte dei coordinatori per la buona leggibilità del turno. Riduzione del tempo di compilazione del turno. Aggiornamento mese per mese dei parametri: dovuto orario, residuo orario, presenze, ferie e permessi. CONCORSO AZIENDALE QUALITA 7/8

8 RISULTATI OTTENUTI (solo per i progetti realizzati) Si è ottenuto un risultato soddisfacente: i coordinatori utilizzano questo strumento con regolarità e metodicità trovando beneficio, in modo particolare, nel conteggio/controllo sul dovuto orario di ogni dipendente, togliendo ogni dubbio o pericolo di un eccesso o difetto di ore. La percentuale degli utilizzatori sta aumentando. Naturalmente il processo di miglioramento è un continuum, pertanto vi è ancora margine di implementazione per modifiche di profilo orario con l aggiunta di nuove formule di calcolo. E di grande sollievo il fatto che tutto il sistema può funzionare in rete ed è così possibile, per ogni coordinatore, inviare il turno di ogni unità operativa o servizio direttamente al Servizio infermieristico o alla Dirigenza medica senza spedire pacchi di buste con i tradizionali canali. In allegato: 1. Calendario Annuale, per ogni Ospedale, per il calcolo dei giorni lavorativi ai fini della realizzazione della Tabella in allegato 2. (n 4 fg.) 2. Tabella del dovuto mensile per Ospedale e per ogni percentuale lavorativa (n 4 fg). 3. Modelli di foglio elettronico con una esemplificazione di turnistica (n 3 fg). 4. legenda per l inserimento dati (n 6 pg. ) Data: 03/10/2008 Firma del referente: Oscar Broggio CONCORSO AZIENDALE QUALITA 8/8