presenta: Gestione digitale delle trasferte e delle spese aziendali

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1 presenta: Gestione digitale delle trasferte e delle spese aziendali

2 Indice Proposta di valore Presentazione Proposta di valore I nostri clienti Casi di successo Il processo di gestione delle spese Benefici I benefici di Captio ROI e i drivers di risparmio Captio Presentazione aziendale Nel mondo I nostri partner Allegati

3 Presentazione Pensavamo che ci doveva essere un modo per Controllare le spese di viaggio per ridurre le frodi e garantire l adempimento delle politiche di spesa. Sfruttare le spese per generare nuove opportunità di risparmio, come ad esempio detrarre l IVA. Integrare la gestione di spese in un unico processo, efficiente e senza carta. Proposta di valore / Presentazione

4 Presentazione Per cui abbiamo deciso di creare Captio Una piattaforma facile da usare, nel cloud, per le aziende che hanno lavoratori che si spostano per lavoro e per i loro supervisori Al fine di offrire alle aziende un migliore controllo sulle loro spese per scoprire nuove opportunità di risparmio Leader nel mercato spagnolo, con ambizioni internazionali e più di 300 clienti tra Spagna, Regno Unito, Francia, Portogallo, Messico, Italia, Cile Proposta di valore / Presentazione

5 Proposta di valore CAPTIO integra il processo di gestione delle spese aziendali per migliorare il controllo e aprire nuove opportunità di risparmio. Ottieni visibilità nelle tue spese Sfrutta le tue risorse Un passo oltre la digitalizzazione Facile da usare Un ambiente digitale e integrato per inserire in rapporti, controllare e inserire in contabilità le spese di viaggio con un solo obiettivo: garantire l adempimento della politica di spese. Le tue spese potranno essere un tesoro. Sfruttale automatizzando il processo di detrazione dell IVA. Captio elimina la carta in base alla legislazione di ogni paese. Captio è omologato dall AEAT (Agenzia delle Entrate Spagnola). Uno strumento semplice e intuitivo. Inserire le spese nei rapporti e controllarle non è mai stato così facile. Proposta di valore / Proposta di valore

6 I nostri clienti Proposta di valore / I nostri clienti

7 Caso di successo Migliorare il controllo e l agilità Il processo nel back office, per la gestione delle spese è stato semplificato di circa del 70%. Francisco García, Direttore dell amministrazione finanziaria in Schindler Il problema Schindler utilizzava un sistema di liquidazioni tradizionale che implicava attività quali compilare moduli, raccogliere ticket, registrare in amministrazione e caricare manualmente le informazioni nei sistemi dell azienda. Questo metodo implicava un grande onere di lavoro di poco valore e una perdita di visibilità notevole per controllare errori umani e inadempimenti delle politiche aziendali. La soluzione L instaurazione di Captio ha fatto sì che, sia i viaggiatori che il personale amministrativo, iniziassero a utilizzare una metodologia integrata e totalmente digitale. Il miglioramento nei processi di revisione delle liquidazioni e di caricamento delle informazioni nei sistemi contabili ha ridotto di circa il 70% il lavoro del back office. Anche gli ingegneri e i venditori, principali viaggiatori in Schindler, hanno rilevato una analoga semplificazione nella creazione del rapporto di spese. Proposta di valore / Caso di successo

8 Caso di successo Miglioramento della gestione delle risorse L uso di Captio ha portato a un risparmio diretto di circa annuali. Anna Comajuncosa, Direttore finanza e controllo Il problema Con un team di più di 250 persone che viaggiano per lavoro, la gestione delle spese era un problema reale per l azienda. Si trattava di un processo caotico, basato su carta, che consumava una notevole quantità di risorse e di tempo. Jungheinrich aveva cercato di gestire le note spese con Excel, e anche utilizzando delle carte bancarie aziendali, ma nessuna di queste soluzioni si è dimostrata molto efficace. La soluzione Dopo aver implementato Captio, Jungheinrich non ha più avuto bisogno di una persona che effettuasse esclusivamente il lavoro di gestione e contabilità dei rapporti spese. Ciò ha consentito all azienda di ottenere un risparmio diretto di più di annuali, tra l'ottimizzazione dei costi del personale e la riduzione dei servizi dei corrieri. Proposta di valore / Caso di successo

9 Caso di successo Eliminare la carta con garanzie legali Siamo riusciti ad eliminare la carta del processo di gestione delle spese, dove persisteva a causa di fattori legali. Pedro Garibí, Direttore di efficienza Il problema Negli ultimi anni, BBVA ha portato a termine processi interni per modificare antiche metodologie di lavoro in base alla cultura del gruppo. Un buon esempio è La Vela, la nuova sede di Madrid, un luogo progettato pensando alle persone e affinché la tecnologia diventi il grande facilitatore per metodi più efficienti di lavoro. La soluzione L impresa è consapevole degli effetti negativi dovuti all uso della carta per determinati processi aziendali. Di fatto, uno dei valori dell azienda consiste nel diventare il più possibile paperless. La legislazione esige di conservare le ricevute originali delle spese aziendali per un minimo di 5 anni. La certificazione di Captio da parte dell AEAT ha reso possibile la digitalizzazione delle ricevute e l eliminazione totale degli archivi cartacei con garanzie legali. Proposta di valore / Caso di successo

10 Caso di successo Adattare la tecnologia alle persone Tutti sanno come scattare una foto con il cellulare. Usare Captio non richiede altro. Carlos Fiol, Direttore di organizzazione Il problema La Zaragozana lavora con un grande team di collaboratori esterni nella sua area di distribuzione. Questi costituiscono un gruppo eterogeneo con livelli molto diversi di familiarità con l uso delle nuove tecnologie. La Zaragozana desiderava introdurre una nuova metodologia per la gestione delle spese di viaggio basata sulla tecnologia per sostituire la carta e le note spese. La soluzione La resistenza al cambiamento è stata superata facilmente grazie alla rapida percezione da parte degli utenti del fatto che Captio facilitava il loro lavoro. Dimenticarsi delle ore destinate a produrre note spese rappresentava un netto miglioramento che ha promosso l adozione della piattaforma. Inoltre, la semplicità dello strumento ha consentito un adattamento fluido alla nuova tecnologia, anche da parte di quelli meno avvezzi alla tecnologia. Proposta di valore / Caso di successo

11 Il processo di gestione delle spese Prenotazione Rapporto Supervisione Integrazione CAPTIO integra il processo di gestione delle spese aziendale per migliorare il controllo e offrire nuove opportunità di risparmio. Proposta di valore / Il processo di gestione delle spese

12 Il processo di gestione delle spese Un metodo migliore per prenotare i tuoi viaggi aziendali Un processo di richiesta integrato con il resto del viaggio. Comodità Il viaggiatore presenta la sua richiesta di viaggi in modo semplice. Adempimento Un flusso di approvazione del viaggio sincronizzato. Prenotazione Rapporto Supervisione Integrazione Proposta di valore / Il processo di gestione delle spese

13 Il processo di gestione delle spese Un metodo migliore per inserire in un rapporto i tuoi viaggi aziendali. Una soluzione adattata al mondo dei viaggi, cattura e inserisce in rapporti le tue spese da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Con Captio, i lavoratori risparmiano tempo generando liquidazioni di spese automatiche e senza errori. Produttività Il sistema di lettura automatica dei dati consente di fotografare una spesa con lo smartphone e dimenticarsi della stessa. Captio estrapola le informazioni e genera il rapporto di spese. Senza errori Il sistema di lettura automatica evita l inserimento manuale e gli errori umani. Senza carta Il processo proposto da Validata e attuato a mezzo di Captio dalla fotografia del giustificativo di spesa all archiviazione conservativa della nota delle spese digitale ammette la distruzione degli originali cartacei, con valore legale e tributario. Prenotazione Rapporto Supervisione Integrazione Proposta di valore / Il processo di gestione delle spese

14 Il processo di gestione delle spese Un metodo migliore per controllare i viaggi aziendali. Un ambiente integrato che ti offre maggiore controllo e nuove opportunità per risparmiare. Con Captio i supervisori possono controllare, effettuare auditing e approvare le spese in modo efficiente e minuzioso. Controllo Con Captio si rinforzano le politiche di spese dell azienda, controllando e avvisando automaticamente per ogni spesa. Nuove opportunità di risparmio Ottimizza i processi di recupero dell IVA, automatizzandoli con Captio. Risparmio di tempo Automatizzare le attività frequenti quali la supervisione, la conciliazione di carte o la gestione di anticipi. Tranquillità Captio diventa una repository di tutte le informazioni relative ai viaggi aziendali. Rimborsi più rapidi Ottimizza i tempi di liquidazione delle spese, in modo che i lavoratori siano più soddisfatti. Prenotazione Rapporto Supervisione Integrazione Proposta di valore / Il processo di gestione delle spese

15 Il processo di gestione delle spese Un metodo migliore per contabilizzare i viaggi aziendali. I dati relativi ai tuoi viaggi dove ne hai bisogno. Connetti qualsiasi sistema nella tua azienda con la tua gestione dei viaggi. ERP BI CRM LDAP Sistemi di pagamenti Altri: prenotazione di taxi Agenzie di viaggi Prenotazione Rapporto Supervisione Integrazione Proposta di valore / Il processo di gestione delle spese

16 Indice Proposta di valore Presentazione Proposta di valore I nostri clienti Casi di successo Il processo di gestione delle spese Benefici I benefici di Captio ROI e i drivers di risparmio Captio Presentazione aziendale Nel mondo I nostri partner Allegati

17 I benefici di Captio Guadagnate visibilità delle vostre spese Ottenete il massimo dalle vostre risorse Dite addio alla carta Facile da usare Il processo necessario per la gestione delle spese nel backoffice è stato semplificato circa del 70%. Francisco García, Direttore amministrazione finanziaria Schindler Con l uso di Captio siamo riusciti a ottenere un risparmio diretto di circa all anno. Anna Comajuncosa, Direttrice finanze e controllo Siamo riusciti ad eliminare la carta nel processo di gestione delle spese. Pedro Garibí, Direttore per l efficienza del BBVA Tutti sanno come scattare una foto con il cellulare. Usare Captio non richiede altro. Carlos Fiol, Direttore dell organizzazione presso La Zaragozana Benefici / I benefici di Captio

18 ROI e i drivers di risparmio Efficienza Maggiore efficienza per generatori e convalidatori nella gestione delle note spese. Minor tempo Captio Miglioramento processo Gestione della carta e custodia delle informazioni. Gestione degli errori, controllo delle informazioni e possibili frodi. Gestione della detrazione dell IVA. Minor costo Benefici / ROI

19 ROI e i drivers di risparmio Efficienza misurabile Maggiore efficienza per generatori e convalidatori nella gestione delle note spese. Minor tempo Captio Miglioramento processo Benefici / ROI

20 Indice Proposta di valore Presentazione Proposta di valore I nostri clienti Casi di successo Il processo di gestione delle spese Benefici I benefici di Captio ROI e i drivers di risparmio Captio Presentazione aziendale Nel mondo I nostri partner Allegati

21 Presentazione aziendale Captio è un azienda specializzata nello sviluppo di software per la gestione delle spese di viaggio delle aziende. Più di sei anni dedicati alla ricerca e sviluppo delle tecnologie più moderne applicate alla gestione dei costi. Pionieri e leader nel mercato spagnolo. Più di utenti. Più di 5 milioni di documenti elaborati all anno. Presenti in più di 10 paesi. Siamo orgogliosi di contare sul sostegno di investitori privati e organismi pubblici. Captio / Presentazione aziendale

22 Internazionalizzazione Sedi Distributori Captio viene utilizzato a livello internazionale dei nostri clienti. Per offrire il migliore servizio contiamo su partner e delegazioni commerciali. Captio / Nel mondo

23 Presentazione aziendale: Validata partner in Italia di Captio Validata è partner ufficiale per la distribuzione di Captio in Italia ed è integratore autorizzato tra la piattaforma Captio e i sistemi informativi del Cliente. Validata ha ottenuto un parere favorevole dalla Agenzia delle Entrate all utilizzo di un processo paperless realizzato con la piattaforma Captio, che ammette la distruzione dei giustificativi di spesa cartacei. Validata è certificata avere un sistema di gestione conforme ai requisiti ISO/IEC 27001:2013. Tra gli altri scopi della certificazione, anche: archiviazione elettronica conservativa integrazione con software di terze parti.

24 Validata: cosa altro propone Validata è partner di Archiva da 13 anni e vanta una profonda esperienza nella conservazione digitale di documenti, anche rilevanti ai fini tributari. Validata da 5 anni sviluppa soluzioni di firma elettronica con valore legale, identificate dal logo ì. Dopo il provvedimento generale prescrittivo sulla biometria, ha ottenuto per prima un parere favorevole all utilizzo della propria firma grafometrica dall Autorità Garante. Detiene l unica soluzione che utilizza la penna Bio-Pen per abilitare la firma contemporanea di due esemplari di documento originale, uno analogico e uno elettronico. Validata distribuisce la soluzione di identificazione Bio-Pen, basata su una penna biometrica dalle caratteristiche uniche.

25 Il nostro Partner: cosa altro propone Validata Validata è partner dello Studio Arnaboldi per offrire consulenza in ambito privacy di elevato livello professionale ai Clienti di Validata. Validata ha sviluppato soluzioni SW a tematiche di ambito privacy: Data Breach Response Data Access & Retention Designazioni Privacy e Gestione delle Evidenze Registro del Trattamento

26 Validità e conservazione del rapporto di spese prodotto con Captio Il processo realizzato da Validata con l utilizzo di Captio, è stato sottoposto al vaglio della AdE con esito pienamente favorevole. I giustificativi cartacei restano a mani dei Trasfertisti, che potranno distruggerli subito dopo la loro conservazione digitale. In azienda entrano solo note spese digitali. I giustificativi cartacei emessi da soggetti economici esteri di paesi extra UE coi quali non esiste reciproca assistenza fiscale, sono considerati alla stregua di originali unici, quindi: sono comunque gestibili con Captio devono conservarsi anche analogicamente, se non distrutti in presenza di pubblico ufficiale. Al 12 giugno 2017 sono 99 i paesi coi quali è efficace la convenzione OCSE di reciproca assistenza.

27 Validità e conservazione del rapporto di spese prodotto con Captio L Azienda deve essere dotata d un sistema di conservazione documentale, acceditato AgID qualora sia azienda di P.A. Validata consiglia e integra Captio col sistema del conservatore accreditato Archiva. Validata può anche integrare Captio con un qualsiasi sistema di conservazione indicato dall Azienda. Il parere della AdE è stato rilasciato sulla base dell istanza presentata e dettagliata da Validata. Pertanto solo chi adotta la soluzione offerta da Validata può avere certezza di ottemperare all intero quadro legislativo e regolamentare cogente per i documenti informatici di rilevanza tributaria, quali sono le note spese.

28 Validità e conservazione del rapporto di spese prodotto con Captio Il sistema di conservazione di Archiva offre una agevole modalità web di esibizione telematica. Validata ha una lunga e approfondita esperienza di archiviazione elettronica conservativa. Può assistere le Aziende per la creazione e la gestione d un archivio digitale, fiscalmente valido, che contenga qualsivoglia documento.

29 Indice Proposta di valore Presentazione Proposta di valore I nostri clienti Casi di successo Il processo di gestione delle spese Benefici I benefici di Captio ROI e i drivers di risparmio Captio Presentazione aziendale Nel mondo I nostri partner Allegati

30 Allegati Proposta di valore specifica: IT Integrazione Politica di sicurezza Ecosistema di viaggi Integrazione con agenzie di viaggi Integrazione con archiviazione conservativa Prodotto Video dimostrativi Allegati / Indice

31 Proposta di valore specifica: IT Una piattaforma solida che si adatta alle esigenze della tua azienda e garantisce la sicurezza dei tuoi dati. Sicura Mobile Integrata Adattabile Proteggiamo le tue informazioni. Captio soddisfa la LOPD e utilizza le ultime tecnologie per garantire la sicurezza dei tuoi dati. Gestisci le tue spese di viaggio da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Captio è compatibile con tutte le principali piattaforme mobili. Connetti senza problemi i dati della gestione dei viaggi con qualsiasi ERP, sistema contabile, di buste paga o CRM. Hai bisogno di qualcosa di speciale? Captio si adatta ai requisiti della tua azienda con progetti di personalizzazione. Allegati / Proposta di valore specifica IT

32 Integrazione Per poter sviluppare integrazioni con Captio, mettiamo a disposizione due sistemi di comunicazione: scambio di file (dati contabili, note spese e immagini) tramite SFTP o API REST. SFTP API REST Lo scambio di file (xml, csv, excel, dat, jpg, tif, pdf,...) attraverso un server SFTP (Secure FTP). O una API sviluppata in REST utilizzando JSON tramite autenticazione OAUth Con entrambi i sistemi è possibile caricare e scaricare informazioni in CAPTIO su applicazioni aziendali: caricare dati in o da SAP, connettersi con SalesForce, integrarsi con SharePoint, pubblicare informazioni nella tua Intranet Esempio di file: Nome Tipo Descrizione - Numc (8) Numero di dipendente - Numc (8) Numero di rapporto spese - Char (4) Classe di spesa di viaggio ID Char (10) ID dell immagine in Captio Importo Char (16) Importo nella valuta del doc. 2 decimali Valuta Char (5) Chiave della valuta. Codice ISO Data Char (8) Data: Formato AAAAMMGG Allegati / Integrazione

33 Politica di sicurezza La gestione dell ambiente di produzione di Captio viene effettuata in accordo alle previsioni del Codice per la Protezione dei Dati Personali. Captio è alloggiato nel cloud di Microsoft Azure, con una architettura Multitenancy che garantisce i requisiti necessari per mantenere un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni. La comunicazione tra il browser e Captio è messa in sicurezza con Secure Socket Layer (SSL AES-256, chiavi di 256 bit). Tutte le connessioni sono protette tramite autenticazione e autorizzazione. Tutte le operazioni degli utenti sono tracciate, assieme ai loro indirizzi IP e altri dati della sessione. Captio garantisce per contratto il recupero effettivo e facile di tutti i dati e di tutte le informazioni dell azienda. In Captio la disponibilità del servizio è garantita 24 ore su 24, 365 giorni l anno (fatta eccezione per i programmi di manutenzione). Allegati Politica di sicurezza

34 Ecosistema di viaggi Un unica piattaforma per integrare tutte le fonti dei dati dei viaggi aziendali... GESTIONE DOCUMENTALE ARCHIVIAZIONE DIGITALE CONSERVAZIONE LEGALE ACCREDITATA P.A. predisposta per alimentare un sistema di archiviazione legale conservativa delle note spese digitali. Allegati / Ecosistema di viaggi

35 Integrazione con l azienda Active Directory Utenti e rapporti ERP Spese del viaggio: Contabilità SEPA Spese del viaggio: Pagamenti ERP Oggetti di imputazione Metodi di pagamento Informazioni di pagamenti Buste paga Spese del viaggio: Basi di contribuzione BI Spese del viaggio: Informazioni Allegati / Integrazione con l azienda

36 Integrazione con agenzie di viaggi Un processo di richiesta di viaggi e gestione della spesa associato a un flusso integrato e in base alla politica aziendale. Pianificazione del viaggio Il lavoratore realizza una richiesta di viaggio. Il supervisore controlla e approva il viaggio. La richiesta viene elaborata dall agenzia File Agenzia Realizzazione del viaggio Il lavoratore realizza il viaggio Imputazione spese Allegati / Integrazione con agenzie di viaggi

37 Integrazione con l archiviazione elettronica conservativa La nota spese completa dei pertinenti giustificativi di spesa, è un documento rilevante ai fini tributari e soggetto a obbligo di conservazione legale. Archiviazione elettronica conservativa Pacchetto di archiviazione digitale CONSERVAZIONE DIGITALE ACCREDITATA P.A. Allegati / Integrazione con archiviazione

38 Prodotto Rapporto di spese con Captio 1. Sfrutta il tuo smartphone per gestire le tue spese in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. 2. Al posto di accumulare ticket, basta fotografarli e dimenticarsi della carta. Gli scatti hanno validità legale come da regolamento EU 910/2014 (eidas). Allegati / Prodotto

39 Prodotto Rapporto di spese con Captio 3. L OCR di Captio estrae i dati necessari per realizzare il tuo rapporto spese, non bisogna scrivere nulla. 4. Captio verifica automaticamente che le tue spese siano conformi alla politica aziendale. Allegati / Prodotto

40 Video dimostrativi Presentazione Captio App 3.1: Creare rapporti di spese aziendali Portale dell amministratore Workflow Gruppi Conciliazione Preventivo Anticipi Mail Inbox Scoprite come Captio trasforma la gestione dei dei viaggi e delle spese aziendali. Allegati / Video dimostrativi

41 Validata S.R.L. a socio unico M: captio@validata.info