TERRAVIS Istruzioni per amministratori

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1 TERRAVIS Istruzioni per amministratori Versione 2.0 del 19 marzo 2013 TERRAVIS è una piattaforma centrale per l'accesso a informazioni su fondi in tutta la Svizzera e per le transazioni commerciali elettroniche tra gli uffici del registro fondiario, i notai e gli istituti di credito e consente di effettuare transazioni commerciali in modo standardizzato, sicuro e senza rottura o interruzione di supporto dati.

2 Sommario 1. Introduzione... Error! Bookmark not defined Definizioni... Error! Bookmark not defined Compiti di un amministratore TERRAVIS... Error! Bookmark not defined Disposizioni per un amministratore TERRAVIS... Error! Bookmark not defined Funzioni di amministratore disponibili... Error! Bookmark not defined. 2. Login degli amministratori... Error! Bookmark not defined Schermata iniziale TERRAVIS... Error! Bookmark not defined Verifica del certificato... Error! Bookmark not defined Scheda Amministrazione... Error! Bookmark not defined. 3. Funzioni disponibili... Error! Bookmark not defined Dati audit di partecipanti e operatori... Error! Bookmark not defined Amministrare i partecipanti... Error! Bookmark not defined Registrare gli operatori... Error! Bookmark not defined Cambiare operatore... Error! Bookmark not defined Definire prefisso della password... Error! Bookmark not defined Ripristinare la password... Error! Bookmark not defined Disattivare un operatore... Error! Bookmark not defined Impostare nuovi amministratori / autenticare operatori tramite certificato... Error! Bookmark not defined Caricare gli operatori tramite il file XML (User Upload)... Error! Bookmark not defined Ricercare partecipanti... Error! Bookmark not defined. 4. Separazione dei ruoli... Error! Bookmark not defined. 5. Supporto / proposte migliorative... Error! Bookmark not defined. 6. Appendice Elenco delle funzioni nell'amministrazione degli operatori Terravis... Error! Bookmark not defined. Pagina 2

3 1. Introduzione Le presenti istruzioni si riferiscono all'amministrazione degli operatori e alla gestione di record di dati dei partecipanti nel sistema TERRAVIS. Le relative istruzioni forniscono un aiuto relativamente a richieste, transazioni commerciali elettroniche Terravis e audit Definizioni - Per utente si intende la parte contraente del contratto di utilizzo. - Il partecipante è il rappresentante nel sistema Terravis. Per utenti con strutture organizzative più complesse è possibile impostare aggiuntivamente anche un multi-partecipante, il quale assume un ruolo gerarchico superiore. - Gli operatori sono i collaboratori dell'utente e possono assumere il ruolo di amministratore, auditor o utente finale. - L'amministratore si occupa di gestire l'amministrazione degli operatori nel sistema TERRAVIS e i loro diritti di utilizzo. - L'auditor vigila sulle attività degli operatori. - L'utente finale utilizza il portale d'accesso TERRAVIS Compiti di un amministratore TERRAVIS In TERRAVIS gli amministratori hanno il compito di amministrare gli operatori e i record di dati del partner contrattuale di TERRAVIS (partecipante). Gli amministratori possono accedere solo tramite un'autenticazione forte. L'autenticazione forte prevede la verifica delle generalità dell'emittente (p.es. QuoVadis, SwissSign o Swisscom) in base a documenti ufficiali. Oltre a soluzioni personalizzate di tutti gli emittenti, per l'autenticazione forte è offerta anche la SuisseID Disposizioni per un amministratore TERRAVIS Possono essere incaricati esclusivamente collaboratori (operatori) del partner contrattuale di TERRAVIS in base alle Condizioni contrattuali generali (CCG) ldi TERRAVIS. Gli amministratori sono responsabili dell'aggiornamento degli operatori abilitati e delle funzioni loro assegnate nonché del rispetto delle disposizioni aziendali interne Funzioni di amministratore disponibili Un amministratore dispone delle seguenti funzioni in TERRAVIS: - creare nuovi operatori TERRAVIS - modificare o cancellare operatori esistenti - ripristinare password degli operatori dimenticate o digitate ripetutamente in modo errato - amministrare record di dati del partner contrattuale (partecipante) - gestire richieste audit per partecipanti e operatori Pagina 3

4 2. Login degli amministratori 2.1. Schermata iniziale TERRAVIS L'amministratore accede tramite l'indirizzo e il corrispondente link LOGIN (figura 1). Il login come amministratore funziona con un'autenticazione forte (come una SuisseID) o tramite login via SMS. I link "Test Terravis" sono destinati esclusivamente agli utenti del test. Figura 1: Schermata iniziale TERRAVIS Pagina 4

5 2.2. Certificato di login L'amministratore viene indirizzato automaticamente alla verifica dell'autorizzazione. La chiavetta USB o la Smartcard con il certificato personale vanno collegate al PC. Si apre la seguente finestra, dove bisogna selezionare il certificato di autenticazione. Figura 2: Selezione dei certificati disponibili Successivamente viene richiesto di digitare il PIN personale: Figura 3: Immissione del PIN SuisseID Attenzione Se si digita per 3 volte il PIN errato, il certificato viene cancellato irrevocabilmente. La richiesta di sostituzione è a pagamento e può richiedere svariati giorni. Pagina 5

6 2.3. Login SMS L'amministratore viene indirizzato automaticamente al login SMS. Vanno inseriti numero mandante, ID utente e password personale. Figura 4: Login via SMS Successivamente il sistema invia all'amministratore, sul numero di cellulare memorizzato nel record di dati, una password da sostituire dopo il primo utilizzo costituita da una combinazione di caratteri casuali, che deve essere inserita nella maschera sottostante. Quindi si deve premere il pulsante "Inviare". Figura 5: Inserimento del Codice mobile Pagina 6

7 2.4. Scheda Amministrazione Dopo aver effettuato correttamente il login, l'amministratore viene indirizzato direttamente alla sezione Amministrazione. Figura 6: Scheda Amministrazione Pagina 7

8 3. Funzioni disponibili 3.1. Dati audit di partecipanti e operatori Alla voce di menu "Audit partecipanti e operatori" è possibile cercare tutte le modifiche degli operatori del proprio partecipante. Inoltre si possono definire diversi criteri di selezione. Viene visualizzato il partecipante (o l'operatore) e chi ha effettuato l'ultima modifica. Il risultato della ricerca può essere esportato anche come tabella Excel. Figura 7: Audit partecipanti e operatori Pagina 8

9 Cliccando su un partecipante/operatore viene visualizzata la vista in dettaglio della modifica: Figura 8: Vista in dettaglio della modifica 3.2. Amministrare i partecipanti In "Partecipanti", alla voce di menu "Amministrazione operatori" si possono amministrare i dati di base del proprio partecipante. Nella lista di selezione, in "ID partecipante", l'amministratore può selezionare il partecipante assegnato. In caso di multi-partecipanti vengono visualizzati tutti i partecipanti assegnati. Figura 9: Selezionare partecipante Pagina 9

10 Il partecipante selezionato viene visualizzato come segue: Figura 10: Lista di selezione dei partecipanti Cliccando sul partecipante si apre la maschera di elaborazione. I seguenti dati del partecipante vanno obbligatoriamente inseriti: - indirizzo di fatturazione - dati di contatto - IDI - relazione di conto - definizione del prefisso della password Figura 11: Amministrare i partecipanti (obbligatorio) Pagina 10

11 3.3. Registrare gli operatori Per avviare la registrazione di un nuovo operatore premere il pulsante "Aggiungi". A tal fine occorre dapprima selezionare il partecipante sotto cui registrare il nuovo operatore: Figura 12: Registrare gli operatori L'amministratore può registrare liberamente l'id operatore come da disposizioni interne, a condizione che tale ID non sia già utilizzato da un altro operatore. L'immissione di cognome, nome e indirizzo è obbligatoria. Nel campo "Tipo di autenticazione" è possibile scegliere come il nuovo operatore deve effettuare il login, ossia se tramite password, SMS o certificato. Per finire, al nuovo operatore si possono assegnare diritti in base alle direttive interne e tenendo conto della separazione dei ruoli (vedere il relativo capitolo alla fine del presente documento) in TERRAVIS. In questo punto va inserito anche il numero di SuisseID (server di firma elettronica) se l'operatore partecipa alla transazione commerciale elettronica e detiene diritti di firma elettronica. Figura 13: Aggiungere operatori 3.4. Cambiare operatore Pagina 11

12 Alla voce di menu "Operatori" è possibile gestire i propri operatori. Un amministratore di un multi-partecipante può scegliere tutti i partecipanti assegnati. La ricerca di un operatore può essere eseguita per ID partecipante, nome o ID operatore. Figura 14: Cercare operatori I dati degli operatori possono essere modificati nella seguente maschera di registrazione. Le funzioni che si possono assegnare a un operatore dipendono dalla separazione dei ruoli selezionata (vedere relativo capitolo alla fine del presente documento). Figura 15: Cambiare operatore Pagina 12

13 3.5. Definire prefisso della password Il prefisso è necessario per la sicurezza del primo login degli operatori. Dopo aver registrato i dati nell'amministrazione operatori, l'operatore riceve automaticamente un' contenente la seconda parte della password (suffisso). In occasione del primo login l'operatore deve comporre la password unendo il prefisso e il suffisso come indicato nel seguente esempio. Quindi viene invitato a inserire una password personale. Esempio Prefisso definito dall'amministratore: Suffisso contenuto nell' di TERRAVIS: L'utente compone la password unendo prefisso e suffisso: AAAaaa BBBbbb AAAaaaBBBbbb Le istruzioni dettagliate sul prefisso della password possono essere scaricate al seguente indirizzo: Ripristinare la password La password di un operatore può essere ripristinata cliccando sul simbolo della chiave. Questo operatore riceverà successivamente un' con il corrispondente suffisso Disattivare un operatore In TERRAVIS non è possibile cancellare un operatore, però è possibile disattivare gli operatori uscenti. Inoltre è possibile disattivare anche gli operatori durante un'assenza prolungata e riattivarli al loro rientro. Figura 16: Ripristinare password/disattivare operatori Pagina 13

14 3.8. Impostare nuovi amministratori / autenticare operatori tramite certificato L'amministratore può impostare altri amministratori e autenticare gli operatori tramite certificato. A questo scopo è necessario acquisire in precedenza una SuisseID o un certificato valido. Per la registrazione è necessario essere in possesso della Public Key del certificato (p. es. SuisseID) del nuovo amministratore od operatore. La lettura della Public Key è descritta qui di seguito. Innanzitutto è necessario collegare o installare sul proprio computer il token del certificato (la SuisseID) del nuovo amministratore od operatore tramite chiavetta USB o lettore di Smartcard. Successivamente l'operatore apre il pannello di controllo sul suo computer (Windows->Start->Pannello di controllo), dove deve selezionare il simbolo "Opzioni Internet". Si apre una nuova finestra. Passare alla scheda "Contenuto" e, successivamente, premere il pulsante "Certificati". Figura 17: Opzioni Internet Compare quindi una nuova finestra dove vengono mostrati tutti i certificati caricati nel PC del nuovo amministratore od operatore. Pagina 14

15 Ora va selezionato il certificato "Autenticazione" e premuto il pulsante "Esporta". Figura 1618: Certificati installati Si apre una nuova finestra dove va selezionato il formato "Base-64": Figura 19: Selezionare il formato del certificato Pagina 15

16 Dopo aver premuto "Avanti", salvare il file in un luogo facilmente recuperabile dandogli un nome appropriato: Figura 20: Salvare il certificato A questo punto il nuovo amministratore od operatore può inviare il nuovo file creato per al vecchio amministratore. Il vecchio amministratore collega il certificato inviato con i dati del nuovo amministratore od operatore. Selezionare il tipo di autenticazione "Certificato" e assegnare al nuovo amministratore od operatore i diritti corrispondenti. Nella lista compaiono i dati del nuovo amministratore od operatore con il simbolo di un certificato per la SuisseID. Figura 21: Operatore con certificato Pagina 16

17 Cliccando sul simbolo del certificato si apre una nuova finestra, dove è possibile cercare e aggiungere il certificato ricevuto cliccando su "Browse ". Figura 22: Aggiungere/modificare il certificato 3.9. Caricare gli operatori tramite il file XML (User Upload) La voce di menu "Upload" consente di caricare i dati dell'operatore tramite un file XML strutturato direttamente nel sistema TERRAVIS. Ulteriori dettagli possono essere scaricati al sito del progetto (Documenti Interfacce User-upload.zip). Figura 23: Caricare un operatore Pagina 17

18 3.10. Ricercare partecipanti Per le transazioni commerciali elettroniche è necessario innanzitutto consultare i partner contrattuali di TER- RAVIS (partecipanti) e il responsabile competente. Figura 24: Cercare partecipanti Pagina 18

19 4. Separazione dei ruoli Al momento della firma del contratto, il partner contrattuale (utente) sceglie il tipo di separazione dei ruoli da applicare. Con tale separazione si stabilisce l'assegnazione dei diritti agli operatori. In caso assegnazione contraddittoria di funzioni agli operatori compaiono messaggi di errore nell'amministrazione operatori. Funzione Nessuna separazione dei ruoli Separazione parziale dei ruoli Separazione piena dei ruoli Definizione A ogni operatore possono essere assegnati tutti i diritti disponibili in qualsiasi combinazione. Sono possibili le seguenti combinazioni di ruoli - audit e funzioni per amministratori - audit e funzioni per utenti finali A un utente possono essere assegnate solo funzioni di uno dei tre gruppi di profili operatore: Pagina 19

20 5. Upload utenti Introduzione L'amministrazione utenti può essere automatizzata tramite l'upload utenti, che consente di inserire i dati del cliente dall'amministrazione utenti direttamente in Terravis. Sono previste le due seguenti varianti: upload tramite richiami del servizio web del sistema del cliente sul sistema Terravis upload tramite il portale Terravis con caricamento di un file generato dal sistema del cliente In entrambi i casi viene utilizzato lo stesso formato di dati. L'upload può contenere la base utenti completa (funzione UploadUsers) o solo utenti modificati, ossia utenti nuovi e cancellati e utenti con autorizzazioni o attributi di dati modificati (funzione UpdateUsers). Elaborazione Per motivi tecnici l'elaborazione si svolge in background. Dopo l'apertura del servizio web o del caricamento del file viene confermata la ricezione e l'upload utente viene registrato in un elenco ed evidenziato per l'ulteriore elaborazione. Figura 25: Upload utente tramite portale Terravis In caso di upload di grandi dimensioni, questa funzione può richiedere un'ora o anche più per completare l'elaborazione di tutti i dati. Ciò riguarda normalmente solo il primo upload, quando si devono creare ex-novo tutti gli utenti di questo upload. In caso di upload ripetuti degli stessi utenti l'elaborazione risulta decisamente più veloce, in quanto vanno elaborati solo gli utenti con attributi modificati. Pagina 20

21 Monitoraggio Per poter monitorare l'elaborazione dell'upload utente, l'elenco di tutti questi upload viene fornito tramite il portale Terravis. Inoltre per semplificare il monitoraggio di upload utenti automatici, in caso di errori di elaborazione viene inviata un' al tecnico di riferimento (come configurato nei dettagli dei partecipanti). In questo modo è possibile verificare l'elenco solo se si verifica un problema e se il tecnico di riferimento ha ricevuto la corrispondente . In tal caso potrebbe essere necessario ripetere correttamente l'upload utente. Figura 26: Visualizzazione dell'elenco degli upload utenti in base ai criteri di consultazione Funzioni di comando nel portale Terravis Per l'upload utenti sono previste le seguenti funzioni nel portale Terravis: Upload di file di upload utenti Visualizzazione dell'elenco di upload utenti in base ai criteri di ricerca Visualizzazione del protocollo degli errori di un upload con errori di elaborazione 6. Supporto / proposte migliorative Per domande in relazione a TERRAVIS si prega di rivolgersi al Supporto TERRAVIS. TERRAVIS accetta con piacere qualsiasi proposta migliorativa per . Il team di TERRAVIS si impegna nel miglioramento continuo del sistema. SIX Terravis AG Supporto TERRAVIS support@terrravis.ch Tel Pagina 21

22 7. Appendice Elenco delle funzioni nell'amministrazione degli operatori Terravis Versione del 1 marzo 2012 Definizione funzioni Cat Aut Descrizione ParcelQueryBasic O S Consente la ricerca per particelle con numero di particella, indirizzo o E-GRID e l'apertura dell'estratto del fondo con i dati pubblici. Questa funzione consente anche la ricerca per particelle tramite la navigazione nella mappa. ParcelQueryDetails O S Consente inoltre di richiamare ulteriori dati del registro fondiario: diritti di pegno immobiliare, annotazioni e oneri fondiari nonché eventuali operazioni in sospeso annotate nel libro giornale. Questa funzione richiede ParcelQueryBasic. Attenzione: se questa funzione viene assegnata a un utente, è obbligatorio assegnare anche "ParcelQueryBasic"! PersonQueryFree O S Consente di richiamare persone in possesso di diritti su fondi. Si può effettuare la ricerca per persone fisiche, persone giuridiche e comunità. Per cercare i fondi deve essere assegnata anche la funzione ParcelQueryBasic. Questa funzione è disponibile esclusivamente per l'amministrazione pubblica. AuditOwn V S Consente di richiamare i dati audit di accessi di tutti gli operatori del proprio partecipante ed eventuali membri (in caso di un multipartecipante). AuditArea V S Consente di richiamare i dati audit di tutti gli accessi ai sistemi di registri fondiari assegnati al partecipante (e di eventuali membri in caso di multi-partecipanti). UserAdmin A E Consente a un amministratore di creare, modificare e cancellare operatori e di definirne i profili nonché eseguire determinate impostazioni per il partecipante. EgvtFull O E Consente all'operatore di firmare elettronicamente documenti e confermare/approvare incarichi a terzi nell'ambito delle transazioni commerciali elettroniche Terravis, laddove EgvtFull contiene le funzioni di EgvtModify e EgvtRead. Gli istituti di credito possono firmare, confermare e approvare solo congiuntamente. Attenzione: se questa funzione viene assegnata a un utente, è obbligatorio assegnare anche "ParcelQueryBasic" e "ParcelQueryDetails"! EgvtModify O H Consente all'operatore di creare ed elaborare operazioni nell'ambito delle transazioni commerciali elettroniche Terravis, laddove EgvtModify contiene le funzioni di EgvtRead. La firma e l'approvazione non sono possibili. Attenzione: se questa funzione viene assegnata a un utente, è obbligatorio assegnare anche "ParcelQueryBasic" e "ParcelQueryDetails"! Spiegazione: Pagina 22

23 Categoria V = Funzione di vigilanza A = Diritti di amministrazione O = Funzione operativa Autenticazione E = Sicurezza elevata, ovvero è richiesta un'autenticazione forte con certificato (SuisseID) S = Sicurezza standard, ossia è sufficiente l'autenticazione con password Pagina 23