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1 Guarda le videointerviste ai partecipanti su: Quando il meeting diventa virtuale: via gli sprechi, cresce la produttività di Marica Acciura La casa editrice Este con il contributo di Zycko e LifeSize, distributore il primo e vendor il secondo di soluzioni IT ad alto contenuto tecnologico ha organizzato lo scorso aprile una tavola rotonda sulle opportunità legate all utilizzo della video collaborazione in azienda. L incontro, intitolato Video collaborazione: un opportunità per l organizzazione, per la crescita dei collaboratori e per lo sviluppo del business, è stata un occasione di confronto sui temi della tecnologia smart che abilita differenti modi di lavorare. Protagonisti di questo dibattito: Pietro Brunetti, Direttore Risorse Umane e Organizzazione di ATM; Massimiliano Gerli, CIO Amplifon; Enrico Leopardi, Sales Director Southern EMEA di LifeSize; Piera Loche, Managing Director Zycko Italy; Massimiliano Maini, Head of Human Resources di Frette; Simona Maccari, Marketing Manager, LifeSize; Massimo Pernigotti, CIO Edison; Gianfranco Poledda, HR Director Sorgenia; Giordano Roverato, Direzione Coordinamento Innovazione Tecnologica di Mediaset; Daniele Spatari, ICT Director Randstad. Il contesto economico nel quale le nostre aziende sono calate impone forti ripensamenti. Se da un lato si ricerca l innovazione nei modelli di business, parallelamente, le aziende sono chiamate a ripensare l organizzazione stessa del lavoro. L innovazione tecnologica abilita oggi modalità di lavoro differenti, che hanno un impatto diretto sia sui budget sia sulla sostenibilità. Avvicinarsi a soluzioni che consentono nuove forme di lavoro e nuove modalità di interazione è una necessità: conoscere le potenzialità delle applicazioni che abilitano il lavoro collaborativo è fondamentale per attuare quel ripen- Piera Loche, Managing Director di Zycko Italia Massimo Pernigotti Massimiliano Gerli Enrico Leopardi Pietro Brunetti 30 - Sistemi&Impresa N.4 - maggio/giugno 2013

2 samento organizzativo che avrà impatti positivi in termini economici, di sostenibilità e anche di qualità del lavoro. Ma la video collaborazione non solo genera attivi da riduzione dei costi. Parlare ai colleghi attraverso lo spazio virtuale del video favorisce il raggiungimento di performance migliori grazie a una più frequente interazione con le persone distanti offrendo la possibilità di relazionarsi vis-a-vis con clienti lontani, colleghi e fornitori da tutto il mondo. La tavola rotonda è stata un occasione per approfondire il tema e cercare risposte ad alcuni interrogativi. Insieme con i rappresentanti delle aziende ci siamo posti alcune domande sulla reale capacità di queste tecnologie di dare vita a nuove forme di organizzazione del lavoro: il lavoro collaborativo per esempio. Quanto incidono sul fatturato i risparmi che si potrebbero ottenere dall utilizzo di modalità di interazione differenti? In tempi di crisi quello della video collaborazione si rivela uno strumento in linea con policy che salvaguardano costi e ambiente. La scelta di implementare soluzioni di video collaborazione infatti permette una drastica riduzione degli spostamenti con ricadute positive sui costi del lavoro e sulla riduzione delle emissioni di CO 2. Formazione a distanza: così ci si prende cura delle persone Altro tema di grande attenzione quello posto in periodi di crisi al benessere organizzativo. Abilitare nuove forme di lavoro, meno impattanti ma altrettanto efficaci, non è forse un passo importante per dare concretamente attenzione alle persone? Le dinamiche organizzative legate al benessere delle persone in azienda non si limitano solo alla distribuzione a pioggia di benefits. Questi, talvolta, non si dimostrano altro se non il surrogato stesso del benessere, il riflesso di un ecosistema multiforme in cui le persone hanno bisogno di sentirsi protette e riconosciute dall azienda. Non tutti però hanno le stesse priorità in termini di benessere organizzativo. Alcuni come succede per esempio nei casi di assenza dal luogo di lavoro per maternità o nei periodi di convalescenza trovano molto più efficace la possibilità di lavorare a distanza grazie a soluzioni di video collaborazione o tele presenza piuttosto che ricevere buoni pasto o telefoni cellulari in dotazione. Lavorare da casa o da qualsiasi altro luogo ci si trovi sfruttando la tecnologia offerta oggi dai device mobili permette di conciliare i bisogni più personali con le priorità professionali in un ottica di work life balance. Prendersi cura delle persone avendo come obbiettivo il raggiungimento del loro benessere significa anche prestare attenzione allo sviluppo delle loro competenze in termini di formazione. Si è valutato quanto più semplice potrebbe essere introdurre interventi formativi sfruttando tecnologie che abilitano la collaborazione? Spesso l azienda si trova nella condizione di dover rinunciare a risorse qualificate per banali difficoltà legate alla logistica (distanze, difficoltà di spostamento, ecc.). Ma ha senso, in questo particolare momento, rinunciare a competenze che potrebbero fare la differenza solo perché non possono essere fisicamente vicine a noi? si domanda Massimo Pernigotti, CIO di Edison. La risposta è no! Oggi è possibile accorciare le distanze fisiche e culturali grazie alla tecnologia, tanto che, per alcuni modelli di business, non c è altra strada se non questa. Per noi che lavoriamo a stretto contatto con colleghi in diversi Paesi del mondo è diventata una questione di sopravvivenza dice Pernigotti ; l adozione di questa tecnologia ci ha permesso di rivoluzionare il concetto stesso di meeting. La questione legata all organizzazione di meeting virtuali per Daniele Spatari Simona Maccari Massimiliano Maini Giordano Roverato Sistemi&Impresa N.4 - maggio/giugno

3 superare distanze e fusi orari è di fondamentale interesse per organizzazioni multinazionali con sedi e filiali in tutto il mondo. In un azienda come la nostra spiega Massimiliano Gerli, CIO di Amplifon lo strumento di video collaborazione è utilizzato da quasi cinque anni in modo sistematico. Con una capillare distribuzione dei punti vendita sul territorio italiano e la presenza in oltre 20 Paesi nel mondo Amplifon ha deciso di adottare soluzioni di video collaborazione con l obiettivo di aumentare l efficacia delle sue performance: Indipendentemente dai costi osserva Gerli investire gran parte del tempo in spostamenti non è un comportamento produttivo ed efficace per la crescita. Video collaborazione: un opportunità per l organizzazione Qualità: i sistemi e le tecnologie di collaborazione audio e video LifeSize garantiscono una vera esperienza immersiva di telepresence e una naturale interazione tra le persone dislocate su sedi remote. Semplicità di utilizzo: tecnologie di facile implementazione e gestione. Innovazione: LifeSize per prima ha introdotto una piattaforma completa in modalità software virtualizzata. Ciò consente innumerevoli benefici quali: la possibilità di dimensionare ad hoc le infrastrutture su ciascun cliente, la possibilità di far crescere le piattaforme in modo flessibile e in maniera coordinata con l organizzazione, la riduzione degli investimenti, l eliminazione del rischio di obsolescenza, la riduzione dei costi di manutenzione. Flessibilità: le soluzioni LifeSize permettono di ottenere la stessa user experience su qualsiasi device anche in mobilità. Interoperabilità: convergenza tecnologica con altri sistemi presenti in azienda. UCIF: (www.ucif.org) - LifeSize insieme con Microsoft, è tra i membri fondatori di Ucif, associazione senza scopo di lucro per lo sviluppo di standard condivisi che permettano una convergenza tra le tecnologie garantendo al cliente libertà nelle scelte future. Quando il colloquio di lavoro diventa virtuale Quanto siamo sicuri di conoscerne appieno le potenzialità del lavoro collaborativo? Come è possibile ridisegnare le frontiere dell organizzazione attraverso un uso appropriato delle tecnologie? Coloro che hanno già sperimentato i benefici della soluzione video in termini di efficacia, ritengono che le tecnologie di video collaborazione permettano un contatto più ravvicinato col proprio interlocutore. Altri sostengono che una riunione in modalità remota con i colleghi non sia proprio una forma di collaborazione ma di semplice comunicazione, nonostante la soluzione permetta la drastica riduzione dei costi legati agli spostamenti. Noi utilizziamo la tecnologia con la doppia finalità di supportare da una parte la gestione del business e dall altra lo sviluppo delle persone dichiara Massimiliano Maini, Responsabile Risorse Umane di Frette. L azienda, leader settore della biancheria e nella vendita di accessori di lusso per la casa, ha già da tempo puntato alla soluzione video per una migliore gestione dell area Risorse Umane. Utilizziamo spesso le tecnologie di video collaborazione per il recruiting spiega Maini. La velocità di contatto è uno dei fattori di principale interesse, ciò che viene a mancare invece è il fattore umano, quel sesto senso che si attiva nel momento in cui il recruiter si trova di fronte il candidato. Nonostante questo Maini ritiene che in Frette lo sviluppo dello strumento tecnologico abbia grandi potenzialità, soprattutto dal momento in cui il suo utilizzo sarà considerato un comportamento organizzativo condiviso. Per affrontare questo cambio di passo occorre però la volontà di tutti e un forte commitment da parte dei vertici. È il caso di Sorgenia: l azienda, operante nel business dell energia sostenibile, sta affrontando un periodo di change management che la traguarderà verso un nuovo approccio alla mobilità in cui dice Gianfranco Poledda, Direttore HR non ci sarà più spazio né tempo per prendere ancora treni e aerei. LifeSize, tecnologie al passo coi tempi Una questione culturale dunque, di certo slegata dalle potenzialità della tecnologia di rispondere ai bisogni delle organizzazioni. La tecnologia permette oggi di realizzare attività che solo una decina di anni fa sembravano fantascienza. Un trend di sviluppo conosciuto dalle aziende con il nome di IT consumerization. Un nuovo utilizzo della tecnologia in ambito professionale che permette soprattutto alle nuove generazioni di sentirsi in ufficio come a casa propria e di aumentare così il livello di produttività. I giovani che entrano in azienda utilizzano in modo più pervasivo le nuove tecnologie commenta Piera Loche, Managing Director di Zycko Italy. Ormai il mercato è maturo per comprendere che l aumento dell efficienza in 32 - Sistemi&Impresa N.4 - maggio/giugno 2013

4 Alcuni dei partecipanti alla tavola rotonda termini di produttività è il risultato di una migrazione degli strumenti digitali dalla vita privata al business. Oggi una qualsiasi componente video fa parte in modo embedded di ogni infrastruttura IT replica Enrico Leopardi, Sales Director Southern EMEA di LifeSize. Quello che contraddistingue la nostra offerta è l interoperabilità con altri sistemi presenti in azienda e una tecnologia di virtualizzazione che permette di rendere indipendenti le soluzioni di video collaborazione dalle componenti hardware. Un enorme vantaggio in termini di snellezza, in quanto il trasferimento delle tecnologie in applicazioni virtualizzate installate direttamente nel datacenter elimina alla radice il rischio di obsolescenza del software. Le resistenze culturali sull utilizzo della video collaborazione hanno però ancora dimensioni importanti. Dimensioni che rischiano di farsi sfuggire le opportunità che la tecnologia mette a disposizione per la crescita del business. Di contro, è da riconoscere che la tecnologia deve essere funzionale allo scopo per il quale è stata ideata. Per questo è consigliabile utilizzare la tecnologia laddove si presentino le condizioni per farlo. È opportuno dunque capire in quale situazione il suo utilizzo apporti reali benefici all azienda. In un contesto come quello in cui opera ATM dice l HR Director Pietro Brunetti la video collaborazione non è la risposta giusta all incremento di efficienza. Siamo un azienda di trasporto pubblico profondamente radicata nel territorio, i nostri collaboratori passano la maggior parte del loro tempo fuori sede, sui mezzi di servizio. Comunicare vis-a-vis offre l opportunità ai responsabili di incontrare i dipendenti che altrimenti non avrebbero modo di vedere. Nonostante la sua dimensione territoriale anche ATM si affida alla tecnologia per la comunicazione video a distanza. L azienda ha infatti avviato una collaborazione con la società di trasporti pubblici di Copenaghen con la quale comunica attraverso video call. Conclusioni Sì all utilizzo della tecnologia in azienda, ma con criterio. Della tecnologia non bisogna abusare osserva Daniele Spatari, ICT Director di Randstad bisogna intercettare il valore aggiunto che apporta per ottimizzarla. In Ranstad, per esempio, la video collaborazione è fondamentale in ambito formazione interna, area in cui siamo riusciti a tagliare i costi di spostamento del personale di oltre il 30%. Mentre relativamente ai colloqui, specie conoscitivi, con le svariate migliaia di candidati la video collaborazione è più una soluzione di backup da attivare quando non possibile l incontro dal vivo che, per il business di Randstad, è essenziale vista l attenzione alla qualità e al contatto umano che ci contraddistingue. Anche in Mediaset, da anni all avanguardia per l utilizzo di sistemi avanzati che hanno traguardato l azienda alle ore di produzione (dalle iniziali), i benefici legati all utilizzo della video collaborazione hanno portato Sistemi&Impresa N.4 - maggio/giugno

5 UVC Platform, l infrastruttura che virtualizza la videoconferenza LifeSize UVC Platform è una tecnologia, basata su software, che rappresenta il futuro delle infrastrutture per videoconferenze. La soluzione consente di provare, distribuire, gestire ed espandere la rete video con maggiore efficienza. L intera piattaforma e tutte le applicazioni UVC sono disponibili come software per computer virtuali o hardware. Con la maggior parte dei prodotti per infrastrutture di videoconferenze HD, è necessario acquistare, installare e sottoporre a provisioning diversi dispositivi hardware. Con LifeSize UVC Platform, ciascuna applicazione può essere utilizzata indipendentemente o in combinazione con altre applicazioni LifeSize UVC. Si può scegliere di installare il software per computer virtuali LifeSize UVC sui server o acquistare l hardware LifeSize UVC, su cui è già installata LifeSize UVC Platform. Le applicazioni LifeSize UVC infatti sono disponibili sia come software per computer virtuale sia come dispositivo hardware. Questa scelta ibrida offre all utente la possibilità di scegliere l opzione adatta alle esigenze del proprio ambiente informatico. La disponibilità di un applicazione LifeSize UVC come software per computer virtuale consente a tutti gli utenti di provare e valutare un prodotto LifeSize per infrastrutture prima di acquistarlo. Scalabilità per ottimizzare l investimento LifeSize UVC Platform offre opzioni di licenza flessibili che consentono di acquistare la capacità di cui si ha bisogno oggi ed espanderla una volta che le risorse lo consentono, garantendo così l efficienza delle risorse IT e degli investimenti effettuati. Le applicazioni LifeSize UVC offrono due livelli di opzioni di funzionalità, una Standard Edition e una Enterprise Edition, più potente e completa di tutte le funzionalità. Disponibile come hardware o come software per computer virtuale, LifeSize UVC Platform può essere distribuito immediatamente. Semplicità e flessibilità: perché una sola opzione di configurazione non è abbastanza A differenza dei prodotti per infrastrutture video con capacità fissa, le applicazioni LifeSize UVC offrono maggiore semplicità e flessibilità. Tutte le applicazioni LifeSize UVC sono integrate in LifeSize UVC Platform. Ciascuna applicazione può essere utilizzata autonomamente o in combinazione con altre applicazioni LifeSize UVC ed è possibile scegliere le applicazioni, il modello di distribuzione, la capacità e le funzioni desiderate. I servizi disponibili Con LifeSize UVC Platform gli utenti possono scegliere tra le seguenti applicazioni UVC: LifeSize UVC Video Center: streaming e registrazione LifeSize UVC Multipoint: videochiamate flessibili a più partecipanti anche con Microsoft Lync LifeSize UVC Transit: attraversamento firewall/nat LifeSize UVC Access: indirizzamento IP e controllo delle chiamate LifeSize UVC Video Engine: videochiamate HD con Microsoft Lync LifeSize UVC Manager: gestione della rete video Per maggiori informazioni sulla soluzione LifeSize UVC o sui sistemi di video collaborazione da sala contatta Zycko, L aperitivo: in primo piano Simona Maccari, Piera Loche e Giordano Roverato a una riduzione complessiva delle spese sugli spostamenti del personale. Pensare al lavoro collaborativo, e quindi valutare le tecnologie che lo supportano, l abbattimento dei costi per l azienda, le risorse interne da coinvolgere, sono le nuove sfide che le organizzazioni affronteranno per competere con più efficienza in un mondo globale e interconnesso in salsa social. Dal dibattito è emerso che le aziende più aperte all utilizzo di strumenti tecnologici, che abilitano forme diverse di lavoro collaborativo, stanno sperimentando effettivi benefici dall utilizzo di tool come la video conferenza. I temi che rimangono ancora aperti riguardano l utilizzo pervasivo dei sistemi di video collaborazione, il change management quale sforzo per approdare a comportamenti organizzativi condivisi, e la mobilità come nuova frontiera della collaboration Sistemi&Impresa N.4 - maggio/giugno 2013

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