La Consolle dell Avvocato. Non sempre spendere è sinonimo di qualità.

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1 La Consolle dell Avvocato Non sempre spendere è sinonimo di qualità.

2 Sommario Introduzione... 3 Dotazione di base per un corretta postazione di lavoro... 4 Hardware e servizi connessi... 4 Pc... 4 Stampante / Stampante multifunzione... 4 Scanner... 5 Servizio internet... 5 Software... 6 Pec... 6 Firma digitale... 7 Pdf Acrobat... 8 Software di testo... 8 Antivirus... 8 Redattore di atti per busta telematica... 9 Tabella costi Postazione standard... 10

3 Introduzione L introduzione dell informatica nel campo giuridico, non deve intimorire l avvocato ne tantomeno ne deve ridurre la produttività. Gli avvocati dovranno comprendere i meccanismi e reagire preparando il proprio studio a rispondere in tempi certi e veloci alle attività previste dal proprio modo di lavorare. E importante stabilire che l innovazione non comporta automaticamente un aggravio di costi, anzi se questo passaggio viene organizzato con criterio rappresenta un forte risparmio oltre che un incremento di produttività. Questa tecnologia ha preso il sopravvento soprattutto in conseguenza dell introduzione del Telematico e della fatturazione elettronica che rappresentano le novità di maggior rilievo nel campo quotidiano degli avvocati. Ci si dovrà dotare di alcuni particolarità come ad esempio lo scanner, sia per avviare la nuova gestione telematica/digitale dello studio sia per compiere un passaggio in avanti nell approccio all uso di queste tecnologie. Per vivere questo cambiamento occorre comprendere che da ieri il computer non sarà più utilizzato come una macchina da scrivere, ma come macchina intelligente al servizio della produzione. Questa breve guida affronterà alcune caratteristiche specifiche delle attività degli avvocati ma nel contempo vedremo anche come spendere poco, come configurare gli strumenti informatici e come gestire il rapporto qualità prezzo negli acquisiti che si dovessero rendere obbligatori. Ricordiamo che oggi il kit base per affrontare la produzione del proprio lavoro si è evoluto attraverso l avvento delle regole telematiche.

4 Dotazione di base per un corretta postazione di lavoro Di seguito verifichiamo di cosa e come deve essere composta una buona postazione di lavoro Hardware e servizi connessi Pc Personal computer con installato il sistema operativo windows a partire dal windows 7 Costo: da 400 a 1200 euro ed oltre con processore Intel, almeno modello I3 o naturalmente successivi oppure AMD di categoria equivalente, almeno 4 Gb di memoria RAM. Al momento dell acquisto occorre verificare e quindi valutare sul prezzo se in quest ultimo è compreso un pacchetto office. Nell acquisto ve tenuta in considerazione se vi è bisogno di una sceda di rete, nel caso in cui il pc vada inserito all interno di una rete aziendale. Con queste caratteristiche, come già detto si trovano ottimi PC, portatili o fissi già a partire da 400 euro. Stampante / Stampante multifunzione Le Stampanti, anche multifunzioni, che quindi comprendono la possibilità di effettuare anche scannerizzazioni e fotocopie e fax, si trovano oggi a buon mercato a partire da 60 euro. Occorre però verificare se la stampante da acquistare debba essere dotata di scheda di rete, per essere inserita appunto nella rete dello studio e se si vuole occorre verificare un eventuale collegamento wireless.

5 Scanner Lo scanner è lo strumento necessario per effettuare la trasformazione dei documenti da allegare ai fascicoli informatici in pdf-immagine o altro formato accettato. Il Costo prevedibile per un buon acquisto è al momento individuato a partire da 100 euro in su. Sul prezzo impattano molte variabili, tra cui la fondamentale è la presenza di un fascicolatore. Attenzione se si compra una stampante multifunzione lo scanner è incorporato nella stampante questo acquisto non è utile. Servizio internet Per rendere il tutto funzionale e predisposto ad inviare anche verso l esterno è necessario dotare lo studio di una connessione internet, possibilmente almeno in ADSL. I costi di una connessione ADSL variano oggi da gestore a gestore ma si aggirano al momento tutti intorno ai 25 euro al mese, compresa la linea voce verso i fissi. E da valutare a discrezione dell avvocato se è il caso di passare direttamente ei collegamenti in fibra che ormai sono disponibili a partire da 45 euro al mese, ma in questo caso oltre ad un internet meglio carrozzato va tenuto in considerazione che in questo canone sono compresi anche i costi delle telefonate verso i cellulari.

6 Software Sono pochi e i software di uso comune per lo studio possono essere quasi tutti accessibili a costo zero, di seguito elenchiamo quei prodotti software definiti minimi ed indispensabili: Pec Ogni Avvocato deve dotarsi di una PEC Posta Elettronica Certificata, anche in considerazione del fatto che oggi il Processo telematico è all ordine del giorno, ma la stessa ha anche altre caratteristiche ben note all avvocato che generano anche riduzione dei costi, come ad esempio la notifica a mezzo PEC. Il costo di una casella PEC base si aggira intorno ai 5 euro l anno, e va rinnovata alla scadenza prima che questa scada se non se ne vogliono perdere i dati in essa contenuti. PEC è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata. Dietro il cui acronimo si nasconde un sistema di "trasporto" di documenti informatici assimilabile al più conosciuto servizio di posta elettronica tradizionale, il buon vecchio postino. Questo servizio presenta alcune caratteristiche attraverso le quali si è in grado di fornire agli utenti, e nello specifico a chi invia (il mittente) la certezza, a valore legale, dell invio e della consegna, o in alternativa della mancata consegna dei messaggi a chi di dovere, il destinatario. La PEC ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento e consente di certificare l invio, l integrità l avvenuta consegna del messaggio; E bene dichiarare subito che l utilizzo della PEC è identico nei comandi e nella metodologia a quanto l avvocato già sa perché la Posta elettronica Certificata ha gli stessi comandi di una mail normale, quindi se ne conosce l uso, l unica cosa che cambia e che invece di accedere alla propria posta normale si accede all indirizza specifico della pec che viene comunicato dal gestore che rilascia la casella. La casella di PEC è indicata soprattutto per effettuare comunicazioni "ufficiali" ad esempio notifiche a mezzo pec e per gli atti telematici. Nel momento in cui l utente invia il messaggio, riceve, da parte del proprio Gestore di PEC, una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale. Tale ricevuta costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l indicazione di data ed orario, a prescindere dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario. La PEC NON certifica la lettura del messaggio da parte del destinatario, in quanto la certificazione è relativa ai soli eventi di invio del messaggio e di consegna dello stesso nella casella di PEC del destinatario. La Norma impone ai Gestori di PEC di tenere traccia di tutte le trasmissioni effettuate per un periodo di trenta mesi, in un apposito archivio informatico.

7 Firma digitale Come per la PEC, anche il kit di firma digitale è ormai un obbligo per gli avvocati. Si tratta, del mezzo attraverso il quale si può dare valore legale ai documenti digitali. Questo significa che si possono mettere da parte carta e penna in favore dei file digitali, che sono molto più facili da gestire, inviare ed archiviare. Per ottenere la firma digitale occorre acquistare un apposito kit, attivarlo fornendo all azienda che offre il servizio un documento d identità valido e utilizzare i software utili a firmare digitalmente i documenti sul computer (e non solo). Per ottenere la firma digitale, il primo passo è collegarsi al sito di una delle aziende che offrono kit per la firma digitale, come Aruba, Infocert, e selezionare il tipo di kit da acquistare. Sono disponibili le key USB che includono tutto il software necessario per firmare i documenti in formato digitale, la Carta Nazionale dei Servizi (CNS) che consente di verificare la propria identità per comunicare la Pubblica Amministrazione e permettono di conservare documenti al loro interno (costano 90 euro circa); i token USB che contengono i certificati di firma e permettono di scaricare da Internet i software per apporre la firma digitale sui documenti (costano 50 euro circa) e i kit con smart card+lettore smart card da tavolo (lievemente meno cari). Esistono poi i servizi di firma digitale remota (costano circa 50 euro) che consentono di firmare i documenti anche da smartphone e tablet usando delle password temporanee generate da chiavette come quelle che vengono fornite spesso dalle banche.

8 Pdf Acrobat Il PDF (Portable Document Format) è un formato di file usato per presentare e scambiare documenti in modo affidabile, indipendentemente dal software, dall'hardware o dal sistema operativo. Ideato da Adobe, il formato PDF è diventato uno standard aperto incluso nella categoria ISO (International Organization for Standardization). I file PDF possono contenere collegamenti e pulsanti, campi modulo, audio, video e funzionalità di business logic. Inoltre, possono essere firmati elettronicamente e sono facili da visualizzare con il software gratuito Acrobat Reader DC. Questo software non ha costi e può essere scaricato gratuitamente per trovare il link basta scrivere su un motore di ricerca come google download pdf. Software di testo Un normale programma di elaborazione testi, quali Microsoft Word del pacchetto office o Openoffice e LibreOffice, questi ultimi due in licenza Open Source e quindi gratuiti ma che hanno le stesse identiche caratteristiche del pacchetto office. a questo link la possibilità di scaricare la suite open office. Antivirus I computer vanno tutti dotati di antivirus, anche la dove si è in presenza di un server e questi ne è già dotato. Gli antivirus possono tranquillamente essere scaricati da internet con licenza free non è necessario acquistare e pagare licenze specifiche. Per scaricare l antivirus basta inserire il nome del preselto, Avira

9 Avast o quello che sia e scaricare l eseguibile da internet. Attenzione l antivirus necessita degli aggiornamenti, quando questi mostrano il messaggio a video dell aggiornamento occorre eseguirlo. Redattore di atti per busta telematica Nel mondo degli avvocati oggi il Telematico richiede alcuni software necessari per impostare e spedire gli atti. Nello specifico occorre dotarsi di un Redattore. Per i redattori si può scegliere tra quelli a pagamento e quelli free, che comunque funzionano allo stesso modo e spesso si sono rilevati più facili nell utilizzo. Per i redattori a pagamento il prezzo varia a seconda della scelta e della modalità di utilizzo, ma si può dire che in questo caso si paga una media compresa tra 80 e 120 euro all anno. Se invece si opta per il redattore gratuito allora si può installare il software SLPCT, che si scarica da internet ed è molto semplice nell installazione e nell utilizzo.

10 Tabella costi Postazione standard Di seguito, in forma tabellare, una esempio di una postazione i prezzi sono indicativi al momento della stesura del documento Hardware/software Costo senza IVA Obbligatorio Caratteristiche PC 400,00 Si Eventuale scheda di rete e scheda di connessione wirless Stampante Multifunzione (Fotocopie fax e scanner) 100,00 Si Eventuale scheda di rete per inserire la stampante nella rete dello studio Scanner 100,00 No se si è scelta una Le caratteristiche sono stampante ormai standard e multifunzione ricomprese nella configurazione base dello scanner Editor di testo 0 SI Gratuito se si sceglie open office che è in tutto simile ai programmi Office più conosciuti Software conversione in PDF per 0 Si Basta scaricare pdf creator o similari per fare la conversione da testo a PDF PEC 5,00 SI La base ha un giga di memoria se si desidera avere una PEC più capiente la si può richiedere Firma digitale 100,00 (il valore cambia Si Non ci sono molto spesso) se si vuole caratteristiche perché spendere di meno si può sono praticamente tutte optare per il KIT e non er uguali, prestate la penna usb ed il prezzo è intorno ai 30 euro. attenzione a verificare se il vostro ordine ha stipulato qualche convenzione che potrebbe abbattere i costi Redattore di atti (per il telematico) 0 Si Si può optare per un redattore a pagamento a seconda delle proprie decisioni. Collegamento internet 25 Si Prevede almeno un collegamento standard ADSL

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