La fattura elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti: UNA NUOVA OPPORTUNITA. Società di consulenza aziendale

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1 La fattura elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti: UNA NUOVA OPPORTUNITA

2 TENUTA E CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI CON MODALITÀ INFORMATICHE: NORMATIVA CIVILISTICA

3 LE DISPOSIZIONI RELATIVE ALLA TENUTA DELLE SCRITTURE CONTABILI CON MODALITÀ INFORMATICHE POSSONO ESSERE DIVISE IN DUE CATEGORIE: Disposizioni di legge e relative regole tecniche di attuazione, volte a definire le modalità da osservare per conseguire la piena efficacia delle scritture con ogni effetto di legge, con esclusione del profilo tributario; Distinte disposizioni, integrative delle prime, che precisano gli obblighi ulteriori per conseguire piena efficacia delle scritture sotto il profilo tributario.

4 LE SCRITTURE CONTABILI SONO CONTRADDISTINTE DA RILEVAZIONI STABILI STANDARDIZZATE CONTINUE

5 I PIANI DI RILEVANZA ESTERNA DELLE SCRITTURE CONTABILI PIANO FISCALE PIANO PROCESSUALE le scritture contabili assumono efficacia come mezzi di prova PIANO FALLIMENTARE le scritture contabili consentono di ricostruire l attività d impresa e la sua situazione patrimoniale

6 TENUTA DELLE SCRITTURE CONTABILI: Annotazioni, sotto forma di registrazioni contabili, dei fatti rilevanti per la vita dell impresa nei relativi registri CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI: Modalità, supporti e lasso di tempo che la legge ritiene idonei e necessari a garantire l utilizzazione della documentazione tenuta.

7 NORME IN MATERIA DI SCRITTURE CONTABILI INFORMATICHE QUADRO CRONOLOGICO LEGGE 4 GENNAIO 1968 N.15, ART.15 Facoltàper P.A.eprivati di sostituire ai documenti archiviati, scritture contabili e altri atti di cui è obbligatoria la conservazione con riproduzione fotografica LEGGE 23 DICEMBRE 1993, N.357, ART.2 COMMA15 Facoltà di conservazione di documenti su supporti ottici purchéconformi alle regole tecniche dell AIPA D.L. 357/1994 CONVERTITO IN LEGGE 8 AGOSTO 1994, N.489 Art.7 comma4 ter: La tenuta di un registro contabile con sistema meccanografico è considerata regolare, fermo restando l obbligo di stampa nei termini di legge Art.7 comma4: (modifica l art.2220 Cod.Civ.) Le scritture contabili possono essere conservate come registrazioni su supporti d immagine

8 NORME IN MATERIA DI SCRITTURE CONTABILI INFORMATICHE QUADRO CRONOLOGICO LEGGE 15 MARZO 1997 N.59, ART.15 Gli atti e i documenti formati dalla P.A. e dai privati con strumenti informatici, nonché la loro archiviazione, sono validi a tutti gli effetti. Le modalità di applicazione sono stabilite con specifici regolamenti D.P.R. 10 NOVEMBRE 1997 N.513, ART.5 Requisiti necessari per l efficacia probatoria dei documenti informatici ai sensi dell art.2712c.c. D.P.R. 28 DICEMBRE 2000, N.445 Testo Unico Disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Raccoglie tutta la normativa in materia di documento informaticoe relativa documentazione D. LGS. 23 GENNAIO 2002, N.10 Nuova disciplina delle firme elettroniche Norme di Attuazione Varie

9 NORME IN MATERIA DI SCRITTURE CONTABILI INFORMATICHE CODICE DELL AMMINISTRAZIONE DIGITALE Decreto Legislativo 07 marzo 2005 n. 82 Entrato in vigore il 01 gennaio 2006 Modificato in data 17 marzo 2006 con Decreto Legislativo in vigore dal 01 settembre 2006

10 Gli articoli da 2215 a 2220 del Codice Civile impongono: La non alterabilità delle scritture contabili e comunque la possibilità di individuare le eventuali modifiche effettuate Il Codice dell Amministrazione Digitale garantisce il rispetto di tale principio con: La firma elettronica qualificata o La firma digitale

11 ARTICOLO 20: Comma 1: Comma 2: Comma 3: ARTICOLO 21: NORME DEL CODICE DI AMMINISTRAZIONE DIGITALE DI MAGGIOR INTERESSE Il documento informatico, la sua registrazione su supporto informatico e la sua trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni contenute nel Codice di Amministrazione Digitale. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale soddisfa il requisito legale della forma scritta e si presume riconducibile al titolare del dispositivo di firma La data e l ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi. Il documento informatico cui èapposta una firma elettronica qualificata o digitale, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integritàed immodificabilità ed ha l efficacia prevista dall art Cod.Civ. ARTICOLO 39: I documenti notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta, possonoessere formati e conservati su supporti informatici.

12 Le scritture contabili tenute con modalità elettroniche assumono per lo meno lo stesso rilievo giuridico di quelle tenute su carta, quando sono accompagnate da firma elettronica qualificata o firma digitale. La firma elettronica qualificata o firma digitale èl elemento essenziale che qualifica le registrazioni informatiche permettendo di controllare: z z La mancanza di successive alterazioni. L identificabilità dell autore, attribuendo alle scritture contabili la stessa efficacia probatoria di una scrittura con firma autografa e quindi un efficacia superiore alle scritture tenute su carta.

13 Termine entro cui apporre la firma elettronica qualificata o firma digitale Termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi Le scritture acquistano rilevanza giuridica solo con l apposizione della firma elettronica qualificata o firma digitale

14 IL SOGGETTO TENUTO ALL APPOSIZIONE APPOSIZIONE DELLA FIRMA DIGITALE PUÒ Ò ESSERE: L imprenditore Un dipendente o collaboratore dell imprenditore, appositamente individuato all interno dell impresa Il Professionista che si occupa abitualmente della tenuta della contabilità Un soggetto terzo, estraneo alla struttura dell impresa, come una società di servizi informatici specializzati

15 I LIBRI ED I REGISTRI, A NORMA DEGLI ARTT E SS. DEL CODICE CIVILE, DEVONO: Essere numerati progressivamente in ogni pagina; Essere tenuti secondo le norme di un ordinaria contabilità senza spazi in bianco, senza interlinee, senza trasporti in margine, senza abrasioni ed in modo tale che, nel caso in cui sia necessaria qualche cancellazione, le parole elise siano leggibili; Riportare l anno a cui si riferisce la contabilità; In caso di registri a fogli mobili, riportare in ciascuna pagina i dati del soggetto obbligato alla tenuta dei libri.

16 CODICE CIVILE Art Conservazione delle scritture contabili Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

17 L IMPRENDITORE PUÒ Ò TENERE LA CONTABILITÀ in forma cartacea con modalità meccanografiche e obbligo di stampa con le nuove modalità informatiche A condizione che: I dati registrati: a) Rispettino gli artt e 2219 Cod. Civ.; b) Siano stampati a chiusura di esercizio entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi; c) Risultino aggiornati e vengano stampati in caso di verifiche. A condizione che: Il documento informatico a) Rispetti gli artt e 2219 Cod.Civ.; b) Sia firmato elettronicamente (firma qualificata o digitale) entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi; c) Sia leggibile e stampabile in caso di necessità.

18 CODICE CIVILE Art Conservazione delle scritture contabili Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

19 LA POSSIBILITÀ DI ARCHIVIARE LE SCRITTURE È SUBORDINATA A DUE CONDIZIONI La corrispondenza delle registrazioni riprodotte su supporti d immagine con i contenuti cartacei Il fatto che il soggetto che utilizza tali supporti metta a disposizione idonei mezzi atti ad assicurare la leggibilità della registrazione

20 Le scritture contabili, comunque tenute, possono essere conservate mediante riproduzione su un qualsiasi tipo di supporto informatico, anche se diverso da quello ottico, sempre che sia garantita: g z z z z L identificazione certa del soggetto che ha formato il documento L integritàdel documento La leggibilità e l agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originali Il rispetto della normativa della privacy

21 LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE SCRITTURE CONTABILI GIÀ TENUTE IN VIA INFORMATICA I documenti informatici devono essere trasposti su un qualsiasi idoneo supporto, atto a garantire: I. La conformità dei documenti prodotti agli originali II. L effettiva leggibilità dei documenti conservati La correttezza dell operazione deve essere attestata dal Responsabile della Conservazione che a tal fine appone sui documenti informatici: I. Il riferimento temporale: l informazione della data e dell ora in cui l attestazione èeffettuata II. La firma digitale: la firma elettronica che garantisce l identificazione del firmatario e l integrità del documento

22 EFFETTO GIURIDICO DERIVANTE DALLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE SCRITTURE CONTABILI GIÀ TENUTE IN VIA INFORMATICA Il documento informatico firmato digitalmente dal Responsabile della Conservazione: Sostituisce integralmente i documenti informatici predisposti nella fase di tenuta delle scritture Rappresenta l unico documento che soddisfa gli obblighi di conservazione ed esibizione delle scritture contabili con validità e rilevanza a tutti gli effetti di legge

23 LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE SCRITTURE CONTABILI TENUTE O STAMPATE SU CARTA I documenti cartacei devono essere digitalizzati I documenti informatici così ottenuti devono essere trasposti su un qualsiasi idoneo supporto, atto a garantire: la conformitàdei documenti riprodotti agli originali l effettiva leggibilitàdei documenti conservati La correttezza dell operazione èattestata dal Responsabile della Conservazione che a tale fine appone sull insieme dei documenti informatici memorizzati: il riferimento temporale la firma digitale

24 EFFETTO GIURIDICO DERIVANTE DALLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DI SCRITTURE CONTABILI TENUTE O STAMPATE SU CARTA Il documento informatico firmato digitalmente dal Responsabile della Conservazione: Sostituisce integralmente il documento od i documenti cartacei che quindi possono essere distrutti. Rappresenta l unico l documento che soddisfa gli obblighi di conservazione ed esibizione delle scritture contabili che fanno carico all imprenditore con validità e rilevanza a tutti gli effetti di legge.

25 L INCARICO DI RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE PUÒ ESSERE RIVESTITO DA: L imprenditore cui le scritture siano riferibili Un dipendente di quest ultimo Il professionista che si occupa abitualmente della tenuta della contabilità Un soggetto terzo, estraneo alla struttura dell impresa, come una società di servizi informatici specializzata L INCARICO DEVE: Essere conferito per iscritto Contenere l obbligo di verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati

26 L ART CODICE CIVILE STABILISCE CHE LE SCRITTURE CONTABILI DEVONO ESSERE CONSERVATE PER ALMENO 10 ANNI Nel caso di conservazione sostitutiva, tale termine decorre dal momento in cui il Responsabile della Conservazione ha sottoscritto digitalmente i documenti La data in cui è materialmente effettuata la registrazione non assume, quindi, valore.

27 TENUTA E CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI IN VIA INFORMATICA DISCIPLINA ESAUSTIVA E COMPLETA PERFETTA VALIDITÀ GIURIDICA GRANDE OPPORTUNITÀ

28 Aspetti fiscali della conservazione sostitutiva dei documenti e fattura elettronica

29 Indice Conservazione sostitutiva delle scritture contabili; La fatturazione elettronica; Assolvimento dell imposta di bollo; Esame di casi pratici;

30 NORME TRIBUTARIE SCRITTURE CONTABILI INFORMATICHE D.P.R. 600 DEL 29 SETTEMBRE 1973 Norme generali sulle scritture contabili ai fini delle imposte sui redditi. D.P.R. 633 DEL 26 OTTOBRE 1972 Norme generali sulle scritture contabili ai fini delle imposte dell Iva ART. 7 DEL D.L. 357/1994 CONV. NELLA LEGGE 8 AGOSTO 1994 La tenuta di un registro contabile con sistema meccanografico èconsiderata regolare, fermo restando l obbligo di stampa nei termini di legge D.P.R. 28 DICEMBRE 2000, N.445 T.U. Disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Raccoglie tutta la normativa in materia di documento informaticoe relativa documentazione D.P.C.M.13 GENNAIO 2004 Regole tecniche per la formazione, trasmissione e conservazione dei documenti informatici D. M. 23 GENNAIO 2004 Modalitàdi assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in tipi di supporto

31 Ambito di applicazione della conservazione sostitutiva SCRITTURE CONTABILI Libro giornale; Libro inventari; Scritture ausiliari; Registri Iva; Cespiti ammortizzabili; Scritture di magazzino DOCUMENTI CONTABILI Lettere; Telegrammi, fax, Corrispondenza; ; Contratti; Fatture Note di variazione; Ricevute; Stati avanzamento lavori; Contabili, estratti conto,

32 Documenti esclusi La conservazione sostitutiva èesclusa per le scritture e i documenti rilevanti ai fine delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell Agenzia delle Dogane.

33 Condizioni per l archiviazione sostitutiva Per ottenere che le scritture tenute e conservate con modalitàinformatiche abbiano effetto anche ai fini tributari occorre: Rispettare le regole generali civilistiche Le ulteriori regole previste dal DM 23/01/2004

34 Obblighi da osservare ai fini tributari (D.M ) La forma che i i documenti informatici devono assumere Le garanzie che i i documenti informatici devono fornire ModalitàEsibizione e leggibilità Tipologia di di supporto Numero minimo di di chiavi di di ricerca Periodicitàdi conservazione

35 1. Forma dei documenti informatici Scritture contabili meccanografiche I documenti cartacei I documenti informatici Scritture contabili tenute con le le nuove modalità informatiche I documenti informatici Devono avere la forma di documenti statici non modificabili

36 2. Garanzie da dover fornire Il responsabile della conservazione informatica dei documenti deve garantire L attestazione della data, l autenticità e l integrità con l apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica

37 3. Modalità di esibizione I documenti informatici in caso di verifica, controlli ed ispezionida parte degli uffici finanziari devono essere resi disponibili su supporto cartaceo/informatico a richiesta presso il luogo di conservazione delle scritture contabili

38 4. Tipologia di supporto I documenti informatici Devono essere memorizzati su su qualsiasi supporto che garantisca la laleggibilitànel leggibilità tempo 1. Rispettando l ordine cronologico nella memorizzazione; 2. Il rispetto della continuità nella memorizzazione per ciascun d imposta

39 5. Funzioni di ricerca Possibilità di di ricerca ed estrazione Cognome; Nome; Denominazione; Codice fiscale; Partita Iva; Data; Associazione logiche di questi ultimi

40 Processo di conservazione MEMORIZZAZIONE ATTESTAZIONE Ottenere un documento informatico Il documento o la pluralità dei documenti informatici contenenti le scritture contabili che si vogliono conservare devono essere trasposti su un qualsiasi idoneo supporto che garantisca l integrità del processo. Il Il corretto svolgimento del del processo di di memorizzazione èè attestato dal dal responsabile della della conservazione Distruzione dei documenti cartacei

41 Tempistica della conservazione Fatture Restanti documenti ogni 15 giorni per le fatture Almeno ogni 1 volta all anno E stata sollecitata un ampliamento del termine

42 Gradualità del procedimento di archiviazione ottica può riguardare Fatture Attive Libro giornale Fatture Passive Libro Inventari Registri Iva Libro Cespiti Ordine cronologico e non vi vi sia sia soluzione di di continuità

43 Comunicazione da parte del responsabile Entro il il mese successivo alla scadenza dei termini stabilito per la presentazione della dichiarazione dei Redditi (30 novembre) Impronta dell archivio informatico Sottoscrizione elettronica Marca temporale Adempimento sospeso fino all emanazione del decreto attuativo

44 Esibizione delle scritture contabili Il Il documento informatico deve essere reso leggibile In In futuro Su supporto cartaceo In via informatica Su supporto informatico

45 Termini di registrazione L opzione per la tenuta della contabilitàcon le nuove modalitàinformatiche non modifica la disciplina dei termini di registrazione previsti dalle singole leggi d imposta Imposte sul sul valore aggiunto Imposte sui sui redditi Vendita Nel Nel mese mese di di emissione Acquisti Nel Nel mese mese in in cui cui si si è esercitato il il diritto alla alla detrazione Entro giorni

46 La Fattura Elettronica Contenuto della fattura elettronica; Modalità di emissione; Invio della fattura; Conservazione;

47 D.Lgs. 52 del Modificato il contenuto obbligatorio della fattura; Introdotto la fattura elettronica; Possibilità di delegare la fatturazione o l emissione ad un terzo outsourcing ; Ha modificato le modalità di emissione della Fattura Riepilogativa;

48 Contenuto generale della fattura Dati identificativi dei soggetti tra i quali è intervenuta l operazione; Gli elementi identificativi del bene e della prestazione (natura, qualità e quantità); Ammontare dei corrispettivi e di tutti gli importi che determinano la base imponibile; Il valore normale degli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio e abbuono che non concorrono a formare la base imponibile;

49 1. Novitàin materia di fattura Il numero di partita iva del cessionario o del committente (fatture e autofatture); Data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri ed il numero dei chilometri percorsi Cessione mezzi di trasporto nuovi CEE; Annotazione che la fattura èstata compilata da parte del cliente o per conto del cedente o prestatore o da parte di un terzo outsourcing ; L aliquota, l imposta e l imponibile (arrotondati al centesimo di euro);

50 2. Novitàin materia di fattura La fattura può essere compilata in lingua straniera e gli importi indicati in qualsiasi valuta, purché l imposta sia indicata in euro, e a richiesta dell Amministrazione finanziaria, si assicuri la traduzione in lingua italiana; Fattura Riepilogativa assenza di D.d.t.; giornaliera anche in Fattura Super Differita in caso di operazioni triangolare da parte del cessionario senza autorizzazione;

51 Arrotondamenti Il criterio da seguire per arrotondare gli importi èquello matematico. Frazione pari o superiore a 0,50 Frazione inferiore a 0,50 Arrotondamento in eccesso Arrotondamento in difetto

52 Indicazioni aggiuntive Numero identificativo attribuito dallo Stato estero al soggetto acquirente; Estremi della dichiarazione d intento in caso di cessione ad esportatori abituali;

53 Tipologie di Fatture Fattura immediata Fattura emessa al al momento di di effettuazione dell operazione. Fattura Differita Fattura che riepiloga tutte le le cessioni avvenute nel corso dello stesso mese e documentate da D.d.t.

54 Nuove Tipologie Fattura Riepilogativa Fattura Super Differita Fattura che riepiloga le le cessioni avvenute nel corso della stessa giornata nei confronti dello stesso cessionario anche in in assenza del D.d.t. Fattura che può essere emessa entro il il mese successivo a quello di di consegna o spedizione della merce. Secondo cedente in in caso di di triangolazione

55 Triangolazione Entro Entro il il mese mese successivo a quello quello di di consegna A Fattura B Fatt.Diff. C ordinaria Lunga Consegna del bene

56 Fatturazione elettronica Per Fatturazione elettronica s intende il documento informatico, predisposto in forma elettronica, secondo specifiche modalitàche garantiscono l integrità dei dati contenuti e l attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo

57 Requisiti fattura elettronica Documento informatico L emittente deve assicurare garantire L Attestazione della data; L autenticità dell origine; L integrità del contenuto; Apposizione su ciascuna fattura o lotto di fatture Riferimento temporale Firma elettronica qualificata

58 Emissione fatture Emittente Fattura cartacea Fattura elettronica Cedente Spedizione o consegna Trasmissione Spedizione consegna Cliente Compilazione Compilazione Terzo Spedizione o consegna Trasmissione Spedizione consegna

59 Modalità di trasmissione delle fatture Fattura cartacea Fattura Elettronica Posta ordinaria; Fax; Datio Brevi manu; Posta elettronica; Qualsiasi altro strumento informatico;

60 Modalitàdi trasmissione Fattura elettronica per l emittente Spedita elettronicamente con consenso Spedita elettronicamente senza consenso o con strumenti non elettronici Fattura elettronica anche per l acquirente Fattura cartacea per l acquirente

61 Modalitàtrasmissione elettronica Preventivo consenso fra le parti; Posta elettronica; Con la messa a disposizione del destinatario di un link di collegamento al server ove la fattura sia disponibile e scaricabile nella contabilità del cliente; Assenza di macroistruzioni e codici eseguibili; Semplificazioni in caso di spedizioni per lotti; Possibilità di demandare a terzi la trasmissione outsourcing ;

62 Outsourcing Viene concessa la possibilità di affidare a terzi: qla tenuta delle scritture contabili; qla conservazione delle scritture contabili; ql emissione della fattura (cartacea o elettronica) qla semplice spedizione della fattura (cartacea o elettronica);

63 Condizioni Outsourcing Necessitàdi un contratto o accordo; La fattura deve essere integrata con l annotazione del soggetto emittente; La fattura può essere emessa direttamente dal cliente self billing ; Non modifica le responsabilità del cedente, in quanto la fattura viene emessa per suo conto ;

64 Emissione della fattura Cedente o prestatore Cessionario committente Terzo Sempre salvo eccezioni Autofattura o Reverse Charge Sempre salvo eccezioni

65 Altri documenti informatici Dichiarazioni d intento emesse dagli esportatori abituali; Dichiarazioni per la richiesta di aliquota agevolata, Note di variazione ai sensi dell articolo 26 DPR 633/72; Documenti di trasporto ai sensi del DPR 472/96;

66 Controlli e Accertamenti Il processo di conservazione delle fatture emesse e ricevute in formato elettronico deve avvenire entro il termine massimo di 15 dalla data di emissione o di ricevimento; Le fatture conservate su supporto informatico devono essere in qualsiasi momento rese leggibili da parte dal contribuente o dal soggetto incaricato alla conservazione;

67 Termini di accertamento Presentazione della dichiarazione Entro il quarto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi / dichiarazione Iva; Omessa dichiarazione Entro il quinto anno successivo a quello in cui la dichiarazione sarebbe dovuta essere presentata; In assenza di condono i termini relativi agli anni fino al 2002 si prorogano di 2 anni

68 Tempi di conservazione Le scritture contabili devono essere conservate ai fini fiscali almeno fino al termine di decadenza dell azione di accertamento; Quando il termine di decadenza ai fini fiscali è precedente al termine di conservazione previsto civilisticamente, i documenti saranno conservati fino alla scadenza del termine civilistico; Nel caso di accertamento non definito, il termine di conservazione scade alla conclusione del procedimento anche oltre il termine decennale;

69 Assolvimento Imposta di Bollo Comunicazione all Agenzia delle Entrate Indicazione presuntiva di atti, documenti e registri da emettere o utilizzare Estremi dell avvenuto pagamento dell imposta Conguaglio imposta per i documenti effettivi Entro gennaio successivo L importo complessivo è la base di riferimento per l imposta relativa all anno successivo

70 Determinazione Imposta L imposta di bollo sui libri e registri tenuti in modo elettronico èpari a 14,62 per ogni registrazioni o frazioni di esse Non si deve tener conto delle righe di dettaglio che costituiscono ciascuna annotazione, ma si deve fare riferimento all accadimento accadimento contabile che le ha generate Il versamento va effettuato con modello F23 codice tributo 456T

71 ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE

72 ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE DOMANDA: Che cosa èuna fattura elettronica? RISPOSTA : La fattura elettronica èun documento informatico integrato con firma elettronica qualificata e con riferimento temporale, che può essere spedito in via informatica od in via cartacea previa stampa.

73 ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE DOMANDA: Che cosa èuna fattura analogica? RISPOSTA : La fattura analogica è un documento che può nascere in formato cartaceo od informatico ma in quest ultimo caso èprivo della firma elettronica qualificata e del riferimento temporale. Tale fattura, indipendentemente dal suo formato di origine, può essere spedita in via telematica od in via cartacea.

74 ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE DOMANDA: L inoltro per via telematica deve essere contestuale alla conservazione sostitutiva? RISPOSTA : Sono due eventi diversi ed assolutamente dissociati che richiedono procedure di autenticazione diverse e quindi non obbligatoriamente contestuali.

75 ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE DOMANDA: Il mittente ed il ricevente che non si avvalgono della conservazione sostitutiva possono usare il sistema telematico ( ) per inviare i documenti? RISPOSTA : Si ma il documento rimane per entrambi analogico e, pertanto, obbligatoriamente da stampare per la sua conservazione cartacea.

76 ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE DOMANDA: Ho dato il mio consenso a ricevere le fatture, analogiche e/o elettroniche, per senza avere optato per l archiviazione sostitutiva; al ricevimento del documento come mi devo comportare? RISPOSTA : Stampare obbligatoriamente il documento e archiviarlo su supporto cartaceo.

77 ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE DOMANDA: Ho dato il mio consenso a ricevere le fatture elettroniche e/o analogiche per ed ho optato per l archiviazione sostitutiva; al ricevimento del documento come mi devo comportare? RISPOSTA : Archiviare direttamente le fatture, senza stamparle, nel rispetto delle norme che regolano l archiviazione sostitutiva (firma digitale e marca temporale).

78 ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE DOMANDA: Ho ricevuto una fattura cartacea ed ho optato per l archiviazione sostitutiva; come mi devo comportare? RISPOSTA : Occorre digitalizzare il documento ed archiviarlo nel rispetto delle norme che regolano l archiviazione sostitutiva (firma digitale e marca temporale).

79 DOMANDA: ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE Premesso che l azienda A ha in essere un contratto di outsourcing con la società B per la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva. Si richiede se è corretta la seguente procedura: -A forma in modalità elettronica le fatture da emettere ed invia i filesalla societàb che appone il riferimento temporale e la firma digitale per poi procedere all invio. -B dopo aver inviato le fatture ne esegue la conservazione sostitutiva. RISPOSTA : Si. L azienda B emette per conto di A le fatture in formato elettronico e provvede alla loro conservazione sostitutiva.

80 ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE DOMANDA: Alcuni nostri clienti esteri non hanno partita Iva o il C.F. perché nel loro Stato non èprevista. E corretta la conservazione sostitutiva anche se per questi clienti non sono possibili le funzioni di ricerca e di estensione degli archivi informativi in relazione alla partita Iva (o C.F)? RISPOSTA: Si.

81 ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE DOMANDA: Quando va emessa una fattura elettronica? RISPOSTA: Valgono le stesse regole della fattura cartacea tradizionale (Art.21, 4 comma, DPR 633/72). -Cessione beni -Prestazione di servizi Immobili atto notarile Mobili consegna spedizione Pagamento

82 DOMANDA: ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE I DDT possono essere emessi in solo formato elettronico e conservati in modo sostitutivo? RISPOSTA: Si. Il DDT èdisciplinato dal dpr472/96; la circolare 249/E del 11/10/96 ha chiarito poi che i beni viaggianti non devono più necessariamente essere accompagnati dal d.d.t. La circolare ha previsto, infatti, che esso possa essere spedito nel giorno in cui èiniziato il trasporto dei beni anche tramite gli strumenti elettronici previsti dalla circolare 285/E. Per aver rilevanza fiscale dovrà essere emesso con firme digitali e marca temporale e conservato sostitutivamentecon cadenza annuale. A differenza delle fatture non èrichiesto alcun accordo col destinatario.

83 DOMANDA: ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE La cadenza annuale per la conservazione sostitutiva dei documenti diversi dalla fattura da quando decorre? RISPOSTA: Il termine va individuato nella stessa data in cui non è più ammessa alcuna registrazione (art.7, comma 4- ter del DL.10/06/94 n.357) e quindi fino a quando non siano scaduti i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali. ESEMPIO; Periodo d imposta 01/01/ /12/2005; anno di conservazione 2005; Dichiarazione entro 31/10/2006; conservazione sostitutiva entro 31/10/2006.

84 ALCUNE DOMANDE E RISPOSTE DOMANDA: Ho terminato la conservazione sostitutiva del libro giornale e mi sono accorto dopo qualche giorno di un errore. Posso rifare il processo di conservazione? RISPOSTA: Si. Basta, però, non aver comunicato all Agenzia dell entrate l impronta dell archivio relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari.

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