MODULO DIP. ONCOEMATOLOGIA PEDIATRICA. Gestione del paziente oncologico pediatrico in regime di Ricovero Diurno (DH)

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1 Pag. 1/8 Gestione del paziente oncologico pediatrico in regime di Ricovero Diurno (DH) 1. Lista di distribuzione Emissione Campo di applicazione Riferimenti normativi e scientifici Esterni Interni Definizioni Responsabilità e azioni Responsabilità Azioni Parametri di controllo Strumenti di registrazione Lista di distribuzione. La presente procedura è messa a disposizione dei Professionisti coinvolti ed interessati nell Area Accreditamento dell Intranet. La presente procedura viene pubblicata sul sito intranet Aziendale, pertanto ogni versione cartacea della stessa non garantisce la versione aggiornata. 2. Emissione. Rev. 0 Descrizione modifiche Nuova emissione Data Approvazione 06/05/2013 Redazione Gruppo di redazione Firma Verifica RefQ DAI (Dr.ssa D.Chendi) Firma Approvazione Responsabile Modulo Dip.OEP (Dr.ssa R. Burnelli) Gruppo di redazione: Dr.ssa Roberta Burnelli (Direttore Modulo Dip.), Dr.ssa Simona Rinieri (Assegnista di Ricerca), CPSE Patrizia Farina, Barbara Roccati, Arianna Cavalcoli 3. Scopo. La seguente istruzione operativa ha lo scopo di descrivere le modalità di gestione del Ricovero Diurno adottate presso il Modulo Dip. Oncoematologia Pediatrica al fine di renderle uniformi nell apertura del ricovero in DH Oncologico, per la programmazione degli accessi, dei prelievi, delle visite e terapie oltre a fornire indicazioni pragmatiche utili nelle fasi di inserimento e di addestramento di personale nuovo assunto o in formazione.

2 Pag. 2/8 4 Campo di applicazione. La seguente procedura si applica a tutti i pazienti pediatrici da 0 a 17 anni che accedono presso il Modulo Dip. Oncoematologia Pediatrica, in regime di ricovero diurno. La procedura è estesa anche a quei pazienti di età maggiorenne che, per patologia ematologica e/o oncologica siano accolti in elezione per completamento di un iter diagnostico-terapeutico già in essere o per riconosciuta specifica competenza del Modulo Dip. Oncoematologia Pediatrica nel trattamento delle sequele iatrogene a distanza della patologia di base. 5. Riferimenti normativi e scientifici. 5.1 Esterni. Piano Sanitario Nazionale Piano Sanitario Regionale Legge Regionale 23 dicembre 2004, n. 29 Norme generali sull organizzazione ed il funzionamento del servizio sanitario regionale Piano Programmatico Aziendale Piano delle azioni collegate al bilancio 2005 Proposte dipartimentali per Piano Programmatico Aziendale quinquennio Regolamento dei Dipartimenti Misti- allegato F all Intesa Attuativa Locale- Delibera Aziendale n.107 del 2000 e successive modifiche Delibera n.202 del Delibera aziendale n. 375 del Intesa Attuativa Locale tra Azienda Ospedaliera e Università degli Studi di Ferrara in applicazione del Protocollo di Intesa Regione Università dell Emilia Romagna: nomina responsabili Dipartimenti Misti Delibera aziendale 108 del e successive modifiche con Delibera n. 63 del Delibera Aziendale n. 212 del Istituzione strutture semplici sia a valenza dipartimentale che di unità operativa da affidare alla Dirigenza Sanitaria.I.E. Delibera Aziendale n.28 del Affidamento incarichi di strutture semplici e al personale Dirigente Sanitario e ai professori e Ricercatori Universitari-I.E. 5.2 Interni. - Carta dei servizi Aziendali. - Gestione delle emergenze intra ospedaliera. - direttiva prot del , legge 405/2001, distribuzione dei medicinali ai pazienti in dimissione - Direttiva Servizio Assistenziale , Regolamento trasporto infermi a piedi - Istruzioni operative farmaci in dimissioni, del , Servizio Farmacia - P-001-AZ, Gestione degli stupefacenti e della loro movimentazione nelle UU.OO - P-002-AZ, Approvvigionamento ordinario armadio farmaceutico di reparto di prodotti farmaceutici in scorta. - P-003-AZ, Controllo scadenze e corretta conservazione di prodotti farmaceutici nelle UU.OO. - P-004-AZ, Approvvigionamento in urgenza armadio farmaceutico di reparto di prodotti farmaceutici in scorta. - P-088-AZ, Buon uso del sangue e degli emoderivati. - I-083-AZ, Carrello per la gestione emergenze. - P-101-AZ, Decontaminazione e pulizia ambientale in base all'area a basso o medio rischio. - P-085-AZ, Movimentazione e trasporto pazienti - P-207AZ, Organizzazione di trasporto assistito programmato - P-244-AZ, Informazione e acquisizione del Consenso - P-241-AZ, Flusso informativo sui ricoveri ospedalieri. - P-245-AZ, Conservazione ed archiviazione delle Cartelle Cliniche.

3 Pag. 3/8 - DOC-061-AZ, Linee Guida inerenti all applicazione del D.Lgs. 196/2003 (codice in materia di protezione dei dati personali-codice della Privacy) - DOC-062-AZ, Sintesi normativa e procedure per il rispetto della privacy nel trattamento dei dati (IT). - DOC-241-AZ, Codifica delle SDO e registrazione (Diagramma di flusso). - DOC-242-AZ, Attività codifica SDO. - DOC-243-AZ, Attività verifica SDO. - DOC-281-AZ Manuale di istruzioni per la preparazione, la conservazione e il trasporto dei campioni istologici e citologici - DOC-285-AZ Dizionario esami richiedibili, colori tappo provette e relativo codice SAP, dizionario esami richiedibili con carattere di urgenza - DOC-286-AZ Preparazione per l'esecuzione di tamponi, istruzioni per la raccolta dei materiali di Microbiologia, esami e modalità di raccolta urine delle 24 ore e del mattino - DOC-287-AZ Indagini microbiologiche e sierologiche: indicazioni per il prelievo, la conservazione e l'invio dei campioni - P-002-UU.OO Ped gestione del paziente in regime di ricovero DH - I-003-UUOOPed Modalità di archiviazione temporanea della cartella clinica dei pazienti della clinica pediatrica ricoverati in regime di ricovero ordinario e di day hospital - I-001-UOCliPed Modalità di dimissione / trasferimento da ricovero ordinario e criteri di compilazione della lettera di dimissione - I-014-UUOOPed Esecuzione dell Aspirato Midollare - I-008-uuoopED Modalità di acquisizione del consenso informato - I-020-UUOOPed Rilevazione del dolore nel paziente in età evolutiva con strumenti validati - P-004.DipRipAcc, Accoglimento e inserimento del neo assunto infermiere, ostetrica, OSS nel Dipartimento - I-005-DipRipAcc, Carrello emergenza pediatrico 0-17 anni - I-007-DipRipAcc, Scuola In Ospedale - I-008-DipRipAcc, Manutenzione quotidiana in ambiente pediatrico del defibrillatore - Documento di riorganizzazione pediatrie 6. Definizioni. Sigle e definizioni utilizzate nella presente procedura, sono riportate nella Tabella seguente. Sigle/Abbreviazioni Definizioni AeCP Ambulatorio esterni Clinica Pediatrica AP Accettazione Pediatrica AnAR Anestesista UO Anestesia e Rianimazione AnP Anestesista Pediatrico CP Dirigente Medico Chirurgia Pediatrica CPSE Collaboratore professionale sanitario esperto Infermiera DH Day Hospital D-Modulo Dip. Direttore di Modulo Dipartimentale Oncoematologia Pediatrica M-CLP Medico a Contratto Libero Professionale MP Dirigente Medico di Pediatria OEP Oncoematologia Pediatrica OpAMM Operatore Amministrativo OSS Operatore socio assistenziale PLS Pediatra Libera Scelta PSG Pronto Soccorso Generale SO Sala Operatoria Modulo Dip. Modulo Dipartimentale * Asterisco: indica fasi omesse nel ricovero d urgenza in degenza

4 Pag. 4/8 7. Responsabilità e azioni. 7.1 Responsabilità. N. Fase Denominazione Fase Decisione apertura del ricovero in DH Compilazione cartella medica Compilazione cartella infermieristica Organizzazione del primo accesso per accertamenti/approfondimenti diagnostici Prenotazione esami laboratoristici Prenotazione informatizzata e cartacea degli accertamenti strumentali e delle consulenze specialistiche Accettazione ed accoglienza del paziente Visita medica del paziente Stampa referti, allestimento set per somministrazione chemioterapia ed infusione del trattamento Acquisizione consenso informato alle procedure diagnostiche; Acquisizione consenso informato alle procedure terapeutiche; Prescrizione terapia farmacologica; Valutazione referti indagini pervenute; Programmazione appuntamenti Registrazione appuntamenti in DH Consegna referto dell accesso in DH Prescrizioni farmaci a domicilio per distribuzione diretta Prescrizione esame di aspirato midollare / biopsia osteomidollare / rachicentesi esplorativa o terapeutica Visita di valutazione anestesiologica Prescrizione controlli postoperatori; prescrizione di terapia analgesica postoperatoria; Istruzione del genitore alle manovre ed alla gestione degli eventuali presidi chirurgici o sanitari, per le parti di competenza Responsabile Anestesista Pediatrico 16 Redazione e consegna della lettera di dimissione conclusiva; Informazioni sulla gestione del paziente a domicilio; Prescrizione farmaci a distribuzione diretta per il domicilio;

5 Pag. 5/8 7.2 Azioni FASE 1 Decisione apertura del ricovero diurno Il medico che esegue la prima visita valuta, sulla base delle condizioni cliniche del paziente, la necessità di aprire un ricovero in regime di DH e comunica all infermiera il nominativo del paziente che verrà inserito: nel piano degli appuntamenti per programmare l esecuzione dei prelievi ematochimici nel piano delle terapie, precisando lo schema terapeutico e la possibile data di esecuzione. FASE 2 Compilazione cartella medica Il medico provvederà ad aprire una cartella di DH, separata da quella del ricovero in reparto di degenza, se esistente, completa del protocollo terapeutico adottato per il paziente, il modello di consenso informato alle procedure terapeutiche firmato dai genitori/tutori del paziente e dai referti delle indagini utili per il trattamento del paziente, qualora già esistenti. FASE 3 Compilazione cartella infermieristica L infermiera provvede alla compilazione della Cartella infermieristica di DH e l archivia insieme alla cartella medica del paziente. FASE 4 Organizzazione del primo accesso per accertamenti/approfondimenti diagnostici Nei casi di accertamenti clinici o strumentali che abbiano rilevanza per la definizione della diagnosi e della strategia di trattamento, l'organizzazione degli appuntamenti specialistici viene gestita dal D- Modulo Dip./M-CLP. FASE 5 Prenotazione esami laboratoristici L infermiera provvede a prenotare giornalmente, per via informatica mediante SAP, gli esami di laboratorio previsti per il giorno successivo. Le etichette stampate, insieme alle cartelle infermieristiche, vengono poste sul carrello dei prelievi predisposto per il giorno successivo. FASE 6 Prenotazione informatizzata e cartacea degli accertamenti laboratoristici e strumentali e delle consulenze specialistiche Preliminarmente al primo accesso del paziente (ricoveri in elezione) o contestualmente all accoglimento (ricoveri in urgenza), il D-Modulo Dip./M-CLP organizza l esecuzione degli accertamenti laboratoristici, strumentali o clinici. Le prestazioni di laboratorio e radiologiche sono richieste con procedura informatizzata; le prestazioni strumentali e cliniche sono richieste con modulo cartaceo e consegnate agli Operatori Servizio Giri. FASE 7 Accettazione ed accoglienza del paziente Il giorno di accesso al DH il paziente, dopo essersi presentato in accettazione, attende in sala d attesa per la visita medica, qualora debba esservi sottoposto, o per i prelievi programmati. FASE 8 Visita medica del paziente.

6 Pag. 6/8 Completato l accoglimento amministrativo, il paziente effettua la visita medica che conferma, se già programmate, o indica le procedure diagnostiche e/o terapeutiche da effettuare. Le visite sono così articolate: Visite programmate di valutazione clinica e tossicità prima di ogni somministrazione di chemioterapici. Visite urgenti richieste dall infermiere referente del DH sulla base della sintomatologia raccolta durante l esecuzione del prelievo. Visite urgenti richieste dal Medico Pediatra curante il paziente o dal genitore/tutore del paziente, telefonando preventivamente all accettazione (in tal caso la visita viene effettuata nel più breve tempo possibile, anche in giornata). Visite che l infermiera referente del DH ritiene necessarie prima della somministrazione della terapia, in base alle informazioni cliniche raccolte dai pazienti al momento della verifica pre-terapia. Visite di rivalutazione al termine di un programma diagnostico/terapeutico. FASE 9 Stampa referti, allestimento set per somministrazione chemioterapia ed infusione del trattamento L infermiera provvede a: stampare i referti dei prelievi del giorno allestire il set per la somministrazione della chemioterapia e ad infonderla al paziente FASE 10 Acquisizione consenso informato alle procedure diagnostiche; Acquisizione consenso informato alle procedure terapeutiche; Prescrizione terapia farmacologica; Valutazione referti indagini pervenute; Programmazione appuntamenti; Fornendo indicazioni sul sospetto diagnostico il D-Modulo Dip./M-CLP informa i genitori/tutori del tipo di procedure diagnostiche, con i rischi generali e specifici, le complicanze generali e specifiche, il risultato atteso dalle suddette procedure. In caso di necessità di indagini diagnostiche invasive e dolorose (aspirato midollare / biopsia osteomidollare / rachicentesi esplorativa), il D-Modulo Dip./M-CLP organizza un accesso alla sala operatoria con assistenza anestesiologica ove eseguire la/e manovra/e necessarie (vedi I-Dip 010_gestione del paziente OEP presso il blocco operatorio). Qualora la diagnosi fosse già nota, il D-Modulo Dip./M-CLP informa i genitori/tutori del tipo di approccio terapeutico, con i rischi generali e specifici, le complicanze generali e specifiche, il risultato atteso dalla suddetta terapia. Contestualmente si ottiene un consenso firmato su apposito modulo (MOD-001-OEP). Se previsto dal protocollo utilizzato, si ottiene la firma del consenso protocollo-specifico. Ai genitori viene consegnato uno schema, generalmente allegato ai protocolli terapeutici, ove è riportato l iter che il paziente dovrà seguire. Qualora il ricovero fosse successivo ad altri ricoveri terapeutici, viene dato per accettato il consenso informato precedentemente ottenuto e registrato nel suddetto modulo. Il D-Modulo Dip./M-CLP provvede a visionare i referti dei prelievi del giorno e degli esami strumentali pervenuti nel frattempo; compilare la prescrizione farmacologica antineoplastica del giorno successivo tramite programma informatizzato LOG80. stabilire, per i pazienti, gli appuntamenti futuri.

7 Pag. 7/8 FASE 11 Registrazione appuntamenti in DH L infermiera provvede a: - registrare gli appuntamenti sull Agenda - comunicare telefonicamente al paziente eventuali spostamenti di appuntamento o comunicazioni urgenti, fissando sull Agenda le modifiche apportate FASE 12 Consegna referto dell Accesso in DH Prescrizioni farmaci a domicilio per distribuzione diretta Il D-Modulo Dip./M-CLP consegna, al termine dell accesso in DH, un referto compilato su modello prestampato registrato in WorkArea, cartella DH_Ped_Ematol, ove è riportato: Nome e cognome del paziente, Diagnosi e protocollo terapeutico in uso per il paziente, Esame obiettivo, Indagini eseguite in giornata, Terapia eseguita, Prescrizione della terapia da somministrare a domicilio, Appuntamento successivo Data dell accesso, identificazione del/i Medico/i che hanno valutato il paziente L erogazione dei farmaci alla dimissione è regolamentata da documentazione aziendale. FASE 13 Prescrizione esame di aspirato midollare/biopsia osteomidollare/rachicentesi esplorativa o terapeutica Quando necessario il D-Modulo Dip./M-CLP programmerà l esecuzione dell aspirato midollare/biopsia osteomidollare/rachicentesi esplorativa o terapeutica, da effettuarsi in sedazione, in sala operatoria, previo contatto telefonico con l Anestesista Pediatrico e i Medici della Chirurgia Pediatrica e seguendo la I-Dip 010_Gestione del paziente OEP presso il blocco operatorio. FASE 14 Visita di valutazione anestesiologica; Prescrizione controlli postoperatori; prescrizione di terapia analgesica postoperatoria La visita di valutazione anestesiologica avverrà al letto del paziente in DH. L AP compila il modulo Mod S/409 Scheda di accompagnamento post-operatorio e il Mod S/397 Scheda di anestesia (azzurra) per le prescrizioni postoperatorie relative a controlli bioumorali, parametri vitali, infusione di liquidi, terapie farmacologiche antibiotiche ed orari di somministrazione. FASE 15 Istruzione del genitore a manovre e a gestione degli eventuali presidi chirurgici o sanitari, per le parti di competenza Si fa riferimento alla gestione del catetere venoso centrale, quando impiantato, secondo P-XXX Dip_Gestione del CVC FASE 16 -Redazione e consegna Lettera di dimissione conclusiva -Informazioni sulla gestione del paziente a domicilio A completamento del ricovero in DH il Medico provvederà alla compilazione di una lettera di dimissione completa in tutte le sue parti (anamnesi, diagnosi, indagini effettuate, terapia somministrata,

8 Pag. 8/8 trattamenti, controlli e sorveglianza futura), unitamente alle informazioni/consigli per la gestione del paziente. 8. Indicatoti & Parametri di controllo Tempi di attesa per ricovero in DH in sospetta malattia oncoematologica Tempi di attesa per 1 visita ambulatoriale in paziente con patologia ematologica Reazioni allergiche durante l infusione di terapia sostitutiva Comparsa di reazioni allergiche durante l infusione di farmaci biologici Numero di ricoveri in reparto di degenza ordinaria per febbre in neutropenia Numero di posticipazioni della prenotazione della sala operatoria per manovre in sedazione 9. Strumenti di registrazione. - Cartella Clinica - Cartella infermieristica - Consenso informato - Consenso informato alla chemioterapia - Modello di richiesta di chemioterapici - Mod S/409 Scheda di accompagnamento post-operatorio (verde)