DIPARTIMENTO DI FISICA Funzione SottoFunzione Input Output Destinatari Note/osservazioni

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1 adempimenti fiscali attività museale gestione pratiche doganali gestione registri fiscali mensili buono d'ordine per acquisti extracomunitari inserimento dati - gestione IVA commerciale sdoganamento Rip. Fiscalità - Uffici finanziari esterni dichiarazione mensile - recupero IVA Sez. Fiscalità - Dipartimento partecipazione allo SMATS coordinamento SMATS ripristino apparecchiature storiche, creazione vetrine museali, Utenza interna ed esterna ricognizione e catalogazione di salvaguardia banche dati e archivi biblioteca visite guidate coordinamento SMATS allestimento esperimenti Utenza esterna Corso di Studi - Scuole Dottorato Dati - laureati - dottorati - afferenti - Dipartimento - Resp. Corsi Studio e implementazione/aggiornamento richieste afferenza - accessi edificio collaborazioni - - ditte fornitrici - Dottorato contabilita' autorizzati frequenza Catalogazione gestione abbonamenti riviste/periodici interazione con SBA - acquisto libri/riviste sottoscrizione abbonamento richieste utenza prestiti di materiale bibliografico erogazione ricerche bibliografiche Trasferimento fondi/finanziamenti biblioteca interdipartimentale richieste utenza gestione patrimonio librario - presa in utenti biblioteca - SBA carico docenti - ricercatori - studenti - patrimonio bibliotecario Utenza esterna del servizio erogazione del servizio docenti - ricercatori - studenti - Utenza esterna docenti - ricercatori - studenti - Utenza esterna Gestione biblioteca scientifica e studenti: organico trasferito a SBA che manterra' gestione 1

2 bilancio contabilità corrispondenza entrate straordinarie e ordinarie - gestione del budget delibera approvazione variazioni Dipartimento variazioni capitoli di spesa definizione avanzo finalizzato - stato patrimoniale - controllo partitari - Sezione Affari finanziari - predisposizione bilancio consuntivo delibera approvazione bilancio controllo budget commesse - Dipartimento predisposizione tabelle dati determinazione avanzo presunto e Sezione Affari finanziari - predisposizione bilancio preventivo delibera approvazione bilancio budget Dipartimento creazione processi/modulistica/strumenti gestione gestione archivio contabile (non SAP) immissione dati ideazione creazione Dipartimento catalogazione aggiornamento archivio comunicazione assegnazioni accertamento/reversale gestione SAP entrate e finanziamenti gestione banca dati clienti, trasmissione liste via web accensione e gestione commesse dipartimento Dipartimento Sezione Affari Finanziari saldo cassa allineamento posizioni pagamenti controllo dati banca Sez. Affari Finanziari Dipartimento gestione SAP liquidità (Tesoreria) banca,gestione spese contanti gestione piccole spese Docenti docenti e Dip. gestione SAP missioni missioni personale del Dipartimento, pagamento trattamento di missione dottorandi, collaboratori di ricerca gestione delle pratiche d'acquistorichieste d'acquisto acquisizione di beni Docenti ricercatori studenti pers.tec.amm. gestione SAP spese raccolta ordini, gestione banca dati fornitori, emissione mandati impegni, registr. impegno fattura, liquidazione, mandati controllo commesse fornitori dipartimento immissione dati smistamento posta in entrata acquisizione corrispondenza cartacea ed elettronica smistamento destinatari - valutazione doc. per protocollo - comunicazione e diffusione elettronica o Afferenti cartacea Dipartimento per interesse e per competenze - gestione Albo ufficiale ed albi dedicati protocollazione documenti alla Direzione Dipartimento inserimento archivio informatico SID - scansione - riproduzione - Amm.ne Dipartimento - afferenti distribuzione fascicolazione documenti protocollati archiaviazione elettronica e cartacea Archivio Dipartimento redazione e spedizione posta in uscita protocollazione spedizione produzione corrispondenza ufficiale archiviazione Utenza interna esterna 2

3 formazione organizzazione corsi di aggiornamento tecnico docenti e ricercatori corsi di aggiornamento tecnico ricercatori studenti personale front office contratti, gestione fondi personali assistenza fiscale e contabile richieste ricerca Afferenti Dipartimento affidamento incarichi - consulenza contabile fiscale assistenza logistica richieste accesso struttura studenti laureandi - afferenti dipartimento - utenti esterni richieste finanziamenti, gestione assistenza amministrativa richieste collaboratori, coperture assicurative, Afferenti Dipartimento job placement laureati, dottorati inserimento del collaboratore nel collaboratori stranieri assistenza collaboratori stranieri richieste contesto amministrativo, fiscale lavorativo ed extra-lavorativo funzionamento degli organi di Ateneo funzionamento degli organi di governo della struttura elaborazione dati trasmissione dati, informazioni, rilevazioni richieste dell'amministrazione principale richieste dell'amministrazione principale estrazione ed elaborazione dati - informazioni - rilevazioni organi di Ateneo organi di Ateneo Consigli di Dipartimento convocazione predisposizione documentazione per le sedute, istruzione delibere, Dipartimento - Sezione Organi predisposizione regolamenti Accademici interni, deleghe e proceduralizzazioni gestione rappresentanze agli organi scadenze elettorali indizione elezioni - decreti Organi dipartimentali stesura dei verbali seduta degli organi verbale Dipartimento - Sezione Organi Accademici 3

4 gestione edificio autonomo incarichi a personale esterno Controllo accessi afferenti dipartimento gestione software accessi - autorizzazioni accessi fuori orario - Sez. Servizi generali fornitura abilitazione e disabilitazione badge Servizio portineria e centralino esigenze di servizio programmazione aperture, richiesta sostituzioni, aggiornamento utenti Sez. Servizi generali interni Gestione aule e laboratori richieste di prenotazione aule gestione prenotazione aule/laboratori in rete, apertura-chiusura, gestione utenza interna-esterna e manutenzione audiovisivi Gestione Servizi generali utenza interna controllo servizi pulizia Sez. Servizi generali Gestione Servizi tecnici esigenze struttura verifiche funzionalità edificio, piccole manutenzioni tecniche, richieste interventi tecnici interni ed esterni, contatti con ditte, sopralluoghi Sez. Tecnica valutazioni interventi e preventivi, sovraintendenza lavori commissionati da dipartimento Assegni di ricerca Borse post-dottorato collaborazioni coordinate e continuative prestazioni occasionali Progetti di ricerca Progetti di ricerca Progetti di ricerca Progetti di ricerca ricerca finanziamenti, convenzioni di finanziamento, attivazioni, gestione Gruppi di ricerca- Sez. Personalevalutazioni comparative, gestione SezAAFF assegnisti ricerca finanziamenti, convenzioni, emissione bandi, gestione valutazioni Gruppi di ricerca- Rip. Segr. Laureati - comparative, gestione amm.va Sezione Affari Finanziari - borsisti stesura progetto- emissione bandoprocedure di selezione pubblica Gruppi - di ricerca- Sezione Personale verbalizzazioni - contratti T.A. - Sezione Affari Finanziari - liquidazione mandati versamento Sezione Stipendi e fiscalità ritenute procedure di selezione pubblica - Gruppi di ricerca- Sezione Personale verbalizzazioniaffidamento incarico T.A. - Sezione Affari Finanziari - liquidazione mandati versamento Sezione Stipendi e fiscalità ritenute 4

5 inventario carico acquisto nuovo materiale inventariabile buono di carico Dipartimento laboratori e strumentazioni ricognizione scarico cambio Direttore - determinazione del patrimonio a consuntivo - libro inventari - situazione ricognizione ed etichettature Dipartimento patrimoniale materiale - trasferimento in data base inventario cartaceo richiesta dismissione materiale inventariato - delibera Consiglio Dipartimento - amministrazione buono di scarico dipartimento - decreto di scarico principale direttore comodato d'uso richieste comodato movimentazione apparecchiature Dipartimento coordinamento dell'utilizzo richieste utilizzatori assegnazioni - ottimizzazione servizi Dipartimento organizzazione eventi supporto attivita' di ricerca gestione smaltimento rifiuti manutenzione supporto attività didattica esigenze di ricerca normative scadenze periodiche disfunzioni problematiche tecniche richieste docenti costruzione apparecchiature- Dipartimento assemblaggi Dipartimento - Servizio prevenzione smaltimento rifiuti con garanzia dei e protezione - Sezione Servizi relativi standard di sicurezza Generali efficienza parco macchine e strumentazioni costruzione apparecchiatureassemblaggi Dipartimento studenti - docenti gestione organizzativa eventi ed responsabile seminari di attivita' seminariali per la ricerca dipartimento e - gruppo organizzativo per la didattica seminari dipartimento gestione contabile individuazione target seminario/convegno, predisposizione procedure e compensi relativi al target individuato, procedure predisposizione materiale Pubblico esterno - gruppi scientifici - pubblicitario, comunicazione studenti interna ed esterna, gestione rapporti ditte fornitura materiali e servizi, produzioni stampa - assistenza tecnica eventi apertura posizioni contabile fiscale Deleghe al Direttore da Consiglio di ed erogazione compensi - relatori dipartimento liquidazioni fatture eventi - gestione rendiconti a finanziatori esterni 5

6 orientamento Orientamento in ingresso Orientamento in itenere scuole superiori - matricole studenti Corso di Studi organizzazione settimana di orientamento e corso propedeutico matricole -Attività di front-office studenti superiori e loro famiglie, invio a servizio di orientamento ateneo per problematiche generiche, a docenti del corso di studio per problematiche Corso di Studi specifiche; Collaborazione organizzativa incontri di orientamento docenti nelle scuole del territorio, supporto materiali video/audio, produzione materiali pubblicitari Collaborazione organizzativa visite, gite laboratori scuole superiori organizzazione incontri di presentazione corsi liberi e professionalizzanti per scelte piani di studio - organizzazione incontri gruppi di ricerca per scelta lauree specialistiche - viaggi di istruzione studenti studenti Corso di in Studi corso presso laboratori nazionali ed europei organizzazione attivita' di tutoraggio e Tirocini presso Laboratori ed Enti/Societa' esterne Orientamento in uscita Laureandi Diffusione borse di ricerca, pubblicazioni proposte su pagina job placement sito dipartimento Raccolta dati laureandi Laureati in uscita - Portatori per di interesse monitoraggi post-laurea esterni - segnalazioni offerte da societa' richiedenti 6

7 personale privacy provveditorato gestione afferenze collaborazione alla gestione del personale pianificazione e controllo richieste personale presenze-assenze, straordinari istruzione ed aggiornamento missioni (attività assicurativa, logistica) viaggi di istruzione studenti in corso Raccolta dati laureandi in uscita per presso laboratori nazionali ed Afferenti Dipartimento monitoraggi post-laurea europei esigenze di servizio personale afferente pianificazione delle attività, riunioni esigenze di servizio competenze, incarichi speciali gestione attivita' tutoraggio-gestione personale TA tirocini pianificazione partecipazione corsi di aggiornamento per il personale veirifica copertura finanziaria, autorizzazioni e loro protocollo, destinazione a fondi o enti Afferenti per Dipartimento copertura, conteggi liquidazioni per missioni su fondi del dipartimento con il personale e la personale TA direzione, affidamento di mansioni adempimenti normativi raccolte dati verifiche di attuazione normative utenza interna gestione delle pratiche d'acquistorichieste d'acquisto acquisizione di beni Docenti - ricercatori - studenti ricerca attività tecnico-scientifica gruppi di ricerca operativi programmazioni di ricercapianificazione finanziaria - acquisizioni strumentali e umane Docenti - e ricercatori supporti organizzativi amm.vi logistici esecuzioni Pubblicazioni degli afferenti SBA - Organi di valutazione raccolta inserimento pubblicazioni Docenti e ricercatori struttura rendicontazione contabile scadenze rendiconti ente esterno ricerca fondi convenzioni - contratti acquisizione e gestione finanziamenti esterni collaborazioni d ricerca stipula accordi, gestione amm.va, autorizzazioni laboratori e personale enti convenzionati, collaborazione tecnica esperimenti nazionali/int.li - docenti e ricercatori - Enti scientifici docenti e ricercatori - Enti scientifici progettazioni e test di funzionamento apparecchiature - pubblicazione - diffusione esterna - valutazione prodotti - brevetti 7

8 Scuole di Dottorato Sede amministrativa gestione contabile gestione organizzativa gestione documentazione (verbali, tesi) richiesta attivazione ciclo supporto attività didattica / valutativa Finanziamenti esterni Supporto amm.vo istituzione corsi e scuole dottorato, reperimento finanziatori, attivazione e gestione Ateneo, Direttori e Collegi di dottorato amm.va convenzioni di Scuola di Dottorato in Fisica e Scuola Ateneo, Direttori Scuole, Collegi finanziamento, rapporti con gli Enti di Dottorato Interdipartimentale in dottorato, Enti esterni esterni, gestione concorsi di nanotecnologie ammissione, attivazione cicli, gestione esami finali conseguimento titolo gestione finanziamenti esterni, trasferimenti quote borse ed estero, Docenti - Enti Esterni - Segr. Laureati reversali, mandati gestione missioni dottorato fondi - Sezione Affari Finanziari interni e maggiorazioni estero assistenza amm.va logistica dottorandi, autorizzazioni e liquidazione missioni, accessi coordinatori, Collegi di dottorato, laboratori esterni, consulenza Docenti ed - Dottorandi - Enti esterni - docenti, dottorandi interfaccia tra dottorandi Rip. - amm.ne Segr. Laureati ateneo ed amm.ne enti in collaborazione scientifica, attività di problem solver. verbali, delibere, regolamenti, applicazione disposizioni organi di Ateneo, Coordinatori, Collegi Docenti, Ateneo, verbali esami di Rip. Segreterie Laureati - Docenti - Commissioni esami ammissione e ammissione, verbali esami finali, dottorandi Commissioni esami finali gestione tesi dottorato, monitoraggio inserimento lavorativo dottorati in sede corso di dottorato convenzioni Docenti - ricercatori - dottorandi - Amm.ne 8

9 server segreteria direzione dipartimento gestione server didattico attività di segreteria gestione amm.va attivazione posta elettronica studenti - assistenza informatica studenti - richiesta di accesso ed abilitazioni manutenzioni hardware e software - utenti gestione sicurezza studenti informatica - valutazione acquisti - supporto tecnico e manutenzioni impianti informatici richieste da docenti, personale di gestione soluzioni, attività di ricerca, utenti esterni assistenza alla direzione consulenza amministrativa, richieste attivita' istituzionali direttorerealizzazione operativa, proceduralizzazioni, direttore dipartimento- utenza interna/esterna direttore dipartimento-consiglio dipartimento comunicazione scientifica, istituzionale, didattica Diffusione informazioni per competenze specifiche: docenti, personale di ricerca a Ateneo/utenze interne/ enti esterni documentazioni, norme, compiti, contrattto, dottorandi, studenti, bandi, progetti, informazioni, eventi, personale premi, job placement 9

10 supporto amministrativo alla didattica gestione segreteria didattica Presidenti Corsi di Studio/ Segr. Studenti/studenti gestione data base laureandi/laureati Presidenti Corsi di Studio/Docenti assistenza pratiche studenti, piani Presidenti di Corsi di Studio/ Segr. studio per approvazione organi Studenti/studenti Conservazione dati laureati, Presidenti Corsi di Studio/ gruppi statistiche, monitoraggi scientifici front office con gli studenti risposte-soluzioni corsi, programmi, Richiesta - contatto ( , incontro, problematiche didattiche, studenti - utenza esterna telefonata) amministrative, orientamento Raccolta conservazione programmi Sviluppo Manifesto Corso di Studi ed altro materiale informativo Presidenti Corsi di Studio/Docenti Presidenti Corsi di Studio/ Segr. annuali corsi, regolamenti didattici, Studenti/studenti attivazioni redazione calendario corsi per aule e pianificazione orari e logistica corsi richieste docenti - disponibilità aule docenti - studenti per anni di corso organizzazione stage Scuole superiori - Corso di Studi Organizzazione annuale stage di laboratorio per studenti superiori: contatti esterni scuole ed interni laboratori, stesura calendari, diffusione, organizzazione incontri informativi tenuti Scuole da superiori docenti, - raccolta Corso di Studi iscrizioni, liste e registri presenze, calcolo crediti, interazione in itinere con docenti, scuole e studenti, produzione di attestati finali, spedizione a scuole organizzazione tirocinio, supporto organizzazione tirocini studenti- Corso di Studi- Enti esterni amministrativo - organizzazione studenti seminari conclusivi di tirocinio organizzazione logistica - organizzazione sedute di laurea Presidente Corso di Studi predisposizione schede laureandi laureandi-docenti - triennale e specialistica informazioni docenti-studenti delibere Consiglio - organizzazione premi di laurea Enti istitutori bandi evento - predisposizione dati Amm.ne centrale ateneo - finanziatori per valutazioni - organizzazione - vincitori evento - redazione verbali per Amm.ne ateneo gestione fondi didattica assegnati gestione risorse - preventivi - acquisti dalle Facoltà per strumentazioni Docenti lab. Didattici Corso di Studi - collaudi laboratorio gestione amm.vo-contabile ed organizzativa progetti finanziamento Corso di Studi - Resp. Progetto alla didattica gestione fondi - spese - organizzazione attivita' - acquisizioni Corso di Studi - Resp. Progetto personale a contratto 10

11 supporto tecnico alla didattica sicurezza sito web analisi acquisti laboratori, preventivi, coordinamento personale tecnico Presidenti di Corsi di Studiio/ Resp. commissioni tecniche, acquisti, Docenti lab. Didattici/ Dipartimento laboratorio Lab. Didattici collaudi Assistenza studenti preparazione ed assistenza richieste Presidenti Corsi di laurea - esercitazioni - manutenzioni studenti docenti titolari corsi di laboratorio riparazioni apparecchiature Progetti Speciali esperimenti su territorio con studenti Progetti Speciali: progetto lauree scuole superiori in convenzione studenti / Corso di Studi scientifiche Istituti attività formativo/informativo/preventivo verifica problematiche tecniche verifica rispetto norme Servizio Prev. prot./ Direttore dip./docenti laboratori Servizio Prev. prot./ Direttore dip./docenti laboratori Servizio Prev. prot./ Direttore dip./docenti laboratori formazione ed informazione agli studenti utenti sulla sicurezza laboratori verifica messa a norma o scarico apparecchiature non rispondenti studenti a norme di sicurezza gestione attrezzature e rifiuti - verifica applicazione regolamenti e studenti protocolli di sicurezza nella struttura - rapporti con Serv. Prev. prot. Direttore Dipartimento, Servizi creazione/gestione manutenzione interni, Docenti, Presidente Corso di sito Studi, Direttori Scuole Dottorato, aggiornamenti tecnici, installazioni software, verifica protocolli sicurezza informatica, accessibilita', utenza interna-esterna gestione informatica servizi dipartimento, gestione didattica, gestione ricerca 11