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1 Fornitori Le politiche di gruppo La politica Salute, Sicurezza sul lavoro, Ambiente, Responsabilità Sociale esprime l impegno dell azienda nello stabilire e mantenere attive le procedure necessarie a valutare e selezionare fornitori e sub-fornitori sulla base del loro impegno nel campo della responsabilità sociale e ambientale. La sostenibilità è integrata sia nelle clausole contrattuali applicate dall azienda ai fornitori, sia nelle fasi di Omologazione e Vendor Rating, come più avanti descritto. > Sostenibilità > Stakeholders > Fornitori I processi di acquisto sono esplicitati nel Manuale Acquisti, documento che definisce linee guida e procedure volte a garantire sia la trasparenza dei processi interni che la correttezza negoziale, oltre all integrità e all equità contrattuale nei rapporti tra Azienda e fornitori. Le politiche d acquisto prevedono - per gli interlocutori più rilevanti - contratti di collaborazione di lungo periodo, contratti di partnership e in alcuni casi condivisione delle strategie di crescita. Le clausole contrattuali di sostenibilità Nel 2008 le clausole di sostenibilità, già applicate dal 2006 quale parte integrante delle Condizioni generali di acquisto di beni e servizi, sono state aggiornate al fine di consentirne l implementazione a prescindere dalla sottoscrizione delle Condizioni generali di acquisto da parte del fornitore. In tal modo si coprono tutte le possibili casistiche contrattuali che possano legare l Azienda a un Fornitore di beni/servizi. Più precisamente, le clausole di sostenibilità vengono introdotte in contratti e ordini di acquisto di beni e/o servizi e/o opere, incluse attività in rappresentanza e/o nell interesse della Società, sia con fornitori privati che nei confronti della Pubblica Amministrazione (o enti/società da essa controllati), e ciò indipendentemente dalla sottoscrizione del format Condizioni generali di acquisto. Le clausole prevedono l implementazione delle politiche adottate in tema di sostenibilità: Codice Etico, Linee di condotta, Politica Salute, Sicurezza sul lavoro, Ambiente, Responsabilità Sociale. La conclusione del contratto comporta il diritto di Pirelli a effettuare presso il fornitore audit di verifica del rispetto dei principi e degli impegni condivisi attraverso la sottoscrizione delle clausole medesime. Le clausole di sostenibilità sono tradotte in 22 lingue straniere: ciò al fine di garantire massima chiarezza e trasparenza nei confronti del fornitore in tema di obblighi contrattuali di sostenibilità, che lo stesso assume nei non solo nei rapporti con Pirelli medesima, ma presso la propria sede e nei rapporti con i fornitori. Al fine di garantire la sottoscrizione delle clausole da parte di tutti i fornitori del gruppo in modo accurato e tracciabile, nel segno della massima efficacia ed efficienza di gestione, nel 2008 è stato creato uno strumento IT dedicato esclusivamente alla sottoscrizione delle clausole di sostenibilità da parte dei fornitori. RELAZIONE FINANZIARIA ANNUALE AL 31/12/

2 parte straordinaria bilancio capogruppo BILANCIO consolidato BILANCIO di sostenibilità RELAZIONE DEGLI AMMINISTRATORI NOTIZIE PRELIMINARI Tale strumento stato utilizzato in via sperimentale verso quanti prestano materie prime e servizi al Settore Tyre, invitati dal Direttore Acquisti di Settore alla sottoscrizione on-line mediante lettera spedita via ad ognuno, della quale riportiamo il seguente estratto: Gentile Fornitore, Pirelli Tyre, Leader mondiale nella produzione di pneumatici, integra pienamente la Sostenibilità nelle proprie strategie di crescita e competitività. Il nostro approccio sostenibile è formalmente riconosciuto ed apprezzato a livello internazionale, oltreché dai più prestigiosi Indici di Finanzia Etica a livello mondiale, tra cui Dow Jones e Financial Times. Uniformiamo la nostra condotta di business ai Valori e Princìpi enunciati nei documenti Pirelli sulla Sostenibilità, quali il Codice Etico del Gruppo Pirelli, le Linee di Condotta e la Politica di Gruppo Salute, Sicurezza sul Lavoro, Ambiente e Responsabilità Sociale. Siamo proattivamente impegnati nel supporto dei Diritti Umani e del Lavoro universalmente riconosciuti, così come nel miglioramento continuo degli impatti ambientali dei notri processi e prodotti, il tutto nell ambito di attività e relazioni che ogni giorno improntiamo alla massima trasparenza e correttezza. Ci aspettiamo che i nostri Fornitori, quali Partners di rilievo per lo sviluppo del business di Pirelli Tyre, conducano il proprio business rispettando i nostri stessi Principi e Valori, nell ottica di una crescita sostenibile comune. Sul sito web di pirelli Tyre troverà le clausole allegate nella lingua di preferenza, per sottoscrizione (http://sustainability.pirellityre.com). Per accedere al sito, per favore usare la seguente login (XXXXX): e la seguente password: XXXXX Specifichiamo che la mancata accettazione di quanto sopra giustificherà il diniego di rinnovo del/dei contratto/i di fornitura da parte di Pirelli nei cofronti della Sua Azienda. La Lettera così come le clausole sono state sottoposte ai fornitori in lingua locale. Il dialogo col fornitore in caso di dubbi è garantito da un contact a sistema. Nel corso del 2009 il sistema di gestione sarà progressivamente esteso ai fornitori di tutti i business del Gruppo, con operatività e controllo locale da parte dei Buyers e dei CSR Referents, supportati dalle funzioni competenti a livello centrale. La suddivisione degli acquisti per area geografica e tipologia La tabella seguente mostra la suddivisione geografica degli acquisti effettuati dal Gruppo, distinguendo tra Paesi OCSE e non, con il peso delle varie aree sul valore totale. 208 PIRELLI & C. S.p.A. MILANO Homepage del sito web "Suppliers' Sustainability" di Pirelli Tyre

3 SUDDIVISIONE DEGLI ACQUISTI DEL GRUPPO PER AREA GEOGRAFICA % sul numero totale dei Fornitori % sul valore totale degli acquisti Paesi OCSE Europa 51,6% 69,9% 73,1% 50,7% 67% 63% Nord America 1,4% 2,1% 4,0% 1,3% 3% 6% Altri (1) 0,4% 0,2% 0,2% 0,4% 1% 2% Paesi non OCSE America Latina 25,4% 19,0% 19,3% 25,0% 13% 15% Asia 19,4% 7,3% 1,6% 20,9% 15% 12% Africa 1,8% 1,5% 1,8% 1,8% 1% 2% 1 Australia, Nuova Zelanda, Giappone, Corea La tabella seguente mostra invece la suddivisione degli acquisti per tipo di bene acquistato, con il peso delle tipologie di fornitura sul numero totale dei fornitori e sul totale dello speso. SUDDIVISIONE PER TIPOLOGIA DEI BENI E SERVIZI ACQUISTATI DAL GRUPPO % sul numero totale di Fornitori % sul valore totale degli acquisti Materie prime 3% 6% 59% 48% Materiali di consumo 6% 7% 5% 5% Servizi 82% 80% 27% 39% Beni Patrimoniali 9% 7% 10% 8% Va sottolineato che beni e servizi acquistati dal Settore Tyre costituiscono più dell 80% di quanto acquistato dall intero Gruppo. Si è quindi ritenuto opportuno, quest anno come nel bilancio 2007, dedicare un approfondimento ai rapporti di Pirelli Tyre con i propri fornitori. Focus su Pirelli Tyre Di seguito è indicata la suddivisione per tipologia degli acquisti di beni e servizi effettuati da Pirelli Tyre nel , con indicazione del peso in percentuale di detti acquisti sul numero totale di fornitori e sul valore degli acquisti. > Company > Sustainable Development > Stakeholders > Suppliers SUDDIVISIONE ACQUISTI PER TIPOLOGIA DEI BENI E SERVIZI ACQUISTATI DAL SETTORE TYRE % sul numero di fornitori % sul valore totale degli acquisti Materie prime 3% 7% 7% 54% 53% 56% Materiali di consumo 5% 5% 5% 6% 6% 4% Servizi 83% 80% 80% 32% 32% 32% Beni Patrimoniali 9% 8% 8% 9% 9% 8% RELAZIONE FINANZIARIA ANNUALE AL 31/12/

4 parte straordinaria bilancio capogruppo BILANCIO consolidato BILANCIO di sostenibilità RELAZIONE DEGLI AMMINISTRATORI NOTIZIE PRELIMINARI Con riferimento alla selezione delle materie prime, al fine di ridurre quanto più possibile l impiego di sostanze pericolose per l uomo e per l ambiente, Pirelli procede a una valutazione sistematica delle caratteristiche ecotossicologiche di qualunque nuovo chemical prima dell introduzione dello stesso nei cicli produttivi. In particolare, anche alla luce delle recenti indicazioni normative europee relative a classificazione, etichettatura e imballaggio delle sostanze e dei preparati pericolosi, Pirelli ha aggiornato la lista delle sostanze che non possono essere utilizzate nei processi produttivi, o per le quali sono stati avviati programmi di sostituzione. Segue una grafica che rappresenta la composizione percentuale del mix di materie prime acquistate da Pirelli Tyre nel 2008: RAW MATERIAL MIX 28% Natural Rubber 13% Steel 11% Textiles Interazione tra Pirelli Tyre e i propri fornitori Il rapporto con i fornitori è definito e vincolato da precisi processi aziendali. Si distinguono in tal senso due fasi fondamentali: omologazione di nuovi fornitori, ove il processo interfunzionale basato su specifiche Norme di qualità conduce all inserimento del materiale/fornitore omologato nell Albo Fornitori (Vendor List, ovvero l elenco dei fornitori omologati per ogni singolo prodotto). I vincoli di sostenibilità sono integrati in questa fase dal Nel 2008 ciò ha comportato la sottoscrizione, di un piano di sviluppo sostenibile da parte di un fornitore strategico. I piani di sviluppo sostenibile possono avere come obiettivi il miglioramento dell impatto ambientale delle attività e/o delle relazioni verso la comunità interna/esterna. In tali situazioni il know-how di Pirelli viene messo a disposizione del fornitore, in modo da creare un piano di crescita qualitativamente adeguato, frutto di dialogo e nell ottica di una crescita sostenibile pienamente condivisa sia nei valori che nelle modalità attuative; monitoraggio del fornitore (Vendor Rating), che viene valutato in base al livello qualitativo delle forniture (monitorato con il software specifico CARMAC), alla qualità del rapporto commerciale, alla collaborazione tecnico-scientifica, alla prestazione riguardo a sicurezza sul lavoro, ambiente e responsabilità sociale attraverso audit in loco e monitoraggio periodico dello stato di avanzamento delle azioni previste nell eventuale piano di miglioramento sottoscritto. 210 PIRELLI & C. S.p.A. MILANO 22% Synt. Rubber 12% Carbon black 14% Chemical

5 Yanzhou, Cina. Supplier Conference RELAZIONE FINANZIARIA ANNUALE AL 31/12/

6 parte straordinaria bilancio capogruppo BILANCIO consolidato BILANCIO di sostenibilità RELAZIONE DEGLI AMMINISTRATORI NOTIZIE PRELIMINARI Il Vendor Rating copre oggi tutte le aree merceologiche e geografiche di acquisto ed è utilizzato quale parte integrante nelle negoziazioni commerciali. Le procedure sono seguite da tutto il settore e supportate da un apposito sito web comune, disponibile sul Portale Acquisti, che supporta le Norme (fra cui Manuale Acquisti, Condizioni Generali da applicare ai fornitori), l Albo Fornitori, le survey, il Vendor Rating con i relativi feedback e le conseguenti azioni di sostegno. Il portale permette uniformità di processo e garanzia di trasparenza, oltre a fungere da strumento di comunicazione, formazione continua e knowledge sharing. Dialogo Tanto il dialogo quanto l interazione con i fornitori sono soggetti a continui miglioramenti di processo in termini qualitativi e strumentali. In particolare, i risultati del Vendor Rating vengono periodicamente rivisti e commentati dalla Direzione Acquisti di Settore nell ambito di incontri organizzati con i fornitori stessi per individuare eventuali azioni correttive o migliorative della performance. Ogni contratto di acquisto riporta il nominativo del Buyer di riferimento, affinché l interlocutore abbia sempre a disposizione un canale aziendale per qualsiasi feedback. Nel Novembre 2008 si è tenuta presso Pirelli Tyre China, con sede a Yanzhou, la 1 Conferenza Fornitori Cina, con l obiettivo di far conoscere Pirelli Tyre nel Paese e condividere questioni, soluzioni, metodi e strategie in un ottica di sviluppo. Sono state coinvolte circa 200 società produttrici di materie prime, parti di ricambio, servizi e beni industriali, sia locali, sia grandi gruppi multinazionali, per un totale di oltre 400 partecipanti. Particolare enfasi è stata data alla sostenibilità quale leva competitiva di sviluppo: a seguito di una presentazione sulla Sostenibilità in Pirelli e nei rapporti tra Pirelli ed i propri fornitori, i partecipanti hanno ricevuto copia delle clausole di sostenibilità Pirelli (che includono Politica CSR e Codice Etico) da sottoscrivere, sia in lingua cinese sia in inglese. L iniziativa è stata accolta con successo e numerose sono state le sottoscrizioni di fornitori potenziali che erano presenti all evento. Progetti 2008 e obiettivi 2009 Nel 2008 è sono stati sviluppati e implementati alcuni nuovi progetti volti al miglioramento del processo d acquisto e a supporto del rapporto con i fornitori. In particolare: progetto di Business Intelligence sulle materie prime, che consente di monitorare e gestire in maniera più efficiente gli acquisti per singola categoria merceologica e per singolo fornitore; avvio del progetto di creazione di un Datawarehouse per gli Equipments; sviluppo del sistema di gestione IT per la sottoscrizione delle clausole di sostenibilità da parte dei fornitori, che consente di tracciare le adesioni e gestire le eccezioni in modo puntuale; 212 PIRELLI & C. S.p.A. MILANO

7 progetto One Supplier, volto ad ottenere la massima tracciabilità e separazione dei ruoli nel processo di acquisto, in ottica di Compliance (Legge 262 e 231). Il Progetto Rubber Network - sviluppato nel che consente l automatizzazione del flusso ordini/consegne/fatture tra Pirelli e il fornitore attraverso piattaforme WEB o HUB, il ricorso a documenti Electronic Data Interchange (EDI) e alla scannerizzazione documentale, è proseguito nel 2008 e ha raggiunto il Nord America con l estensione del progetto Order to Invoice. Nel 2009, con specifico riguardo alle forniture di materiali indiretti di produzione, si procederà con lo sviluppo di una piattaforma informatica per il monitoraggio e la gestione della spesa, in ottica di efficienza dei processi. Entro il 2009 si prevedono inoltre la chiusura del progetto One Supplier e l estensione della base fornitori cui si applica il sistema di gestione IT per la sottoscrizione delle clausole di sostenibilità, con coinvolgimento dei Buyers e dei CSR Referent locali. AUDIT di Sostenibilità sui Fornitori Con riferimento alla verifica del rispetto delle clausole di sostenibilità da parte dei fornitori, Pirelli Tyre intende, nel corso del 2009, procedere ad Audit di sostenibilità sui propri Fornitori al fine di coprire il seguente perimetro: 50% dei volumi di gomma naturale acquistata; 50% del fatturato relativo ai servizi acquistati nei cd. Countries of concern (in base alla classificazione EIRIS sono tali i paesi definiti ad alto rischio per corruzione e/o violazione dei diritti umani). RELAZIONE FINANZIARIA ANNUALE AL 31/12/

8 da una situazione di crisi che non ha precedenti nel dopoguerra, noi dobbiamo immaginare la Pirelli fra tre anni e oltre. Cambia il modo di fare industria, e noi Partendo abbiamo focalizzato tutto il nostro piano su una trasformazione dell azienda verso le tecnologie ecocompatibili che ci permettono di affrontare il mercato in modo competitivo. Questo vuol dire una focalizzazione maggiore della ricerca su quello che è la componente verde, vale per i pneumatici, vale per i filtri antiparticolato, vale per tutti i nostri business. Marco Tronchetti Provera

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