Gambalonga Antonio: Foglio elettronico con OpenOffice Calc 3

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1 Gambalonga Antonio: Foglio elettronico con OpenOffice Calc 3 Foglio elettronico OpenOffice Calc 3 Sommario 1. INTRODUZIONE AL PROGRAMMA Caratteristiche generali Avvio del programma Apertura e salvataggio in formati diversi STRUMENTI DI LAVORO MENU Barre degli strumenti Guida in linea OPERAZIONI ELEMENTARI Selezione Immissione e modifica dei dati Cancellazione dei dati Spostamento e copia Modificare la larghezza delle colonne e l altezza delle righe Nascondere righe, colonne e fogli Inserire ed eliminare righe, colonne e celle Rinominare un foglio Inserire o eliminare un foglio Spostare o copiare un foglio FORMATTAZIONE DEI FOGLI DI LAVORO Applicare i formati ai valori numerici Allineare il contenuto nelle celle Unire e dividere le celle Formattazione dei caratteri Bordi e sfondi colorati Copia della formattazione con lo strumento pennello Formattazione automatica Formattazione della pagina STAMPA Anteprima di stampa Stampa del documento Interruzione di pagina manuale FORMULE Introduzione Modifica dell intervallo delle celle selezionate Indirizzo di una cella Indirizzo Riferimenti Attribuire nomi a celle e formule Funzioni Sintassi Errori di sintassi Funzione: creazione guidata Funzioni: esempi Matrice Percentuale La proporzione Percentuale in breve Trovare il valore di una percentuale di 47

2 GAMBALONGA ANTONIO Trovare la percentuale Trovare il totale Calcolare l'incremento Applicare il formato percentuale Replicare la funzione GRAFICI Creazione di un grafico Tipi di grafici Formattazione del grafico FUNZIONI AVANZATE Incolla speciale Riempimento automatico e personalizzato Formattazione condizionata Definizione di aree di stampa Anteprima impaginazione Il Navigatore Stili e formattazione Filtri Ordinamenti Data Pilot Creazione di una tabella DataPilot Modificare le tabelle DataPilot di 47

3 OPENOFFICE CALC 3 1. INTRODUZIONE AL PROGRAMMA 1.1. Caratteristiche generali CALC è un foglio di calcolo elettronico, vale a dire un programma per analizzare, interpretare e presentare tutto ciò che ha a che fare con numeri e formule o funzioni. Il foglio elettronico rende agevole l impostazione e l esecuzione di operazioni aritmetiche e funzioni anche complesse, grazie alla modalità guidata. Inoltre, il programma esegue automaticamente l aggiornamento del risultato delle formule ogni volta che viene modificato il contenuto delle celle. Le funzioni sono simili a quelle del più noto programma Excel, così come l'aspetto (almeno per quanto riguarda la release 2003). Si distingue per alcuni strumenti propri della suite OpenOffice, come il Navigatore e la funzione Stili e formattazione, e soprattutto è un programma gratuito. L'area principale di lavoro si presenta come un foglio quadrettato con la dicitura delle colonne e delle righe. Tuttavia, la designazione di foglio trae in inganno, dal momento che esso ha dimensioni tali da non poter essere visualizzato in un'unica schermata; anzi, solo una minima parte è contenuta nell'area della finestra, il resto è visibile grazie alle apposite barre di scorrimento orizzontale e verticale (vedi Figura 3). La pagina iniziale di Calc riporta, in basso a sinistra, tre fogli, designati in modo generico, Foglio 1,..2,..3. Questi fogli, e altri che si possono aggiungere, consentono di organizzare i dati come in un archivio (richiamato dalla linguetta che ne riporta il nome), facilitandone l'inserimento e il recupero. Infatti, essi possono contenere dati, grafici, immagini e altri oggetti, collocabili per maggiore chiarezza in fogli distinti. L'insieme dei fogli costituisce, quindi, una vera e propria cartella di lavoro, perché riunisce in un unico file tutto ciò che riguarda un certo argomento, mantenendo al Figura 1 contempo la chiarezza e la facilità di consultazione dei contenuti. La dimensione di ciascun foglio è pari a righe e 1024 colonne, contrassegnate rispettivamente da numeri e lettere. Per indicare le 1024 colonne si impiegano le lettere dell'alfabeto prima singolarmente e poi abbinate. La progressione alfabetica procede da una serie all altra, così che alla prima serie: A, B, C... subentra la seconda serie: AA, AB, AC...; quindi, la terza serie: BA, BB, BC...; ecc. La 1024 a colonna è designata dalle lettere A, M e J (Figura 1). 3 di 47

4 GAMBALONGA ANTONIO L'ampiezza notevole di ciascun foglio non risponde di certo alle esigenze di un utente privato, che impiega il programma, ad esempio, per gestire la contabilità familiare. Tuttavia, nel caso di un'azienda o di un privato che abbia la necessità di gestire un numero elevato di dati, anche a partire da un database, il programma offre le dimensioni appropriate. Figura 2 La combinazione di righe e colonne ritaglia degli spazi denominati celle, individuabili con precisione grazie alle coordinate fornite dai numeri (indicatori della riga) e Figura 3 dalle lettere (indicatori della colonna) - Figura 2 -. Nelle celle è possibile immettere testo, numeri, formule e vari tipi di oggetto. La finestra di Calc è composta, procedendo dall alto in basso, da: Barra del titolo; Barra dei menu; Barra Standard; Barra Formattazione; Barra di calcolo; area del Foglio, Barra di stato e barre di scorrimento (orizzontale e verticale) vedi Figura Avvio del programma Il programma si avvia in modo classico dal pulsante Start attraverso la selezione della voce Programmi e la scelta dell'applicazione OpenOffice.org Calc; oppure, utilizzando l icona di collegamento creata dall installazione sul desktop (Figura 4). Un altra possibilità, che rende ancora più agevole l apertura del programma, prevede l utilizzo di QuickStart. L attivazione della funzione avviene dal menu Strumenti di qualsiasi programma della suite, Figura 4 4 di 47

5 OPENOFFICE CALC 3 attraverso la selezione di Opzioni... / OpenOffice.org / Memoria e della casella di controllo Carica OpenOffice.Org all avvio del sistema. L icona della funzione sarà così disponibile nell'area di notifica (parte destra della barra delle applicazioni). Selezionandola con il pulsante destro del mouse, si potrà scegliere dalle voci in elenco quella di Foglio elettronico Apertura e salvataggio in formati diversi Calc apre e salva documenti di calcolo creati con altre suite (Microsoft Office, StarCalc) - Figura 5. È in grado di aprire e salvare diverse versioni di Excel dal 1993 al 2003, mentre può caricare ma non salvare il formato di documento Microsoft Office Open XML con estensione xlsx, del Inoltre, va tenuto presente che Calc gestisce in modo diverso alcuni attributi di formattazione e funzioni di layout e altri non li supporta. I documenti di Excel convertiti possono, quindi, richiedere un intervento di riformattazione tanto più complesso quanto più è composito il documento sorgente. Figura 5 2. STRUMENTI DI LAVORO 2.1. MENU Le diverse funzioni del programma sono attivabili selezionando le voci corrispondenti delle molteplici barre, a partire dalla barra dei Menu, o le voci dei menu contestuali, previa selezione del testo, cella o oggetto e utilizzo del pulsante destro del mouse. È possibile personalizzare le voci della barra Menu, o creare nuovi menu per avere a disposizione comandi che si utilizzano di frequente. Le stesse azioni, d altronde, sono realizzabili anche per le altre barre. Si procede aprendo la finestra di dialogo Personalizza (menu Strumenti Personalizza ) e scegliendo la scheda Menu o Barre degli strumenti (Figura 6). Figura 6 5 di 47

6 GAMBALONGA ANTONIO 2.2. Barre degli strumenti Calc dispone di numerose barre degli strumenti come si può constatare selezionando la voce Barre degli strumenti del menu Visualizza (Figura 7). All'apertura del programma sono visibili la barra Standard, quella di Formattazione e quella di Calcolo (Figura 3). Qualsiasi barra non attiva, comprese quelle di default che potrebbero essere inavvertitamente chiuse, si attiva con un clic su una delle voci del menu di Figura 7. Specifica dell'applicazione è la barra di calcolo (Figura 8), il cui utilizzo sarà descritto nel capitolo 6 FORMULE e nel paragrafo 6.4 funzioni. Figura 8 Figura 7 I comandi e le opzioni disponibili nelle barre sono in relazione all'oggetto selezionato; se, ad esempio, viene selezionato un grafico, la barra Formattazione assumerà l'aspetto di Figura 9 e le voci del menu Formato saranno quelle di Figura 10. Figura 9 Qualora in una barra mancassero alcuni comandi, si seleziona il pulsante con la freccia rivolta verso il basso,, collocato a destra. Si apre il menu di Figura 11, in cui si sceglie la voce Pulsanti visibili. Compare l elenco completo dei comandi della barra, ad esempio quelli della barra Standard come si può vedere in Figura 12; i pulsanti inattivi possono essere aggiunti alla barra con un semplice clic del mouse. Figura 11 Figura 10 6 di 47

7 OPENOFFICE CALC 3 Il menu di Figura 11 comprende anche la voce Blocca posizione della barra dei simboli; selezionandola la barra viene bloccata, così da impedirne un incauto spostamento. Quando non è bloccata, una barra presenta all'inizio un'asta tratteggiata,, sovrapponendovi il mouse il puntatore assume l aspetto di una freccia a incrocio,, che indica la funzione di spostamento. Tenendo premuto il pulsante, la barra può essere disancorata e posizionata in una parte qualsiasi dell area del foglio. Il ripristino della sua posizione originaria può avvenire in diversi modi: puntando il mouse sull'area grigia del titolo e trascinandola verso la sua collocazione precedente; oppure, scegliendo la voce Ancora barra degli strumenti del menu di Figura 11; o più semplicemente eseguendo un doppio clic sull'area grigia del titolo. In alternativa alla collocazione classica sotto quella dei menu, è anche possibile ancorare le barre sul lato sinistro o destro del documento. Se, ad esempio, volessimo posizionare a destra la barra Formattazione, dovremmo disancorarla e trascinarla verso il lato destro fino a quando compare una cornice con un bordo grigio. Al rilascio del pulsante del mouse la barra si ancora. Figura 12 7 di 47

8 GAMBALONGA ANTONIO 2.3. Guida in linea Per reperire informazioni utili sull'uso degli strumenti messi a disposizione dal programma si può usufruire della Guida generale (menu? Guida di OpenOffice.org), o di quella rapida, Cos'è questo?. Quest'ultima fornisce una breve descrizione della funzione svolta da un comando, semplicemente posizionandovi sopra il cursore del mouse. La Guida generale nell home page contiene le voci che rinviano ai principali argomenti di Calc: le funzioni, i grafici, i comandi delle diverse barre e quelli rapidi da tastiera, l uso della guida stessa. 3. OPERAZIONI ELEMENTARI 3.1. Selezione Una cella viene selezionata con un clic del mouse o con i tasti di direzione; la selezione è indicata da una cornice nera con un quadratino in basso a destra (Figura 13). Figura 13 Un gruppo di celle viene selezionato trascinandoci sopra il mouse con il pulsante premuto; una riga intera o una colonna intera si selezionano con un clic sulla zona grigia dell'intestazione di riga o di colonna; tutto il foglio si seleziona con un clic sulla casella grigia all'incrocio tra la lettera A e il numero 1 (Figura 14). Figura Immissione e modifica dei dati Nelle celle è possibile immettere testo, numeri e formule o funzioni. Testo e numeri sono riconosciuti automaticamente da Calc che allinea, di default, il testo a sinistra e i numeri a destra. Le formule aritmetiche o funzioni devono essere introdotte dal segno dell'uguale. L'inserimento di un valore in una cella avviene, dopo averla selezionata, direttamente in essa o nel campo della Riga di digitazione della Barra di calcolo (Figura 8); la conferma del dato inserito si ottiene premendo Invio o selezionando un'altra cella. Successive modifiche si attuano direttamente all'interno della cella, una volta attivato il cursore con un doppio clic, o nella Riga di digitazione Cancellazione dei dati La cancellazione dei dati di una singola cella avviene, innanzitutto, scrivendovi sopra dei dati nuovi dopo aver selezionato la cella stessa. Se non vi sono dati nuovi da inserire o se l operazione riguarda più celle, l'eliminazione completa del contenuto si ottiene premendo il tasto Backspace. Per avere, invece, la possibilità di scegliere tra la cancellazione totale e quella parziale, si digita il tasto 8 di 47

9 OPENOFFICE CALC 3 Canc. Si apre una finestra di dialogo (Figura 15) nella quale il contenuto può essere eliminato completamente, spuntando la prima casella di controllo Cancella tutto, o parzialmente, scegliendo tra le altre caselle. Figura Spostamento e copia Lo spostamento di una cella singola può essere effettuato con le funzioni Taglia e Incolla del menu Modifica o contestuale; oppure con il metodo del Drag & Drop. In questo caso, l operazione è facilitata se si seleziona una seconda volta la cella tenendo premuto il tasto Shift. Compare, infatti, uno Figura 16 sfondo colorato sul quale è agevole puntare il mouse per trascinare la cella in una nuova posizione (Figura 17). La funzione di spostamento è segnalata dal nuovo aspetto del cursore del mouse (Figura 16). Figura 17 Con lo stesso metodo del Drag & Drop si può copiare il contenuto di una cella, con l avvertenza di premere il tasto Ctrl prima del rilascio del pulsante. Il puntatore segnala la corretta funzione di copia con il simbolo + (Figura 18). Diversamente, si usano le voci del menu Modifica o quelle equivalenti del menu contestuale: Copia e Incolla. Lo spostamento o la copia di un gruppo di celle è ancora più semplice Figura 18 perché la selezione, per trascinamento, evidenzia subito lo sfondo colorato Modificare la larghezza delle colonne e l altezza delle righe Le dimensioni di una singola cella si regolano agevolmente in altezza e in larghezza per trascinamento dei bordi delle intestazioni di riga o di colonna; una casella di testo indica la variazione di grandezza (Figura 19). Se si intende applicare un valore esatto, si seleziona la voce Riga o Colonna da Formato. Per l'una o l'altra delle voci si apre un menu, in cui Altezza o Larghezza consentono di regolare le dimensioni della cella; Figura 20 Altezza ottimale o Larghezza ottimale permettono di adattare l altezza/larghezza di una o più colonne selezionate alla voce più lunga contenuta in una delle celle della selezione. Il valore standard dello spazio tra la voce e uno dei bordi della colonna (sinistro se si tratta di un numero, destro 9 di 47 Figura 19: definizione larghezza colonna

10 GAMBALONGA ANTONIO se si tratta di un testo o di una stringa) è di 0,2 cm. Il valore può essere modificato nel box di dialogo Larghezza colonna ottimale (Formato Colonna Larghezza ottimale ) intervenendo nel campo Extra, con un clic sui pulsanti freccia (Figura 20); per ripristinare il valore predefinito 0,2 cm è sufficiente spuntare la casella omonima Nascondere righe, colonne e fogli A volte, una maggior chiarezza o semplicità nella presentazione dei dati può rendere necessario nascondere righe o colonne del foglio elettronico. Per far questo, si selezionano le righe o le colonne che non si vogliono far vedere; si procede attraverso le voci Formato Riga/Colonna Nascondi; altrimenti si può usare il menu contestuale portando il puntatore del mouse sopra l'intestazione di riga o colonna. Per richiamare le righe o colonne nascoste, prima si selezionano le righe o le colonne che delimitano l'area Figura 21 nascosta, poi si sceglie Mostra da Formato Riga/Colonna o dal menu contestuale. Si può nascondere anche un foglio di lavoro, scegliendo Nascondi dal menu Formato Foglio. Il foglio nascosto ritorna visibile con lo stesso percorso, selezionando Mostra ; compare un box di dialogo nel quale si evidenzia il foglio che si vuole aprire, se ci sono più fogli nascosti, e si esegue il comando Ok (Figura 21). I fogli nascosti non vengono stampati a condizione che non si trovino all'interno di un'area di stampa (vedi paragrafo 8.4) Inserire ed eliminare righe, colonne e celle Per inserire celle/righe/colonne, si seleziona una cella; si sceglie la voce Celle... dal menu Inserisci o dal menu contestuale. Nella finestra di dialogo (Figura 22), si attiva una delle opzioni del riquadro Selezione. Sposta celle in basso o Sposta celle a destra per l'inserimento di un'unica cella; Inserisci righe intere Figura 22 o Inserisci colonne intere per l'inserimento di una riga o colonna intere. Queste ultime due opzioni sono eseguibili anche selezionando la voce Righe o la voce Colonne del menu Inserisci. Infine, tutte e quattro le scelte possono essere definite con i comandi della barra Inserisci cella (Figura 23), attivabile dal menu Visualizza, voce Barre degli strumenti. Figura 23 Per eliminare celle/righe/colonne si opera la selezione; si sceglie Elimina celle... nel menu Modifica o nel menu contestuale, per aprire la correlativa finestra di dialogo (Figura 24) e decidere la modalità di eliminazione nel riquadro Selezione. Figura di 47

11 OPENOFFICE CALC Rinominare un foglio L'assegnazione di un nuovo nome a un foglio si effettua con la scelta della voce Rinomina dal menu Formato Foglio. Compare la finestra di dialogo Rinomina foglio, in cui si scrive la nuova designazione nel campo Nome e si preme il pulsante Ok. Diversamente, sulla linguetta del foglio da rinominare, si può attivare il menu contestuale e scegliere la voce Rinomina Alt + Clic foglio ; oppure, con il tasto Alt premuto, si seleziona con un Figura 25 clic la linguetta del foglio, quindi si digita direttamente il nuovo nome (Figura 25) Inserire o eliminare un foglio Per inserire o eliminare un foglio, il modo più semplice è portare il cursore sul nome del foglio riportato sulla linguetta e attivare il menu contestuale. Quindi scegliere la voce Inserisci foglio... o Elimina foglio... Nel primo caso, si attiva la finestra di dialogo Inserisci foglio che consente, tra l altro, la scelta della posizione del nuovo foglio e del nome. Nel secondo, compare un box di dialogo che chiede conferma dell eliminazione. La finestra Inserisci foglio si apre, in modo ancor più rapido, con un clic sullo spazio grigio tra le linguette delle tabelle e la barra di Figura 26 scorrimento orizzontale (Figura 26) Spostare o copiare un foglio Per spostare o copiare un foglio, si seleziona Sposta/Copia foglio... sempre nel menu contestuale descritto nel paragrafo 3.9. Nei campi preposti della finestra di dialogo si decide il documento di destinazione e il semplice spostamento o la copia del foglio, spuntando in questo caso la casella di controllo Copia, in basso a sinistra (Figura 27). Figura di 47

12 GAMBALONGA ANTONIO 4. FORMATTAZIONE DEI FOGLI DI LAVORO 4.1. Applicare i formati ai valori numerici Quando viene inserito un valore numerico in una cella, il programma applica di default il formato Standard della categoria Numero. Non solo è possibile cambiare il formato per la categoria Numero, ma anche scegliere un altra categoria (Percentuale, Valuta, Scientifico, ecc.) e all interno di essa uno dei formati proposti (Figura 28). Ad esempio, il valore numerico se viene considerato come Valuta può assumere il formato , con il simbolo dell euro e il separatore delle migliaia; oppure, lo stesso numero in notazione scientifica può essere rappresentato con il Figura 28 formato 3,50E+04; dove E+ indica un esponente positivo e 4 è il valore della potenza del 10, cioè 3.50 * 10 4 che equivale al numero Questi e altri esempi sono riportati nella tabella sottostante. Valore inserito Categoria Formato Visualizzazione Numero Standard Numero Numero con separatore migliaia Numero Numero con separatore migliaia e due decimali , Valuta Valuta con separatore migliaia Valuta Valuta con separatore migliaia e due decimali , Scientifico Notazione scientifica 3,50E+04 La scelta del formato avviene nella scheda Numeri della finestra di dialogo Formatta celle (Figura 28), che si attiva con la voce Celle del menu Formato, oppure con Formatta celle... del menu contestuale. La formattazione rapida dei numeri può, inoltre, essere eseguita con i pulsanti preposti della barra Formattazione (Figura 29). Figura di 47

13 OPENOFFICE CALC Allineare il contenuto nelle celle L allineamento del contenuto in una cella può essere effettuato in due direzioni: orizzontale e verticale. Allineare, ad esempio, il contenuto al centro della cella su entrambi i piani, significa collocare esattamente al centro dello spazio della cella un numero, un testo o un oggetto. Per eseguire tale operazione ci sono vari modi. Innanzitutto, nella scheda Allineamento della finestra Formatta celle (vedi 4.1) è possibile stabilire la posizione del contenuto in una cella, sia sul piano orizzontale che su quello verticale. Nel nostro caso, scegliamo le voci Centrato e Al centro nel menu a discesa rispettivamente dei Figura 30 campi Orizzontale e Verticale (Figura 30). Tuttavia, per una regolazione rapida si possono utilizzare i pulsanti di allineamento orizzontale (Figura 32) e quelli di allineamento verticale (Figura 31) della Figura 32 Figura 31 barra Formattazione; se alcuni comandi dell'allineamento non sono visibili, si procede come illustrato nel paragrafo 2.2, per inserirli dall'elenco del menu Pulsanti visibili Unire e dividere le celle È possibile unire più celle tra loro, selezionandole e scegliendo dal menu Formato la voce Unisci celle o attivando sulla barra Formattazione il relativo comando,. Per ripristinare la divisione precedente, si seleziona la cella unita e si ripete la procedura appena descritta. 13 di 47

14 GAMBALONGA ANTONIO 4.4. Formattazione dei caratteri Nelle schede Carattere ed Effetto carattere della finestra Formatta celle si impostano i formati del carattere: dal tipo di font, allo stile, alla dimensione e alla lingua di riferimento per la funzione di correzione automatica, nella scheda Carattere (Figura 34); dallo stile di sottolineatura, al colore, a particolari effetti come il carattere in rilievo o inciso, nella scheda Effetto carattere (Figura 33). Figura 34 Figura Bordi e sfondi colorati Le celle possono essere migliorate dal punto di vista grafico con l'aggiunta di bordi, colori di sfondo ed ombreggiature. Queste azioni sono possibili nelle schede Bordo e Sfondo, appartenenti sempre alla finestra Formatta celle. La scheda Bordo (Figura 35) mostra nella parte sinistra la sezione Cornice, suddivisa in due campi: il campo Predefinito permette di scegliere di non applicare nessun bordo o una delle tipologie predefinite; il campo Definito dall utente comprende un'area d'anteprima in cui con il mouse possiamo inserire delle linee di cornice personalizzate, le cui caratteristiche di stile e colore sono definibili nel riquadro centrale. Nella parte destra è possibile stabilire la distanza tra il contenuto e il bordo. Nel riquadro sottostante denominato Ombre, si determina l aspetto di un eventuale effetto ombra per la cornice. Figura di 47

15 OPENOFFICE CALC 3 La scheda Sfondo presenta una tavolozza dei colori in cui scegliere il colore di sfondo; un clic su Trasparente rimuove il colore selezionato Copia della formattazione con lo strumento pennello Le formattazioni definite per una o più celle e il relativo contenuto possono essere applicate rapidamente con la funzione copia formato ad altre celle. Si seleziona una o più celle; si preme il pulsante Strumento per copia formato della barra standard: il puntatore del mouse cambia aspetto assumendo la forma di un secchiello che versa colore,. Trascinando il mouse sopra la cella o l'intervallo da formattare e rilasciandolo si ottiene la formattazione delle celle di partenza. Se si esegue un doppio clic sull icona Strumento per copia formato, la formattazione può essere applicata a più selezioni Formattazione automatica La funzione di formattazione automatica consente di applicare rapidamente un formato predefinito a una tabella dati. Si seleziona l area della tabella, escludendo le intestazioni di righe e colonne se si vuole applicare del modello proposto solo la formattazione delle celle con i dati. Il passo successivo consiste nell'aprire la finestra di dialogo Formattazione automatica (Figura 36), seguendo il percorso Formato Formattazione automatica. Figura 36 Nel campo di sinistra vi è un elenco di formati tra cui scegliere quello che si ritiene più adatto alla propria tabella; le caratteristiche di ciascun formato sono rappresentate nell'anteprima al centro Formattazione della pagina La finestra di dialogo con cui si specificano gli attributi delle pagine è Stile di pagina: Predefinito (Figura 37). Essa si apre con la voce Pagina del menu Formato. Soffermiamoci, per il momento, su alcune caratteristiche della scheda Pagina pertinenti alla definizione di alcuni elementi essenziali della formattazione delle pagine del documento, in vista della stampa del documento stesso, come si vedrà nel paragrafo 5.1. In alto a sinistra, troviamo il riquadro Formato carta che contiene per primo il campo Formato. Dal menu a tendina in esso presente si può scegliere tra più formati; quello più comune è il formato A4. Nei campi sottostanti compaiono le misure della Larghezza e dell'altezza del formato selezionato. Modificando queste ultime, nel campo Formato compare la voce Utente per indicare un formato personalizzato. Un aspetto importante della formattazione della pagina riguarda l'orientamento del foglio che è gestito dalla voce Orientamento con le opzioni Verticale e Orizzontale; cambiando 15 di 47

16 GAMBALONGA ANTONIO l'opzione si può verificare nell'area d'anteprima, in alto a destra, le differenze tra le due impostazioni. Nel riquadro Impostazioni layout le caselle di controllo di Allineamento tabella permettono di cambiare l'allineamento delle celle nella pagina stampata, che per impostazione standard sono allineate in alto a sinistra, come si può vedere dall'anteprima della finestra di dialogo di Figura 37. Spuntando la casella Orizzontale le celle si allineano al centro del bordo superiore; selezionando quella Verticale le celle si allineano in orizzontale a sinistra e in verticale al centro; spuntando entrambe, Figura 37 l'allineamento avviene al centro sia in orizzontale che in verticale (vedi Figura 38 e Figura 39). Figura 38 Figura STAMPA 5.1. Anteprima di stampa L'impaginazione corretta del foglio elettronico, prima della stampa, è un'operazione indispensabile, date le dimensioni che esso può assumere. A tal proposito, torna utile la modalità anteprima di stampa per la definizione dei parametri ottimali per la stampa del documento. Essa viene attivata 16 di 47

17 OPENOFFICE CALC 3 scegliendo la voce Anteprima di stampa del menu File o il pulsante omonimo della barra Standard,. Nella nuova modalità, l'area centrale della finestra offre la vista per intero delle singole pagine del documento. Inoltre, la barra Formattazione è stata sostituita dalla barra Anteprima di stampa (Figura 40). Essa dispone di diversi comandi, tra cui quelli per la navigazione da un foglio all'altro, il comando per la funzione zoom, la visualizzazione a schermo intero, e due comandi con dicitura, Formatta pagina e Chiudi anteprima. Il pulsante Chiudi anteprima ripristina la vista normale, Figura 40 mentre quello Formatta pagina apre la stessa finestra di dialogo Stile di pagina: Predefinito descritta nel paragrafo 4.8, in merito alla scheda Pagina. All'analisi già effettuata aggiungiamo ora quella delle caratteristiche della scheda Foglio, che consente di impostare altri importanti parametri prima della stampa (Figura 41). Nel primo riquadro Sequenza pagine si stabilisce l'ordine di numerazione e la sequenza di stampa delle pagine di un foglio; funzione utile dal momento che spesso i dati organizzati in fogli non rientrano in una singola pagina di stampa. Scegliendo la voce Dall'alto in basso, poi a destra la stampa avviene privilegiando una direzione verticale (vedi Figura 41); optando invece per Da sinistra a destra, poi in basso la stampa segue una direzione orizzontale (Figura 42). La casella di controllo Primo numero di pagina rende possibile la modifica del numero della prima pagina. Figura 41 Nel riquadro centrale Stampa vi sono numerose caselle di controllo per selezionare gli elementi dei fogli che si vogliono stampare. Ad esempio, se si desidera che nella stampa compaia la Griglia o la Formula inserita nelle celle, in luogo del risultato, si spuntano le caselle corrispettive. Il campo Modo scala del riquadro Scala ha un menu a discesa in cui vengono proposte differenti modalità per la stampa del foglio, le quali possono essere usate per ridurre, ad esempio, a un'unica pagina il foglio da stampare. La prima voce del menu Riduci/ingrandisci stampa permette di fissare, nel campo di destra Fattore di scala, un valore di ridimensionamento in % di tutte le pagine da stampare, così da far rientrare nella stessa pagina una tabella dati o un diagramma spezzettati in più pagine. La seconda voce Adatta area di stampa a larghezza/altezza consente di specificare il numero massimo di pagine, in direzione orizzontale e verticale, su cui verranno stampati i fogli con il modello di pagina attivo. Il ridimensionamento delle aree di stampa avviene in modo proporzionale, perciò il numero di pagine Figura 42 risultante può essere inferiore a quello specificato. A tal proposito è utile impostare il valore di una delle due caselle Larghezza/Altezza in pagine e cancellare il valore dell altra, così che venga definito dal programma il numero di pagine necessario per la dimensione non specificata. Impostando 1 come valore in entrambe le caselle il foglio viene ridimensionato in una sola pagina. 17 di 47

18 GAMBALONGA ANTONIO L'ultima voce Numero massimo di pagine serve per adattare il contenuto a un numero di pagine prescelto; la scala di stampa verrà ridotta proporzionalmente al numero specificato. Ad esempio, impostando come Numero di pagine il valore 1, la stampa avverrà su un unico foglio Stampa del documento La stampa può essere avviata in modo immediato azionando il pulsante Stampa file direttamente,, della barra Standard. Tuttavia, per verificare ed eventualmente modificare i parametri di stampa è necessario ricorrere alla finestra di dialogo Stampa attivata dalla voce Stampa... del menu File. Nella schermata principale della finestra si seleziona la stampante, si definisce l'intervallo di stampa e il numero di copie. Il pulsante Proprietà apre una finestra che assume caratteristiche diverse in base al modello di stampante, pur contenendo sempre delle voci comuni relative al formato del foglio, all allineamento della pagina o alla qualità della stampa, ecc. Se è disponibile la funzione anteprima, prima di stampare il documento, può essere utile attivarla per controllare il risultato delle impostazioni effettuate. Azionando, infine, il pulsante Extra, la finestra si allunga rendendo disponibili due opzioni: la prima, per eliminare dalla stampa le pagine vuote; la seconda, per stampare solo i fogli selezionati Interruzione di pagina manuale È possibile inserire interruzioni di pagina per stampare in fogli diversi i dati elaborati. Il comando da selezionare è Interruzione di pagina manuale del menu Inserisci. Esso comprende due voci: Interruzione riga, per inserire un'interruzione di pagina orizzontale sopra la cella attiva; Interruzione colonna, per introdurre un'interruzione di pagina verticale a sinistra della cella (Figura 43). L'interruzione di pagina si elimina con il comando Elimina interruzione manuale di pagina del menu Modifica. Figura di 47

19 OPENOFFICE CALC 3 6. FORMULE 6.1. Introduzione Per distinguere l'inserimento di una formula da quello di un semplice testo o numero, Calc come gli altri fogli elettronici richiede Figura 45 anzitutto che venga preposto alla formula il simbolo dell'uguale ' = ', che può essere inserito dalla tastiera o dalla barra di calcolo selezionando il simbolo stesso (Figura 45). Figura 44: operatori aritmetici tabella tratta dalla Guida in linea di OpenOffice.org Le formule possono contenere, in generale, numeri o testo; esse, in particolare, possono essere costruite con funzioni (MEDIA; MAX; SE; SOMMA; ecc.) e con operatori come, ad esempio, gli operatori aritmetici (Figura 44) e gli operatori di confronto (Figura 46). Se nella cella, in cui è stata introdotta la formula, compare un insieme di caratteri "###", significa che le sue dimensioni non consentono la completa visualizzazione del risultato. È necessario, quindi, allargarla per rendere visibile l'intero risultato. Figura 46: operatori di confronto tabella tratta dalla Guida in linea di OpenOffice.org Consideriamo per il momento le formule più semplici, cioè quelle con gli operatori aritmetici. Ad esempio, per calcolare la somma dei valori 58 e 96 delle celle A1 e B1 di Figura 47, dobbiamo inserire in una cella o nella Riga di digitazione la seguente formula: =A1+B1 e premere invio, o il pulsante Accetta, per ottenere il risultato. Figura di 47

20 GAMBALONGA ANTONIO Tuttavia, in questo caso il programma dispone di un comando nella barra di calcolo per l esecuzione automatica della somma: Figura 48. È sufficiente selezionare la prima cella vuota successiva alle celle da addizionare, e premere il pulsante Somma perché sia proposta, come si può vedere in Figura 48, la funzione Somma con il riferimento alle celle contrassegnato da una cornice blu. A questo punto, si preme Invio o Accetta per l'esecuzione della funzione Modifica dell intervallo delle celle selezionate Se si desidera cambiare la selezione proposta dalla funzione somma automatica, si può modificare la cornice in due modi, a seconda che si voglia variarne le dimensioni o semplicemente spostarla per comprendere un nuovo intervallo di celle. Innanzitutto, si esegue un doppio clic sulla cella della formula per visualizzare la cornice di partenza. Qualora si intenda variarne le dimensioni (vedi Figura 50), si sovrappone il puntatore del mouse sul quadratino in basso a destra; esso assume la forma di una più; quindi si procede ad ingrandire o rimpicciolire la cornice Figura 50 per trascinamento. Ad esempio, se nelle celle A2 e B2 vengono inseriti dei nuovi numeri possiamo includere nella somma questi valori, come si può vedere appunto in Figura 50. Lo spostamento si ottiene portando il puntatore su un lato della cornice, quando esso prende l aspetto di una mano si sposta l intera cornice per selezionare un nuovo intervallo. Ad esempio, l'intervallo corrispondente ai valori delle celle A2 e B2 (Figura 49). Per annullare la formula si seleziona il pulsante Non salvare di calcolo. della barra Figura 49 Dopo aver descritto l'uso delle formule elementari con gli operatori aritmetici, vediamo il significato, in relazione alle celle, del termine riferimento e la differenza tra indirizzo relativo e assoluto, prima di trattare le formule un po' più complesse che utilizzano operatori di confronto e funzioni. 20 di 47

21 OPENOFFICE CALC Indirizzo di una cella Indirizzo La modalità di designazione delle celle è importante, perché nelle formule non si riporta il contenuto della cella ma le coordinate o meglio l indirizzo. L'indirizzo di una cella, che permette la sua localizzazione, è composto, in primo luogo, dal numero della riga e dalla lettera della colonna, come abbiamo visto nel paragrafo caratteristiche generali 1.1; in secondo luogo, dal tipo di riferimento. Il significato del primo elemento dell'indirizzo è facile da capire pensando all'individuazione di un punto grazie alla longitudine e alla latitudine o alle coordinate del gioco Battaglia navale (vedi Figura 2). Il secondo elemento, che riguarda il tipo di riferimento, si basa sulla distinzione tra riferimento relativo, assoluto e misto Riferimenti Il riferimento relativo è costituito dal semplice numero di colonna e di riga di una cella (ad esempio, A1, B1, ecc.); il riferimento assoluto aggiunge alle indicazioni di base, colonna e riga, il simbolo del dollaro, $ (ad esempio, $A$1, $B$1, ecc.); il riferimento misto alterna un riferimento assoluto di colonna con uno relativo di riga e viceversa (ad esempio, $A1, B$1, A$1, $B1, ecc.). La differenza principale tra riferimento relativo e assoluto emerge in modo evidente quando si copia una formula in un altra area del foglio (Figura 51). Il riferimento relativo viene modificato nelle indicazioni di colonna e riga, per mantenere la posizione relativa con la cella della formula; quello assoluto non varia, conservando l indicazione iniziale Figura 51 di colonna e riga. La conseguenza è che nel primo caso, la formula copiata si applica a delle nuove celle (vuote nell esempio di Figura 52), ma con la stessa posizione relativa di quelle precedenti; nel secondo caso la formula continua a valere per le stesse celle di prima (Figura 53). Figura 52 In breve, l indirizzo relativo o assoluto delle celle di una formula viene aggiornato dal programma qualora vengano inserite nuove righe e colonne o la cella della formula venga spostata. Tuttavia, se la formula viene copiata, allora vengono aggiornati solo gli indirizzi relativi e non quelli assoluti. 21 di 47

22 GAMBALONGA ANTONIO Il simbolo del dollaro si inserisce da tastiera con la combinazione Shift + $. In OpenOffice.org Calc, premendo Shift+F4, è possibile convertire tutti i riferimenti da relativi ad assoluti a misti; si seleziona la cella della formula e si preme ripetutamente la combinazione di tasti per passare da un formato all altro. Figura Attribuire nomi a celle e formule A un intervallo di celle o una formula si possono attribuire dei nomi per renderle più comprensibili. Vediamo di seguito come si procede nell uno e nell altro caso. Figura 54 Si seleziona una cella o un area di celle, si segue il percorso Inserisci Nomi Definisci e, nella finestra di dialogo Definisci nomi, si assegna il nome nel campo preposto (Figura 54). I nomi, tuttavia, non devono coincidere con quelli dei riferimenti alle celle e non devono includere spazi vuoti. Ad esempio, l intervallo di celle A2, B2 di Figura 51 può essere denominato secondariga, così nella formula posso inserire il nome in luogo dei riferimenti di cella: =SOMMA(secondariga). La designazione della formula intera o delle sue componenti può renderla più leggibile. Ad esempio, assegnando il nome listino alla cella con il prezzo di listino di una merce, cento alla cella con il valore 100% e percentuale a quella con la percentuale di sconto, la formula di calcolo dello sconto della merce in saldo assume Figura 55 la sintassi di Figura 55. Nella figura si può notare anche come il programma proponga il completamento dei nomi designati, facilitando così la composizione della formula stessa. 22 di 47

23 OPENOFFICE CALC Funzioni Per funzione si intende una formula contraddistinta da un nome a lettere maiuscole che designa il tipo di calcolo applicato alle celle selezionate. Ad esempio, il nome della funzione MEDIA definisce il seguente calcolo: la somma di tutti i valori di un intervallo di celle e la divisione del risultato per il numero totale di addendi. È possibile anche combinare le funzioni tra loro; ad esempio, si può ottenere lo stesso risultato della funzione MEDIA con le funzioni: SOMMA e CONTA.NUMERI. La seconda calcola il numero totale dei valori inseriti, come si può vedere nell'esempio riportato Figura 56 in Figura 56. La combinazione delle due funzioni deve, naturalmente, rispettare delle regole di sintassi, cioè di composizione della formula: dopo aver applicato la funzione SOMMA, si inserisce il segno della divisione, /, seguito dalla funzione CONTA.NUMERI (vedi riga di digitazione di Figura 56). Figura 57 pulsante corrispondente sulla barra di calcolo, (vedi Figura 57). Calc suddivide le funzioni in categorie, il cui elenco è reperibile, con una breve descrizione dell'utilizzo e della sintassi, nella Guida di OpenOffice.org Calc (vedi i collegamenti Elenco delle funzioni di OpenOffice.org Calc e Elenco delle funzioni per categoria della pagina iniziale della guida). Una panoramica delle funzioni disponibili è accessibile anche aprendo la finestra di dialogo Creazione guidata funzione da Inserisci Funzione... o tramite il Se, nel campo Categoria, viene selezionata la voce Tutte, nel riquadro sottostante compaiono in ordine alfabetico tutte le funzioni disponibili Sintassi Quando si scrivono delle semplici formule con operatori aritmetici, ma soprattutto quando si inseriscono delle funzioni, oltre al segno dell'uguale, bisogna conoscere alcune regole elementari affinché il programma interpreti ed esegua correttamente la formula digitata. Vediamo quali sono prendendo spunto dalla funzione più comune della categoria Matematica: la Somma. Descriviamo 23 di 47

24 GAMBALONGA ANTONIO la procedura passo per passo tralasciando per il momento le facilitazioni offerte dal programma, in particolare la creazione guidata, così da comprendere meglio come si struttura una funzione. Dopo aver inserito l'uguale, nella cella o nella riga di digitazione, seguito dal nome della funzione a lettere maiuscole, SOMMA, si apre una parentesi tonda per inserire gli indirizzi delle celle da sommare. Gli indirizzi possono essere scritti uno per uno separandoli con un punto e virgola, oppure, in modo più veloce, si trascrive l'indirizzo della prima cella e quello dell'ultima della serie separandoli con i due punti. Quindi si chiude la parentesi. Qualora le celle da selezionare costituiscano un area, si inserisce l'indirizzo della prima cella in alto a sinistra e quello dell'ultima in basso a destra, separate come sempre dai Figura 58 due punti (si veda Figura 58). Anche senza usufruire della creazione guidata, la stessa procedura è facilitata dal programma perché l inserimento del riferimento di cella avviene in modo più rapido con un clic sulla cella stessa, mentre un intervallo di celle può essere selezionato per trascinamento; in questo caso, una cornice indica la selezione effettuata (Figura 58). Inoltre, quando si inizia a digitare il nome di una Figura 60 funzione, dopo il segno dell uguale, Calc propone il completamento automatico della funzione presunta (Figura 60). Premendo invio la funzione con la sintassi corretta viene inserita nella cella, con il cursore attivo all interno della parentesi in cui vanno Figura 59 posti i riferimenti di cella. È sufficiente selezionare con il mouse l intervallo voluto per inserire il riferimento a cui applicare la funzione (Figura 59). Altre regole di sintassi vengono illustrate nel paragrafo 6.6 in cui ci si sofferma su alcuni esempi di funzione Errori di sintassi Il programma segnala con particolari codici gli errori nella compilazione delle formule: ad esempio, 501 indica che un carattere in una formula non è valido; 502 un argomento della funzione non è coerente con la funzione stessa; 508 segnala un errore nella parentesi; #NOME? suggerisce che il nome di area o di funzione non è quello giusto; #DIV/0! segnala una divisione per zero o per un divisore che si trova in una cella vuota; #RIF! riferimento di cella non valido; ecc. Il tipo di errore viene segnalato nella barra di stato in basso a Figura 61: #NOME? destra (Figura 61). Nella guida di Calc alla voce Codici di errore è disponibile un elenco completo degli errori possibili. 24 di 47

25 OPENOFFICE CALC Funzione: creazione guidata Le formule semplici e complesse possono essere composte con lo strumento della creazione guidata, evitando così molti degli errori comuni di sintassi. Abbiamo già visto che la finestra di dialogo Creazione guidata funzione (Figura 57) si attiva da Inserisci Funzione... o con il pulsante Figura 64 omonimo della barra di calcolo. Facciamo un esempio con i dati della tabella di Figura 64, spiegando come ottenere la media riportata nella riga 7. Selezioniamo la cella B7 in cui va inserita la funzione; quindi, attiviamo la finestra della Creazione guidata funzione con un clic sul pulsante della barra di calcolo. Nella scheda Funzioni scegliamo la funzione MEDIA e selezioniamo Avanti, o in alternativa eseguiamo un doppio clic sul nome della funzione per passare alla finestra successiva, in cui nel campo della Formula notiamo la funzione già impostata (Figura 63). Azioniamo, quindi, il comando Selezione per specificare le celle a cui applicare la funzione (Figura 63); la finestra Figura 63 viene ridotta a una barra mobile agevolando la vista del foglio. Selezioniamo le celle trascinandovi sopra il puntatore del mouse e azioniamo il comando Zoom avanti (Figura 62) per ripristinare la finestra. Nel campo Numero 1 è stato inserito l'intervallo selezionato e nel campo Risultato possiamo vedere il valore restituito dal calcolo (Figura 66). Per Figura 62 chiudere la procedura si aziona il comando Ok: il valore compare nella cella B7. Con la stessa 25 di 47

26 GAMBALONGA ANTONIO procedura si ottiene la media delle altre colonne, ma vedremo che il programma mette a disposizione una scorciatoia molto efficace (vedi paragrafo 6.9). Figura 65 Figura 66 La corretta impostazione dei singoli argomenti della funzione è rappresentata, nella scheda Struttura della finestra Creazione guidata funzione, con dei punti blu. Un punto rosso indica un tipo di dati sbagliato o un errore di sintassi (Figura 65). In alternativa all'impiego della Creazione guidata funzione vi è la finestra di dialogo Funzioni, attivabile da Inserisci Lista funzioni. Essa è utile per l'inserimento rapido delle formule più usate (Figura 67). Tuttavia, il menu a discesa permette di scegliere anche tutte le altre funzioni. La differenza rispetto alla procedura guidata descritta sopra è che la formula, nella sua forma generica, viene inserita subito nella cella selezionata, nel nostro caso =MEDIA(Numero). Figura di 47

27 OPENOFFICE CALC Funzioni: esempi Le funzioni che il programma propone sono tantissime e spesso presuppongono una conoscenza specifica per essere impiegate. Tuttavia, alcune sono di facile utilizzo nonostante l'apparente difficoltà. Figura 69 =CONTA.SE(B2:B6;">100"). Per applicare questa funzione usiamo pure la creazione guidata così come è stato descritta nel paragrafo 6.5, in relazione al calcolo della Media aritmetica. L unica sostanziale differenza è che dobbiamo inserire il criterio nel campo preposto (vedi Figura 68). Tra le funzioni della categoria Matematica vi è CONTA.SE che esegue, come suggerisce la dicitura, il conteggio delle celle in cui ci siano dei valori che soddisfano un criterio specificato. Nella tabella di Figura 69, la funzione è stata applicata alle spese mensili (celle dati con sfondo colorato). È stato scelto come criterio il valore > 100, che va posto tra virgolette come richiede la corretta sintassi: Figura Matrice Un'altra funzione della suddetta categoria è EUROCONVERT. Facciamo un esempio del suo utilizzo con una tabella di valori da convertire dalla valuta attuale, l'euro, in quella precedente, la lira. 27 di 47 L'esempio ci consente anche di introdurre il concetto di matrice. Nel nostro caso, infatti, vogliamo replicare una stessa operazione per ciascun valore di una tabella dati. È necessario, quindi, definire l area dati come un insieme collegato di celle, vale a dire una matrice. La matrice più piccola possibile è una matrice 1 x 2 o 2 x 1 con due celle adiacenti. Prendiamo come riferimento la tabella dati di Figura 71. Figura 70 Selezioniamo una cella a partire dalla quale verranno inseriti gli importi in lire. Apriamo la finestra di dialogo Creazione

28 GAMBALONGA ANTONIO guidata funzione, scegliamo nel campo Funzione la voce Converti e procediamo nella selezione delle celle con l'ausilio dei comandi Selezione e Zoom indietro. Una volta introdotto nel campo Valore della finestra della Creazione guidata l'intervallo con i valori in euro, spuntiamo la casella Matrice, in basso a sinistra (vedi Figura 70). Quindi, digitiamo nella prima casella Testo la dicitura EUR, cioè la valuta di partenza; nella seconda casella Testo le lettere ITL, cioè la valuta di conversione. Le sigle corrispondono all abbreviazione ufficiale della valuta; il campo Precisione è facoltativo. Infine, premiamo il pulsante Ok. Per rendere il risultato più leggibile, aggiungiamo l'intestazione di riga Lire e formattiamo i valori scegliendo, nella scheda Numeri della finestra Formatta celle, un formato in lire della categoria Valuta. Alla categoria Statistica appartengono le funzioni MAX e MIN, che restituiscono rispettivamente il valore massimo e quello minimo di un area di celle. Ad esempio, il valore Figura 71 massimo e minimo dei dati della tabella di Figura 69. La loro applicazione è elementare se si segue la procedura guidata, ma anche sfruttando il completamente automatico della scrittura della funzione, vedi paragrafo Percentuale Per concludere la parte relativa alle formule, vediamo qualche altro esempio di applicazione con il calcolo della percentuale. Non c è nel foglio elettronico una funzione percentuale già predisposta, quindi è necessario costruirla. Il compito può essere facilitato ricavando la formula da una proporzione La proporzione In aritmetica, la proporzione è una particolare relazione tra numeri, e, più precisamente, un'uguaglianza di rapporti, dove col termine 'rapporto' si indica il risultato dell'operazione di divisione. La scrittura di una proporzione ha la seguente forma: a : b = c : d, che si legge 'a sta a b come c sta a d'. In generale, i numeri che formano una proporzione si dicono termini della proporzione; in particolare il primo e il quarto sono detti estremi, mentre il secondo e il terzo termine prendono il nome di medi. In ogni proporzione, il prodotto del secondo e del terzo termine (prodotto dei medi) è uguale al prodotto del primo e del quarto (prodotto degli estremi), e questa proprietà fondamentale torna utile se vogliamo conoscere il valore di uno dei termini conoscendo quello degli altri tre, cioè un valore x che rappresenta l'incognita. 28 di 47

29 OPENOFFICE CALC 3 Infatti, se abbiamo la proporzione a : b = c : x, il valore della x si ottiene applicando la proprietà fondamentale: x = b * c / a. Supponiamo che a = 27 euro (prezzo intero di un libro); b = 27-22,95 euro (prezzo intero (meno) prezzo scontato) = 4,05; 100 = il corrispettivo percentuale del prezzo intero; d = x = la percentuale di sconto. Procediamo come nella tabella sottostante per impostare correttamente la funzione, avendo cura a disporre in modo coerente e proporzionale i dati nei due membri dell uguaglianza.. Proporzione 27 : 4,05 = 100 : x, cioè, a : b = c : d Applicazione proprietà fondamentale: prodotto dei medi è uguale al prodotto degli estremi 4,05 * 100 = 27 * x b * c = a * d Divisione di entrambi i membri per 27 (a), per isolare la x 4,05 * 100 / 27 = 27 * x / 27 b * c / a = a * d / a Formula x = 4,05 * 100 / 27 = 15% d = b * c / a Un altro esempio può essere fatto con i dati della tabella base di Figura 69. Se vogliamo rappresentare i dati mensili di spesa in % rispetto al totale, impostiamo la seguente proporzione per trovare la formula che restituisce la percentuale: spesa mensile sta al totale trimestrale come x, l incognita %, sta al 100%; in riferimento, ad esempio, alle spese sostenute per l abbigliamento, B2 : E2 = x : 100, cioè x = B2 * 100 / E2 (Figura 72). Figura Percentuale in breve Per concludere l argomento della percentuale vediamo rapidamente, attraverso degli esempi, come ricavare dalle proporzioni le formule corrette, variando l incognita Trovare il valore di una percentuale Esempio: abbiamo acquistato una merce, che costava 52 euro, con lo sconto del 30%. Quanto abbiamo risparmiato? La risposta è data dalla formula: =30*52/100. Risultato: 15,6 euro. PROPORZIONE 30 : 100 = x : * x = 30 * 52 x = 30 * 52 / di 47

30 GAMBALONGA ANTONIO Trovare la percentuale Esempio: abbiamo dimenticato la percentuale di sconto dell'acquisto della merce. Ci ricordiamo che costava 52 euro e che abbiamo speso 36,4 euro. Soluzione: 52-36,4 per trovare il valore numerico corrispondente alla percentuale di sconto; 52-36,5=15,6. Quindi si esegue la divisione: =15,6/52. Risultato: 0,3 che moltiplicato per 100 è uguale a 30%. PROPORZIONE x : 100 = (52-36,4) : * 15,6 = x * 52 X = 100 * 15,6 / Trovare il totale Esempio: abbiamo dimenticato quanto costava senza sconto la merce, sappiamo che abbiamo risparmiato 15,6 euro e che lo sconto è stato del 30%. Soluzione: =100*15,6/30. Risultato: 52. PROPORZIONE 30 : 100 = 15,6 : x 100 * 15,6 = 30 * x X = 100 * 15,6 / Calcolare l'incremento Supponiamo che la merce non la acquistiamo subito, ma dopo qualche mese. Ci rechiamo in negozio e ci accorgiamo che non costa più 52 euro bensì 60. Di quanto è aumentato in percentuale il suo costo? Soluzione: =100*8/52. Risultato: 15,38%. PROPORZIONE x : 100 = (60-52) : * 8 = x * 52 x = 100 * 8 / di 47

31 OPENOFFICE CALC 3 Oppure: sappiamo che la merce ora costa un 15,38% in più rispetto a 52 euro e vogliamo conoscere quanto viene la differenza con l'aumento. Soluzione: = 15,38 * 52 / 100. Risultato: 8. PROPORZIONE 15,38 : 100 = x : * x = 15,38 * 52 x = 15,38 * 52 / Applicare il formato percentuale Il comando della formattazione percentuale si trova sulla barra di Formattazione. Una volta trovato il valore numerico della percentuale, si seleziona questo comando e il contenuto viene moltiplicato per 100. Tale moltiplicazione è indicata dal simbolo %, per l'appunto. In alternativa, si apre la finestra Formatta celle, si seleziona la scheda Numeri e quindi la Categoria Percentuale. NOTA BENE: se la percentuale è stata trovata tramite la proporzione, è già stata effettuata la moltiplicazione per 100, quindi se vogliamo applicare il formato percentuale dobbiamo togliere *100 dalla formula e procedere come sopra. PROPORZIONE x : 100 = (52-36,4) : * 15,6 = x * 52 X = 15,6 / Replicare la funzione La replicazione di una funzione non è altro che la copia della funzione stessa con il metodo del drag & drop. Si seleziona la cella che contiene la funzione e si sovrappone il puntatore sul quadratino Figura 74 della cornice di selezione (Figura 74). Tenendo premuto il mouse, si trascina la cornice verso le celle attigue in cui si vuole replicare la funzione. Ad esempio, dalla cella E2 fino alla cella E6 della tabella dati di Figura 72 per replicare la somma (Figura 73). La funzione viene copiata nelle celle cambiando i riferimenti correttamente perché nessuna cella ha un indirizzo assoluto (vedi paragrafo 6.2.2). Tuttavia, conviene sempre verificare che la formula replicata contenga gli indirizzi di cella corretti, con un doppio clic sulla cella d'inserimento per vedere le cornici di selezione delle celle (vedi Figura 48). Figura di 47

32 GAMBALONGA ANTONIO 7. GRAFICI 7.1. Creazione di un grafico Per descrivere la procedura di creazione di un grafico utilizziamo un esempio basato sulla tabella di Figura 72. Selezioniamo l area dati e le intestazioni di colonna e riga. Dal menu Inserisci scegliamo la voce Grafico... Si apre la finestra di dialogo Creazione guidata grafico e l anteprima del grafico (Figura 75). La finestra presenta a sinistra il riquadro Passi, con selezionata la voce Tipo di grafico. Nel riquadro al centro è, infatti, possibile scegliere il modello base del grafico. Nel riquadro a destra la variante e l aspetto 3D, con l opzione Semplice o Realistica. Inoltre, viene data la possibilità di definire la forma dell istogramma per i tipi di grafico Colonna o Barra (Figura 76). Accettiamo le scelte di default e cioè, grafico a Figura 75 Colonna di tipo Normale e passiamo alla finestra successiva con un clic sul comando Avanti. Nella nuova finestra (Figura 77) nel campo Area dati compare la selezione che abbiamo fatto all inizio. Se vogliamo modificarla, attiviamo il comando Selezionate un area dati,, per ridurre la finestra e compiere la nuova selezione per trascinamento. Al rilascio del mouse ricompare la finestra della creazione guidata. Le Figura 76 opzioni Serie di dati in riga/in colonna sono tra di loro alternative, perché organizzano il grafico privilegiando le righe o le colonne; lasciamo l'opzione: Serie di dati in colonna. Le caselle di controllo Prima riga/prima colonna come didascalia devono essere selezionate Figura di 47

33 OPENOFFICE CALC 3 entrambe, perché la loro attivazione aggiunge il nome delle intestazioni alla serie di dati, facilitando la lettura del grafico finale. Eseguiamo un clic sul comando Avanti per aprire una nuova finestra che permette soprattutto di aggiungere o rimuovere serie di dati (Figura 78). Passiamo all'ultima finestra con la quale si possono aggiungere dei titoli e definire la visibilità della legenda e delle griglie degli assi. Nel nostro caso, ci limitiamo ad inserire il titolo Spese (vedi Figura 79). A questo punto chiudiamo la creazione con un clic su Fine. Figura 78 Il grafico (Figura 80) è ora completo e pronto ad essere migliorato o modificato con i molteplici strumenti di formattazione resi disponibili dal programma, come si vedrà nel paragrafo 7.3. Figura 79 Se le etichette poste sull'asse delle x non fossero visibili, agiamo sui quadratini verdi della cornice di selezione per ingrandire e allargare il grafico. 300,00 Spese Infine, ricordiamo che l'inserimento di un grafico si può eseguire anche 250,00 200,00 150,00 100,00 maggio giugno luglio con il comando Grafico, Standard., della barra 50,00 0,00 alimentari telefono abbigliamento benzina tempo libero Figura di 47

34 GAMBALONGA ANTONIO 7.2. Tipi di grafici Vi sono vari tipi di grafici; i dati di una tabella possono essere raffigurati, ad esempio, con un grafico a Torta. Facciamo un esempio con la tabella di Figura 72. Dopo aver attivato la prima finestra della Creazione guidata grafico, scegliamo un tipo di grafico a Torta - Normale. Nella finestra successiva con la funzione zoom selezioniamo l'area dati A7:B12 in modo che comprenda le intestazioni di riga delle spese e l intestazione di colonna del mese di maggio %. Il risultato è visibile in Figura 82. Un'altra Maggio Figura 82 possibilità è rappresentata dai modelli tridimensionali; se, nell'esempio precedente, avessimo spuntato nella prima finestra della creazione guidata la casella di controllo 3D, si sarebbe ottenuto il grafico di Figura 81. abbigliamento alimentari benzina telefono tempo libero Figura Formattazione del grafico Innanzitutto, è necessario fare un doppio clic sul grafico, su cui vogliamo intervenire, per entrare in modalità modifica grafico: appare una cornice grigia e la barra Formattazione propria del grafico (Figura 83) e se apriamo il menu Formato ci accorgiamo che esso contiene ora voci specifiche per la Figura 83 formattazione del grafico: Titolo, Asse, Griglia, Legenda..., Pareti del grafico..., Area del grafico..., Tipo di grafico..., Aree dati..., ecc. Un'altra possibilità, con la cornice del grafico selezionata, è quella di posizionare il cursore sul grafico in modo che appaia un testo di descrizione breve con il nome dell area o elemento che intendiamo modificare. Quindi, eseguiamo un clic con il pulsante destro direttamente sull'elemento o parte del grafico, per aprire il menu contestuale; un successivo clic, sempre con il pulsante destro, chiude il menu e consente di aprirne in successione un altro. La parte del grafico selezionata è indicata da dei quadratini verdi (vedi Figura 84). 34 di 47

35 OPENOFFICE CALC 3 Vediamo, ora, qualche esempio di formattazione ribadendo che prima di ogni operazione il grafico va selezionato con un doppio clic, per far apparire una cornice grigia. Prendiamo come modello il grafico di Figura 80. Per assegnare un colore di sfondo all'area del grafico, selezioniamo la voce Area del grafico... nel menu Formato o nel menu contestuale Formato area del grafico... Nella finestra di dialogo Area del grafico apriamo la scheda Area del grafico e in essa scegliamo nel campo Riempi la voce Colore e nell area sottostante uno dei colori proposti, ad esempio Grigioblu. In modo simile si procede per le Pareti del grafico (nel menu contestuale voce Formato muro ) per scegliere il colore Grigio. Figura 84 Figura ,00 250,00 225,00 200,00 175,00 150,00 125,00 100,00 75,00 50,00 25,00 0,00 Spese alimentari telefono abbigliamento benzina tempo libero maggio giugno luglio Se desideriamo modificare la Scala della rappresentazione numerica degli assi, ad esempio, la scala dell'asse delle y, bisogna come prima cosa aprire la finestra di dialogo Asse y (ad esempio, Formato Asse Asse Y...). Quindi, selezioniamo la scheda Scala in cui possiamo inserire dei nuovi valori. Per rendere attivi i campi bisogna togliere il segno di spunta dalle caselle di controllo Automatico; nel nostro esempio fissiamo un intervallo di 25 per il campo Intervallo principale (Figura 85). Il risultato finale delle variazioni effettuate è visibile in Figura 86. Altri cambiamenti possono riguardare il titolo, il tipo di grafico o l applicazione di etichette ai dati. Il testo del titolo può essere cambiato direttamente sul grafico, dopo aver attivato con il mouse il cursore all'interno della casella di testo o selezionando la voce Titolo nel menu a discesa della barra di formattazione grafico o attraverso il percorso Formato Titolo Titolo principale... La scelta di un nuovo tipo di grafico avviene selezionando la voce Tipo di grafico... dal menu Formato o utilizzando l'omonimo comando della Figura 86 barra Formattazione. Si apre la finestra di 35 di 47

36 GAMBALONGA ANTONIO dialogo di Figura 88, in cui è intuitivo come procedere per scegliere l'uno o l'altro dei modelli bidimensionali o tridimensionali proposti. Al grafico possono essere aggiunte le etichette dati, impiegando la voce relativa del menu contestuale (vedi Figura 84), ad esempio il grafico Torta di Figura 81 diventa più leggibile con l indicazione del valore delle varie parti. Una volta inserite, le etichette possono essere formattate, attivando il comando Formato etichette dati..., del menu contestuale (Figura 87). Figura 88 Figura di 47

37 OPENOFFICE CALC 3 8. FUNZIONI AVANZATE 8.1. Incolla speciale La funzione Incolla speciale si differenzia dal semplice Incolla, perché permette di scegliere quali elementi incollare delle celle di partenza e consente anche di definire altre opzioni. Per Figura 89 applicare Incolla speciale, dopo aver attivato Copia, si seleziona una cella d'inserimento, quindi dal menu Modifica o da quello contestuale si sceglie la voce Incolla speciale... Si apre la finestra di dialogo di Figura 89, che è suddivisa in quattro riquadri. Nel riquadro Selezione, in alto a sinistra, si scelgono gli elementi da copiare, dal Testo agli Oggetti. Nel riquadro Operazioni si definiscono eventuali operazioni da applicare alle celle di destinazione, nel caso in cui, queste ultime, contengano dei valori; ad esempio Aggiungi i dati copiati a quelli contenuti nell'area d incollaggio. Negli ultimi due riquadri si decide se spostare o meno le celle adiacenti a quelle d inserimento (riquadro Sposta celle) e soprattutto la possibilità di collegamento tra le celle d origine e quelle di destinazione (riquadro Opzioni). Infatti, spuntando la casella di controllo Collega, le celle di partenza mantengono un collegamento con le celle di arrivo, attraverso la definizione di un riferimento assoluto (vedi paragrafo 6.2.2). In questo caso, modificando i dati delle celle di partenza il programma cambierà automaticamente anche i dati delle celle collegate Riempimento automatico e personalizzato Calc, come gli altri fogli elettronici, consente di compilare in modo automatico una serie di dati da inserire in celle adiacenti. Ad esempio, inserito il valore 1 nella cella A1, per ottenere un riempimento automatico nelle celle sottostanti, trasciniamo la maniglia (vedi Figura 91) della Figura 90 (Figura 90). prima cella verso il basso, fino al valore desiderato. Una piccola finestra ci informa sui valori che il programma inserirà nelle celle Se, invece, nella prima cella immettiamo un valore pari a 1 e nella seconda un valore pari a 3, il riempimento automatico delle celle successive avviene in base alla ragione (in questo caso 2) di progressione inizialmente indicata. Tuttavia, prima del trascinamento della maniglia, è necessario selezionare entrambe le celle. Il completamento automatico avviene anche con elenchi di testo. Calc, infatti, propone alcuni elenchi dei giorni della settimana e dei mesi dell'anno che possono essere modificati, sostituiti o integrati con elenchi personalizzati. Per accedere agli elenchi, si segue il percorso Strumenti Opzioni OpenOffice.org Calc Ordina elenchi. Si apre la finestra di dialogo Opzioni 37 di 47 Figura 91 Maniglia o quadratino di riempimento

38 GAMBALONGA ANTONIO OpenOffice.org Calc Ordina elenchi, in cui sono visibili gli elenchi precostituiti e i comandi per eventuali modifiche o aggiunte di nuovi elenchi (Figura 92). Figura Formattazione condizionata La formattazione condizionata viene applicata alle celle solo se esse soddisfano determinate condizioni. Il suo impiego è utile per porre in evidenza in una tabella quei valori che corrispondono a un criterio definito. Ad esempio, nella tabella dati di Figura 93, l'essere maggiore di 150. Il vantaggio è che le variazioni dei valori rispetto al parametro fissato verranno messe in risalto dal cambio automatico di formattazione, da quella standard a quella condizionata e viceversa. Per arrivare a tale risultato, selezioniamo la tabella; nel menu Formato scegliamo la funzione Formattazione condizionata. Si apre la finestra di dialogo Formattazione condizionata; nel riquadro della Condizione 1 stabiliamo che il valore Figura 93 della cella debba essere maggiore di 150 e nel campo Modello di cella selezioniamo un formato diverso da quello standard, oppure ne creiamo uno nuovo attivando, con un clic su Nuovo stile (Figura 94), la finestra Stile di cella. Quindi, confermiamo le attribuzioni con il pulsante Ok di entrambe le finestre. Figura di 47

39 OPENOFFICE CALC Definizione di aree di stampa Con la funzione aree di stampa si può ritagliare nel foglio una o più parti da destinare alla stampa. Non solo, quindi, si possono escludere le celle vuote, ma anche ricorrere a un criterio selettivo, lasciando fuori dalla definizione delle aree i dati o gli oggetti che non vogliamo stampare. Per definire un'area di stampa, si seleziona un settore del foglio, ad esempio una tabella dati, e nel menu Formato si sceglie la voce Aree di stampa Definisci (Figura 95). Si possono definire diverse aree di stampa, per stampare in fogli distinti. Per aggiungere aree a quelle già create: si seleziona la nuova area e in Aree di stampa si sceglie l'opzione Aggiungi; se si sceglie la voce Definisci la nuova area sostituisce quelle precedentemente definite. Figura 95 Aree di stampa differenti andranno in stampa in fogli differenti. Pertanto, se si vuole stampare le aree in un unico foglio si imposta nella scheda Tabella della finestra Modello di pagina, come abbiamo visto nel paragrafo 5.1, il valore 1 nella casella Numero massimo di pagine del campo Modo scala (vedi Figura 41). Per rimuovere le aree di stampa, si seleziona Rimuovi da Formato Aree di stampa. Infine, è possibile apportare delle modifiche a un'area di stampa utilizzando la voce Modifica di Formato Aree di stampa. Si apre la finestra di dialogo Modifica aree di stampa (Figura 96). Nel primo campo Area di Figura 96 stampa vi è un menu a discesa che propone diverse possibilità; con la selezione della voce nessuno viene rimossa la definizione di un'area di stampa per il foglio elettronico attivo; con la voce intero foglio, si imposta il foglio attivo come area di stampa; con la voce definito dall'utente, si modifica un'area di stampa attraverso una nuova selezione; con la voce selezione, viene acquisita come area di stampa l insieme delle celle precedentemente selezionato. 39 di 47

40 GAMBALONGA ANTONIO 8.5. Anteprima impaginazione Una modalità aggiuntiva per verificare l'impaginazione del documento è Anteprima impaginazione, attivabile nel menu Visualizza. Per disattivarla è sufficiente selezionare, sempre in Visualizza, la voce Normale. Figura 97 Nell'Anteprima di impaginazione, sono visibili le aree di stampa che sono state definite (vedi 8.4), con l'indicazione delle pagine ad esse corrispondenti (Figura 97). Ciascuna pagina è delimitata da una cornice blu. Quindi, questa vista offre un alternativa alla procedura di modifica delle aree di stampa descritta nel paragrafo 8.4. Infatti, trascinando con il mouse i bordi, le aree delle pagine possono essere ridotte o ingrandite, ad esempio per escludere le celle vuote, oppure, per ottenere la stampa in un unico foglio, inglobando le pagine in un unica cornice Il Navigatore La funzione Navigatore, come suggerisce il termine stesso, permette di navigare all'interno di un foglio, attraverso l inserimento nei campi preposti Colonna e Riga - delle coordinate di una cella; di selezionare i fogli e vedere gli oggetti che sono stati inseriti; e di usufruire del Modo trascinamento per svolgere alcune operazioni, quali: inserire un collegamento ipertestuale, un collegamento o eseguire una copia. Per visualizzare il Navigatore si sceglie Visualizza Navigatore, oppure si preme il pulsante presente sulla barra Standard,. Illustriamo brevemente tali funzionalità riferendoci alla finestra Navigatore presente in Figura 98. Nella parte alta della finestra abbiamo i due campi sopra menzionati, Colonna e Riga, in cui inserire, direttamente o con l'ausilio dei pulsanti a freccia, l'indirizzo di una cella. Premendo il tasto Invio il cursore si sposta alla cella designata. 40 di 47

41 OPENOFFICE CALC 3 Alla destra dei campi Colonna e Riga abbiamo diversi pulsanti, che descriviamo brevemente con l'ausilio della numerazione assegnata ad essi in Figura 98: (1) selezione dell'area dati; (2) selezione della prima cella dell'area; (3) dell'ultima cella; (4) nascondere/mostrare i contenuti dell'area centrale della finestra Navigatore; (5) alternare la visualizzazione dei contenuti nell'area centrale, per rendere visibile solo il contenuto selezionato; (6) visualizzare e applicare, con un doppio clic, gli scenari disponibili (gli scenari consentono di creare un elenco di valori da applicare a una cella o gruppo di celle; selezionando voci diverse, dall'elenco disponibile, cambia anche il contenuto visibile di queste celle; per il loro utilizzo o creazione si rinvia alla voce Scenario della Guida); (7) presenza di un simbolo di trascinamento con un sottomenu, le cui voci permettono di eseguire una copia, inserire un collegamento ipertestuale o effettuare un collegamento con la modalità drag & drop. Riguardo al pulsante Modo trascinamento (drag) vediamo come si utilizza la funzione copia. Si seleziona anzitutto la voce Inserisci come copia dal menu a discesa del pulsante. La nuova immagine del pulsante suggerisce la funzione selezionata,. Si sceglie un elemento da copiare nel campo centrale della finestra Navigatore e per trascinamento lo si inserisce in una cella o in un area della tabella. Figura 98 Nell'area centrale della finestra abbiamo l'elenco dei possibili oggetti; il segno + indica la presenza effettiva di elementi appartenenti a una determinata categoria di oggetti; selezionandolo otteniamo l'elenco di tali elementi, la cui visualizzazione avviene con un doppio clic. Nell'ultimo campo in basso, attraverso il menu a discesa, è possibile accedere a tutti i documenti aperti Stili e formattazione Stili e formattazione è una funzionalità utile per l'attribuzione di modelli di cella e di pagina predefiniti o personalizzati. La finestra di dialogo Stili e formattazione (Figura 99) si attiva da Formato Stili e formattazione, oppure premendo il pulsante Stili e formattazione sulla barra Formattazione,. La finestra è ancorabile con un semplice trascinamento verso uno dei bordi, destro o sinistro (puntatore del mouse sulla barra del titolo); per renderla di nuovo mobile, si punta il mouse sull'area grigia in alto e si opera uno spostamento verso l'interno del foglio. Passando a descrivere la finestra, i primi due pulsanti in alto a sinistra consentono di selezionare l'una o l'altra delle classi di oggetti, Stili di cella e Stili di pagina, il cui elenco appare nell'area centrale. Figura di 47

42 GAMBALONGA ANTONIO Affinché siano visibili tutti i modelli disponibili, deve essere selezionata la voce Tutti gli stili nel menu a discesa. Per applicare un modello, si esegue un doppio clic sul suo nome dopo aver operato la selezione di un'area o del foglio di lavoro, oppure si utilizza il comando Modo riempimento,. Proviamo ora, come esempio, a creare un nuovo modello di cella. Attribuiamo a una cella le seguenti formattazioni: allineamento orizzontale e verticale centrale; stile grassetto; un bordo su tutti i lati con una linea di spessore 1,00 pt e di colore Nero; un effetto ombra, di colore Grigio, in basso verso destra. Selezioniamo la cella e nella finestra dello Stilista, aperta su Stili di cella, azioniamo il pulsante Nuovo stile dalla selezione. Nella finestra di dialogo che si apre (Figura 100), attribuiamo il nome ombra al nuovo modello, e premiamo Ok per inserirlo nell'elenco degli stili disponibili. Per creare un nuovo stile di pagina, si procede alla formattazione di una pagina nel modo descritto nel paragrafo 4.8, quindi si seleziona una cella della pagina che è stata formattata e, dopo aver aperto la finestra Stili e formattazione, si procede come sopra. Figura 100 Il modello creato può essere aggiornato. Si assegnano nuove formattazioni alla cella o alla pagina del modello. Si apre la finestra Stili e formattazione e si seleziona il comando Aggiorna stile : le nuove caratteristiche verranno attribuite automaticamente a tutte le celle o pagine con quel modello Filtri Vi sono diverse tipologie di filtro: il Filtro automatico; il Filtro standard e il Filtro speciale. I filtri automatici creano automaticamente delle caselle di riepilogo da cui selezionare i record da visualizzare. I filtri standard dispongono i dati utilizzando le opzioni specificate dall'utente. I filtri speciali sono simili a quelli standard, ma permettono di superare il limite di tre condizioni e di specificare in totale fino a otto condizioni di filtraggio. Esaminiamo brevemente, in riferimento alla tabella dati di Figura 101, il Filtro Automatico, che consente di filtrare i dati di una tabella in modo semplice, potendo scegliere facilmente da una casella di riepilogo un valore o una stringa da visualizzare. Per applicare il Filtro Automatico selezioniamo l'area da filtrare, nel nostro caso la tabella dati, comprese le intestazioni colonna; scegliamo la voce Filtro nel menu Dati e quindi Filtro Automatico. Ciascuna delle caselle presenta ora un Figura 101 comando,, con cui aprire un menu a discesa. Ogni singola voce del menu definisce una specifica modalità di filtraggio (Figura 102): 42 di 47

43 OPENOFFICE CALC 3 Tutti: annulla gli effetti del filtro e visualizza nuovamente tutti i record; Top 10: seleziona i dieci valori più alti della colonna; Filtro standard : avvia la procedura per la creazione di un Filtro standard; vi è infine l'elenco dei record della colonna, che possono essere selezionati per visualizzarli uno alla volta. Nel caso in cui si scelga la voce Filtro standard si apre la finestra di dialogo Filtro standard con dei campi per l'impostazione dei criteri di filtro. Ad esempio, possiamo stabilire dei criteri come in Figura 104, in cui abbiamo posto due condizioni collegate dall'operatore logico E per filtrare i dati della colonna maggio; in Figura 103 è visibile l'effetto del filtraggio. Figura 102 Figura 103 Per disattivare il Filtro automatico, si toglie la selezione della voce Filtro automatico del menu Dati, o nel menu del filtro si sceglie la voce Tutti. Figura di 47

44 GAMBALONGA ANTONIO 8.9. Ordinamenti È possibile applicare un ordinamento crescente/decrescente a una tabella dati. Vediamo come utilizzando la tabella di Figura 101. Stabiliamo, ad esempio, di voler assegnare un ordine crescente alle colonne. Selezioniamo l'area da ordinare; dal menu Dati scegliamo Ordina... per attivare la finestra di dialogo Ordina (Figura 105). Inseriamo nella scheda Criteri le indicazioni di colonna come in figura, preferendo ogni volta l'opzione Crescente. Il risultato è visibile in Figura 106. Figura 105 Figura di 47

45 OPENOFFICE CALC Data Pilot La funzione DataPilot, o Tabella Pivot, consente di comporre, confrontare e analizzare grandi quantità di dati provenienti da una sorgente interna (tabella) o esterna (database). Le tabelle create con DataPilot sono tabelle interattive. I dati possono essere disposti, riordinati o riepilogati secondo diversi punti di vista Creazione di una tabella DataPilot Facciamo un esempio utilizzando la tabella di Figura 107. Selezioniamo la tabella, comprese le intestazione delle righe e delle colonne. Nel menu Dati scegliamo la voce DataPilot e nel sottomenu il comando. Figura 107 Viene visualizzato il box di dialogo Seleziona sorgente. Confermiamo l'opzione Selezione attuale. Si apre la finestra di dialogo DataPilot (Figura 108), in cui le intestazioni di colonna della tabella vengono visualizzate come pulsanti, che si possono posizionare liberamente, con la funzione Drag & Drop, nelle aree di layout Campi della pagina, Campi colonne, Riga Campi e Campi dati. Nel nostro caso, posizioneremo il pulsante Figura 108 SPESE nell'area Campi colonne e i pulsanti relativi alle altre intestazioni di colonna nell'area Campi dati. Figura di 47 La Figura 109 fotografa un momento delle operazioni: è in atto la collocazione del pulsante luglio, come si può notare dalla selezione del pulsante e dal cursore a punta di freccia su un rettangolo vuoto. I pulsanti archiviati nell'area Campi dati ricevono una dicitura che indica la

46 GAMBALONGA ANTONIO formula utilizzata per la rielaborazione dei dati; il programma propone di default la funzione somma. Per sceglierne un'altra è necessario eseguire un doppio clic su uno dei pulsanti dell'area Campi dati o azionare il pulsante Opzioni...; appare la finestra di dialogo Campo dati (Figura 110), in cui vengono proposte diverse funzioni per la visualizzazione dei dati. È anche possibile selezionarne più di una, tenendo premuto il tasto Ctrl. Figura 110 Si procede in modo simile con i pulsanti delle aree Riga campi e Campi colonne. Un doppio clic su uno dei pulsanti, in una delle due aree, consente di visualizzare il dialogo Campo di dati con la possibilità di selezionare se e quali subtotali devono essere calcolati e visualizzati da OpenOffice.org. Nel nostro caso apriamo la finestra dal pulsante SPESE e lasciamo la selezione della voce Nessuno (Figura 111). Ultimata la definizione dei criteri si preme OK. Figura 111 La tabella DataPilot è quella di Figura 112, in cui è presente pure un comando Filtro per agevolare la vista dei dati. Figura di 47

47 OPENOFFICE CALC Modificare le tabelle DataPilot Per modificare, in generale, la tabella DataPilot, si seleziona una cella all'interno della tabella e, in alternativa al percorso menu Dati DataPilot Avvia, si può utilizzare il menu contestuale. Esso contiene il comando Avvia, che attiva la finestra di dialogo DataPilot per la tabella DataPilot attuale. Possiamo, ad esempio, togliere nella tabella le righe dei totali: estendiamo la finestra con un clic su Extra e togliamo il segno di spunta dalla casella di controllo Risultato complessivo righe (Figura 113). Inoltre, possiamo, ad esempio, applicare al mese luglio non solo la funzione Somma, ma Figura 113 anche Conteggio, Media, Max e Min. Nella finestra DataPilot si esegue un doppio clic sul pulsante luglio. Si apre la finestra Campo dati in cui con il tasto Ctrl si selezionano le funzioni, come si è visto nel paragrafo , quindi si preme Ok per rendere operative le modifiche. La tabella assumerà l'aspetto di Figura 114. Se alcuni dati della tabella sorgente vengono modificati, per aggiornare la tabella DataPilot si sceglie Dati DataPilot Aggiorna. Per eliminare la tabella DataPilot si seleziona una cella qualsiasi della tabella, quindi si attiva il comando Elimina da Dati DataPilot. Figura di 47