La comunicazione nelle riunioni e nelle videoconferenze

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1 La comunicazione nelle riunioni e nelle videoconferenze Tipologia formativa: Corso ID Evento: Sede: Provincia di Milano, Viale Piceno 60, Milano BREVE PREMESSA In molte organizzazioni i momenti di lavoro - genericamente definiti riunioni, rappresentano una criticità e un costo spesso fuori controllo. La dimensione dell organizzazione gioca, di solito, un ruolo decisivo. Nelle più grandi e organizzate private e pubbliche - può trasformarsi in un pericoloso collo di bottiglia, fino a perdere di valore in quelle di routine. Nelle medie e piccole - il 95% delle imprese del nostro Paese ha un giro d affari inferiore ai 2Mio di euro possono essere viceversa rare, informali o addirittura assenti. Le più tipiche criticità sono l assenza di metodo (si va un po a ruota libera), la durata (quanto costano all organizzazione 10 o 15 persone per 3 ore una volta alla settimana?), la leadership e il governo del clima relazionale e del programma dell incontro: rammentiamo che due persone alla scrivania sono già una riunione. Inoltre gli aspetti funzionali ovvero quelli che fanno vivere la riunione: obiettivi chiari e concreti, la scelta delle persone (chi ha potere e competenza sull obiettivo della riunione o, ancora, chi può dare un contributo?), il programma o scaletta o OdG (a quale tipo di momento di lavoro sto invitando le persone) e il valore della riunione (è davvero necessaria o potrebbe essere sostituita da un altro e più efficace strumento di lavoro?). Infine il prima e il dopo: abbiamo progettato e pianificato l incontro o gli incontri? Abbiamo diffuso e condiviso i documenti necessari per velocizzare la riunione o la loro sintesi attraverso una scheda di sintesi? Quanto tempo perso per condividere, ricondividere e ricondividere ancora il punto di partenza o i fondamentali dell incontro. E come essere certi che le persone arriveranno con il materiale giusto? E chi si occuperà di redigere verbale o report ovvero il prodotto del momento di lavoro? E chi lo diffonderà? Abbiamo informato, preso una decisione, trovato una nuova idea o risolto un problema, avviata una nuova procedura: qualsiasi sia il prodotto della riunione, i cosiddetti seguiti o esiti o feedback, vive grazie a report finalizzati. Gestire un momento di lavoro vuol dire gestire un cambiamento (decidere, informare, migliorare, risolvere, innovare ecc.) e le potenziali resistenze che ne derivano. Gestire un momento di lavoro vuol dire gestire risorse individuali preziose: intellettuali, emotive e soprattutto di tempo: è l unica risorsa che non possiamo recuperare nel corso della vita e poi costa. Mod. PQ emesso da RGQ in data 6 agosto 2012 pag. 1 di 1

2 Gestire un momento di lavoro vuol dire trattare del nostro futuro: è un obiettivo con il valore delle persone intorno. OBIETTIVI FORMATIVI: Comprendere le dinamiche che determinano la fluidità e lo sviluppo dei momenti di lavoro collettivi Imparare a governare le interazioni fra persone in ambito professionale e momenti di conflitto, usando gli strumenti più adatti Individuare le peculiarità della comunicazione in videoconferenza METODOLOGIA DIDATTICA: Il metodo usato è pratico e interattivo e incentrato sul coinvolgimento diretto dei partecipanti. Per capire, bisogna agire: riflettere insieme sui problemi e sperimentare insieme le soluzioni. Per questo facciamo ampio ricorso a esercitazioni su casi reali tratti dalla vita professionale dei partecipanti, casi vissuti e spesso anche casi futuri. Tutto ciò che viene fatto in aula può essere applicato subito da tutti nel proprio lavoro. Le simulazioni, realizzate in presa diretta e filmate, vengono analizzate e discusse con tutto il gruppo, in modo da condividere i feedback e attuare gli interventi necessari per portare le performance ai massimi livelli possibili. DESTINATARI: Il corso è rivolto responsabili di servizi, coordinatori, professionisti che nell area dei servizi alla persona e delle politiche sociali si trovano a dover gestire la comunicazione del servizio. RESPONSABILE SCIENTIFICO: Susanna Galli Responsabile Servizio Formazione per le professioni sociali Settore Formazione per le professioni del welfare e terzo settore. DOCENTI: Il corso viene svolto in collaborazione con l agenzia formativa Palestra della scrittura che metterà a disposizione Alessandro Lucchini, ricercatore di comunicazione interpersonale, verbale e scritta, docente all università Iulm di Milano e in diversi master universitari, e Paolo Carmassi, ricercatore di comunicazione interpersonale, docente al Centro di Terapia Strategica di Arezzo. SEGRETERIA ORGANIZZATIVA: Maria Donatelli Servizio Formazione per le professioni sociali Settore Formazione per le professioni del welfare e terzo settore, telefono , mc.donatelli@provincia.milano.it Sito Internet: Mod. PQ emesso da RGQ in data 6 agosto 2012 pag. 2 di 1

3 PROGRAMMA: Prima giornata: 02 dicembre 2014; ( ; ) La preparazione delle riunioni i tipi di riunione per obiettivo (informative, decisionali, brainstorming) per argomento (operativa, tecnica) per frequenza (ordinarie, di routine, per scadenza) per livello (simmetriche o complementari, con interni o con esterni) la preparazione obiettivo, risultato atteso, motivazione: tecniche per la definizione argomenti all ordine del giorno ed eventuale scheda di sintesi organizzazione: progettazione e pianificazione chi invita i materiali durata e luogo le persone la scelta delle persone chi ha potere sull obiettivo il clima Seconda giornata: 11 dicembre 2014; ( ; ) La conduzione delle riunioni e del seguito passato, presente e futuro le tecniche per definire o selezionare: dati e informazioni fondamentali aspetti critici e ricadute aspetti positivi e ricadute scelte, idee, soluzioni le tecniche pianificazione, programmazione le tecniche il dopo quale reportistica gli assenti leadership o leadership situazionale gestione del momento di lavoro, dinamiche, ruoli e stile presentazione (tecniche per la scelta e la preparazione dei contenuti) stili di leadership e delega segnali deboli e obiezioni responsabilità e verifica della comprensione l allenamento si lavorerà su casi concreti portati dai discenti in aula: simulazione di alcuni passaggi di una riunione (pre-durante-post). Mod. PQ emesso da RGQ in data 6 agosto 2012 pag. 3 di 1

4 Terza giornata: 17 dicembre 2014; ( ; ) Come cambia la comunicazione in videoconferenza La videoconferenza i tipi decisionale informativa formativa le caratteristiche peculiarità potenenzialità rischi vantaggi l allenamento si lavorerà su casi concreti portati dai discenti in aula: simulazione di alcuni passaggi di una videoconferenza. Esercitazioni Si lavorerà su casi concreti portati dai discenti in aula: preparazione di interventi relativi a situazioni proposte dai partecipanti. PARTECIPAZIONE E CREDITI: Non è previsto il riconoscimento di crediti ECM. È' stato richiesto il riconoscimento dei crediti (FCO.AS) validi ai fini della formazione continua degli Assistenti Sociali La soglia minima di partecipazione richiesta per corsi di sole 4 ore è del 100%; per tutti gli altri casi la soglia minima di frequenza richiesta è dell 80% delle ore totali previste. MODALITA DI ISCRIZIONE ALL EVENTO: E possibile iscriversi direttamente dal sito proposte formative secondo semestre 2014, dalla pagina del corso entro il 10/11/2014. La partecipazione verrà confermata tramite comunicazione telefonica o scritta. L attestato, scaricabile dal nostro sito, verrà rilasciato solo in formato digitale, con estensione.p7m e firmato digitalmente, in conformità al DPCM 13/01/2004 e Delib. CNIPA 4/2005. Per visualizzare, stampare, esportarne il contenuto e per verificarne la firma è necessario disporre di uno specifico software (DIKE). Un elenco dei software di verifica disponibili gratuitamente per uso personale è presente al seguente indirizzo: Mod. PQ emesso da RGQ in data 6 agosto 2012 pag. 4 di 1

5 SEDE E COSTI La sede è la Provincia di Milano, viale Piceno 60, Milano (raggiungibile tramite: passante ferroviario, fermata Dateo; autobus 54, 60, 61, 62; filovia 90, 91, 92). A parziale copertura delle spese organizzative è prevista una quota individuale di 30,00, da versare al momento della ammissione al corso. Mod. PQ emesso da RGQ in data 6 agosto 2012 pag. 5 di 1