Guida del Coniuge/ Accompagnatore del Governatore Distrettuale

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1 Guida del Coniuge/ Accompagnatore del Governatore Distrettuale

2 Indice Introduzione 1 Sezione 1: Lions Clubs International Origini e storia 2 Aree costituzionali 6 Sede centrale internazionale 8 Eventi Internazionali 9 Sezione 2: L'anno del Governatore Distrettuale L'anno del Governatore Distrettuale 12 Le responsabilità del coniuge/accompagnatore di un Governatore Distrettuale 13 Badge 14 Abbigliamento 17 Protocollo ufficiale 18 Le responsabilità di ospite del distretto 21 Gli ospiti internazionali 22 Sezione 3: Strumenti e Risorse Strumenti e Risorse 23 La Sede centrale di Lions Clubs International 24 Organigramma distrettuale 28 Il potere dell'atteggiamento 29 La gestione del tempo 30 Accettare e gestire il cambiamento 32 Accesso al sito di Lions Clubs International 33

3 Introduzione Benvenuto/Benvenuta nella Guida del Coniuge/Accompagnatore ufficiale del Governatore Distrettuale Nei prossimi mesi come coniuge/accompagnatore ufficiale del Governatore distrettuale ricoprirai un ruolo molto importante. Questa guida è stata pensata per prepararti a quest anno ricco di impegni. Nelle pagine seguenti: 1. Ripercorrerai le origini e la storia dell'associazione 2. Troverai informazioni sul seminario dei Governatori Distrettuali Eletti e la Convention Internazionale di Fukuoka (Giappone) che segna l'inizio ufficiale del mandato del governatore 3. Conoscerai i diversi ruoli e le responsabilità del coniuge/accompagnatore ufficiale di un governatore distrettuale 4. Riceverai gli strumenti e le risorse disponibili, come le informazioni sulle persone da contattare e le istruzioni per accedere al sito di LCI, e informazioni sull importanza di un atteggiamento positivo e della gestione del tempo. Utilizza questa guida come strumento di apprendimento e come manuale di riferimento nel corso dei prossimi mesi. Ricorda che il modo in cui ricoprirai il tuo ruolo contribuirà al successo del governatore distrettuale. Pagina 1

4 WE SERVE Nel 1917 un uomo d'affari di Chicago di nome Melvin Jones, immaginò un'organizzazione che potesse fornire assistenza ai bisognosi. Lions Clubs International è l'organizzazione di club di assistenza più grande del mondo con circa 1,4 milioni di soci in più di club. Dichiarazione della visione Essere il leader mondiale nel servizio comunitario e umanitario. Dichiarazione della missione Dare modo ai volontari di servire la propria comunità, rispondere ai bisogni umanitari, promuovere la pace e favorire la comprensione internazionale attraverso i Lions club. Pagina 2

5 Il Codice Etico e gli Scopi di Lions Clubs International Scopi Organizzare, fondare e sovrintendere i club di servizio noti come Lions club. Coordinare le attività e rendere standard l'amministrazione dei Lions club. Creare e promuovere uno spirito di comprensione e d'intesa fra i popoli del mondo. Promuovere i principi di buon governo e di buona cittadinanza. Partecipare attivamente al bene civico, culturale, sociale e morale della comunità. Unire i club con i vincoli di amicizia, fratellanza e comprensione reciproca. Fornire un luogo di dibattito per discussioni aperte su tutte le questioni di interesse pubblico, ad eccezione di argomenti di carattere politico e religioso, che non saranno argomenti di discussione fra i soci. Incoraggiare le persone predisposte a servire la comunità senza alcun vantaggio personale economico, incoraggiare l efficienza e promuovere alti valori di etica nel commercio, nell industria, nelle professioni, nelle attività pubbliche e in quelle private. Codice Etico Dimostrare con l'eccellenza delle opere e la solerzia del lavoro la serietà della vocazione al servizio. Perseguire il successo, chiedere le giuste retribuzioni e conseguire i giusti profitti, ma senza pregiudicare la dignità e l'onore con atti sleali ed azioni meno che corrette. Ricordare che nello svolgere la propria attività non si deve danneggiare quella degli altri; essere leali con tutti, sinceri con se stessi. Ogni dubbio circa il proprio diritto o pretesa nei confronti di altri deve essere affrontato e risolto anche contro il proprio interesse. Considerare l'amicizia come fine e non come mezzo, nella convinzione che la vera amicizia non esiste per i vantaggi che può offrire; che la vera amicizia non richiede nulla, e che se ne devono accettare i benefici nello spirito che la anima. Sempre adempiere ai propri obblighi di cittadino nei confronti del proprio paese, del proprio stato e della propria comunità e agire con incessante lealtà nelle parole, negli atti e nelle azioni. Donare loro spontaneamente lavoro, tempo e denaro. Essere solidali con il prossimo offrendo compassione ai sofferenti, aiuto ai deboli e sostegno ai bisognosi. Essere cauti nella critica, generosi nella lode, sempre mirando a costruire e non a distruggere. Pagina 3

6 Storia di Lions Clubs International : I Lions celebrano il loro 100 o anniversario e il primo secolo di service! : I Lions lanciano la Sfida di service per il Centenario, un'iniziativa globale per servire 100 milioni di persone in tutto il mondo : LCIF lancia la Campagna SightFirst II per poter continuare a raccogliere fondi per le iniziative globali a favore della vista : LCIF lancia la campagna SightFirst II : Anno di inaugurazione del concorso Un Poster per la Pace : le donne entrano a far parte dell associazione : Viene fondata la LCIF : È costituito il primo Leo club : We Serve diventa il motto ufficiale di Lions Clubs International : Helen Keller invita i Lions a diventare cavalieri dei non-vedenti nella crociata contro l'oscurità", definendo l'impegno di LCI in favore di service per la vista per le persone di tutto il mondo : L'Associazione dei Lions Clubs diventa un'organizzazione internazionale con la costituzione del primo club Lions in Canada : Melvin Jones, un uomo d'affari di Chicago, fonda l'associazione dei Lions Clubs. Pagina 4

7 Il nostro impatto È impossibile quantificare il vero impatto delle iniziative dei Lions di tutto il mondo solo con i numeri, ma le statistiche possono fornire un'idea di come i Lions stanno servendo la comunità globale : Il numero delle persone che hanno beneficiato dei nostri service da giugno 2014 (inaugurazione della sfida) a dicembre 2015 Ai Lions è stato chiesto di condurre service nelle seguenti quattro aree chiave: Giovani, vista, fame e ambiente : Da quando è stato lanciato nel 1990, il programma SightFirst ha avuto un ruolo determinante nella riduzione della cecità a livello globale. SightFirst ha reso possibile il miglioramento o il recupero della vista per 30 milioni di persone : Il programma pilota Iniziativa Lions contro il morbillo ha consentito di vaccinare in Etiopia, Madagascar, Mali e Nigeria 41 milioni di bambini contro il morbillo, una delle cause principali della cecità infantile : Lions Quest, programma di insegnamenti di vita condotto nelle scuole, sta aiutando più di 13 milioni di giovani : Il numero di dosi del farmaco Mectizan distribuite dalla LCIF agli abitanti di 15 paesi per curare e controllare la cecità da fiume : Il numero di bambini provenienti da quasi 100 paesi che hanno partecipato al concorso Un Poster per la Pace dalla sua inaugurazione nel Pagina 5

8 Aree Costituzionali Lions Clubs International è divisa in sette aree costituzionali. Area Costituzionale I: - Stati Uniti e territori annessi - Bermuda - Bahamas Area Costituzionale II: - Canada Area Costituzionale III: - Sud America - America Centrale - Messico - Isole del Mar dei Caraibi Pagina 6

9 Area Costituzionale IV: - Europa Area Costituzionale V: - Oriente - Sud-Est asiatico Area Costituzionale VI: - India - Asia meridionale - Africa - Medio Oriente Area Costituzionale VII: - Australia - Nuova Zelanda - Papua Nuova Guinea - Indonesia - Isole dell'oceano Pacifico Meridionale *Per una lista dettagliata dei paesi e delle aree geografiche comprese nelle aree costituzionali si prega di consultare il Capitolo X del Manuale della Normativa del Consiglio d'amministrazione (Board) sul sito di LCI. Pagina 7

10 La Sede Centrale di Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL USA La sede centrale di Lions Clubs International, situata a Oak Brook, Illinois, USA, ospita circa 275 impiegati. La sede centrale internazionale è una risorsa importante per tutti i Lions. Nonostante il governatore sarà maggiormente in contatto con alcune divisioni e dipartimenti, tutte le divisioni e tutti i dipartimenti della sede centrale internazionale saranno sempre disponibile ad offrire assistenza e consigli quando necessario. Per ulteriori informazioni sulla sede centrale di Lions Clubs International, incluse descrizioni delle divisioni e informazioni dei riferenti da contattare, consultare questa guida a pagina 25. Pagina 8

11 Eventi internazionali Nella prima parte del 2016 sarai invitato a partecipare al Seminario per Governatori Distrettuali Eletti 2016 e alla Convention Internazionale di Fukuoka (Giappone). Le pagine seguenti forniscono una breve panoramica su questi eventi. Ti suggeriamo di consultare i coniugi/gli accompagnatori ufficiali dei governatori distrettuali degli anni passati che saranno in grado di fornirti informazioni utili sulle attività del seminario e della Convention. Seminario DGE (Le date sono soggette a modifica) Martedì 21 giugno 2016 Registrazione dei DGE* Fotografie* Orientamento per distretti singoli Mercoledì 22 giugno 2016 Cerimonia d'apertura* Sessioni in aula Pranzo Sessioni in aula Giovedì 23 giugno ª Sessione Generale: Tema internazionale* Sessione per i coniugi/accompagnatori Sessioni in aula Pranzo Sessioni in aula Venerdì 24 giugno 2016 Sessione generale: LCIF* Sessione generale: Seminario Divisione Legale* Sessioni in aula Pranzo Sessioni in aula Sessione di chiusura* Banchetto di festeggiamenti* *A questo evento del Seminario DGE è richiesta la partecipazione dei coniugi/accompagnatori. Convention Internazionale (Le date sono soggette a modifica) Venerdì 24 giugno 2016 Area espositiva e centro servizi per la Convention Sabato 25 giugno 2016 Parata internazionale Area espositiva e centro servizi per la Convention Spettacolo Internazionale Domenica 26 giugno 2016 Sessione plenaria di apertura Area espositiva e centro servizi per la Convention Seminari Lunedì 27 giugno 2016 Seconda sessione plenaria Area espositiva e centro servizi per la Convention Seminari Banchetto dei Past Presidenti internazionali / Past Direttori internazionali/ Past Governatori distrettuali Martedì 28 giugno 2016 Elezioni Sessione plenaria conclusiva - Insediamento del Presidente internazionale e dei Governatori distrettuali (I coniugi sono invitati a partecipare a tutti gli eventi della Convention.) Pagina 9

12 Seminario dei Governatori Distrettuali Eletti Circa 750 governatori distrettuali eletti provenienti da tutto il mondo insieme ai loro coniugi/accompagnatori ufficiali si riuniranno per cinque giorni, prima della Convention Internazionale di Fukuoka (Giappone), per partecipare al Seminario dei Governatori Distrettuali Eletti. Il seminario è pensato per preparare i futuri governatori distrettuali a diventare leader efficienti dei loro distretti, fornendo le ultime informazioni relative al Tema Presidenziale I coniugi/gli accompagnatori ufficiali dei governatori distrettuali sono invitati a partecipare a diverse sessioni del seminario, come: la Cerimonia di apertura, il Programma per Coniugi/Accompagnatori, tutte le sessioni generali e il Banchetto di festeggiamenti. Al momento della registrazione al seminario, riceverai un pacchetto contenente i programmi del Seminario dei DGE e della Convention, i badge, gli inviti ai ricevimenti e altro materiale utile. Il programma della Convention fornirà la lista degli eventi, con l'orario e la sede presso cui si svolgeranno. Pagina 10

13 Convention Internazionale 2016 Fukuoka (Giappone) Si prevede che più di Lions provenienti da tutto il mondo parteciperanno alla Convention Internazionale di Fukuoka. La Convention internazionale consente ai Lions di esprimere la propria opinione sul futuro dell'associazione, votando gli officer, i direttori e le modifiche allo Statuto e Regolamento. La Convention offrirà, inoltre, seminari su vari argomenti lionistici e offre una varietà di eventi di intrattenimento come lo Spettacolo Internazionale, la Parata delle Nazioni e una sala espositiva che contiene un'ampia gamma di espositori. Ti invitiamo a partecipare a tutte le attività della Convention. Oltre alle sessioni plenarie, ci saranno relatori e programmi straordinari. È nel corso della sessione plenaria conclusiva che i Governatori distrettuali saranno sottoposti al giuramento per l'assunzione dell'incarico e il loro nastro "elected" sarà rimosso dal loro badge, come segno dell'inizio del loro mandato. La Convention rappresenta un momento straordinario per i coniugi/gli accompagnatori ufficiali dei governatori distrettuali che conosceranno meglio i programmi di Lions Clubs International e saranno in compagnia dei Lions di tutto il mondo. Sarà un inizio d'anno davvero indimenticabile per i coniugi/gli accompagnatori ufficiali dei governatori distrettuali, quindi approfitta di questa grande opportunità! Prossime Convention Internazionali 30 giugno - 4 luglio 2017 Chicago, Illinois, USA 29 giugno-3 luglio 2018 Las Vegas, Nevada (USA): 5-9 luglio Milano, Italia giugno Singapore Pagina 11

14 L'anno del Governatore Distrettuale L'incarico di governatore distrettuale richiede tempo, pazienza, organizzazione, leadership e resistenza. Questo vale anche per il suo coniuge/accompagnatore. La consapevolezza dell'impegno richiesto a te e al Governatore distrettuale vi aiuterà ad ottenere risultati positivi. Lavorando insieme, incontrerete persone meravigliose, farete nuove amicizie, viaggerete, vi divertirete e, cosa più importante, lascerete il segno. Pagina 12

15 Le responsabilità del coniuge/dell accompagnatore del Governatore distrettuale. In qualità di coniuge/accompagnatore ufficiale di un governatore distrettuale, avrai diverse responsabilità, oltre a quella di sostenere il tuo governatore nel corso del suo mandato. Tra queste: Ricoprire il ruolo di "Partner nel service" Anche se non sei un Lion, ora sei il coniuge/l accompagnatore di un governatore distrettuale. In questo ruolo è importante che lavori al fianco del Governatore distrettuale a favore del Lionismo. Tra le responsabilità di questo ruolo: organizzare un programma o un pranzo per i coniugi/gli accompagnatori in occasione di un evento del distretto o del multidistretto, come cerimoniere, effettuando le presentazioni, recitando l'invocazione, ecc. Negli eventi e nelle funzioni ufficiali gli organizzatori potrebbero chiederti di sedere al tavolo principale. Aiutare il governatore distrettuale a gestire tempo ed energie per il suo importante ruolo Il calendario di un governatore distrettuale è ricco d'impegni. Fai in modo di comunicare con il Governatore distrettuale ricordandogli gli eventi e le riunioni. Infine, ricorda di dedicare del tempo agli impegni personali (la famiglia, il lavoro, le vacanze, ecc.). Per ulteriori informazioni per una gestione effettiva del tempo consulta pagina 30 di questa guida. RICORDA: In occasioni di funzioni ufficiali indossa sempre il badge (lato destro) Sii puntale alle manifestazioni a cui decidi di partecipare Sii premuroso/premurosa quando ti siedi al tavolo principale Se ricevi un regalo, ringrazia il gruppo Utilizza le tue risorse : il Gabinetto distrettuale, il Consiglio multidistrettuale, il Presidente di Consiglio multidistrettuale, i coniugi/gli accompagnatori dei past governatori distrettuali, la sede centrale di Lions Clubs International (Oak Brook, Illinois, Stati Uniti) Pagina 13

16 Elenco dei badge di Lions Clubs International Due strisce diagonali blu Angolo in alto a sinistra Bordo dorato (3 W x 2 H) 76mm X 51mm Due strisce diagonali blu Angolo in basso a destra Bordo dorato (3 W x 2 H) 76mm X 51mm Una striscia diagonale blu Angolo in alto a sinistra Bordo dorato (3 W x 2 H) 76mm X 51mm Una striscia diagonale blu Angolo in basso a destra Bordo dorato (3 W x 2 H) 76mm X 51mm Bordo dorato (3 W x 2 H) 76mm X 51mm Presidente Internazionale Immediato Past Presidente Internazionale Past Presidente Internazionale Primo Vice Presidente Secondo Vice Presidente Direttori Internazionali Past Direttore Internazionale Officer Amministrativi Manager di Gruppo di LCI Responsabile di Divisione Membro Straordinario del Comitato Convention Pagina 14

17 Bordo dorato (3 W x 2 H) 76mm X 51mm Governatore Distrettuale Bordo dorato (2 W x 3 H) 51mm X 76mm Past Governatore Distrettuale Bordo dorato (2 W x 2 H) 51mm X 51mm Vice Governatore Distrettuale Segretario di Gabinetto (In carica e Past) Bordo dorato 2,5" 63mm Bordo dorato (2,5 W x 2,5 H) 63mm X 63mm Tesoriere di Gabinetto (In carica e Past) Segretario-Tesoriere di Gabinetto (In carica e Past) Presidente di Circoscrizione (In carica e Past) Presidente di Zona (In carica e Past) Presidente di Consiglio Past Presidente di Consiglio Pagina 15

18 I badge nominativi ufficiali forniti dall'associazione conterranno l'emblema Lions su uno sfondo bianco, caratteri di colore nero e bordo di colore giallo (officer), verde (accompagnatore) o blu (staff). I badge del presidente internazionale e del suo accompagnatoreadulto potranno essere di colore diverso. La dicitura coniuge, moglie, marito, figlio, figlia, partner e partner nel service, o altro termine appropriato, potranno essere sostituiti da accompagnatore adulto. I titoli saranno riportati sul badge in inglese. Il badge deve essere indossato a destra per essere facilmente visibile quando porgete la mano per il saluto. Pagina 16

19 Linee guida per l'abbigliamento Nel corso del mandato del governatore ti accorgerai che occasioni diverse richiedono un abbigliamento diverso. La tabella che trovi qui di seguito indica l'abbigliamento suggerito in base al tipo di evento a cui tu o il governatore distrettuale parteciperete; si suggerisce comunque di chiedere sempre all'organizzatore quale sia l'abbigliamento appropriate per l'evento. EVENTO DONNE UOMINI Formale Abito da sera lungo o corto o abito tradizionale nazionale Giacca elegante bianca o nera Informale Vestito, abito o spezzato da indossare per recarsi in luoghi di culto, al teatro o al ristorante Abito con giacca Evento multidistrettuale/ distrettuale Secondo quanto indicato dal multidistretto o dal distretto Casual Pantaloni, gonna o vestito da indossare per fare shopping o visite turistiche. Di solito non si indossano pantaloncini corti o jeans* Pantaloni e maglietta polo; maglioncino o giacchetta sportiva facoltativi. Non è richiesta la cravatta* *La definizione di 'casual varia secondo le culture e spesso dipende dall'evento cui si partecipa. Quando scegli l'abbigliamento, tieni presente tutti questi fattori e usa il tuo buon senso. Pagina 17

20 Protocollo ufficiale Di seguito trovi la prassi protocollare ufficiale dell'associazione Internazionale dei Lions Club. Solo all'oratore principale è richiesto di presentare tutti i dignitari presenti. Ordine di precedenza I Lions dovranno essere presentati nell'ordine seguente: 1. Presidente Internazionale 2. Immediato Past Presidente/Presidente (Chairperson) della LCIF 3. Vice Presidenti Internazionali (in ordine di successione) 4. Past Presidenti Internazionali (b) 5. Direttori Internazionali e (Incaricati del Consiglio d'amministrazione)* (a) 6. Consiglio Fiduciario della LCIF 7. Past Direttori Internazionali (c) 8. Coordinatori Internazionali GLT/GMT, Coordinatori Internazionali per l'affiliazione femminile e dei nuclei familiari (a) 9. Leader GLT/GMT di Area Costituzionale (a) 10. Coordinatori regionali e di area LCIF, Leader di area e Advisor Speciali di Area per l'affiliazione femminile e dei nuclei familiari, GMT/GLT (a) 11. Presidenti di Comitato (Chairperson), Consiglio dei Governatori (a) 12. Governatori Distrettuali 13. Officer amministrativi internazionali/staff esecutivo di area costituzionale 14. Immediato Past Presidente di Consiglio 15. Past Presidenti del Consiglio (a) 16. Coordinatori Multidistrettuali per l'affiliazione femminile e dei nuclei familiari, GMT/GLT e LCIF 17. Immediato Past Governatore Distrettuale (a) 18. Vice Governatori Distrettuali (in ordine di successione) 19. Presidenti di Comitato Multidistrettuale (a) 20. Past Governatore Distrettuale (a) 21. Segretari Multidistrettuali (volontari) (a) 22. Tesorieri Multidistrettuali (volontari) (a) 23. Segretari Distrettuali (a) 24. Tesoriere Distrettuale (a) 25. Coordinatori Distrettuali per l'affiliazione femminile e dei nuclei familiari, GMT/GLT e LCIF 26. Presidenti di Circoscrizione (a) 27. Presidenti di Zona (a) 28. Presidenti di Comitato Distrettuale (a) 29. Presidenti di Club (a) 30. Immediati Past Presidenti di Club (a) 31. Past Presidenti di Club (a) 32. Segretari di Club (a) 33. Tesoriere di Club (a) 34. Segretari Multidistrettuali (staff) (a) 35. Tesorieri Multidistrettuali (staff) (a) 36. Segretari Multidistrettuali (staff) (a) Pagina 18

21 * Gli incaricati del Presidente Internazionale nei comitati del Consiglio d'amministrazione e nel Comitato Esecutivo della LCIF dovranno essere presentati prima dei Lions che hanno ricoperto la stessa carica. Durante le presentazioni, si dovrà far riferimento al loro incarico. Spiegazione delle note: (a) Se gli officer presenti sono più di uno, essi dovranno essere presentati in ordine alfabetico (cognomi). Nel caso la prima lettera sia identica, si passerà alla seconda e così via. Nel caso di cognomi identici, si useranno i nomi seguendo la stessa procedura dei cognomi e, nel caso che anche questi siano identici, bisognerà passare al secondo nome. Nel rarissimo caso in cui entrambi i nomi siano identici, si darà la precedenza alla persona con più anni di anzianità nell'associazione. (b) Se gli officer presenti sono più di uno, presentare prima quello con l'anno di carica più recente, e così via. (c) Se gli officer presenti sono più di uno, seguire lo stesso ordine indicato per i Past Presidenti Internazionali (vedi punto b). Se sono presenti più Past Direttori Internazionali i quali abbiano prestato servizio durante lo stesso periodo, si dovrà seguire l'ordine indicato alla voce (a). Osservazioni generali: Un Lion che ricopre più di un incarico viene presentato in base all incarico più alto. Nelle aree in cui esistono delle cariche aggiuntive a quelle sopra indicate, i Lions dovranno essere riconosciuti secondo le usanze locali, purché gli officer eletti abbiano sempre la precedenza rispetto a quelli incaricati. Si raccomanda che gli Amici di Melvin Jones siano riconosciuti come gruppo. Quando si presentano i relatori, si consiglia di indicare se sono Amici di Melvin Jones. Dignitari non Lions Ai dignitari non Lions si dovrà accordare la precedenza in base alle usanze e al protocollo locale, tenendo anche presente che nel caso in cui l'oratore principale sia un non Lion, tale persona dovrebbe sedere alla destra del presidente (si prega di riferirirsi alla tabella riportata di seguito). Posti a sedere del tavolo principale In mancanza di un podio centrale, l'officer che presiede, o il presidente responsabile della riunione, dovrà sempre sedere al centro del tavolo, numero uno nel diagramma seguente (figura 1). Il relatore principale occuperà il posto numero due e seguiranno, quindi, i dignitari Lions in base all'ordine generale di precedenza. Quando possibile, si dovrà avere lo stesso numero di posti sia a destra sia a sinistra del presidente o dell'officer che presiede (che normalmente è il presidente del club, il governatore distrettuale, il presidente di Consiglio o il presidente internazionale). Pagina 19

22 Figura 1 (Pubblico) Come illustrato nella Figura 2, i posti a sedere di un tavolo principale con un podio sono sostanzialmente uguali; l'unica differenza sta nel fatto che il presidente della riunione, o l'officer che la presiede, siede sempre alla sinistra del podio (rivolto verso il pubblico), mentre il relatore principale siede alla destra. Figura 2 (Pubblico) Podio Quando sono presenti i coniugi, questi dovranno essere seduti alla sinistra del socio se quest'ultimo si trova sul lato sinistro del tavolo e viceversa alla sua destra se sul lato destro del tavolo. Cerimonieri e Segretari delle riunioni Per alcuni eventi, il Cerimoniere (presentatore) è una persona diversa dal presidente o officer che presiede. In tali casi, questi dovrà essere seduto secondo le consuetudini locali, oppure alla fine di uno dei due lati del tavolo principale. Tuttavia, se l'ordine generale di precedenza prevede un posto specifico per lui/lei, (per esempio, un past presidente internazionale presente a una manifestazione distrettuale), allora si dovrà seguire quella regola. In rare occasioni, ci sarà un segretario addetto alla riunione e, ancora una volta, bisognerà attenersi alle usanze locali. Vari tavoli principali Nel caso in cui ci siano più tavoli principali, quello col livello più alto sarà considerato il principale. Si deve prestare attenzione a non assegnare Lions dello stesso grado in tavoli diversi. Presentazioni al tavolo principale La presentazione dei dignitari che siedono al tavolo principale dovrà iniziare con il presidente responsabile della riunione o con l'officer che presiede, continuando poi, secondo l'ordine, dalla persona con la carica più bassa fino a quella con la più alta. Quando i consorti sono presenti al tavolo principale, questi dovranno essere presentati assieme ai Lions (ad esempio: "Il Past-Direttore Internazionale XXX e sua moglie YYY.) Inni nazionali Quando a una manifestazione durante la quale viene normalmente eseguito l'inno nazionale sono presenti i rappresentanti ufficiali del Consiglio di Amministrazione Internazionale (siano essi correntemente membri del Consiglio o meno) provenienti da un'altra nazione, si dovrà estendere loro il privilegio di far sentire anche il loro inno nazionale. Pagina 20

23 Le responsabilità di "ospite" del distretto Tu e il governatore distrettuale sarete gli "ospiti" di tutte le funzioni del distretto. Anche se queste funzioni variano di dimensione e di motivo, è importante capire le responsabilità in qualità di "ospite". Queste responsabilità variano secondo il distretto Ti suggeriamo di parlare con i tuoi predecessori per confermare le consuetudini del tuo distretto. Presentazioni Ti potrà essere chiesto di fare le presentazioni dei coniugi/accompagnatori delle autorità che sono in visita. Accertati di conoscere il loro nomi con la pronuncia e i titoli corretti. Riunioni di Gabinetto Le riunioni di gabinetto sono una delle funzioni in cui potresti ricoprire un ruolo importante. Essendo il coniuge/accompagnatore ufficiale del governatore distrettuale, è tua responsabilità accogliere tutti i coniugi/accompagnatori ed accertarti che facciano conoscenza. Le riunioni di gabinetto variano molto da distretto a distretto, quindi è meglio consultare il coniuge/accompagnatore di un past governatore distrettuale per conoscere quali siano le responsabilità. Riunioni di distretto Se i coniugi/gli accompagnatori partecipano alla preparazione degli incontri di distretto, dovrai ricoprire un ruolo nel processo organizzativo. Sii proattivo/proattiva e coinvolgi gli altri coniugi/accompagnatori in questi eventi. Questo li spingerà a conoscere meglio i Lions e le comunità da aiutare e potrebbe anche risultare in una maggiore partecipazione alle attività per la crescita del Lionismo nel distretto. RICORDA: Resta in contatto con il responsabile degli eventi più importanti in modo tale che tu e il governatore distrettuale siate informati sui cambiamenti e/o gli aggiornamenti sugli eventi. In occasione degli eventi sociali in cui sono presenti i coniugi/gli accompagnatori, sarebbe un bel gesto fornire le targhette con i nomi ai coniugi/accompagnatori che non ne sono provvisti. Ove possibile, suggerire/organizzare un'attività per i coniugi/gli accompagnatori. Se state ospitando delle autorità o altri ospiti e siete impossibilitati ad accompagnarli, incaricate un altro Lion ad accompagnarli. Pagina 21

24 Gli ospiti internazionali Tra le responsabilità di "ospiti" figura quella di accogliere e intrattenere gli ospiti internazionali. Ogni distretto può essere visitato da un officer o direttore internazionale, durante l'anno, quindi è importante essere preparati a questa visita. Tu e il governatore distrettuale siete i principali responsabili, ma assicuratevi di coinvolgere anche altri Lions del distretto per potere organizzare una visita di successo. Invitate i rappresentanti del multidistretto e gli altri leader dell'area a socializzare e tenere compagnia agli ospiti internazionali. Esistono linee guida generali per gli ospiti internazionali, ma molte culture hanno usanze specifiche e diverse per accogliere gli ospiti. Se non siete sicuri di come prepararvi alla visita di un ospite internazionale, chiedete al past governatore distrettuale del distretto e al coniuge/accompagnatore quali sono le usanze tradizionali del distretto. RICORDA: Prima della visita gli ospiti dovranno ricevere le informazioni relative alla riunione/evento, compreso l'ordine del giorno, il tipo di abbigliamento richiesto per l'evento e delle informazioni sul distretto. Se si prevede che l'ospite intervenga nel corso della riunione o dell'evento, allora sarebbe opportuno fornirgli i temi suggeriti e la durata massima del discorso. Quando arrivano gli ospiti, è importante accoglierli all'arrivo, sia questo in aeroporto, alla stazione del treno o in albergo. Conferma con loro i dettagli dell'evento e consenti loro di sistemarsi; valuta la possibilità di fare un giro nell'area o di partecipare ad un evento speciale per migliorare l'esperienza del suo soggiorno Inoltre, se desideri fare un regalo al tuo ospite, come una donazione alla LCIF a suo nome, la riunione o l'evento diventa l'occasione più appropriata per comunicarlo. Fai in modi di inviare un biglietto di ringraziamento da parte tua e del governatore subito dopo la visita. Durante la visita, tratta gli ospiti come se fossero parenti, amici di famiglia o amici. Offri agli ospiti la massima attenzione affinché la visita si riveli un'esperienza piacevole. Pagina 22

25 Strumenti e risorse Le pagine seguenti contengono informazioni utili e, nei prossimi mesi rappresenteranno un riferimento importante. Gli strumenti e le risorse contenute in questa sezione comprendono: Le informazioni utili per contattare la sede centrale di L Pagina 24 ions Clubs International Il potere dell'atteggiamento Pagina 28 La gestione del tempo Pagina 29 Accettare e gestire il cambiamento Pagina 30 Accesso al sito di Lions Clubs International Pagina 33 Pagina 23

26 La Sede Centrale di Lions Clubs International Recapiti Indirizzo: Lions Clubs International Headquarters 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL USA Telefono: La sede è aperta ai Lions e al pubblico dal lunedì al venerdì dalle ore 8:00 alle 16:30 (ora locale). GRUPPI DELLA SEDE CENTRALE INTERNAZIONALE GRUPPO SERVIZI PER DISTRETTI E CLUB E SVILUPPO DELLA LEADERSHIP Amministrazione Distretti e Club districtadministration@lionsclubs.org Assiste nell'amministrazione dei distretti e dei club di tutto il mondo. Fornisce servizi linguistici nelle lingue ufficiali dell'associazione. Assegna i premi Excellence per il Team del Governatore Distrettuale e per i presidenti di club. Premia e supporta la formazione di nuovi club grazie al programma Lion Guida e il Premio Ricostruzione di Club. I vari dipartimenti della divisione svolgono un ruolo importante per la comunicazione con i governatori distrettuali (Dipartimento Euroafricano per l Europa e gli altri paesi di lingua francofona). Sviluppo della Leadership leadership@lionsclubs.org Progetta, sviluppa, implementa e valuta i programmi di sviluppo della leadership, i seminari e le conferenze a livello internazionale, multidistrettuale, distrettuale e di club. Fornisce opportunità di formazione online (Centro Risorse della Leadership), strumenti formativi e risorse per uso locale. Supporta e collabora con il Global Leadership Team (GLT) per individuare e soddisfare i bisogni formativi e di sviluppo dei Lions di tutto il mondo. Pagina 24

27 Attività di Service GRUPPO SVILUPPO GLOBALE Supporta i Lions e i Leo nell'implementazione di service e attività fornendo risorse per la pianificazione dei progetti. Attualmente le categorie di service comprendono: infanzia, giovani, salute, ambiente e relazioni internazionali, oltre che alle speciali iniziative come la Sfida di service del Centenario e il programma di azione per la lettura. Inoltre a divisione raccoglie i dati relativi ai Lions e ai Leo attraverso i rapporti sulle attività di service. Questi dati aiutano l'associazione a dimostrare come le iniziative locali dei Lions e dei Leo costituiscono un importante contributo per le priorità di sviluppo globale. La divisione Attività di Service comprende i dipartimenti Programmi e Iniziative di Service e Leo Club Marketing e Soci Soci (Membership) membershipdev@lionsclubs.org Dirige e definisce le iniziative dei soci e dei comitati definendo gli standard per l'associazione e i programmi finalizzati alla crescita associativa. Sovrintende al GMT e alle funzioni operative. Affari pubblici pr@lionsclubs.org Dirige tutte le attività di affari pubblici come la gestione delle pubbliche relazioni e i rapporti con i media. Gestisce la produzione audio e video e gli eventi, fornendo guida e input creativi per eventi di alto profilo e programmi come il Centenario, la Giornata Lions con le Nazioni Unite, etc. Marketing marketing@lionsclubs.org Dirige, sviluppa e implementa strategie di marketing per supportare i programmi chiave (estensione, crescita associativa, e service) insieme alla promozione dei programmi di premi o di altri programmi chiave per i Lions. Sovrintende al dipartimento grafica. Pagina 25

28 Comunicazioni Gestisce tutta comunicazione interna ed esterna, la pubblicità, la gestione del marchio e la comunicazione di LCI comprese la comunicazione on line e la rivista Lion. Finanze finance@lionsclubs.org TESORERIA, GRUPPO FINANZIA E GESTIONE Gestisce le risorse umane e finanziarie dell'associazione. Cura l'implementazione delle politiche finanziarie dell'associazione, comprese le operazioni bancarie, il trasferimento di fondi, le operazioni di contabilità e gli investimenti. Fornisce vari servizi finanziari ai soci. Forniture per Club e Distribuzione clubsupplies@lionsclubs.org Responsabile dell'inventario, del marketing e della distribuzione di forniture per club in tutto il mondo. Gestisce le licenze in tutto il mondo. Coordina i dipartimenti incaricati dell'approvvigionamento, dell'inventario, della promozione, della spedizione e della fatturazione del materiale per i Lions club di tutto il mondo. ALTRI GRUPPI DELLA SEDE CENTRALE Convention convention@lionsclubs.org Sviluppa, gestisce e coordina tutta la logistica e le principali attività legate alla Convention internazionale, al Seminario DGE e alle riunioni del Consiglio di Amministrazione Internazionale. Tecnologie Informatiche informationtechnology@lionsclubs.org Fornisce servizi di tecnologia che includono infrastrutture tecnologiche, sistemi di gestione dati associativi e finanziari, un sistema di business intelligence per la trasmissione dei dati, siti internet di assistenza per i soci, fra cui MyLCI, sistemi di comunicazione, un sistema di gestione dei documenti, l'amministrazione dei dati dei club, degli officer e dei soci, il supporto per la Convention internazionale e per i congressi distrettuali e il supporto tecnico al personale e ai soci (sito web o MyLCI). Pagina 26

29 Divisione Legale Responsabile del mantenimento della registrazione del marchio dell'associazione in tutto il mondo, del programma assicurativo globale, della gestione dei rischi e delle controversie legali. Fornisce guida e consulenza ai Lions sullo Statuto e Regolamento dell'associazione, sulla Normativa del Consiglio di Amministrazione, comprese le elezioni distrettuali, le richieste di informazioni relative all'endorsement di un direttore internazionale, le risoluzioni di controversie e i reclami statutari. FONDAZIONE LIONS CLUBS INTERNATIONAL Sito web: lcif@lionsclubs.org È responsabile dell'amministrazione della Fondazione, fra cui la promozione, la raccolta fondi, la gestione degli investimenti, l'erogazione dei contributi e della comunicazione tra il Consiglio Fiduciario e il Consiglio di Amministrazione. La Fondazione gestisce i contributi per le emergenze, il programma SightFirst, il programma Lions Quest e gli altri programmi di contributi umanitari, oltre a elaborare le donazioni e a conferire i riconoscimenti. Pagina 27

30 Lions Clubs International Organigramma distrettuale Pagina 28

31 Il potere dell'atteggiamento Più passa il tempo, più mi rendo conto dell'impatto che l'atteggiamento ha nella vita. L'atteggiamento...è più importante del passato, dell'educazione, del denaro, delle circostanze, dei fallimenti e dei successi, di quello che pensano gli altri, o dicono o fanno...la cosa più importante è che ogni giorno possiamo scegliere l'atteggiamento da assumere... Sono convinto che la vita è per il 10% quello che succede e per il 90% come reagisco a quello che succede. -Charles Swindoll, ecclesiastico e autore americano Ogni giorno incontriamo persone, viviamo eventi e circostanze che si ripercuotono sulle nostre emozioni, sulla nostra condotta, e sui nostri processi cognitivi, e sulle nostre azioni...in breve, questi incontri e queste interazioni possono ripercuotersi sul nostro atteggiamento. L'atteggiamento, che sia positivo o negativo, ha un impatto profondo sulla nostra vita ogni giorno e sui nostri successi e fallimenti. Tutti noi possediamo, però, un potente strumento: la capacità di scegliere il nostro atteggiamento. Anche se è solitamente vantaggioso scegliere un atteggiamento positivo, come coniuge/accompagnatore del governatore distrettuale, può succedere di imbattersi in persone, eventi e circostanze che rendono difficile mantenere una visione positiva. In queste situazioni ricorda i vantaggi dell'atteggiamento positivo che esponiamo brevemente qui di seguito: I benefici di un atteggiamento positivo: 1. Migliora la visione del mondo: Un atteggiamento positivo rivitalizza il modo in cui interpretiamo la gente, gli eventi e le circostanze e apre le porte a nuove opportunità, ispirando la visione di un futuro ricco di successi e di soddisfazioni. 2. Fa bene alla salute: Secondo uno studio essere positivi fa bene alla salute: aumenta la resistenza ai raffreddori comuni, allontana la depressione, migliora le condizioni cardiovascolari e aiuta a vivere più a lungo. 3. Migliora i rapporti umani: Un atteggiamento positivo può far nascere e rafforzare i rapporti con la famiglia, gli amici, i colleghi e gli altri Lions. 4. Capacità di ispirare e motivare gli altri: L'atteggiamento può davvero fare la differenza, per esempio ispirando le persone ad ottenere il successo, o semplicemente riconoscendo un lavoro ben svolto. 5. Maggiore potenziale personale: In poche parole, un atteggiamento positivo crea risultati positivi. Un atteggiamento positivo consente di immaginare il futuro, fissare gli obiettivi e lavorare per raggiungerli, indipendentemente dagli ostacoli o dalle difficoltà. Pagina 29

32 La gestione del tempo Nel tuo ruolo di coniuge/accompagnatore del governatore molti saranno gli impegni che occuperanno il tuo tempo. Quello che potrai realizzare nel corso di 24 ore dipende dalla tua motivazione, energia, abilità, dalle tue competenze e dalle altre risorse. Gestire il tempo in modo ottimale significa avere a propria disposizione più minuti e più ore in un giorno, così da lavorare in modo più proficuo (non di più!) per svolgere i propri compiti. Purtroppo esistono molti ostacoli che potrebbero sorgere nella gestione corretta del tempo. Questa sezione presenta gli ostacoli comuni in cui ti potrai imbattere mentre cerchi di gestire il tuo tempo e le strategie per superarli. Gli ostacoli ad una gestione ottimale del tempo Prima di iniziare a implementare le strategie per la gestione del tempo, bisogna identificare gli ostacoli. Leggi attentamente questa lista. Quanti di questi ostacoli hai incontrato? Esistono altri ostacoli a una gestione ottimale del tempo? Obiettivi o priorità poco chiari Disorganizzazione personale Scarsa pianificazione Distrazioni e interruzioni (chiamate al telefono, visite personali, ospiti, ) Incapacità di dire "No" Continuare a rimandare e incapacità di prendere una decisione Impegni personali (la famiglia) Obblighi professionali (il lavoro) Essere impegnati contemporaneamente su troppi fronti Stress e fatica Strategie per la gestione del tempo Dopo avere identificato gli ostacoli nella gestione del tempo, si può iniziare a superarli. Ecco alcune strategie per superare gli ostacoli: 1. Fissare gli obiettivi: Assicurarsi che il fine e gli obiettivi siano specifici, quantificabili, fattibili, realistici e legati al tempo. 2. Assegnare delle priorità: Determinare quale dei compiti puoi completare, quali delegare e quali rimandare. 3. Stabilire delle tempistiche: Inizia dai compiti che hanno conseguenze a breve termine e assegnare ai quelli con conseguenze a lungo termine delle scadenze precise. 4. Trovare il modo per restare organizzati: Utilizza un'agenda, un calendario o un programma (software) che ti consenta di ricordare i compiti e gli appuntamenti. 5. Imparare a dire "NO": Bisogna rendersi conto del fatto che non è possibile fare tutto e che bisogna evitare di accettare di fare cose per cui non si ha tempo a disposizione. 6. Celebrare i successi: Bisogna concedersi il tempo di assaporare la sensazione di avere raggiunto i propri obiettivi. Potresti anche auto-premiarti al termine di un compito o di un progetto. Pagina 30

33 Considerazioni sulla gestione del tempo L'anno prossimo tu e il governatore distrettuale sarete molto impegnati. Ciò nonostante non devi perdere di vista le cose che sono davvero importanti nella vita. Leggi la storia seguente e rifletti sulle "rocce" della tua vita. Le grandi rocce della vita Un giorno un esperto di gestione del tempo parlava a un gruppo di studenti di alta finanza e, per spiegare meglio un concetto, ha utilizzato questo esempio. Mentre stava di fronte al gruppo, ha preso un grosso barattolo e l'ha posto sul tavolo di fronte a sé. Poi ha preso una dozzina di rocce e le ha poste, una alla volta, dentro al barattolo. Una volta riempito il barattolo fino all'orlo tanto da non poter contenere più rocce, ha chiesto, "Questo barattolo è pieno?" E tutti in classe hanno risposto "Sì." Quindi lui ha detto, "Davvero?" Da sotto il tavolo ha poi preso un secchio di ghiaia. Ha versato della ghiaia nel barattolo, agitandolo così da far cadere la ghiaia negli spazi tra le rocce Poi ha chiesto ancora al gruppo, "Il barattolo è pieno?" A questo punto il gruppo ha iniziato a capire. "No, probabilmente no," qualcuno ha risposto. "Bene!" ha risposto lui. Da sotto il tavolo ha poi preso un secchio di sabbia. Ha iniziato a versare nel barattolo la sabbia, che è penetrata tra gli spazi tra le rocce e la ghiaia. Ancora una volta, ha chiesto, "Questo barattolo è pieno?" "No!" ha esclamato tutta la classe. E ancora una volta, lui ha detto, "Bene." Poi ha afferrato una brocca d'acqua e ha cominciato a versare l acqua fino a quando il barattolo si è riempito fino all'orlo. Poi, rivolgendosi alla classe, ha chiesto, Qual' è il punto di questo esempio? Uno studente ha alzato la mano e ha detto, Per quanto sia piena la tua agenda, puoi sempre inserire qualcosa, se ci provi!" "No," ha risposto il relatore, "non è questo il punto. La verità che questo esempio ci insegna è che se non metti le rocce grandi per prime, non potrai metterle mai più.. Quali sono le 'grandi roccie della vostra vita? I figli, i vostri cari, l'istruzione, i vostri sogni, una causa importante, l'insegnare agli altri, il fare le cose che vi appassionano, il tempo per voi stessi, la vostra salute, il vostro compagno. Ricordatevi di mettere queste ROCCE per prime o non troverete più lo spazio per loro. Se faticate per le piccole cose (la ghiaia, la sabbia e l'acqua) allora riempirete la vostra vita delle piccole cose che non contano e non avrete mai il tempo da dedicare alle cose più importanti." Riflettendo su questo racconto, chiedetevi: Quali sono le 'grandi rocce' della mia vita? Poi, mettile nel tuo barattolo per prime. Pagina 31

34 Accettare e gestire il cambiamento Il mandato del tuo governatore distrettuale porterà molti cambiamenti nella tua vita. Alcuni di questi potrebbero essere facili da accettare, ma altri saranno sicuramente più difficili. Questo è vero non solo per i Lions e per le altre grandi organizzazioni, ma anche nella vita quotidiana. Uno dei fattori che più ti aiuterà a vivere un anno ricco di successi e di soddisfazione è imparare ad accettare e a gestire i cambiamenti, e sostenere il governatore distrettuale nell'accettare, gestire e, a volte, persino implementare i cambiamenti. Spesso le persone resistono ai cambiamenti nonostante i loro potenziali vantaggi. La maggior parte delle persone sono abituate a portare a termine compiti e a svolgere procedure nello stesso modo, e un cambiamento potrebbe disturbare questa routine. In genere, le persone resistono al cambiamento perché: Temono l'incognito e l'inaspettato Non amano le interruzioni Temono di non essere in grado di imparare o di adattarsi al cambiamento Temono di perdere il controllo Secondo Daryl Connor, autore di "La gestione alla velocità del cambiamento", ci sono sei fasi in un cambiamento: 1. Paura Non sono sicuro di quello che accadrà 2. Rifiuto: Il cambiamento non è necessario/non penso che questo cambiamento si verificherà. 3. Rabbia: Sono arrabbiato perché devo cambiare/sono arrabbiato con gli altri perché mi chiedono di cambiare. 4. Razionalizzazione: Penso che il cambiamento sia una buona idea, sia necessario e risolva un problema. 5. Accettazione: Il cambiamento avverrà di certo e potrebbe portare delle opportunità. 6. rescita: Ho un piano e sono impaziente di metterlo in pratica. Aiutare gli altri ad accettare e a gestire il cambiamento In queste fasi di cambiamento è importante guidare le persone affinché smettano di evitare il cambiamento e lo accettino. Per facilitare la transizione verso l'accettazione del cambiamento si potrebbe: Discutere i vantaggi forniti dal cambiamento per coloro che ne sono coinvolti e per l'organizzazione. Individuare le ragioni del cambiamento e discutere su come le persone coinvolte diventeranno parte della soluzione. Offrire alle persone una visione dei risultati del cambiamento, fornire spiegazioni e chiedere le loro idee. Coinvolgere le parti interessate nella fase dell'implementazione, in modo che ne assumano il controllo e sostengano il cambiamento. Il cambiamento può essere un processo privo di intoppi, se lo si affronta con la mente aperta e un atteggiamento positivo. La prossima volta che si deve affrontare un cambiamento, riconosci che è normale provare alcune emozioni prima di essere in grado di accettare il cambiamento, per poi guardare alle nuove opportunità e ai suoi vantaggi. Fonte: Conner, Daryl (1993). Managing at the Speed of Change New York: Random House. Pagina 32

35 Accesso al Sito Web di Lions Clubs International Per accedere al sito avrai bisogno di un computer con collegamento a Internet. Il sito di Lions Clubs International contiene più di pagine ricche di informazioni, strumenti e risorse utili. Segui le istruzioni in basso per accedere al sito di LCI: 1. Aprire il browser (es: Internet Explorer, Firefox o Safari della Apple). Digita l'indirizzohttp:// nella barra di navigazione situata nella parte alta della schermata: 2. Dopo aver digitato l'indirizzo, clicca sul tasto "Invio" della tastiera. Il browser ti porterà sulla pagina principale del sito di Lions Clubs International. (Questa è un'immagine della pagina principale del sito) Pagina 33

36 3. Controlla le seguenti componenti della pagina principale che ti saranno d aiuto a scoprire il contenuto del sito web LCI: Attraverso questa barra degli strumenti potrai accedere alle diverse parti del sito. Il "Centro per i Soci" contiene i link alle risorse per i distretti. Se nel corso della navigazione dovessi perderti, clicca sul logo Lions per tornare alla pagina *Probabilmente la componente principale del sito di LCI è la funzione di "Ricerca" che si trova in alto a destra della pagina. Questa funzione ti permetterà di digitare le parole chiave e poi di cercare nell'intero sito le relative informazioni. Prima clicca sull'icona di ricerca per aprire la casella di ricerca. Quindi digita la parole chiave all'interno della casella di ricerca e clicca sull'icona. Pagina 34

37 Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL USA IT