LA STAMPA DEI REGISTRI CONTABILI PER L' ANNO 2014

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1 LA STAMPA DEI REGISTRI CONTABILI PER L' ANNO 2014 a cura di Celeste Vivenzi Entro il 31 Dicembre 2015 i contribuenti che tengono la contabilità con sistemi meccanografici devono procedere alla stampa dei registri contabili dell'anno Sempre entro tale data deve essere aggiornato e sottoscritto, dall'imprenditore o dal legale rappresentante dell'impresa, il libro degli inventari (la sottoscrizione è condizione necessaria per la sua validità). La norma che disciplina la tenuta dei registri contabili è stata dettata dalla Legge che ha stabilito il termine di stampa entro 3 mesi dalla scadenza prevista per la trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali (ovvero dal 30 settembre) e quindi, relativamente all'anno 2014, l'ultimo giorno utile è il REGISTRI INTERESSATI ( regole valide per i soggetti ordinari, per i professionisti e per i semplificati) : libro giornale; libro inventari;partitari /mastrini; Registri iva (fatture, corrispettivi, acquisti ecc.). REGOLE DI TENUTA E DI CONSERVAZIONE : tutti i registri contabili devono essere tenuti secondo le regole di una ordinata contabilità ovvero senza spazi in bianco,senza abrasioni e cancellazioni e in presenza di cancellature queste devono essere visibili. Per la conservazione occorre attenersi alle seguenti disposizioni: a)ai fini civilistici : i registri devono essere conservati per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione ; b) ai fini fiscali : -in assenza di accertamento per 4 anni decorrenti dal dell'anno in cui è stata presentata la dichiarazione a cui si riferiscono ; - in presenza di accertamento fino alla sua definizione ( che potrebbe in via generale essere maggiore anche del termine civile). LA REGOLARE TENUTA DEL REGISTRO DEI BENI AMMORTIZZABILI Per il registro in oggetto ( se tenuto in forma meccanografica)il termine per la stampa è il tuttavia deve essere aggiornato entro il termine per l'invio della dichiarazione

2 fiscale ovvero entro il 30 settembre I soggetti in contabilità semplificata possono registrare in via alternativa gli Ammortamenti anche sul registro iva acquisti e i soggetti in contabilità ordinaria sul registro inventari ( nel caso bisogna essere in grado di fornire gli stessi dati indicati nel registro dei beni ammortizzabili e non la sola quota di ammortamento effettuata). LA REGOLARE TENUTA DEI REGISTRI CONTABILI IN CASO DI ISPEZIONE Molto importante è ricordare che, in caso di verifica fiscale, la contabilità tenuta in modo meccanografico, anche in difetto di stampa, è considerata regolare se : a)il contribuente dimostri che i dati contabili sono aggiornati e che sia in grado di stampare, a richiesta del verificatore e in sua presenza, i registri richiesti ; b)non siano scaduti i termini per l'invio della dichiarazione telematica annuale. Nota : art.7 comma 4-ter Decreto legge n : A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti e in loro presenza. LE SCRITTURE AUSILIARIE- PARTITARI E MASTRINI E' consigliabile la stampa dei mastrini di conto e delle schede clienti/fornitori e, secondo autorevole giurisprudenza (Cassazione n ) tali scritture dovrebbero essere firmate dall'imprenditore o dal Legale rappresentante della società. Tali scritture devono essere stampate senza numerazione e in assenza di bollo. Nota : in merito all'obbligo di stampa vi è da dire che la Cassazione (sent. n /2010 e n /2010) ha anche assunto una posizione contraria alla precedente tesi negando la natura di scrittura ausiliaria ai mastrini di conto / schede clienti e fornitori ( tale tesi farebbe propendere per la possibilità di non procedere alla stampa dei partitati). LA VIDIMAZIONE LIBRI SOCIALI (Assemblee, Cda, Soci) La legge n. 383/2001 stabilisce che i libri sociali obbligatori ex art c.c. (libri: dei soci; delle obbligazioni, delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblea, ecc.) ed ogni altro libro/registro la cui bollatura sia prevista da norme speciali, prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio, a norma dell art del codice civile (numerazione progressiva e bollatura su ogni foglio presso la Cciaa o presso un Notaio ). IL LIBRO INVENTARI Come disposto dall art del codice civile: il libro degli inventari deve essere numerato progressivamente e non è soggetto né a bollatura né a vidimazione ; si

3 possono utilizzare registri manuali, a modulo continuo o a fogli singoli mobili numerati progressivamente senza alcun obbligo di bollatura e di vidimazione ( non lasciare spazi in bianco, abrasioni e se è necessaria una cancellazione va eseguita in modo tale che quanto cancellato risulti leggibile). L'inventario è soggetto all imposta di bollo, assolta mediante l apposizione di marche da bollo sulle pagine effettivamente utilizzate (ogni 100 pagine nella misura di euro 16, per le società di capitali e di euro 32 per le società di persone e le imprese individuali ). L imposta di bollo deve essere assolta in via preventiva, ossia prima di effettuare le annotazioni sulla prima pagina o sulle successive cento. CONTENUTO DEL LIBRO INVENTARI: ASPETTI CIVILI E FISCALI L'inventario, oltre agli elementi prescritti dal codice civile o da leggi speciali, ai sensi del secondo comma dell art.15/600, deve indicare la consistenza dei beni raggruppati in categorie omogenee per natura e valore e il valore attribuito a ciascun gruppo. Ove dall'inventario non si rilevino gli elementi che costituiscono ciascun gruppo e la loro ubicazione, devono essere tenute a disposizione dell'ufficio delle imposte le distinte che sono servite per la compilazione dell'inventario. Nella prassi, il libro inventari si compone di una parte analitica, contenente la composizione quali-quantitativa del patrimonio aziendale, ovvero l indicazione e la valutazione delle attività e delle passività patrimoniali, secondo categorie omogenee per natura e valore con l indicazione della relativa consistenza; - una parte sintetica, contenente il bilancio d esercizio (Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota integrativa). Art c.c.: l'inventario deve redigersi all'inizio dell'esercizio dell'impresa e successivamente ogni anno, e deve contenere l'indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all'impresa, nonché delle attività e delle passività dell'imprenditore estranee alla medesima. L'inventario si chiude con il bilancio e con il conto dei profitti e delle perdite, il quale deve dimostrare con evidenza e verità gli utili conseguiti o le perdite subite. LA SOTTOSCRIZIONE DEL LIBRO INVENTARI L'inventario, riportato nell apposito libro, va sottoscritto dal titolare dell impresa individuale o dal rappresentante legale della società ; occorre anche ricordare che non è possibile in caso di verifica stampare il registro in presenza dei funzionari dell'amministrazione (cosa possibile invece per le scritture contabili). L inventario va conservato per 10 anni dall'ultima registrazione e la conservazione può essere effettuata anche su supporti ottici o magnetici che ne garantiscano la certezza della data e la non modificabilità dei dati. Nota : la Cassazione con la sentenza n /2001 ha stabilito che in caso di omessa redazione dell inventario di inizio/fine esercizio, l ufficio può procedere ad accertamento induttivo del reddito d impresa. IMPOSTA DI BOLLO DOVUTA PER I REGISTRI CONTABILI Inventari e giornale : (l'imposta di bollo può essere assolta anche tramite pagamento con il modello F23 codice tributo 458T ) per tali registri l'imposta è la seguente :

4 -Società di capitali: marca da bollo euro 16,00 ogni 100 pagine e tassa governative da 309,87 euro a 516,46 euro; concessione -Società di persone, imprese individuali, soc. cooperative: marca da bollo euro 32,00 per 100 pagine; -Registri iva: non sono soggetti a vidimazione e ad imposta di bollo. Nota : la Legge n ha abolito l obbligo di vidimazione o bollatura iniziale per i libri e i registri contabili (libro giornale, libro degli inventari e registri, libro cespiti, registri IVA degli acquisti e delle fatture emesse, registro dei corrispettivi,dichiarazioni d'intento,registro emergenza per misuratore fiscale ecc. LA REGOLARIZZAZIONE DELL'IMPOSTA DI BOLLO Le nuove marche da bollo ovvero i contrassegni telematici dopo l apposizione sui registri devono essere annullati (con timbro, barratura,firma,data ecc.). I contrassegni recano la data di emissione e per tale motivo, se si provvede alla stampa dei registri del 2014 entro il , senza aver precedentemente acquistato le relative marche,queste recheranno una data successiva al termine ultimo per la stampa ( ad esempio gennaio 2016). Tuttavia, anche in presenza di tale evenienza, i registri vengono considerati regolari e il contribuente può provvedere alla regolarizzazione dell imposta di bollo tramite il meccanismo del ravvedimento operoso. Dal punto di vista pratico occorre procedere in questo modo (si rammenta che la sanzione ammonta al 100% dell imposta di bollo dovuta): 1)versare la sanzione con Modello F23 codice tributo 675 T così determinata: - nella misura di 1-10 del 100% se il ravvedimento viene fatto entro 30 giorni dalla scadenza ovvero euro 1,60 ; nella misura di 1-8 del 100% se il ravvedimento viene effettuato oltre i 30 gg. ma entro un anno ovvero euro 2,00 ; 2)provvedere al versamento degli interessi calcolati a giorni nella misura del 0,50% / anno con codice tributo 731T. ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DELLE SCRITTURE CONTABILI Le scritture contabili, il libro giornale, il libro degli inventari, i mastri, il registro dei beni ammortizzabili e i registri dell'iva possono essere conservati in modo elettronico secondo precise disposizioni dettate dal Dm che ha modificato il precedente D.M. Del I Contribuenti che si avvalgono delle modalità di archiviazione elettronica sono tenuti all applicazione dell imposta di bollo (. 16,00 o 32,00 a seconda della tipologia del contribuente) ogni registrazioni e al versamento tramite F24 telematico entro il termine

5 di 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio. Nota : L'art. 6 del D.M dispone quanto segue : 1)L imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti e corrisposta mediante versamento nei modi di cui all art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, 241, con modalità esclusivamente telematica. 2)Il pagamento dell imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l anno avviene in un unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio. Le fatture elettroniche per le quali e obbligatorio l assolvimento dell imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell imposta ai sensi del presente decreto. 3) L imposta sui libri e sui registri di cui all art. 16 della tariffa allegata al decreto delpresidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, e dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. Il termine per il versamento dell Imposta di Bollo è stabilito entro 120 giorni dalla chiusura dell Esercizio. Infine conferma che il calcolo è basato sull equazione di un bollo ogni registrazioni contabili (non righe del Libro Giornale). Imposta dovuta sul Libro Giornale : (1 bollo da 16,00 Euro ogni Registrazioni contabili (non righe del Libro Giornale). Imposta dovuta sul Libro Inventari : (1 bollo da 16,00 Euro ogni registrazioni contabili. Imposta dovuta sulle Fatture di vendita : bollo da 2,00 Euro, da apporre ad ogni fattura esente IVA con totale superiore ai 77;57 Euro ( anche quelle elettroniche da trasmettere alla Pubblica Amministrazione). Si precisa che l Imposta di Bollo, dovuta sul Libro Giornale e sul Libri Inventari, si deve sommare a quella dovuta sulle fatture per inserire un solo rigo nel modello F24 Telematico Codice Tributo 2501 denominato Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari articolo 6 del decreto 17 giugno Coloro che preferiscono comunque mantenere la procedura della modalità virtuale tramite autorizzazione, ovviamente possono procedere con questa modalità anche per gli anni futuri, eseguendo i versamenti con modello F24 Telematico, utilizzando però i seguenti Codici Tributo: 2505 denominato BOLLO VIRTUALE RATA ; 2506 denominato BOLLO VIRTUALE ACCONTO ; 2507 denominato BOLLO VIRTUALE Sanzioni ; 2508 denominato BOLLO VIRTUALE Interessi. I soggetti interessati alla scelta del metodo annuale possono procedere alla disdetta dell autorizzazione e unificare le due modalità di assolvimento delle Imposte, con la il versamento ai sensi dell Art.6 del DMEF 17 Giugno ASPETTI SANZIONATORI Come noto, ai sensi dell art. 9 del D.Lgs.471/97 è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000,00 a eiro 8.000,00 chi non tiene o non conserva le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di IVA, ovvero i libri, documenti e i registri per la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria. Detta sanzione si applica altresì a chi, in sede di accesso, rifiuta di esibire o dichiara di non possedere o comunque sottrae all ispezione e alla verifica i documenti, i registri e le scritture indicati, ovvero altri registri, documenti e scritture, ancorché non obbligatori, dei quali risulti certa l esistenza.

6 Nota : l art. 9, comma 3 stabilisce inoltre che la sanzione può essere ridotta fino alla metà del minimo, qualora le irregolarità rilevate nei libri e nei registri o i documenti mancanti siano di scarsa rilevanza, sempreché non ne sia derivato ostacolo all accertamento delle imposte; ovvero che la sanzione è applicata in misura doppia, se vengono accertate evasioni di imposte dirette e Iva complessivamente superiore nell'esercizio a ,00 euro. CELESTE VIVENZI

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