Soluzione RIUSO136 progettoconsiglio proposta da Comune di Venezia

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1 Soluzione RIUSO136 progettoconsiglio proposta da Comune di Venezia Sezione 1 - Amministrazione proponente e soluzione proposta Tipologia di Amministrazione proponente: Comune Regione dell'amministrazione: Ambito/i amministrativo/i interessato/i: Nome: Cognome: Anna Cappelli Veneto Governo del territorio Posizione nell'ente: Responsabile Servizio Rapporti Istituzionali Telefono: anna.cappelli@comune.venezia.it Altre ammin. che utilizzano la soluzione: comune di Pavia; comune di Ferrara; comune di Latina Tipologie di amministrazioni più idonee a riutilizzare la soluzione: comuni piccoli comuni medi comuni grandi comunità montane province regioni Servizi Implementati Nome COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE ESTERNA Destinazione per i cittadini I cittadini sono informati su composizione, competenze, recapiti e calendario dei lavori del Consiglio, delle Commissioni consiliari e delle Consulte cittadine. Possono effettuare ricerche sugli atti ispettivi e sull'attività redazionale prodotti dai Consiglieri, nonché sui verbali delle sedute di Commissione. Hanno la possibilità/opportunità di intervenire nei forum di discussione lanciati dai Consiglieri e possono iscriversi alle mailing-list per essere informati direttamente sull'attività dei Gruppi consiliari. Nome COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE INTERNA Destinazione per l'amministrazione

2 Tutta l'attività istituzionale dell'assemblea elettiva e degli organismi che la costituiscono e precisamente: - calendario degli appuntamenti quotidiani - atti ispettivi di competenza del Consiglieri (interrogazioni, interpellanze, mozioni, ordini del giorno) - risposte di competenza dell esecutivo (risposte, rinvio dei termini, non competenza, delega) - attività e iniziative promosse dai Gruppi consiliari e dai singoli Consiglieri (appuntamenti, mailing list, proposte e progetti, il punto di vista di, forum) - attività delle Commissioni consiliari (convocazioni, resoconti, verbali, tabelle presenza) - attività delle Consulte cittadine (convocazioni, verbali, news, attività, associazioni) è gestita tramite applicativi che consentono la formazione, l eventuale comunicazione via ai destinatari e la pubblicazione in rete in tempo reale nelle pagine del sito dedicate. Sezione 2 - Descrizione testuale della soluzione Link alla soluzione: Secondo link alla soluzione: Documento di riferimento: Documento Secondo documento di riferimento: n.d Descrizione Il software progettoconsiglio, permette di realizzare e gestire in tempo reale le pagine istituzionali del Consiglio comunale. E costituito di numerosi applicativi, di semplice installazione, che consentono la formazione, l eventuale comunicazione via ai referenti e la pubblicazione in rete in tempo reale nelle pagine istituzionali del Consiglio comunale di: appuntamenti quotidiani del Consiglio (calendario dei lavori) atti ispettivi di competenza del Consiglieri (interrogazioni, interpellanze, mozioni, ordini del giorno) risposte di competenza dell esecutivo (risposte, rinvio dei termini, non competenza, delega) attività e iniziative promosse dai Gruppi consiliari e dai singoli Consiglieri (appuntamenti, mailing list, proposte e progetti, il punto di vista di, forum) attività delle Commissioni consiliari (convocazioni, resoconti, verbali, tabelle presenza) attività delle Consulte cittadine (convocazioni, verbali, news, attività, associazioni) Il software comprende altresì l applicativo gestionale che permette di realizzare e mantenere aggiornate le pagine informative del sito (informazioni generali, presidente, presidenza, consiglieri comunali, gruppi consiliari, commissioni, consulte cittadine, revisori dei conti, programma di governo, programmi di referato, normativa ), di verificare costantemente il funzionamento e i collegamenti tra i diversi applicativi che costituiscono il software, nonché di intervenire nei casi di difficoltà e/o errori da parte di tutti gli operatori che li utilizzano.

3 Per tutti gli applicativi, inoltre, è stato realizzato un manuale utente on line che descrive in modo semplice e dettagliato tutte le procedure. Sezione 3 - Aspetti legati all'uso della soluzione Avvio della soluzione: Gennaio 2001 N. di addetti operanti con la soluzione:: 100 circa Breve descrizione del contesto organizzativo Il software è stato realizzato prevedendo un suo utilizzo, sia in ambienti altamente informatizzati, dotati di una rete intranet e di personale di segreteria (dei Gruppi, delle Commissioni consiliari e degli Assessori) provvisti di PC in cui installare i diversi applicativi - questa formula è stata addotta nel Comune di Venezia -, sia in ambienti non particolarmente evoluti, dove è sufficiente un unico Ufficio, dotato di un solo PC dove installare il software, con la funzione di raccogliere atti e documentazione, meglio in formato file, e procedere alla pubblicazione. Caratteristiche del software sono: - immediatezza di pubblicazione: ogni Consigliere, Segretario o Assessore redige direttamente nel proprio PC gli atti che, in automatico, vengono pubblicati in internet in tempo reale ed inviati via e- mail ai rispettivi referenti; - semplicità di utilizzo: l utente non necessita di particolari conoscenze informatiche; - semplicità di gestione:il software, ispirandosi alla filosofia delle reti intranet, risiede su server riducendo drasticamente i costi di manutenzione e di aggiornamento; - positivo impatto con gli operatori: le maschere di interfaccia con l utenza rispettano l impostazione e le metodologie operative precedentemente in uso e, lungo tutto l iter, istruiscono l operatore con linguaggio semplice e sintetico; - mancanza di redazione: gli atti vengono pubblicati in rete direttamente da chi li genera; - semplicità di personalizzazione:essendo un software modulare, si presta facilmente a modifiche, aggiornamenti e personalizzazioni. L attività di formazione necessaria per utilizzare il software - per utenti che conoscano l uso elementare del computer (word, posta elettronica ) -, dipende dall applicativo che si deve utilizzare: oltre ad una parte informativa generale di circa 2 ore, si consigliano da 2 a 6 ore di corso, gestite da personale interno per gli aspetti giuridico-amministrativi e per l'organizzazione del lavoro, esterno per gli aspetti tecnico-informatici. N. di giornate di formazione: 10 Nota sulle giornate di formazione: n.d. N. di giornate per manutenzione evolutiva: 0 Nota sulle giornate per manutenzione evolutiva: Formazione specifica erogata da risorse: esterne n.d. Esiste un manuale d'uso della soluzione per gli addetti? La sua redazione è avvenuta a cura di risorse: esterne SI

4 Disponibilità di personale dell'ente a fornire assistenza: SI Indicazione delle giornate che ci si impegna a rendere disponibili: 0 Nota sulle giornate disponibili n.d. La soluzione è di completa proprietà dell'amministrazione cedente: SI Indicare le componenti della soluzione Componente applicativo Proprietà amministrazione comune di Venezia Sezione 4 - Aspetti di costo della soluzione sostenuti dall'amministrazione Costi esterni (fornitori+consulenza) per la realizzazione della soluzione : ,00 Costi interni per la realizzazione della soluzione (mesi/uomo): 0,00 Costi esterni per la manutenzione della soluzione : 0,00 Costi interni per la manutenzione della soluzione (mesi/uomo): 0,00 Sezione 5 - Benefici ottenuti dall'uso della soluzione Benefici in termini di riduzione di costi conseguiti dall'amministrazione n.d. Benefici in termini di miglioramento del servizio reso a cittadini e imprese conseguiti dall'amministrazione I cittadini sono informati in tempo reale sulle attività dell'assemblea elettiva e dei singoli Consiglieri. Possono conoscere e verificare: - convocazione e ordine dei lavori degli impegni istituzionali; - presenza e interventi in commissione; - produzione e contenuti di atti ispettivi; - risposte dell'esecutivo agli atti ispettivi; - espressione di voto di ciascun Consigliere sugli Ordini del Giorno approvati nelle sedute di Consiglio; - produzione e contenuto di attività redazionali. Benefici derivanti all'amministrazione dall'elaborazione dei dati che la soluzione utilizza o genera La soluzione consente all'amministrazione di avere un quadro preciso e dettagliato (anche del pregresso):

5 - degli atti prodotti - delle attività - delle scadenze - delle presenze Elementi di semplificazione della procedura tradizionale introdotti dalla soluzione L'operatore che utilizza i diversi applicativi trova una serie di dati precompilati: - data - numero d'ordine - destinatari per competenza - destinatari per conoscenza - scadenze - luoghi di convocazione. Ogni operatore ha in tempo reale il quadro completo dello stato dei documenti prodotti. Inoltre la soluzione genera degli archivi che consentono di reperire atti e informazioni tramite motori di ricerca particolarmente efficaci. vedi: Altri benefici derivanti dall'utilizzo della soluzionenon ricompresi nelle tipologie prima indicate Il software è stato realizzato con l obiettivo di rispondere all esigenza di trasparenza, semplificazione e informatizzazione delle attività politico-istituzionali dell assemblea elettiva, di promuovere l informazione e la partecipazione dei cittadini alla vita delle istituzioni locali (edemocracy), nonché, dal punto di vista organizzativo, di razionalizzare il lavoro, riducendo le operazioni legate all uso del cartaceo. L utilizzo di questa soluzione ha inaugurato un vero e proprio nuovo sistema di comunicazione. Oltre alla pubblicazione in rete, gli applicativi prevedono l invio contestuale tramite posta elettronica di tutti gli atti (convocazioni e ordini dei lavori, interrogazioni, interpellanze, mozioni, ordini del giorno, risposte di competenza dell esecutivo ) ai destinatari. Ciò rende possibile ridurre ad un unica copia cartacea (giuridicamente valida con firma autografa da archiviare ), ciò che di norma viene distribuito in innumerevoli copie. Inoltre, per gli aspetti legati alla pubblicizzazione degli atti e delle attività, tutti i cittadini sono informati, così come gli organi di stampa ai quali non è più necessario mandare fax od altro. Complessivamente tale soluzione ha contribuito ad una notevole riduzione del cartaceo e delle attività connesse alla sua distribuzione oltre che un esemplare tempestività della comunicazione istituzionale. Sezione 6 - Aspetti legati alle tecnologie utilizzate

6 Caratteristiche della soluzione tecnologica APPLICATIVI WEB-BASED Prerequisiti di natura tecnica (hw e sw di base) per il funzionamento della soluzione Il software si basa sulla tecnologia ASP 3.0 con piattaforma MS Windows NT (testato per ora su NT 4.0 con service pack 6, windows 2000 e windows 2003). Per le comunicazioni via gestite dall applicativo si richiede sia installata la componente CDONT, contenuta nell option pack di NT o la componente CDOSYS per versioni superiori. Per il trasferimento di eventuali allegati o immagini, si è usato ASPSmartUpload (freeware - ) che viene inviata assieme al software. L applicativo è stato sviluppato in VBScript con base dati MS Access 2000 (upgradabile a SQL server). E quindi necessario che siano installati gli appositi driver ODBC. Per le funzionalità di ricerca sugli atti, viene usato MS Index server per NT 4.0 (compreso nell option pack) e MS Indexing services per le versioni superiori. Questa è l architettura del sistema necessaria al funzionamento del software. N.B.: una novità di rilievo è programmata per i prossimi mesi: la realizzazione di una nuova versione che risponda ai criteri di ACCESSIBILITA previsti dalla legge. Inoltre, nella nuova versione, gli applicativi verranno sviluppati in linguaggio PHP permettendo così la migrazione su piattaforma completamente open source (O.S. LINUX e DATABASE MYSQL). Partners coinvolti nella realizzazione della soluzione La soluzione è stata progettata, realizzata e sviluppata nell'arco di temporale di circa 6 anni grazie alla collaborazione tra l'ente e la ditta informatica Kaleidos Multimedia. Quanto tempo è durato il progetto (mesi) 72 Quali sono i volumi di servizio che la soluzione gestisce? Dal quando è stato introdotto l'uso dei primi applicativi che costituiscono il software - ad oggi è stato prodotto (formazione, trasferimento via e pubblicazione in tempo reale)il seguente volume di lavoro: 4128 atti ispettivi (interrogazioni, interpellanze, mozioni, ordini del giorno); 1678 risposte ad interrogazioni e interpellanze; 192 interventi redazionali dei Consiglieri (punti di vista e proposte e progetti); 889 convocazioni di Commissioni consiliari; 713 resoconti sintetici; 710 verbali; 710 tabelle presenza. Inoltre, grazie alla registrazione delle presenze dei Consiglieri in sede di Commissione consiliare, è possibile ottenere i tabulati mensili, utili per l'attribuzione dei gettoni, nonché al calcolo statistico delle presenze. La soluzione è integrata con altre applicazioni dell'amministrazione? NO

7 Sezioni 7 - Altri aspetti vincolanti Esigenza di specifici modelli organizzativi Uno degli elementi fondamentali che ha reso possibile la realizzazione di questa soluzione informatica è senza dubbio il rapporto di reale sinergia che si è instaurato tra i soggetti che hanno condiviso il lavoro, ciascuno con le proprie competenze: giuridico-amministrative e organizzative, del personale dell ente, per effettuare un analisi attenta e dettagliata degli atti, delle attività e del loro iter e per mettere a punto un'organizzazione del lavoro idonea; tecnico-informatiche, della ditta che ha prodotto il software, per realizzarlo nel rispetto dei dati forniti e nella forma di minor impatto con l utenza. Questa capacità collaborativa, di dialogo e di condivisione dell obiettivo tra chi esercita funzioni tanto diverse, talora all interno dello stesso ente, è il vero prerequisito che può facilitare l adozione del software progettoconsiglio da parte di altri comuni o altri enti. In riferimento alle normative locali (statuto, regolamenti, consuetudini, ecc.), in base all esperienza maturata con altri Comuni, le differenze riscontrate non hanno un carattere strutturale, ma di dettaglio e, dal punto di vista tecnico-informatico, sono state risolte senza difficoltà. Necessità di accordi con Enti terzi n.d. Dipendenza da normative regionali n.d.