Breve Guida. per l organizzazione di eventi studenteschi a.a. 2014/2015. Maggio 2014

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1 Breve Guida per l organizzazione di eventi studenteschi a.a. 2014/2015 Contenuti: 1. Premessa 2. Approvazione evento 3. Principi generali 4. Presentazione della domanda 5. Promozione evento 6. Finanziamento evento Maggio 2014 Per maggiori informazioni: Ufficio Campus Life - piazza Sraffa 11 Ricevimento: tramite Sportello Unico lunedì - venerdì dalle 9.00 alle tel

2 1. PREMESSA L organizzazione di un evento comporta le seguenti fasi: 1. ideazione dell evento 2. contatto con i possibili relatori e definizione del programma dell incontro 3. definizione del giorno e dell orario per l incontro 4. richiesta all Università di approvazione dell evento 5. in caso di approvazione e dopo l ottenimento degli spazi per l incontro, promozione al mondo Bocconi. Questa Breve Guida si concentra sulle fasi 4 e 5, proponendosi di fornire un supporto operativo agli studenti e alle loro associazioni o gruppi, affinché possano sfruttare appieno tutte le opportunità messe a disposizione dall Università.

3 2. APPROVAZIONE EVENTO - tempi e modalità Tipo attività Tempi richiesta Modalità richiesta Passi successivi Riunioni interne * Incontri senza relatori esterni Desk di promozione di attività dell associazione / gruppo Incontri con relatori esterni Richieste di finanziamento collegate ad un evento da approvare Richieste di finanziamento non collegate ad un evento da approvare Almeno 2 giorni lavorativi prima della riunione Almeno 8 giorni lavorativi prima dell evento Almeno 8 giorni lavorativi prima dell evento Almeno 3 giorni lavorativi prima della riunione del Comitato CASA; l evento deve tenersi almeno 10 giorni dopo il Comitato CASA Richieste finanziamento inferiori a 500 : stessi tempi dell evento di riferimento Richieste superiori a 500 : almeno 7 giorni prima del Comitato Casa. NB: in entrambi i casi deve tenersi dopo il Comitato CASA Almeno 7 giorni prima della riunione del Comitato CASA; l attività da finanziare deve tenersi dopo il Comitato CASA Per aule Bocconi: contemporaneamente a Per spazio Campus Life: a NB: in entrambi i casi segnalare: associazione, data, ora inizio e fine, n partecipanti Event Bureau workflow RIUNIONE * Event Bureau workflow DESK * Event Bureau workflow EVENTO * Event Bureau segue l evento di riferimento * Form online da compilare, stampare, firmare e far avere (via mail, fax o in forma cartacea) all Ufficio Campus Life L ufficio competente (Didattica o Campus Life, a seconda della richiesta) assegna via un aula Campus Life inoltra la richiesta ai delegati del Comitato CASA. Dopo l approvazione di entrambi i delegati la richiesta è approvata e prosegue l iter per l assegnazione degli spazi Campus Life inoltra la richiesta ai delegati del Comitato CASA. Dopo l approvazione di entrambi i delegati la richiesta è approvata e prosegue l iter per l assegnazione degli spazi In caso di approvazione da parte del Comitato CASA la richiesta prosegue l iter per l assegnazione degli spazi Stesse modalità del relativo evento Campus Life scrive via mail al richiedente dopo la riunione del Comitato CASA * NB: Gli studenti non organizzati in associazione / gruppo che intendono proporre attività dovranno prestare attenzione alle due seguenti peculiarità: - La modalità riunione interna non è loro disponibile - Tutte le richieste di approvazione evento e l eventuale richiesta di finanziamento collegata all evento andranno presentate su moduli cartacei disponibili online sulla pagina dedicata alle attività studentesche

4 3. PRINCIPI GENERALI Il Comitato C.A.S.A. nella valutazione delle richieste di approvazione degli eventi opera secondo i seguenti principi generali: FORMAT STRUTTURA Il Comitato supporta l organizzazione di eventi di tutti i tipi, privilegiando gli incontri nell ambito dei quali vengono presentati tutti i punti di vista e dove viene quindi creato un contradditorio tra gli speaker dell incontro. Si consiglia inoltre di prevedere, al termine del dibattito tra gli speaker, un momento di dibattito ed intervento da parte dei partecipanti all incontro. DOCENTE BOCCONI Tutti gli eventi che coinvolgono relatori esterni all Università devono comprendere nel panel dei relatori almeno un docente Bocconi, il quale deve fare parte della PERMANENT FACULTY. Per consultare l elenco aggiornato dei docenti seguire il percorso: > Docenti > Permanent Faculty o cliccare su: m/connect/bocconi/sitopubblico_it/albero+di+navigazione/home/docenti/perma nent+faculty/. Il docente Bocconi indicato in Event Bureau deve essere già confermato, o quanto meno aver dato una disponibilità di massima a partecipare all evento in questione; è infatti necessario caricare in Event Bureau la mail in cui il docente conferma la partecipazione e l eventuale motivazione. RELATORI Per ogni relatore non Bocconi invitato deve essere presentata una breve biografia che racconti la storia professionale e l attuale carica ricoperta dall ospite. È possibile presentare comunque la domanda anche in caso qualche relatore non abbia ancora confermato la sua partecipazione. La cosa andrà segnalata nella richiesta in Event Bureau e occorrerà comunicare TEMPESTIVAMENTE agli indirizzi e eventuali conferme o sostituzioni. È ovviamente possibile indicare preventivamente eventuali sostituzioni nel caso in cui gli organizzatori lo ritengano opportuno. RAPPRESENTANTI POLITICI Nel caso il tema trattato abbia rilevanza politica si consiglia la presenza di rappresentanti di posizioni differenti. Ad eccezione di soggetti che abbiano ricoperto cariche istituzionali di particolare rilievo (ad esempio presidente della Repubblica, presidente del Consiglio, presidente di Camera o Senato), tutti i personaggi politici possono essere invitati a parlare solo se in presenza di altri invitati che generino un contraddittorio. In ogni caso, qualora si realizzi un incontro senza contraddittorio, i temi affrontati potranno riguardare esclusivamente questioni istituzionali e quindi non legate alla politica o all attualità.

5 Durante tutti i periodi di campagna elettorale (elezioni politiche, amministrative o europee) non è possibile invitare rappresentanti politici in Università. In questo periodo i richiedenti l approvazione di un evento devono sottoscrivere un modulo che auto certifichi che il relatore proposto non sia candidato ad alcuna lista elettorale. In caso eventi già approvati cadano in periodo di campagna elettorale, gli stessi possono essere sospesi d ufficio in base ai contenuti e agli invitati. PRESENTAZIONE LIBRI Non è possibile organizzare incontri che si configurino come presentazioni di libri né organizzarne la vendita in Università. In caso venga inviato un ospite che ha pubblicato un libro l incontro, che deve essere intitolato diversamente dal libro, deve focalizzarsi sulla tematica trattata e non sul libro stesso. ARGOMENTI E TEMATICHE Gli studenti Bocconi, le loro associazioni o gruppi non possono organizzare eventi od incontri che trattino temi e attività contigui o sovrapposti alle attività istituzionali dell Università. Si precisa che: - i rappresentanti degli studenti sono liberi di organizzare incontri volti al confronto e la discussione fra studenti sulle attività dell ateneo sia didattiche che amministrative; - è considerato in totale sovrapposizione con le attività dell ateneo ogni con contenuto informativo ed orientativo rivolto agli studenti in merito ad attività didattiche, aspetti accademico-amministrativi, aspetti connessi alle modalità di selezione e ammissione in Bocconi, modalità e criteri di attribuzione benefici economici, effettuazioni di programmi internazionali e stage ed eventuali altri funzioni attribuite ad unità organizzative dell ateneo. Eventuali eventi con questo tipo di matrice possono essere eventualmente realizzati collaborando con gli uffici competenti, qualora questi ne ravvisino l esigenza. In questo caso gli eventi vanno comunque segnalati al comitato CASA, che tuttavia non esprime un ruolo di approvazione trattandosi di attività accademiche o istituzionali. EVENTI CONNESSI AD AZIENDE Non è possibile organizzare eventi volti a promuovere aziende, loro attività o loro prodotti. Questa norma si applica anche ad incontri di carattere orientativo e di approfondimento sull utilizzo di software, prodotti, presentazioni di concorsi, premi e competizioni. Le presentazioni aziendali, in quanto attività in potenziale sovrapposizione con attività istituzionale dell Ateneo, vanno concordate con la Divisione Mercato. FUND RAISING / VENDITA BIGLIETTI All interno dell Università non è possibile vendere biglietti e/o raccogliere fondi per attività proprie o di terzi, anche a fine benefico. Eventuali richieste di finanziamento che possano configurarsi come trasferimenti indiretti a realtà esterne (es. noleggio di mostre, acquisto di opuscoli e volantini) non potranno essere accordate.

6 COLLABORAZIONI ED EVENTI ESTERNI Qualora l evento sia promosso da un associazione Bocconi avvalendosi della collaborazione con associazioni esterne all Università, i materiali di promozione non possono riportarne nomi o loghi, salvo nell indicazione della carica dei singoli relatori, e l associazione esterna non può promozionare l evento come proprio. Qualora un evento venga approvato in occasione di eventi esterni (a livello cittadino, provinciale, nazionale ecc.), è concessa la dicitura In occasione di, ma l evento non può essere riportato nel cartellone dell iniziativa stessa. SPONSOR Tutte le sponsorizzazioni vanno dichiarate in fase di richiesta di finanziamento all Università. Prima di contattare delle aziende potenziali sponsor le associazioni / gruppi studenteschi sono tenuti a verificare la fattibilità con l ufficio Relazioni con le Imprese (dott.ssa Beatrice Alfieri per un migliore coordinamento rispetto alle attività di fundraising universitarie. Il materiale promozionale dell evento non può riportare riferimenti a sponsor, salvo quando lo stesso sia stato concordato con l Università; in questo caso non è comunque possibile riportate il logo dello sponsor ma è ammessa la dicitura scritta in collaborazione con / con il supporto di. 4. PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA REFERENTE RICHIESTA Al momento della compilazione della proposta di un evento tramite Event Bureau, è necessario indicare come: - RESPONSABILE RICHIESTA la persona che effettivamente segue e coordina l organizzazione dell evento, compresi i relativi contatti, necessari per comunicare informazioni e notizie riguardo all evento; - PERSONA DI RIFERIMENTO il presidente o il vice presidente dell associazione. COMPILAZIONE EVENT BUREAU In seguito all approvazione dell evento da parte del comitato CASA, è necessario che i membri dell associazione effettuino l accesso ad Event Bureau per: - approvare la richiesta e consentire così agli uffici di prenderla in carico per le relative assegnazioni; - in alternativa, bloccare l evento se sono intercorsi cambiamenti che non rendono interessante proseguirne l organizzazione. Si ricorda che se l accesso non viene effettuato, il processo di presa in carico della richiesta rimane bloccato. ACCOUNT BOCCONI L account Bocconi dell associazione consente l accesso ad Event Bureau. Come tutti gli account Bocconi, per questioni di sicurezza il suo utilizzo è legato al rinnovo della

7 password ogni 90 giorni. Il mancato rinnovo può quindi comportare il blocco delle attività associative, dato che il reset d ufficio necessita di qualche giorno di elaborazione. Si consiglia quindi, qualora l account Bocconi non venga utilizzato frequentemente, di attivare il forward dei messaggi su una casella più letta, per evitare di perdere messaggi tecnici che potrebbero comportare il blocco delle attività. Si ricorda inoltre che una password per essere valida deve comporsi di minimo 8 caratteri, di cui almeno un numero, e non mai essere stata usata in precedenza. ASSEGNAZIONE SPAZI Si ricorda che: per i desk di promozione dell associazione o delle sue attività possono essere richiesti unicamente le seguenti postazioni: - lo spazio al piano -1 di via Sarfatti 25 (tra il bancomat e l ascensore) - piano terra del Velodromo. per i desk, l aula magna di via Gobbi e le aule AS (in via Roentgen -1) è necessario pre-verificare con l ufficio eventi (contattare Barbara Lupis la disponibilità dell aula nel giorno e orario desiderati. In caso di disponibilità è opportuno richiedere all ufficio eventi di mettere un opzione, specificando la cosa nella richiesta presentata al Comitato CASA. Si ricorda inoltre che per gli eventi in Aula Magna è necessario avere personale tecnico professionale in regia, e che quindi è necessario sostenerne i costi (mezza giornata: IVA; giornata intera: IVA). Si ricorda che gli spazi assegnati non sono necessariamente quelli richiesti; la reale attribuzione dipende dalla disponibilità nei giorni e orari richiesti. ALLESTIMENTI E ATTREZZATURE Una volta ricevuta l assegnazione dell aula è necessario mandare una mail all ufficio tecnico con la segnalazione di tutte le attrezzature / allestimenti necessari. A titolo informativo, segnaliamo che tutte le aule Bocconi sono solitamente attrezzate con un pc, videobeam e microfono. È tuttavia possibile richiedere ulteriori attrezzature che verranno fornite ove possibile: - microfoni aggiuntivi - tegolini per i relatori (NB i tegolini verranno forniti vuoti, occorrerà portare la stampa del nome dei singoli relatori) - l assistenza da parte di uno degli addetti alle aule nei 10/15 minuti precedenti l incontro, per verificare che tutto funzioni - per incontri con più di 3 relatori suggeriamo di valutare di richiedere un tavolo ulteriore, da affiancare alla cattedra già presente in aula - per incontri con relatori di particolare rilievo è possibile chiedere la tovaglia blu con il logo Bocconi per coprire il tavolo dei relatori APERTURA EDIFICI Gli edifici Bocconi sono aperti fino al seguente orario: - Velodromo: dal lunedì al venerdì fino alle sabato dalle alle 13.00

8 - Sarfatti 25: dal lunedì al venerdì fino alle ore sabato dalle alle Nell eventualità in cui sia necessario che le attività proseguano oltre gli orari sopra riportati, è possibile prendere in considerazione l eventualità di estenderli (costo orario per le aule Velodromo: 15 + partita IVA). MODIFICHE ALL EVENTO È molto importante che tutte le variazioni nel panel di relatori coinvolti nell incontro, negli orari e in altri aspetti rilevanti dell incontro, così come eventuali cancellazioni di incontri approvati e già inseriti in Event Bureau, siano tempestivamente modificati in Event Bureau e segnalati via a e per permettere agli uffici di organizzarsi di conseguenza. 5. PROMOZIONE EVENTO Una volta ottenuta l approvazione dell evento e l assegnazione dell aula, gli studenti e le loro associazioni / gruppi hanno a disposizione diversi strumenti di comunicazione per promuovere le proprie attività. Si ricorda che, oltre agli strumenti di seguito elencati, le associazioni attive hanno l ulteriore possibilità di pubblicare l evento direttamente nella Agenda dello studente di tutti gli studenti Bocconi. POSTMASTER Si tratta di un invio via per: - promuovere gli eventi organizzati in università - promuovere gli eventi che, per esigenze intrinseche all attività stessa, devono tenersi fuori dall università (quindi non per incontri realizzati in altre sedi, ma per le attività con particolari requisiti logistici) - attività o campagne di recruitment, con il limite di una volta all anno per associazione. La richiesta deve essere inoltrata a Campus Life almeno 3 giorni lavorativi prima di quanto si vuole che il messaggio raggiunga i destinatari. La richiesta deve essere completa di: - oggetto del messaggio - testo, che deve sempre essere redatto sia in italiano, sia in inglese o prevedere una formula di apertura che spieghi l utilizzo di una sola delle due lingue - destinatari (studenti e/o docenti e/o dipendenti) - indicazione della data desiderata per l invio. Il postmaster avrà come sender del messaggio: - per le associazioni / gruppi: l Bocconi dell associazione, qualora presente - in alternativa verrà inviato dall indirizzo generale - per gli studenti non asociati: l Campus Life. Il postmaster dovrà sempre essere firmato dall organizzatore dell evento; qualora vengano segnalati indirizzi mail a cui rispondere, gli stessi non potranno essere diversi dall account Bocconi fornito all associazione / gruppo. È possibile allegare un file al postmaster, che dovrà essere inferiore ai 500 KB.

9 Il testo del messaggio potrà subire modifiche, qualora l Ufficio Campus Life ne ravvisi la necessità per chiarezza del messaggio / rispetto dei principi contenuti in questa Breve Guida. SEZIONE EVENTI DEL SITO BOCCONI INIZIATIVE DEGLI STUDENTI È possibile richiedere l inserimento del proprio evento nella sezione dedicata alle iniziative degli studenti del sito Bocconi (raggiungibile dalla homepage). Per fare ciò occorre flaggare l apposita sezione nel compilare il form di Event Bureau e inviare una a specificando: - associazione / gruppo che organizza l evento - giorno, orario e aula - titolo dell evento - programma dell evento. È anche possibile allegare la locandina dell evento. PUBBLICAZIONE SULLA NEWSLETTER MENSILE DI CAMPUS LIFE È possibile richiedere l inserimento dell evento organizzato nella newsletter mensile Campus Life, nell apposita sezione Le iniziative organizzate degli studenti. La richiesta va effettuata tramite Event Bureau al momento della richiesta di approvazione dell evento. Eventuali richieste di inserimento successive devono essere segnalate via mail all indirizzo entro il 20 del mese precedente a quello in cui si terrà l iniziativa da promuovere. MANIFESTI I poster possono essere affissi UNICAMENTE : - nelle bacheche a libero utilizzo, - nel bar al -1 di via Sarfatti 25 - al pian terreno del Velodromo. I poster affissi fuori da questi spazi potranno essere rimossi dal personale dell Università. Si ricorda che qualora sia stato approvato un finanziamento per l evento i materiali di comunicazione devono riportare la dicitura Iniziativa finanziata con i contributi dell Università Bocconi. I poster realizzati dovranno essere caricati in Event Bureau PRIMA della stampa e dell affissione. Le violazioni rilevate saranno segnalate al Comitato CASA perché valuti eventuali sanzioni. PROMOTORE: STUDENTE SINGOLO Nei casi in cui il promotore dell evento non sia un associazione, ma uno studente singolo, il suo nome deve essere presentato con adeguata evidenza (pari a quella dell orario e del luogo in cui si svolge l evento) nel poster come RESPONSABILE DELL INIZIATIVA.

10 MODIFICHE AI MANIFESTI Nel caso in cui sia necessario modificare i poster di un evento (promosso da un associazione o da uno studente singolo), la modifica deve essere evidente, ovvero non deve essere fatta a penna, ma tramite un adesivo o un pennarello. VOLANTINAGGIO Per distribuire il materiale cartaceo realizzato per la promozione di eventi ed iniziative già approvate non è necessaria nessuna ulteriore approvazione. La distribuzione può avvenire unicamente all esterno degli edifici Bocconi. 6. FINANZIAMENTI EVENTO REGOLAMENTO FINANZIAMENTO L università Bocconi mette a disposizione finanziamenti per l organizzazione di eventi di associazioni o studenti singoli, qualora le attività non siano contrarie a leggi italiane, alle norme e ai regolamenti universitari o lesivi dei principi e dei valori dell Ateneo. Il regolamento è pubblicato online. PRESENTAZIONE RICHIESTA FINANZIAMENTO Ogni progetto che prevede la richiesta di finanziamento deve essere compilato in ogni sua parte in Event Bureau. Se respinto, può essere ripresentato seguendo gli emendamenti indicati dal comitato CASA fino ad un massimo di due volte. Qualora venisse invece accettato, l evento deve svolgersi entro due mesi dall approvazione della richiesta di finanziamento. Si ricorda che non possono essere finanziate iniziative già realizzate. SPESE FINANZIABILI Tra le spese finanziabili si segnalano le seguenti: - le spese per dare pubblicità all iniziativa, con un massimale di 150 e con l esclusione degli eventi promozionali dell associazione stessa - le spese di regia per l aula Magna di via Gobbi (mezza giornata: IVA; giornata intera: IVA) - richieste di rimborso viaggio per ospiti che provengano, per lavoro o residenza, da città distanti più di 80 km da Milano. Non è tuttavia previsto un rimborso qualora di tratti di autori di libri per i quali è in corso una campagna di promozione, parlamentari o membri di organi di governo e di rappresentanti aziendali con cariche di Direttore Generale o superiore. Non sono ammesse al finanziamento: spese per compensi ai relatori spese per catering e rinfreschi di qualsiasi sorta - spese che possano configurarsi come trasferimenti indiretti a realtà esterne (es. noleggio di mostre, acquisto di opuscoli e volantini). - pernottamenti -altre spese di trasferta (taxi, pranzi e cene).

11 MODALITA PRESENTAZIONE RICHIESTA RIMBORSO Tutte le richieste di rimborso vanno presentate all ufficio Servizi agli Studenti (rif. Barbara Stefanati, complete di: - fattura intestata all Università Bocconi riportante la dicitura pagato ; - relazione firmata dell attività svolta - poster e/o altro materiale promozionale, che si ricorda deve riportare la dicitura Iniziativa finanziata con i contributi dell Università Bocconi. TEMPI RIMBORSO Dato che la commessa è legata all anno solare, le fatture di rimborso devono essere presentate entro il 10 dicembre dell anno in cui si è svolto l evento.

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