IP Office 6.1 Installazione di Embedded Voic

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1 Installazione di Embedded Voic IT Versione 10a - (04/10/2010)

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Server indica un Unità di elaborazione che fungerà da host e sulla quale è stato installato il software al quale potranno accedere più utenti. Software significa il programma per computer, originariamente rilasciato in licenza da Avaya e utilizzato dall Utente finale, sia come prodotto a se stante sia come prodotto preinstallato sull hardware. Hardware indica i prodotti hardware standard, originariamente venduti da Avaya e utilizzati dall Utente finale. Tipo(i) di licenza: Licenza per la/le Unità di elaborazione (DS). L Utente finale può installare e usare ogni copia del software su una sola Unità di elaborazione, a meno che nella documentazione e in altro materiale a disposizione dell Utente finale venga espressamente dichiarato un numero diverso di Unità di elaborazione. 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3 Sommario 1. IP Office Embedded Voic 1.1 Funzioni della... casella postale Nuove funzionalità Lingue supportate Contents 2. Installazione di Embedded Voic 2.1 Installazione... di IP406 V2/IP Installazione... di IP500v Aggiornamento... dei prompt Attivazione... di Embedded Voic Rimozione... delle schede di memoria Configurazione della casella postale dell'utente 3.1 Integrazione... di Voic nel programma di posta Annunci utente Configurazione della casella postale dei gruppi di suoneria 4.1 Indicatore di... messaggio in attesa Accesso alla... casella postale dei gruppi di suoneria Annunci Configurazione dell'assistente automatico 5.1 Creazione di... un assistente automatico Registrazione... dei prompt Indirizzamento delle chiamate in entrata a un assistente automatico Trasferimento... delle chiamate a un assistente Utilizzo dell'assistente automatico per l'accesso a Voic Utilizzo dei... file degli annunci con nome Componi in... base al nome Varie 6.1 Accesso remoto... alla casella postale Monitoraggio... di Embedded Voic Programmazione... dei pulsanti Visual Voice Codici funzione Index...53 Installazione di Embedded Voic Page 3

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5 Capitolo 1. IP Office Embedded Voic Installazione di Embedded Voic Page 5

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7 1. IP Office Embedded Voic IP Office Embedded Voic In IP Office versione 6.1, Embedded Voic può essere utilizzato con le unità IP Office 406 V2, IP Office 500 e IP500v2. Embedded Voic consente di utilizzare le funzioni di base delle caselle postali di Voic e dell'assistente automatico senza bisogno di un server Voic dedicato. Embedded Voic utilizza i seguenti componenti: Scheda di memoria Il tipo di scheda di memoria varia a seconda dell'unità di controllo IP Office. Tuttavia, in ogni caso le schede sono specificatamente formattate da Avaya. Le schede di memoria di terze parti alternative non sono possono essere utilizzate per Embedded Voic . Unità di controllo IP Office IP406 V2 e IP Office 500 Per utilizzare Embedded Voic con queste unità di controllo, è necessario installare una scheda di memoria opzionale. Unità di controllo IP500v2 Per utilizzare Embedded Voic con questo tipo di unità di controllo, è necessario utilizzare la scheda SD obbligatoria installata nei sistemi IP500v2. IP Office Manager Per utilizzare Embedded Voic , è necessario configurare le opzioni di IP Office tramite IP Office Manager. Note Altri server Voic Embedded Voic non può essere utilizzato insieme ad altri server Voic , come il server IP Office Voic Pro. La presenza di un altro server Voic nella stessa rete potrebbe impedire il corretto funzionamento di Embedded Voic e viceversa. IP Office versione PARTNER e IP Office versione NORSTAR Questa guida si riferisce solo a Embedded Voic utilizzato in modalità IP Office. Non si riferisce a IP Office versione PARTNER o IP Office versione NORSTAR. 1.1 Funzioni della casella postale IP Office crea automaticamente caselle postali di Embedded Voic per ciascun utente e gruppo suoneria presenti nella configurazione di IP Office. Per gli utenti, la casella postale viene automaticamente utilizzata per rispondere a chiamate indirizzate all'utente che non ricevono una risposta entro il Tempo di non risposta configurato. La casella postale viene anche utilizzata in altre situazioni in cui IP Office avrebbe altrimenti ripreso il tono di occupato; ad esempio nel caso in cui l'utente abbia impostato la funzione Non disturbare. Per i gruppi di suoneria, la casella postale viene utilizzata quando una chiamata non ha ricevuto una risposta entro il Tempo di risposta Voic . Per sicurezza, è possibile assegnare un codice di accesso Voic per ogni casella postale. Il codice può essere modificato dall'utente della casella postale o dall'amministratore di sistema. Per gli utenti delle caselle postali, viene fornito un indicatore di messaggio in attesa agli utenti dell'interno del telefono IP Office e dell'applicazione utente IP Office (Phone Manager o one-x Portal). Per le caselle postali dei gruppi di suoneria, è possibile assegnare un indicatore di messaggio a utenti specifici. È possibile utilizzare vari codici funzione di composizione 52 per controllare le funzionalità di Voic nonché azioni come l'ascolto e la registrazione di messaggi e l'attivazione/la disattivazione di Voic . Confronto tra i sistemi Embedded Voic Funzione Unità di controllo IP406 V2 e IP500 Unità di controllo IP500v2 Tipo di memoria Compact Flash da 512 MB Scheda SDHC da 4 GB Metodo di compressione G711. VCM non necessario G711. VCM non necessario Archiviazione 15 ore 15 ore Numero massimo di connessioni simultanee Lunghezza massima dei singoli messaggi 4 canali Non modificabile impostazione predefinita = 120 secondi Intervallo: secondi Assistente automatico Sì Sì 6 canali Per impostazione prefefinita 2 canali; sono necessarie ulteriori licenze per ulteriori canali Tempo predefinito = 120 secondi Intervallo = secondi Installazione di Embedded Voic Page 7

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9 1.2 Nuove funzionalità IP Office Embedded Voic Funzioni della casella postale Nuove funzionalità di IP Office versione 6.1 Esclusione dell'annuncio della casella postale I chiamanti possono escludere l'annuncio della casella postale premendo 1. In questo caso, sentiranno immediatamente il tono dell'inizio della registrazione. Nuove funzionalità di IP Office 6 In Avaya IP Office 6 sono state apportate le seguenti modifiche a Embedded Voic Impostazione predefinita di Embedded Voic Per i sistemi IP Office nuovi e predefiniti, l'impostazione Voic del sistema IP Office è impostata su Embedded Voic . Composizione in base al nome dell'assistente automatico Nella versione 5 di IP Office è possibile configurare, per ciascun assistente automatico, la funzione Componi in base al nome in modo che funzioni in due modi, a seconda dell'impostazione configurata per l'impostazione Composizione diretta per nome. Se si seleziona questa opzione, il pulsante premuto per una specifica azione viene incluso in tutte le cifre successive composte dal chiamante per l'abbinamento all'interno di IP Office. Ad esempio se si imposta 2 nelle azioni di Componi in base al numero, l'utente può comporre 201 per chiamare l'interno 201. Se non si seleziona questa opzione, il tasto premuto per una specifica azione non viene incluso in tutte le cifre successive composte dal chiamante per l'abbinamento all'interno di IP Office. Ad esempio se si imposta 2 nelle azioni di Componi in base al numero, l'utente deve comporre 2 e 201 per chiamare l'interno 201. Supporto per le unità di controllo IP500v2 Embedded Voic è supportato dalle schede SD di sistema utilizzate dalle unità di controllo IP500v2. Per impostazione predefinita sono disponibili 2 canali, ma è comunque possibile acquistare licenze che consentono di utilizzare fino a un massimo di 6 canali. La capacità di archiviazione per i prompt e i messaggi di Voic IP500v2 è pari a 15 ore, indipendentemente dalla capacità della scheda SD. Comandi della scheda di memoria e codici funzione IP Office 6 include un'ampia gamma di comandi per la gestione delle schede di memoria, che interessano in parte Embedded Voic . Il codice funzione Arresto di Embedded Voic è ancora disponibile, ma è attualmente utilizzato solo per arrestare il servizio Embedded Voic fornito dalla scheda di memoria. Qualora sia necessario rimuovere la scheda dall'unità di controllo, è necessario utilizzare i comandi di arresto della nuova scheda di memoria. Questi comandi possono essere eseguiti da IP Office Manager o da System Status oppure dai sistemi configurati come telefoni di sistema. È stato aggiunto il codice funzione Avvia Embedded Voic . Elenco dei messaggi Visual Voice La versione precedente di Visual Voice riproduceva i messaggi in sequenza e forniva loro opzioni che consentiva di scorrere i messaggi in avanti o all'indietro. IP Office 6 visualizza invece un elenco di messaggi e consente quindi agli utenti di selezionare quali messaggi riprodurre. Questa modifica è stata apportata a tutti i server Voic , compreso Embedded Voic . Installazione di Embedded Voic Page 9

10 1.3 Lingue supportate Embedded Voic supporta consente di riprodurre i prompt in più lingue. In particolare, Embedded Voic supporta la seguenti lingue. Il nome della cartella corrispondente è indicato tra parentesi (). Cinese-mandarino (chs) Cinese cantonese (zhh) Danese (dan) Olandese (nld) Inglese GB (eng) Inglese US (enu) Finlandese (fin) Francese (fra) Francese canadese (frc) Tedesco (deu) Italiano (ita) Coreano (kor) Norvegese (nor) Portoghese (ptg) Portoghese brasiliano (ptb) Russo (rus) Svedese (sve) Spagnolo (esp) Spagnolo messicano (esm) Spagnolo argentino (ess) Le Impostazioni internazionali del sistema IP Office vengono utilizzate per determinare i prompt della lingua predefinita da utilizzare. Le impostazioni internazionali valgono si applicano a tutto il sistema IP Office. Le impostazioni internazionali del sistema possono essere ignorate per singoli utenti e instradamenti delle chiamate in entrata. Per le chiamate Voic , le impostazioni internazionali utilizzate dipendono dai seguenti fattori: Se configurate, le impostazioni internazionali dell'utente vengono sempre usate per le chiamate interne. Se configurate, le impostazioni internazionali delle chiamate in entrata vengono sempre utilizzate per le chiamate esterne. Se le impostazioni internazionali dell'utente o dell'instradamento delle chiamate in entrata non sono applicabili, vengono utilizzate le impostazioni internazionali del sistema. Se impostate, vengono utilizzate le impostazioni internazionali dei codici funzione, che hanno la priorità sulle opzioni descritte in precedenza nel caso in cui la chiamata venga trasferita a Voic tramite un codice funzione. Se le impostazioni internazionali selezionate non sono supportate, viene utilizzata la lingua di fallback secondo quanto indicato nella tabella. Impostazioni internazionali selezionate in Manager Australia (inglese Regno Unito) Belgio (olandese) Belgio (francese) Canada (francese canadese) Cile (spagnolo latino) Colombia (spagnolo latino) Grecia (greco) Hong Kong (cantonese) Ungheria (ungherese) Islanda (islandese) India (inglese Regno Unito) Nuova Zelanda (inglese Regno Unito) Peru (spagnolo latino) Polonia (polacco) Arabia Saudita (inglese Regno Unito) Singapore (inglese Regno Unito) Sud Africa (inglese Regno Unito) Svizzera (francese) Taiwan (Putonghua) Venezuela (spagnolo latino) Lingua di fallback Inglese GB (eng) Olandese (nld) Francese (fra) Francese (fra) Spagnolo (esp) Spagnolo (esp) Inglese GB (eng) Inglese GB (eng) Inglese GB (eng) Inglese GB (eng) Inglese GB (eng) Inglese GB (eng) Spagnolo (esp) Inglese GB (eng) Inglese GB (eng) Inglese GB (eng) Inglese GB (eng) Francese (fra) Cinese (mandarino) Spagnolo (esp) Installazione di Embedded Voic Page 10

11 IP Office Embedded Voic Lingue supportate Installazione di Embedded Voic Page 11

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13 Capitolo 2. Installazione di Embedded Voic Installazione di Embedded Voic Page 13

14 2. Installazione di Embedded Voic La procedura di installazione può essere suddivisa nei seguenti passaggi: 1. Installazione di Embedded Voic Installazione fisica della scheda di memoria. La procedura varia a seconda del tipo di unità di controllo IP Office. Unità di controllo IP406 V2 15 Unità di controllo IP Unità di controllo IP500v2 Non è necessario installare alcun hardware per le unità di controllo IP500v2 perché queste unità utilizzano la scheda SD di sistema installata per Embedded Voic . 2. Prompt di aggiornamento 16 Set di prompt forniti sulle schede di memoria di Embedded Voic di Avaya. I prompt potrebbero tuttavia non corrispondere al set completo di prompt necessario per le nuove funzioni della versione installata sul sistema di IP Office. 3. Attiva Embedded Voic 17 Configurare IP Office in modo che utilizzi Embedded Voic e la durata massima per la registrazione di messaggi, annunci e prompt. 4. Configurazione della casella postale dell'utente 20 Configurare le impostazioni personali per i singoli utenti. 5. Configurazione della casella postale del gruppo di suoneria 28 Configurare le impostazioni per ciascun gruppo di suoneria che utilizza Voic . È necessario anche configurare l'indicatore di messaggio in attesa e l'accesso alla casella postale poiché, per impostazione predefinita, queste opzioni non sono attivate. 6. Configurazione dell'assistente automatico 34 Impostare gli eventuali servizi dell'assistente automatico necessari e associarli agli indirizzamenti delle chiamate in entrata. Installazione di Embedded Voic Page 14

15 2.1 Installazione di IP406 V2/IP500 Le sezioni seguenti spiegano come installare Embedded Voic su un sistema IP500. Installazione di Embedded Voic 1. Verificare che siano soddisfatti i seguenti requisiti: Hardware: Unità di controllo IP Office Scheda di memoria Embedded Voic fornita da Avaya (Compact Flash da 512 MB) CD delle applicazioni amministrative IP Office corrispondente alla versione del software del sistema IP Office Configurazione: PC, connesso alla rete IP Office con l'applicazione IP Office Manager installata. 2. Installazione della scheda di espansione della memoria La scheda di memoria è una scheda Compact Flash di tipo II. Per Embedded Voic è possibile utilizzare solo una scheda fornita da Avaya. Le schede Compact Flash di terze parti non possono essere utilizzate per Embedded Voic . Inserimento della scheda di memoria nello slot C/F TII. Inserire la scheda di memoria con l'etichetta rivolta verso l'alto. 3. Aggiornamento dei prompt 16 Se necessario, è ora possibile aggiornare i prompt della scheda di memoria Embedded Voic in modo che corrispondano alla versione di IP Office. 4. Attivazione di Embedded Voic 17 Per impostazione predefinita, Embedded Voic è sempre attivato sui sistemi nuovi e di default. 2.2 Installazione di IP500v2 Le sezioni seguenti spiegano come installare Embedded Voic su un sistema IP Aggiornamento dei prompt 16 Se necessario, è ora possibile aggiornare i prompt della scheda di memoria Embedded Voic in modo che corrispondano alla versione di IP Office. 2.Attivazione di Embedded Voic 17 Per impostazione predefinita, Embedded Voic è sempre attivato sui sistemi nuovi e di default. 3.Aggiunta di licenze Embedded Voic Se si prevede di utilizzare più di 2 canali, è possibile aggiungere licenze per un massimo di 16 canali. Installazione di Embedded Voic Page 15

16 2.3 Aggiornamento dei prompt Le schede di memoria Embedded Voic vengono normalmente fornite con i file dei prompt preinstallati. Tuttavia per utilizzare le funzioni delle versioni più recenti di IP Office, è talvolta necessario aggiungere ulteriori prompt. Per tutte le nuove installazioni, è quindi consigliabile aggiornare i prompt in modo che corrispondano alla versione del software IP Office. Inoltre, quando si aggiornano i sistemi IP Office su cui è già installato Embedded Voic , è necessario verificare se sono state aggiunte le nuove funzioni 9 che richiedono prompt aggiuntivi. Tutti i prompt per Embedded Voic si trovano nella cartella LVMSound nel pacchetto di installazione delle applicazioni amministrative di IP Office. Prompt aggiuntivi La scheda seguente elenca i prompt aggiuntivi necessari per le versioni del software IP Office successive alla 3.2. IP Office 4.0 IP Office 4.2 IP Office 5.0 SVM_24.c11 SVM_26.c11 MNU_11.c11 IVR_25.c11 IVR_26.c11 IVR_27.c11 MNU_4.c11 G0022.c11 G0701.c11 G0702.c11 G0703.c11 G0704.c11 G0705.c11 G0706.c11 G0714.c11 G0715.c11 G0716.c11 G0717.c11 G0718.c11 G0719.c11 G0721.c11 G0722.c11 G0724.c11 G0725.c11 G0726.c11 G0727.c11 G0728.c11 G0731.c11 G0733.c11 G0735.c11 G0737.c11 G0738.c11 G0739.c11 Verifica dei set di prompt Le funzioni di Embedded Voic aggiuntive disponibili nelle nuove versioni di IP Office richiedono nuovi prompt. I prompt mancanti possono essere visualizzati in IP Office System Monitor attivando l'opzione di traccia Filtri Sistema Errore. I messaggi di errore vengono inviati a intervalli regolari mS ERR: EVM 4p0 upgrade file clips missing mS ERR: EVM 4p2 upgrade file clips missing mS ERR: EVM 5p0 upgrade file clips missing Trasferimento dei file dei prompt tramite IP Office Manager L'opzione è supportata per IP Office Avviare IP Office Manager. 2. Selezionare File Avanzate Gestione file integrata. 3. Nel menu Seleziona IP Office selezionare il sistema IP Office richiesto. 4. Il passaggio successivo varia a seconda del tipo di unità di controllo di IP Office: Unità di controllo IP406 V2 / IP500 Selezionare File Carica prompt Voic . I file dei prompt installati in IP Office Manager vengono trasferiti alla scheda di memoria. Unità di controllo IP500v2 Selezionare File Carica file di sistema. I file dei prompt installati in IP Office Manager e i file del firmware di IP Office vengono trasferiti. Non effettuare questa operazione se il software di IP Office Manager non è appropriato per il sistema IP Office. Installazione di Embedded Voic Page 16

17 Installazione di Embedded Voic Aggiornamento dei prompt 2.4 Attivazione di Embedded Voic La configurazione di sistema per Embedded Voic è la stessa per tutti i sistemi IP Office che supportano l'applicazione. In IP Office 6 questa opzione è sempre attivata e deve essere disattivata nel caso in cui non si utilizzi Embedded Voic . Configurazione di un sistema IP Office per Embedded Voic 1. Per completare questa procedura, è necessario riavviare il sistema IP Office. Questa operazione interrompe tutte le chiamate in corso e l'operativià del sistema per 5 minuti. 2. Aprire IP Office Manager e acquisire la configurazione di IP Office. 3. Selezionare Sistema. 4. Visualizzare la scheda Sistema. Le Impostazioni internazionali devono corrispondere alla lingua utilizzata per i prompt voce utilizzati da Embedded Voic . Per ulteriori informazioni, vedere Lingue supportate 10. Se non sono corrette, consultarsi prima con il cliente. Le Impostazioni internazionali sono associate a molte delle operazioni predefinite di IP Office e di solito sono già impostate in modo da corrispondere alle impostazioni internazionali del cliente. 5. Selezionare la scheda Voic . 6. Nell'elenco Tipo di Voic selezionare Embedded Voic . 7. Impostare la durata massima della registrazione per i messaggi e i prompt sul valore richiesto dal cliente. È possibile impostare qualsiasi valore compreso tra 30 e 180 secondi. L'impostazione predefinita è 110 secondi. 8. Fare clic su OK per salvare le modifiche apportate al sistema Voic . 9. Fare clic su per salvare le modifiche della configurazione nell'unità di controllo IP Office. 10.Dopo il riavvio del sistema IP Office, digitare *17 da un interno del sistema. Embedded Voic dovrebbe rispondere e iniziare a riprodurre i prompt. Installazione di Embedded Voic Page 17

18 2.5 Rimozione delle schede di memoria Non rimuovere la scheda di memoria dal sistema durante il normale utilizzo di IP Office. Questa operazione danneggia i file utilizzati. Prima di rimuovere una scheda di memoria, è necessario disattivare la scheda di memoria oppure arrestare il sistema IP Office. Quando la scheda di memoria è disattivata, non è possibile utilizzare Voic sul sistema IP Office. Sanno disattivati anche tutti gli altri servizi che utilizzano la scheda di memoria. Sui sistemi IP500v2, le funzioni coperte da licenza possono essere utilizzate per un massimo di 2 ore quando la scheda non è presente. Per riattivare la scheda di memoria dopo averla rimossa, è sufficiente reinserirla. Disattivazione della scheda di memoria tramite IP Office Manager 1. In IP Office Manager selezionare Start Avanzate Comando scheda di memoria Arresto. Sui sistemi IP500v2 selezionare la scheda SD di sistema. 2. Verificare che il LED dello slot della scheda di memoria sia spento. Se il LED è spento, è possibile rimuovere la scheda di memoria. 3. Per riavviare la scheda senza rimuoverla e reinserirla, selezionare Start Avanzate Comando scheda di memoria Avvio. Disattivazione della scheda di memoria tramite l'applicazione IP Office System Status 1. In System Status selezionare Sistema Schede di memoria. Sui sistemi IP500v2 selezionare la scheda SD di sistema. 2. Selezionare Arresto. 3. Verificare che il LED dello slot della scheda di memoria sia spento. Se il LED è spento è possibile rimuovere la scheda di memoria. 4. Per riattivare la scheda senza doverla rimuoverla e reinserirla, selezionare Avvia. Installazione di Embedded Voic Page 18

19 Capitolo 3. Configurazione della casella postale dell'utente Installazione di Embedded Voic Page 19

20 3. Configurazione della casella postale dell'utente Embedded Voic crea una casella postale per ciascun utente sul sistema IP Office. Le chiamate vengono indirizzate alla casella postale quando l'interno dell'utente è occupato o se l'utente non risponde entro il tempo di non risposta programmato. Ciò si applica anche alle chiamate inoltrate a un'altra destinazione interna. La casella postale di un singolo utente può essere configurata tramite la casella postale, i codici funzione del sistema (fare riferimento al manuale dell'utente di Embedded Voic ) e tramite le impostazioni utente configurate in IP Office Manager. Indicatore di messaggio in attesa Se il telefono supporta questa funzione, verrà visualizzato un indicatore di messaggio in attesa ogni volta che vengono recapitati nuovi messaggi alla casella postale dell'utente. Il tipo di indicatore di messaggio in attesa dipende dal telefono. Accesso alla casella postale È possibile utilizzare il codice funzione predefinito standard (*17) per accedere agli interni associati alla casella postale dell'utente. È tuttavia possibile configurare altri metodi di accesso alla casella postale. In IP Office 4.2+, è possibile configurare il pulsante MESSAGGI sui telefoni, che generalmente emula il codice *17, per accedere alla modalità Visual Voice sui telefoni che supportano Visual Voice 51. Per effettuare questa operazione, selezionare l'opzione Pulsante Messaggi Passa a Visual Voice (Sistema Voic ). Richiamata È possibile configurare Embedded Voic in modo che segnali l'arrivo di nuovi messaggi nella casella postale tramite uno squillo. La richiamata si attiva appena termina la chiamata in corso sull'interno dell'utente. La richiamata dalla casella postale di un gruppo di suoneria contenente nuovi messaggi può verificarsi anche se l'utente è configurato per la visualizzazione dell'indicatore dei messaggi in attesa del gruppo di suoneria. Attivazione/disattivazione Voic È possibile disattivare l''invio di chiamate alla casella postale dell'utente. Ciò non impedisce tuttavia ai chiamanti di lasciare messaggi direttamente nella casella postale dell'utente con altri metodi. Codice di accesso È possibile assegnare un codice di accesso alla casella postale. In questo caso, chiunque acceda alla casella postale deve prima inserire questo codice per poter ascoltare i messaggi. Il codice di accesso può essere reimpostato dall'utente dopo l'accesso alla casella postale. Centralino Voic e numeri d'interruzione L'impostazione di un numero di centralino Voic per un utente consente ai chiamanti che lasciano un messaggio nella casella postale di comporre *0 per essere trasferiti a tale numero. Se questa funzione è attivata, viene annunciata nel prompt di annuncio della casella postale. È inoltre possibile indicare due numeri di trasferimento. L'utente può registrare un messaggio che indica al chiamante di premere *2 o *3 per il trasferimento ai numeri di telefono specificati. Annunci IP Office 4.0+ consente a Embedded Voic di fornire annunci per le chiamate in attesa di risposta. Questa funzione è simile agli annunci forniti per i gruppi di suoneria 31, in cui vengono riprodotti annunci ai chiamanti la cui chiamata è in attesa di risposta. A causa della sovrapposizione di vari timeout, non è consigliabile utilizzare contemporaneamente gli annunci utente insieme all'inoltro a Voic . Voic IP Office È possibile ricevere notifiche quando arrivano messaggi al proprio indirizzo . La notifica può essere costituita da un semplice avviso che informa dell'arrivo di un nuovo messaggio o eventualmente in un messaggio vocale. Per ulteriori informazioni, vedere Integrazione della funzionalità in Voic 23. AVVISO: Modifica dei nomi di utenti Le caselle postali vengono create in base al nome di ciascun utente univoco configurato in IP Office. Se si modifica il nome utente, l'utente verrà associato a una nuova casella postale. Prima di modificare un nome utente, verificare che l'utente abbia ascoltato ed eliminato tutti i propri messaggi. Se si modifica un nome utente senza cancellare la casella postale originale, sarà necessario creare un codice funzione basato sul vecchio nome per poter accedere alla vecchia casella postale. Installazione di Embedded Voic Page 20

21 Per modificare la configurazione Voic di un utente: Configurazione della casella postale dell'utente: Il simbolo indica indica che l'impostazione può essere bloccata tramite i diritti utente. Per informazioni più dettagliate, vedere la documentazione di IP Office Manager. 1. Aprire IP Office Manager e acquisire la configurazione di IP Office. 2. Nel riquadro di esplorazione fare clic su Utente e selezionare l'utente desiderato. 3. Visualizzare la scheda Voic . Codice Voic impostazione predefinita = Nessuna impostazione, intervallo = da 0 (nessun codice) a 15 cifre. Codice di 1-15 cifre usato per convalidare l'accesso alla casella postale. Se si tenta di accedere remotamente a una casella postale senza codice Voic configurato, viene riprodotto il messaggio "Accesso remoto non configurato per questa casella postale". L'utente della casella postale può modificare il codice digitando *04 dopo l'accesso. Voic attivo impostazione predefinita = opzione attivata. Se l'opzione è selezionata, la casella postale viene utilizzata da IP Office per rispondere alle chiamate senza risposta o alle chiamate indirizzate a un interno occupato. La disattivazione di questa opzione non provoca la disattivazione della casella postale dell'utente. I messaggi possono quindi essere inoltrati alla casella postale ed è possibile anche accedere alla casella postale per ascoltare i messaggi. Aiuto Voic impostazione predefinita = opzione disattivata. Questa impostazione non è utilizzata per Embedded Voic . È possibile accedere alla Guida digitando *4 dopo aver effettuato l'accesso alla casella postale. Richiamata Voic impostazione predefinita = Opzione disattivata Se l'opzione è attivata e arriva un nuovo messaggio, il server Voic chiama l'interno dell'utente per tentare di consegnare il messaggio ogni volta che l'utente riaggancia il telefono. Voic segnala l'arrivo di un nuovo messaggio generando uno squillo a intervalli di 30 secondi. Lettura Voic impostazione predefinita = Opzione disattivata Questa impostazione non è utilizzata per Embedded Voic . Servizi Web UMS: impostazione predefinita = Opzione disattivata, versione software = Questa impostazione non è utilizzata per Embedded Voic . Voic impostazione predefinita = Nessuna impostazione (nessuna funzione Voic ) Questo campo è utilizzato per impostare l'indirizzo dell'utente o del gruppo per l'uso della funzione di Voic 23. Se si specifica un indirizzo, non è possibile selezionare i comandi aggiuntivi Voic elencati di seguito. Voic Impostazione predefinita = Opzione disattivata Se si inserisce un indirizzo per l'utente o gruppo, è possibile anche selezionare le opzioni indicate di seguito. Queste opzioni determinano la modalità di funzionamento automatica del componente di Voic utilizzato dal server Voic ogni volta che arriva un nuovo messaggio Voic . Opzione disattivata Se l'opzione non è selezionata, la funzione automatica di Voic non utilizza alcuna delle seguenti opzioni. Questa modalità può essere impostata anche componendo *03 direttamente sull'interno telefonico. Installazione di Embedded Voic Page 21

22 Copia Se si seleziona questa modalità, ogni volta che arriva un nuovo messaggio Voic nella casella postale Voic , viene allegata una copia del messaggio a un messaggio , che viene inviato all'indirizzo specificato. Le cassette postali Voic e di posta non vengono sincronizzate. Quindi, la lettura ed eliminazione di un messaggio non hanno alcun effetto sul messaggio contenuto nella cassetta postale Voic o sull'indicatore di messaggio in attesa fornito per tale messaggio. Inoltra Se si seleziona questa modalità, ogni volta che si riceve un nuovo messaggio Voic nella casella postale Voic , il messaggio viene allegato a un messaggio , che viene inviato all'indirizzo specificato. In questo caso però non viene mantenuta alcuna copia del messaggio Voic nella cassetta postale Voic e non viene fornita alcuna indicazione di messaggio in attesa. Anche in questo caso le cassette postali Voic e di posta non vengono sincronizzate. Questa modalità può essere impostata anche componendo *01 direttamente sull'interno telefonico. Avviso Se si seleziona questa modalità, ogni volta che si riceve un nuovo messaggio Voic nella casella di posta Voic viene inviato un semplice messaggio all'indirizzo specificato. Questo messaggio fornisce informazioni sul messaggio Voic , ma al messaggio non viene allegata alcuna copia. Questa modalità può essere impostata anche componendo *02 direttamente sull'interno telefonico. Interruzione DTMF È possibile offrire agli utenti che vengono trasferiti al sistema Voic la possibilità di scegliere di essere trasferiti a un interno diverso. In questo caso è necessario registrare un annuncio che elenchi le opzioni disponibili. I numeri degli interni a cui è possibile trasferire le chiamate possono essere inseriti nei campi sottostanti. In IP Office 5.0+, è possibile impostare i valori predefiniti di sistema per questi numeri e utilizzarli, a meno che non sia stato impostato un numero nelle impostazioni dell'utente. In IP Office 5.0+ questi valori possono essere impostati selezionando Diritti utente. Centralino/Interruzione (DTMF 0) Indica il numero a cui vengono trasferite le chiamate se i chiamanti premono *0 durante l'ascolto dell'annuncio della casella postale, anziché lasciare un messaggio. Interruzione (DTMF 2) Indica il numero a cui vengono trasferite le chiamate se i chiamanti premono *2 durante l'ascolto del messaggio della casella postale, anziché lasciare un messaggio. Interruzione (DTMF 3) Indica il numero a cui vengono trasferite le chiamate se i chiamanti premono *3 durante l'ascolto del messaggio della casella postale, anziché lasciare un messaggio. 4. Fare clic su OK per salvare le modifiche della configurazione Voic apportate per l'utente. 5. Modificare i dettagli utente desiderati, quindi salvarli e inserirli nelle modifiche della configurazione. Installazione di Embedded Voic Page 22

23 Configurazione della casella postale dell'utente: 3.1 Integrazione di Voic nel programma di posta IP Office 4.2+ supporta l'utilizzo delle funzioni di Voic con Embedded Voic . Per inviare i messaggi al server del cliente, vengono utilizzate le impostazioni SMTP del sistema IP Office. Il server inoltra quindi i messaggi alle caselle postali dell'utente. Gli utenti abilitati possono scegliere se ricevere un avviso per ogni nuovo messaggio vocale o se consentire l'inoltro del messaggio vocale alla propria casella postale . Inoltre, mentre ascoltano un messaggio contenuto nella propria casella postale Voic , possono decidere di inoltrarlo alla propria casella postale . Avvertenza L'invio di file.wav tramite la rete sovraccarica la rete e i server. Un messaggio di un minuto corrisponde a un file. wav di 1 MB. 1. Tenere presente che la modifica delle impostazioni SMTP di IP Office comporta la necessità di riavviare il sistema. 2. Richiedere i dettagli del server SMTP del cliente. In alcuni casi può essere necessario configurare un account utente sul serve, in modo che accetti e smisti i messaggi inviati da IP Office. 3. Utilizzare IP Office Manager per acquisire la configurazione del sistema IP Office. 4. Selezionare Sistema e successivamente la scheda SMTP. 5. Inserire i dettagli che corrispondono al server SMTP del cliente. Indirizzo IP L'indirizzo IP del server SMTP del cliente. Se il server non si trova nella stessa sottorete della LAN di IP Office, occorre aggiungere anche un indirizzamento IP. Porta La porta di ascolto SMTP del server. La porta predefinita è la 25. da indirizzo L'indirizzo che verrà utilizzato da IP Office. Alcuni server smistano solo i messaggi provenienti da indirizzi completi riconosciuti o da indirizzi che si trovano nello stesso dominio. Autenticazione richiesta dal server Se il server richiede che un account utente per la ricezione e l'invio di , inserire i dettagli di un account configurato sul server in modo che possa essere utilizzato da IP Office. 6. Per ciascun utente, selezionare Utente Voic . 7. Nel campo Voic , inserire l'indirizzo dell'utente. 8. Utilizzare il pulsante di opzione per selezionare il tipo di avvisi funzione Voic per l'utente. Opzione disattivata Non invia avvisi quando arrivano nuovi messaggi. Gli utenti possono selezionare questa funzione componendo *03. Copia Invia una copia di ciascun nuovo messaggio ricevuto all'indirizzo dell'utente. Gli utenti non possono selezionare direttamente questa modalità. Inoltra Inoltra ciascun nuovo messaggio ricevuto all'indirizzo dell'utente, cancellando il messaggio dalla casella postale. Gli utenti possono selezionare questa funzione componendo *01. Avviso Invia un avviso per ciascun nuovo messaggio ricevuto. Gli utenti possono selezionare questa funzione componendo * Salvare la configurazione in IP Office. Installazione di Embedded Voic Page 23

24 3.2 Annunci utente Gli annunci vengono riprodotti per le chiamate in attesa di risposta. Ciò include le chiamate che vengono presentate ai membri dei gruppi di suoneria, ossia le chiamate che squillano e le chiamate messe in coda. IP Office 4.0+ riproduce gli annunci utilizzando Embedded Voic . Se non è disponibile alcun canale Voic per l'annuncio, l'annuncio non viene riprodotto. È possibile rispondere alle chiamate mentre si ascoltano gli annunci. Se una chiamata viene reindirizzata al gruppo di suoneria configurato per il servizio notte o come gruppo di fallback fuori servizio, vengono riprodotti gli annunci configurati per tale gruppo. Se una chiamata viene trasferita all'overflow, vengono riprodotti gli annunci del gruppo originale, non quelli del gruppo di overflow. Per poter utilizzare in modo corretto gli annunci, è necessario estendere il tempo di risposta Voic del gruppo suoneria o deselezionare la funzione Voic attiva. Configurazione degli annunci 1. Aprire IP Office Manager. 2. Selezionare l utente o il gruppo di suoneria per cui si desidera configurare gli annunci. 3. Visualizzare la scheda Annunci. Annunci attivati: impostazione predefinita = Opzione disattivata. Questa impostazione consente di attivare o disattivare gli annunci. Attesa del 1 annuncio: impostazione predefinita = 10 secondi. Intervallo = Da 0 a 9999 secondi. Questa opzione consente di impostare quanto tempo deve intercorrere la presentazione delle chiamate prima della riproduzione del primo annuncio. Se si seleziona l'opzione Sincronizza chiamate, il tempo di attesa effettivo potrebbe essere diverso (vedere oltre). Chiamata con flag di risposta: impostazione predefinita = Opzione disattivata. Questa è l'impostazione utilizzata dalle applicazioni IP Office CCC e CBC. Per impostazione predefinita la chiamata è considerata ricevuta solo se riceve una risposta da una persona. Questa opzione consente di contrassegnare una chiamata come risposta subito dopo la riproduzione del primo annuncio. L'impostazione non è tuttavia disponibile in IP Office Customer Call Reporter. Tono post annuncio: impostazione predefinita = Musica in attesa. Dopo il primo annuncio è possibile specificare se devono essere riprodotti la musica d'attesa, uno squillo o una pausa di silenzio finché la chiamata non riceve una risposta o finché non viene riprodotto un altro annuncio. Installazione di Embedded Voic Page 24

25 Configurazione della casella postale dell'utente: Annunci utente 2 annuncio: impostazione predefinita = Opzione attivata. Se si seleziona questa opzione, è possibile riprodurre un secondo annuncio se la chiamata non ha ancora ricevuto una risposta. Attesa del 2 annuncio: impostazione predefinita = 20 secondi. Intervallo = Da 0 a 9999 secondi. Questa opzione consente di impostare l'intervallo che deve intercorrere tra il primo e il secondo annuncio. Se si seleziona l'opzione Sincronizza chiamate, l'attesa effettiva potrebbe essere diversa (vedere oltre). Ripetizione ultimo annuncio: impostazione predefinita = Opzione attivata. Se si seleziona questa opzione, l'ultimo annuncio riprodotto viene ripetuto finché la chiamata non riceve una risposta o finché l'utente non riaggancia. Attesa prima di ripetizione: impostazione predefinita = 20 secondi. Intervallo = Da 0 a 9999 secondi. Se si seleziona Ripeti ultimo annuncio, è possibile impostare l'intervallo di attesa tra ciascuna ripetizione dell'ultimo annuncio. Se si seleziona Sincronizza chiamate, questa impostazione viene visualizzata in grigio e allineata all'impostazione Attesa prima del 2 annuncio. Sincronizza chiamate: impostazione predefinita = Opzione disattivata Questa opzione può essere usata per specificare quanti canali Voic sono necessari per riprodurre gli annunci. Opzione disattivata Se l'opzione Sincronizza chiamate è disattivata, gli annunci vengono riprodotti singolarmente per ciascuna chiamata. In questo caso è necessario un canale Voic dedicato per la riproduzione di ciascun annuncio. Benché ciò garantisca che le impostazioni di attesa vengano seguite correttamente, non consente di utilizzare in modo efficiente i canali Voic . Opzione attivata Se si attiva l'opzione Sincronizza chiamate e l'annuncio desiderato è attualmente in riproduzione, i chiamanti successivi devono attendere la fine della riproduzione per poter ascoltare l'annuncio. Inoltre, se l'annuncio viene riprodotto dopo che il chiamante è rimasto in attesa per l'intervallo di tempo specificato, l'annuncio viene riprodotto anche per tutti gli utenti in attesa di questo annuncio anche se sono in attesa da meno tempo. Il numero di canali Voic necessario per utilizzare questa impostazione è 1 o 2, a seconda del numero di annunci selezionati. 4. Fare clic su OK per salvare le modifiche. 5. Fare clic su per salvare la configurazione in IP Office. Registrazione degli annunci Non ci sono annunci di coda predefiniti per gli utenti e i gruppi di suoneria. La durata massima degli annunci è 10 minuti. Sui nuovi sistemi IP Office 4.0+, sono disponibili due codici funzione predefiniti che consentono di registrare gli annunci. Sui sistemi esistenti e aggiornati, è necessario aggiungere manualmente questi codici funzione o altri codici funzione simili. I codici funzione predefiniti sono: *91N; / N".1" / Registrazione di messaggi Utilizzato per registrare il primo annuncio. Ad esempio, per registrare il primo annuncio per un gruppo di suoneria sull'interno 300, comporre *91300# e seguire le istruzioni per registrare il nuovo annuncio. *92N; / N".2" / Registrazione di messaggi Utilizzato per registrare il secondo annuncio. Ad esempio, per registrare il secondo annuncio per un gruppo di suoneria sull'interno 300, comporre *92300# e seguire le istruzioni per registrare l'annuncio. Installazione di Embedded Voic Page 25

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27 Capitolo 4. Configurazione della casella postale dei gruppi di suoneria Installazione di Embedded Voic Page 27

28 4. Configurazione della casella postale dei gruppi di suoneria Embedded Voic crea una casella postale per ciascun gruppo di suoneria configurato nel sistema IP Office. Le chiamate vengono inviate alla casella postale solo dopo che la chiamata, indirizzata a ciascun membro libero del gruppo di suoneria, ha squillato per l'intervallo di tempo impostato per il gruppo. La casella postale del gruppo può essere configurata sia tramite la casella postale (fare riferimento al manuale dell'utente di Embedded Voic ) sia utilizzando le impostazioni del gruppo di suoneria configurate in IP Office Manager. Indicatore di messaggio in attesa Per impostazione predefinita, l'indicatore di messaggio in attesa non è configurato per nessun membro del gruppo di suoneria. Quindi, è necessario configurarlo per i singoli utenti. Per ulteriori informazioni, vedere Indicatore di messaggio in attesa 29. Accesso alla casella postale Per impostazione predefinita, i gruppi di suoneria non possono accedere alla casella postale per ascoltare i messaggi. Gli utenti del gruppo di suoneria a cui è stato assegnato l'indicatore di messaggio in attesa del gruppo di suoneria possono ottenere l'accesso, a seconda del tipo di telefono o se utilizzano IP Office Phone Manager. Altrimenti è necessario creare un codice funzione per l'accesso al gruppo di suoneria. Per ulteriori informazioni, vedere Accesso alla casella postale dei gruppi di suoneria 30. Richiamata Embedded Voic può essere configurato per segnalare con uno squillo l'arrivo di nuovi messaggi nella casella postale all'utente del gruppo di suoneria per cui è stato configurato l'indicatore di messaggio in attesa. La richiamata viene effettuata appena l'utente completa la chiamata sul proprio interno. Attivazione/disattivazione di Voic È possibile disattivare l'invio di chiamate alla casella postale del gruppo. Occorre tuttavia tenere presente che ciò non impedisce di lasciare messaggi direttamente nella casella postale utilizzando altri metodi. Codice di accesso È possibile assegnare un codice di accesso alla casella postale. In questo caso, chiunque acceda alla casella postale deve prima inserire questo codice per poter ascoltare i messaggi. Il codice di accesso può essere reimpostato dall'utente dopo l'accesso alla casella postale. AVVISO: Modifica dei nomi dei gruppi di suoneria Le caselle postali vengono create utilizzando il nome di gruppo univoco all'interno della configurazione di IP Office. Se si modifica il nome del gruppo, il gruppo viene associato alla nuova casella postale. Prima di modificare il nome di un gruppo, verificare che tutti i messaggi siano stati riprodotti ed eliminati. Se si modifica il nome di un gruppo senza eliminare la casella postale di origine, sarà necessario creare un codice funzione basato sul vecchio nome gruppo per poter accedere alla vecchia casella postale. La casella postale del gruppo può essere configurata sia tramite la casella postale che tramite i codici funzione di sistema oppure utilizzando le impostazioni del gruppo di suoneria all'interno della configurazione di IP Office. Per configurare la casella postale di un gruppo in IP Office Manager: 1. Aprire IP Office Manager e acquisire la configurazione di IP Office. 2. Fare clic su Gruppo di suoneria per visualizzare l'elenco dei gruppi di suoneria esistenti. 3. Fare doppio clic sul gruppo di suoneria desiderato. 4. Selezionare la scheda Voic . Questa scheda include le impostazioni utilizzate da IP Office Voic Lite e Voic Pro. Per Embedded Voic , inserire i seguenti dati: Codice Voic Questo campo può essere utilizzato per impostare un codice per l'accesso alla casella postale. Questo codice dovrà quindi essere inserito da chiunque tenti di recuperare i messaggi dalla casella postale. Voic attivo Se si seleziona questa opzione, le chiamate indirizzate al numero del gruppo di suoneria vengono trasferite a Voic , se tutti i membri del gruppo disponibili sono occupati o se le chiamate non ricevono una risposta entro l'intervallo di tempo impostato per il gruppo. 5. Apportare le modifiche necessarie al gruppo di suoneria, quindi fare clic su OK. 6. Ripetere la procedura per tutti gli altri gruppi di suoneria. 7. Utilizzare per salvare le nuove modifiche nel sistema IP Office. Installazione di Embedded Voic Page 28