Audit, controlli e regole di gestione: comparazione tra FP7 e H2020

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1 Audit, controlli e regole di gestione: comparazione tra FP7 e H2020 Foggia, 3 marzo 2015 Claudia Zurlo Punto di Contatto Nazionale Aspetti Legali e finanziari

2 Audit ex post: procedura e documentazione richiesta

3 AGENDA COSTRUIRE IL BUDGET: - Criteri di eleggibilità - Costi diretti ed indiretti - Costi non ammissibili AUDIT EX POST-Procedura

4 BUDGET CRITERI DI ELEGGIBILITA Per essere considerati eleggibili, i costi devono essere: REALI (non stimati) eccezione: costi medi del personale!!! SOSTENUTI DAL BENEFICIARIO DETERMINATI IN ACCORDO CON LE USUALI PRATICHE CONTABILI DEL BENEFICIARIO(legislazione nazionale; esclusi criteri ad hoc per i progetti VII PQ) SOSTENUTI NEL CORSO DEL PROGETTO eccezione: costi relativi ai rapporti finali e alla certificazione dei costi!!! UTILIZZATI NEL SOLO SCOPO DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI PROGETTUALI (essenziali per la gestione del progetto; in linea con i principi di economia, efficacia ed efficienza) REGISTRATI NEI LIBRI CONTABILI DEL BENEFICIARIO(e, nel caso di contributo di parti terze, nei libri contabili delle parti terze) INDICATI NELL ANNESSO I DEL GRANT AGREEMENT

5 RIMBORSO PER ATTIVITA MANAGEMENT I costi sostenuti esclusivamente per la gestione finanziaria del progetto: Costo personale che redige i report Costo viaggi per i meeting di progetto Costo per le certificazioni (eventuali) Prima della rendicontazione controllare sempre l Allegato Tecnico (Annex 1)

6 SUBCONTRATTI CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT FORM D Obbligatorio per i beneficiari il cui finanziamento richiesto è a 375,000 (per i progetti fino a 2 reporting period o meno, il CFS deve essere emesso alla fine del progetto) A meno che il beneficiario non abbia provveduto a certificare la metodologia per il calcolo del costo del personale e delle spese generali

7 CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT ESEMPIO ESEMPIO : 1 reporting contributo UE= ( < ) NO CFS 2 reporting contributo UE= ( > ) SI CFS 3 reporting contributo UE= ( < ) NO CFS

8 BUDGET PER PARTECIPANTE STIMA DEI COSTI ELEGGIBILI C O S T I D I R E T T I C O S T I I N D I R E T T I Tot. C O S T I E L E G G I B I L I

9 COSTI ELEGGIBILI= COSTI DIRETTI + COSTI INDIRETTI Costi attribuibili direttamente al progetto ESEMPI: personale, viaggi, attrezzature, consumabili, ecc Costi NON attribuibili direttamente al progetto, ma sostenuti in relazione ai costi diretti ESEMPI: costi connessi alle infrastrutture (affitto, ammortamento edifici), acqua, gas, elettricità, manutenzione, assicurazione, spese postali, costi di connessioni rete, personale tecnico-amministrativo, ecc

10 COSTI DIRETTI PERSONALE Personale specificamente assunto per il progetto Personale strutturato e personale a tempo determinato CARATTERISTICHE: La prestazione lavorativa si svolge sotto la supervisione tecnica e la responsabilità del Beneficiario Il costo comprende tutte le voci che compongono la remunerazione (lordo): salario, contributi previdenziali, oneri carico Ente. Il costo rimborsato è solo quello delle ore effettivamente lavorate sul progetto, documentate da Time sheet (base giornaliera, settimanale o mensile). Inammissibilità di stime concernenti le ore lavorate.

11 PERSONALE LAVORATORI AUTONOMI Sono da considerarsi Costi del personale i contratti con i lavoratori autonomi (co.co.co., co.co.pro., cons. partita IVA) se : Stipulati con persone fisiche; Il Consulente lavora presso il Beneficiario; Il Consulente è soggetto alla supervisione del Beneficiario; I risultati del lavoro appartengono al Beneficiario; Il costo del lavoro del Consulente non differisce in modo significativo da quello adottato dal Beneficiario per i dipendenti che svolgono analoghe mansioni

12 PERSONALE DETERMINAZIONE DEL COSTO COSTO EFFETTIVO = costi sostenuti dal soggetto giuridico per la retribuzione ordinaria (determinati per persona/sulla base dei minimi stipendiali) COSTO MEDIO = opzionale/calcolato a livello di soggetto giuridico. CRITERI DI ACCETTABILITA : Procedura usuale dell ente Calcolo basato su costi reali (così come risulta dalla busta paga) Escludere i costi non eleggibili Certificazione della metodologia e approvazione CE volontaria (NOVITA )

13 PERSONALE DEFINIZIONE DEL TEMPO PRODUTTIVO 1PM mese calendario Numero ore produttive per mese= 1 PM ESEMPIO: Ore produttive per anno/12= ore produttive per mese

14 PERSONALE IL PERSONALE UNIVERSITARIO ART.6 Legge 240/2010 (Legge Gelmini) Ai fini della rendicontazione dei progetti di ricerca, la quantificazione figurativa delle attivita` annue di ricerca, di studio e di insegnamento, e` pari a: ore annue per i professori e i ricercatori a tempo pieno (di cui almeno 350 da riservare alla didattica) ore per i professori e i ricercatori a tempo definito (di cui almeno 250 da riservare alla didattica)

15 TIME SHEET Progetto Mese di riferimento.. Collaboratori TOTALE.... Tot. ore Firma del Responsabile Scientifico..

16 COSTI DIRETTI VIAGGI I costi sostenuti per le missioni inerenti al progetto sono eleggibili. Se previsto dai regolamenti interni, sono in alternativa eleggibili le diarie NOVITA VII PQ FLAT RATE per la determinazione dei costi di vitto/alloggio e per la diaria del personale impiegato sul progetto (no biglietto di viaggio!!!) [Decisione CE adottata il ] PUO ESSERE UTILIZZATA: Per qualsiasi schema di finanziamento Da qualsiasi beneficiario Per progetto Se esplicitamente previsto dal Work Programme Per viaggi riconducibili al progetto A COPERTURA DI: Diaria giornaliera Tetto massimo per le spese d albergo Importi forfettari applicabili ai funzionari UE per Stato Membro o Non Membro Importi sono aggiornati periodicamente e pubblicati su CORDIS

17 COSTI DIRETTI ATTREZZATURE & BENI DUREVOLI Possono essere caricati nel progetto in proporzione al deprezzamento risultante Devono essere rispettati i normali principi contabili del beneficiario per calcolare il valore del deprezzamento Deve essere dimostrato la percentuale d uso nel progetto Può essere caricato l ammortamento dei beni acquistati prima dell inizio del progetto

18 COSTI DIRETTI OTHER DIRECT COSTS Consumabili: devono essere acquistati dopo l inizio del progetto

19 Il sub-contratto è un accordo tra un beneficiario e un terzo: per svolgere una parte del lavoro del progetto senza una diretta supervisione e senza subordinazione (art. II.7 GA) COSTI DIRETTI SUBCONTRATTI Normalmente non riguardano core task, ma minor services (es. stampa, catering, ecc ) Non possono riguardare il coordinamento Vanno indicati nell Allegato I Stipulati on business conditions, "best value for money Trasparenza, parità di trattamento, motivazione

20 COSTI INDIRETTI PRINCIPI GENERALI Sono i costi della struttura del beneficiario di natura tecnica, amministrativa e logistica La loro natura rende impossibile l imputazione diretta all attività del progetto Devono essere calcolati in accordo con le normali pratiche contabili del beneficiario Devono essere ricavati dalla contabilità ufficiale del beneficiario e con essa devono poter essere riconciliati Devono essere eleggibili secondo i principi generali della commissione

21 COSTI INDIRETTI METODOLOGIE TUTTI i BENEFICIARI: COSTI INDIRETTI REALI contabilità analitica) o METODO SEMPLIFICATO (se standard flat rate del 20% dei costi diretti meno i subcontratti e i costi delle terze parti non utilizzate nei locali del datore di lavoro Enti Pubblici No Profit, Istituti d Istruzione Secondaria e Superiore, Organismi di ricerca no profit e PMI con contabilità non analitica special flat rate del 60% per schemi di finanziamento con attività di RTD Per CSA : rimborso dei costi indiretti in misura pari al 7% del totale dei costi diretti meno i sub-contratti

22 COSTI INDIRETTI DA RICORDARE E sempre possibile passare da un metodo forfetario ad uno semplificato o reale (contabilità analitica) Unico metodo di calcolo dei costi indiretti per beneficiario nel VII PQ Eccezione: Clausola Speciale n.30 prevista nel caso in cui all interno dello stesso ente ci siano dipartimenti/facoltà con differenti sistemi di contabilità

23 BUDGET COSTI NON ELEGGIBILI Qualsiasi tassa indiretta identificabile, inclusa l IVA IRAP (a partire dal 1 febbraio 2008) Interessi passivi Accantonamenti per perdite o passività future Costi relativi ad altri progetti comunitari (no doppio finanziamento!) Debiti Spese eccessive o sconsiderate

24 COSTI NON ELEGGIBILI IVA Art. 72 co 3 DPR n.633/1972 (per importi > 300,00 ) CONDIZIONI: citare il riferimento all art. nella fattura del fornitore NON IMPONIBILITA IVA nei LIMITI DEL CONTRIBUTO UE a cui è riconducibile l operazione imponibile ESEMPI: 1. Acquisto di un attrezzatura per attività di RTD da parte di una PMI = IVA non imponibile al 75% 2. Costo certificazione dei costi (attività di MNG)= IVA non imponibile al 100%

25 Controllo Ex ante : Ex post audits: Visionedel Form C da parte dell UE prima di procedereal pagamentodel contributo Certificato sul/i Form C presentati rilasciato dal certificatore selezionato dalbeneficiario(all. VII -Forms D del GA) Fino a 5 anni dalla fine del progetto In merito a questioni finanziarie, legali e tecniche

26 Consumables: checks Il beneficiario provvede: Il certificatore verifica: Procedure contabili per la gestione del bene consumabile Fatture destinate al progetto Libro degli inventari Registrazione dei costi in contabilità IVA non rendicontata Bene non considerato spesa in c/capitale Vita breve del bene Bene escluso dalle spese generali

27 Consumables: checks Il beneficiario provvede: Il certificatore verifica: Procedure contabili per la gestione del bene consumabile Fatture destinate al progetto Libro degli inventari Registrazione dei costi in contabilità IVA non rendicontata Bene non considerato spesa in c/capitale Vita breve del bene Bene escluso dalle spese generali

28 Consumables: checks Il beneficiario provvede: Il certificatore verifica: Procedure contabili per la gestione del bene consumabile Fatture destinate al progetto Libro degli inventari Registrazione dei costi in contabilità IVA non rendicontata Bene non considerato spesa in c/capitale Vita breve del bene Bene escluso dalle spese generali

29 Audit ex post: procedura e documentazione richiesta

30 Obiettivo dell Audit ex-post Per la Commissione: avere la certezza che non ci sia un sovraccarico di fondi Form C contenga spese eleggibili e reali Tutte le spese sostenute siano registrate nei libri contabili

31 Quando e da chi viene svolto l Audit? Quando? In qualsiasi momento fino a 5 anni dopo la chiusura del progetto. Chi? Auditor della Commissione o auditor esterni

32 FASI AUDIT 1. Invio della lettera raccomandata della Commissione 2. Contatto per stabilire luoghi e date 3. Richiesta di documentazione 4. Controllo in loco 5. Verbale 6. Lettera della Commissione sugli esiti del controllo 7. Osservazioni del beneficiario entro 30 gg. 8. Lettera definitiva della Commissione 9. Eventuale ricorso giurisdizionale

33 METODOLOGIA AUDIT Finalità: esprimere un'opinione sul rispetto delle regole previste dal contratto con la Commissione Europea Obiettivi: esprimere un giudizio circa l idoneità del sistema di controlli interni a garantire una corretta gestione amministrativo-finanziaria dei progetti finanziati dalla Commissione; accertare che la rendicontazione dei costi sia avvenuta in conformità con le regole contrattuali; fornire informazioni generali circa la struttura, l organizzazione, le aree di specializzazione e/o di particolare competenza dell Ente nonché le principali fonti di finanziamento sia dell attività caratteristica sia dell attività di ricerca. Conseguenze: Qualora vengano evidenziate delle irregolarità il rapporto contiene una proposta dei necessari aggiustamenti ai Form C esaminati.

34 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 1. INFORMAZIONI GENERALI Breve descrizione dell ente e dell attività svolta (in inglese e in formato elettronico) Organigramma dell ente Breve descrizione del sistema contabileprocedure di contabilizzazione dei costi relativi ai progetti sottoposti a revisione (in inglese e in formato elettronico); nel caso di contabilità per commessa stampa delle commesse relative ai progetti sottoposti a revisione per i periodi coperti dai cost statement Breve descrizione delle procedure contabili/amministrativein particolare con riferimento alle categorie di costo rendicontate (in inglese e in formato elettronico) e relativi esempi della modulistica utilizzata; Per gli ultimi due esercizi, copia dei bilanci, relazione sulla gestione, Verbale di approvazione del bilancio; relazione di certificazione, relazioni rilasciate dei sindaci

35 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 2. CONTRATTO Copia completa dei contratti siglati con la Comunità Europea, corredati da tutti gli annex previsti alla voce Disposizioni Finali del contratto nonché da tutti gli eventuali amendment al contratto originariamente stipulato Copia della proposal, in particolar modo della parte in cui sono evidenziati i tassi orari preventivati Copia di eventuali richieste inviate alla Commissione al fine di ottenere l autorizzazionea modificare il budget iniziale (trasferimenti di budget da una categoria di costo ad un altra o trasferimenti di budget tra contractor).

36 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 3. FORM C Copia di tutti i FormC presentatiovvero predisposti ancorché non inoltrati alla Commissione fino alla data di svolgimento della revisione Copia di tutte le comunicazioni pervenute dalla Commissione in merito all accettazione dei costi dichiarati nei singoli Form C; normalmente si tratta di comunicazioni pervenute per mezzo di lettera raccomandata dalla Commissione Europea con la quale i contractor vengono informati della accettazione dei costi richiesti e delle eventuali motivazioni a supporto dei costi rifiutati In caso di partecipazione ai progetti in qualità di co-ordinatori del progetto, copia dell accettazione dei costi rendicontati dagli altri partecipanti al progetto.

37 Costo del personale: controlli ed evidenze oggettive Il Beneficiario dimostra: L auditor verifica : Esistenza di un contratto per ciascuna risorsa impiegata Retribuzione contabilizzata Salario e oneri indicati nella busta paga Esistenza di uno strumento di registrazione delle ore Definizione del tempo produttivo secondoccnl adottato Il Beneficiario provvede: il numero delle ore del tempo produttivo utilizzate L esattezza delle ore registrate retribuzione calcolata secondo le procedure interne e legislative Contratti destinati ai progetti Relazione del certificato di audit (se presentato). regolamento internoper specifica definizionedi: (salario/bonus/contributi sociali, strumento per registrazione ore, etc.) Emissione dei contratti di lavoro Buste paga Registrazione delle ore Procedura di calcolo del tempo produttivo Procedura di calcolo del costo orario

38 Costo del Personale: errori comuni.. Riguardo la gestione del Time Sheet: Assenza degli elementi richiesta dalla Commissione Europea: No firma Non individuale Registrazione delle ore incomplete o nulle Errori di imputazione delle ore registrate sulla rendicontazione Ore registrate non coincidenti con le ore rendicontate Dichiarazione di ore non inerenti solo al progetto ma anche ad altre attività

39 Costo del Personale: errori comuni... Riguardo la modalità di calcolo del costo orario: La remunerazione include I costi non eleggibili (es. Bonus ad hoc) Il tempo produttivo non riflette le condizioni previste dal CCNL

40 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 4. PERSONNEL COSTS Copia dei curricula delle persone che hanno partecipato ai progetti, firmati dagli stessi; nel caso tali persone non siano più presenti in azienda i curricula dovranno essere firmati dal responsabile del progetto; Descrizione dell attività svolta dalle singole persone sui progetti sottoposti a revisione(in inglese e in formato elettronico); Copia di tutti i Time Sheets relativi ai Form C firmati dai ricercatori e controfirmati dal responsabile dei progetti; le ore rendicontate dovranno poi essere dettagliate mese per mese; Copia di tutti i contratti relativi ai ricercatori che hanno partecipato ai progetti

41 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 4. PERSONNEL COSTS Determinazione del costo Copia delle fatture/ricevute compensi relative ai contratti con i ricercatori, del relativo pagamento e della registrazione in contabilità delle stesse accompagnate da un prospetto di excel di riepilogo; Nel caso di pagamenti cumulativi di fatture è necessaria una copia del bonifico bancario con il dettaglio delle fatture/ricevute pagate nonché della contabile bancaria/estratto conto dal quale si evince l addebito Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). Descrizione della metodologia seguita per la determinazione delle ore produttive e dettaglio di calcolo relativo(in inglese e in formato elettronico).

42 Costo del Personale: errori comuni... Riguardo la gestione interna del: Personale non impiegato direttamente sul progetto Costi rendicontati ma non contabilizzati Procedure contabili e regole interne non applicate per i progetti Utilizzo dei costi medi e non reali

43 Durable equipment: checks Il Beneficiario dimostra: Prova dell acquisto dell attrezzatura (data e costo) Prova dell utilizzo per il progetto/i EU Descrizione del criterio dell ammortamento L auditor verifica: Registrazione in contabilità del costo rendicontato L utilizzo dell attrezzatura per il progetto Verifica dell esclusione dell IVA dal costo Registrazione delle ore di utlizzo dell attrezzatura diario d uso (in caso di utilizzo su più progetti)

44 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 5. DURABLE EQUIPMENT ordini ai fornitori e documenti di trasporto eventuali verbali di collaudo/accettazione fatture contabili bancarie e/o estratti conto bancari da cui risultino i pagamenti iscrizione dei beni nel registro delle immobilizzazioni materiali dettaglio del calcolo effettuato ai fini della determinazione del costo ammissibile di ogni singolo cespite(sulla base della formula specificata nell Annex II) una dichiarazione (in inglese) firmata dal responsabile del progetto dalla quale risultino evidenti le motivazioni che giustifichino la percentuale di utilizzazione applicata al progetto qualora le attrezzature non siano fisicamente presso il beneficiario, rilasciare una dichiarazione scritta(anche questa in inglese) che giustifichi la circostanza

45 Sub-contracting & 3rd parties Il Beneficiario provvede: L auditor verifica: Descrizione delle Terze Parti coinvolte Contratti con i Subcontraenti Fatture Prova della realizzazione dell attività assegnata. Inserimento nell Allegato Tecnica delle attività assegnate al subcontraente/terze parti Criterio di selezione

46 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 6. SUBCONTRATTI Copia dei contratti stipulati con i subcontraente; Se se si tratta di un professionista, copia del suo curriculum vitae firmato Dettaglio delle spese sostenute con i subcontraente suddiviso per ogni Form C su file di excel; La descrizione del servizio dovrà indicare task o workpackage dell Annex tecnico al contratto al quale il subcontractor ha partecipato. Copia delle fatture/ricevute compensi, eventuali documenti di trasporto quando applicabili, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse eventuali autorizzazioni ricevute dalla Commissione Europea prova dei risultati ottenuti dal subcontractor(report o altra documentazione); ogni altro elemento necessario a dimostrare che il servizio reso era indispensabile al progettoeedèstatoacquisitoalprezzodimercato prova che il beneficiario non aveva le competenze necessarie al suo svolgimento

47 Travel costs: checks Il Beneficiario provvede: Procedura interna per la gestione delle trasferte (es. rimborsoa pièdi lista, flate Elenco dei viaggio effettuato per il progetto L auditor verifica: Inerenza del viaggio al progetto Costi rendicontati coerentemente con il regolamento interno del beneficiario IVA non rendicontata Collegamentoal progetto: motivodel viaggio

48 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 7. VIAGGI E SOGGIORNO fotocopia di tutte le minute/agende dei meeting relative ai viaggi effettuati o altra documentazione; per la partecipazione a seminari, convegni fotocopia del programma della manifestazione, e di tutto ciò di cui disponete al fine di dimostrare che il costo è strettamente attinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto di ricerca (citazioni della manifestazione all interno di elaborati prodotti alla Commissione, citazioni della manifestazione nella corrispondenza con la Commissione Europea e/o gli altri partecipanti al progetto); prova di eventuali autorizzazioni a missioni ricevute dalla Commissione Europea

49 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 7. VIAGGI E SOGGIORNO eventuale menzione del viaggio stesso nell Annex tecnico; fotocopia delle autorizzazioni dei responsabili dei progetti allo svolgimento della missione; fotocopia delle note spese sottoscritte dei ricercatori dettaglianti le singole spese sostenute con allegati i relativi documenti di viaggio e trasferta (biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc...) In caso di differenze tra il costo indicato nel Form C e il costo risultante da documenti giustificativi dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza

50 Consumables: checks Il beneficiario provvede: Il certificatore verifica: Procedure contabili per la gestione del bene consumabile Fatture destinate al progetto Libro degli inventari Registrazione dei costi in contabilità IVA non rendicontata Bene non considerato spesa in c/capitale Vita breve del bene Bene escluso dalle spese generali

51 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 8. CONSUMABLES Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni FormC riepilogate su un foglio di excel La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o workpackage dell Annex tecnico al contratto. Il riferimento-un numeroouna lettera - dovrà essere indicatosulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo).

52 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 9. ALTRI COSTI SPECIFICI Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni FormC riepilogate su un foglio di excel La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o workpackage dell Annex tecnico al contratto. Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo). Incasodidifferenzetra ilcostoindicatonelformceilcostorisultantedafattura dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza

53 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 9. ALTRI COSTI SPECIFICI Copia delle fatture, di eventuali documenti di trasporto, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse Copia di eventuali autorizzazioni richieste e ricevute dalla Commissione Europea ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di prodotti sia ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti al normale prezzo di mercato

54 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 10. OVERHEADS (solo per metodo reale e semplificato) Una dichiarazione firmata dal responsabile amministrativo dalla quale risulti evidente la procedura adottata per il calcolo della percentuale di overheads rendicontata sui Form C

55 Indirect costs: checks Il Beneficiario provvede: L Auditor verifica: Descrizione della metodologia (Real/Simplified method) Verifica dell utilizzo o meno del metodo flate-rate Riconciliazionecon ilbilanciodi riferimento Verifica dei costi considerati Spese generali Dimostrazione del calcolo della % Driver considerato

56 DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE 12. AGGIUSTAMENTI Dettaglio su file di excel degli importi dichiarati nel Form C. I dettagli dovranno essere forniti come specificato per le singole categoria di costo Copia della documentazione a supporto di tali costo

57 Regoledi Partecipazione Horizon 2020 Regolamento n.1290/2013

58 AGENDA PARTECIPAZIONE FORME DI FINANZIAMENTO IMPLEMENTAZIONE REGOLE DI FINANZIAMENTO

59 PARTECIPAZIONE

60 DEFINIZIONI (art.2) Qualsiasi persona fisica o giuridica, creata sulla base del diritto nazionale/comunitario/ Internazionale Purche dotata di personalita giuridica LEGAL ENTITY Ammessa la partecipazione di soggetti giuridici sprovvisti di personalita giuridica NEW N.A. NON-PROFIT LEGALENTITY Un soggetto giuridico che legalmente non distribuisce i profitti tra i suoi membri o azionisti

61 SOGGETTI PRIVI DI PERSONALITA GIURIDICA CONDIZIONI DI AMMISSIBILITA REQUISITI FISSATI DALL ART. 131 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO E DALL ART. 198 DELLE SUE REGOLE DI APPLICAZIONE: i rappresentati dell entità devono provare di avere la capacità di assumere obbligazioni legali in rappresentanza dell entità stessa; l entità deve offrire garanzie per la protezione degli interessi finanziari dell Unione Europea equivalenti a quelle offerte da una persona giuridica e, in particolare disporre della medesima capacità operativa e finanziaria.

62 SOGGETTI PRIVI DI PERSONALITA GIURIDICA CASI SPECIFICI ATI e ATS ASSOCIAZIONE TEMPORANEA D IMPRESA* /DI SCOPO mandato con rappresentanza conferito alla società capo-gruppo, le consente di agire in nome proprio e delle singole imprese mandanti.no organo comune capace di agire e assumere obbligazioni contrattuali in nome e per conto dell associazione. il carattere occasionale, temporaneo e limitato dell associazione, l assenza di un organismo comune destinato a coordinare/gestire le attività delle singole imprese e di un fondo/patrimonio comune a garanzia delle obbligazioni assunte dall associazione, escludono la possibilità di considerare che tale struttura organizzativa disponga della medesima capacità operativa e finanziaria di una persona giuridica. NON ELEGIBILE *(legge n.584/1977) :cooperazione temporanea tra imprese per la realizzazione di un opera comune

63 SOGGETTI PRIVI DI PERSONALITA GIURIDICA CASI SPECIFICI SOCIETA DI PERSONE La prevalente giurisprudenza della Suprema Corte di Cassazione riconosce che, per effetto della stipulazione del contratto di società(indipendentemente dal fatto che si tratti di società di capitale o di persone), si determini il trasferimento della titolarità dei beni conferiti dal patrimonio dei soci a quello della società, per cui a questo nuovo soggetto di diritto, diverso a terzo rispetto ai soci, debbano imputarsi i diritti e gli obblighi derivanti dall'attività sociale ELEGIBILE

64 SOGGETTI PRIVI DI PERSONALITA GIURIDICA CASI SPECIFICI CONTRATTO DI RETE La normativa italiana prevede che generalmente il contratto di rete seppur dotato di un organo e fondo comune sia privo di personalità giuridica. Tuttavia, le imprese che lo sottoscrivono possono scegliere di dotarlo di personalità giuridica. PERSONALITA GIURIDICA NO PERSONALITA GIURIDICA OK VALUTAZIONE CASO PER CASO SE CONTRATTO AUTORIZZA ORGANO COMUNE AD AGIRE IN RAPPRESENTANZA DELLA RETE E NON DEI SINGOLI IMPRENDITORI

65 SOGGETTI GIURIDICI PARTECIPANTI (art.7)/ ELEGGIBILITA PER IL FINANZIAMENTO (art.10) CHI PUO PARTECIPARE? Qualsiasi soggetto giuridico, universita o centro di ricercastabilitoin unostatomembroo associato* o in un paeseterzo JRC(Joint Research Centre) Organizzazioni internazionali di interesse EU Organizzazioni internazionali e soggetti stabiliti in paesi terzi in aggiunta alle condizioni minime *Albania, Bosnia-Herzegovina, CroaZia, FYR Macedonia, Islanda, Israele, Liechtenstein, Montenegro, Norvegia, Serbia, Turchia (DA CONFERMARE) CHI PUO RICEVERE IL FINANZIAMENTO? Qualsiasi soggetto giuridico, universita o centro di ricercastabilitoin unostatomembroo associatoo in un paeseterzo JRC(Joint Research Centre) PaesiICPC Organizzazioniinternazionalidi interesseeu Organizzazioni internazionali e soggetti stabiliti in paesi terzi non ICPC solo eccezionalmente se previsto dal WP/accordo bilaterale oppure se essenziale per l azione POSSIBILITA DI JOINT CALL CON I PAESI TERZI E LE ORG. INTERNAZIONALI

66 PARTECIPANTI ELEGGIBILI ORG. INTERNAZIONALI D INTERESSE EU ESEMPI CERN, the European Organization for Nuclear Research (http://home.web.cern.ch/) Institut Laue-Langevin(http://www.ill.eu/) EuropeanConsortiumfor the developmentof Fusion Energy (http://www.euro-fusion.org/) EuropeanMolecularBiologylaboratory(www.embl.org/) European Spage Agency (http://www.esa.int/esa) European Souther Observatory(http://www.eso.org/public/) The European Synchrotron(http://www.esrf.eu/) EuropeanXFEL (http://www.xfel.eu/)

67 PARTECIPANTI ELEGGIBILI PAESI TERZI

68 SVIZZERA DAL 15 SETTEMBRE 2014 AL 31 DICEMBRE 2016 STATO ASSOCIATO (FINANZIAMENTO AUTOMATICO): ERC, MARIE SKŁODOWSKA-CURIE, FET E INFRASTRUTTURE, SPREADING EXCELLENCE AND WIDENING PARTICIPATION, EURATOM PAESE TERZO (NO FINANZIAMENTO AUTOMATICO): IN TUTTI GLI ALTRI BANDI

69 CONDIZIONI MINIME DI PARTECIPAZIONE (art.9) 3SOGGETTI GIURIDICI indipendenti stabiliti in 3 diversi stati membri o associati 1 SOLO PARTECIPANTE ERC, SME Instrument, Azioni Co-fund, CSA, Azioni A Supporto Della Mobilita E Della Formazione Dei Ricercatori(marie Curie) CONDIZIONI AGGIUNTIVE: possono essere previste nel work programme (n. di partecipanti, tipologie di partecipanti, etc )

70 FORME DI FINANZIAMENTO

71 Azioni AZIONE DI RICERCA E INNOVAZIONE (RESEARCH AND INNOVATION ACTION) AZIONE DI INNOVAZIONE (INNOVATION ACTION) AZIONE DI COORDINAMENTO E SUPPORTO (COORDINATION AND SUPPORT ACTION)

72 DEFINIZIONI(art.2) RESEARCH AND INNOVATION ACTION (RIA) attività di ricerca, sviluppo tecnologico, dimostrazione e innovazione, comprese la promozione della cooperazione con i paesi terzi e le organizzazioni internazionali, la diffusione e l'ottimizzazione dei risultati nonché la promozione della formazione di elevata qualità e della mobilità dei ricercatori nell'unione UNICA % DI RIMBORSO PER PROGETTO fino al 100% dei costi eleggibili COORDINATION AND SUPPORT ACTION (CSA) Standardizzazione, diffusione, sensibilizzazione e comunicazione, collegamento in rete, studi di apprendimento reciproco, dialoghi in materie di politiche

73 DEFINIZIONI(art.2) NEW INNOVACTION ACTION (IA) Attivitàdi creazionedi prototipi, collaudo, dimostrazione, progetti pilota, convalida dei prodotti su larga scala e prime applicazioni commerciali, per prodotti, processio servizi nuovi, modificati o migliorati UNICA % DI RIMBORSO PER PROGETTO fino al 70% dei costi eleggibili (fatta eccezione per organismi no-profit, finanziabili fino al 100%)

74 CRITERI DI SELEZIONE E ATTRIBUZIONE (Art. 15) PER TUTTI I COORDINATORI E PER I BENEFICIARI CON CONTRIBUTO UE > , A MENO CHE CISIANO DUBBI SULLA SOLIDITA FINANZIARIA DEI PARTECIPANTI VERIFICA CAPACITA FINANZIARIA SOLO PER COORDINATORI* PER AZIONI CON CONTRIBUTO UE > , A MENO CHE CI SIANO DUBBI SULLA SOLIDITA FINANZIARIA DEL COORDINATORE O DEI PARTECIPANTI NEW *ESCLUSI ENTI PUBBLICI E MONOBENEFICIARI

75 PROCEDURA DI REVIEW della VALUTAZIONE (Art. 16) qualora i proponenti ritengano che la valutazione sia affetta da errori procedurali/formali REDRESS PROCEDURA DI REVIEW della VALUTAZIONE COMITATO DI REVIEW decide su: RI-VALUTAZIONE PROPOSTA (da parte di valutatori diversi da quelli coinvolti nella precedente valutazione) CONFERMA OPINIONE INIZIALE

76 TIME TO GRANT (art.20) TEMPISTICA ESITO DELLA VALUTAZIONE = 5 MESI DALLA SOTTOMISSIONE della PROPOSTA NEW FIRMA DEL GRANT AGREEMENT = 3 MESI DALLA COMUNICAZIONE DEGLI ESITI DELLA VALUTAZIONE (fatta eccezione per i progetti ERC, dove l elevato numero di proposte presentate potrebbe richiedere un estensione)

77 IMPLEMENTAZIONE

78 CONSORTIUM (art.24) CONSORZIO COORDINATORE = principale punto di contatto con la CE CONSORTIUM AGREEMENT obbligatorio (fatta eccezione per casi indicati nei vari WP) Rights and obligations Internal organisation Distribution of EU funding IPR provisions Internal disputes Liability, confidentialiy, indemnification DESCA: DIGITAL EUROPE: EUCAR:

79 IMPLEMENTATION of THE ACTION (art.23) I BENEFICIARI SONO RESPONSABILI CONGIUNTAMENTE ED IN SOLIDO NEI CONFRONTI DELLA CE. DEFAULTING PARTNER = GLI ALTRI BENEFICIARI SONO TENUTI A PORTARE A TERMINE L ATTIVITÀ PREVISTA DAL GA SENZA ALCUN CONTRIBUTO UE AGGIUNTIVO A MENO CHE LA COMMISSIONE PREVEDA ESPRESSAMENTE DIVERSAMENTE RESPONSABILITA TECNICA DEFAULTING PARTNER = LA COMMISSIONE PUO TRASFERIRE AL COORDINATORE L AMMONTARE NECESSARIO, ATTINGENDO AL FONDO DI GARANZIA

80 IMPLEMENTATION of THE ACTION (art.23)/operation OF THE FUND (art.39) RESP. LIMITATA AI PROPRI DEBITI FONDO DI GARANZIA = IL 5% DEL CONTRIBUTO TRATTENUTO AL MOMENTO DELL EROGAZIONE DELL ANTICIPO. INTERESSI GENERATI DAL FONDO A COPERTURA DI PERDITE FINANZIARIE CE RESPONSABILITA FINANZIARIA LA CE PUO DECIDERE DI ASSOGGETTARE LA PARTE TERZA A RESPONSABILITA CONGIUNTA E SOLIDALE CON IL BENEFICIARIO NEI LIMITI DEL CONTRIBUTO UE DICHIARATO

81 TEMPISTICA PER I PAGAMENTI (art.21) EROGAZIONE PRE-FINANCING: 30 anziché 45 giorni dall entrata in vigore PAGAMENTI CE: 90 anziché 105 giorni dalla presentazione del Periodic Report ALTRE NOVITA INTRODOTTE DAL REGOLAMENTO FINANZIARIO (già operative in FP7, a partire dal 1 Gennaio 2013) CONTO CORRENTE FRUTTIFERO: non più obbligatorio per il coordinatore INTERESSI SUL PRE-FINANCING: non più richiesti al coordinatore PRESENTAZIONE ELETTRONICA DEI FORM C

82 REGOLE DIFINANZIAMENTO

83 AMMISSIBILITA DEI COSTI (art. 26, art.27) COSTI ELEGGIBILI TUTTI I COSTI ELEGGIBILI CHE POSSONO ESSERE RICONDOTTI ALL ATTIVITA PROGETTUALE ELEGGIBILITA DELL IVA, SE NON RECUPERABILE (richiamo implicito al REGOLAMENTO FINANZIARIO) NEW POSSIBILITA DI UTILIZZARE COSTI MEDI DEL PERSONALE, SE IN LINEA CON LE PROCEDURE CONTABILI DELL ENTE POSSIBILITA DI RENDICONTARE BONUS PAYMENT PER ORGANIZZAZIONI NO PROFIT, SE PREVISTO DAL REGOLAMENTO INTERNO, NEI LIMITI DI 8000 /anno/persona

84 ORE PRODUTTIVE ANNUALI (Art. 31) CRITERI ELEGGIBILITA COSTI PERSONALE SCELTA TRA MONTE ORE FISSO (eg ore) OPPURE DETERMINATO SECONDO I PRINCIPI CONTABILI DELL ENTE NEW COSTI DEL PERSONALE AMMISSIBILI SOLO SE RICONDUCIBILI A PERSONE CHE LAVORANO NELL AMBITO DELL AZIONE TRAMITE UN SISTEMA DI REGISTRAZIONE DEL TEMPO LAVORATO (eg. TIME-SHEET) REQUISITI MINIMI PER IL SISTEMA DI REGISTRAZIONE TEMPO LAVORATO/DEFINIZIONE NUMERO ORE PRODUTTIVE ANNUALI PREVISTI DAL GA SISTEMA DI REGISTRAZIONE NON RICHIESTO SE LA PERSONA LAVORA ESCLUSIVAMENTE SULL AZIONE (sufficiente una dichiarazione del Resp. scientifico)

85 COSTI INDIRETTI (Art. 29) NEW STANDARD FLAT RATE (20%) SPECIAL FLAT RATE (60%) SIMPLIFIED METHOD or ACTUAL INDIRECT COSTS UNICO TASSO FORFETARIO DEL 25% DEI COSTI DIRETTI (ECCETTO I SUBCONTRATTI E COSTI DELLE RISORSE MESSE A DISPOSIZIONE DA TERZI CHE NON VENGONO UTILIZZATE NEI LOCALI DEL BENEFICIARIO, NONCHÉ DEL SOSTEGNO FINANZIARIO A TERZI)

86 FINANZIAMENTO DELL AZIONE (Art. 28) UNICA % DIRIMBORSO PER NEW PROGETTO, SENZA DISTINZIONE TRA BENEFICIARI fino al 100% dei costi eleggibili per progetti R&S(cd. RESEARCH & INNOVATION action) fino al 70% per progetti dimostrativi cd. INNOVATION action (fatta eccezione per organismi no-profit, finanziabili fino al 100%)

87 CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT (Art. 34) AL RAGGIUNGIMENTO DELLA SOGLIA CUMULATIVA DI CONTRIBUTO UE (oppure un unico CFS alla fine del progetto se 2 reporting period) NEW ALLA FINE DEL PROGETTO, PER CONTRIBUTO UE (RELATIVO SOLOa realcostse averagepersonnelcosts,no lumpsum, unitcostse flatrate )

88 CERTIFICATE on FINANCIAL STATEMENT: esempio Il beneficiario A alla fine del progetto X (rimborsato al 100%) dichiara un totale di costi eleggibili pari a , di cui: Costi medi del personale= Subcontratti= Ammortamento relativo all acquisto di attrezzature= Costi indiretti= IL TOTALE DEI COSTI REALI E DEL RELATIVO CONTRIBUTO E , PERTANTO SARA NECESSARIO UN CFS SULLE CATEGORIE DI COSTO: personale, subcontratti e attrezzature (ma NON sui costi indiretti calcolati al 25%)

89 IMPATTO NUOVO MODELLO DI FINANZIAMENTO Esempio: Nell FP7, circa il 90 % delle Università e più della metà degli Organismi di Ricerca hanno utilizzato lo special flat rate (60%) per il calcolo dei costi indiretti. Per tutti questi partecipanti l impatto sul contributo UE in H2020 sarà favorevole: Direct costs Indirect costs Total costs % EU contribution EU contribution Flat-rate (60 %) % 120 Direct costs Indirect costs Total costs % EU contribution EU contribution 100 / 25 Funding % 125

90 EX POST AUDITS ENTRO CINQUE ANNI DALLA FINE DEL PROGETTO ENTRO DUE ANNI DAL PAGAMENTO FINALE OBBLIGO DI CONSERVARE LA DOCUMENTAZIONE FINO A CINQUE ANNI DALLA FINE DEL PROGETTO!!!

91 Presentazione della proposta - aspetti legali e finanziari

92 AGENDA PARTICIPANT PORTAL: ECAS, PIC STRUTTURARE IL BUDGET

93 PARTICIPANT PORTAL ECAS ACCOUNT

94 PARTICIPANT PORTAL PIC Codice Identificativo del Partecipante (9 CIFRE) cui sono associati i dati amministrativo-finanziari (dati amm.vi dell ente, status giuridico, metodo di calcolo dei costi indiretti, etc ) Si ottiene tramite registrazione online tramite la cd. UniqueRegitrationFacility, ospitata dal ParticipantPortal: https://ec.europa.eu/research/participants/portal//desktop/en/organisations/register.html Presuppone validazione dell ente da parte della CE Obbligatorio in fase di negoziazione I dati associati al PIC possono essere modificati/aggiornati solo tramite il LEAR (Legal Entity AuthorizedRepresentative)

95 PARTICIPANT PORTAL PIC

96 STRUTTURA DELLA PROPOSTA PARTE A -BUDGET STIMA COSTI DIRETTI

97 PARTE A -BUDGET COSTI DEL PERSONALE TIPOLOGIE DI COSTI ELEGGIBILI: remunerazione di base remunerazione aggiuntiva (solo per enti no profit) consulenti in house(es. co.co.co., co.co.pro., partita IVA, etc ) personale distaccato da parti terze proprietari di PMI/ persone fisiche che non percepiscono un salario [(COSTO ORARIO x NUMERO DI ORE LAVORATE SUL PROGETTO) + REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA]

98 COSTI DEL PERSONALE TIPOLOGIE CALCOLO DEI COSTI DEL PERSONALE ACTUAL COSTS UNIT COSTS Metodo di calcolo definitonelmodel Grant Agreement, in linea con le usuali procedure contabili dell ente AVERAGE PERSONNEL COSTS Se in lineacon le usuali procedure contabili dell ente SME OWNERS AND NATURAL PERSONS WITHOUT A SALARY Definito dalla Commissione

99 COSTI DEL PERSONALE ACTUAL COSTS REMUNERAZIONE TOTALE REMUNERAZIONE STANDARD REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA PAGA BASE COMPONENTI AGGIUNTIVE Previstedallanormative nazionaleo dal contratto per remunerare l attività principale Pagamento non soggetto alla discrezionalità del datore di lavoro Non legate ad un progetto specifico (esempi: tredicesima, indennitàper lavori nocivi o pericolosi, etc ) ALTRI BONUS Eleggibilesolo per entino profit Soggettaaicriteridi eleggibilità Potenzialmente scaturente da un progetto specifico COSTO ORARIO

100 ACTUAL PERSONNEL COSTS CALCOLO ACTUAL PERSONNEL COSTS= ore lavorate sul progetto x costo orario COSTO ORARIO = SALARIO ANNUALE ORE PRODUTTIVE ANNUALI

101 ACTUAL PERSONNEL COSTS CALCOLO COSTO ORARIO Per il COSTO ORARIO si utilizzeranno gli importi disponibili alla chiusura dell anno finanziario e precedenti/contestuali alla chiusura del periodo di rendicontazione (no dato certificato, ma disponibile). Non sarà più possibile rendicontare adjustments nel successivo reporting period, a meno di errori e/o costi del personale non disponibili alla chiusura dell anno finanziario. Esempio: Progetto con 1 periodo di rendicontazione di 18 mesi a partire dal al L anno finanziario del beneficiario chiude il di ogni anno. Calcolo del costo orario: 1. Dal al il costo orario desumibile alla chiusura dell anno finanziario Dal al il costo orario desumibile alla chiusura dell anno finanziario Dal al il costo orario desumibile alla chiusura dell anno finanziario /10/ /03/2017 PERIODO DI RENDICONTAZIONE Costi orari del 2016 saranno usati anche per questi mesi

102 ACTUAL PERSONNEL COSTS ORE PRODUTTIVE ANNUALI 1720 ORE per personale full time(o pro-rata per personale part-time) MONTE ORE INDIVIDUALE calcolate con la seguente formula: ore lavorabili da contratto (workable) + straordinari assenze (malattia e altri congedi) MONTE ORE STANDARD (purché almeno il 90% delle ore lavorabili per anno) POSSIBILITA DI COMBINARE LE TRE OPZIONI Esempio: Beneficiario X calcola il costo orario come segue: Ore produttive annuali individuali per i ricercatori Ore produttive annuali standard per gli insegnanti 1720 per il personale amministrativo

103 ACTUAL PERSONNEL COSTS REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA GENERALMENTE INELEGGIBILE ECCEZIONE per ORGANISMI NO PROFIT se: 1. rientra nelle pratiche usuali del beneficiario ed è riconosciuto tutte le volte in cui è richiesto lo stesso tipo di lavoro/esperienza ESEMPI: ACCETTABILE: Un salario normale è riconosciuto per attività di insegnamento, una remunerazione aggiuntiva per attività di ricerca NON ACCETTABILE: Remunerazione aggiuntiva riconosciuta per l utilizzo dell inglese, la partecipazione ad azioni internazionali o multi partner 2. I criteri utilizzati per calcolare la remunerazione aggiuntiva sono oggettivi e generalmente applicati dal beneficiario, indipendentemente dalla fonte di finanziamento ESEMPI: ACCETTABILE: Tutti I professori che svolgono attività di ricerca oltre alle attività di insegnamento, ricevono un pagamento aggiuntivo pari al 10% del loro salario NON ACCETTABILE: Il Direttore decide di pagare una remunerazione aggiuntiva (del 10% del salario) al professore che svolge attività di ricerca

104 ACTUAL PERSONNEL COSTS CONTRATTI A PROGETTO If the employment contract does not allow determining the annual workable hours you would have to calculate the hourly rates for Horizon 2020 by dividing the annual personnel cost by 1720 hours. This is in particular the case for employment contracts that fix a salary toremunerateataskoradutytobeaccomplishedirrespectivelyofthe timeneededtocompletesuchtaskorduty.

105 ACTUAL PERSONNEL COSTS CONSULENTI A PARTITA IVA Natural persons working under a direct contract different from an employment contract may be considered as personnel costs only if conditions set in 6.2.A.2 apply: in particular, to fulfill those conditions it is necessary that the contract remunerates time and not duties

106 COSTI DEL PERSONALE PROPRIETARI DI PMI/ PERSONE FISICHE PROPRIETARI DI PMI E PERSONE FISICHE CHE NON PERCEPISCONO UN SALARIO Calcolo dei costi del personale sulla base del costo orario unitario ricavato dall utilizzo delle Monthlyliving allowanceper i ricercatori esperti delle azioni Marie Curie Individual Fellowship Tempo produttivo annuale= 1720 ore FORMULA PER IL CALCOLO DEL COSTO ORARIO: 4650/143 x coefficiente correttivo del Paese/100* *

107 COSTI DEL PERSONALE TIME SHEET (MODELLO CE) NON OBBLIGATORIO!

108 COSTI DEL PERSONALE SELF-DECLARATION (MODELLO CE) NON OBBLIGATORIO!

109 PARTE A -BUDGET ALTRI COSTI DIRETTI TIPOLOGIE DI COSTI VIAGGIdello staff di progetto e degli esperti esterni coinvolti nell attività (se previsto in Annex I) ATTREZZATURE(in alternativa: quota di ammortamento per % utilizzo; prezzo di acquisto se previsto dal WP; leasing; contributo in kind della parte terza) ALTRI BENI o SERVIZI (consumabili, costi di disseminazione e di IPR, CFS, costi di traduzione) COSTI OPERATIVI DELLE INFRASTRUTTURE DI RICERCA DI VALORE SUPERIORE AI 20M (previo ex ante assessment della Commissione)

110 PARTE A -BUDGET SUBCONTRATTI CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA no core task, ma limitedpart of the action Non possono riguardare i task di coordinamento (es. distribuzione pagamenti, report, etc ) Vanno indicati nell Allegato I Stipulati on business conditions, "best value for money Trasparenza, parità di trattamento, motivazione no subcontraenza tra beneficiari o affiliati

111 PARTE A -BUDGET SUBCONTRATTI vs ALTRI BENI/SERVIZI SUBCONTRATTI Implicano l esecuzione di task di progetto, così come previsti nell Annex I Vanno evidenziati in fase di proposta e successivamenteindicati nell AnnexI del GA ColonnaC) del budget in fase di proposta Non sono presi in considerazione ai fini del calcolo dei costi indiretti ACQUISTO ALTRI BENI O SERVIZI Necessari ai fini dell implementazione di task di progetto Non vanno necessariamente specificati in fase di proposta, né indicati nell Annex I del GA Colonna B) del budget in fase di proposta Sono presi in considerazione ai fini del calcolo dei costi indiretti

112 PARTE A -BUDGET COSTI DI PARTI TERZE TRE TIPOLOGIE DI PARTI TERZE.IL BENEFICIARIO PUO : 1. SOSTENERE COSTI DIRETTI ASSOCIATI AL SUPPORTO FINANZIARIO EROGATO A PARTI TERZE colonna D 2. UTILIZZARE CONTRIBUTO IN KIND (a titolo oneroso/gratuito) DI PARTI TERZE 3. ASSEGNARE PARTE DEL LAVORO AD UNA LINKED THIRD PARTY

113 COSTI DI PARTI TERZE 1. SUPPORTO FINANZIARIO (CASCADING GRANTS) SOLO SE PREVISTO SPECIFICAMENTE DAL TOPIC lista delle attività previste/categorie di soggetti criteri di attribuzione criteri di calcolo max contributo UE per parte terza(generalmente non più di per ciascuna parte terza) ilsupport finanziario puòassumereanchela forma di un premioa seguitodi una gara competitiva ESEMPIO

114 COSTI DI PARTI TERZE 2. CONTRIBUTO IN KIND A TITOLO ONEROSO [ES. ospedale mette a disposizione di un università un attrezzatura medica per svolgere attività di ricerca] DISCIPLINA ART.11 GA IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL PAR.4.2DELLAPARTEB COSTO ELEGGIBILE = PAGAMENTO RISORSA MESSA A DISPOSIZIONE DALLA TERZA PARTE( costo terza parte) EX POST AUDIT SU CONTABILITA PARTE TERZA I COSTI (per tipologia) VANNO INCLUSI IN QUELLO DEL BENEFICIARIO GRATUITAMENTE DISCIPLINA ART.12 GA IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL PAR.4.2DELLAPARTEB COSTO RENDICONTABILE = VALORE RISORSA MESSA A DISPOSIZIONE DALLA TERZA PARTE EX POST AUDIT SU CONTABILITA PARTE TERZA SE SPECIFICO PER PROGETTO= RECEIPT ICOSTI (per tipologia) VANNO INCLUSI IN QUELLO DEL BENEFICIARIO COSTI INDIRETTI: Risorse utilizzate presso il beneficiario(colonna F) Risorse utilizzate presso parte la terza. In tal caso, il costo della parte terza verrà evidenziato nella colonna E e non incluso nel computo dei costi indiretti del beneficiario. La parte terza tuttavia può rendicontare i costi indiretti sostenuti al beneficiario che li imputerà tra i suoi costi diretti.

115 COSTI DI PARTI TERZE RECEIPT ENTRATE GENERATE DAL PROGETTO (fatta eccezione per i risultati) ENTRATEGENERATE DALLAVENDITADI ASSETS GENERATI DAL PROGETTO RECEIPT CONTRIBUTI IN KIND: - Specifici per il progetto - A titolo gratuito CONTRIBUTI FINANZIARI specificamente diretti al finanziamento dei costi eleggibili del progetto REGOLA NO PROFIT DA APPLICARE A LIVELLO DI PROGETTO E NON PER BENEFICIARIO

116 COSTI DI PARTI TERZE 3. LINKED THIRD PARTIES DISCIPLINA ART.14 GA REQUISITI PARTE TERZA: LINK GIURIDICO CON IL BENEFICIARIO; STESSE CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA H2020 DEL BENEFICIARIO LA PARTE TERZA SVOLGE PARTE DEL LAVORO DEL BENEFICIARIO E RENDICONTA DIRETTAMENTE I SUOI COSTI DIRETTI e INDIRETTI IN FASE DI PROPOSTA, o SPECIFICARENELPAR.4.2DELLAPARTEB o IL BUDGET (per tipologia di costo) VA INCLUSO IN QUELLO DEL BENEFICIARIO [ES. Affiliati, Joint ResearchUnits, Associazioni/Fondazioni e loro membri, etc, ma anche accordi di collaborazione, purchènon limitati all azione]

117 PARTE A -BUDGET UNIT COST TIPOLOGIE DI UNIT COST (comprensivi di costi diretti+indiretti) MISURE ENERGETICHE AGGIUNTIVE STUDI CLINICI ACCESSO ALLE INFRASTRUTTURE CALCOLO SPECIFICO PER CIASCUNA TIPOLOGIA DI UNIT COST

118 Preparazione e firma GA (SYGMA)

119 PREPARAZIONE DEL GRANT SCADENZE MAX 3 MESI DALL INVIO DELLA LETTERA D INVITO 3 SETTIMANE PER LA PRIMA VERSIONE DEL GA (DoA+ Estimated Budget) + 2 SETTIMANE SUCCESSIVE PER LA VERSIONE FINALE 6 SETTIMANE DALL INVITO PER LA FIRMA DELLA DECLARATION OF HONOUR TALI SCADENZE SONO INDICATE NELLA LETTERA D INVITO E POSSONO VARIARE DA GA a GA, PURCHE COMPLESSIVAMENTE NON SUPERIORI AI TRE MESI NEL CASO DI RITARDO OLTRE I TRE MESI, LA CE PUO DECIDERE DI RIGETTARE LA PROPOSTA (a meno che non sia accordata un estensione)!!!

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121 ADEMPIMENTI LEGALI E FINANZIARI NOMINA LEAR

122 LEAR ESTENSIONE MANDATO

123 LEAR RESPONSABILITA notifica eventuali cambiamenti nello status giuridico/sede legale del partecipante, etc..; Visualizza le proposte sottomesse e i progetti in attivo (NEW) sottomissione Financial ViabilityCheck, se richiesto; nomina il LSIGN-Legal Signatory(firma il Grant Agreement) nomina il FSIGN-Financial Signatory(firma il Financial Statement) LEAR APPOINTMENT LETTER: /data/ref/h2020/grants_manual/lev/h202 0-lear-applet_en.doc LEAR ROLE AND TASKS: /data/ref/h2020/grants_manual/lev/h202 0-lear-roltas_en.doc TERMSAND CONDITIONS OF USE OF THE ELECTRONICEXCHANGE SYSTEM: /data/ref/h2020/grants_manual/lev/h202 0-lev-terms-of-use_en.pdf DECLARATION OF CONSENT TO THE TERMS AND CONDITIONS OF USE: /data/ref/h2020/grants_manual/lev/h202 0-lev-declaration-consent_en.doc

124 FIRMA ELETTRONICA DEL GRANT NOMINA/ASSEGNAZIONE LSIGN NOMINA DEL LEAR da parte del legale rappresentante e validazione della REA Il LEAR nomina online le persone autorizzate alla firma del GA e dei suoi emendamenti(lsigns) e alla firma dei financial statements(fsigns) I Participant Contacts assegnano LSIGN e FSIGN al singolo GA, attingendo dalla lista del LEAR 124

125 ADEMPIMENTI LEGALI & FINANZIARI FINANCIAL VIABILITY CHECK POSSIBILI RISULTATI: GOOD ACCEPTABLE WEAK INSUFFICIENT pants/data/ref/h2020/grants_manua l/lev/h2020-guide-lev_en.pdf

126 FIRMA ELETTRONICA DEL GRANT PROCESSO (1) 1) COMPREPARAILGA PER LA FIRMA: DOCUMENTOPDF, DIGITALLY SEALED, È RESO DISPONIBILE SUL PP. IL PLSIGN DEL COORDINATORE RICEVE UNA NOTIFICA. 2) PLSIGN DEL COORDINATORE EFFETTUA IL LOG IN, SCEGLIE MY PROJECTS E CLICCA SU "MP-MANAGE PROJECT PER ILPROGETTOIN QUESTIONE, DOVE TROVERÀILGA DA FIRMARE(CON LA POSSIBILITÀ DI SCARICARE E STAMPARE TUTTI I DOC). 3) PLSIGN CLICCAPER INIZIARELA PROCEDURADI FIRMA ELETTRONICA. UN POP-UP ALLERTA SUL SIGNIFICATO DELL AZIONE E CHIEDE CONFERMA TRAMITE IL REINSERIMENTODELLAPASSWORD ECAS. 4) PLSIGN REINTRODUCE LA SUAPASSWORD ECAS E CLICCA SIGN. 126

127 FIRMA ELETTRONICA DEL GRANT PROCESSO (2) 5) IL SISTEMA CREA UNA NUOVA VERSIONE DEL DOCUMENTO PDF CHE SOSTITUISCE IL PRECEDENTE CON LA FIRMA DEL LSIGN DEL COORDINATORE 6) IL LEAR DEL COORDINATORE E TUTTI GLI ALTRI PARTECIPANTI RICEVONO UNA NOTIFICA DELLA FIRMA DEL GA DA PARTE DEL COORDINATORE 7) IL PROJECT OFFICER COM RICEVE NOTIFICA DELLA FIRMA DEL COORDINATORE 8) SEGUENDOUNAPROCEDURASIMILEAIPUNTI2)E6),ILPROJECTOFFICERCOMFIRMA ILGA 9) I PLSIGNS DI TUTTI GLI ALTRI BENEFICIARI RICEVONO UNA NOTIFICA SULLA FIRMA DEL GADAPARTEDELCOORDINATOREDELLACOM 10) IL PLSIGN DI CIASCUN BENEFICIARIO FIRMA L ACCESSION FORM 11) I LEAR DEI BENEFICIARI CHE HANNO FIRMATO L ACCESSION FORM RICEVONO UNA NOTIFICA 127

128 FIRMA ELETTRONICA DEL GRANT GA DECLARATION OF HONOUR

129

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131 131

132 Gestione del GA

133 GRANT AGREEMENT STRUTTURA Core Text Annex I: Descrition of the action Annex II: Estimated Budget for the action Annex III: Accession Form of the other beneficiaries, Declaration on liability of linked third parties Annex IV: Model financial statements Annex V: Model for the Certificate on the financial statements Annex VI: Model for the Certificate on compliance of the cost accounting practices POSSIBILITA DI INSERIRE OPZIONIPER DISCIPLINARE CASI SPECIFICI (elenco opzioni disponibili nel testo del GA)

134 GRANT AGREEMENT ART. 4.2 TRASFERIMENTI DI BUDGET I TRASFERIMENTI DI BUDGET TRA BENEFICIARI E CATEGORIE DI COSTO SONO AMMESSI, SENZA NECESSITÀ DI EMENDAMENTO, se l azione viene implementata nel rispetto dell Annex I e se tali modifiche non riguardano: la categoria delle lump sum l introduzione di subcontratti non previsti dall Annex I (a meno che non siano specificatamente approvati in sede di reporting Ex post!) I trasferimenti che riguardano la categoria degli unit costs possono afferire il loro numero (numero di units utilizzati o prodotti) ma non il loro valore (costo del singolo unit)

135 GRANT AGREEMENT ART. 5 AMMONTARE, FORMA DEL GRANT & MODALITA DI RENDICONTAZIONE Definisce l AMMONTARE MASSIMO DEL GRANT lemodalità DI RIMBORSO DEI COSTI ELEGGIBILI nella percentuale stabilita nell Annex II la STIMA DEL TOTALE DEI COSTI eleggibili le MODALITÀ DI RENDICONTAZIONE dei costi eleggibili come: costi realmente sostenuti unitcosts(determinati nell AnnexII o calcolati dal beneficiario in accordo con le sue usuali pratiche contabili) lump sum (determinati nell Annex II) flat rate (determinati nell Annex II)

136 GRANT AGREEMENT ART. 5.3 AMMONTARE FINALE DEL GRANT L AMMONTARE DEL GRANTEROGATO dipende dall effettivo grado di implementazione dell azione in base: all applicazione della percentuale di rimborso al limite massimo del grant alle riduzioni derivanti dall applicazione della regola del no profit alle riduzioni derivanti da una impropria implementazione dell azione o violazione delle obbligazioni contrattuali REGOLA DEL NO PROFIT Contributo + entrate del progetto totale costi eleggibili

137 GRANT AGREEMENT ART. 5.4 REVISIONE FINALE DEL GRANT Al termine del periodo previsto dall azione e anche successivamente all erogazione del pagamento finale la Commissione può RIDURRE IL GRANT afronte: del rigetto totale o parziale di costi eleggibili della riduzione proporzionale del grant dovuta ad una impropria implementazione dell azione o dalla violazione delle obbligazioni contrattuali IL PIÙ BASSO DEI DUE PARAMETRI SARÀ UTILIZZATO PER DETERMINARE L AMMONTARE FINALE DEL GRANT

138 GRANT AGREEMENT ART. 20 REPORTING Il Coordinatore ha l obbligo di presentare i report tecnici e finanziari nonché le richieste di pagamento (in via elettronica) ENTRO 60 GIORNI DAL TERMINE DI CIASCUN REPORTING PERIOD ART.20.5 GA: OPZIONE PER GRANTSELEVATI (OLTRE 5 MILIONI) CON DURATA DEI REPORTING PERIOD SUPERIORE AI 18 MESI Ulteriore attività di reporting entro il 31 dicembre di ogni anno riguardante le spese cumulativamente sostenute dai beneficiari (informazione ai soli fini contabili non utilizzata ai fini del calcolo del grant)

139 ART.20 REPORTING INDIVIDUAL FINANCIAL STATEMENT I FINANCIAL STATEMENT devono dettagliare i costi eleggibili sostenuti sotto qualsiasi forma (actual, unit, lump sum e flat rate) per ogni categoria e per ogni beneficiario e per ogni Linked Third Party I costi sostenuti debbono essere dichiarati anche se superano il budget dell azione I RECEIPTS dell azione devono essere indicati nell individual financial statement dell ultimo reporting period

140 GRANT AGREEMENT ANNEX IV - FINANCIAL STATEMENT

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