Codice etico e di condotta

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1 S ojitz Group Codice etico e di condotta Working with integrity. Building trust.

2 Lettera del Chief Executive Officer di Sojitz Corporation Cari colleghi: Per oltre un secolo, la nostra Azienda ha dimostrato il suo totale impegno nel gestire le sue attività con integrità. Rispettando sempre questo impegno, ci siamo guadagnati una reputazione a livello internazionale per la nostra condotta etica e rispettosa delle norme, conquistando così la fiducia dei nostri committenti. Poiché crediamo che il modo in cui si conducono le proprie attività sia importante quanto i risultati che si ottengono, cerchiamo sempre di sfruttare le nostre diverse funzioni e una prospettiva a respiro mondiale per creare società che contribuiscano allo sviluppo delle comunità locali e che siano socialmente responsabili. Desidero che tutti voi siate fieri di appartenere al Gruppo Sojitz e che riflettiate questo orgoglio nel modo in cui eseguite le vostre mansioni. Quale che sia il vostro ruolo nella nostra Azienda, le decisioni che assumete influiscono sulla nostra reputazione e rivestono un importanza cruciale per la nostra crescita e il nostro sviluppo. Questo Codice etico e di condotta (in seguito Codice ) stabilisce i principi fondamentali e gli elevati standard etici che governano le attività e il comportamento di tutti i dipendenti delle società del Gruppo a livello mondiale. Vi chiedo di sfruttare le risorse individuate nel Codice poiché esse vi aiuteranno a comprendere appieno come tali principi si applichino al vostro lavoro. Siamo costantemente impegnati nel promuovere e mantenere un ambiente di lavoro positivo e una cultura favorevole alla comunicazione sincera, in cui si è liberi di porre domande e segnalare situazioni problematiche quando si presentano. Vi prego di leggere attentamente il nostro Codice e di farvi riferimento quando vi troverete a dover affrontare situazioni problematiche. Se lavoriamo con integrità, facciamo in modo che la nostra reputazione di azienda affidabile migliori ulteriormente. È così che resteremo un azienda dinamica e di successo per molti anni a venire. Yutaka Kase Presidente e Chief Executive Officer Sojitz Corporation 2

3 Indice LA NOSTRA CONDOTTA AZIENDALE 11 Controlli sulle attività commerciali 12 Conformità della catena di fornitura 14 Il presente Codice etico e di condotta Responsabilità da prodotto 16 Richieste ufficiali di informazioni 33 (di seguito Codice ) è suddiviso in cinque sezioni seguite da una sintesi dei contenuti. Ogni sezione contiene informazioni di carattere generale, completate da istruzioni o linee guida specifiche relative alle vostre attività lavorative suddivise in: LINEE GUIDA DI BASE, ATTENZIONE! e DOMANDE E RISPOSTE (D&R). In particolare, siete pregati di leggere molto attentamente le parti introdotte dal titolo ATTENZIONE! di ogni sezione perché descrivono situazioni che potreste incontrare nel corso della vostra attività lavorativa. In merito a tali situazioni o situazioni simili, vi sarà chiesto di consultare le risorse aziendali per poter prendere decisioni appropriate. *Il presente Codice si applica a tutti i dipendenti delle società del Gruppo. Quando il presente Codice fa riferimento a la nostra Azienda, o usa termini come noi o ci, fa riferimento a tutti i settori dell Azienda e a tutte le affiliate del Gruppo in tutto il mondo. Messaggio del Chief Executive Officer I NOSTRI VALORI La nostra missione e i nostri valori fondamentali Responsabilità sociale d impresa I NOSTRI DIPENDENTI Ambiente di lavoro positivo Salute e sicurezza Concorrenza Conflitti d'interesse Doni e forme di intrattenimento Corruzione e pagamenti illeciti Prevenzione delle attività illecite e di riciclaggio di denaro Attività politiche e per la comunità BENI E INFORMAZIONI DI PROPRIETÀ AZIENDALE Informazioni riservate e proprietarie Riservatezza dei dati Sicurezza delle Risorse tecnologiche (IT) Creazione e gestione di documenti aziendali Insider trading IL NOSTRO PROGRAMMA DI CONFORMITÀ Il Programma di conformità Assunzione di decisioni etiche Segnalazione di violazioni Indagini interne IL NOSTRO CODICE IN SINTESI APPLICABILITÀ E ATTENDIBILITÀ DEL PRESENTE CODICE ETICO E DI CONDOTTA Rapporti con gli investitori e con gli organi d informazione 31 3

4 I nostri valori Il nostro impegno consiste nel vivere e lavorare nel rispetto di determinati valori fondamentali che guidano le nostre azioni e le nostre decisioni. Per noi è importante essere un azienda responsabile e un buon cittadino d impresa e dedicare tempo e risorse per influenzare il cambiamento sociale tramite il commercio che gestiamo a livello mondiale. 4

5 Dichiarazione del Gruppo Sojitz Il Gruppo Sojitz produce nuove fonti di benessere ponendo in contatto tra loro economie, culture e popolazioni in tutto il mondo nel rispetto permanente del principio di integrità. Slogan del Gruppo Sojitz 5

6 La nostra missione e i nostri valori fondamentali La nostra missione consiste nel comprendere le diverse esigenze e aspettative dei nostri committenti nel mondo e rispondere a esse agendo con integrità. Il nostro impegno è volto a costruire e a rafforzare i rapporti di fiducia che ci legano ai nostri committenti, indipendentemente dalle loro dimensioni, apportando nuovi valori che creiamo intraprendendo nuovi percorsi. CV Rispettare gli standard etici più elevati e condurre le nostre attività con integrità. Nell adempiere alla nostra missione, cercheremo sempre in buona fede di: Restare tenacemente concentrati sull armonizzazione dei nostri risultati con la soddisfazione e il successo dei nostri committenti. Ottemperare a tutte le norme e ai regolamenti applicabili al nostro settore e allo spirito che li pervade. Proteggere salute, sicurezza e dignità dei nostri dipendenti e gestire il nostro luogo di lavoro in modo responsabile e rispettoso. Viviamo in tempi in cui i rapporti si evolvono rapidamente, in cui nascono nuove realtà e aumentano le pressioni a nostro carico, sia come singoli individui, sia come membri della comunità globale. Per continuare il percorso che abbiamo intrapreso, ci affidiamo a questi valori fondamentali perché sono valori solidi, resistenti e hanno superato la prova del tempo. 6

7 Responsabilità sociale d impresa (RSI) Politica sulla RSI del Gruppo Sojitz Ci adopereremo per condurre le nostre attività in armonia con la società e con l ambiente onorando in modo consistente la Dichiarazione del Gruppo Sojitz. In linea con lo spirito della Dichiarazione e della Politica sulla RSI del Gruppo Sojitz, abbiamo stabilito che la RSI è sia una priorità gestionale, sia un valore aziendale e che onorare questa responsabilità fa parte della nostra missione aziendale. Nell ambito della RSI, essere socialmente responsabili non significa solamente ottemperare a quanto disposto dalle norme, bensì andare oltre la mera Nell ambito della RSI, essere socialmente responsabili non significa solamente ottemperare a quanto disposto dalle norme, bensì andare oltre la mera conformità alle leggi per investire maggiormente nel capitale umano, nell ambiente e nei rapporti con i nostri committenti. RSI conformità alle leggi per investire maggiormente nel capitale umano, nell ambiente e nei rapporti con i nostri committenti. L andare oltre il mero rispetto dei principali obblighi di legge può anche incidere direttamente sulla produttività perché apre la strada alla gestione del cambiamento e alla riconciliazione dello sviluppo sociale con una migliore concorrenzialità. In quanto membro della comunità globale e in virtù della responsabilità sociale d impresa, cercheremo in buona fede di: Contribuire a costruire una società sostenibile attraverso l integrazione della nostra RSI nella nostra strategia aziendale, nella nostra struttura gestionale e nelle nostre attività; Sostenere la salvaguardia dell ambiente globale e la lotta contro la povertà e la violazione dei diritti umani; Agire equamente nelle nostre attività e contrastare qualsiasi attività discriminatoria o intimidatoria nei confronti dei dipendenti sulla base di razza, colore, religione, sesso, stato di gravidanza, nazionalità d origine, età, disabilità o qualsiasi altro fattore discriminante vietato dalla legge; Impedire la corruzione e i pagamenti illeciti che possono verificarsi nel corso delle attività aziendali. Per ulteriori informazioni sulla RSI, seguire il link Corporate Social Responsability sul sito com o 7

8 I nostri dipendenti Una delle nostre risorse fondamentali e di maggior valore è rappresentata dal nostro personale. Noi apprezziamo la speciale combinazione di talento, esperienza e prospettiva apportata da ogni nostro dipendente perché rende possibile il nostro successo. Ci impegniamo duramente per promuovere un ambiente di lavoro non discriminatorio, rispettoso, sicuro e salubre che consenta ai nostri dipendenti di esprimersi al meglio. 8

9 DOMANDE E RISPOSTE? Ambiente di lavoro positivo Ci impegniamo per offrire un ambiente di lavoro positivo, rispettoso dei diritti umani e della privacy. Ci dedichiamo inoltre a promuovere un ambiente lavorativo libero da molestie e da discriminazioni in base a razza, colore, religione, sesso, stato di gravidanza, nazionalità di origine, età, disabilità, stato sociale o qualsiasi altro fattore discriminante vietato dalla legge. Poiché proveniamo tutti da ambienti diversi, lavoriamo per migliorare continuamente l apertura al dialogo nel nostro luogo di lavoro enfatizzando l importanza della comunicazione tra i dipendenti e tra i dipendenti e i loro responsabili in modo che ognuno possa svolgere al meglio il proprio lavoro e godere di un maggior vicendevole rispetto e di fiducia reciproca. Comprendiamo l importanza di raggiungere l equilibrio tra vita privata e lavoro: i nostri dipendenti possono contare sul nostro sostegno anche in questo ambito. LINEE GUIDA FONDAMENTALI Pari opportunità d impiego. La nostra politica consiste nell'offrire pari opportunità d impiego ai dipendenti e agli aspiranti tali nel rispetto delle norme vigenti nei paesi in cui svolgiamo la nostra attività. D: Un mio collega fa domande e scherza sulla razza di un altro collega che proviene da un altro paese, apparentemente solo per curiosità. L altro collega non sembra farci troppo caso, ma si tratta di un problema? R: Sì, perché questo tipo di comportamento non è in linea con i nostri standard. Ricorda che riferimenti inappropriati alle caratteristiche personali di un dipendente possono essere considerati una forma di discriminazione o una molestia. Anche se l altro collega non ci fa caso, contatta il tuo rappresentante locale dell Ufficio Legale e/o dell Ufficio di Conformità per discutere della situazione. (! ) ATTENZIONE Fate attenzione alle seguenti situazioni: Abuso d autorità da parte di un responsabile a danno di un subordinato Approcci sessuali indesiderati verso un altro collega o persona con cui lavorate Pratiche di lavoro. Adottiamo pratiche di lavoro corrette e, in particolare, non ricorriamo a lavoro minorile o forzato. Rispetto reciproco. Ci impegniamo a promuovere un ambiente di lavoro in cui ogni persona sia rispettata. Pertanto, non tolleriamo alcuna forma di molestia come, per esempio, affermazioni, , gesti o azioni che siano offensivi, indesiderati, atti a intimidire, che interferiscano con le prestazioni lavorative o causino disagio e umiliazione o comunque danneggino una persona. 9

10 Salute e sicurezza Proteggere la salute e la sicurezza dei nostri dipendenti è uno dei nostri valori fondamentali. Tramite la direzione aziendale e la collaborazione di tutti i dipendenti, lavoriamo per offrire un luogo di lavoro sicuro e stimolante. Abbiamo tutti la responsabilità, inclusi i dipendenti addetti alla produzione diretta, di ottemperare alle norme, ai regolamenti, alle pratiche e alle precauzioni in materia di salute e sicurezza per tutelare noi stessi, i nostri colleghi e i nostri clienti. Crediamo che sia importante per tutti noi concludere ogni giornata di lavoro in buona salute e in sicurezza. LINEE GUIDA FONDAMENTALI Azioni non sicure. È importante che segnaliate il prima possibile al vostro responsabile qualsiasi azione non sicura, comportamento a rischio, mancato infortunio o esposizione inappropriata a rischi che costituisca una minaccia alla salute o alla sicurezza. In caso di infortunio. Segnalate tempestivamente e accuratamente tutti gli infortuni. Le segnalazioni tempestive e puntuali ci aiutano a fare in modo che gli infortuni non si ripetano. Non segnalare gli infortuni può incrementare il rischio che gli stessi si ripetano, può ritardare il necessario intervento medico e può esporre la nostra Azienda a gravi responsabilità e sanzioni. Idoneità al lavoro. Il possesso, l uso e la vendita di sostanze illegali nelle aree di proprietà aziendale o l esecuzione delle proprie attività sotto l influsso di alcolici o sostanze illegali sono severamente vietati. Violenza sul luogo di lavoro. Non tolleriamo minacce, atti di violenza o intimidazioni, né il possesso o la vendita di armi da fuoco o di altre armi nelle aree di proprietà aziendale o nella gestione di qualsiasi attività per l'azienda. DOMANDE E RISPOSTE? D: Ho sentito un collega minacciare un altro dipendente il quale ha paura di segnalare la situazione. Cosa devo fare? R: Devi parlarne immediatamente con il tuo responsabile o con il rappresentante locale dell Ufficio Legale e/o dell Ufficio di Conformità. Non tolleriamo la violenza o la minaccia di violenza e ogni segnalazione in questo senso sarà fatta oggetto di attenta e opportuna indagine. (! ) ATTENZIONE Fate attenzione alle seguenti situazioni: Violazione delle politiche aziendali e delle leggi vigenti in materia di lavoro sulle limitazioni dell orario di lavoro Condizioni di lavoro e attività pericolose, compreso quanto segue: mancato rispetto delle norme locali sul traffico, compresa la guida di veicoli sotto l effetto dell alcool mancato uso dei dispositivi di protezione o mancato rispetto degli standard aziendali in materia di sicurezza manomissione di controlli o meccanismi di sicurezza di attrezzature e macchinari o blocco delle uscite di emergenza o di sicurezza Mancato rispetto delle politiche aziendali per il trasporto e lo smaltimento di materiali pericolosi e prodotti chimici 10

11 La nostra condotta aziendale Fiducia, rispetto reciproco e comportamento etico svolgono un ruolo vitale nei nostri rapporti con i partner commerciali, i clienti, i dipendenti e con gli altri committenti. In questi rapporti, dobbiamo gestire le nostre attività con integrità e nel rispetto dei più elevati standard etici, garantendo sempre che il nostro comportamento sia in linea con le politiche aziendali, le norme e i regolamenti applicabili e con lo spirito che le anima e applicando una sana capacità di giudizio. 11

12 Controlli sulle attività commerciali Ci impegniamo a ottemperare a tutte le norme applicabili all area commerciale dei paesi in cui operiamo e ai programmi regolatori locali in materia di sicurezza e pace internazionale. Le norme sul controllo del commercio riguardano la movimentazione di beni, servizi e tecnologie oltre confine e si applicano a molti aspetti delle nostre attività, non solo alla spedizione dei prodotti. Lo scambio di informazioni entro e oltre i confini nazionali, anche tramite e internet, è altresì soggetto a tali controlli. Le norme sul controllo del commercio riguardano la movimentazione di beni, servizi e tecnologie oltre confine e si applicano a molti aspetti delle nostre attività, non solo alla spedizione dei prodotti. LINEE GUIDA FONDAMENTALI Classificazioni accurate. Classificate e assegnate il corretto codice del sistema di tariffe armonizzato (HTS) per stabilire l esatto importo di dazi e tasse dovuti. Ricordate sempre che è vietato indicare valori della merce inferiori a quelli reali sui documenti commerciali e tentare di trarre vantaggi economici attraverso la partecipazione indebita a programmi doganali preferenziali nel tentativo di ridurre l importo di dazi e tasse. Classificazioni per l esportazione. Verificate la classificazione per l esportazione del prodotto, del software o della tecnologia prima di esportarli per stabilire se è prevista una speciale autorizzazione, come, per esempio, una licenza per l esportazione. Analisi dettagliata delle transazioni. Vagliate attentamente le vostre transazioni per verificare che non si applichino eventuali norme di limitazione riguardanti alcuni paesi, persone o finalità d utilizzo. Analisi dettagliata dei partner commerciali. Vagliate attentamente i vostri partner commerciali, i fornitori e altri soggetti coinvolti nelle vostre transazioni consultando gli elenchi di controllo forniti dalle autorità competenti. Eseguite inoltre le opportune verifiche di due diligence (attuando cioè il processo organizzato di indagine finalizzato ad assumere le necessarie informazioni per verificare determinati soggetti, N.d.T.) sugli utilizzatori e sugli usi finali dei prodotti. Siete anche tenuti a verificare che le transazioni non siano organizzate tramite intermediari allo scopo di aggirare le norme sui controlli commerciali. Uso di spedizionieri doganali esterni all Azienda. Non fate eccessivo affidamento sugli spedizionieri doganali o sui fornitori di servizi esterni all Azienda. Siete tenuti a intraprendere tutte le azioni necessarie per garantire che la nostra Azienda o i nostri intermediari forniscano informazioni accurate e complete alle autorità preposte in merito al valore della merce o al paese di provenienza e ogni altra informazione richiesta, in particolare per quelle transazioni in cui ci assumiamo rischi in qualità di importatori o esportatori. 12

13 Controlli sulle attività commerciali (continua) DOMANDE E RISPOSTE? (! ) ATTENZIONE Fate attenzione alle seguenti situazioni: Soggetti che importano o esportano beni, servizi e tecnologia prodotti negli Stati Uniti per scopi pacifici e militari o per scopi unicamente militari che non tengono nella giusta considerazione possibili requisiti di conformità alle norme sull esportazione o alle leggi sul traffico d armi internazionale statunitensi D: Abbiamo ricevuto un ordine per un insolito quantitativo di carburante speciale da parte di un nuovo cliente. Il cliente risiede in un paese in cui siamo autorizzati a esportare, ma abbiamo saputo che potrebbe avere legami stretti con un regime di un paese in cui non possiamo consegnare la nostra merce. Si tratta di una vendita consistente e il nostro rappresentante locale ci ha detto di non preoccuparci. Possiamo limitarci a presupporre che il carburante sarà utilizzato nel paese in cui lo consegniamo o questo è un problema? R: Le informazioni di cui disponi indicano che il carburante potrebbe essere trasportato in un paese in cui non possiamo effettuare spedizioni. Ci sono sufficienti e chiari segnali d allarme che indicano la necessità di rivolgerti al tuo rappresentante locale dell Ufficio Legale e/o dell Ufficio di Conformità prima di agire. Valore fondamentali CV Soggetti che potrebbero essere sulle liste di controllo delle autorità o attività che si sospettano essere legate allo sviluppo, all utilizzo e/o alla conservazione di armi biologiche, chimiche o nucleari o altre armi di distruzione di massa Discrepanze nelle fatture relative alle merci importate in cui il prezzo indicato non rispecchia il valore delle merci e/o del trasporto e dell assicurazione, o in cui la descrizione delle merci non è completa oppure in cui il paese di provenienza non è individuato correttamente Prezzi di trasferimento tra società collegate (cioè interne al Gruppo Sojitz) che non giustificano i reali costi e ricavi Qualsiasi pagamento al venditore/esportatore o a beneficio del venditore/esportatore non incluso nel prezzo fatturato o diversamente indicato Transazioni riguardanti nuove aziende e nuovi partner di cui non abbiamo notizie, mercati di scambio sconosciuti, pagamenti sospetti e altre transazioni e qualsiasi altro elemento di possibile preoccupazione Rispettare gli standard etici più Prodotti regolati da più leggi. Accertatevi di elevati e condurre le nostre comprendere le norme in materia di importazione ed attività con integrità. esportazione e ogni loro applicazione nei paesi in cui state esportando o da cui state importando i prodotti, incluse, a titolo esemplificativo, le norme sull ambiente, le leggi fiscali e le norme del settore alimentare 13

14 Conformità della catena di fornitura Ci affidiamo alla nostra rete di fornitori e ai venditori della catena di fornitura per la consegna ai nostri clienti di prodotti e servizi di qualità. È fondamentale che i nostri fornitori e venditori della catena di fornitura condividano il nostro impegno a condurre le nostre attività con integrità e in sicurezza, in base a pratiche eque, legittime ed efficienti. Aderire a questo impegno aiuterà a garantire che i rapporti che intrattengono i nostri fornitori e venditori della catena di fornitura non danneggino la nostra reputazione. È fondamentale che i nostri fornitori e venditori della catena di fornitura condividano il nostro impegno a condurre le nostre attività con integrità e in sicurezza. LINEE GUIDA FONDAMENTALI Rispetto delle norme. Collaborate con i fornitori e i venditori della catena di fornitura per garantire il rispetto delle norme vigenti in materia di lavoro, ambiente, salute e sicurezza, e di quelle relative ai controlli sul commercio internazionale. Devono essere attivate le opportune misure di sicurezza basate sulla valutazione dei rischi lungo l intera catena di fornitura: dalla località di produzione del prodotto, al trasporto nazionale e internazionale, fino all arrivo a destinazione. Analisi dettagliata. Tramite la valutazione e l'approvazione di fornitori e venditori della catena di fornitura antecedenti all acquisto di qualsiasi materiale, componente, prodotto o servizio, accertatevi che i vostri fornitori e venditori godano di buona reputazione, abbiano le necessarie qualifiche e possano soddisfare gli obblighi sulla sicurezza fisica. Una volta selezionati i fornitori, assicuratevi che lo scopo della relazione con gli stessi sia chiaro e che sia documentato in un apposito contratto di fornitura. Nessun conflitto d interesse. Assicuratevi che l affidamento a un fornitore o venditore della catena di fornitura non dia luogo a un effettivo o apparente conflitto d interesse. Proteggere le informazioni riservate e di proprietà aziendale. Proteggete i nostri dati sensibili e ogni altra informazione riservata o di proprietà aziendale tramite accordi di riservatezza. Siete inoltre tenuti a tutelare tutti i dati sensibili o riservati che ci sono stati affidati dai fornitori nell ambito di accordi di riservatezza. 14

15 (! ) ATTENZIONE Conformità della catena di fornitura (continua) DOMANDE E RISPOSTE D: Uno dei nostri fornitori offre merce affidabile e di buona qualità a prezzi competitivi, ma uno dei suoi dipendenti si è lamentato con me sulle condizioni lavorative imposte da questo fornitore. Il dipendente mi ha riferito che le condizioni ambientali e di lavoro che il fornitore offre ai propri dipendenti sono scarse e che la retribuzione è significativamente inferiore rispetto a quella offerta da altre aziende dello stesso settore e della stessa zona. Non intendo fare nulla al riguardo perché il fornitore non è un azienda affiliata. Va bene se non dico nulla? R: Non prendere la situazione sotto gamba. Innanzitutto, esamina come affrontare il problema parlandone con i membri del tuo reparto o di qualsiasi altro reparto coinvolto per stabilire se possa essere intrapresa un azione verso il fornitore tramite gli appositi canali. Se necessario, porta la questione a livelli superiori e discutine con il tuo rappresentante locale dell Ufficio Legale e/o dell Ufficio di Conformità. Si tratta di un problema grave: la nostra reputazione dipende dal fatto che conduciamo i nostri affari esclusivamente con fornitori che agiscono in modo responsabile verso i propri lavoratori e verso l ambiente che li circonda.? Fate attenzione alle seguenti situazioni: Opportunità di rivolgersi a fornitori e venditori con elevata sensibilità verso le questioni ambientali, che utilizzano politiche e pratiche rispettose dell ambiente e che hanno tra le loro priorità la tutela dell ambiente Selezionare i fornitori e i venditori senza condurre analisi di due diligence appropriate e senza attuare una procedura competitiva a offerta libera Gestire contratti con enti pubblici e rivolgersi a fornitori e venditori della catena di fornitura che conoscono e rispettano le norme sugli acquisti degli enti pubblici quando acquistano beni e servizi nell ambito di contratti con la pubblica amministrazione Valore fondamentali CV Ottemperare a tutte le norme e ai regolamenti applicabili al nostro settore e allo spirito che li pervade. 15

16 LINEE GUIDA FONDAMENTALI Responsabilità da prodotto Facciamo del nostro meglio per garantire che i prodotti consegnati ai nostri preziosi clienti siano sicuri e della massima qualità. Spesso non siamo direttamente coinvolti nella produzione dei prodotti che forniamo e distribuiamo ai nostri clienti in tutto il mondo. In questo caso, è importante per noi stabilire, in ogni fase della catena di fornitura, le modalità di verifica della sicurezza e della qualità dei prodotti e le responsabilità contrattuali da prodotto tra il produttore, il nostro cliente e la nostra Azienda. Rispetto delle norme. Familiarizzatevi con tutte le norme applicabili, le regole di etichettatura del prodotto, gli standard di garanzia, gli standard dei controlli sulla sicurezza e sulla qualità, le procedure sulle richieste di rimborso danni per responsabilità da prodotto e sulla tutela dei consumatori in relazione ai prodotti forniti dai produttori e poi distribuiti ai nostri clienti. Gestire la responsabilità per danno da prodotto. Assicuratevi che tutti i prodotti che fornite e distribuite ai nostri clienti siano accompagnati da una garanzia standard sui prodotti del produttore. L assicurazione aziendale non sostituisce la necessità di ottenere un adeguata tutela da garanzia per le vostre transazioni. È importante per noi stabilire, in ogni fase della catena di fornitura, le modalità di verifica della sicurezza e della qualità dei prodotti e le responsabilità contrattuali da prodotto tra il produttore, il nostro cliente e la nostra Azienda. Richieste di rimborso danni per responsabilità da prodotto. Quando ricevete una richiesta di rimborso per danni causati da un prodotto, dovete condividere tutte le informazioni con il personale aziendale di riferimento, verificare tempestivamente i fatti e, soprattutto per le richieste che interessano la sicurezza pubblica, cercare di intraprendere azioni ragionevoli, così come concordato con il personale di riferimento aziendale, per impedire ulteriori minacce alla sicurezza pubblica e ulteriori richieste di risarcimento per danni da prodotto. Uso del nome dell Azienda sui prodotti. Dovete comprendere pienamente le implicazioni legali dell utilizzo del nome della nostra Azienda su un prodotto in qualità di venditore, agente di vendita, produttore, importatore o qualifica analoga. Le richieste dei nostri partner di utilizzare il nome della nostra Azienda devono essere verificate con i rappresentanti dell Ufficio Legale e/o dell Ufficio di Conformità al fine di evitare responsabilità di ordine legale. 16

17 Responsabilità da prodotto (continua) DOMANDE E RISPOSTE D: La nostra Azienda acquista, vende e distribuisce prodotti. Da quanto ho capito, dato che non produciamo direttamente i prodotti, non abbiamo alcuna responsabilità sugli stessi e non possiamo essere ritenuti legalmente responsabili se si verificano problemi. Ho capito bene? R: Purtroppo no. Alcuni paesi hanno norme che impongono la responsabilità da danni da prodotto sull importatore del prodotto. Anche nei paesi che non si sono dotati di tali norme, dato che i prodotti saranno distribuiti dalla nostra Azienda a negozi locali per la vendita ai clienti in vari paesi, esiste la possibilità di subire azioni legali perché non sussiste un legame diretto tra i negozi locali e i clienti e il produttore. Per minimizzare la possibilità di essere esposti a responsabilità di danni da prodotto, devi accertarti che la garanzia del produttore accompagni ogni prodotto venduto ai singoli clienti e che la garanzia dichiari chiaramente l ambito di copertura e le procedure di richiesta di risarcimento dei danni al produttore. Sei pregato di contattare il tuo rappresentante locale dell Ufficio Legale e/o dell Ufficio di Conformità perché ti assista nello strutturare un adeguata garanzia e altre forme di tutela delle tue transazioni.? (! ) ATTENZIONE Fate attenzione alle seguenti situazioni: Controlli di qualità inadeguati presso fornitori o produttori, compresi, a titolo esemplificativo, i controlli di qualità sui prodotti alimentari e sulla sicurezza Rifiuto di un produttore di includere garanzie standard con i beni da esso prodotti e venduti Acquisto o vendita di prodotti esclusivamente sulla base di ordini d acquisto, senza prima ottenere una garanzia del produttore e senza documentare gli obblighi di garanzia e le altre responsabilità Transazioni non documentate relative a vendite di prodotti tra la nostra Azienda e un azienda affiliata Valore fondamentali CV Proteggere salute, sicurezza e dignità dei nostri dipendenti e gestire il nostro luogo di lavoro in modo responsabile e rispettoso. 17

18 Concorrenza (! ) ATTENZIONE Noi crediamo in un regime concorrenziale libero e leale. La maggior parte dei paesi in cui operiamo prevede norme sulla concorrenza che promuovono un mercato libero, aperto e concorrenziale e che inoltre: Vietano accordi o contratti tra concorrenti che compromettano il principio di concorrenza, come gli accordi di cartello e la manipolazione delle gare d appalto; Regolano i comportamenti illegali delle aziende che hanno una posizione dominante in un mercato, come l utilizzo dei cosiddetti prezzi predatori, delle politiche di vincolo dei prodotti e degli accordi sui prezzi; Impongono la segnalazione, l esame preventivo e, in alcuni casi, l autorizzazione per fusioni, acquisizioni e alcune altre transazioni per impedire che si compiano operazioni atte a eliminare o ridurre drasticamente la concorrenza. Le leggi sulla concorrenza sono complesse e sono applicate a livello mondiale. Tali norme possono applicarsi diversamente a seconda della situazione. È pertanto essenziale che coinvolgiate i vostri rappresentanti locali dell Ufficio Legale e/o dell'ufficio di Conformità nelle prime fasi del processo di sviluppo di nuove iniziative commerciali. La violazione delle norme sulla concorrenza può comportare gravi conseguenze per la nostra Azienda e per i nostri dipendenti, che vanno da pesanti sanzioni pecuniarie a, in alcuni paesi, pene detentive. LINEE GUIDA FONDAMENTALI Rapporti con la concorrenza. È vietato proporre accordi o contratti, espliciti o impliciti, formali o informali, scritti o verbali, o aderire agli stessi, oppure informare un concorrente, in relazione a: Prezzi, metodi di formazione dei prezzi, prezzi minimi o massimi, processi di stabilizzazione dei prezzi; Livelli delle scorte di magazzino precedenti, attuali o futuri, produzione, capacità o volume di vendita, accordi sulla sospensione di produzione; Quota di mercato; Termini e condizioni di vendita, condizioni di credito; Costi, proventi o margini di profitto; Offerta di prodotti o servizi, metodi di distribuzione. Rapporti generali. È vietato proporre accordi o contratti, espliciti o impliciti, formali o informali, scritti o verbali, o aderire agli stessi, oppure informare qualsiasi persona, compresi i nostri concorrenti, agenti, intermediari, clienti e soggetti analoghi, in relazione a: Presentazione di un offerta o predisposizione della stessa per scopi diversi dall aggiudicazione della commessa; Limiti o accordi illeciti di fissazione dei prezzi, assegnazione di clienti o linee di prodotto, suddivisione di territori o mercati, oppure stabilire altre condizioni in base alle quali l Azienda o un nostro cliente possa rivendere o noleggiare un prodotto o servizio a terzi. DOMANDE E RISPOSTE? D: Un dipendente di un azienda nostra concorrente ha chiesto di scambiarci le informazioni sui prezzi di un nuovo prodotto. Anche io sono curioso di conoscere i prezzi offerti dalla sua azienda. Se non mi occupo della formazione dei prezzi nella nostra Azienda posso scambiare tali informazioni? R: No, non puoi scambiare le informazioni sulla formazione dei prezzi con nessuno. Lo scambio di informazioni sui prezzi può essere considerato una prova dell esistenza di un accordo illecito di concertazione dei prezzi o addirittura essere considerato un accordo illecito. Fate attenzione alle seguenti situazioni: Offrire prezzi favorevoli o scontati solamente ad alcuni clienti Attuare vendite vincolate o congiunte di beni e servizi (per esempio, contratti che impongono al compratore che vuole acquistare un prodotto di acquistarne anche un secondo a esso vincolato ) Rispondere a un sondaggio del settore in cui si chiedano informazioni su qualsiasi aspetto che riguardi la formazione dei prezzi Essere socio di un associazione di categoria o partecipare a incontri sponsorizzati da un associazione di categoria Impostare accordi esclusivi per l acquisto o la vendita di prodotti o servizi (per esempio, contratti che impongono a un azienda di effettuare acquisti o vendite esclusivamente dalla nostra Azienda) 18

19 Conflitti d'interesse Può insorgere un conflitto d interesse quando i vostri interessi personali interferiscono o possono dare l impressione di interferire con gli interessi aziendali. Ogni decisione di lavoro deve essere assunta esclusivamente nel migliore interesse dell Azienda e non per ottenere un vantaggio personale. È vostro dovere lavorare in modo oggettivo ed efficace per la nostra Azienda. LINEE GUIDA FONDAMENTALI Interessi economici personali. Può verificarsi un conflitto d interesse se possedete, o se un vostro familiare possiede: un interesse economico; un lavoro o un incarico nel Consiglio d Amministrazione di un azienda nostra concorrente, fornitrice, distributrice o venditrice; un significativo investimento economico, diretto o indiretto, in qualsivoglia azienda che sia in concorrenza, in rapporti d affari o che intenda essere in rapporti d affari con la nostra Azienda. Dovete sempre segnalare al vostro responsabile i vostri interessi economici personali, lavori o incarichi presso qualsiasi azienda concorrente, fornitrice, distributrice o venditrice, sia che vi riguardino direttamente, sia che riguardino un vostro familiare. Rapporti con familiari e amici. Si può verificare un conflitto d interesse quando un vostro familiare o comunque una persona che ha uno stretto legame affettivo con voi lavora nel vostro settore o nel vostro team. Queste situazioni devono sempre essere gestite con estrema cautela. Attività esterne all Azienda. Può verificarsi un conflitto d interesse quando svolgete una seconda attività o gestite un attività in proprio che possa essere in conflitto con le vostre responsabilità verso la nostra Azienda. Non potete svolgere un altro lavoro se questo interferisce con la vostra capacità di svolgere le vostre mansioni per la nostra Azienda. Prima di intraprendere tali attività potrebbe essere necessaria una preventiva approvazione dell Azienda. Per attività esterna all Azienda si intende anche l esecuzione durante il normale orario di lavoro di attività non relative all Azienda, l utilizzo dei beni, delle attrezzature o dei dati di proprietà aziendale per un uso non connesso all Azienda, nonché un secondo lavoro presso un nostro fornitore, concorrente o venditore. Per indicazioni in merito, siete pregati di consultare il vostro rappresentante delle Risorse Umane o il vostro manuale del dipendente, nonché le politiche aziendali. Opportunità aziendali. Si verifica un conflitto d interesse quando sfruttate a vostro personale vantaggio informazioni ottenute tramite la nostra Azienda, i nostri clienti, fornitori, appaltatori, consulenti o altri partner commerciali. Non potete porvi in competizione con la nostra Azienda o sfruttare per vantaggio personale opportunità che siano state scoperte o generate tramite l uso di proprietà o informazioni aziendali o grazie alla posizione dell Azienda. DOMANDE E RISPOSTE? D: Il fratello del mio responsabile ha recentemente fondato un azienda che si occupa di prodotti che sono in concorrenza con i nostri. Il mio responsabile contatta spesso suo fratello e sembra che parlino d affari. Cosa devo fare? R: Rivolgiti subito a un responsabile di grado superiore o a un rappresentante dell Ufficio Legale e/o dell Ufficio di Conformità. Essi stabiliranno se sussista un conflitto d interesse e che cosa sia opportuno fare. (! ) ATTENZIONE Fate attenzione alle seguenti situazioni: Far parte di un consiglio d amministrazione o possedere azioni di una società se questo vi permette di poter personalmente influenzare i nostri rapporti d affari con la società stessa Influenzare l assegnazione di commesse a determinate società venditrici di proprietà di vostri familiari e da essi gestite Lavori part-time in conflitto con gli interessi aziendali anche se non sono svolti durante l orario di lavoro Fornire prodotti o servizi tramite un azienda in cui possedete, oppure in cui un vostro familiare o amico stretto possiede, un interesse a clienti della nostra Azienda 19

20 Doni e forme di intrattenimento In molte culture, scambiare cortesie aziendali di modesto valore, come doni e forme di intrattenimento, costituisce parte integrante della normale prassi commerciale. In altre culture, invece, ciò è severamente proibito. Per doni e forme di intrattenimento si intende qualsiasi oggetto di valore, per esempio: denaro, sconti, prestiti, servizi, premi, trasporti, utilizzo di un veicolo aziendale, utilizzo di località di vacanza, azioni o altri strumenti finanziari, pranzi e cene, eventi sportivi, partite di golf, biglietti e buoni omaggio. Si tratta di un ulteriore situazione in cui può verificarsi un conflitto d interessi. Fornire o accettare doni o forme di intrattenimento inappropriati può danneggiare la nostra attività e la nostra reputazione. Potrebbe, inoltre, essere illegale. Offrire e/o ricevere doni e intrattenimento può definirsi inappropriato se crea un obbligo, se mette il donatore o il ricevente in una posizione in cui l'imparzialità dell'uno o dell'altro appare danneggiata, oppure se tale dono o intrattenimento viene offerto o ricevuto allo scopo di influenzare una decisione d affari. LINEE GUIDA FONDAMENTALI Rispetto delle leggi vigenti e degli standard di settore. Avete l obbligo di ottemperare a tutte le norme locali, ai regolamenti, agli standard e agli usi di settore, e alle politiche locali più rigorose, relative al vostro settore commerciale, in vigore nel luogo di operazione. Ambito di applicazione delle politiche su doni e intrattenimento. Le regole relative a doni e forme di intrattenimento si applicano tutto l anno, anche durante le feste, e riguardano non solo voi, ma anche il vostro coniuge o partner e i vostri familiari. Che cosa fare quando si riceve un dono inappropriato. Se vi viene offerto un dono o una forma di intrattenimento inappropriati avete il dovere di rifiutarli. Se vi trovate in una situazione in cui rifiutare il dono metterebbe la persona donante in imbarazzo oppure la offenderebbe, potete accettare il dono per conto dell Azienda e poi segnalare la situazione al vostro responsabile. Evitare le situazioni compromettenti. Evitate di dare anche solo l impressione di accettare od offrire beni come forma di corruzione o di pagamento illecito o improprio, oppure di compromettere la vostra capacità di assumere decisioni nel miglior interesse dell Azienda. DOMANDE E RISPOSTE? D: Mentre gestivo una procedura di selezione dei fornitori per una commessa d acquisto, un fornitore mi ha fatto pervenire una fotocamera digitale in omaggio. Posso accettare il dono? R: No, non puoi accettare questo dono perché è possibile che pregiudichi la tua capacità di assumere una decisione obiettiva ed equa. D: Per aiutare a rafforzare i rapporti con i nostri clienti, vorrei offrire un pranzo ad alcuni di essi. Posso farlo? R: Fatto salvo quanto previsto dalle tue politiche locali e da quelle del cliente, offrire un pranzo di lavoro di valore ragionevole ai clienti o ai loro rappresentanti può essere consentito. Se hai domande al riguardo, consulta i rappresentanti dell Ufficio Legale e/o dell Ufficio di Conformità locali. (! ) ATTENZIONE Fate attenzione alle seguenti situazioni: Utilizzare fondi privati per aggirare le politiche locali sui doni e sulle forme di intrattenimento Scambiare doni quando siete coinvolti in una decisione relativa agli acquisti o durante una procedura di approvvigionamento 20