L Amministrazione Digitale

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1 L Amministrazione Digitale Tecnologie per la gestione documentale Ing. Francesco BIANCO Catania 28 Novembre 2016 L'Amministrazione Digitale - Riproduzione Vietata 1

2 L Amministrazione Digitale Il futuro è oggi Francesco Bianco Tecnologie per la gestione documentale Catania, 28 novembre 2016

3 Sommario La Firma Digitale Marca Temporale Servizi Cloud Conservazione Digitale 3

4 La Firma Digitale La firma digitale, secondo i criteri dell Agenzia per l Italia Digitale (AgID), conferisce a un qualsiasi documento elettronico le seguenti caratteristiche: Autenticità: la firma digitale garantisce l identità del sottoscrittore del documento; Integrità: la firma digitale assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione; Non ripudio: la firma digitale attribuisce piena validità legale al documento, pertanto il documento non può essere ripudiato dal sottoscrittore.; La firma digitale è l'equivalente informatico di una firma autografa apposta su un documento cartaceo e di fatto ha il suo stesso valore legale 4

5 La Firma Digitale la firma digitale consiste nella creazione di un file, definito busta crittografica, che racchiude al suo interno il documento originale, l evidenza informatica della firma e la chiave per la verifica della stessa, che, a sua volta, è contenuta nel certificato emesso a nome del sottoscrittore. L autenticità del certificato è garantita da un Autorità di certificazione, in Italia, dai certificatori accreditati ai sensi dell articolo 29 del CAD (D.Lgs. n. 82/2005). 5

6 La Firma Digitale Gli standard europei prevedono tre tipi di sottoscrizione digitale, identificati dagli acronimi CAdES (file con estensione.p7m) Tale formato permette di firmare qualsiasi tipo di file Il contenuto è visualizzabile solo attraverso idonei software in grado di sbustare il documento PAdES (file con estensione.pdf ) XAdES 6

7 La Firma Digitale CAdES L apposizione di due o più firme può essere effettuata in due modi: re-imbustando in una nuova busta CAdES la busta generata dalla sottoscrizione precedente (c.d. controfirma o firma matrioska ); oppure aggiungendo nella busta ulteriori firme, accompagnate dai relativi certificati (firme congiunte); 7

8 La Firma Digitale PAdES Consente di firmare solo documenti di tipo PDF (firma Pdf); leggibile con i comuni reader disponibili per questo formato; Il formato PDF consente inoltre di gestire diverse versioni dello stesso documento senza invalidare le firme digitale apposte 8

9 Cos è? La Marca Temporale La marca temporale è un servizio offerto da un Certificatore accreditato, che consente di associare data e ora, certe e legalmente valide, ad un documento informatico, permettendo una validazione temporale del documento opponibile a terzi. (cfr. Art. 20, comma 3 Codice dell Amministrazione Digitale Dlgs 82/2005). Il servizio di Marcatura Temporale può essere utilizzato sia su file non firmati digitalmente sia su documenti informatici sui quali è stata apposta Firma Digitale Apporre una Marca Temporale ad un documento firmato digitalmente pertanto fa si che la Firma Digitale risulti sempre e comunque valida anche nel caso in cui il relativo Certificato risulti scaduto, sospeso o revocato, purché la Marca sia stata apposta in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del Certificato di Firma stessa L'apposizione di una Marca Temporale a un documento firmato digitalmente, quindi, ne garantisce la validità nel tempo. (20 anni) 9

10 La Marca Temporale Come funziona? 1. Il calcolo dell impronta del documento digitale o digitalizzato (comprensivo di firma digitale) e l invio al certificatore di marca temporale abilitato da DigitPA; 2. Il certificatore assegna data e ora all impronta del documento e sigla il documento così prodotto con la propria firma digitale; 3. Ottenuta l impronta marcata dal certificatore, essa dovrà essere associata al documento originale; 4. La marca relativa al documento verrà altresì. conservata dal certificatore per un periodo di 20 anni In questo caso, la validità della firma digitale con la quale si è siglato il documento digitale o digitalizzato verrà estesa a 20 anni. 10

11 Servizi Cloud I servizi Cloud permettono di archiviare, memorizzare ed elaborare informazioni, sfruttando risorse software ed hardware distribuite geograficamente o centralizzate in un un'unica struttura, e virtualizzate in remoto secondo l'architettura client-server. Le infrastrutture di cloud computing sono grandi data center che consentono all'utilizzatore di poter disporre delle risorse (storage, applicativi, programmi, servizi) di cui necessita, con la formula del pagamento a consumo; 11

12 Servizi Cloud Il modello pubblico di distribuzione di servizi cloud prevede le tre tipologie fondamentali: SaaS (Software as a Service) PaaS (Platform as a Service) IaaS (Infrastructure as a Service) 12

13 Servizi Cloud Vantaggi e Svantaggi Vantaggi Abbassamento del TCO (Total Cost of Ownership): risparmio sull acquisto, installazione, manutenzione e dismissione di hardware e software; Maggiore flessibilità e scalabilità: nel caso in cui servano maggiori risorse è possibile effettuare un adeguamento contrattuale; Dati ed applicazioni accessibili in mobilità: tutti i dati sono sempre consultabili online; Maggiore sicurezza: tutti i dati sono centralizzati e sottostanno alle policy di sicurezza centralizzate create; pertanto si annulla la possibilità di sottrazione fisica di materiale informatico nell azienda. Possibilità di beneficiare di piani di disaster recovery. Svantaggi Dipendenza dalla connessione internet 13

14 Conservazione Digitale Fatturazione Attiva Fatturazione Passiva Protocollo Informatico Altre Applicazioni Sistema di Conservazione 14

15 Conservazione Digitale Attori ed Entità principali del Processo di Conservazione Soggetto Produttore Responsabile della Conservazione Responsabile del Servizio di Conservazione Utente Pacchetto di Versamento (PdV) Rapporto di Versamento (RdV) Pacchetto di Archiviazione (PdA) Pacchetto di Distribuzione (PdD) 15

16 I formati indicati per la conservazione (Allegato 2 DPCM 3/12/2013) Documenti PDF - PDF/A TXT Office Open XML (.docx,.xlsx,.pptx) Open Document Format (.ods,.odp,.odg,.odb) Immagini TIFF JPG/JPEG XML (extensible Markup Language) Messaggi di posta elettronica (eml) Conservazione Digitale Qualunque altro formato: Le pubbliche amministrazioni indicano nel manuale di gestione i formati adottati per le diverse tipologie di documenti informatici motivandone le scelte effettuate; specificano altresì i casi eccezionali in cui non è possibile adottare i formati in elenco motivandone le ragioni. 16

17 Conservazione Digitale Creazione Automatica o Manuale PdV Ricezione e Consultazione RdV Consultazione e Richiesta PdD/PdA Sistema di Conservazione Controllo Automatico e/o Manuale PdV Conservazione PdA Generazione PdD Creazione Automatica o Manuale PdA 17

18 Protocollo Informatico Adeguamento organizzativo e funzionale Aree Organizzative Omogene (AOO) e Uffici di riferimento Responsabile della Gestione Documentale Coordinatore della Gestione Documentale Manuale di gestione Eliminazione dei protocolli di settore e di reparto 18

19 Sistema di classificazione (Titolario) Fascicolazione Annullamento di Protocollo Registro Emergenza Funzionalità minime Calcolo impronta informatica SHA256 Protocollo Informatico Segnatura di protocollo contestuale alla registrazione Trasmissione tra PP.AA. con l ausilio della segnatura di protocollo XML (Automatismo nel recupero dei metadati) Invio giornaliero in conservazione del Registro di Protocollo 19

20 Protocollo Informatico Amministrazione Protocollazione Configurazione Azienda (Ente, AOO, Uffici) Utenti e Ruoli Titolari di Classificazione Registri di Protocollo Rubrica Contatti Conservazione Registro giornaliero Google Login [opzionale] Protocollazione Prenotazione Classificazione e Fascicolazione Acquisizione massiva Etichette barcode o QR code Firma digitale Spedizione via /pec Conservazione Documenti Ricerche semplici e full text 20

21 Protocollo Informatico Workflow in Entrata/Interno Rifiuto Registra Assegna Presa in carico Lavorazione Termina Riassegna Workflow in Uscita Richiedi Firma Firma e Marca Registra Invia Rifiuta Firma 21

22 Fatturazione Elettronica (ciclo attivo) Creazione fattura elettronica (FE) tramite Interfaccia Web Import FE da archivi esterni (singola/multiple) Apposizione Firma digitale (singola, multipla, massiva non presidiata) Interazione con il SdI (invio FE, Ricezione Esiti) Integrazione con sistemi di terze parti Conservazione digitale 22

23 Fatturazione Elettronica (ciclo passivo) Gestione MultiUfficio / multioperatore Ricezione Fatture dal SdI ( SDIFTP, SPCoop) Workflow di approvazione fatture Controlli automatici tramite regole configurabili Visualizzazione stato e contenuto delle fatture Invio esiti al SdI Integrazione con sistemi di terze parti Conservazione digitale 23

24 Portale Dipendenti Multi Azienda Portale Dipendenti Amministrazione Lavoratore Caricamento e gestione anagrafiche Pubblicazione Cedolini, CU e altri documenti personali Tracking accesso e storico download Pubblicazione Informazioni sulla bacheca Google Login [opzionale] Consultazione Cedolini, CU e altri documenti personali Download e/o salvataggio documenti su Drive Richiesta Ferie e Permessi Workflow di approvazione Ferie e Permessi (Solo Responsabili) Upload Curriculum Vitae ed altri documenti 24

25 Grazie per l attenzione Francesco Bianco, PMP francesco.bianco@arancia-ict.it Arancia ICT è anche presente su: 25