Virtual Meeting Manuale dell utente Vers Rev. 1.1.a

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1 Virtual Meeting Manuale dell utente Vers Rev. 1.1.a

2 Introduzione La videoconferenza Web... 3 Cos è Virtual Meeting... 3 Il modello Virtual Meeting... 3 Sicurezza nelle comunicazioni... 4 Principali applicazioni di utilizzo... 5 Riepilogo principali funzionalità... 6 Soluzioni commerciali... 7 Funzionalità lato utente Requisiti... 8 Partecipare ad un meeting... 8 Richiesta di intervento in modalità audio/video... 8 Registrazione meeting... 8 Utilizzo della chat Messaggi pubblici... 8 Messaggi privati... 8 Utilizzo della lavagna condivisa... 9 Visualizzazione presentazioni... 9 Scambio file (file sharing)... 9 Visualizzazione anteprima immagini... 9 Guida rapida... 9 Funzionalità lato amministratore Gestione delle stanze virtuali Gestione degli utenti Invitare un utente ad un meeting on line Gestione messaggio iniziale Partecipare ad un meeting Abilitazione/disabilitazione utenti Espulsione di un utente Eliminazione della cronologia della chat testuale Gestione presentazioni Gestione anteprima immagini

3 Introduzione La videoconferenza web La videoconferenza web è la combinazione di due tecnologie: 9 la videotelefonia, che permette di vedere soltanto il proprio interlocutore. la videoconferenza vera e propria, che permette a più persone di condividere un unico canale di comunicazione. Oltre alla possibilità di vedere il proprio interlocutore, la videoconferenza permette di disporre di: 9 un pannello di controllo dove sono indicati i soggetti partecipanti. 9 uno spazio di lavoro virtuale comune, in cui tutti i partecipanti possono condividere testi, immagini, presentazioni e altre informazioni. La videoconferenza rappresenta l'interazione sincrona in audio, video e dati fra due o più soggetti. La possibilità di comunicare in videoconferenza dipende dalla disponibilità di apparati che supportino la cattura, codifica, trasmissione e decodifica di audio e video, e dalla capacità degli apparati stessi di colloquiare secondo un protocollo standard comune. I protocolli maggiormente diffusi sono H.320 e H.323. La videoconferenza H.320, nota anche con il nome di videoconferenza su ISDN, definisce le modalità di comunicazione audio, video e dati sia punto a punto che multi-punto su reti a commutazione di circuito (come ISDN, appunto). La videoconferenza H.323 si applica invece all'applicazione su rete TCP/IP, che definisce le modalità di comunicazione audio, video e dati sia punto a punto che multi-punto su reti IP. Lo standard indica che la funzionalità minimale da garantire per una videoconferenza è l'audio. Cos è Virtual Meeting Virtual Meeting è una piattaforma per la gestione di videoconferenze Web. E' un servizio per la gestione di meeting on line che ti consente di comunicare e collaborare in tempo reale con chiunque in ogni parte del mondo, riducendo costi e tempi legati agli spostamenti. Nessun software da installare, nessuna modifica del tuo computer, nessun investimento in hardware e software! Con Virtual Meeting puoi subito iniziare a condividere documenti senza muoverti da casa o dal tuo posto di lavoro. Il modello Virtual Meeting Virtual Meeting rappresenta un innovativo strumento di comunicazione e condivisione; le sue caratteristiche principali, che lo distinguono da tutti i prodotti concorrenti, sono la semplicità di utilizzo e la chiarezza. Gli strumenti informatici, secondo noi, devono semplificare le operazioni di tutti i giorni e non complicarle. Virtual Meeting nasce con questo obiettivo preciso: facilitare la comunicazione e la condivisione delle informazioni. Virtual Meeting è fruibile dal Web, questo significa che è completamente "slegato" dalle caratteristiche del computer utilizzato (es. Sistema Operativo) ed è interamente costruito attorno alle tipiche esigenze di coloro che, per lavoro e non, desiderano gestire incontri on line. Virtual Meeting è stato sviluppato con Adobe Flash, HTML e ASP e strutturato in modo da essere estremamente flessibile e modulabile secondo le esigenze di ogni singolo cliente. 3

4 Aggiornamenti no problem! Essendo una web application, Virtual Meeting risiede sui nostri server dedicati e gli aggiornamenti vengono gestiti direttamente dal nostro personale tecnico; il cliente non si deve preoccupare di verificare e gestire i diversi aggiornamenti che i nostri programmatori periodicamente sviluppano per migliorare la piattaforma. Principali funzionalità di Virtual Meeting: Virtual Meeting consente la realizzazione di incontri/conferenze on line fino a 5 utenti contemporaneamente connessi in modalità audio/video; Virtual Meeting dispone di un sistema di file sharing per la condivisione in tempo reale di documenti di qualsiasi natura; Virtual Meeting integra una chat testuale (privata e pubblica) e una lavagna condivisa per aumentare le possibilità di comunicazione con tutti i partecipanti al meeting; Virtual Meeting integra un registratore audio/video personale che consente di tenere traccia di quanto avvenuto durante l'incontro; Virtual Meeting gestisce uno slide show che consente di creare in modalità sincrona ed asincrona diapositive da illustrare durante l'incontro on line; Virtual Meeting prevede una sezione di amministrazione che consente la gestione di messaggi/news da visualizzare durante il meeting; Virtual Meeting prevede, nella sezione di amministrazione, la possibilità di gestire gli utenti che potranno partecipare all'incontro. Compatibilità firewall: Virtual Meeting comunica con il sistema di switching al fine di stabilire una connessione sicura e affidabile. Trattandosi di un architettura flessibile e dinamica, di volta in volta verrà selezionata la modalità ideale: questo è possibile avvalendosi della connessione TCP (port 1935) o HTTP/HTTPS (port 80/443). Indipendentemente dal tipo di connessione stabilita al momento dell avvio, nessun firewall deve essere preconfigurato al fine di abilitare l utente per la partecipazione alla videoconferenza web. Compatibilità browser e sistemi operativi: Virtual Meeting è una web application basata su tecnologia Adobe Flash in grado di essere eseguita correttamente su qualsiasi computer sul quale sia installato Adobe Flash Player. Post Meeting: Al termine della sessione di videoconferenza nessun tipo di contenuto viene conservato in Virtual Meeting né sui terminali dei partecipanti. Le registrazioni eventualmente effettuate dagli utenti vengono conservate in un'area sicura all interno dei nostri server. L'area è separata rispetto a quella che conserva il materiale pubblico e da condividere. Le uniche informazioni che Virtual Meeting conserva riguardo le singole sessioni, sono quelle definite dal sistema EDR ovvero i parametri di durata, modalità di uso, numero di partecipanti, ecc.. necessari a quantificare l utilizzo. Questi dati sono accessibili in qualunque momento dall'utente "Master". Sicurezza nelle comunicazioni Virtual Meeting prevede la possibilità di essere utilizzato in modalità sicura grazie all'utilizzo di connessioni SSL con crittografia a 40 o 128 bit. La connessione dei partecipanti ai meeting attraverso Virtual Meeting avviene per via logica (non esiste alcuna connessione peer-to-peer tra i computer degli utenti). Questo tipo di connessione è razionalizzata, controllata, gestita e modulata. 4

5 Principali applicazioni di utilizzo Molti sono i contesti e le aree aziendali in cui Virtual Meeting, piattaforma di videoconferenza web, trova posto: AREA VENDITE. Virtual meeting ti permetti di gestire con tranquillità e da ogni parte del mondo la tua rete vendita. Potrai presentare alla tua rete vendita tutte le novità e offerte in atto accelerando il Time-to-Market. Potrai formare e aggiornare in tempo reale la tua forza vendita, riducendo costi e tempi di apprendimento. La tua forza vendita potrà condurre trattative in tempo reale e assistere il proprio cliente in real-time; AREA MARKETING. Con Virtual meeting potrai gestire team di lavoro per pianificare piani di marketing in tempo reale, riducendo costi e tempi di attuazione, potrai testare i tuoi prodotti/servizi contattando direttamente e con facilità i tuoi clienti; AREA AMMINISTRAZIONE. Con Virtual meeting potrai interagire con i tuoi fornitori e creare facilmente delle partnership per sviluppare e gestire la supply chain management; AREA RISORSE UMANE. Con Virtual Meeting selezionare il personale diventa facile. Potrai selezionare il personale direttamente dal web, riducendo drasticamente i costi e tempi. Potrai formare e aggiornare tutti i tuoi collaboratori/dipendenti riducendo trasferte e costi di gestione. Con Virtual Meeting il Telelavoro diventa realtà: potrai collaborare con molti utenti garantendo l efficienza del lavoro; AREA QUALITÀ. Con Virtual Meeting diventa facile gestire i processi aziendali e monitorare la Customer Satisfaction interagendo direttamente con il cliente applicando le tecniche di Direct-Marketing; AREA FRONT OFFICE. Potrai creare sportelli virtuali interagendo in tempo reale con gli utenti, garantendo loro informazioni e assistenza; AREA ASSISTENZA. Con Virtual Meeting potrai gestire l assistenza post-vendita riducendo costi di gestione e tempi di risoluzione. 5

6 Riepilogo principali funzionalità Funzionalità Connessione sicura HTTPS per garantire la riservatezza del meeting Gestione stanze* Gestione utenti (possibilità di creare utenti di tipo Amministratore (uno per stanza) e di tipo Utente (il numero degli utenti dipende dalla formula di acquisto scelta) Possibilità di abilitare/disabilitare utenti durante il meeting Possibilità di espulsione degli utenti durante il meeting Utente Master Utente Amministratore Utente Utente Creazione e gestione di slide (diapositive) Gestione dell'info Box (messaggio/slogan testuale associato alla stanza) Possibilità di svuotare la cronologia della Chat pubblica Help (Guida rapida) Possibilità di richiedere assistenza tecnica mediante apposito modulo Aggiornamenti Uso della funzione "Alza la mano" per comunicare al relatore la propria volontà di partecipare al meeting in modalità audio/video Uso della Chat privata e pubblica Uso del sistema di Scambio file (File Sharing) Uso della funzionalità di anteprima di immagini Uso della lavagna condivisa Uso del calendario Possibilità di nascondere i video durante il meeting Possibilità di spostare i video dei partecipanti durante il meeting Possibilità di ingrandire/ridurre i video dei partecipanti durante il meeting Possibilità di registrare l'intervento audio/video del relatore Possibilità di visualizzare e salvare sul proprio PC la registrazione effettuata durante il meeting *La gestione delle stanze è possibile solamente nel caso in cui il cliente abbia richiesto l'attivazione di più di una stanza. 6

7 Soluzioni commerciali Nella tabella sono elencate le soluzioni commerciali proposte ai nostri clienti per l'utilizzo di Virtual Meeting. Stanze Partecipanti/Utenti Utilizzo Virtual Meeting Flat Offerta adatta a tutte le realtà aziendali che effettuano riunioni on line, senza pensare ai limiti di tempo e di traffico. Potrai organizzare convegni, riunioni, presentazioni aziendali, eventi, workshop... da 5 a 100 utenti. Il pacchetto Basic comprende 5 utenti ed upgrade ogni 5 utenti. Basic 3 mesi 1 5 Illimitato Basic 6 mesi 1 5 Illimitato Basic 12 mesi 1 5 Illimitato Upgrade 5 utenti Virtual Meeting Eventi e seminari / / / Offerta adatta a tutti coloro che vogliono organizzare anche solo per una giornata un convegno, una riunione aziendale, una presentazione aziendale, un workshop... da 25 a 100 utenti. Il pacchetto Basic comprende 25 utenti ed upgrade ogni 5 utenti. Virtual Conferencing Day ore Upgrade 5 utenti Virtual Meeting Flat Educational / / / Offerta rivolta al mondo Educational per l'organizzazione e la gestione di attività formative da 25 a 100 utenti. Il pacchetto Basic comprende 25 utenti con upgrade ogni 5. Basic 12 mesi 1 25 Illimitato Upgrade 5 utenti Virtual Meeting Flat Human Resources / / / Adatta a tutti i responsabili delle risorse umane, società di selezione. Il pacchetto prevede la possibilità di collegamento simultaneo in modalità audio/video di 2 utenti. Basic 12 mesi 1 2 Illimitato Virtual Meeting Business Pro Adatta a tutte le azienda che desiderano gestire in proprio l'applicazione, personalizzarla e integrarla all'interno del proprio sito Internet. L'applicazione viene installata e configurata sul server del cliente. 7

8 Funzionalità lato utente Requisiti La partecipazione ad una videoconferenza Web richiede che ciascun partecipante sia dotato di connessione a Internet (è consigliabile una connessione DSL), un browser con installato il plug-in Adobe Flash Player vers.9 o successiva, una webcam (facoltativa, necessaria solamente se si desidera intervenire attivamente in modalità video), una cuffia con microfono (il microfono è necessario se s intende intervenire in modalità audio alla conferenza). Partecipare ad un meeting La partecipazione ad un incontro in videoconferenza Web è semplicissima: è sufficiente collegarsi alla pagina Web in cui risiede l applicazione Virtual Meeting e, dopo aver immesso la username e la password rilasciate accedere al meeting. Virtual Meeting è disponibile sia come servizio erogato da Virtual valley Srl, accessibile all indirizzo sia come servizio integrato nel sito Web del cliente: in questo caso l indirizzo internet (URL) dal quale poter accedere alla piattaforma verrà fornito dalla società/ente cliente. Richiesta di intervento in modalità audio/video L utente/partecipante ad un incontro on line non può per propria scelta intervenire attivamente in modalità audio/video. La sua partecipazione è subordinata all abilitazione dell utente da parte dell amministratore della stanza virtuale. L utente può essere abilitato in qualsiasi momento oppure, nel caso in cui desideri intervenire al meeting può alzare la mano ovvero comunicare all amministratore la propria volontà di voler intervenire attivamente. Registrazione meeting Ciascun partecipante ha la possibilità, attraverso la specifica funzione, di registrare l intervento del relatore durante l incontro on line. La registrazione viene conservata sul server sul quale risiede l applicazione Virtual Meeting in un contesto sicuro e inaccessibile. La registrazione, sia audio che video può essere riprodotta in qualsiasi momento e può essere salvata sul proprio computer. Il file di registrazione è in formato Flv (Flash Video) e può essere riprodotto con un qualsiasi player FLV. Nel caso in cui non si disponesse di un riproduttore FLV, è possibile, sempre dalla piattaforma, eseguire il download di un lettore free. Utilizzo della chat Messaggi pubblici Per inviare un messaggio in modo che venga ricevuto da tutti i partecipanti, scrivere il testo nell apposita casella e fare clic sul pulsante Pubblico. Tutti i messaggi pubblici vengono conservati nel rullo, ovvero rimangono conservati per un periodo indeterminato. Solamente l utente amministratore ha la possibilità di svuotare il rullo (cancellare la cronologia dei messaggi). Grazie al pulsante Copia chat negli appunti è possibile copiare l intero contenuto del rullo negli appunti del PC in modo che possa essere successivamente incollato all interno dell applicazione desiderata. 8

9 Messaggi privati Ogni partecipante al meeting può, se lo desidera, inviare un messaggio ad uno solo degli altri partecipanti. I messaggi privati rappresentano un utilissimo strumento in quanto consentono la comunicazione tra utenti senza che questi disturbino o interferiscano con il regolare svolgimento dell incontro. Per inviare un messaggio privato, selezionare l utente dalla Lista utenti in basso a destra, digitare il messaggio nell apposita casella posta al di sotto del riquadro Chat e, quando terminato, fare clic sul pulsante Privato. Utilizzo della lavagna condivisa La lavagna condivisa simula una vera lavagna sulla quale ciascun partecipante ha la possibilità di scrivere e tracciare segni. Per tracciare una linea, ad esempio, è sufficiente selezionare lo strumento linea dalla barra posta nella parte sinistra della lavagna, selezionare il colore e, dopo aver fatto clic sulla lavagna nel punto desiderato, trascinare il mouse fino a dare dimensione e direzione alla linea. Per eliminare un elemento grafico presente sulla lavagna, fare clic sul pulsante presente sulla barra degli strumenti lavagna, selezionare l elemento che si desidera rimuovere e digitare CANC da tastiera. Visualizzazione presentazioni Ogni partecipante, in modo completamente automatico e gestito dall amministratore della stanza, è abilitato a ricevere una presentazione strutturata in slide (tipo MS PowerPoint). Gli utenti non sono abilitati a creare o medicare una presentazione; possono semplicemente visualizzarla nel momento in cui l amministratore l attiva. Scambio file (file sharing) Ogni utente è abilitato ad utilizzare lo strumento File sharing, il quale consente il rapido scambio di file tra partecipanti. Per condividere un file, fare clic sul pulsante Upload presente nel gruppo di pulsanti in alto a destra e selezionare il file dal proprio PC. Per ricevere un file, selezionarlo dall elenco file disponibili (nella parte sinistra), fare clic sul pulsante Download, scegliere la posizione nella quale salvare il file, modificarne eventualmente il nome e fare clic su Salva. Per eliminare un file presente nella lista, selezionarlo e fare clic sul pulsante Elmina. Ogni utente può eliminare solamente i file da lui stesso condivisi. Solamente l utente Amministratore è abilitato ad eliminare qualsiasi file presente nella lista. Il pulsante Aggiorna consente di aggiornare (eseguire il refresh) delle lista dei file. Visualizzazione anteprima immagini La piattaforma Virtual Meeting consente la visualizzazione anteprima dei file d immagine (jpg) e animazione (swf) attraverso la funzione associata al pulsante Anteprima. Guida rapida Facendo clic sul pulsante Help vengono visualizzate una serie di Info tip che descrivono sinteticamente la funzione svolta da ciascun elemento della piattaforma. 9

10 Funzionalità lato amministratore Gestione delle stanze virtuali Per ogni cliente di Virtual Meeting viene abilitato un utente di tipo Master il quale è abilitato alla gestione delle stanze. Nel caso in cui il cliente abbia acquistato più stanze, l utente Master può, accedendo all Area Amministrazione, creare utenti e specificare a quale stanza essi debbano essere associati. Ad esempio, la società X potrebbe aver attivato due stanze per poter gestire contemporaneamente due meeting: una stanza ad suo dell ufficio marketing e una stanza ad uso dell ufficio risorse umane. L utente master crea gli utenti Amministratore per ciascuna stanza. Ogni utente Amministratore creerà successivamente e in completa autonomia gli utenti che potranno partecipare ad uno o a più incontri. Gestione degli utenti La creazione/gestione degli utenti è possibile accedendo all Area Amministrazione. Per creare un nuovo utente è necessario compilare una form indicando la stanza di appartenenza, lo username, la password, la scadenza, ecc.. L utente Master può visualizzare ed eliminare qualsiasi utente, l utente Amministratore può gestire solamente gli utenti associati alla propria stanza. Ogni utente può essere dall amministratore eliminato o disattivato: la disabilitazione/disattivazione è una sorta di messa in attesa, ovvero l utente non viene cancellato, ma non può accedere alla stanza. Invitare un utente ad un meeting on line L utente Master e l utente Amministratore possono invitare un utente ad meeting facendo semplicemente un clic sul relativo pulsante in corrispondenza del nome dell utente che si desidera invitare. La procedura d invito prevede che venga specificata la data e l orario in cui si terrà l incontro. Gestione messaggio iniziale L utente Amministratore ha la possibilità, sempre attraverso l Area Amministrazione di personalizzare il testo che verrà visualizzato nella Info Box all interno dell interfaccia della piattaforma. Il messaggio iniziale può essere un qualsiasi testo (promozione, novità, ecc.). Abilitazione/disabilitazione utenti L utente Amministratore può durante un incontro on line abilitare o disabilitare un utente. L abilitazione di un utente consente lui di partecipare in modalità audio/video. L abilitazione/disabilitazione avviene selezionando l utente dalla Lista utenti e facendo clic sul pulsante Abilita o Disabilita. L amministratore può abilitare un utente in qualsiasi momento oppure dopo aver ricevuto una specifica richiesta. Quando infatti un utente desidera intervenire attivamente al meeting, alza la mano facendo sì che l amministratore riceva una notifica nella quale viene riportato il nome dell utente interessato ad intervenire. L amministratore, direttamente dalla finestra di notifica, può abilitare l utente. Espulsione di un utente L utente Amministratore può arbitrariamente espellere un utente selezionandolo dalla Lista utenti e facendo clic sul pulsante Espelli. 10

11 Eliminazione della cronologia della chat testuale Tutti I messaggi pubblici scambiati in chat vengono conservati per un periodo di tempo indeterminato. L utente Amministratore può, facendo clic sul relativo pulsante, eliminare tutti i messaggi. I messaggi privati scambiati in chat non vengono conservati. Gestione presentazioni L utente Amministrazione, facendo clic su Mostra slide visualizza l ambiente di costruzione della presentazione. Da qui può creare, modifica ed eliminare slide. Per una migliore visualizzazione dell ambiente Slide si consiglia di nascondere i video. La presentazione non è visibile dagli utenti non amministratori. Durante l incontro on line l amministratore, se lo desidera, può, facendo clic sul pulsante Mostra a tutti presente nell ambiente Slide forzare la visualizzazione della presentazione a tutti I partecipanti collegati in quel momento. Facendo clic sul pulsante Nascondi slide la presentazione viene nascosta a tutti. Gestione anteprima immagini L utente Amministratore può forzare la visualizzazione dell anteprima di un immagine a tutti I partecipanti collegati. Selezionare il file d immagine dalla lista dei file nell area di File Sharing, fare clic sul pulsante Anteprima e infine fare clic sul pulsante Mostra a tutti. Per nascondere l anteprima, fare clic sul pulsante Nascondi a tutti. Il pulsante Nascondi anteprima nasconde l anteprima solamente all amministrazione. Il pulsante Nascondi a tutti nasconde a tutti l anteprima tranne che all amministratore. Virtual Meeting Videoconferenza Web Virtual Meeting è un prodotto di Virtual Valley Srl Via Mazzini, SONDRIO SO I EU info@virtualvalley.it tel fax