STUDI DI FATTIBILITÀ DI SISTEMI INFORMATIVI

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1 STUDI DI FATTIBILITÀ DI SISTEMI INFORMATIVI Rielaborato da materiale di Paolo Atzeni Dipartimento di Informatica e Automazione Università Roma Tre

2 I - CONCETTI GENERALI SUGLI STUDI DI FATTIBILITÀ Studi di fattibilità 2

3 Studio di fattibilità attività volta a determinare la convenienza della realizzazione di un intervento o, meglio, a fornire ai responsabili le informazioni necessarie alla decisione per l effettivo avvio della realizzazione di un progetto e quindi sull investimento necessario Studi di fattibilità 3

4 Perché lo studio di fattibilità uno strumento importante per ottenere un miglioramento nell utilizzo dei sistemi informativi e nell efficienza, nell efficacia e nell economicità delle iniziative aumenta la consapevolezza nelle decisioni di investimento e consente quindi di valutare gli effettivi obiettivi (e i benefici attesi) a fronte dei costi richiesti diminuisce l incertezza dei progetti e fornisce strumenti per governare la complessità e ridurre i rischi purché sia uno strumento di lavoro in cui si crede e non un mero adempimento formale Studi di fattibilità 4

5 Aspetti della fattibilità Tecnica verifica la realizzabilità: esistono strumenti, quantitativamente e qualitativamente idonei? Organizzativa verifica se la proposta è realizzabile nell ambito dell organizzazione esistente Motivazionale verifica quanto il sistema sarà accettato e utilizzato Economica verifica se i costi (le risorse necessarie) per la realizzazione sono giustificate dai benefici (ritorni attesi) Temporale verifica se la realizzabilità si può concretizzare in tempi accettabili (rispetto ai quali il sistema continua ad essere utile); ovviamente tempo e costo non sempre sono indipendenti Studi di fattibilità 5

6 Tipi di progetto I progetti informatici sono di tanti tipi, ad esempio Realizzazione (o reingegnerizzazione) di sistemi applicativi Realizzazione (o reingegnerizzazione) di infrastrutture tecnologiche Installazione e diffusione su larga scala di sistemi applicativi o di infrastrutture tecnologiche Informatizzazione di base e diffusione di servizi di base (automazione d'ufficio, posta elettronica, intranet) Gestione operativa dei sistemi (e outsourcing) Formazione informatica La struttura standard che vediamo va quindi adattata al caso specifico Studi di fattibilità 6

7 Collocazione dello studio di fattibilità Lo studio di fattibilità parte da un'idea di progetto Dove? Nell'ambito della pianificazione (come già visto) Dall'analisi dei processi e la relativa diagnosi Dal rilevamento di situazioni insoddisfacenti, ad esempio a seguito di controllo di qualità o valutazioni di costi A seguito di riflessioni e considerazioni non sempre formalizzate, magari in situazioni di urgenza Studi di fattibilità 7

8 Dove si colloca Spinte esterne, benchmarking BPR, TQM... AREA GRIGIA Idea di progettoi S T U D I O D I AVVIO FASI REALIZZATIVE Approfondimenti verifiche Processi di confronti. pianificazione. Prove Prototipi Progetto individuato Area a basso investimento F A T T I B I L I T A Decisione su investimento Area ad alto investimento Studi di fattibilità 8

9 Avvertenza Si parla di studio di fattibilità in contesti diversi e si distingue talvolta (ad esempio il DoD degli USA) fra pre-fattibilità, finalizzata alla decisione fattibilità, finalizzata all'approvvigionamento e al piano realizzativo Uno studio di fattibilità ha di solito entrambi gli obiettivi, ma potrebbe averne uno solo Studi di fattibilità 9

10 Contenuti dello studio e finalità Situazione attuale Obiettivi Decisione su investimento Progetto di massima: requisiti, specifiche, modalità realizzative Analisi del rischio Analisi di Impatto Gestione del cambiamento Piano di massima, Indicazioni per realizzazione Avvio fasi realizzative Studi di fattibilità 10

11 Fattibilità e BPR (o origine "tecnologica") Business Process Reengineering Esame delle opportunità aperte da ICT Analisi per miglioramento continuo ampio impatto impatto minore Programma generale di cambiamento che comprende anche il.. PROGETTO INFORMATICO PROGETTO INFORMATICO Progetto interventi su tutte le componenti del processo che comprende STUDIO DI FATTIBILITA STUDIO DI FATTIBILITA con elaborazione Impatto organizzativo Visione di servizio Obiettivi e risultati attesi Modifiche servizi Modifiche flusso Interventi organizzativi Interventi personale Interventi normativi Studi di fattibilità 11

12 Fattibilità ed esame delle alternative Studi di fattibilità 12

13 Tipi di studi di fattibilità, a seconda di input e output 1. Valutazione di una soluzione data 2. Formulazione di soluzioni e scelta 3. Formulazione e analisi di diverse soluzioni Studi di fattibilità 13

14 1.Studio a partire da soluzione data Input: soluzione tecnica, o almeno organizzativa, già data (ad esempio dal BPR) Output: fattibilità della soluzione rischi costi benefici scelta "make or buy" (e relativi dettagli) Studi di fattibilità 14

15 2. Proposta di scelta tra diverse soluzioni Input: diagnosi dell esistente Output intermedio: un insieme di soluzioni tecnico organizzative Output finale: analisi comparata della fattibilità, dei rischi, dei costi, dei benefici una soluzione scelta scelta del make or buy Studi di fattibilità 15

16 3. Analisi di diverse soluzioni Input: diagnosi dell esistente Output intermedio: un insieme di soluzioni tecnico organizzative Output finale: analisi comparata della fattibilità (senza scelta della soluzione), dei rischi, dei costi, dei benefici delle diverse soluzioni analisi del make or buy Studi di fattibilità 16

17 Tipici input allo studio di fattibilità 1. Piano: progetti e budget 2. BPR: processi da modificare 3. Assessment (processo mediante il quale un'organizzazione valuta l'efficacia e l'efficienza del proprio sistema informativo e individua le cause di disfunzioni) Studi di fattibilità 17

18 Possibili conclusioni di uno studio di fattibilità il progetto si può realizzare con un intervento sostanzialmente organizzativo il progetto non si può realizzare, perché... il progetto si può realizzare con questa soluzione, con questi costi, con questi rischi il progetto si può realizzare con varie soluzioni,..., "scegli tu" Studi di fattibilità 18

19 Prodotti dello studio di fattibilità Analisi di fattibilità tecnico organizzativa e rischi Progetto di massima dei prodotti, dei servizi e della loro qualità Costi Benefici Analisi degli investimenti Forma di acquisizione (make or buy e ) In caso di buy: Capitolato tecnico e contratto Studi di fattibilità 19

20 Prospettive alternative Un fornitore vuole partecipare ad una gara bandita da una amministrazione oppure rispondere ad una richiesta di offerta di un committente: deve studiare i costi dal proprio punto di vista e la propria capacità di risolvere il problema Una azienda vuole offrire un prodotto sul mercato: lo studio di fattibilità è finalizzato a determinare la convenienza dell'iniziativa; i benefici sono i possibili ritorni economici Studi di fattibilità 20

21 Soprattutto per le pubbliche amministrazioni: si può affidare all esterno? lo studio di fattibilità è una attività di valore strategico, e quindi essere sotto stretto controllo del committente (azienda o amministrazione) ove possibile, non andrebbe affidato all esterno spesso, però, non si hanno le forze per realizzarlo bene in casa e allora è meglio affidarlo all esterno Studi di fattibilità 21

22 Studio di fattibilità e successiva realizzazione Chi svolge lo studio può poi realizzare il progetto/sistema? lo studio deve fornire una prima definizione del progetto e una valutazione dei costi; chi lo svolge non deve avere condizionamenti e altri interessi lo studio di fattibilità può (e spesso deve) lasciare spazio a realizzazioni diverse, proponibili dai fornitori la legge ha indicato una incompatibilità fra le due attività (D. L.vo 39/93, art 13) l incompatibilità riguarda singoli progetti, non il rapporto fra ente e fornitore in generale Studi di fattibilità 22

23 Un alternativa: concorso di progettazione L'amministrazione emana un bando di gara per la formulazione di proposte di soluzione di un problema, con incluse valutazioni di costi e benefici, individuando premi e sceglie una soluzione (o un'integrazione di soluzioni), su cui poi basa la realizzazione (con altra gara) il governo rimane ancor di più all amministrazione ma i contributi esterni sono molteplici e valorizzati Per quanto questa possibilità sia indicata da tempo, non sembra sia stata utilizzata Studi di fattibilità 23

24 Sintesi e dettaglio uno studio di fattibilità deve assumere un punto di vista complessivo sul processo di interesse (non solo sul sistema informatico) raggiungere un livello di dettaglio per raggiungere gli obiettivi di verifica di fattibilità e valutazione dei costi, dei rischi e dei benefici (ma senza pretesa di completezza) Nota: lo studio di fattibilità ha i suoi costi e i suoi tempi, che non vanno sottovalutati (ma che debbono essere contenuti) Studi di fattibilità 24

25 Concretezza dello studio di fattibilità Per raggiungere gli obiettivi lo studio di fattibilità deve individuare soluzioni architetturali, organizzative (per il sistema e per la sua realizzazione) e le scadenze e quindi deve includere un progetto di massima lo studio di fattibilità segue l individuazione di un problema e di una idea progettuale risolutiva; deve quindi riferirsi concretamente al problema e alla soluzione Inoltre, nel caso di affidamento della realizzazione all esterno (questione che va valutata nello studio stesso) lo studio di fattibilità deve fornire tutte le informazioni necessarie a redigere la relativa documentazione (capitolato tecnico e criteri di scelta) Studi di fattibilità 25

26 II - ARTICOLAZIONE DI UNO STUDIO DI FATTIBILITA Studi di fattibilità 26

27 Studio di fattibilità: una possibile articolazione 1. La situazione attuale: contesto, problema, analisi e diagnosi, vincoli, definizione obiettivi 2. Progetto di massima della soluzione: requisiti (del processo e del sistema), specifiche, modalità di realizzazione 3. Modalità di attuazione del progetto: segmentazione, specifiche globali, acquisizioni e realizzazioni previste, piano di massima 4. Analisi del rischio: fattori di rischio, analisi, modalità di gestione 5. Analisi di impatto costi-benefici: valutazione dei benefici, stima dei costi, analisi dell investimento 6. Gestione del cambiamento: strategia, strumenti, azioni 7. Raccomandazioni per le fasi realizzative: per l approvvigionamento (forma di acquisizione), per la gestione del progetto, per la stesura del capitolato e/o del contratto Studi di fattibilità 27

28 Attività per lo studio di fattibilità In linea di massima corrispondono alle sezioni documento finale Precedute da un piano dello studio (con individuazione delle risorse necessarie) Debbono prevedere specifici momenti di confronto con il committente Studi di fattibilità 28

29 Tempi e risorse umane Tempi relativamente brevi (pochi mesi anche per un progetto pluriennale) Risorse umane: poche ma qualificate (con capacità di interlocuzione ad alto livello e competenze ampie; le competenze specialistiche possono essere acquisite ove necessario con contributi specifici) Coinvolgimento della dirigenza ad alto livello (del committente) Studi di fattibilità 29

30 1. La situazione attuale Il contesto dello studio Ripresa della visione strategica (servizi, organizzazione, tecnologia) Ripresa dei principali passaggi che hanno portato all individuazione del progetto Collocazione del progetto all interno della pianificazione Descrizione della problematica Descrizione del problema/opportunità Rilevanza del problema/opportunità (progetto "obbligato"/strategico/ ) Esigenze da soddisfare (rispetto a utenti interni e esterni) Descrizione della situazione attuale del sistema informativo Individuazione e rappresentazione dei processi coinvolti Individuazione e rappresentazione dei flussi informativi Individuazione e rappresentazione della struttura organizzativa e dell utenza coinvolta Attuale livello di automazione Analisi e diagnosi della situazione attuale individuazione dei fenomeni che costituiscono le cause del problema collocazione di tali fenomeni sulle diverse componenti del processo di servizio individuazione di metriche atte a rappresentare i fenomeni critici e la loro evoluzione misurazione della situazione attuale Identificazione dei vincoli quadro normativo di riferimento vincoli temporali e altri vincoli (economici, organizzativi, tecnologici, ) Definizione degli obiettivi del progetto Studi di fattibilità 30

31 Commenti In buona parte si tratta di elementi preesistenti e noti, però da riassumere per garantire la consistenza ("autocontenimento") del documento Vincoli e obiettivi sono da produrre esplicitamente Gli obiettivi andrebbero il più possibile esplicitati con l'associazione di metriche per la verifica essendo una prerogativa direzionale Studi di fattibilità 31

32 2. Progetto di massima della soluzione Requisiti della Soluzione Dettaglio del processo previsto (dopo la reingegnerizzazione) Interventi sulle componenti non informative (flusso, organizzazione, personale, logistica...) Necessità di modifica della normativa Requisiti del sistema informativo da realizzare Informazioni trattate - Funzioni informatizzate - Modalità di lavoro - Requisiti architetturali - Requisiti di qualità Specifiche Generali del Sistema Specifiche applicative Architettura dati -Architettura applicativa - Interfaccia utente (con esame e valutazione delle eventuali alternative) Specifiche tecnologiche Architettura tecnologica (con esame e valutazione delle eventuali alternative) Ambiente e strumenti di sviluppo (con esame e valutazione delle eventuali alternative) Modalità di Realizzazione Make or buy (con esame e valutazione delle eventuali alternative) Riuso di componenti esistenti (con esame e valutazione delle eventuali alternative) Avvio del nuovo sistema Esercizio e manutenzione del nuovo sistema (con esame e valutazione delle ev alternative) Formazione ed assistenza utenti Studi di fattibilità 32

33 Requisiti vs specifiche Uno studio di fattibilità è spesso il passo preliminare per la impostazione di una acquisizione attraverso un contratto di fornitura (con il fornitore scelto attraverso una opportuna modalità ne parleremo più avanti) Lo studio di fattibilità si può fermare ad un livello intermedio Il capitolato (documento che descrive ai fornitori le caratteristiche del sistema su cui basare l'offerta) recepisce questo livello intermedio I fornitori nell'offerta tecnica arricchiscono le specifiche fornendo specifiche e soluzioni complete (valore aggiunto) Studi di fattibilità 33

34 Soluzioni tecnologiche ed applicative Aspetti tecnologici Architettura di rete Architettura elaborativa Ambienti di sviluppo Aspetti applicativi Architettura dati Architettura applicativa Architettura di sicurezza Interfaccia utente Interfaccia verso altri sistemi Aspetti di servizio specifica dei servizi richiesti e livelli di servizio Studi di fattibilità 34

35 Modalità di realizzazione/acquisizione Per ogni servizio e prodotto richiesto, vari aspetti da una parte, con riferimento agli attori principali fare in proprio affidarsi a fornitori esterni (vedremo meglio in seguito) dall'altra con riferimento all'oggetto da produrre o acquisire (in particolare per il software, un accenno) Discorso simile per la gestione del sistema in proprio o affidata all'esterno Queste alternative possono essere esaminate e valutate nello studio di fattibilità e la scelta preferenziale può costituire: elemento vincolante (diventa requisito della richiesta di fornitura) elemento di preferenza nella scelta della fornitura Studi di fattibilità 35

36 Alternative tipiche in un progetto di sviluppo software per cambio di architettura Sviluppo ad hoc Porting del software nella nuova architettura Affidamento ad un application service provider Reingegnerizzazione del software, attraverso ridocumentazione (reverse engineering) Personalizzazione di prodotti ERP Soluzione mista Riuso dei dati Riuso delle specifiche dati/funzioni Ricostruzione delle specifiche dati/funzioni Studi di fattibilità 36

37 Esempio (superato, ma interessante) Il Ministero delle Finanze deve acquisire ogni anno circa 20 milioni di dichiarazioni dei redditi dei soggetti fiscali Attualmente i tempi di acquisizione sono elevati, il tasso di errore porta a lunghi ricicli Alternative: Tramite data entry (soluzione precedente potenziata) Tramite acquisizione telematica Tramite dischetti Tramite acquisizione ottica Studi di fattibilità 37

38 2. Progetto di massima della soluzione Requisiti della Soluzione Dettaglio del processo previsto (dopo la reingegnerizzazione) Interventi sulle componenti non informative (flusso, organizzazione, personale, logistica...) Necessità di modifica della normativa Requisiti del sistema informativo da realizzare Informazioni trattate - Funzioni informatizzate - Modalità di lavoro - Requisiti architetturali - Requisiti di qualità Specifiche Generali del Sistema Specifiche applicative Architettura dati -Architettura applicativa - Interfaccia utente (con esame e valutazione delle eventuali alternative) Specifiche tecnologiche Architettura tecnologica (con esame e valutazione delle eventuali alternative) Ambiente e strumenti di sviluppo (con esame e valutazione delle eventuali alternative) Modalità di Realizzazione Make or buy (con esame e valutazione delle eventuali alternative) Riuso di componenti esistenti (con esame e valutazione delle eventuali alternative) Avvio del nuovo sistema Esercizio e manutenzione del nuovo sistema (con esame e valutazione delle ev alternative) Formazione ed assistenza utenti Studi di fattibilità 38

39 3. Modalità di attuazione del progetto Segmentazione del progetto Specifiche globali del sistema informativo da realizzare Riepilogo delle acquisizioni e realizzazioni previste Piano di massima del progetto Piano dei rilasci Punti di controllo WBS, Pert, Gantt Definizione del modello organizzativo di massima Studi di fattibilità 39

40 Segmentazione Soluzione unica: progetto realizzato con una unica attività continuativa Realizzazione incrementale: realizzazione e collaudo avvengono per parti successive, ma i requisiti non cambiano nel corso della realizzazione Realizzazione evolutiva: per parti successive, con i requisiti influenzati dal collaudo o dalla sperimentazione Studi di fattibilità 40

41 Guida alla scelta della soluzione Approccio alla realizzazione Scadenza Complessità Incertezza Soluzione unica Incrementale Evolutiva Normale Bassa Bassa X Media X X Alta X Media Bassa X Media X X Alta X Alta Bassa X Media X X Alta X Tempi stretti Bassa Bassa X Media X X Alta X Media Bassa X Media X X Alta X Alta Bassa X Media X X Alta X Studi di fattibilità 41

42 Installazione Approcci analoghi: installazione in soluzione unica installazione incrementale (requisiti costanti) installazione evolutiva (requisiti possono evolvere) Studi di fattibilità 42

43 Riepilogo delle acquisizioni e realizzazioni Ad esempio le acquisizioni previste in termini di sistemi elaborativi le acquisizioni previste in relazione alla rete (servizi di trasporto, apparecchiature..) le acquisizioni previste in termini di software di base e d ambiente e di pacchetti applicativi le realizzazioni di software applicativo ad hoc le acquisizioni di servizi professionali Studi di fattibilità 43

44 Modello organizzativo Ad esempio: struttura organizzativa preposta al progetto per il committente articolazione, figure chiave, compiti e responsabilità e competenze valutazione (di massima) degli impegni richiesti struttura organizzativa richiesta al fornitore articolazione, con chiara individuazione del Responsabile di Progetto e, se applicabile, dei diversi Responsabili di servizio definizione dei compiti e delle responsabilità modalità operative di interazione tra Amministrazione committente e fornitore: classificazione delle forme di interazione previste (riunioni, prodotti e documenti, relative modalità di controllo e accettazione.); eventuali strumenti e/o sistemi informatici a supporto di dette interazioni Studi di fattibilità 44

45 3. Modalità di attuazione del progetto Segmentazione del progetto Specifiche globali del sistema informativo da realizzare Riepilogo delle acquisizioni e realizzazioni previste Piano di massima del progetto Piano dei rilasci Punti di controllo WBS, Pert, Gantt Definizione del modello organizzativo di massima Studi di fattibilità 45

46 4. Analisi del rischio Individuazione e valutazione dei fattori di rischio La dimensione progettuale Il grado di innovazione tecnologica La complessità generale Individuazione e quantificazione dei rischi di progetto Probabilità di accadimento Impatto Individuazione della strategia di gestione del rischio Graduatoria dei rischi (maggiore esposizione) Matrice di gestione del rischio Individuazione delle tipologie di contromisure Approccio prevalente al contenimento del rischio Tipologie di contromisure progressivamente applicabili Studi di fattibilità 46

47 Rischio Misura dell'incertezza di un progetto riguardo al raggiungimento dei risultati entro i costi, tempi e qualità definiti In generale: mancata conclusione prodotti realizzati diversi da quelli richiesti mancato rispetto di costi e i tempi problemi di integrazione (tecnologico-applicativa, organizzativa) mancato rispetto delle caratteristiche previste di qualità/economicità dei prodotti/servizi realizzati o il loro mantenimento nel tempo. La gestione del rischio è onerosa ma è fondamentale: deve essere disciplinata da regole e non lasciata al caso Studi di fattibilità 47

48 Analisi, valutazione e gestione dei rischi 1 Valutazione fattori di rischio Fattori di rischio 2 Quantificazione dei rischi Rischi 3 Individuazione strategie gestione Matrice gestione del rischio 4 Tipologie Individuazione contromisure contromisure Studi di fattibilità 48

49 Fattore di rischio Situazione che può causare il mancato raggiungimento dei risultati Insieme di caratteristiche di un contesto che può generare rischi Una classificazione: dimensione progettuale: numero di persone coinvolte, dimensione del prodotto in termini tecnici, dimensione economica innovazione tecnologica limitata esperienza con gli strumenti/ambienti/tecnologie complessità generale livello di comprensione degli obiettivi e dei risultati, nonché dell'impatto organizzativo Studi di fattibilità 49

50 Valutazione dei fattori di rischio Dettaglio Quantificazione (ad esempio: alto, medio, basso) Studi di fattibilità 50

51 Fattori di rischio: dimensione progettuale Rilevanza strategica del progetto Dimensione economica (costo di sviluppo) Tempo di sviluppo Effort (numero complessivo di mesi/persona previsti) Dimensione del prodotto/servizio (p.e.: FP o LOC per il sw, n. server per l hw, ) Dimensione gestionale (n. di committenti, utenti, località, installazioni, ecc.) Numero di persone coinvolte nel coordinamento Adeguatezza dei tempi e delle risorse finanziarie Interconnessione con altri progetti Studi di fattibilità 51

52 Fattori di rischio: innovazione tecnologica novità della soluzione tecnica (HW/SW/reti) livello di conoscenze e esperienza degli specialisti disponibili livello di competenza dei progettisti, realizzatori e gestori del sistema livello di familiarità di utenti e Direzione con la tecnologia adottata utilizzo di nuovo software d ambiente e di nuovi strumenti di sviluppo necessità di integrazione di tecnologie eterogenee necessità di software ad hoc utilizzo di strumenti contrattuali innovativi Studi di fattibilità 52

53 Fattori di rischio: complessità generale livello di criticità (misura del danno potenziale) indotto grado di autonomia dell utente, intesa come maggiore/minore indipendenza dal Fornitore nella fruizione dei risultati strutturabilità dati/processi/decisioni del sistema integrazione del progetto nella organizzazione (con complessità crescente dei sistemi): sistemi di base: interni alla stessa area organizzativa integrazione orizzontale: più aree allo stesso livello organizzativo integrazione verticale: più livelli organizzativi di una struttura/responsabilità integrazione con altre strutture: più aree di diverse strutture (dipartimenti, ecc.) integrazione con l esterno: collegamento con altre organizzazioni (Enti, Imprese, cittadini) impatto della soluzione: sui sottosistemi: organizzativo, informativo, tecnologico sulle componenti aziendali (struttura, procedure, risorse, prodotti, personale) grado di innovazione (tecnologica/organizzativa/funzionale) capacità di coinvolgimento (utente/direzione committente) nella gestione del progetto presenza di vincoli (rilevanti) su costi/tempi di esecuzione del progetto implicazioni legali e normative (ad es. la produzione di documenti con valore legale) incertezza dei requisiti stabilità dell ambiente e dei processi disponibilità, chiarezza e stabilità dei requisiti insufficiente conoscenza del sistema esistente livello di formalizzazione dei processi e delle informazioni delle amministrazioni esperienza degli utenti, dell area S.I. e dell amministrazione sulla problematica partecipazione e supporto direzionale Studi di fattibilità 53

54 Valutazione dei fattori di rischio Studi di fattibilità 54

55 Identificazione e quantificazione dei rischi Sulla base dei fattori di rischio, si possono individuare i rischi esistono dizionari e tassonomie Per ciascuno si deve valutare la probabilità di accadimento l'impatto, cioè le conseguenze nel caso di concretizzazione della situazione indesiderata Si può così definire una graduatoria dei rischi, concentrandosi su quelli più probabili e a maggiore impatto Studi di fattibilità 55

56 Contromisure Vari approcci (a seconda del tipo di rischio): integrazione esterna: contenimento delle problematiche organizzative e di interrelazione con altre iniziative esterne al progetto in esame integrazione interna: contenimento delle problematiche organizzative e gestionali interne al progetti programmazione formale: gestione formale e rigorosa del progetto controllo di qualità Inoltre: segmentazione del progetto definizione dei punti di decisione (check-point) Studi di fattibilità 56

57 4. Analisi del rischio Individuazione e valutazione dei fattori di rischio La dimensione progettuale Il grado di innovazione tecnologica La complessità generale Individuazione e quantificazione dei rischi di progetto Probabilità di accadimento Impatto Individuazione della strategia di gestione del rischio Graduatoria dei rischi (maggiore esposizione) Matrice di gestione del rischio Individuazione delle tipologie di contromisure Approccio prevalente al contenimento del rischio Tipologie di contromisure progressivamente applicabili Studi di fattibilità 57

58 5. Analisi di impatto (anche chiamata Analisi costi-benefici o Valutazione della bontà dell'investimento) Costi del progetto Benefici del progetto Benefici monetizzabili Benefici misurabili Indici per la analisi di impatto Indici finanziari Indici di risultato Studi di fattibilità 58

59 Classificazione dei costi Investimento (sviluppo) vs esercizio (gestione) Diretti (del progetto) vs indiretti (altri costi, ad esempio spese generali, secondo un criterio di ripartizione) Fissi (indipendenti dal progetto), di progetto (indipendenti dai volumi) e variabili (correlati ai volumi del progetto) Interni (risorse del committente: personale, logistica, supporto) vs esterni (pagamenti a fornitori) Studi di fattibilità 59

60 Classificazione dei costi Voci di costo Diretto Indiretto Fisso Progetto Variabile Interno Esterno Investimento (o Sviluppo) acquisto hardware x x (x) x sviluppo software x x (x) x installazione software x x (x) (x) x personale tecnico per lo sviluppo x x (x) x direzione progetto x x x (x) MEV x x (x) x progettazione x x x servizi di progettazione e sviluppo x x (x) x rendicontazione x x x x locali x (x) x x Direzione Sistemi Informativi x x x Esercizio (o Gestione) manutenzione ordinaria hardware x x (x) x manutenzione ordinaria software x x (x) x personale tecnico per la gestione x x (x) (x) personale utente x x x noleggi x x (x) x consumi (energia elettrica ecc.) x x x uffici, magazzini e depositi x x x trasporti x (x) x x sicurezza x (x) x x (x) amministrazione x x (x) x formazione x x (x) x x prevalente (x) alternativa Studi di fattibilità 60

61 Stima dei costi Approccio: scomposizione utilizzo, per ciascuna voce di elementi il più possibile affidabili: dimensionamento costi unitari da ricerche di mercato o esperienze precedenti Studi di fattibilità 61

62 Principali voci di costo Costi hw Costi sviluppo sw Costi avviamento Costi gestione sistemi Stima dei costi, spunti Quantificazione risorse Dimensionamento degli impianti richiesti (elaboratori, linee di trasmissione, posti di lavoro, periferiche) Dimensionamento dello impegno in tempo uomo a partire dalle caratteristiche qualiquantitative del sistema da realizzare (dimensione applicazione in FP/ produttività ovvero modello COCOMO) Dimensionamento dell impegno in tempo uomo a partire dalla analisi delle singole attività pianificate Dimensionamento dello impegno in tempo uomo a partire dalle attività pianificate sulla base delle caratteristiche qualiquantitative dei sistemi + altre risorse usate nell erogazione del servizio (tecnologie, locali, materiali di consumo, ecc.) Valorizzazione Valore di listino per fascia o per specifica configurazione + sconti volume Prezzo di mercato per unità prestazionale (MIPS, GB) Valorizzazione del tempo uomo impegnato a costi standard o a tariffe di mercato Valorizzazione del tempo uomo impegnato a costi standard o a tariffe di mercato Valorizzazione del tempo uomo impegnato a costi standard o a tariffe di mercato + valorizzazione altre risorse utilizzate Costi % del prezzo dell hw e del sw in manutenzione hw manutenzione e sw Studi di fattibilità 62

63 Benefici: classificazione Monetizzabili: possono essere espressi in termini monetari. Misurabili possono essere espressi in termini diversi da quelli monetari facendo riferimento agli indicatori di efficienza ed efficacia dei processi Intangibili: possono essere valutati solo in base a considerazioni qualitative, aziendali, sociali o politiche Studi di fattibilità 63

64 Benefici monetizzabili risparmi, ad esempio riduzione di personale (ev. assegnato ad altre funzioni) riduzioni di preesistenti spese informatiche (interne ed esterne), riduzioni di canoni affitto locali, spese di archiviazione; aumenti di entrate, ad esempio incrementi (o anticipazione) nella riscossione aumento dei servizi a pagamento (parziale/totale) Studi di fattibilità 64

65 Benefici intangibili Esempi Miglioramento del servizio all'utenza esterna Miglioramento della immagine della organizzazione Maggiore motivazione e autonomia del personale Migliore disponibilità della informazione Affidabilità della informazione Riduzione dei supporti cartacei Miglioramento della metodologia di lavoro Efficacia e rapidità del processo decisionale Per essere utili nella valutazione, andrebbero ricondotti a benefici tangibili Studi di fattibilità 65

66 Analisi costi-benefici (indici finanziari) Richiede una analisi dell'investimento, perché costi e benefici si presentano in momenti diversi Studi di fattibilità 66

67 Indici di risultato Gli indicatori chiave delle prestazioni (key performance indicators), esprimono (o sono connessi) al raggiungimento degli obiettivi e, anche nelle Amministrazioni pubbliche, sono il riferimento per la gestione nel suo complesso, secondo criteri di responsabilità ed autonomia decisionale. Tra questi indicatori, per la P. A. assume particolare rilevanza a livello esogeno il livello di servizio reso agli utenti interni od esterni (altre Amministrazioni, Imprese, categorie sociali, singoli cittadini, ecc.), che fornisce una misura della qualità (percepita) del prodotto/servizio erogato mentre, a livello endogeno resta alta l attenzione per le iniziative in grado di migliorare la qualità di vita e del lavoro degli operatori. La variazione indotta dal progetto su queste variabili (o su di un loro sottoinsieme) rappresenta una differente chiave di valutazione della validità del risultato atteso. Si tratta di una valutazione ovviamente più ampia rispetto a quella condotta tenendo conto delle sole variabili monetizzabili e che pertanto richiede l adozione di un differente approccio metodologico Studi di fattibilità 67

68 Indici di risultato Modelli quantitativi con indici e pesi Tre famiglie di benefici da misurare e pesare Impatti finanziari o direttamente convertibili in denaro in termini di costo-opportunità; Impatti di tipo organizzativo e sul livello di servizio delle pubbliche amministrazioni; Impatti di tipo sociale in termini di miglioramento della qualità e dell offerta percepita dai cittadini rispetto ai servizi delle pubbliche amministrazioni Studi di fattibilità 68

69 Indici di risultato, esempi per la P.A Studi di fattibilità 69

70 5. Analisi di impatto Costi del progetto Benefici del progetto Benefici monetizzabili Benefici misurabili Indici per la analisi di impatto Indici finanziari Indici di risultato Studi di fattibilità 70

71 6. Gestione del cambiamento Definizione della strategia di programma Analisi dei destinatari Predisposizione degli strumenti Definizione delle azioni per realizzare gli obiettivi di progetto Definizione delle strategie di incentivazione all uso Studi di fattibilità 71

72 7. Raccomandazioni per le fasi realizzative Indicazioni per l approvvigionamento criteri per la determinazione della tipologia di fornitore criteri di selezione delle offerte indicazioni sulle modalità di approvvigionamento Indicazioni per la gestione del progetto indicazioni il piano di qualità e la gestione del rischio indicazioni sul project management esigenze di negoziazione delle varianti Riepilogo degli elementi utili alla stesura del capitolato Studi di fattibilità 72

73 Indicazioni per alcune categorie di progetti Realizzazione di nuovi sistemi applicativi Reingegnerizzazione di sistemi applicativi esistenti Realizzazione di nuove infrastrutture tecnologiche Reingegnerizzazione di infrastrutture tecnologiche esistenti Installazione e diffusione di sistemi applicativi e/o infrastrutture tecnologiche Affidamento all esterno della gestione operativa dei sistemi e di servizi ICT Formazione informatica (e-learning) Realizzazione nuovi S.I. tramite il riuso del software nella PA Continuità operativa ESEMPI Studi di fattibilità 73