Nuconga Abstract. ISV/Software Solutions. Abstract Italiano.doc Data 23/11/2005 Revisione 11 Approvazione

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1 ISV/Software Solutions Nuconga Abstract File Abstract Italiano.doc Data 23/11/2005 Revisione 11 Approvazione Bartolo Ing. Scarso :55: '00' Nuconga è un marchio registrato ZETEL S.R.L. Nuconga in Europa Austria Malta Croatia Germany Spain United Kingdom info@nuconga.com Sede di Milano Via Carli, Milano Tel Fax Sede di Roma Via Ostiense, 60/D Roma Tel Sede di Catania Viale Europa, San Gregorio (CT) Tel Fax

2 Sommario Sommario...2 Presentazione...4 Funzionalità...6 Servizi...8 Hot-Line...8 Tele-Assistenza...8 Aggiornamenti...8 Formazione e affiancamento...8 Consulenza...9 Nuconga Data Management...9 Moduli Front Office Front Office Base (FOBA) Front Office Esteso (FOES) Casse (CASS) Sospesi e Note di Credito (SOSP) Acconti e Caparre (ACCA) Carte di Credito (CACR) Passanti (PASS) Registro Corrispettivi (RECO) Chiusura Giornaliera Personalizzabile (CGPE) Sale e Congressi (SACO) Allotment e Contratti (ALCO) Commissioni Agenzie (COAG) Statistiche Avanzate (STAT) Ribaltamenti e Riclassificazioni di Produzione (RRPR) Pianificazione Addebiti (PIAD) Protocollo (PROT) Centralino Addebiti (CEAD) Stato Camera, sveglie e centri di costo telefonate(stcc) Log e Permessi Attività Operatore (LPOP) Economato e Magazzino Economato (ECON) Fabbisogni (FABBI) Ordini (ORDI) Food & Beverage e Retail Food & Beverage (BARI) Punto Vendita (PUVE) Back Office Depositi (DEPO) Prima Nota (PRNO) Scadenze e Pagamenti (SCPA) Controllo di Gestione (COGE) Budget (BUDG) Fido Clienti (FICL) Sales e Marketing (SAMA) Customer Satisfaction (CUSA) Moduli di Vendita Offerte, Ordini e Campagne Vendita (OFVE) Gestione e Pianificazione Menù Periodici (PMRI) Gestione Layout Sale e Prenotazioni Tavoli (GETA) Pos Mobile (POMO) Nuconga Smart Money (GEME) Programmi di Fidelizzazione Controllo Accessi (COAV) Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 2 di 61

3 Servizi Manutenzioni e Oggetti Smarriti (MANU) Gestione Trasferimento e Escursioni Clienti (TRCL) Appartamenti Immobili (IMMO) Contatori Consumi (COCO) Costi di Vendita (COVE) CRS (NCRS) Internet Prenotazioni Internet Off-line (PIOF) Web Reservation System Gestione Online Info (DIIN) Web Content Management a b c (WBCA-WBCB-WBCC) Enterprise Management Application Programming Interface Application Server (APSE) Export Dati (EXDA) Interfacciamento ad altri sistemi Moneta Elettronica (MOEL) Frigo Bar (FRBA) Registratore fiscale Pos ATM Pay TV (PATV) Building Automation (BUAU) Interfacciamento ad altri software ERP Navision (CONA) ERP Generico (ERPG) CRM Microsoft ERP Mago (COMA) Yield Management GDS/IDS Distribution Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 3 di 61

4 Presentazione Nuconga è l'innovativo Hospitality & Retail Management Software, basato su piattaforma Microsoft SQL Server, che ha ottenuto l importante riconoscimento da Microsoft come software Verified for Windows Server Sviluppato da Zetel, Microsoft Certified Partner con competenza ISV, con il supporto tecnico di Microsoft, Nuconga è l applicativo che integra in un unica applicazione tutte le funzionalità di gestione (front-office, back-office, controllo di gestione, materials management, Food & Beverage, punto vendita con touch screen, statistiche multdimensionali, document management, web reservation system, CRS, enterprise management, sistema di fidelizzazione, moneta elettronica, GDS/IDS Distribution ecc.), per strutture ricettive e retail di qualunque natura e categoria: hotel, villaggi, camping, residence, navi da crociera, centri benessere, centri congressi, porti turistici, agriturismi, stabilimenti balneari, ristoranti e bar, aziende di catering, aziende di Retail, ecc.. L applicativo nasce dalla fusione fra l'esperienza di una società con un consolidato background nel settore informatico e le competenze di affermati professionisti del settore ricettivo e retail, che hanno fornito sin dall'inizio il giusto approccio alla progettazione del software. Ciò ha permesso la realizzazione di uno strumento in grado di coniugare l estrema accuratezza della progettazione alla più approfondita comprensione delle problematiche del settore, consentendo a Nuconga di posizionarsi come punto di riferimento per la nuova generazione degli strumenti informatici applicati al settore della ricettività e retail. L ingresso sul mercato di Nuconga è stato preceduto da ben cinque anni di sviluppo e test quotidiani con strutture pilota, ciò ha consentito di realizzare un software completo e stabile, pronto a confrontarsi ai massimi livelli con le più avanzate esigenze gestionali del settore della ricettività. Il risultato è un prodotto perfettamente rispondente alle esigenze gestionali dei professionisti del settore ed è caratterizzato da un'estrema semplicità d'uso, un'elevata potenza di elaborazione e notevoli doti di flessibilità. Nuconga adopera lo stesso linguaggio dell'albergatore rendendo semplice l'apprendimento del programma anche da parte di utenti non esperti. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 4 di 61

5 Sviluppato in versione Client-Server, Nuconga può essere fruito in modalità remota tramite Terminal Server e Citrix Metaframe. Con Nuconga, infatti, è possibile sfruttare a pieno i sistemi di connessione remota, ottenendo notevoli risparmi su hardware, applicativi, gestione del sistema e costi di assistenza. Grazie alla possibilità di sfruttare la tecnologia ASP (Application Service Provisioning) è possibile infatti concentrare dati e applicazioni in un unico sito, che può essere interno all'organizzazione del cliente o esterno, presso una Server Farm, accedendo a Nuconga in modalità remota, qualunque sia il luogo in cui ci si trovi fisicamente. Nuconga è basato su database server relazionali multipiattaforma di ultima generazione, come Microsoft SQL Server 2000 e 2005, Installabile su piattaforma Intel (con sistema operativo Microsoft Windows server 2003 e Windows XP ), utilizza il front-end Windows per i Client, integrandosi con le funzionalità di Microsoft Office con la possibilità di esportare i documenti verso altre applicazioni inclusa la pubblicazione sul Web e l'invio tramite posta elettronica Internet. Tutti i nomi dei prodotti citati sono marchi registrati appartenenti alle rispettive società. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 5 di 61

6 Funzionalità 70 moduli, più di 500 maschere, oltre 450 tabelle e 350 stampe, fanno di Nuconga una delle applicazioni più complete ed affidabili nel panorama dei software destinati alla gestione di strutture ricettive e retail. Nuconga è il software più integrato delle sua categoria, perché copre con un unica soluzione in un unico database tutte le aree funzionali di una qualsiasi struttura ricettiva e retail. Non è un integrazione di programmi di diversa concezione tramite interfacce, ma si tratta di un unico applicativo in un'unica base dati per tutte le funzionalità. Questo grazie alle scelte strategiche effettuate da Zetel che, già in fase di progettazione, ha caratterizzato il proprio applicativo non come una soluzione limitata al settore alberghiero, ma come un programma completo in grado di rispondere alle complesse esigenze di tutto il settore della ricettività, della ristorazione e del retail. Ciò è reso possibile dalla flessibilità di base del prodotto che consente a Nuconga di affrontare in maniera approfondita le problematiche proprie di ciascun settore attraverso l utilizzo di una base dati dinamica che permette di gestire infinite varietà di aggregazione delle informazioni. L applicativo è caratterizzato da un elevata scalabilità che consente al Cliente di scegliere, fra i 70 moduli disponibili, quali funzionalità implementare nella propria struttura, con la garanzia di avere sempre prestazioni elevate al crescere delle esigenze, beneficiando al contempo della possibilità di dilazionare gli investimenti nel tempo. Le funzionalità offerte dall'applicazione sono personalizzabili attraverso oltre 500 parametri che permettono all'albergatore di adeguare il programma alle specifiche necessità della sua azienda. La configurazione delle prenotazioni, l emissione delle ricevute fiscali, i controlli relativi alle fasi di check-in e check-out, la gestione del magazzino ecc., saranno scelti e selezionati dal management a monte e costituiranno l ossatura base delle funzionalità del software. In qualunque momento l'utente potrà modificare le opzioni prescelte per adattare la configurazione a nuove esigenze. Le maschere rappresentano il livello più complesso di organizzazione delle informazioni. Consentono di operare spostandosi su sottoschede o su visualizzazioni differenti contenenti ulteriori informazioni di dettaglio. Ciò rende Nuconga perfettamente navigabile, in quanto diventa molto agevole e veloce muoversi da un informazione all altra e da una funzione all altra. Da ciascuna maschera è possibile accedere, attraverso l'uso di tasti funzione e di appositi "Zoom" alle schede e tabelle il cui utilizzo è collegato a quello delle maschere principali. Attraverso l uso di semplici tasti funzione è possibile effettuare, direttamente dalle maschere, la ricerca di specifiche informazioni o effettuare le selezioni desiderate in maniera semplice ed intuitiva. La grande flessibilità di Nuconga prevede la possibilità di aprire contemporaneamente più maschere consentendo di gestire tutte quelle situazioni che, con grande frequenza, gli addetti alla reception devono affrontare riuscendo, ad esempio, a gestire in contemporanea la verifica di disponibilità per una richiesta telefonica di prenotazione e l emissione di un conto per un Cliente in attesa alla reception. L interfaccia utente adotta la stessa simbologia del mondo Internet e si avvale dell uso dei colori per distinguere in maniera semplice ed intuitiva lo stato di una maschera (ad esempio prenotazione confermata, annullata, ecc..) o i vari settori al suo interno. Grazie all'utilizzo di una base dati dinamica qualunque statistica effettuata con Nuconga può essere personalizzata on-line dall'utente, per essere meglio rispondente alle esigenze di ogni specifica struttura. Questo permette infinite possibilità di analisi, comparazione e valutazione dei dati, sia a budget che a consuntivo. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 6 di 61

7 Tutte le stampe previste dal programma, visualizzabili in anteprima a video, consentono la definizione di sofisticati criteri di selezione, ordinamento e raggruppamento delle informazioni. L'integrazione con Microsoft Office permette l'esportazione dei documenti verso altre applicazioni includendo la pubblicazione sul Web e l'invio tramite posta elettronica. Nuconga è altresì perfettamente interfacciabile con tutti quei software e quegli strumenti che costituiscono i servizi dell industria dell ospitalità, dalle soluzioni di Yield Management, agli ERP aziendali, al Building Automation, alla Pay TV, ecc. La parte di distribuzione GDS/IDS è gestita tramite il leader mondiale Trust International (gruppo Cendant) che ha scelto Nuconga come partner commerciale e tecnico esclusivo in Italia. Un importante elemento di novità è dato dalle avanzate funzionalità del sistema di gestione documentale, che consente una costante rintracciabilità di qualunque documento, sia emesso che ricevuto, configurandosi come uno strumento di estrema utilità per gli addetti della segreteria e del ricevimento. Grazie al protocollo di Nuconga, è possibile visualizzare in tempo reale tutti i documenti associati al Cliente (fax, , prenotazioni, convenzioni, comunicazioni varie) velocizzando il lavoro degli operatori, che potranno così occuparsi al meglio dell accoglienza dell ospite. L'applicativo consente, inoltre, di utilizzare modelli preimpostati per la generazione immediata di tutti i documenti da trasmettere direttamente via fax o , e di mantenere costantemente in linea l'associazione con le maschere da cui sono stati generati. Un'altra importante caratteristica di Nuconga riguarda le avanzate funzionalità del sistema di sicurezza che, oltre a consentire la definizione di profili utente differenziati per l'accesso a specifiche funzionalità del programma, garantisce il totale controllo su tutte le attività effettuate attraverso la completa tracciabilità delle operazioni, ciò significa che il management è sempre in grado di sapere chi ha fatto e che cosa disponendo di uno strumento strategico sia per premiare e responsabilizzare chi lo merita, che come deterrente nei confronti di comportamenti non ortodossi o non approvati. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 7 di 61

8 Servizi Le caratteristiche di accuratezza e completezza che contraddistinguono Nuconga sono riscontrabili non solo nella qualità delle prestazioni dell applicativo, ma anche nell erogazione dei servizi offerti a corredo del software attraverso un completo programma di assistenza, consulenza e formazione per assicurare costantemente quell'elevato livello di servizio indispensabile ai professionisti del settore. Il programma di supporto prevede i seguenti servizi: Hot-Line Un servizio qualificato e competente che risolve telefonicamente buona parte dei dubbi che possono scaturire nell'operatività giornaliera. Il servizio di Hot-Line telefonica consente all'utente di avvalersi dell'esperienza di un team di professionisti proveniente da anni di esperienza nel settore per la rapida soluzione di problemi dovuti ad errori operativi o dubbi di interpretazione sull'utilizzo del programma. Ogni altra situazione di incertezza viene risolta con tempestività da personale tecnico competente. Il servizio è disponibile nelle seguenti modalità: 5x4 che da diritto al supporto nei giorni feriali dal lunedì al venerdì dalle ore alle e dalle alle X8 che da diritto al supporto nei giorni feriali dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle e dalle alle x24 che da diritto al supporto 24 ore al giorno 7 giorni su 7. Tele-Assistenza Tramite moderni strumenti di connessione remota il personale tecnico può collegarsi direttamente alle aziende per garantire immediatamente continuità operativa. Il servizio di assistenza via Internet consente al Cliente di accedere con facilità agli aggiornamenti del programma e permette ai tecnici di intervenire direttamente sul sistema del Cliente facilitando la risoluzione dei problemi ed evitando errori di interpretazione dovuti all'esposizione verbale del problema. Aggiornamenti Tutti gli aggiornamenti possono essere scaricati da Internet o ricevuti mediante invio di un CD- Rom. Formazione e affiancamento La formazione rappresenta uno dei processi critici per qualunque azienda. La Zetel ha da sempre posto particolare attenzione alla qualità di questo servizio; infatti il personale proviene esclusivamente dal settore dell ospitalità e viene continuamente aggiornato con apposite sessioni di lavoro interne. Per la formazione del personale, il Cliente può richiedere la presenza di un formatore presso la propria sede oppure può scegliere di svolgere questa attività in aula presso la sede della Zetel. Ogni semestre viene predisposto un calendario di corsi suddiviso per aree di competenza e per livelli di approfondimento. Al fine di supportare il cliente anche nella fase di avviamento del sistema nella struttura la Zetel propone un servizio di affiancamento operativo del personale, al fine di garantire in tempi rapidi il pieno utilizzo della nuova soluzione fin dai primi giorni del utilizzo. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 8 di 61

9 Consulenza Zetel si confronta con ogni nuovo cliente come con un partner, offrendogli lo sviluppo di un progetto ad hoc e non la semplice fornitura e installazione di un software. In tale ottica, anche le specifiche esigenze di ogni singolo cliente, possono costituire la base su cui sviluppare nuove implementazioni, permettendo a Nuconga di arricchirsi giorno dopo giorno di sempre nuove funzionalità che divengono disponibili per l intera comunità degli utenti Nuconga. La struttura modulare di Nuconga consente inoltre di delineare il progetto più indicato a rispondere alle esigenze del proprio interlocutore, con la possibilità di definire nel tempo un percorso di sviluppo che permetta di seguire il cliente nel espansione del proprio progetto commerciale. Nuconga Data Management Nuconga Data Management consente ai clienti di concentrarsi sul proprio business con il supporto delle migliori applicazioni senza effettuare importanti investimenti sull hardware e il software di sistema. Zetel offre infatti la possibilità di sfruttare le proprie infrastrutture tecnologiche permettendo ai clienti di collegarsi a Nuconga in modalità remota attraverso una semplice linea ADSL. In questo modo tutti i costi relativi all acquisto, manutenzione e aggiornamento del sistema, nonché quelli relativi alla gestione dei dati, non gravano più sul cliente che potrà, a fronte del pagamento di un canone, accedere all Internet Data Center (IDC) di Zetel. Il cliente usufruisce quindi di servizi garantiti, di rapida implementazione e con costi certi. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 9 di 61

10 Moduli Il programma si basa su un'architettura che prevede 70 moduli perfettamente integrati, mirati alla gestione delle diverse aree funzionali. Front Office, Back Office, Controllo di Gestione, Sale e Meeting, Bar e Ristorante, Punto Vendita, Economato e Magazzino, Protocollo, Internet Onlne e Offline, Sales e Marketing, CRS e CRM, sono i più significativi tra i moduli proposti, cui si aggiungono una serie di moduli per il collegamento a centrali telefoniche, Pay TV, Building Automation e verso soluzioni di ERP e Yield Management. Grazie all articolazione e alla flessibilità della sua struttura modulare Nuconga consente di rispondere alle richieste più diversificate; dalle complesse esigenze gestionali e di controllo di una catena alberghiera, grazie alla gestione del database multistruttura, fino alle semplici necessità di una struttura di piccole dimensioni che potrà così accedere, a costi contenuti, ad uno strumento di elevata qualità. Nuconga, inoltre, è in grado di rispondere al meglio alle esigenze di strutture della ristorazione e aziende di catering che devono scontrarsi con complesse problematiche di economato e magazzino e di banchetti, ma anche di villaggi, residence e strutture che si occupano di gestione degli immobili. Ed è proprio in questa caratteristica che va rilevato uno dei punti di forza di Nuconga e cioè quello di coniugare l estrema flessibilità del sistema a un livello qualitativo estremamente elevato in ciascuno dei settori di applicazione del programma. Nato nell era di Internet, Nuconga riserva particolare attenzione alle importanti opportunità offerte dal Web, configurandosi come il primo software gestionale che integra in un'unica soluzione la gestione interna ad una struttura ricettiva e la sua promozione sul mercato. Avanzate funzionalità nel Controllo di Gestione e nella attivazione di Sistemi di Sicurezza, Gestione delle Prenotazioni via Internet con verifica delle disponibilità in tempo reale e gestione documentale a norma del Sistema Qualità, sono solo alcune delle caratteristiche che fanno di Nuconga il nuovo software in grado di fornire tutti gli strumenti di management indispensabili ad una moderna gestione del business dell'ospitalità. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 10 di 61

11 Front Office Il modulo rappresenta il cuore dell'applicazione e consente di seguire, registrare e consultare tutti i movimenti legati al soggiorno del Cliente, dalla prenotazione, al check-in, alla generazione dei conti, al check-out e all'emissione dei documenti contabili. Consente di pianificare le risorse disponibili personalizzando i criteri di assegnazione delle camere che possono essere definiti dinamicamente al mutare delle esigenze. Il booking di Nuconga consente la registrazione di pratiche complesse, e distingue la tipologia di risorsa venduta da quella realmente impegnata sia in fase di prenotazione che dopo il checkin. Nuconga introduce il concetto di tipologie di risorse equivalenti, che consente automaticamente di assegnare risorse che offrono gli stessi servizi anche quando le risorse della tipologia richiesta non sono più disponibili, perché già impegnate o in manutenzione. Permette di visualizzare e confrontare, anche graficamente, negli intervalli di tempo desiderati, il livello delle presenze, le percentuali di occupazione della struttura e le room-night di Ditte, Clienti e Agenzie. Al fine di garantire strumenti realmente adeguati alle esigenze gestionali delle singole strutture, offrendo sempre al Cliente il miglior rapporto prezzo prestazioni, si è scelto di realizzare due soluzioni di Front Office che potessero rispondere in maniera ottimale tanto alle esigenze delle piccole strutture, cui è rivolto il modulo Front Office Base, quanto alle esigenze delle strutture di dimensioni maggiori, per le quali è indicata la scelta del modulo Front Office Esteso. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 11 di 61

12 Front Office Base (FOBA) Il Front Office Base implementa le funzionalità essenziali per la gestione della struttura ricettiva: Prenotazioni Check-in / check-out ISTAT e schedine PS Emissione documenti (secondo le normative vigenti) Gestione rooming-ospiti Statistiche base Il modulo include la licenza per un Posto di Lavoro Front Office Esteso (FOES) Il Front Office Esteso introduce delle funzionalità avanzate non disponibili nel base, quali la classificazione delle risorse (camere, sale, posti auto, campi da gioco, posti barca ecc.) molto utile nel caso di strutture multiservizi. Il Front Office Esteso include al suo interno una serie di moduli, acquistabili anche singolarmente in aggiunta al Front Office Base, che ne arricchiscono le funzionalità rendendolo idoneo alla gestione di strutture con un livello di esigenze più spinto. Il Front Office Esteso include i seguenti moduli: Casse (CASS) Nuconga consente la gestione di più casse contemporanee, utile nel caso di strutture di grandi dimensioni. Il workflow implementato prevede l apertura di cassa, il passaggio di cassa da un operatore ad un altro con stampa del rapportino di passaggio cassa, la chiusura di cassa con stampa del rapportino di chiusura. Per ogni tipologia di cassa è possibile stabilire quali documenti (fatture, ricevute, ecc.) è possibile emettere. Sospesi e Note di Credito (SOSP) Il modulo Sospesi di Nuconga consente di: Emettere un documento totalmente a sospeso Emettere un documento parzialmente a sospeso Gestire il regime di IVA ad esigibilità differita quando si emettono Ricevute Fiscali a sospeso Gestire lo scadenziario Clienti Emettere i solleciti di pagamento (quando installato il modulo Protocollo) distinguendone il livello (primo sollecito, secondo sollecito,, ultimo avviso) Ottenere la situazione sospesi di tutte le partite Clienti siano esse aperte o chiuse, per una corretta analisi delle sofferenze di cassa Registrare i pagamenti (anche parziali) di fatture a sospeso (anche raggruppate) mediante emissione di documenti non fiscali (quietanze) Registrare i pagamenti (anche parziali) di ricevute a sospeso (anche raggruppate) mediante emissione di documenti fiscali (ricevute, fatture) Emettere fattura riepilogativa di ricevute fiscali a sospeso (per gestione agenzie) Effettuare compensazione partite mediante note di credito (per fatture) e abbuoni (per ricevute) La gestione delle Note di Credito in Nuconga è piuttosto semplice, in quanto è possibile emettere tali documenti: con/senza storno produzione con/senza compensazione partite sospese Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 12 di 61

13 Acconti e Caparre (ACCA) Il modulo Acconti e Caparre consente la gestione degli Anticipi secondo le normative fiscali vigenti, distinguendo tra anticipo fiscale (Acconto) registrato mediante documento di Fattura o Ricevuta, e anticipo non fiscale (Caparra), registrato mediante un documento interno non fiscale detto appunto Caparra. Nuconga consente di ripartire gli anticipi in quote ed assegnarle ai conti dei Clienti, per poi produrre automaticamente le opportune compensazioni in fase di emissione dei documenti a fine soggiorno. Carte di Credito (CACR) In Nuconga è possibile effettuare il riscontro degli estratti conto inviati dalle società intermediarie del servizio Carte di Credito. Passanti (PASS) Nuconga supporta i Conti Passanti, per la contabilizzazione degli addebiti di produzione dei Clienti che non sono ospiti della struttura. E possibile trasferire un conto passanti tra i conti di pertinenza di una risorsa in-house. E possibile inoltre raggruppare conti passanti e conti in-house in un unico documento fiscale. Registro Corrispettivi (RECO) Nuconga produce il registro corrispettivi IVA. Chiusura Giornaliera Personalizzabile (CGPE) Il modulo consente di personalizzare le chiusure giornaliere impostando in automatico tutte le verifiche e le operazioni desiderate. Consente di personalizzare le stampe di chiusura (Night Audit), indicando quali stampe effettuare prima della chiusura, e quali dopo la chiusura. Le stampe vengono fascicolate e numerate al fine di evitare che alcune pagine si possano perdere. La personalizzazione delle stampe avviene in modo visuale, in quanto l operatore stabilisce i criteri di lancio di ogni singola stampa, registra tale scelta associando un nome significativo, quindi può stabilire in che ordine le diverse stampe registrate devono essere effettuate durante il Night Audit. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 13 di 61

14 Sale e Congressi (SACO) Il modulo consente di pianificare, prenotare e gestire al meglio sale meeting e congressi per strutture ricettive e centri congressi. Consente la prenotazione, il check-in/check out della sale, la gestione dei conti, degli ordini interni, impegnando contestualmente le attrezzature previste per le manifestazioni. La disponibilità viene gestita su base oraria consentendo di prenotare una stessa struttura per fasce orarie diverse nel corso della giornata. La pianificazione di queste risorse può essere verificata in un planning orario dove vengono visualizzati gli impegni nelle fasce orarie specifiche visualizzando con colori diversi l eventuale utilizzo di sale molteplici. Consente di impostare layout differenti della sala, con la possibilità di gestire le sale multiple (sale intermedie ricavate dalla suddivisione di una sala più grande), verificandone automaticamente le disponibilità, definendo altesì il tipo e la quantità di risorse impegnate quali tavoli, sedie, microfoni, supporti audiovisivi, ecc. La procedura gestisce anche le pratiche che includono la prenotazione delle camere riservate ai partecipanti al congresso, con l indicazione dettagliata dei servizi extra che devono essere forniti (coffee break, colazione di lavoro, locazione attrezzature, servizi di traduzione, ecc.). Questo permette non solo la definizione precisa del preventivo del congresso/banchetto e la sua ottimale organizzazione, ma anche un controllo di gestione totale sulla pratica di prenotazione. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 14 di 61

15 Allotment e Contratti (ALCO) Il modulo Allotment e Contratti di Nuconga consente la gestione dei contratti con le agenzie definendo i periodi di validità, le tipologie di vendita, le politiche di allocazione e rilascio delle risorse che possono essere definite sia in automatico che manualmente. Gestisce il legame con le prenotazioni, gli incrementi di disponibilità, la restituzione e le statistiche sulla situazione dei contratti. In fase di prenotazione da allotment è possibile scegliere sia di riscalare tipologie di risorse differenti da quelle richieste, che andare in extra-allotment. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 15 di 61

16 Commissioni Agenzie (COAG) Il modulo Commissioni Agenzie permette la gestione delle Commissioni alle Agenzie consentendo di impostare la commissione direttamente sull anagrafica dell Agenzia, sugli Allotment, sui Prezzi Listini, sul tipo Vendita o in maniera libera direttamente sul Dettaglio della Pratica. Il modulo consente di definire le commissioni per ogni singola voce di addebito, sia di arrangiamento che extra, e consente di gestire le commissioni anche nel calcolo di supplementi e riduzioni. Consente inoltre di gestire le commissioni a sospeso e l Estratto Conto Commissioni. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 16 di 61

17 Statistiche Avanzate (STAT) I report statistici di Nuconga consentono di: filtrare i dati con oltre 64 campi di selezione raggruppare dinamicamente i dati fino a sei livelli; per ogni livello sono disponibili oltre 64 scelte definire il periodo di raggruppamento (giorno, settimana, mese, trimestre, quadrimestre, anno) Tutti i report sono visualizzati in anteprima a video, possono essere esportati su Excel, Word ed inviati via e fax, medianti i servizi disponibili con Microsoft Office. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 17 di 61

18 Ribaltamenti e Riclassificazioni di Produzione (RRPR) Nuconga supporta diversi scenari di ribaltamento e riclassificazione della produzione. Ogni scenario è completamente personalizzabile dell utente. La letteratura propone modelli standard di riclassificazione della produzione: lo standard maggiormente diffuso è l USAH (Uniform System Account for Hotels). Nuconga propone il modello USAH come schema predefinito, sebbene sia possibile affiancare allo scenario USAH altri scenari, che costituiscono delle viste personalizzate sulla produzione. Ciò è consentito grazie alla possibilità di creare Gruppi, Tipi e Voci di Ribaltamento secondo le esigenze di ciascuna struttura e di definire i ribaltamenti desiderati per ciascuna voce di addebito senza alcun tipo di vincolo predefinito, per consentire il massimo livello di personalizzazione delle viste sulla produzione, tanto in termini di ricavi che di costi. Il modulo prevede inoltre la possibilità di assegnare, per ciascuna combinazione di addebito ribaltato, uno specifico Centro di Responsabilità che consentirà la gestione di tale problematica in sede di Controllo di Gestione. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 18 di 61

19 Pianificazione Addebiti (PIAD) Il modulo consente di definire in modo preventivo la variazione dei parametri di arrangiamento di una pratica di prenotazione. Ad esempio nel momento in cui un Cliente effettua una prenotazione per un soggiorno di 7 giorni l'addetto al ricevimento potrà pianificare a monte il richiesto arrangiamento in cui i primi 2 giorni sono in BB, i successivi 2 giorni in FB e gli ultimi 3 giorni in HB. Ciò permette una gestione ottimizzata delle risorse e dei servizi. Inoltre è possibile definire gli addebiti extra da caricare automaticamente durante il soggiorno, per esempio l addebito delle tessere club con imputazione automatica della quota giornaliera o l addebito quotidiano del canone di noleggio attrezzature per un meeting di più giorni, etc Tali addebiti possono essere relativi all intero soggiorno, periodici o giornalieri. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 19 di 61

20 Protocollo (PROT) Mediante il modulo Protocollo, Nuconga consente di generare e protocollare automaticamente richieste di prenotazione, offerte, conferme di prenotazione, solleciti di pagamento, ordini a Fornitore, distinte di pagamento ecc., grazie al fatto che il programma associa a tutte le fasi operative documenti elettronici dal formato personalizzabile, che possono essere convertiti in documenti cartacei in qualsiasi momento. Permette inoltre la gestione separata di documenti riservati consultabili solo dagli utenti abilitati e la visualizzazione dei protocolli annullati dagli operatori. Organizza il flusso di tutti i documenti associandoli a prenotazioni, check-in, Clienti, ditte e agenzie, consentendone la consultazione e la ristampa direttamente dalle maschere corrispondenti. Con Nuconga Protocollo tutta la corrispondenza ricevuta via fax o viene salvata in formato elettronico e automaticamente protocollata dal sistema. Anche la corrispondenza cartacea può essere digitalizzata e protocollata dal sistema. Completamente integrato con le funzionalità di Microsoft Office, consente di utilizzare modelli preimpostati da trasmettere direttamente via fax o . Garantisce la piena rintracciabilità di qualunque documento, sia emesso che ricevuto, nel pieno rispetto delle norme previste dal Sistema Qualità ISO 9000 / VISION Infatti mediante il sistema di associazione tra documenti e fase operativa, è possibile reperire le informazioni necessarie nel momento in cui servono. Ad esempio, in fase di emissione del documento di fine soggiorno, di fronte ad una contestazione del Cliente che afferma di aver ricevuto un fax di conferma prenotazione con una tariffa differente da quella corrispostagli al momento, l'addetto al ricevimento può visualizzare a video immediatamente tutta la corrispondenza associata alla pratica del Cliente, verificando le condizioni applicategli alla conferma prenotazione, senza essere costretto a perdere tempo nella ricerca del fax tra fascicoli e archivi vari del back-office. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 20 di 61

21 Centralino Addebiti (CEAD) L applicazione consente di interfacciare le funzionalità del programma con qualunque centrale telefonica disponibile sul mercato. Il programma prevede una serie di moduli dedicati al centralino che consentono di differenziare il livello di prestazioni sulla base delle specifiche esigenze di ogni struttura, dalla semplice gestione degli addebiti delle telefonate alla completa gestione dello stato camera. Il modulo Centralino addebiti prevede il caricamento degli addebiti telefonici sui conti in camera. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 21 di 61

22 Stato Camera, sveglie e centri di costo telefonate(stcc) L interfaccia con la centrale telefonica consente l abilitazione/disabilitazione degli interni al check-in/check-out, l impostazione delle sveglie e la gestione dello stato delle camere. Quest ultima funzionalità è particolarmente interessante in quanto Nuconga è in grado di ottimizzare l assegnazione delle camere in funzione dello stato (riordinata / da riordinare) Gli interni sono raggruppati per Centri di Costo (Camere, Amministrazione, Cabine Hall, ecc.). Per ogni centro di costo si definisce il ricavo ed il costo per scatto, la politica di calcolo degli scatti, l addebito di produzione e l eventuale giustificativo automatico. Tutte le telefonate non addebitate, perché effettuate da interni non associati a camere inhouse, vengono riportate su un particolare elenco Telefonate da giustificare. Da quest elenco è possibile associare dei giustificativi alle telefonate o procedere con l addebito in camera o su conti passanti. Il modulo prevede opportune statistiche delle telefonate per centri di costo. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 22 di 61

23 Log e Permessi Attività Operatore (LPOP) L'applicazione risponde ai più elevati standard di sicurezza attraverso la determinazione di profili utente abilitati ad accedere a specifiche funzionalità del programma inoltre, attraverso la completa tracciabilità delle operazioni, garantisce un totale controllo su tutte le operazioni eseguite dagli utenti, dalle procedure utilizzate, alle stampe effettuate, alle variazioni apportate ai dati. In Nuconga tutte le operazioni di inserimento, modifica e cancellazione dei record sono tracciati al fine di poter controllare le attività degli operatori. Per ogni record è possibile conoscere quando è stato inserito, l operatore che lo ha inserito, tutte le modifiche che sono state effettuate e, per ogni modifica, quando è stata effettuata, l operatore che l ha effettuata, ed i valori che sono stati modificati. Particolare attenzione è stata posta alla modifica e all eliminazione degli addebiti di produzione, a cui è dedicata la stampa Log Addebiti, in genere prevista tra le stampe di chiusura. In Nuconga è possibile definire gruppi di operatori ed assegnare determinati permessi sia a livello di gruppo che a livello di operatore, al fine di stabilire chi può fare cosa. Tra i permessi troviamo l accesso ad ogni singolo modulo. Ad esempio è possibile stabilire che un operatore possa accedere solo al modulo Magazzino: al login il software nasconde tutti i menu di accesso alle funzionalità che non appartengono al magazzino, in modo da impedirne l utilizzo da parte dell operatore non abilitato. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 23 di 61

24 Economato e Magazzino I moduli Economato e Magazzino di Nuconga consentono di gestire con semplicità ed efficacia i il materials management in termine di magazzini ed i beni in stock ottimizzandone le transazioni e la valorizzazione. I moduli relativi all Economato e Magazzino sono: Economato (ECON) Il modulo Economato di Nuconga implementa una gestione complessa dei reparti della struttura. In Nuconga è possibile definire più magazzini, e per ogni magazzino è possibile indicare eventuali ubicazioni. Le transazioni tra i magazzini vengono definite mediante modelli che possono coinvolgere anche magazzini intermedi al fine di effettuare valorizzazioni logiche, utili al controllo di gestione. Le anagrafiche degli articoli a magazzino vengono mantenute per anno di esercizio. La valorizzazione delle giacenze è dinamica in quanto è possibile ricostruire scenari di giacenza a data. Il modulo prevede funzionalità di rilevazione stock. Particolarmente avanzata è la gestione delle unità di misura derivate e l associazione automatica dell unità di misura opportuna, in funzione della fase di utilizzo (acquisto, consumo, ecc.). E prevista la gestione degli articoli per lotti, particolarmente utile per i prodotti alimentari soggetti a scadenza. Consente altresì il riesame dei movimenti di magazzino senza necessità di chiusure o riprese saldi mensili. La possibilità di definire gli articoli in Nuconga come Beni, oltre che come Alimenti, Lotti e Servizi, unitamente alla possibilità di creare il Magazzino Beni, consente di effettuare la gestione dell Inventario con il controllo delle giacenze e delle loro relative valorizzazioni, nonché di tutte le movimentazioni effettuate. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 24 di 61

25 Fabbisogni (FABBI) Tramite questo modulo Nuconga effettua la gestione dei fabbisogni nei diversi magazzini della struttura. Nuconga, infatti, è in grado di determinare automaticamente i fabbisogni in funzione dei parametri di scorta minima e massima relativa ad ogni articolo per magazzino, proponendo l elenco degli articoli da ordinare, tenendo conto della scadenza dei prodotti, indicando anche la ditta preferibile. Ordini (ORDI) Tramite questo modulo Nuconga effettua la gestione ed emissione automatica degli ordini a Fornitore e il controllo dell'evasione dell'ordine. Gestisce i lotti di riordino proponendo Fornitori e relative scontistiche. Nuconga, infatti, è in grado di determinare automaticamente i fabbisogni in funzione dei parametri di scorta minima e massima relativa ad ogni articolo per magazzino, proponendo l elenco degli articoli da ordinare, tenendo conto della scadenza dei prodotti, indicando anche la ditta preferibile. Consente di creare transazioni di carico mediante evasione degli ordini. L evasione prevede anche eventuali correzioni dovute a differenze fra la merce ordinata e quella ricevuta. Consente l'immissione e il controllo dei movimenti di magazzino, la valorizzazione delle attività di carico e scarico e il trasferimento delle merci ai vari reparti. Tali operazioni possono essere effettuate anche attraverso la gestione di codici a barre e tramite lettori ottici. Gli ordini a Fornitore possono essere emessi elettronicamente mediante il supporto del modulo Protocollo. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 25 di 61

26 Food & Beverage e Retail Con Nuconga è possibile gestire in maniera ottimale qualunque tipologia di servizio di ristorazione collettiva, dalla gestione di bar, ristoranti, attività di catering e banqueting su vasta scala, alla gestione di mense secondo contratti di fornitura capitolati, alla ristorazione da asporto con la gestione di menù programmati da cui effettuare le ordinazioni giornaliere. Food & Beverage (BARI) Consente la completa gestione delle comande e dei relativi addebiti, premette di creare e stampare menù multilingue, impostare le ricette utilizzando articoli del magazzino ed effettuare lo scarico automatico di ogni singolo articolo che compone la ricetta dal reparto di competenza. Effettua le statistiche di previsione pasti e consente un completo controllo delle attività attraverso stampe riepilogative di controllo di consumi e ricavi. La gestione analitica della comanda ristorante non riguarda solo i prodotti finiti, ma anche anche i semilavorati. Tramitele comande di Produzione Nuconga Bar e Ristorante difatti Nuconga consente la gestione dei Semilavorati Pasticceria per Ristorante, permettendo contemporaneamente sia lo scarico delle materie prime (quali farina, uova, latte ecc.) che compongono il prodotto dal magazzino di competenza, sia il carico del prodotto finito (Torta) al magazzino Ristorante. Anche per quanto riguarda i costi degli articoli a magazzino Nuconga gestisce il costo sia della singola porzione della ricetta che dell intera ricetta. Questi dati saranno aggiornati automaticamente dal programma, che verificherà i costi della ricetta basandosi sui costi imputati in fase di movimentazione articolo. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 26 di 61

27 Molto spinta è anche la gestioni dei costi degli articoli nei vari reparti di competenza, al fine di verificare "quanto compro l'articolo e a quanto lo vendo". Infatti nel reparto Menù Addebito si imposta il Prezzo di Vendita dell'articolo nel suo dosaggio più piccolo (e.g. 1 bicchiere di Whisky - 1 Caffè Espresso - 1 lattina di Coca Cola) mentre nel reparto Anagrafica Articolo si imposta il Prezzo di Vendita dell'articolo nel suo quantitativo indicato sull'unità di misura base (e.g. 1 bottiglia di Whisky - 1 Kg Caffè - 1 lattina di Coca). Se la Voce Menù Addebito non esiste verrà creata in automatico a seguito delle impostazioni dei valori nel settore Vendita dell'anagrafica Articolo. Questo settaggio automatico dipenderà naturalmente dalla configurazione personalizzata dei valori di Ricetta e Porzioni impostati dal cliente. Il modulo di F&B permette inoltre l emissione di fattura/ricevuta/scontrino fiscale, addebito a conto passanti o addebito in camera, nel caso di Bar/Ristorante annesso a struttura ricettiva. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 27 di 61

28 Punto Vendita (PUVE) Il modulo permette di gestire qualunque punto vendita, bar, ristorante, negozio, attraverso l uso di terminali touch screen che consentono di selezionare con facilità gli articoli disponibili velocizzando le attività di tutto il personale. Per gli operatori appartenenti al gruppo operatori autorizzati l apertura della maschera Comande Punto Vendita sarà automatica all atto della Log-In. La gestione delle comande al ristorante (con uguale flessibilità e potenza fornita dal modulo di Nuconga Bar e Ristorante), nonché la vendita degli articoli al banco, diventano delle operazioni estremamente rapide e semplici. Il modulo consente la gestione di più casse (con le relative funzioni di apertura, controllo, cambio e chiusura cassa) l imputazione diretta degli addebiti maturati sul conto del cliente (con stampa della relativa comanda per il cliente), sui conti passanti, sulla carta del cliente, nel caso in cui la struttura disponga della gestione della monetica, o la stampa di ricevute fiscali, fatture e scontrini fiscali. Collegato con il modulo magazzino di Nuconga, il modulo Punto Vendita permette di gestire direttamente le transazioni con il magazzino, tramite il carico/scarico automatico sia di prodotti finiti sia di semilavorati dai vari reparti di vendita. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 28 di 61

29 Back Office Tramite questi moduli di Back Office e i relativi moduli di Front Office Nuconga prevede la registrazione della prima nota, lo scadenzario attivo e passivo, la gestione di casse, corrispettivi, carte di credito, anticipi e caparre, sospesi e note di credito, che consentono di gestire al meglio la contabilità di una struttura ricettiva. Con tali strumenti Nuconga può esportare, se richiesto, i dati verso applicazioni gestionali esterne, permette di tenere la contabilità di più aziende, anche non alberghiere, consentendo l'adempimento degli obblighi fiscali previsti dalla normativa in vigore, la personalizzazione di bilanci e riclassificazioni e la gestione di più valute. I moduli di Back Office includono: Depositi (DEPO) Il modulo gestisce gli eventuali depositi del Cliente presso la Struttura. Consente l emissione, all atto della presa in carico del deposito, del rilascio di un documento interno non fiscale di ricevuta e al momento della restituzione del deposito, di un documento di Reso Deposito. I depositi non influiscono in alcun modo sulla produzione e possono essere visualizzati dall apposita maschera. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 29 di 61

30 Prima Nota (PRNO) Il modulo fornisce le funzionalità di registrazione di Prima Nota. E possibile definire un Piano dei Conti ed effettuare le stampe dei saldi di ogni conto. Il modulo è collegato con il Front Office, in quanto ogni chiusura di cassa genera una registrazione di Prima Nota per chiusura cassa. Il modulo è collegato all Economato mediante le funzionalità del modulo aggiuntivo Scadenze e Pagamenti. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 30 di 61

31 Scadenze e Pagamenti (SCPA) Il modulo consente la gestione dello scadenziario passivo verso i Fornitori. Sulle transazioni di acquisto occorre definire le condizioni di pagamento mediante le quali il programma genera le rate di pagamento. In funzione delle rate in scadenza è possibile generare i mandati di pagamento. Se è presente il modulo di Prima Nota, la registrazione di un pagamento comporta la creazione automatica del movimento di Prima Nota corrispondente. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 31 di 61

32 Controllo di Gestione (COGE) Il modulo consente di effettuare la riclassificazione della produzione e di operare confronti fra budget e consuntivo secondo parametri e viste interamente personalizzabili. Prevede la possibilità di effettuare statistiche e ribaltamenti di produzione sui vari centri di costo e di ricavo, grazie anche ai realitivi moduli di Front Office, garantendo una visione sempre aggiornata e completa dell'attività aziendale. Il modulo introduce i concetti di Centri di Responsabilità e Commesse, collegati sia con le vendite che con gli acquisti. La disponibilità delle informazioni sia del ciclo attivo che di quello passivo all interno di un unico database consente un Controllo di Gestione completo, in quanto è possibile imputare ad uno stesso Centro di Responsabilità / Commessa sia dati di produzione (movimenti attivi) che dati di costo (movimenti passivi). Permette inoltre di controllare il livello di produttività e l'andamento degli incassi dei vari reparti o delle singole camere e sale valutando tali informazioni per centro di ricavo, tipologia di addebito o listino applicato. La riclassificazione della produzione e i confronti budget/consuntivo possono essere effettuati per intervalli di tempo variabili e secondo viste e parametri interamente personalizzabili. Grazie all'utilizzo di una base dati dinamica è possibile recuperare e confrontare tutte le informazioni relative ai costi e alla produzione per costruire scenari e statistiche in grado di rispondere a qualunque esigenza del management. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 32 di 61

33 Budget (BUDG) Il modulo consente la gestione dei Budget per Sales, Struttura e Costi definendoli per l intervallo di tempo desiderato. Ciascun budget può essere definito per Commessa, Tipo Vendita, Tipo Offerta, Zona, etc.. Il budget può essere definito includendo o escludendo IVA e Commissioni. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 33 di 61

34 Fido Clienti (FICL) Consente di valutare l affidabilità riconosciuta al Cliente, tenendo conto della produzione complessiva in termini di prenotato ed effettivamente prodotto, nonché di definire il relativo fido ad esso riconosciuto definendo un importo limite fino al quale è consentito al Cliente di essere esposto nei confronti della struttura. Permette inoltre di gestire il fido dei Clienti evidenziando l importo utilizzato e la disponibilità residua, con la possibilità, per l operatore abilitato, di decidere se bloccare le nuove prenotazioni, se accettare prenotazioni solo in prepagato, se stabilire il blocco dei sospesi o se inserire il Cliente in black list. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 34 di 61

35 Sales e Marketing (SAMA) Il modulo Sales & Marketing consente alla struttura ricettiva di gestire in maniera organizzata l attività dei propri venditori (Sales), attraverso la definizione di campagne commerciali (Iniziative Sales). L obiettivo è quello di fornire statistiche di presenze e produzione oltre che in funzione dei suddetti parametri (raffrontabili con budget per singolo venditore) anche relativamente agli eventi a cui la struttura ha partecipato (Eventi Sales), che hanno determinato la contrattualizzazione delle agenzie, valutandone la redditività. Ciascun venditore (persona o Azienda di Servizi) potrà essere responsabile di altri Sales. A ciascun sales possono essere affidate delle aree geografiche e dei budget personalizzati per ogni venditore. Nuconga Abstract - Rev. 11 del 23/11/2005 Pag. 35 di 61