MQA - Manuale del SGI

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1 Pagina 1 di 72 Manuale del SISTEMA di GESTIONE INTEGRATO QUALITÀ, AMBIENTE, SICUREZZA E RESPONSABILITÀ SOCIALE

2 Pagina 2 di 72 Ed 2 Rev 2 Ed 2 Rev 1 Ed. 2 Rev 0 Integrazione con modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/ /05/2012 Eliminazione processo LV in biotunnel (P14) precisazioni su alta direzione e rappresentante nuova sottoscrizione Politica precisazione su ruoli e responsabilità in assenza del DG 14/10/2009 Adeguamento a norma Uni En Iso 9001:2008 Revisione generale e linguistica RSGI RSGI Presidente RSGI RSGI Presidente RSGI RSGI Direttore Generale 07 Ottobre Agosto Giugno Maggio Dicembre Novembre Settembre Dicembre 2004 Estensione al sistema di gestione sicurezza e integrazione con SA8000 Implementazione ed estensione territoriale del SGQA Recepimento indicazioni audit di sorveglianza 12 e 13 giugno Eliminazione par Modifica paragrafo Esclusioni Inserimento impegno a comunicazione aspetti ambientali Rinumerazione capitoli Revisione generale Recepimento indicazioni stage II certificazione e 9001 Recepimento indicazioni stage I certificazione ISO 14001:2004 Revisione per aggiornamento ISO 14001:2004 Emissione RSGI RSGI Direttore RSGQA RSGQA Direttore RSGQA RSGQA Direttore RSGQA RSGQA Direttore RSGQA RSGQA Direttore RSGQA RSGQA Direttore RSGQA RSGQA Direttore RSGQA RSGQA Direttore RSGQA RSGQA Direttore REV. DATA DESCRIZIONE MODIFICA REDATTO CONTROLLATO APPROVATO

3 Pagina 3 di 72 SOMMARIO PREMESSA SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE GENERALITÀ DELL AZIENDA APPLICAZIONE Outsourcing Esclusioni RIFERIMENTI NORMATIVI TERMINI E DEFINIZIONI ABBREVIAZIONI E NOTE ALLA CONSULTAZIONE CORRISPONDENZE DEL PRESENTE MANUALE CON LE NORME UNI-EN-ISO 9001:2008, UNI-EN- ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, SA 8000: SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO PER LA QUALITÀ, E L AMBIENTE, LA SICUREZZA E LA RESPONSABILITÀ SOCIALE REQUISITI GENERALI Struttura del SGI Approccio per processi Descrizione dei processi DOCUMENTAZIONE DEL SGI Generalità Gestione della Documentazione Gestione delle Registrazioni RESPONSABILITA DELLA DIREZIONE GENERALE IMPEGNO DELLA DIREZIONE ATTENZIONE ALLE TERZE PARTI INTERESSATE Accesso e gestione delle prescrizioni tecnico normative Identificazione e valutazione degli aspetti ambientali Identificazione dei rischi per la sicurezza e la salute dei lavoratori POLITICA PER LA QUALITÀ, L AMBIENTE, LA SICUREZZA E LA RESPONSABILITÀ SOCIALE PIANIFICAZIONE Obiettivi, traguardi e Programmi di miglioramento RESPONSABILITÀ, AUTORITÀ E COMUNICAZIONE Definizione e comunicazione di ruoli e responsabilità Responsabilità per la qualità, l ambiente, la sicurezza e la responsabilità sociale Comunicazione interna RIESAME DELLA DIREZIONE... 32

4 Pagina 4 di 72 6 GESTIONE DELLE RISORSE MESSA A DISPOSIZIONE DELLE RISORSE RISORSE UMANE Formazione e sviluppo delle competenze INFRASTRUTTURE Edifici Infrastrutture informatiche Automezzi e attrezzature AMBIENTE DI LAVORO Pulizia degli ambienti di lavoro Misure di prevenzione e protezione Sorveglianza sanitaria AMBIENTE NATURALE Gestione aspetti ambientali RISORSE ECONOMICHE GESTIONE DEI PROCESSI DI PRODUZIONE PIANIFICAZIONE PROCESSI RELATIVI ALLE PARTI INTERESSATE Requisiti delle parti interessate Comunicazione con le parti interessate PROGETTAZIONE E SVILUPPO APPROVVIGIONAMENTO Processo di approvvigionamento Informazioni sull approvvigionamento Verifica dei prodotti approvvigionati e gestione scorte e magazzino VALORIZZAZIONE E PRETRATTAMENTO DEI RIFIUTI Programmazione produzione Accettazione rifiuti in ingresso Controllo dei processi produttivi Stoccaggio, identificazione e rintracciabilità e dei rifiuti Vendita prodotto finito GESTIONE DEI DISPOSITIVI DI MISURA DI CERMEC MISURAZIONI, ANALISI E MIGLIORAMENTO GENERALITÀ MONITORAGGIO E MISURAZIONI Misurazione del grado di soddisfazione del cliente o delle parti interessate Audit del Sistema di Gestione Misurazione dei processi Misurazione dei prodotti Valutazione del rispetto delle prescrizioni GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ E AZIONI CORRETTIVE E/O PREVENTIVE. PROBLEMATICHE Preparazione e risposta alle emergenze ANALISI DEI DATI MIGLIORAMENTO ULTERIORI ASPETTI DELLA RESPONSABILITÀ SOCIALE LAVORO INFANTILE Scopo Premessa... Errore. Il segnalibro non è definito Opposizione all utilizzo... 63

5 Pagina 5 di Impieghi del bambino o del giovane lavoratore... Errore. Il segnalibro non è definito. 9.2 LAVORO OBBLIGATO Scopo Premessa Straordinari Ferie e permessi Penali Prestiti SALUTE E SICUREZZA Scopo Analisi dei rischi Formazione continua del personale Disattenzione alle prescrizioni stabilite Manutenzione infrastrutture Servizi igienici e locali comuni LIBERTÀ DI ASSOCIAZIONE E DIRITTO ALLA CONTRATTAZIONE COLLETTIVA Premessa Contrattazione collettiva Libertà di associazione DISCRIMINAZIONE Scopo Definizione delle competenze Ricerca e selezione del personale Definizione della retribuzione iniziale Definizione del periodo di prova Formazione Organizzazione del lavoro straordinario Organizzazione delle ferie Licenziamento Pensionamento Libertà di esercizio dei diritti della persona Tutela del personale Registrazione sul personale Lavoro interinale Categorie protette PROCEDURE DISCIPLINARI Scopo Generalità Tipologia delle sanzioni applicabili Comportamenti sanzionabili Controdeduzioni Responsabilità e registrazioni ORARIO DI LAVORO Scopo Rapporto tra CCNL e SA Analisi del CCNL Legislazione sul lavoro part-time Orario di lavoro Organizzazione del lavoro straordinario... 71

6 Pagina 6 di RETRIBUZIONE Scopo Salario Trattenute e leggibilità della busta paga Modalità di erogazione ELENCO ALLEGATI... 72

7 Pagina 7 di 72 PREMESSA Cermec ho da tempo deciso di adottare un Sistema di Gestione aziendale per migliorare le proprie attività in settori importanti: la qualità del servizio offerto ai propri clienti; la gestione dei propri impatti ambientali per ridurre il più possibile gli effetti e le conseguenze delle proprie attività sull ambiente circostante e i cittadini che vi abitano o lavorano; la tutela della salute e sicurezza dei propri dipendenti e la responsabilità sociale ed etica del proprio fare impresa. Per raggiungere questi risultati Cermec ha scelto di adottare un sistema di gestione integrato, sulla base delle norme volontarie internazionali applicabili a questi aspetti: per la Qualità la UNI EN ISO 9001:2008, per la gestione ambientale la UNI EN ISO 14001:2004, per la Sicurezza e la salute dei lavoratori la OHSAS 18001:2007 e per la Responsabilità Sociale la SA8000:2008. Queste norme offrono infatti alle aziende che decidono di seguirle, la possibilità di analizzare le proprie attività, controllare con efficacia e perseguire gli obiettivi di miglioramento continuo che rappresenta il minimo comun denominatore di tutti gli standard volontari. Questo Manuale è stato dunque realizzato per fornire a tutte le parti interessate, interne ed esterne, una descrizione chiara e sintetica di come Cermec attua e rende operative le proprie attività e di come vengono soddisfatti i requisiti delle norme di riferimento. Il documento, assieme alla Politica per la Qualità, l Ambiente, la Sicurezza e la Responsabilità Sociale, pubblicata nelle pagine seguenti, è quindi anche espressione dell impegno dell azienda verso i clienti, la comunità, i soci e le autorità amministrative e di controllo. Il manuale è strutturato seguendo le norme volontarie applicate, secondo la tabella di corrispondenza riportata al paragrafo 3.2. Le parti relative all etica (norma SA8000), per gli aspetti non corrispondenti ad altri punti delle norme UNI-EN-ISO 9001 e e BS-OHSAS 18001, sono riportate nel capitolo 9. Il Presidente Ugo Bosetti

8 Pagina 8 di 72 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Generalità dell Azienda CERMEC, Consorzio Ecologia e Risorse di Massa e Carrara S.p.a., è una società pubblica, partecipata dai Comuni di Carrara (48%) e di Massa (47%) e dalla Provincia di Massa-Carrara (5%). Costituita negli anni '60 come azienda consortile, solo dal 1992 assume direttamente la gestione dell impianto di selezione e compostaggio dei rifiuti di via Dorsale (zona industriale) a Massa, diventando nel 2001 società per azioni, nel rispetto della più recente normativa in tema di servizi pubblici locali. Cermec gestisce il trattamento e lo smaltimento dei rifiuti urbani e la valorizzazione delle raccolte differenziate. Il servizio di smaltimento dei rifiuti urbani interessa gli enti soci e i maggiori comuni della Provincia di Massa-Carrara ( abitanti). Per determinate merceologie, Cermec offre i propri servizi anche ad altri anche enti locali della stessa provincia e di altre limitrofe (Pisa, Lucca, Livorno, La Spezia). Le attività industriali si svolgono nello stabilimento di via Dorsale e in quello contiguo di via Longobarda, nella Zona Industriale Apuana. Con oltre 50 dipendenti e un fatturato annuo di circa 15,4 milioni di euro nel 2012, Cermec è una presenza fondamentale nel panorama dei servizi pubblici locali, ma anche una delle maggiori realtà industriali del territorio. L'azienda è associata a Federambiente e all Associazione Industriale di Massa-Carrara. L azienda è molto attenta ai temi della qualità ambientale e dell'educazione: svolge numerose iniziative di sensibilizzazione e di informazione, pubblica materiali didattici (cartacei e su supporto digitale) rivolti principalmente alle scuole. Le attività industriali si svolgono su distinte linee produttive, in grado di trattare diversi tipi di rifiuti: rifiuti indifferenziati con la produzione di FOS (frazione organica stabilizzata o compost grigio ) dalla parte organica e l avviamento della parte secca a impianti esterni per la sua valorizzazione come combustibile derivato da rifiuti (CDR); rifiuti organici domestici (FORSU) e mercatali per la produzione di compost misto di qualità (ammendante compostato misto); frazione verde (sfalci, potature, ramaglie) e materiali compostabili misti (lignocellulosici) per la produzione di compost verde di qualità (ammendante compostato verde, iscritto nell elenco dei fertilizzanti per agricoltura biologica e riconosciuto col marchio di qualità CIC), compost misto di qualità (ammendante compostato misto) e ammendante semplice non compostato; fanghi da depurazione di reflui civili per la produzione di ammendante compostato misto o per il loro condizionamento e il successivo invio per lo spandimento controllato in agricoltura; rifiuti plastici da raccolta differenziata che dopo una ulteriore selezione manuale e la pressatura vengono inviati alle aziende che li utilizzeranno per il riciclo (accordi con Corepla e privati); rifiuti cellulosici da raccolta differenziata (carta e cartone) da inviare alle aziende che li utilizzeranno per il riciclo (accordi con Comieco e privati);

9 Pagina 9 di 72 legno e imballaggi in legno che dopo la triturazione vengono inviati alle aziende che li utilizzeranno a recupero o come materia prima seconda, per la produzione di pannelli truciolati, o come fonte energetica quali biomasse. Applicazione Il manuale descrive i principali elementi del Sistema di Gestione Integrato per la Qualità, l Ambiente, la Sicurezza e la Responsabilità Sociale (SGI) che Cermec ha deciso di adottare e applicare per consolidare il proprio impegno per il miglioramento continuo delle proprie attività. Attraverso l efficace applicazione del Sistema e del processo di miglioramento continuo, Cermec intende: soddisfare, pienamente e costantemente, le esigenze del cliente e delle parti interessate; garantire alle generazioni future un patrimonio ambientale integro, attraverso il risparmio e il rinnovo delle risorse, e la prevenzione dell inquinamento; raggiungere e a dimostrare un buon livello di prestazione ambientale, tenendo sotto controllo gli impatti sull ambiente delle proprie attività, prodotti e servizi, coerentemente con la propria politica ambientale e con i propri obiettivi ambientali; garantire a quanti lavorano per l azienda o per conto di Cermec livelli sempre maggiori di tutela della salute e della sicurezza sul lavoro, impegnandosi nella prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali; assicurare l eticità della propria filiera produttiva per garantire il rispetto dei diritti umani, dei diritti dei lavoratori, la tutela contro lo sfruttamento dei minori e le garanzie di sicurezza e salubrità sul posto di lavoro. Il SGI di CERMEC si applica a tutti i processi connessi alle seguenti attività dell impianto di trattamento rifiuti : trattamento dei rifiuti urbani indifferenziati mediante separazione meccanica e successiva conversione in frazione organica stabilizzata della frazione umida; produzione di ammendanti compostati di qualità, verde e misto, mediante triturazione e compostaggio di rifiuti di origine vegetale e di rifiuti organici domestici da raccolta differenziata; valorizzazione delle frazioni secche recuperabili da raccolta differenziata e da selezione meccanica mediante ulteriore selezione, lavorazione e invio per il riutilizzo ad aziende esterne, nel quadro degli accordi con i consorzi di filiera e con privati. Il manuale è rivolto alle parti interessate esterne all azienda per fornire una sintesi chiara dell approccio di Cermec alla gestione per la qualità, l ambiente e la sicurezza; è inoltre destinato al proprio personale per la corretta applicazione del SGI, conformemente ai requisiti delle norme ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, SA 8000: Outsourcing Attualmente Cermec non affida all esterno, in outsourcing, alcun processo che sia direttamente

10 Pagina 10 di 72 legato alla realizzazione dei propri prodotti. Cermec può tuttavia ritenere opportuno ricorrere all esternalizzazione di alcuni servizi, come le attività di supporto alla progettazione e sviluppo, alcune specifiche attività di manutenzione su macchinari, impianti e attrezzature, le attività di house-keeping e di pulizia, sia industriale sia degli uffici o la disinfestazione di spazi aperti o dei locali. In tutti questi casi, Cermec assicura la gestione di queste attività sulla base del proprio SGI (per le parti applicabili), sia nella fase di pianificazione e attuazione sia in quelle dei controlli e monitoraggi, conformemente oltre che alla norma Uni-En-Iso 9001:2008, alle norme in materia di salute e sicurezza sul lavoro, a quelle fissate dallo standard BS-OHSAS 18001:2007 e a quelle in materia ambientale contenute nella Uni-En-Iso 14001:2004. In ogni caso, i processi affidati in outsourcing si svolgono pressoché esclusivamente all interno degli stabilimenti aziendali Esclusioni Dal campo di applicazione del Sistema di Gestione Integrato di Cermec sono esclusi i seguenti requisiti della norma ISO 9001:2008: validazione dei processi di produzione ed erogazione di servizi (7.5.2) tutti i processi di produzione ed erogazione del servizio sono controllati con prove, misure e monitoraggi; pertanto è da escludere che eventuali carenze possano manifestarsi solo ad avvenuta utilizzazione del prodotto o erogazione del servizio proprietà del cliente (7.5.4) i processi di produzione ed erogazione del servizio non prevedono la gestione, il trattamento o l utilizzo di beni di proprietà di terzi (esempio documenti di progetto, procedure, specifiche o altra documentazione fornita dal cliente). 2 Riferimenti normativi Le norme scelte come riferimento per il Sistema di Gestione Integrato sono: UNI EN ISO 9001:2008, Sistemi di gestione per la qualità UNI EN ISO 14001:2004, Sistemi di gestione ambientale BS-OHSAS 18001:2007, Sistemi di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro - Requisiti SA 8000:2008, Responsabilità sociale Nello sviluppo del SGI sono state considerate, quando ritenuto necessario, anche le indicazioni contenute nelle seguenti norme: UNI EN ISO 9000:2000 Sistemi di Gestione per la Qualità Fondamenti e terminologia UNI EN ISO 9004:2000 Sistemi di Gestione per la Qualità Linee guida per il miglioramento delle prestazioni UNI EN ISO 14004:2005 Sistemi di Gestione Ambientale

11 Pagina 11 di 72 Linee guida su principi, sistemi e tecniche di supporto UNI EN ISO 19011:2012 Linee guida per gli audit di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale BS-OHSAS 18002:2008 Linee guida per l attuazione della norma 18001:2007 Inoltre il SGI di Cermec fa riferimento a tutte le norme comunitarie, nazionali e regionali applicabili alle proprie attività e agli altri requisiti cogenti, come le autorizzazioni amministrative all esercizio dell attività. Le modalità di accesso e di aggiornamento delle norme applicabili sono descritte nella procedura P03 Prescrizioni legali. A seguito della definitiva implementazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 (con l'avvenuta nomina dell'organismo di vigilanza), il Sistema di Gestione Integrato QASSa di Cermec viene ulteriormente integrato con tale modello, in particolare per quanto concerne le procedure operative relative alla prevenzione dei reati in materia di SSL e quelli in materia Ambientale. 3 Termini e definizioni Per integrare la terminologia presente nelle norme UNI EN ISO 9000:2000, Uni EN ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 e SA 8000:2008 è di seguito indicato il significato di alcuni termini e definizioni. Aspetto ambientale: Elemento di un'attività, prodotto o servizio di un'organizzazione che può interagire con l'ambiente. Azione correttiva: Azione da intraprendere per eliminare la causa di un problema (nonconformità) i cui effetti negativi siano già evidenti. Azione preventiva: Azione da intraprendere per eliminare la causa di un problema (nonconformità) potenziale. Azione di rimedio per i bambini: Forme di sostegno e azioni necessarie per la sicurezza, la salute, l educazione e lo sviluppo dei bambini che sono stati sottoposti a lavoro infantile. Bambino: Persona con meno di 15 anni di età; se le leggi locali sull età minima prevedono un età più alta per il lavoro o per la scuola dell obbligo si applica l età più alta. Fornitore: Organizzazione o persona che fornisce un prodotto (es. produttore, distributore, dettagliante, venditore di un prodotto, erogatore di un servizio o di informazioni). Giovane lavoratore: Lavoratore che supera l età di bambino e che ha un età inferiore ai 18 anni. Lavoro infantile: Lavoro obbligato: Lavoro effettuato da un bambino (che ha un età inferiore all età specificata nella definizione di bambino sopra riportata), a eccezione di quanto è previsto dalla Raccomandazione ILO 146. Lavoro o servizio ottenuto da una persona minacciata di una qualsiasi penale e per il quale la persona non si è offerta volontariamente.

12 Pagina 12 di 72 Non conformità: Mancato raggiungimento di uno standard o mancato soddisfacimento di un requisito. La nozione di non conformità comprende anche quella di problematica ai sensi della norma SA Obiettivo di miglioramento: Livello di qualità superiore allo standard minimo imposto dalla Pubblica Amministrazione, previsto da un contratto o definito volontariamente da Cermec all interno di una procedura. Organizzazione: Processo: Insieme di persone e di mezzi, con definite responsabilità, autorità e interrelazioni (es. società, raggruppamento di società, azienda, impresa, istituzione, organismo umanitario, concessionario, associazione o loro parti o combinazioni). Insieme di attività tra loro correlate o interagenti e rivolte alla produzione di uno specifico output. Standard: Livello di qualità minimo garantito dall azienda, imposto dalla Pubblica Amministrazione, previsto da un contratto o definito volontariamente da Cermec all interno di una procedura. Trattamento di una non-conformità: Azione da intraprendere per eliminare l effetto negativo, già verificato, di un problema (non-conformità). Abbreviazioni e note alla consultazione Nel manuale, nelle procedure a esso collegate e negli altri documenti del Sistema di Gestione Integrato vengono spesso utilizzate abbreviazioni per rendere più scorrevole la descrizione degli elementi e dei processi.

13 Pagina 13 di 72 ABBREVIAZIONE DEFINIZIONE ISO UNI EN SGI RSGI SPP RSPP ASPP RP RI CdA DG MC RLS / RLSA ILO RL* RMan RLab RAcq RComm SAI BSI OHSAS MQA International Standard Organization Ente Nazionale Italiano di Unificazione European Norm Sistema di Gestione integrato per la Qualità, l Ambiente, la Sicurezza e la Responsabilità Sociale Responsabile Sistema di gestione integrato Qualità Ambiente Sicurezza e Responsabilità Sociale Servizio di Prevenzione e Protezione Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione Addetto al Servizio di Prevenzione e Protezione Responsabile Produzione Responsabile Dipartimento - Impianti Consiglio di Amministrazione Direttore Generale Medico Competente Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, l ambiente e l etica International Labour Organization Responsabile Linea (seguito da acronimo della linea produttiva) Responsabile Manutenzione Responsabile Laboratorio Responsabile Acquisti e magazzino Responsabile Commerciale Social Accountability International British Standards Institute Occupational Health & Safety Manuale del Sistema di Gestione integrato Qualità Ambiente Salute e sicurezza Responsabilità Sociale Nota: qualora nel testo del presente manuale e nelle procedure si faccia riferimento alla figura del direttore generale (DG) tale riferimento va inteso alla figura del presidente del CdA. A seguito delle dimissioni del precedente DG e della deliberazione 1 del Cda del 14/02/2012, allo stesso presidente sono stati affidati i compiti e le prerogative statutariamente assegnate al DG. Pertanto è da intendersi che lo stesso Presidente assume il ruolo di rappresentante dell Alta Direzione.

14 Pagina 14 di 72 Corrispondenze del Manuale con le norme volontarie Il manuale segue la struttura utilizzata dalla norma ISO 9001:2008. Si riporta di seguito una tabella di corrispondenze, in cui ogni punto della norma ISO 9001:2008 è in correlazione con il corrispondente paragrafo del manuale e coi relativi capitoli delle norme ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 e SA 8000:2008. ISO 9001:2008 Manuale SGI ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 SA 8000: Scopo e campo di applicazione 1 Scopo e campo di applicazione 1.1 Generalità 1.1 Generalità dell Azienda 1.2 Applicazione 1.2 Applicazione 2 Riferimenti 2 Riferimenti normativi 3 Termini e definizioni 4 Sistema di gestione per la qualità 4.1 Requisiti generali 4.2 Requisiti relativi alla documentazione Normativi 3 Termini e definizioni 4 Sistema di gestione per la qualità e l ambiente 4.1 Requisiti generali 4.2 Documentazione SGQA 1 Scopo e campo di applicazione 2 Riferimenti normativi 3 Termini e definizioni 4 Requisiti del Sistema di gestione ambientale 1 Scopo e campo di applicazione 2 Riferimenti normativi 3 Termini e definizioni 4 Requisiti del Sistema di gestione ambientale I Scopo e campo di applicazione II Riferimenti normativi III Termini e definizioni (IV) 9. Sistemi di Gestione 4.1 Requisiti generali 4.1 Requisiti generali 9.14 Registrazioni Documentazione Documentazione Manuale della qualità Documentazione Documentazione 9.14 Registrazioni Tenuta sotto controllo dei documenti Tenuta sotto controllo delle registrazioni 5 Responsabilità della Direzione 5.1 Impegno della Direzione 5.2 Attenzione focalizzata al cliente 5.3 Politica per la qualità Gestione della documentazione Gestione delle registrazioni 5 Responsabilità della Direzione Generale Impegno della Direzione 5.2 Attenzione alle terze parti interessate Accesso e gestione delle prescrizioni tecnico/normative 5.3 Politica per la qualità, l ambiente, la salute e sicurezza e la responsabilità sociale Controllo dei documenti Controllo delle registrazioni Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Aspetti ambientali Accesso alle prescrizioni legali ed altre 4.2 Politica ambientale Controllo dei documenti Controllo delle registrazioni Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Identificazione dei pericoli, valutazione del rischio e determinazione dei controlli Accesso alle prescrizioni legali ed altre 4.2 Politica della Salute e della Sicurezza 9.14 Registrazioni 9.1 Politica

15 Pagina 15 di 72 ISO 9001:2008 Manuale SGI ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 SA 8000: Pianificazione 5.4 Pianificazione 4.3 Pianificazione 4.3 Pianificazione Obiettivi per la qualità Pianificazione del sistema di gestione per la qualità 5.5 Responsabilità autorità e comunicazione Comunicazione interna 5.6 Riesame da parte della Direzione Obiettivi traguardi e programmi di miglioramento Obiettivi traguardi e programmi di miglioramento 5 Responsabilità della Direzione Generale Comunicazione interna 5.6 Riesame della Direzione Obiettivi e traguardi e programma/i Obiettivi e traguardi e programma/i Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Comunicazione 4.6 Riesame della Direzione Obiettivi e traguardi e programma/i Obiettivi e traguardi e programma/i Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Comunicazione, Partecipazione e Consultazione 4.6 Riesame della Direzione 9.5 Pianificazione e implementazione 9.3 Rappresentanti dell azienda 9.5 Pianificazione e implementazione 9.2 Riesame della Direzione 6 Gestione delle risorse 6.1 Messa a disposizione delle risorse 6 Gestione delle risorse 6.1 Messa a disposizione delle risorse 6.2 Risorse umane 6.2 Risorse umane Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Competenza, formazione e consapevolezza Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Competenza, formazione e consapevolezza 9.5 Pianificazione e implementazione 9.2 Riesame della Direzione 6.3 Infrastrutture 6.3 Infrastrutture 6.4 Ambiente di lavoro 6.4 Ambiente di lavoro Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Risorse, ruoli, responsabilità e autorità 9.5 Pianificazione e implementazione 7 Realizzazione del prodotto 7.1 Pianificazione e realizzazione del prodotto 7.2 Processi relativi al cliente Determinazione dei requisiti relativi al prodotto Riesame dei requisiti relativi al prodotto Comunicazione con il cliente 7 gestione dei processi di produzione 7.1 Pianificazione 7.2 Processi relativi alle parti interessate Requisiti delle parti interessate Comunicazione con le parti interessate 4.4 Attuazione e funzionamento Controllo operativo Comunicazione 4.4 Attuazione e funzionamento Controllo operativo Comunicazione, Partecipazione e Consultazione 9.12 Comunicazione esterna 7.3 Progettazione e sviluppo 7.3 Progettazione e sviluppo Controllo operativo Controllo operativo Processo di approvvigionamento Informazioni per l approvvigionamento Processo di approvvigionamento Informazioni per l approvvigionamento Controllo operativo Controllo operativo 9.6 / 9.9 Controllo dei Fornitori

16 Pagina 16 di 72 ISO 9001:2008 Manuale SGI ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 SA 8000: Verifica dei prodotti approvvigionati Tenuta sotto controllo delle attività di produzione e di erogazione di servizi Validazione dei processi di produzione e di erogazione dei servizi Identificazione e rintracciabilità Conservazione dei prodotti 7.6 Tenuta sotto controllo dei dispositivi di monitoraggio e di misurazione Verifica dei prodotti approvvigionati e gestione magazzino 7.5 Valorizzazione pretrattamento dei rifiuti Stoccaggio, identificazione e Rintracciabilità dei rifiuti 7.6 Gestione dei dispositivi di misura di CERMEC. S.p.A Controllo operativo Sorveglianza e misurazioni Controllo operativo Sorveglianza e misurazioni 9.5 Pianificazione e implementazione 8 misurazioni, analisi e miglioramento 8 misurazioni, analisi e miglioramento 4.5 Verifica 4.5 Verifica 8.1 Generalità (misurazione, analisi e miglioramento) 8.2 Monitoraggi e misurazioni 8.1 Generalità 8.2 Monitoraggi e misurazioni Sorveglianza e misurazioni Sorveglianza e misurazioni Valutazione del rispetto delle prescrizioni Sorveglianza e misurazioni Sorveglianza e misurazioni Valutazione del rispetto delle prescrizioni 9.5 Pianificazione e implementazione Soddisfazione del cliente Audit interno Monitoraggio e misurazione dei processi Monitoraggio e misurazione dei prodotti Soddisfazione del cliente Audit del sistema di Gestione Monitoraggio e misurazione dei processi Monitoraggio e misurazione dei prodotti Valutazione del rispetto delle prescrizioni Audit interno Audit interno Sorveglianza e misurazioni Valutazione del rispetto delle prescrizioni Sorveglianza e misurazioni Valutazione del rispetto delle prescrizioni Sorveglianza e misurazioni Valutazione del rispetto delle prescrizioni Sorveglianza e misurazioni Valutazione del rispetto delle prescrizioni Investigazione degli incidenti, non conformità, azioni correttive e preventive (solo titolo) Investigazione degli incidenti

17 Pagina 17 di 72 ISO 9001:2008 Manuale SGI ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 SA 8000: Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi Azioni Correttive Azioni Preventive 8.3 Gestione delle non conformità e azioni correttive /preventive Preparazione e risposta alle emergenze 8.4 Analisi dei dati 8.4 Analisi dei dati Miglioramento continuo 8.5 Miglioramento 9 Aspetti della responsabilità sociale Non conformità, azioni correttive e azioni preventive Preparazione e risposta alle emergenze sorveglianza e misurazioni Non conformità, azioni correttive e azioni preventive 4.6 Riesame della Direzione Non conformità, azioni correttive e azioni preventive Preparazione e risposta alle emergenze sorveglianza e misurazioni Non conformità, azioni correttive e azioni preventive 4.6 Riesame della Direzione 9.10 / 9.11 Problematiche e azioni correttive 9.5 Pianificazione e implementazione 9.1 Lavoro infantile 1 Lavoro infantile 9.2 Lavoro obbligato 2 Lavoro obbligato 9.3 Salute e sicurezza 9.4 Libertà di associazione / Diritto contrattazione 3 Salute e sicurezza 4 Libertà di associazione / Diritto contrattazione 9.5 Discriminazione 5 Discriminazione 9.6 Procedure disciplinari 6 Procedure disciplinari 9.7 Orario di lavoro 7 Orario di lavoro 9.8 Retribuzione 8 Retribuzione

18 Pagina 18 di 72 4 Sistema di Gestione Integrato per la Qualità, l ambiente, la Sicurezza e la Responsabilità Sociale (SGI) Requisiti generali Struttura del SGI Il Sistema di Gestione Integrato è l insieme di risorse, responsabilità e modalità di lavoro necessarie per l attuazione della politica aziendale. Gli elementi fondamentali del SGI, che la Direzione riesamina almeno una volta all anno e aggiorna in funzione degli obiettivi aziendali, sono: la Politica per la Qualità, l Ambiente e la Sicurezza contenente gli impegni del Direttore nei confronti di clienti e portatori di interesse; la Matrice dei processi del SGI contenente l elenco dei processi e sottoprocessi aziendali e, per ognuno di essi, le funzioni responsabili, gli indicatori necessari per il monitoraggio e i documenti dell SGI che definiscono modalità e responsabilità di gestione; il Pannello di Controllo della Qualità, Ambiente e Sicurezza contenente gli indicatori necessari per monitorare i processi aziendali, gli standard minimi di qualità, di prestazione ambientale e di salute e sicurezza associati ai servizi erogati, gli eventuali obiettivi di miglioramento e i risultati del monitoraggio periodico dei processi; il Piano di Miglioramento contenente per ogni obiettivo di miglioramento i relativi responsabili, le scadenze e i programmi attuativi; il Piano di Comunicazione Esterna contenente gli interventi da svolgere per informare e coinvolgere i vari portatori di interesse nel raggiungimento degli obiettivi aziendali; il Piano di Formazione contenente gli interventi da svolgere per mantenere e migliorare le competenze del personale aziendale; il Piano di Emergenza il Programma degli Audit Interni contenente gli interventi di verifica della corretta ed efficace applicazione SGI da parte del personale e della struttura organizzativa in genere; il Registro degli aspetti Ambientali contenente attività, prodotti o servizi dell azienda in grado di incidere sull ambiente e il loro grado di significatività in relazione all entità degli impatti prodotti; il Documento di Valutazione dei Rischi contenente l identificazione e la valutazione dei rischi cui sono soggetti i lavoratori e le misure necessarie al miglioramento continuo delle condizioni di lavoro all interno dell azienda; il Registro/Scadenzario degli adempimenti legali contenete responsabilità e scadenze circa l adempimento alle norme applicabili all azienda; A questi si aggiungono i documenti che definiscono responsabilità e modalità di attuazione dei processi aziendali: il Manuale del Sistema di Gestione Integrato (documentazione di livello A); le Procedure (documentazione di livello B) che definiscono compiti e responsabilità, nonché le modalità esecutive delle fasi dei processi aziendali;

19 Pagina 19 di 72 le Istruzioni Operative (documentazione di livello C) che contengono le istruzioni di lavoro dettagliate; la Modulistica del Sistema Qualità Ambiente Sicurezza (documentazione di livello D) moduli o matrici, liste di controllo, eccetera che il personale utilizza per pianificare le attività e registrarne i risultati Approccio per processi Cermec promuove l approccio per processi, cioè l analisi sistematica delle attività che contribuiscono a trasformare i requisiti del cliente e quelli delle parti interessate in servizi forniti. L approccio per processi permette di mantenere un controllo sui legami, le interazioni e le combinazioni fra i singoli processi. L azienda ha individuato quattro tipi di processo: processi direzionali che definiscono e trasmettono a tutta la struttura organizzativa la politica e gli obiettivi aziendali; processi di supporto che comprendono tutte le attività necessarie alla gestione della struttura, intesa come insieme di uomini, mezzi, macchine, impianti e strumenti; processi primari che trasformano le risorse in ingresso in servizi e prodotti per il cliente; processi di miglioramento che comprendono tutte le attività in grado di controllare e migliorare nel tempo i processi di produzione e l intero sistema. Ogni processo è pianificato, attuato, controllato e periodicamente riesaminato secondo il modello Plan, Do, Check, Act, conosciuto come ciclo di Deming. In particolare, per ogni processo sono definite: le procedure e/o le istruzioni con le responsabilità e le modalità di esecuzione delle attività necessarie all efficace funzionamento e controllo di processi; gli indicatori necessari per la misurazione, il monitoraggio e l analisi delle prestazioni e sottoposti ai riesami del Comitato di Direzione; gli standard prestazionali o gli obiettivi di miglioramento del processo Descrizione dei processi I processi aziendali ai quali si applica il SGI e le loro caratteristiche e interrelazioni sono descritti nel documento Matrice dei processi. Questo documento descrive, per ogni processo, i sottoprocessi, le funzioni responsabili, gli indicatori di prestazione e i metodi di gestione (procedure e/o istruzioni). Di seguito si riporta lo schema su cui è realizzata la suddivisione dei processi all interno del ciclo di Deming.

20 Pagina 20 di 72 MIGLIORAMENTO CONTINUO Input Pianificazione Requisiti del Cliente Aspetti ambientali Aspetti relativi alla SSL ed etici Attuazione Controllo Processi di Miglioramento Input Output Soddisfazione del Cliente

21 Pagina 21 di 72 Documentazione del SGI Generalità La documentazione del SGI è la fonte di tutte le informazioni del sistema: lo descrive, definisce le azioni da intraprendere, le modalità di attuazione, il chi fa che cosa, quali registrazioni devono essere mantenute e per quanto tempo. Tutta questa documentazione, che comprende documenti e registrazioni, è gestita in modo controllato per garantirne la legittimità, l identificabilità e la diffusione corretta all interno dell azienda. La documentazione del SGI comprende: documenti di processo manuale, procedure, operative, matrici e diagrammi di flusso, descrivono chi fa che cosa e le modalità di conduzione delle diverse attività registrazioni riportano i risultati o evidenziano le attività svolte documenti di origine esterna o leggi, norme e autorizzazioni relative all impianto, ai servizi e alle attività aziendali o manuali operativi a supporto di uso/manutenzione apparecchi e impianti o certificati analitici relativi alle misurazioni svolte sull impianto da laboratori esterni o convenzioni di affidamento e contratti di servizio con aziende private e con i Comuni del territorio provinciale e limitrofi o comunicazioni da parte di enti di controllo o da altre parti interessate Gestione della Documentazione La documentazione del SGI è elencata nel documento P01M01 Elenco procedure SGI,, che ne indica il titolo, la data di rilascio e lo stato di ultima revisione. Il documento si trova sulla rete aziendale che viene aggiornata dal RSGI. La documentazione di origine esterna è riportata in appositi paragrafi delle procedure, insieme alle modalità di gestione. La procedura P01 Gestione della documentazione è stata elaborata per tenere sotto controllo l emissione delle regole aziendali (contenute nei documenti) e la loro diffusione. La documentazione viene redatta dai Responsabili di Processo e, prima di essere trasmessa al personale interessato, viene verificata dal RSGI e approvata dal Direttore. Gli stessi Responsabili di Processo sono responsabili della formazione dei propri collaboratori: devono diffondere e spiegare le procedure e le istruzioni operative e devono verificare la loro corretta applicazione.

22 Pagina 22 di Gestione delle Registrazioni Le registrazioni sono documenti di grande importanza per il SGI, perché consentono di determinarne l effettiva attuazione e la conformità ai requisiti applicabili derivanti dalle norme volontarie, da leggi o da accordi contrattuali di vario genere. Procedure e istruzioni operative indicano le registrazioni necessarie a monitorare i processi aziendali, gli aspetti ambientali significativi individuati sulla base dell Analisi Ambientale Iniziale e i rischi per la salute e la sicurezza sul lavoro individuati nell ambito della valutazione dei rischi. Per garantire l attendibilità e l utilità di queste registrazioni, Cermec ne ha definito i criteri di identificazione, conservazione/eliminazione e rintracciabilità/protezione nella procedura P02 Gestione delle Registrazioni. In particolare, valgono i seguenti principi: 1. il trattamento dei dati sensibili e personali secondo quanto previsto dal D.Lgs. 196/03 e smi, è dettagliatamente descritto nel Documento Programmatico sulla Sicurezza (DPS). Esso specifica chi gestisce le registrazioni contenenti dati personali e le relative modalità di gestione. Per quanto riguarda i dati trattati con mezzi informatici specifica la gestione delle password, dei back-up, dei gruppi di continuità e la protezione dai virus informatici. 2. le registrazioni obbligatorie sono individuate dai Responsabili di Processo sulla base delle prescrizioni legali applicabili, elencate nel Registro degli Adempimenti secondo quanto specificato dalla Procedura P03 Accesso e aggiornamento delle prescrizioni applicabili. 3. i Responsabili di Processo identificano le registrazioni necessarie a controllare i processi affidati alla loro responsabilità. Queste registrazioni servono a monitore i risultati delle attività e a soddisfare i requisiti delle norme volontarie: impatto sull ambiente, servizio offerto al cliente, standard di sicurezza e salute sul lavoro. Gli stessi Responsabili, inoltre, comunicano a tutto il personale interessato le modalità di gestione di tali registrazioni. Possono, a questo scopo, predisporre delle apposite procedure e/o istruzioni, secondo le modalità previste dalla procedura P01 Gestione della Documentazione. 5 Responsabilità della Direzione Impegno della Direzione L impegno primario della Direzione di Cermec è quello di migliorare nel tempo le prestazioni riguardo gli aspetti della qualità, dell ambiente, della sicurezza e salute sul lavoro e della responsabilità sociale. Per questo motivo la Direzione svolge, attraverso il suo rappresentante, una funzione di indirizzo e controllo del SGI, assicurandone l efficacia (il raggiungimento degli obiettivi) e l efficienza (l ottimale impiego delle risorse). Svolgere la funzione di indirizzo del SGI vuol dire definire la strategia operativa che è in grado di soddisfare le aspettative dei portatori di interesse. La funzione di controllo periodico del SGI è svolta attraverso il riesame del Sistema (si veda il paragrafo 5.6) da parte del Comitato di Direzione coordinato dal Rappresentante della Direzione; il

23 Pagina 23 di 72 controllo continuo, invece, è affidato al RSGI (par ). Per rendere evidente e concreto l impegno della Direzione all interno e all esterno dell azienda, il Direttore comunica in modo trasparente gli impegni presi, motivando il personale a partecipare all obiettivo del miglioramento continuo. Attenzione alle terze parti interessate Il SGI è, per Cermec, lo strumento per identificare e soddisfare gli interessi della parti terze. Queste esigenze vengono convertite nei requisiti del Sistema per mezzo di procedure operative e/o interventi tecnologici. Questo risultato viene raggiunto attraverso: la valutazione diretta, attraverso indagini, delle aspettative delle parti interessate e del loro grado di soddisfazione (par ); l identificazione e la verifica del rispetto di tutte le prescrizioni tecnico-normative (par ) in materia di qualità dei prodotti/servizi forniti, compatibilità ambientale dei consumi di risorse e delle emissioni, sicurezza sui luoghi di lavoro; la valutazione indiretta del livello di qualità delle prestazioni erogate, degli impatti ambientali generati e dei rischi per la salute ai quali vengono esposti i lavoratori (par ). Il Comitato di Direzione riesamina l esito di queste valutazioni e lo adopera come punto di partenza per la pianificazione degli obiettivi di miglioramento Accesso e gestione delle prescrizioni tecnico-normative L impegno alla conformità legislativa è uno dei capisaldi della Politica di Cermec, ma è anche espressione dell attenzione che l azienda ha verso i requisiti espressi dallo Stato e dalle Istituzioni a tutela della società. Infatti, le procedure e le istruzioni del SGI definiscono, innanzitutto, le responsabilità e le modalità di soddisfacimento delle prescrizioni tecnico-normative in materia di qualità dei prodotti/servizi e di tutela dell ambiente. L aggiornamento normativo è svolto, attraverso fonti tradizionali e prodotti informatizzati, dal Responsabile di Produzione. Egli identifica le nuove prescrizioni e aggiorna il Registro delle prescrizioni legali e tecniche (P03M03) e lo Scadenziario degli adempimenti (P03M04), rendendoli disponibili sulla rete aziendale. Il Responsabile dell Impianto definisce tempi e responsabilità per i diversi adempimenti, con le modalità riportate nella procedura P03 Accesso e aggiornamento delle prescrizioni applicabili Identificazione e valutazione degli aspetti ambientali Cermec riconosce il diritto della società (comunità locali, associazioni, autorità, eccetera) e delle generazioni future alla fruibilità di un patrimonio ambientale integro. Pertanto, l azienda si impegna all osservanza delle leggi ambientali applicabili, alla prevenzione dell inquinamento e alla tutela delle risorse naturali; provvede all identificazione e alla gestione dei propri aspetti ambientali significativi, cioè servizi o parte di essi, attività o fattori che possono essere causa di un impatto

24 Pagina 24 di 72 negativo sull ambiente. Il Responsabile Impianto si avvale di specifiche procedure per identificare gli aspetti ambientali significativi. Questi aspetti possono essere distinti in: aspetti ambientali diretti (attività, prodotti e servizi sui quali Cermec esercita un controllo diretto); aspetti ambientali indiretti (attività, prodotti e servizi sui quali Cermec non ha un controllo gestionale totale perché essi dipendono anche dal comportamento di terzi, cioè da fornitori di beni e servizi, clienti, comunità locali e altri soggetti interessati dalle attività dei siti dove si applica il Sistema di Gestione Ambientale). Le procedure di identificazione degli aspetti ambientali significativi permettono una analisi dettagliata dei: flussi di massa ed energia in ingresso e in uscita da impianti e servizi aziendali rischi ambientali connessi a dispositivi, impianti e manufatti di Cermec, anche nel caso di eventuali modifiche di impianti o cicli produttivi. L analisi mira a identificare gli aspetti significativi secondo una valutazione oggettiva e sistematica basata su: capacità di soddisfare le prescrizioni legali e i limiti di emissione applicabili (misurati in funzione del margine residuo rispetto ai limiti e alle prescrizioni stesse); impatto sulla collettività in termini di disturbo arrecato ai cittadini (reclami connessi agli impatti ambientali); impatto sull ambiente in termini di quantità e pericolosità delle emissioni per la salute dell uomo, della flora e la fauna (misurati in riferimento a quanto previsto dalla normativa applicabile); frequenza con la quale gli impatti sono effettivamente prodotti; incidenza del particolare aspetto nella determinata linea produttiva rispetto al totale dell impianto. In particolare, per gli aspetti ambientali indiretti, le procedure prevedono: 1. l identificazione di tutte le interrelazioni tra il sito e i diversi portatori di interesse, soprattutto fornitori di beni e servizi che svolgono parte o tutta l attività in luoghi diversi da quelli in esame (i fornitori di servizi e lavori che svolgono l attività presso i siti di Cermec concorrono alla gestione degli aspetti ambientali diretti) clienti del sito comunità residenti nel territorio 2. l identificazione di tutti gli aspetti ambientali indiretti, connessi, cioè, alle interrelazioni tra il sito e i diversi portatori di interesse, quali fornitura del servizio ai clienti finali fornitura dei materiali e additivi di processo presso gli impianti

25 Pagina 25 di 72 comportamenti ambientali degli appaltatori, dei subappaltatori e dei fornitori che possono avere un influenza sull ambiente gestione degli imballaggi acquistati da terzi influenza sull ambiente antropico (effetti socio-economici sulla popolazione locale) effetto sull ambiente dovuto alla tipologia di smaltimento dei rifiuti. I risultati di tale valutazione costituiscono la base per: l identificazione e la predisposizione delle procedure e delle istruzioni di controllo operativo la definizione degli obiettivi e dei programmi di miglioramento l identificazione degli indicatori per il monitoraggio degli aspetti ambientali L identificazione e la valutazione degli impatti ambientali connessi alle attività, ai prodotti e ai servizi è svolta secondo quanto previsto dalla procedura P32 Metodologia di identificazione e valutazione degli aspetti ambientali. I risultati sono formalizzati all interno del Rapporto di Analisi Ambientale. Questa procedura viene applicata prima di attivare una nuova linea produttiva e/o prendere in carico un nuovo impianto di trattamento rifiuti. In particolare, il Responsabile Impianto verifica se sono già presenti documenti di Analisi Ambientale Iniziale relativi ai servizio e/o all impianto in esame. In caso positivo, egli valuta tali documenti e produce le eventuali integrazioni. In caso negativo, il Responsabile impianto effettua l Analisi Ambientale Iniziale relativa al servizio e/o all impianto in esame secondo le metodologie definite nella procedura. In ogni caso l analisi è aggiornata ogni tre anni e in occasione della presa in carico di un nuovo impianto o della modifica sostanziale di quello esistente. L'aggiornamento dell'analisi Ambientale, in ogni caso, sarà comunicata anche all'organo di Vigilanza istituito nell'ambito del MOGC adottato dall'azienda ai sensi del D.Lgs. 231/01 e s.m.i. al fine di verificarne la rilevanza rispetto alla Matrice di rischio relativa ai reati "preussposto" in materia ambientale Identificazione dei rischi per la sicurezza e la salute dei lavoratori Per creare un efficace Sistema di Prevenzione e Protezione interno è necessario innanzitutto identificare i rischi delle attività svolte. Per questo l azienda analizza i rischi inerenti: le materie prime o i semilavorati immessi nel processo produttivo i macchinari e le attrezzature acquistate e/o costruite in ambito interno le attività svolte nelle varie mansioni aziendali le attività svolte da terzi in ambito aziendale i luoghi di lavoro i dispositivi di protezione individuale L identificazione dei pericoli e la valutazione dei rischi viene svolta dal Datore di Lavoro con la collaborazione del Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione. Segue l elaborazione del Documento di valutazione dei rischi e di programmazione delle misure di prevenzione e