GESTIONE RISORSE UMANE

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1 Unità emittente SGQ Unità destinataria DIR SGQ SGA BSCS CQB CR LAB CRIO UdR X X X X X X X X X REDATTO Dott.ssa M. Monastero 20/01/2012 REVISIONATO Dott.ssa M. Monastero 27/02/2015 APPROVATO Dott. F. Buscemi 28/02/2015 EMESSO Dott. P. Accardo 28/02/2015 STATO DI AGGIORNAMENTO Rev. Pag. Tipo di modifica data visto 01 6 e 8 Inserimento riferimenti ai moduli MO-GA-041 e 09/10/2013 MO-GA-042 Aggiornamento intestazione: da <<U.O.C.C. 02 Intestazione Medicina Trasfusionale P.O. Giovanni Paolo II 06/11/2013 Sciacca>> a <<RETE TRASFUSIONALE ASPAG >> 03 6 Periodo di valutazione 01/12/ e 5 Aggiornamento del paragrafo scopo e campo di applicazione in merito alla gestione del turno di lavoro di tutto il personale. Inoltre l aggiornamento ha riguardato le modalità operative con l inserimento di un nuovo modulo per la gestione dei turni di lavoro. 27/02/2015 Gestione risorse umane Rev.04 del 27/02/2015 Pagina 1/9

2 Sommario 1 Terminologia ed abbreviazioni Scopo e campo di applicazione Soggetti interessati e responsabilità Modalità operative Generalità Formazione teorica Formazione pratica Valutazione annuale Pianificazione formazione Formazione neo-inserito Tutor Indicatori di Processo Materiali e strumenti utilizzati Bibliografia e riferimenti normativi... 9 Gestione risorse umane Rev.04 del 27/02/2015 Pagina 2/9

3 1 Terminologia ed abbreviazioni A: Allegato AC: Azioni Correttive AP: Azioni Preventive BSCS: Banca del Sangue Cordonale di Sciacca CAR: Settore di Caratterizzazione CC: Laboratorio di Coltura Cellulare CIF: Laboratorio di Citometria a Flusso CQB Centro Qualificazione Biologica CR: Centri di Raccolta CSE: Cellule Staminali Emopoietiche CTMO: Centro Trapianti Midollo Osseo DIR: Direzione UOC DM: Dirigente Medico F: Flussi IO: Istruzione Operativa HPC-CB Hematopoietic Progenitor Cells-Cord Blood IMM Laboratorio Immunoematologia TAL Centro di Microcitemia MAN: Laboratorio di Manipolazione MO: Modulo P: Procedura di Sistema PO: Procedura Operativa QM: Quality Management R: Registrazione Qualità RF: Responsabile di Funzione RSQ: Responsabile del Sistema di gestione della Qualità SGA: Settore Gestionale Amministrativo SGQ: Sistema Gestione Qualità UdR Unità di Raccolta UOMTS Unità Operativa di Medicina Trasfusionale Sciacca UOCC Unità Operativa Complessa di Coordinamento Gestione risorse umane Rev.04 del 27/02/2015 Pagina 3/9

4 2 Scopo e campo di applicazione Scopo della presente procedura è definire le modalità di pianificazione, attuazione, gestione e registrazione delle attività di formazione, addestramento, mantenimento delle competenze e valutazione del personale operante all interno dell U.O. C.C. di Medicina Trasfusionale. Questa procedura ha l obiettivo di gestire le attività di pianificazione ed erogazione della formazione dell U.O.C.C. di Medicina Trasfusionale in modo che ogni operatore sia adeguatamente formato ed aggiornato e venga garantito e valutato il mantenimento nel tempo delle competenze; inoltre gestisce l inserimento di un nuovo operatore all interno dei diversi servizi ed il turno di lavoro di tutto il personale. 3 Soggetti interessati e responsabilità RF Operatore Tutor Dir Supervisione valutazione formazione R Formazione personale R C Valutazione R Formazione neo inserito R R Valutazione neo inserito R C R Mantenimento competenze R Legenda R= responsabile; C= collabora. 4 Modalità operative Per ciascun operatore viene creato un prospetto riassuntivo, contenente dati anagrafici, il percorso formativo, tecnico e pratico dove sono riportati, gli studi, i percorsi formativi e le esperienze al momento dell assunzione e dopo l assunzione comprensivo di allegati (MO-GA-001 Scheda Individuale). Per ogni mansione prevista nell unità, il RF, con la collaborazione del DIR, compila la scheda mansione dove vengono riportate: le competenze iniziali, le competenze formative, le competenze procedurali, la formazione e il mantenimento delle competenze, le attività e le relazioni gerarchiche funzionali (MO-GA-002 Job description). Tre giorni prima della fine del mese i referenti per i turni di tutti i settori devono inviare una copia del turno di lavoro firmata dal Primario alla Direzione del presidio ospedaliero. Il turno del Gestione risorse umane Rev.04 del 27/02/2015 Pagina 4/9

5 personale reperibile deve essere inviato unitariamente al primo ed in forma controllata a tutte le UUOO e alla Direzione del presidio ospedaliero, utilizzando apposito modulo MO-GA-057 Turni di lavoro. 4.1 Generalità La Formazione e l'addestramento del personale costituiscono un elemento fondamentale e qualificante per il miglioramento della qualità del servizio, per l'efficacia del Sistema Qualità e per il successo dell attività dell U.O. C.C. di Medicina Trasfusionale. Per Addestramento si intende un percorso teso all acquisizione di abilità ( saper fare ) al fine di ottenere nuove o migliori performances ; il termine addestramento diventa sinonimo di formazione di base allorché questa assume connotazioni propriamente personalizzanti. Per Formazione si intende l insieme di tutte le attività, oltre la formazione di base, finalizzate allo sviluppo e all arricchimento del personale sul versante tecnico, specialistico, gestionale e culturale. Per Competenza si intende la dimostrata capacità di saper utilizzare conoscenze e abilità. Per Mantenimento delle competenze si intende le attività minime necessarie che ogni operatore deve svolgere al fine di mantenersi sempre abile nelle proprie mansioni secondo quanto definito nelle specifiche job-description. L aggiornamento, la formazione ed il mantenimento delle competenze sono effettuate mediante due modalità: Formazione teorica: un insegnante insegna ai discenti le proprie esperienze oppure quanto appreso a corsi, congressi, aggiornamenti vari Formazione pratica: si realizza attraverso lo svolgimento standardizzato delle attività specifiche di ogni ruolo come descritto nelle job-description. 4.2 Formazione teorica Costituisce il momento del cosiddetto aggiornamento del personale operante presso l U.O.C.C. di Medicina Trasfusionale. Questo può avvenire mediante Partecipazione ad evento formativo esterno Riunione interna nella quale vengono trattati o o o Temi specifici Relazioni di partecipanti ad eventi formativi esterni Presentazione di pubblicazioni Gestione risorse umane Rev.04 del 27/02/2015 Pagina 5/9

6 La formazione deve avvenire mediante apposita riunione con il personale interessato della quale deve rimanere traccia mediante un verbale, redatto da uno dei partecipanti e deve contenere: il personale presente l ora di inizio ed ora di fine gli argomenti trattati La lezione frontale non prevede test di ingresso o finali, rimane come traccia dell avvenuto accrescimento culturale unicamente il verbale della riunione (MO-GA-003 Verbale evento formativo teorico ). La formazione deve essere appositamente proposta dai RF, dal RSQ o dal Direttore tramite modulo MO-GA-004 Proposta addestramento e formazione. La proposta sarà quindi verificata dal RSQ e dal Direttore e inserita nel MO-GA-026 Pianificazione addestramento e formazione. 4.3 Formazione pratica In base alle job-description tutto il personale operante nell U.O. di Medicina Trasfusionale deve mantenere le competenze attraverso il regolare e standardizzato svolgimento delle attività a lui assegnate. Ogni operatore è tenuto annualmente a svolgere un numero adeguato di procedure/attività come richiesto dalle singole job-description. Le attività eseguite devono essere registrate nella scheda individuale e di valutazione al fine di eseguire una valutazione annuale quantitativa per le attività che possono essere contabilizzate. Le competenze pregresse di ogni operatore vengono registrate nel modulo MO-GA-041 Competenze Pregresse. Le attività eseguite che non possono essere contabilizzate vengono valutate solo qualitativamente. 4.4 Valutazione annuale Ogni anno il Responsabile di settore deve svolgere una valutazione di tutto il personale di cui sono preposti. Tale valutazione ha l obiettivo di verificare che la formazione e l aggiornamento svolto durante l anno sia stato regolarmente eseguito e che abbia raggiunto i risultati previsti. Per svolgere tale valutazione il Responsabile di settore, utilizza lo strumento della scheda di valutazione che differisce, nei contenuti, in base alle diverse mansioni e servizi e può Gestione risorse umane Rev.04 del 27/02/2015 Pagina 6/9

7 essere modificato periodicamente nei contenuti in base a nuove o differenti procedure introdotte (MO-GA-005). In tale valutazione verranno prese in considerazione sia gli aspetti di aggiornamento teorico sia il mantenimento delle competenze attraverso la misurazione puntuale del numero delle attività svolte. Qualora un operatore non abbia raggiunto il mantenimento delle competenze in una o più attività, si renderà necessario, nell anno successivo, affiancare lo stesso operatore nelle attività (per un numero di volte come previsto dalla MO-GA-002 Job-description) in cui non ha mantenuto la competenza. Nel caso in cui un operatore sia rimasto assente dal servizio per oltre un anno, dovrà, al suo rientro seguire il percorso formativo del neo-inserito, valutando, di volta in volta, i bisogni formativi. 4.5 Pianificazione formazione La politica del Programma Trasfusionale è quella di non avere una pianificazione generale in cui inserire tutti i corsi o gli eventi formativi. Al fine di rendere maggiormente specifica e rispondente ai singoli bisogni formativi, la pianificazione della formazione viene fatta ad personam e la stessa emerge dalla valutazione annaule (Scheda di valutazione MO-GA- 005). Sul modulo di valutazione annuale il direttore del servizio indica la pianificazione della formazione individuale per l anno successivo derivante dall analisi della valutazione svolta per l anno in corso. Sulla base di tutti i bisogni formativi emersi viene elaborato un piano di formazione interna in cui verranno inseriti tutti i bisogni formativi emersi e a cui dovrà partecipare il personale dell UOMTS. 4.6 Formazione neo-inserito Il percorso formativo è scandito da obiettivi chiari e definiti. Per uno stage di apprendimento è necessario partire dai bisogni formativi del discente. Una volta stabiliti i bisogni formativi si definiscono gli obiettivi specifici di apprendimento: questi rappresentano il comportamento della persona al termine dello stage e devono essere descritti in termini di comportamento osservabile e quantificabile dal discente (es. eseguire correttamente una procedura di aferesi produttiva o l assegnazione di una unità di emazia concentrate). Si parte anzitutto dall analisi dei bisogni formativi; per fare questo si parte dai seguenti elementi: Gestione risorse umane Rev.04 del 27/02/2015 Pagina 7/9

8 Curriculum vitae Colloquio Esplicitazione dei bisogni formativi Una volta individuati i bisogni formativi del discente si procede ad effettuare il percorso registrato di inserimento che comprende, per il personale dell U.O. di Medicina Trasfusionale il raggiungimento delle competenze descritte nelle job-description (MO-GA- 002), registrato su apposito scheda di inserimento (MO-GA-005) In tale scheda sono indicate le attività che devono essere compiute dal neo inserito e quante ne deve compiere per essere ritenuto idoneo. Inoltre ogni operatore è tenuto a registrare gli eventi o le attività formative quotidiane nel modulo MO-GA-042 Training pratico operatore in formazione. A tutto questo segue il momento della valutazione finale, in base alla quale si decide se rendere idoneo o meno un candidato ad operare in autonomia. Il tutto viene registrato sull apposito modulo di valutazione MO-GA-005. La scheda di valutazione contiene le linee generali di valutazione che devono essere modificate caso per caso, inserendo le relative prove di valutazione ed esplicitando la contabilizzazione delle attività e i tempi di raggiungimento. 4.7 Tutor Ad ogni inserimento di nuovo personale, è necessario definire la figura del tutor. Tale responsabilità spetta al direttore del servizio che può o egli stesso fungere da tutor o delegare questa funzione ad altro operatore che nel corso dell anno precedente ha avuto un completo mantenimento delle competenze. Il tutor a sua volta può essere affiancato nel suo compito da altre figure da lui designate col compito di verificare specifiche attività o formare il discente nei turni in cui non è presente il tutor stesso. 5 Indicatori di Processo N di ore di formazione svolta/ N ore previste Gestione risorse umane Rev.04 del 27/02/2015 Pagina 8/9

9 6 Materiali e strumenti utilizzati MO-GA-001 Scheda Individuale MO-GA-002 Job description MO-GA-003 Verbale evento formativo teorico MO-GA-004 Proposta addestramento e formazione MO-GA-005 Scheda di valutazione MO-GA-026 Pianificazione addestramento e formazione MO-GA-041 Competenze pregresse MO-GA-042 Training pratico operatore in formazione MO-GA-057 Turni di lavoro 7 Bibliografia e riferimenti normativi Norma UNI EN ISO 9001: 2008 punto Norma UNI EN ISO 9001: 2008 punto FACT-NETCORD International Standards for Cord Blood Collection, Banking, and Release For Administration, Ultimate Edition Gestione risorse umane Rev.04 del 27/02/2015 Pagina 9/9