PO-GA-009 GESTIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI

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1 PO-GA-009 GESTIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI Unità emittente SGQ Unità destinataria DIR SGQ SGA BSCS CQB CR LAB CRIO UdR X X X X X X X X X REDATTO Sig. P.Gulino 01/07/2012 REVISIONATO Dott.ssa M. Monastero 06/03/2017 APPROVATO Dott.F.Buscemi EMESSO Dott.ssa V.Buscarnera STATO DI AGGIORNAMENTO Rev. Pag. Tipo di modifica data visto Aggiornamento intestazione: da <<U.O.C.C. 01 Intestazione Medicina Trasfusionale P.O. Giovanni Paolo II Sciacca>> a <<RETE TRASFUSIONALE ASPAG 06/11/2013 >> 01 6 Inserimento istruzione IO-GA-005 Guasto al sistema informatico 06/11/ Tutto Revisione biennale 06/03/2017 Pagina 1/7

2 Sommario 1 Terminologia ed abbreviazioni Scopo e campo di applicazione Soggetti interessati e responsabilità Modalità operative Indicatori di processo Materiali e Strumenti utilizzati... 7 Pagina 2/7

3 1 Terminologia ed abbreviazioni A: Allegato AC: Azioni Correttive AP: Azioni Preventive BSCS: Banca del Sangue Cordonale di Sciacca CAR: Settore di Caratterizzazione CC: Laboratorio di Coltura Cellulare CIF: Laboratorio di Citometria a Flusso CQB Centro Qualificazione Biologica CR: Centri di Raccolta CSE: Cellule Staminali Emopoietiche CTMO: Centro Trapianti Midollo Osseo DIR: Direzione UOC DM: Dirigente Medico F: Flussi IO: Istruzione Operativa HPC-CB Hematopoietic Progenitor Cells-Cord Blood IMM Laboratorio Immunoematologia TAL Centro di Microcitemia MAN: Laboratorio di Manipolazione MO: Modulo P: Procedura di Sistema PO: Procedura Operativa QM: Quality Management R: Registrazione Qualità RF: Responsabile di Funzione RSQ: Responsabile del Sistema di gestione della Qualità SGA: Settore Gestionale Amministrativo SGQ: Sistema Gestione Qualità UdR Unità di Raccolta UOMTS Unità Operativa di Medicina Trasfusionale Sciacca UOCC Unità Operativa Complessa di Coordinamento Pagina 3/7

4 2 Scopo e campo di applicazione Lo scopo di questa procedura è di definire gli atteggiamenti dell U.O.C. di Medicina Trasfusionale nei riguardi della gestione dei sistemi informativi per garantirne una adeguata gestione. 3 Soggetti interessati e responsabilità Tale procedura è di competenza di tutto il personale dell U.O.C. di Medicina Trasfusionale che opera con i sistemi informativi. 4 Modalità operative Premessa La Medicina Trasfusionale è una unità la cui complessità delle attività rende indispensabile un sofisticato sistema informatico per la gestione di tutti gli aspetti. La Medicina Trasfusionale è dotata di 27 pc di cui 3 portatili utilizzati per la raccolta di emocomponenti presso i centri di raccolta delle sedi AVIS collegate con il nostro centro. Tutti i pc fissi sono collegati tramite rete interna al Centro Elaborazione Dati (CED) e montano il sistema applicativo Microsoft Windows. Ad ogni programma si accede in modalità utente, mentre le password di amministratore sono in possesso del responsabile del CED o del suo delegato: ogni pc è protetto in tal modo da installazioni non autorizzate. I pc sono collegati alle rete internet ma i siti di non pertinenza lavorativa sono oscurati dal servizio informatico del CED. Manutenzione e aggiornamento I sistemi gestionali informatici impiegati per l erogazione del servizio, devono essere sottoposti a controlli per l affidabilità e per il mantenimento dei requisiti e delle prestazioni previste. Per quanto concerne la manutenzione In ogni postazione pc è presente la versione sempre aggiornata del software antivirus Panda Endpoint Protection. Per l aggiornamento di windows, vengono regolarmente scaricati in automatico gli aggiornamenti on line che vengono segnalati dal sistema. Tali aggiornamenti sono automaticamente applicati su tutte le postazioni informatiche della Medicina Trasfusionale. La conduzione del sistema informatico è gestita dal CED. Per tutti i restanti software, l aggiornamento è affidato alla ditta fornitrice. Sicurezza dei dati Pagina 4/7

5 La sicurezza dei dati è garantita attraverso il controllo di accesso al sistema informativo e il back up degli stessi: Accesso: Ogni postazione per essere attivata ha bisogno di ingresso con password personale relativa all utente. Si può accedere ai vari programmi informatici sensibili attraverso l utilizzo di una seconda password personale. Back up dati: Il back dei dati dei singoli PC viene eseguito settimanalmente dagli operatori su server condiviso Per emonet Il Back up viene eseguito giornalmente su un server dedicato del CED. Elenco dei sistemi informativi sensibili: Software Funzione Sezione Modalità aggiornamento Modalità Backup Microsoft Sistema operativo Tutte Automatico Settimanale Windows manuale su server Emonet Gestionale di Tutti Service con Giornaliero medicina fornitura nuovi automatico su trasfusionale aggiornamenti server aziendale Cryosmart Gestione degli spazi freddi (stoccaggio) e degli alllarmi Digit Win 3Teview gestione del congelamento a discesa programmata Emomaster gestione dei dati di laboratorio (bidirezionale), BSCS area Su richiesta Manuale stoccaggio giornaliero su doppio Hard disk BSCS stoccaggio Su richiesta Curve di congelamento salvate su server settimanalmente CQB Service con Giornalmente fornitura nuovi automatico su aggiornamenti server aziendale Pagina 5/7

6 provenienti dai centri afferenti al CQB Gestionale Virologia CQB Service con Abbott Grifols fornitura nuovi aggiornamenti CellQuest Citofluorimetria BSCS Service con Lab Ematologia fornitura nuovi aggiornamenti Settimanalmente su dischetti Mensile su hard disk banca Modalità di lavoro in caso di arresto o guasto del sistema informatico In caso di arresto globale del sistema informativo, va immediatamente avvisato il CED comunicando tipo di guasto e urgenza di intervento. Nel caso di tali evenienze bisogna fare ricorso all istruzione IO-GA-005 Guasto al sistema informatico. Software Modalità di operazione Ripristino Microsoft Avvisare il CED e attendere ripristino sistema Recuperare dati persi Windows Emonet Utilizzare modulistica cartacea predisposta Inserimenti dati in emonet (accettazione donatori e consegna emocomponenti) Review Trascrizione nel registro cartaceo Nulla Digit Win 3Teview Congelamento a -80 Nulla Emomaster Utilizzo liste di lavoro in cartaceo in Reinvio dei dati accettazione e invio report in distribuzione via fax Gestionale Abbott Avvisare immediatamente il service e Nulla Novartis spostare attività su seconda macchina CellQuest Rinvio seduta e avvisare immediatamente il service Nulla 5 Indicatori di processo NA Pagina 6/7

7 6 Materiali e Strumenti utilizzati Hard disk 7 Bibliografia e Riferimenti Normativi Decreto legislativo giugno 2003 Norma UNI EN ISO 9001:2008 Punto 6.3 Pagina 7/7