IL SERVIZIO INTEGRATO DI GESTIONE DEI VERBALI

Transcript

1 multanova IL SERVIZIO INTEGRATO DI GESTIONE DEI VERBALI MULTANOVA È L ESCLUSIVO SERVIZIO PROGETTATO E REALIZZATO DA SAFO GROUP PER LA GESTIONE INTEGRATA DEI VERBALI PER CONTO DI SOCIETÀ DI AUTONOLEGGIO, SOCIETÀ DI LEASING E, PIÙ IN GENERALE, PER TUTTE QUELLE AZIENDE CHE HANNO LA NECESSITÀ DI GESTIRE UN PARCO VEICOLI OPERANTE SIA IN ITALIA CHE ALL ESTERO. VERBALI CARTACEI SERVIZI INTERATTIVI CARTELLE ESATTORIALI P E D A G G I Multanova è il risultato di 25 anni di esperienza nel settore dell autonoleggio, dei processi di gestione delle flotte aziendali e di un continuo e costante processo di reingegnerizzazione dei sistemi, finalizzato all offerta di un servizio completo dall arrivo del verbale fino alla sua spedizione o pagamento ed eventuale gestione della cartella esattoriale. Leader del mercato in Italia, Safo gestisce oltre multe in 3 paesi d Europa (Italia, Romania e Regno Unito e di prossima apertura Bruxelles) grazie ad uno staff che conta più di 150 specialisti. Tra i Clienti di Safo sono presenti alcune delle più grandi società di autonoleggio come ALD, Arval, GE Capital Solution Hertz, ING Car Lease, Leasys, Masterlease, Mercedes Benz Rental etc. Inoltre, importanti gruppi industriali proprietari di parchi auto aziendali di grandi dimensioni, come ABB, Astrazeneca, Simesa, Bayer, hanno scelto SAFO per l outsourcing del servizio di gestione dei verbali. A partire dal 2007, Safo ha avviato un progetto di internazionalizzazione che porterà il servizio Multanova in 10 Paesi Europei entro il FLUSSI TELEMATICI FLEXIBLE COMPANY FOR MULTIFUNCTIONAL SERVICES

2 multanova IL SERVIZIO STANDARD PER LA GESTIONE DEI VERBALI Considerando tutte le attività amministrative e gestionali che richiede la lavorazione di un verbale di infrazione al codice della strada (multa) elevato ad un veicolo in noleggio, Multanova copre tutti gli oneri che sono a carico del proprietario del veicolo. Il grafico sottostante rappresenta il processo standard della gestione dei verbali, evidenziando le fasi del processo in cui interviene SAFO. L agente redige il verbale L autorità verifica la proprietà del veicolo La multa o la richiesta dati viene inviata al proprietario Il proprietario identifica il locatario e/o il conducente Pagamento COMPETENZE SAFO NELLA GESTIONE ON LINE Si intraprende l azione più adeguata Contestazione Rinotifica Locatario o conducente effettuano il pagamento La multa viene rinotificata al locatario o al conducente L Autorità processa le comunicazioni cartacee SAFO inoltra una comunicazione all Autorità competente Si fattura la fee amministrativa al cliente AREA DI INTERVENTO DI SAFO NELLA GESTIONE CARTACEA Il processo Multanova si attiva con l arrivo del verbale o della richiesta di informazioni sul locatario presso il proprietario del veicolo e comprende tutte le attività di istruttoria, pagamento, trasmissione dei dati all Ente sanzionatore, eventuale contestazione e supporto al Cliente in sede giudiziaria. Obiettivi fondamentali del nuovo sistema ideato da Safo, è quello di ridurre al minimo gli interventi manuali e consentire una gestione sicura in cui siano previste tutte le variabili. Lo svolgimento delle attività è impostato in modo tale da non permettere all operatore di effettuare errori di distrazione o di cattiva interpretazione, grazie a controlli automatici dell input, sviluppati sulla base delle norme vigenti in materia e personalizzati a seconda delle esigenze di ciascun Cliente. Le macro-fasi del processo sono: Il Cliente fornisce periodicamente a Safo l aggiornamento dei dati relativi alla flotta (locatari, utilizzatori, contratti, volture, vendite, furti ecc), e le informazioni relative alla gestione particolare derivante da specifici accordi stipulati con i locatari. Le multe e le richieste che pervengono in forma cartacea presso il Cliente vengono inviate a Safo che le protocolla, le scansisce e acquisisce i dati. In questo modo la Safo ha realizzato una procedura che riduce al minimo l utilizzo del cartaceo e che permette la creazione di fascicoli contenenti tutti i documenti relativi al singolo verbale, al quale potrà facilmente essere aggiunta della documentazione successiva grazie all inserimento di chiavi di ricerca comuni. Grazie ad un archivio elettronico così organizzato e razionalizzato, sarà possibile effettuare ricerche in modo veloce anche a distanza di molti anni dall acquisizione e si potranno conservare i documenti cartacei, utili soltanto ai fini legali e probatori, in locali dedicati, lontano dalle postazioni di lavoro. 1. Rinotifica: l insieme delle richieste viene elaborato mediante un unico processo che applica le regole stabilite da ogni Cliente, determina i dati di locatario e/o conducente e stabilisce le azioni da intraprendere, Safo invia una lettera all Ente emittente con i dati del locatario/driver, eccetto nei casi di pagamento da parte del noleggiatore. 2. Pagamento: Safo effettua I pagamenti per conto dei noleggiatori e supporta il riaddebito, da parte di questi, ai propri Clienti;

3 multanova 3. Contestazione: Safo provvede alla contestazione sia nei casi di vizi formali o sostanziali del verbale, sia nei casi in cui l Ente respinge la pratica gestita da Safo con varie motivazioni. Che vengono di volta in volta valutate dagli specialisti in materia. 4. Controllo di qualità: una specifica funzione interna sovrintende al controllo di qualità, mediante l impiego di strumenti automatici e di personale particolarmente qualificato. 5. Fatturazione: Quando richiesto, il Cliente è supportato nella produzione delle fatture per riaddebito delle multe o per semplice addebito della fee amministrativa ai locatari. 6. Archiviazione: Tutta la documentazione viene archiviata per tutto il tempo previsto dalla legge. Tutti i casi che presentano qualsiasi tipo di particolarità che esuli dalla gestione standard, vengono presi in carico da specialisti che provvederanno ad effettuare personalmente precisi controlli, risolvendo così le differenti casistiche con soluzioni specifiche. Come evidenziato nel grafico sottostante, il processo di gestione dei verbali può racchiudersi in 5 macrofasi operative, più le varie attività di controllo e scambio flussi a cui va aggiunta la gestione delle cartelle esattoriali, fenomeno che in Italia sta acquisendo sempre più rilevanza. Si parte dall aggiornamento della flotta da parte del Cliente fino all archiviazione fisica e digitale di tutta la documentazione cartacea. Aggiornamento db flotta Presa in carico presso il Cliente Presa in carico presso Safo Verifica competenza Processing Fatturazione spese locatari Gestione pagamenti Gestione cartelle esattoriali Assistenza Tecnica Web Services controllo in tempo reale da parte del cliente via web aggiornamento flotta Cliente gestione verbalie richieste cartacee gestione flussi telematici massivi (Notifica Breve) gestione richieste via web (FHW) elaborazione generale delle multe con abbinamento a flotta cliente gestione eccezioni e caratteristiche particolari controllo di qualità pagamento rinotifica contestazione per multe cartacee risposta a richieste dati telematiche e via web supporto alla fatturazione della fee amministrativa archiviazione fisica e digitale di tutta la documentazione e di tutti i dati pieno controllo sull intero ciclo di lavorazione mediante un ID Pratica attribuito ad ogni verbale/richiesta L intero ciclo di lavorazione viene controllato da SAFO continuamente grazie ad un sistema informativo ideato e realizzato appositamente da SAFO Informatica. Ogni verbale viene considerato una pratica a sé, registrato mediante un codice univoco e seguito in tutte le fasi di lavorazione sulla base di workflow strutturati. Il Cliente ha la possibilità di monitorare la situazione in ogni momento grazie ad un sito web dedicato con il quale è possibile accedere a tutti i dati ed alle immagini dell intera documentazione, controllando ogni verbale gestito. L applicazione Web permette anche di creare diversi report, al fine di monitorare le performance di SAFO nello svolgimento del proprio lavoro e di valutare la situazione nel suo complesso. Il collegamento alla pagina web, inoltre, è funzionale a tutti quei Clienti che hanno più sedi dislocate sul territorio nazionale ed internazionale.

4 la vera innovazione NOTIFICA BREVE E FINES HYPER WEB Negli ultimi anni, SAFO ha avviato, in rappresentanza dei propri Clienti ed in collaborazione con le principali associazioni di categoria, rapporti diretti con i più importanti Enti sanzionatori. Grazie alla stipula di convenzioni tra Safo e gli Enti, (150 Comuni convenzionati tra cui il Ministero degli Interni per gestire i verbali elevati dalla Polizia Stradale) la maggior parte dei verbali viene ormai gestita mediante il semplice scambio di flussi telematici tra Safo e gli Enti con due modalità: Il servizio NOTIFICA BREVE consente uno scambio elettronico, massivo, dei dati (quindi senza nessun invio di carta) con i principali Comandi di Polizia Locale d Italia, per l eliminazione della prima notifica alla società di autonoleggio ed il conseguente invio del processo verbale direttamente al locatario. Il servizio FHW ( Fines Hyper Web ) permette di ottenere le informazioni relative al locatario tramite un sito internet dedicato. L accesso è consentito solo ai Comandi di Polizia autorizzati. Con una semplice operazione on line, entro pochi giorni, il Comando può ottenere i dati utili per la corretta notifica dei verbali, eliminando completamente le spese sostenute per la doppia notifica e l abbreviazione dei tempi di incasso. Il grafico sottostante evidenzia come la gestione telematica rende il processo dei verbali più snello e diretto. I benefici appaiono chiari: una volta effettuata la verifica al PRA, il Comando invia direttamente a SAFO la richiesta dei dati locatario tramite il servizio NOTIFICA BREVE (scambio telematico di file) oppure tramite l applicazione Fines Hyper Web. L agente redige il verbale L autorità verifica la proprietà del veicolo L autorità invia i dettagli del verbale a Safo o sul FHW AREA DI INTERVENTO DI SAFO NELLA GESTIONE ON LINE Safo processa tutti i dettagli Pagamento Contestazione Rinotifica Locatario o conducente effettuano il pagamento La multa viene rinotificata al locatario o al conducente Feedback disponibile sul sistema IT della polizia o sul FHW Si fattura la fee amministrativa al cliente I vantaggi riconducibili alla de-materializzazione nella gestione dei verbali sono rilevanti ed apprezzabili, sia da parte degli Organi di Polizia, che da parte dei Clienti di Safo, e si manifestano in termini di:: a. riduzione dei costi e dei tempi di lavorazione. b. riduzione delle spese di stampa e postalizzazione. c. riduzione dei rischi legati alle attività manuali necessarie per la stampa ed il processing dei documenti cartacei. Il ricorso alla gestione telematica comporta tre categorie di benefici: 1. Gestionali: il verbale cartaceo non viene più notificato alla società di noleggio che non avrà più l onere di gestire le pratiche; 2. Commerciali: al Cliente finale (locatario) non verranno addebitati i costi di doppia notifica da parte dei comuni e sarà possibile per i noleggiatori abbassare il costo delle fee amministrative; 3. Economici: minor costo di gestione multe, minori costi di affrancature.

5 le cartelle esattoriali LA GESTIONE DELLE CARTELLE ESATTORIALI SAFO, per i propri Clienti, gestisce anche le iscrizioni al ruolo degli accertamenti di violazione del codice della strada. Le attività relative a questa gestione possono essere così riassunte: scansione della cartella esattoriale e dei documenti connessi data entry dei dati contenuti nella cartella esattoriale. consultazione della documentazione corrispondente analisi del materiale a disposizione. richiesta di discarico all Ente Impositore o eventuale richiesta di rimborso. monitoraggio delle richieste di discarico inviate ed eventuale sollecito alle Amministrazioni competenti. pagamento del verbale iscritto al ruolo in caso di corretta iscrizione, previa autorizzazione del Cliente. Forte dell esperienza maturata e delle competenze dei propri collaboratori Safo è in grado di ottenere un elevato numero di sgravi amministrativi che si aggira intorno al 60%. Nel caso in cui il Cliente sia nella posizione di poter contestare importi elevati ricorrendo ad un giudice di pace o ad un giudice ordinario, Safo mette a disposizione una consulenza legale, anche per situazioni pregresse. La gestione delle cartelle esattoriali viene svolta attraverso un SW creato ad hoc che è in grado di produrre reportistica di vario tipo, comprendente sia i pagamenti che gli sgravi. Tale lavorazione, con i relativi documenti ed allegati, sarà visibile con le stesse modalità del sito Web utilizzato per i verbali. SAFO fornisce inoltre un call center ed un Help Desk di assistenza e consulenza sia al Cliente che al locatario finale.

6 key points, privacy e riservatezza KEY POINTS Questo nuovo processo sviluppato in anni di studio e nell ottica del continuo miglioramento per la soddisfazione del Cliente finale, ha messo in luce quelli che sono gli indubbi punti di forza e benefici nell avvalersi del sistema MULTANOVA che possiamo così riassumere: 1. Full Outsourcing: Safo, con la gestione dell intero processo delle multe dall apertura del verbale fino al pagamento o al ricorso, permette alle società di noleggio di sollevarsi completamente dall onere della gestione delle multe. Inoltre il full outsourcing consente una notevole riduzione di costi e tempi di gestione. 2. Utilizzo di una procedura informatica proprietaria: consente l immediato adeguamento sia alle particolari esigenze del Cliente che alle variazioni di tipo normativo. Inoltre garantisce la massima personalizzazione del servizio grazie alla tecnologia utilizzata. 3. Completa visibilità del workflow multa: : il Cliente ha la completa visibilità sul processo di gestione della multa tramite una pagina web a lui dedicata. 4. Totale rintracciabilità dei verbali: in qualsiasi fase del loro processo, mediante la protocollazione dei verbali con l utilizzo di un barcode. 5. Integrazione della procedura gestione multe con i sistemi di archiviazione ottica: la completa smaterializzazione del documento cartaceo consente una razionalizzazione dello spazio per il Cliente. L archivio cartaceo viene conservato dalla Safo stessa nei propri magazzini secondo i tempi prescritti dalla legge. PRIVACY E RISERVATEZZA I dati relativi ai locatari costituiscono, per tutti i Clienti di Safo, un patrimonio enorme. Per questo motivo Safo ha sempre adottato ogni misura necessaria per garantire la massima riservatezza dei dati predisponendoli in Data Base separati per ogni Clienti. Tale cautela si traduce in due fondamentali principi che hanno ispirato la progettazione di multanova e che, ogni giorno, indirizzano il management (? La gestione?) e le funzioni di controllo sull intero processo: organizzazione del lavoro strutturata in modo da consentire al solo personale centralizzato, specializzato ed altamente fidelizzato l accesso alle informazioni più riservate; struttura delle basi dati concepita in modo da garantire la separazione fisica dei dati relativi a ciascun Cliente applicando tutti i criteri di sicurezza. Di seguito viene descritta, in un semplice grafico, l organizzazione dei diversi Data Base (DB) dei Clienti. È evidente l assoluta separazione delle informazioni relative a ogni Cliente che è dotato di un proprio DB in modo da mantenere indipendenti tutte le informazioni ed eliminare rischi. COUNTRY RULES (CRDB) GENERAL RULES (BRDB) CUSTOMER DATA (CDB) CUSTOMER DATA (CDB) COUNTRY RULES (CRDB)

7 le sedi del gruppo Roma Piazzale Ezio Tarantelli T F Acquapendente (VT) Via Cassia 27/a Bucharest str. Nanu Muscel nr. 4 Sector 5 T F Slough (UK) REGAL COURT High Street Slough Berkshire SL1 1EL T. +44 (0) F. +44 (0) È prossima l apertura della sede di Bruxelles. SAFO GROUP SPA Piazzale Ezio Tarantelli, ROMA T F info@safogroup.it