La gestione documentale con il programma Filenet ed il suo utilizzo tramite la tecnologia.net. di Emanuele Mattei (emanuele.mattei[at] .

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1 La gestione documentale con il programma Filenet ed il suo utilizzo tramite la tecnologia.net di Emanuele Mattei (emanuele.mattei[at] .it)

2 Introduzione In questa serie di articoli, vedremo come utilizzare Filenet, tramite la tecnologia.net, in particolare con i linguaggio Visual Basic net e C#, vedremo come gestire i documenti ed i vari file con Filenet, nonché interfacciarsi con la tecnologia.net per eseguire le operazioni più comuni con i documenti. Nei vari articoli, si potrà scaricare il file di esempio (vb.net e c#) utilizzato nell'articolo. Come versione di Filenet, utilizzeremo il Content Services 5.2 e 5.3. La gestione documentale e FileNet Filenet è un programma che permette la gestione documentale, esso può essere utilizzato sia con il database Sql server, che con oracle, durante l'installazione saranno create le opportune tabelle, che serviranno per la memorizzare i dati. In molti casi, filenet viene utilizzato per archiviare file immagini, quasi spesso derivati dalla scansione tramite un apposita scanner, ma esso non archivia solo file immagini, ma ogni genere di file (.doc (word),.xls (exel),.txt (eseguibile), ecc). A differenza di molti database relazionati, filenet non crea una database relazionato, ossia che le tabelle sono in relazione tra di loro, ma una struttura di contenimento dei dati, ossia senza relazione.la tabella più importante è la FnDocument, la quale contiene tutte le informazioni riguardanti le classi ed i documenti. In filenet troviamo un insieme di oggetti, che si chiamano librerie, questi oggetti contengono a loro volta le classi o meglio denominate in gergo tecnico, classi documentali, in esse si trovano le immagini, i file ed i dati, esse hanno degli attributi, chiamati in gergo tecnico proprietà. Per esempio noi avremo la libreria chiamata Test in essa avremo una classe chiamata ClasseTEst con due proprietà che sono chiamate nome e data Inoltre FileNet contiene un altr altro oggetto chiamato workspace che fa sempre parte delle librerie, quest oggetto permette di creare aree di lavoro, impostando diversi parametri di tipo stringa, numerico ecc. Ogni workspace è composta da Queue che vengono chiamati generalmente code, esse sono rappresentate come delle tabelle, ossia contenenti dei campi. Di seguito si riporta una rappresentazione grafica di filenet.

3 Gli Strumenti di Filenet FileNet mette a disposizione degli utenti vari strumenti, sebbene quelli più importanti (servizio filenet, creazione classi, creazione librerie, ecc) si trovino nella parte server, in quella client, sono installati alcuni programmi che possono tornarci utili. Va ricordato che tali strumenti (idm find per esempio) per poter funzionare correttamente, sul pc client devono avere una connessione di tipo odbc al database server, tale connessione si crea tramite Origine dati odbc, situata in strumenti di amministrazione. Alcuni accorgimenti da prendere durante la creazione della fonte dati, aperta la finestra di origine dati (odbc) selezionare la linguetta "Dsn di sistema", a questo punto si aggiunge una nuova connessione di tipo sql server (se il db è sql server), si prosegue inserendo il nome del server e l'autenticazione di tipo "immessi dall'utente " seconda opzione, mentre nella finestra in cui chiede di usare il database predefinito non mettere nessuna spunta. Di seguito vengono descritti i vari strumenti. FileNET Neighborhood Questo programma, si trova sul desktop di windows, esso è simile all'esplora risorse di windows, con un interfaccia molto simile ad esplora risorse, esso permette di navigare tra i vari file situati in una determinata libreria.

4 Idm Desktop Questo programma situato nella voce trova di windows, tramite la dicitura FileNet Documents... permette di ricercare i file e le immagini registrati su FileNet, vedere la figura 2. Figura 2 Questo programma effettuata una ricerca mirata su determinati file registrati in Filenet, inoltre facendo doppio click sul nome del file, permette l'apertura di esso. Come si vede dalla figura 3, si possono impostare alcuni parametri di ricerca, che vedremo qui di seguito. La voce "look in " permette di selezionare la libreria in cui fare la ricerca, mentre nella griglia la colonna con il dicitura "property", permette di scegliere in base a quale impostazione del file fare la ricerca, ossia l'attributo. Nell'esempio riportato, la ricerca viene effettuata tramite la proprietà classe documentale, la colonna operator, indica il tipo di ricerca, ossia se è uguale, nullo, non nullo, maggiore, ecc, mentre la colonna value, indica il valore da ricercare.

5 Figura 3 Confing Questo programma, è indispensabile perchè permette la configurazione tra gli applicativi client ed il server, per collegarsi al database server in cui si trovano i dati di filenet. Come mostrato nella figura 4, essa riporta le configurazioni per le varie librerie installate. Tramite i pulsanti Add.. Edit... Remove... permette di effettuare le varie operazioni sulle librerie. (inserimento, modifica ed eliminazione)

6 Figura 4 Per aggiungere una nuova libreria, digitare il pulsante add.., il quale apre una finestra (figura 5), nella voce library name, impostare il nome della libreria (valore di tipo etichetta che indica a quale libreria si vuole puntare.) Nella voce System, il nome del database creato, mentre per la casella Host Machine, il nome della macchina in cui è installato il database di filenet. Tale operazione va fatta sia per l'opzione "set preferences for currently logged on user" e sia per "Set default preferences for new users" Figura 5

7 CS Explorer Questo programma, permette la gestione delle impostazioni di filenet, va ricordato che questo tools, a differenza degli altri, è un applicativo usato prevalentemente lato server, ma può essere installato anche lato client. Con esso si possono creare le classi documentali, nuove utenze per il login, le proprietà per le classi documentali, ed altro ancora. Queue Maintenance Lo strumento Queue Maintenance permette di creare, eliminare, visualizzare e modificare le code di stampa, ossia gli oggetti che contengono informazioni riguardanti i documenti che si vogliono lavorare. Avviando il programma, ci chiederà di effettuare il login, inseriamo user name e password, fatto ciò, scegliamo la libreria in cui vogliamo effettuare le varie operazioni sui vari oggetti. Per esempio, realizziamo un workspace (insieme di code) chiamato anagrafica che contiene le code di stampa con le colonne nome e cognome. Procediamo nel seguente modo. La coda di stampa dovrà essere simile come illustrata nella figura successiva: Figura 6

8 Per prima cosa scegliamo la libreria in cui si vuole creare il workspace, dopo di chè, andiamo alla voce di menu "Workspace" e facciamo click alla voce "new..." Verrà aperta una finestra (figura 7) dove permette di inserire il nome del workspace, la descrizione ed il tipo di accesso, (qualsiasi utente nel nostro caso). Figura 7 Creato il workspace dovremmo creare le queue ossia le code, per far ciò selezioniamo il workspace appena creato "ANAGRAFICA", (per il sistema c'è differenza tra le minuscole e maiuscole). Facciamo click alla voce di menu "queue" e poi "new..." verrà aperta una finestra (figura 8) in cui inseriamo il nome della queue, la descrizione, ed i permessi nei rispettivi campi. Al termine di tale operazione si creano due proprietà per questa queue, una con il valore "Nome" è l'altra con il valore "Cognome", esse saranno di tipo stringa. Per la creazione delle proprietà per la coda, dobbiamo selezionare la voce di menu "AddPropertyDescription..." la quale visualizza una finestra (figura 9) in cui è possibile inserire il nome della proprietà, tornando alla finestra delle queue, è possibile impostare alcuni parametri di quella proprietà, come il tipo di dato (stringa, ecc) la dimensione, ecc.

9 Figura 8 Figura 9 Conclusioni In questo articolo introduttivo abbiamo visto alcuni strumenti in dotazione offerti da filenet, per gestire i file, tali strumenti, in particolare per idm desktop, vanno installati sul pc in cui si intende sviluppare applicativi con la tecnologia.net (ma anche con altri linguaggi, java per esempio). Va ricordato che l'attuale versione di content services (modalità di gestione dei dati, sono

10 due ) è la 5.4, di panagon 8, inoltre per poter utilizzare i tools (idm desktop 3.2.a) con la content services 5.3, vanno installate le class library 5.3 del cd content services 5.3 admin tools. Il sito web di riferimento: Italia Per richiedere gratuitamente il cd "FileNet is Essential" (Inglese)

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