Esempio 6 Esempio di mappature 1) Ciclo attivo 2) Ciclo personale

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1 Esempio 6 Esempio di mappature 1) Ciclo attivo 2) Ciclo personale 1

2 1) Voci di bilancio impattate dal processo CICLO ATTIVO Ricavi e crediti per vendite effettuate 2) Descrizione del ciclo personale rilevato INPUTS: valutazione della fattibilità, acquisizione ordini da clienti, assegnazione delle risorse al progetto. Fase di acquisizione e preparazione dell offerta al cliente: ogniqualvolta un cliente formula una richiesta la società valuta la possibilità di soddifarla attraverso un riesame da parte delle direzioni/aree competenti. In particolare, l esame dell offerta viene effettuata nelle seguenti fasi: a fronte di una richiesta di acquisto da parte del cliente i requisiti specificati sono raccolti dall Account Manager, eventualmente con l assistenza del Project Manager. I requisiti sono formalizzati e riesaminati inizialmente dalla Business Development Departement che valutata la disponibilità delle risorse interne provvede ad identificare la risorsa più idonea a rispondere ai requisiti specificati o inoltra alla Direzione Risorse Umane la richiesta di nuovo personale; nel momento in cui la risorsa prescelta è riesaminata da XXXXX viene presentata al Cliente ed il Commerciale/Marketing inoltra l offerta economica; a fronte di un ordine del cliente questo viene riesaminato dal Commerciale/Marketing per verificarne la congruenza con l offerta: eventuali divergenze vengono risolte prima dell inizio delle attività; nel caso in cui sia presente un Accordo quadro gli elementi costitutivi dello stesso rientrano nella gestione dell offerta e dell ordine. Mensilmente viene effettuata una riunione congiunta tra i Responsabili di Business Development & Commerciale/Marketing e Risorse Umane/Selezione per il riesame delle richieste aperte. Nel caso di contratti relativi allo sviluppo di un progetto software, il Commerciale/Marketing coinvolge la Business Development & Delivery che incarica un Project Manager di raccogliere i dati di base e di definire le specifiche dei requisiti; il documento di specifica dei requisiti riassume le esigenze che il prodotto/sistema deve soddisfare. Nel caso di contratti relativi all assistenza su prodotti installati, un documento analogo a quello di specifica dei requisiti viene redatto direttamente dal Sales & Marketing. A fronte della formalizzazione delle richieste la Business Development & Delivery si attiva per identificare e formalizzare i termini del progetto, e svolge una macro analisi che dà origine ad uno studio di fattibilità. Identificati e formalizzati i termini del progetto, il Commerciale/Marketing e la Business Development & Delivery revisionano le richieste e valutano la fattibilità tecnica ed economica del progetto (vedi la procedura Gestione Commesse ); a questa fase partecipano anche il top management e la Direzione Amministrazione e Finanza nel caso di progetti impegnativi in termini di risorse o di budget. Se la revisione dà esito positivo, il Commerciale/Marketing formalizza un offerta per la fornitura in oggetto. 2

3 Al ricevimento dell ordine il Commerciale/Marketing verifica la congruenza tra offerta e ordine; tale revisione viene resa evidente sulla copia interna dell ordine. Nel caso in cui non vi sia coerenza tra ordine ed offerta, il Commerciale/Marketing valuta gli scostamenti e decide se: accettare l ordine (piccoli scostamenti); non accettare l ordine (scostamenti rilevanti); emettere una nuova offerta (nuova negoziazione del contratto). In ogni caso il Commerciale/Marketing comunica al cliente quale sia stata la decisione. L esito della trattativa viene comunicato dal Commerciale/Marketing ai Responsabili della Direzione Ricerca a Sviluppo coinvolti nella commessa che nel caso di accettazione dell offerta (anche senza il riscontro dell ordine scritto, ma previo consenso anche verbale del Cliente) danno inizio alle attività operative. Siamo stati informati nel corso delle nostre interviste (XXXXX controllo di gestione - ) che la società nel corso della propri vita raramente ha acquisito progetti in perdita. Ciò se è avvenuto nel passato è stato con obiettivi commerciali ben definiti su opportunità future di business. Modalità di apertura/gestione delle commesse: esistono le seguenti tipologie di commesse: Progetto: sono le commesse vere e proprie che normalmente includono acquisizione di prodotti interni o esterni, sviluppo software o servizi di integrazione, manutenzione prodotti esterni, manutenzione soluzione completa offerta e che si riferiscono alla fornitura chiavi in mano di integrazione e/o di sviluppo su specifica del cliente il cui avanzamento nel tempo può essere misurato con una % di avanzamento (contabilmente vengono gestite con LIC). Consulenza: si intende per l erogazione di giornate di consulenza per l integrazione di soluzioni di sviluppo o sviluppo di software commissionati in modalità time&material con fatturazione a consuntivo delle ore lavorate. Servizi a canone: si intendono prestazioni di servizio che perdurano per un arco di tempo abbastanza lungo ed anno carattere continuativo nel tempo (come ad esempio il supporto sistematico on line). Manutenzione: si intedono prestazioni di servizio sui prodotti terze parti o XXXX facenti parte della soluzione offerta e per la manutenzione della soluzione stessa. La società ritine opportuno gestire contratualmenete e contabilmente tali prestazioni separatamente rispetto al progetto originale in considerazione della diversa prestazione effettuata e in considerazione del momento in cui vengono effettuate. I progetti sono gestiti con il sistema XXX che è uno strumento che mostra elementi della commessa. E necessario specificare che il XXXX non è un programma di contabilità gestionale ma è un sistema a supporto della stessa. Infatti tale strumento non viene utilizzato per l emissione delle fatture (che avvine direttamente con il sistema di co.ge.) ma l obbligo di indicazione del campo relativo ai piani di fatturazione inizialmente previsti è necessario solo al fine di valutare la corrispondenza i quanto lavorato in XXX e quanto risultante dalla co.ge. e nel caso effettuare i necessari accantonamenti. 3

4 Durante lo svolgimento delle attività previste per la commessa il Pm responsabile con il supporto della Direzione Qualità e del Controllo di Gestione, monitorano e tengono aggiornati i dati di rispettiva competenza in XXXX. Periodicamente, con cadenza mensile, la Direzione Amministrazione e Controllo, la Direzione Tecnica e il Controllo di Gestione convocano una riunione di stato avanzamento lavori. Durante tale riunione viene discusso lo stato avanzamento delle commesse aperte ponendo particolare attenzione a quelle per progetti e consulenza; viene, inoltre, formalizzata la chiusura di tutte le commesse per le quali non è prevista ulteriore attività. Gli aspetti discussi nel corso di tali riunioni vengono verbalizzati. Fatturazione attiva: La funzione tecnica ottenuti i documenti di accettazione della prestazione XXX provvede a compilare un modulo di richiesta fatturazione inviato all amministrazione per la relativa emissione del documento contabile. Abbiamo appreso che la società non utilizza il modulo automatico di emissione fattura del sistema contabile che produce la relativa scrittura contabile di ricavo in co.ge. a causa delle esigenze di adattamento delle fatture in relazione alla specificità dei contratti svolti. Gli stanziamenti per fatture da emettere vengono gestiti a fine periodo mediante l inserimento della competenza del periodo del ricavo in un campo obbligatori in co.ge. che mi evidenzia la necessita a chiusura di effettuare le dovute registrazioni per fatture da emettere. Gestione del credito La persona incaricata della gestione del credito è il Dott. XXXX (Direttore Amministrativo), mensilmente viene prodotta un estrazione dei crediti a scadere (per i quali viene inviato un avviso di scadenza) nonché di quelli già scaduti attraverso la produzione di un aging; di quest ultimi il Dott. XXX provvede ad effettuare a seconda del rapporto con il cliente al sollecito via e.mail, fax o per telefono. Abbiamo appreso che la società raramente fa ricorso al legale per gli incassi e ciò viene effettuato solo nel caso in cui non esistono future opportunità commerciali con i clienti (lo studio legale eventualmente coinvolto per questioni legate al recupero crediti è lo Studio XXXXX). OUTPUTS: registrazione crediti, incassi, report sull andamento dei ricavi. 3) Specifici controlli individuati I controlli individuati, in particolare relativamente a: - studio di fattibilità; - compilazione del GANT - incontro mensile sullo Stato Avanzamento Lavori. Permettono una adeguata sicurezza in merito alla gestione amministrativa delle commesse attive e della relativa registrazione contabile (ricavi e rimanenze). 4

5 4) Valutazione finale del ciclo attivo In considerazione che: - vi è una chiara definizione delle responsabilità nel processo individuato - vi è una chiara separazione delle mansioni (decisione/autorizzazione gestione/esecuzione registrazione controllo) e quindi nessuna operazione è eseguita dall inizio alla fine dalla stessa persona - esiste un controllo reciproco - ogni scrittura contabile è supportata ad un documento che giustifica il fatto amministrativo - l aggiornamento delle voci di contabilità correlate al processo individuato è tempestivo ed efficiente - il personale adibito è adeguato ed efficiente e, in considerazione della risultanza della mappatura del sistema amministrativo contabile riferito al ciclo attivo e dei relativi controlli individuati e testati, riteniamo il livello dello stesso AFFIDABILE. 5

6 1) Voci di bilancio impattate dal processo CICLO PERSONALE Costi e debiti del personale Valutazione del fondo oneri di ristrutturazione Costi e debiti fiscali e previdenziali collegati al personale 2) Descrizione del ciclo personale rilevato Inputs: budget, andamento della forza lavoro La Direzione delle Risorse Umane (DRU) che risponde direttamente alla Direzione Generale è responsabile: della ricerca del contatto con i candidati e della valutazione delle caratteristiche generali dei candidati; della gestione dei curricula; della classificazione dei candidati durante la fase di selezione; della classificazione delle risorse; dell assunzione del personale. La Business Development & Delivery (BDD) apre la richiesta di risorse verso la Direzione Risorse Umane e la supporta nella valutazione tecnica delle risorse e nella definizione della proposta economica. In sede di budget, in relazione all andamento dell attività, è definito il personale necessario ad assicurare lo svolgimento dell attività aziendale e le previsioni di costo. Tali stime sono effettuate in collaborazione con la direzione commerciale che in base agli ordini in portafoglio nonché alle previsioni di vendita dei prodotti stima le risorse necessarie alla loro realizzazione. Esiste un Area Selezione all interno della Direzione Risorse Umane dedicata alla selezione del personale; quest ultima non avviene con l ausilio di società di consulenza esterne di recruiting, ma direttamente, all interno della società, con un coinvolgimento diretto di chi fa richiesta di assunzione. Dato il settore in cui opera XXXX, in passato il tasso di turnover del personale è stato piuttosto elevato. Siamo stati informati che durante il 2001 il turnover è decisamente diminuito rispetto al 2000: si è infatti passati da 80/90 dimissioni verificatesi nel 2000 a 40/50 del Per l anno XXXXX, caratterizzato da un clima di mercato critico per le imprese che operano nel settore IT in particolare, e dalla fusione per incorporazione in XXXX il turnover del personale è stato caratterizzato da 56 dimissioni e da una sola assunzione; inoltre sono stati firmati 7 lettere di incentivo all esodo, 6 delle quali da parte di dirigenti (5 della vecchia XXXX e 1 della vecchia XXXX) ed uno da parte di una dipendente in contratto formazione e lavoro; ciò ha originato un contenzioso con un dirigente (sig. XXXX), che dovrebbe risolversi con udienza in data 9/12/2002, tramite l accettazione da parte del dirigente di un accordo transattivo con XXXX. Si sono avuti inoltre 3 licenziamenti di cui uno è sfociato in un contenzioso (ing. XXXX), seguito dall Avv, XXXX. Ad oggi comunque la società pensa di non dovere effettuare altre grosse manovre di incentivi all esodo o licenziamenti per i prossimi sei mesi; inoltre si è addirittura creata la necessità di assumere nuovo personale. Al 1 dicembre XXX il personale di XXXX S.p.A. è composto da 375 con contratto di dipendenza (di cui 34 in CfeL), da 34 CO.CO.CO. e da 354 consulenti tecnici, spalmati in parte tra il personale dipendente e marginalmente costituiti da liberi professionisti. Activities: contratto di lavoro, gestione paghe e stipendi, cause di lavoro 6

7 Contratto di lavoro Per gli impiegati è previsto l inquadramento con CCNL Commercio; inoltre ogni dipendente è tenuto a firmare un patto di non concorrenza e di riservatezza sia durante il periodo in cui è dipendente che negli eventuali 12 mesi successivi alla cessazione del rapporto. Gestione paghe e stipendi La retribuzione del personale dipendente è composta da una parte fissa stabilita contrattualmente più una parte variabile corrisposta in funzione del raggiungimento di performance personali e aziendali comunicati ad inizio anno. Ci è stato comunicato che per politiche aziendali i bonus per l anno XXX saranno mosto più bassi di quelli riconosciuti nel XXXX, e comunque verranno liquidati trimestralmente; solitamente tali bonus spettano a manager ed a capi progetto. Da evidenziare che a seguito della fusione in XXX, la valuta d accredito degli stipendi ai dipendenti non è più fine mese ma il 10 del mese successivo a quello di riferimento, al fine di adattarsi ai tempi contabili dell incorporante. L area amministrativa è responsabile della gestione delle relazioni con il personale dipendente per gli aspetti amministrativi legati all elaborazione paghe e contributi, e ciò avviene coerentemente a quanto specificato dal CCNL, dalle normative previdenziali e fiscali nonché dalla gestione delle presenze assenze; in particolare la rilevazione delle presenze è tenuta manualmente ed il personale dipendente registra autonomamente la propria entrata e la propria uscita. Da evidenziare che la società ha dilazionato il pagamento delle Ritenute d acconto relative ai dipendenti, nonché l IVA da versare, inerenti i mesi di dicembre 2001 e gennaio e febbraio XXXX; dalla lettura dei libri sociali, nonché da colloquio con Dr. XXXXX, abbiamo appreso che la società ha completamente versato il debito per IVA e che sta ripagando gradualmente le R.A. più la quota di interessi di mora per il ritardato pagamento; il Dr. XXXXXX ci ha confermato che entro la fine dell anno le R.A. residue saranno totalmente versate. Per la vecchia XXX l elaborazione degli stipendi e delle paghe è effettuata dallo Studio XXXXXX, in base ad un contratto quadro tra le parti. Infatti, dopo la fusione, la società ha deciso di mantenere come Consulente del Lavoro lo Studio XXXXX anziché lo Studio XXXXX, che è il vecchio fiscalista di XXX nonché Consulente del Lavoro. L elaborazione delle paghe e degli altri elementi compresi nel costo del lavoro per macrocategorie così come previsto dal piano dei conti societario (ferie, contributi, TFR, imposte) effettuata dallo Studio XXXX, è mensilmente comunicata da quest ultimo a XXX mediante un tabulato riassuntivo, in base al quale la contabilità generale provvede all inserimento dei dati nel sistema informativo. Siamo stati informati dal Dr. XXXXX che oltre al prospetto sopra menzionato utilizzato dalla Co.Ge., lo Studio XXXX provvede ad inviarne un secondo dettagliato per dipendente e singole categorie di costo (compresi i vari accantonamenti per 13 e 14 che in CO.GE. sono iscritti non mensilmente ma alla fine dell anno); tale prospetto è utilizzato dalla contabilità analitica per caricare sulle singole commesse sulle quali hanno lavorato i vari dipendenti, i diversi costi del lavoro. Cause di lavoro Come detto in precedenza, per la vecchia XXXX, ad oggi ne esistono tre: uno con l Ing. XXX a causa di un licenziamento per concorrenza sleale, uno con il sig. XXXXX la cui udienza di discussione della causa è fissata a lunedì 9 dicembre XXXX ed uno con il dott. XXXX, la cui udienza è fissata in data 10 dicembre XXXX. Outputs: contabilità paghe e contributi, dichiarazioni periodiche, modelli per il versamento dei contributi e delle imposte, libri matricola. 7

8 3) Specifici controlli individuati Quadratura a campione di un cedolino a mese con i dati comunicati dallo Studio Paghe XXXX cura dell dott. XXXXX Verifica mensile direttore amministrativo corretta imputazione in contabilità dei costi/debiti del personale. 4) Valutazione finale del ciclo personale In considerazione che: - vi è una chiara definizione delle responsabilità nel processo individuato - vi è una chiara separazione delle mansioni (decisione/autorizzazione gestione/esecuzione registrazione controllo) e quindi nessuna operazione è eseguita dall inizio alla fine dalla stessa persona - esiste un controllo reciproco - ogni scrittura contabile è supportata ad un documento che giustifica il fatto amministrativo - l aggiornamento delle voci di contabilità correlate al processo individuato è tempestivo ed efficiente - il personale adibito è adeguato ed efficiente e, in considerazione della risultanza della mappatura del sistema amministrativo contabile riferito al personale e dei relativi controlli individuati e testati, riteniamo il livello dello stesso AFFIDABILE. 8