SpeedUp. «Un approccio integrato alla gestione del credito» dicembre M&GF Project S.r.l Via Magellano, Concorezzo (MI)

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Mariangela Angeli
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1 SpeedUp «Un approccio integrato alla gestione del credito» M&GF Project S.r.l Via Magellano, Concorezzo (MI) Tel: Fax: dicembre 2013 Lowendalmasaï Copyright

2 Il progetto Piano di implementazione Lowendalmasaï Copyright

3 L aumento degli insoluti e la carenza di liquidità sul mercato spingono le aziende ad un approccio integrato alla gestione del credito. I moduli Collect e Remminder di SpeedUp consentono di: L esigenza delle aziende Disporre di un sistema evoluto in grado di supportare in maniera sistematica e strutturata tutte le attività di gestione delle fatture in scadenza e insolute. Tutte le informazioni saranno accessibili in maniera immediata a tutte le funzioni aziendali autorizzate e coinvolte Disporre di una piattaforma in grado di tenere traccia e rammentare al personale incaricato le attività da svolgere, consentendo quindi di avere sempre sotto controllo la situazione e disponendo sia di informazioni di sintesi che di tutti i dettagli operativi necessari Coinvolgimento della divisione commerciale nel processo di gestione del credito (accesso anche in mobilità da Tablet) Lowendalmasaï Copyright

gestione delle fatture in scadenza e insolute.

4 Gestione integrata del credito Obiettivi Soluzione Collect, un tool informatico web based in grado di integrare le informazioni disponibili interne ed esterne Implementazione di un tool Ridurre il rischio di credito e informatico web based in grado Obiettivi livello di write off automaticamente Soluzione in grado di: di Definire un modello di rating interfacciarsi con i sistemi Supportare cliente i collector e il personale aziendali Interfacciarsi e le fonti con dati i sistemi esterne aziendali amministrativo Definire un nella modello gestione di calcolo degli insoluti calcolare mensilmente il rating di tutti Garantire i clienti dell azienda ad ogni utente l accesso ai clienti Incrementare del fido personalizzato la quantità di debitori/ pratiche utilizzando e alle funzioni n fonti per dati le quali è stato che un Automatizzare collector è in il grado processo di gestire, di tradurre autorizzato mensilmente il rating in provvedendo gestione parallelamente del rischio di credito a semplificargli un Generare livello di affidamento promemoria delle attività in il lavoro e a rammentargli tutte le attività in dinamico Velocizzare la processazione scadenza da gestire scadenza gestire n momenti di valutazione degli ordini del Supportare rischio (all ordine, la forza alla vendite ad ogni livello, Trasformare il processo di gestione da Migliorare reporting e sistema di spedizione, sia nelle attività ) operative (incassi presso il un attività controllo artigianale ad un attività monitorare debitore, il solleciti, rischio di PdR credito etc a etc) sia industriale riducendo così i tempi di livello nell analisi di intero dei portafoglio, dati dei debitori della propria incasso cluster area e singoli account Lowendalmasaï Copyright

cliente i collector e il personale aziendali Interfacciarsi e le fonti con dati i sistemi esterne aziendali amministrativo Definire un nella modello gestione di calcolo degli insoluti calcolare

5 Elemento chiave è la possibilità di avere sotto controllo la situazione di tutti i debitori Elementi chiave I quattro pilastri del sistema Controllo sulle attività da svolgere: Registrazione delle attività svolte: Strumenti di reporting direzionale e operativo E possibile garantire l accesso a tutti: Appuntamenti telefonici Attribuzione di note con follow-up (esempio: promessa di pagamento, verificare dopo x giorni) Mail promemoria delle attività del giorno (clienti da contattare, incassi da versare etc etc) Piani di rientro scaduti Reclami aperti Generazione massiva dei solleciti Registrazione note classificate sulle partite (relative alle lavorazioni svolte) Note sul cliente Lettere di sollecito generate Reclami Incassi sul campo Le informazioni rimangono storicizzate anche dopo il pagamento delle fatture Ageing scaduto /a scadere Analisi DSO/BPDSO Aging cliente Pareto crediti correnti/ crediti scaduti Reclami aperti/chiusi Fatture con nota Contatti Ogni utente esegui i report sui propri clienti con diversi parametri di selezione Collect è Web-based, non necessita di installazione Multi-azienda Multi-lingua Multi-browser Multi-dispositivo (PC /Tablet) Installabile in azienda o in cloud Lowendalmasaï Copyright

verificare dopo x giorni) Mail promemoria delle attività del giorno (clienti da contattare, incassi da versare etc etc) Piani di rientro scaduti Reclami aperti Generazione massiva dei solleciti

6 Schermata di Ricerca Interfaccia utente Lowendalmasaï Copyright

7 Reporting Interfaccia utente Lowendalmasaï Copyright

8 Interfaccia utente Per ogni cliente è disponibile una sezione che visualizza in una pagina i dati di sintesi con la possibilità di analizzare dettagliatamente tutte le attività svolte e da fare Lowendalmasaï Copyright

con la possibilità di analizzare dettagliatamente tutte

9 Interfaccia utente Tutte le attività da svolgere sono sotto controllo e opportunamente estraibili On Line Agenda Maschera di ricerca Off Line Report note Mail delle attività del giorno Lowendalmasaï Copyright

Agenda Maschera di ricerca Off Line Report note Mail

10 Interfaccia utente I cicli dei solleciti sono configurabili per rischio cliente e secondo la propria Credit Policy Lowendalmasaï Copyright

11 Interfaccia utente Con la possibilità di visionare i solleciti uno per uno oppure inviarli massivamente oppure salvarli in un area di transito Lowendalmasaï Copyright

12 Il progetto Piano di implementazione Lowendalmasaï Copyright

13 Risorse Tempi Ipotesi di implementazione presso un Azienda-Cliente Piano di implementazione Il progetto è strutturato in 3 macro fasi: Specifiche di configurazione del sistema Predisposizione dell export dal sistema contabile Implementazione, testing e rilascio 1-2 settimane? settimane 6-8 settimane a partire dalla ricezione dei dati Azienda-Cliente Azienda-Cliente Azienda-Cliente Lowendalmasaï Copyright

dal sistema contabile Implementazione, testing e rilascio 1-2 settimane?

In questa fase si identificheranno le esigenze/peculiarità specifiche del azienda-cliente Fase 1 Specifiche di configurazione del sistema Workshop/interviste volte a comprendere il business e le

livello di coinvolgimento di altre funzioni aziendali che si vogliono ottenere e dei loro permessi/visibilità Analisi delle tipologie di reclami Verifica dei tipi di documenti (PDR, S&S, Lettere di

14 In questa fase si identificheranno le esigenze/peculiarità specifiche del azienda-cliente Fase 1 Specifiche di configurazione del sistema Workshop/interviste volte a comprendere il business e le dinamiche dell attività di collection Analisi delle peculiarità relative alla gestione dei solleciti, alle tipologie di note da tracciare, alla gestione dei promemoria Definizione dell eventuale livello di coinvolgimento di altre funzioni aziendali che si vogliono ottenere e dei loro permessi/visibilità Analisi delle tipologie di reclami Verifica dei tipi di documenti (PDR, S&S, Lettere di sollecito) attualmente utilizzati in azienda Analisi delle modalità con cui l amministrazione e il sistema contabile (ERP) gestiscono specifiche partite (insoluti su Riba, Effetti, Incassi, Interessi di mora) Attività e deliverable Analisi puntuale delle esigenze dell aziendacliente: Verbali degli incontri Tipologie di note Documenti da produrre Tipologie di reclami da gestire Eventuali personalizzazioni/implementazioni specifiche Lowendalmasaï Copyright

Nella seconda fase verranno deifinite e testate le modalità di esportazione dei due flussi (Clienti e partite) dal sistema contabile dell azienda- cliente Fase 2

ed invio tracciati per impostazione interfacce Definizione delle modalità di ricezione da parte del sistema (FTP, file system.

15 Nella seconda fase verranno deifinite e testate le modalità di esportazione dei due flussi (Clienti e partite) dal sistema contabile dell aziendacliente Fase 2 Predisposizione dell export dal sistema contabile Incontro con il personale IT che esporterà i tracciati dal gestionale (clienti e partite aperte) Predisposizione ed invio tracciati per impostazione interfacce Definizione delle modalità di ricezione da parte del sistema (FTP, file system..) Verifica della correttezza dei dati e della loro consistenza Attività e deliverable Validazione dei dati ricevuti dal punto di vista: Formale Logico Ai fini operativi Lowendalmasaï Copyright

La terza fase si concretizza nella verifica che il sistema sia opportunamente configurato e pronto per l uso Fase 3 Implementazione, testing e rilascio

integrità del reporting Importazione una-tantum dei dati provenienti da altre fonti utilizzate precedentemente per la collection (file excel, altri

16 La terza fase si concretizza nella verifica che il sistema sia opportunamente configurato e pronto per l uso Fase 3 Implementazione, testing e rilascio Attività e deliverable Importazione dei flussi per più giorni Verifica a campione della corretta visualizzazione dei dati Analisi della correttezza e integrità del reporting Importazione una-tantum dei dati provenienti da altre fonti utilizzate precedentemente per la collection (file excel, altri sistemi...) Testing Rilascio Formazione Sistema pronto e funzionante: Atribuzione login Utenti pronti e formati Inizio delle attività Lowendalmasaï Copyright

17 Un approccio integrato alla gestione del credito Presentazione sintetica dei moduli Collect e Reminder di SpeedUp dicembre 2013 Lowendalmasaï Copyright

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