Tasti di scelta rapida da Excel ALT+O+T+T CTRL+1 CTRL+MAIUSC +T

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1 2.2 Le operazioni in Excel I comandi delle operazioni in Excel Comando a menu Tasti di scelta rapida da Excel Comandopulsante Formato-Colonna- Larghezza --- ALT+O+L+H Formato-Riga-Altezza --- ALT+O+T+T Dati-Filtro-Filtro automatico --- ALT+D+F+F Formato-Cella CTRL+1 Modifica-Elimina --- ALT+M+L Inserisci-Cella --- ALT+I+L Modifica-Trova CTRL+MAIUSC +T Dati-Ordina --- ALT+D+O Azione vedi Ridimensiona la colonna in base al valore inserito Ridimensiona la riga in base al valore inserito attiva una opzione che pone una "freccetta di selezione" in testa alle colonne selezionate Apre la finestra di dialogo in cui è possibile specificare le caratteristiche della cella selezionata sia in formato estetico che nel formato dei dati Apre la finestra di dialogo per l eliminazione di una cella, una riga o di una colonna Apre la finestra di dialogo per l inserimento di una cella, una riga o di una colonna Apre una finestra di dialogo in cui è possibile specificare gli elementi da cercare Apre la finestra di dialogo per la scelta dei campi tabella su cui ordinare Selezionare i dati Le operazioni che vengono effettuate in Excel (immissione dei dati, definizione di formati, copia, incolla, etc.) si applicano alla cella o alle celle selezionate; è possibile selezionare una sola cella, più celle adiacenti o non, una sola riga o una sola colonna, più righe o più colonne adiacenti o non; le celle così selezionate costituiscono un "intervallo". Di seguito vengono elencati i modi principali per selezionare i componenti di un foglio Excel o per costituire un intervallo di celle: CELLE ADIACENTI Una singola cella: cliccare sulla cella oppure raggiungerla utilizzando i tasti di direzione. Una zona (blocco rettangolare di celle contigue,vedi RICHIAMO): cliccare sulla cella posta in un vertice della zona e quindi trascinare la selezione fino alla cella della diagonale opposta (p.e., da B2 a C5 si seleziona il blocco nelle righe 2,3,4 e 5 e nelle colonne B,C)..

2 Un'intera riga: cliccare sull'intestazione di riga (numero). Un'intera colonna: cliccare sull'intestazione di colonna (lettera). Righe o colonne adiacenti: trascinare il puntatore sulle intestazioni di riga o di colonna oppure selezionare la prima e quindi l'ultima (riga o colonna) tenendo premuto MAIUSC. Tutte le celle di un foglio di lavoro: cliccare sull'apposito pulsante di selezione quadratino in alto a sinistra, all'intersezione delle intestazioni di righe e colonne) CELLE NON ADIACENTI Righe o colonne: selezionare la prima e quindi le altre tenendo premuto CTRL. Celle o zone: selezionare la prima (cella o zona) e quindi le altre celle tenendo premuto CTRL Prima immissione di dati La prima immissione di dati in un foglio Excel segue l'ovvia impostazione di tutti i prodotti similari (vedi RICHIAMO): essenzialmente occorre scrivere i dati senza particolari cure, così come si leggono solo in casi particolari occorre tener presente di quanto segnalato a proposito della "forzatura" di un tipo e delle regole già esemplificate per Excel (vedi RICHIAMO), delle quali in questa sede occorre solo ricordare; una sequenza di cifre e <,> che possa avere significato di numero è assunta come un dato numerico (p.e. 37,89 è un numero) una sequenza di cifre, nomi di mese, barre etc. che possa avere il significato di data, è automaticamente assunto come un dato di tipo "data" (p.e. 31/3/06 è assunto come 31 marzo 2006); per evitare le assunzioni automatiche di cui sopra occorre premettere al dato il simbolo < ' > ( p.e. '37,89 è il testo 37,89, '31/3/06 è il testo 31/3/06). Un caso a parte è quello delle formule, delle quali si dirà in seguito. Comunque, una immissione di questo tipo, senza una corretta definizione dei formati del foglio, è una prima grossolana immissione senza qualità estetica e con scarsa leggibilità. Peraltro, il perfezionamento dei formati può anche avvenire dopo avere effettuato una prima immissione. RICHIAMO: Dati numerici o testuali RICHIAMO: Tipi assegnati automaticamente o "forzati" Formato di righe e colonne in Excel I formati di riga o di colonna (vedi RICHIAMO) sono gestiti in Excel con i comandi Formato-Riga e Formato-Colonna, che agiscono sulla riga o sulla colonna della cella selezionata oppure sulle righe o colonne espressamente selezionate. In particolare: con i comandi Formato-Riga-Altezza e Formato-Colonna-Larghezza si apre una finestra di dialogo ove è possibile segnare la dimensione in centimetri desiderata con i comandi Formato-Riga-Adatta e Formato-Colonna-Adatta si lasciano riga o colonna libere di adattarsi al contenuto; con i comandi Formato-Riga-Nascondi e Formato-Colonna-Nascondi si "nascondono" riga o colonna alla vista; per renderle di nuovo visibili occorre poi selezionare le righe o colonne fra le quali vi è quella nascosta ed agire sul comando Formato-Riga-Scopri e Formato- Colonna-Scopri

3 Caso particolare del comando di nascondi righe è l utilizzo del "filtro", i dati vengono visualizzati in modo da mostrare soltanto le righe che interessano: ad esempio, da una lista di clienti, è possibile ottenere la lista di tutti quelli di una certa città. Una volta che i dati siano stati filtrati, è come se la tabella fosse costituita dai soli dati visibili: è possibile modificarli o produrre grafici a partire da essi, lo strumento del filtro non sposta le righe della lista, ma nasconde le righe che non soddisfano i criteri di selezione. Con il comando apposito Dati-Filtro-Filtro automatico si attiva così una opzione (che può essere eliminata ripetendo il medesimo comando) secondo la quale in testa alle colonne selezionate (1, 2,..o tutte) è inserito una "freccetta di selezione" (vedi figura, ove si è selezionata la sola colonna Indirizzi). RICHIAMO Formati di righe e colonne Filtri personalizzati (approfondimento) Selezionato il filtro automatico, ciascuna freccetta di selezione è un menù a tendina che contiene le voci diverse contenute nella colonna ed in più le voci (Primi 10), (Tutti) e (Personalizza). Agendo su tale comando è possibile selezionare le righe da visualizzare: saranno infatti visualizzate tutte le righe contenenti nella colonna in esame i valori specificati dal comando. In particolare, con il comando (Primi 10) vengono filtrate solo le prime 10 righe, con (Tutti) si ripristina la visualizzazione globale, con (Personalizza).si attiva un filtro per specialisti. È anche possibile raffinare la ricerca e applicare dei filtri personalizzati, cioè filtri che possono essere utilizzati per visualizzare righe in grado di soddisfare più condizioni in una stessa colonna. In questo modo, per esempio, nella lista degli indirizzi si possono selezionare le righe che fanno riferimento a più nomi di città. Se scegliete la voce Personalizza dal menu per il filtro che compare a lato di ogni colonna, Excel apre una finestra di dialogo nella quale è possibile indicare i criteri di selezione.

4 Nella casella Mostra righe selezionate l'operatore di confronto in base al quale filtrare i dati: gli operatori possono essere Uguale, Maggiore o Minore di, oppure, nel caso di valori testuali, Inizia con, Finisce, Contiene, ecc. Una volta inserito l'operatore di confronto, inserite il valore da utilizzare come termine di confronto nella casella del valore alla sua destra. In un foglio per la contabilità, per esempio, potrebbe essere necessario selezionare tutte le voci di spesa compresi fra 2.000,00 e 4.000,00 dopo aver selezionato il primo operatore di confronto, si deve cliccare sul pulsante AND e introdurre il secondo operatore di confronto Formato dei dati numerici In Excel per definire il formato di una o più celle, si seleziona l'intervallo desiderato e si usa il comando Formato-Celle: si apre una ricca finestra di dialogo suddivisa in diverse schede, ognuna delle quali riguarda una specifica sezione del formato. Il formato dei dati numerici (vedi RICHIAMO) è curato dalla scheda Numero, che raggruppa tipi e formati in Categorie (invero, la "categoria" Excel è un concetto che confonde quello di tipo con quello di formato). Le principali categorie sono: Generale: le celle di questo formato possono essere di tipo qualsiasi: Numero: il formato ne fissa, essenzialmente, se sono interi o quante cifre devono esprimere dopo la virgola (con conseguente approssimazione: come mostrato nelle figure dell esempio) e se si vuole il puntino di separazione delle migliaia (vedi figura 4 dell esempio) Valuta: il numero è rappresentato come nel caso precedente, ma inoltre è preceduto dal simbolo prescelto di valuta (, $ etc.) Percentuale: il numero è rappresentato in forma di percentuale, con il numero di posizioni decimali prescelto e la conseguente approssimazione; ad esempio 0,809 espresso come percentuale con 2 decimali appare come 80,90%, espresso come percentuale intera appare come 81%. RICHIAMO: Formato dei dati numerici 3, con 4 decimali 3, con 2 decimali

5 Un numero in formato intero Un numero con puntini separatori e 2 decimali Formato delle date (e dell'ora) Le date in Excel sono rappresentate come numeri seriali, cioè con il numero di giorni che passano dal 1/1/1900, assunta per convenzione, alla data effettiva (vedi RICHIAMO); con il comando Formato-Celle: e scheda Numero, esiste in particolare la categoria: Data (figura 1) nei suoi vari formati (detti tipi sulla scheda) come ad esempio 31/12/05, 31 dic 05, tutti formati diversi del numero (vedi figura) RICHIAMO: Formato delle date

6 Due formati diversi per una data (numero seriale 38717) Il formato "Ora" (approfondimento) L'ora è rappresenta come frazione di giorno nel numero seriale, cosicché, ad esempio se è il 31 dicembre ,5 à il mezzogiorno del 31 dicembre. L'ora si può aggiungere nel formato data, che è in effetti un formato "Data e ora" (si leggerà, ad esempio, 31/12/05 12:00) oppure si può esprimere da sola con la categoria Ora: anche l'ora può essere rappresentata in formati diversi, come ad esempio 8.24, 8.24 AM, (vedi figura di seguito) Formato "estetico" delle celle Per quanto attiene agli aspetti "estetici" del formato si è visto che questi riguardano il formato del carattere, l'allineamento, i bordi, l'ombreggiatura ed il colore di fondo (vedi RICHIAMO). Questi aspetti sono curati dalle seguenti schede: Carattere: contiene la formattazione classica dei caratteri di testo, delle cifre e dei segni di interpunzione (tipo di carattere, dimensione colore, etc., vedi figura).

7 Allineamento (vedi figura): contiene le impostazioni relative all allineamento, alla posizione, all orientamento ecc. del contenuto della cella. Particolare interesse hanno le funzioni: Unione celle : unisce in un'unica cella le celle selezionate (se le celle sono già unite, eliminando il segno di spunta alla voce, le celle si dividono nuovamente), attenzione, le celle devono essere contigue altrimenti la funzione non ha effetto; Testo a capo : se il contenuto della cella è di tipo testo ed è più lungo delle cella, il testo si suddivide in più linee andando a capo (in alternativa, il testo eccedente occupa la colonna a fianco se questa non è vuota, altrimenti resta invisibile). Bordo: definisce i bordi delle celle, selezionando lo stile della linea, il suo colore e scegliendo quali bordi attivare e quali lasciare in bianco. Motivo: definisce il colore di riempimento delle celle o un "motivo" (quadrettato, rigato, etc.). RICHIAMO Formati estetici di una celle Scheda Carattere Scheda Allineamento Scheda Bordo

8 2.2.8 Copiare, spostare i dati Una volta selezionato l insieme dei dati desiderato, con i comandi conosciuti di copia/taglia e incolla (vedi RICHIAMO), sarà possibile copiarli spostarli o eliminarli, con particolare attenzione per le operazioni di copia e incolla nel caso in cui tra le celle selezionate esistono delle formule (vedi in seguito). Con il classico taglia, che elimina l elemento selezionato portandolo negli appunti, quello di Excel ha una notevole differenza, in quanto il comando Modifica-Taglia (CTRL+X) ha effetto solo nel momento successivo in cui si opera con il comando di incolla Modifica-Incolla (CTRL+V). Se questa sequenza non avviene anche il comando di taglia non ha alcun effetto sui dati. RICHIAMO: Modulo Copia, incolla e taglia Trovare e sostituire La ricerca di un dato (vedi RICHIAMO) in Excel avviene, come nelle altre applicazioni Office (vedi RICHIAMO), con il comando Modifica-Trova si apre la finestra di dialogo di cui alla figura attraverso la quale si esprimono i parametri dell operazine. Per la sostituzione si usa il comando Modifica-Sosttuisci oppure il pulsante Sostituisci.. nella finestra; come in Word, la sostituzione avviene voce per voce (pulsante Sotitisci) oppure immediatamente su tutte le occorrenze (pulsante Sotitisci tutto). La ricerca in ogni caso avviene su tutto il foglio se nulla è selezionato, altrimenti nella zona selezionata. Occorre distinguere se si vuole cercare un valore (indifferentemente testo, numero o data) oppure una formula e, nella eventuale sostituzione, ciascun dato conserva il suo tipo e formato originario. RICHIAMO: Ricerca di dati in un foglio RICHIAMO: Modulo Ricerca di una parola o di una frase Inserimento ed eliminazione di righe e colonne Righe e colonne possono essere eliminate (con tutto il loro contenuto) oppure inserite exnovo, ristrutturando così la tabelle (vedi RICHIAMO). Per eliminarle, occorre selezionarle e usare il comando Modifica-Elimina.

9 Per inserirle occorre usare il comando Inserisci-Riga oppure Inserisci-Colonna: la riga sarà inserita sopra la cella corrente, la colonna alla sua sinistra, verranno anche ricalcolate tutte le formule presenti nel foglio, in modo che non risultino errori da tali inserimenti o eliminazioni. Ovviamente, però, se una formula faceva riferimento ad una delle celle eliminate, quella formula è sostituita dalla notazione #RIF! RICHIAMO: Eliminazione o inserimento di righe o colonne o di tutto il foglio Inserimento ed eliminazione di celle (approfondimento) In Excel si può anche inserire o eliminare una cella con il comando Inserisci-Cella oppure Modifica-Elimina dopo averla selezionata: si apre allora una delle finestre di dialogo illustrate, che chiedono come ristrutturare il foglio Ordinare L ordinamento delle righe di un foglio rispetto ad una colonna (vedi RICHIAMO) si ottiene semplicemente posizionandosi su una qualsiasi cella della colonna prescelta ed utilizzando i comandi-pulsanti sulla barra degli strumenti per ordinamento crescente ( ).o decrescente ( ). Occorre fare attenzione a non selezionare solo una parte della tabella (si può non selezionare alcunché), altrimenti, l ordinamento avverrà solo nella parte selezionata della stessa tabella lasciando inalterata l altra parte. Per usare appieno le possibilità di ordinamento occorre selezionare la parte di foglio che si intende riordinare (oppure tutto, cliccando sul quadratino in alto a sinistra) ed utilizzare il comando dal menù a tendine Dati-Ordina: si apre la finestra di dialogo mostrata in figura, dove si possono selezionare le colonne successive nelle caselle Ordina per e Quindi per Le colonne sono identificate con il loro nome tradizionale (A, B, ) oppure, se si attiva nella stessa finestra l opzione con riga di intestazione (tecnica preferibile), attraverso l intestazione che si è posta nella prima riga di ogni colonna (ad esempio Nome, Sesso, Provenienza) e che viene proposta dalla finestra di dialogo. Analogamente si procede per un ordinamento delle colonne in base al contenuto delle righe; basta scegliere il pulsante Opzioni della finestra in figura e nella casella di dialogo, che si apre, selezionare Ordina da sinistra a destra, ritornando, quindi, nelle caselle Ordina per possiamo selezionare le righe.

10 RICHIAMO: Riordinamento di foglio