PICnet. Hotel Manager +

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1 PICnet Hotel Manager + Manuale di utilizzo

2 Indice Descrizione del sistema 2 Software supervisione camere 2 Software gestione accessi 3 Struttura Hardware 4 SEZIONE 1 5 Supervisione alberghiera 5 Visualizzazione di insieme 5 Visualizzazione di dettaglio 8 Impostazioni generali 10 Gestione degli accessi 12 Panoramica delle funzioni del sistema 12 Gestione delle tessere 13 Funzioni di amministrazione 16 Check-In 16 Cosa succede se 17 Check-Out 20 Cosa succede se 21 Check-Out Automatico 22 Black List 23 Visualizzazione dei transiti 25 SEZIONE 2 27 Installazione e configurazione di base 27 Requisiti minimi 27 Procedura di installazione 27 Configurazione di base: Stazione Principale 28 Configurazione di base: Attivazione dei processi 31 Configurazione di base: Postazioni aggiuntive 31 Panoramica delle funzioni del sistema 33 Funzioni di configurazione 34 Fase 1. Configurazione dei lettori 35 Fase 2. Configurazione delle Aree Comuni (Servizi) 38 Fase 3. Configurazione delle camere 40 Fase 4. Gestione delle tessere 43 Funzioni di utilità 47 Download 47 Leggi/Scrivi Tessera 48 Funzioni di diagnostica e manutenzione 49 Interroga lettore 49 Tessere associate al lettore 50 Compattazione e Ripristino Database 51 Sblocco manuale delle camere 52 Registrazione transiti 53 Principio di funzionamento 53 Configurazione delle aree di scambio dati 54 Associazione delle virtuali ai lettori 55 Rev. A3 Ottobre 07 pag. 1/55

3 Descrizione del sistema HOTEL MANAGER PLUS è un software sviluppato per permettere la supervisione di un hotel realizzato mediante il sistema bus PICnet. Il software HOTEL MANAGER PLUS si basa su: software di supervisione XVision, in versione OEM componenti soluzione Hotel Software supervisione camere La supervisione alberghiera è possibile secondo due differenti modalità la prima delle quali fornisce una visione di insieme di tutte le camere che costituiscono l hotel mentre l altra fornisce una visione in dettaglio di una sola camera. Visualizzazione di insieme Nella visualizzazione d insieme sullo schermo compare una collezione di pannelli, uno per ogni camera, con una serie di icone che rappresentano gli utilizzatori ed alcune informazioni sullo stato della camera e precisamente: presenza ospite in camera (ospite presente/assente) stato prenotazione camera (camera prenotata/non prenotata) allarme tirante bagno stato contatto finestra segnalazione non disturbare temperatura ambiente camera. Visualizzazione di dettaglio Per avere una visione in dettaglio dello stato di una camera sarà sufficiente cliccare sul pannello della camera di cui si vuole avere un informazione più dettagliata. In tal modo è possibile ottenere ulteriori informazioni sullo stato della camera: lettura temperatura ambiente camera lettura temperatura impostata dall ospite velocità fan-coil stato pulizia camera (riassettata o no) e modificare lo stato di alcuni parametri: impostazione temperatura camera sfitta impostazione temperatura camera libera impostazione temperatura camera occupata impostazione temperatura forzata Rev. A3 Ottobre 07 pag. 2/55

4 Software gestione accessi Il software di gestione delle camere è sostanzialmente composto da: anagrafica lettori anagrafica e configurazione camere anagrafica e configurazione servizi (aree comuni) anagrafica tessere black list tessere associazione cliente (transponder) a camera con procedure di Check-In/Check- Out (*), anche da postazioni multiple Acquisizione, registrazione e Visualizzazione transiti (*) queste funzioni non comprendono la gestione dell ospite (prenotazione, saldo, ecc.), demandata ai sistemi di booking. L operatore assegna una camera al cliente al suo arrivo. Questa operazione prende il nome di Check-In e prevede il rilascio di uno o più (max 4) badge transponder al cliente, che vengono abilitati ad aprire la camera e ad accedere alle aree comuni desiderate. Un badge può essere associato ad una e una sola camera. Alla conferma dell assegnazione il sistema provvede in automatico all invio dei dati al lettore di camera e ai lettori delle aree comuni abilitate. Le tessere e le aree comuni assegnate ad una camera possono essere modificate accedendo nuovamente alla finestra di Check-In. Al termine del soggiorno l operatore ritira le tessere riconsegnate dal cliente ed esegue la procedura di Check-Out, selezionando la camera ed eseguendo la lettura delle tessere riconsegnate (avvicinandole al lettore). La procedura di Check-Out rimuove dalla configurazione della camera le tessere associate, dichiarando la camera libera. Le tessere non riconsegnate possono essere rimosse ed inserite in black list previa conferma. Confermando il Check-Out il sistema disabilita l accesso alla camera e alle aree comuni, eseguendo automaticamente la rimozione dei codici dei badge dai lettori interessati. È prevista la possibilità di definire fino a 12 codici badge speciali, cosi ripartiti: 2 badge Passepartout, tipicamente per l accesso di emergenza. 10 badge di servizio in uso al personale. La differenziazione delle tessere di servizio consente di disabilitare l accesso al personale in determinate condizioni preservando la possibilità di accesso con tessera passepartout indipendentemente da tali limitazioni. I codici dei badge speciali sono inviati a tutti i lettori delle camere e delle aree comuni. La gestione della black list consente di escludere temporaneamente le tessere smarrite. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 3/55

5 Struttura Hardware La postazione operativa, tipicamente situata nella reception, è costituita da un Personal Computer (sul quale sono in esecuzione il software XVision ed i componenti aggiuntivi del Sistema Hotel), e da un lettore/programmatore di badge PN BADGE+ collegato tramite seriale al PC suddetto. La programmazione e la lettura delle tessere sono effettuate utilizzando tale programmatore. Al PC sono collegati, mediante differenti porte seriali, una o più unità di controllo PNMAS, a ciascuna delle quali fanno capo, con collegamento bus, i lettori PN Badge ed i moduli PN DigiTerm dotati di lettore, che presidiano i varchi delle aree comuni e delle camere. La configurazione iniziale fornita, modificabile secondo le esigenze specifiche, prevede la connessione del PN BADGE+ su COM2 e la connessione di un PICnet PN MAS su COM1. Oltre alla postazione principale, che consente tutte le operazioni di configurazione ed amministrazione previste dalla soluzione Hotel, possono essere predisposte postazioni addizionali, ciascuna equipaggiata con un proprio programmatore PN BADGE+, per la gestione delle sole operazioni di CheckIn/CheckOut. Tali stazioni operano connettendosi via TCP/IP alla stazione principale. Sulle postazioni addizionali non è richiesta la presenza del sistema XVision, tuttavia tali postazioni possono operare solo in presenza di una stazione principale sulla quale sia attivo il sistema suddetto. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 4/55

6 SEZIONE 1 Supervisione alberghiera La supervisione alberghiera è possibile secondo due differenti modalità la prima delle quali fornisce una visione di insieme di tutte le camere che costituiscono l hotel mentre l altra fornisce una visione in dettaglio di una sola camera. Visualizzazione di insieme Nella visualizzazione d insieme sullo schermo compare una collezione di pannelli, uno per ogni camera, con una serie di icone che rappresentano gli utilizzatori ed alcune informazioni sullo stato della camera: Pannelli camere Impostazioni generali Gestione tessere Zona visualizzazione allarmi Rev. A3 Ottobre 07 pag. 5/55

7 Nella parte inferiore dello schermo vengono visualizzati gli allarmi che si verificano nell impianto con data e ora di attivazione. Due pulsanti sulla destra della zona permettono la tacitazione del segnale acustico associato all allarme ed il riconoscimento dell allarme stesso. Ad ogni camera corrisponde un pannello per la rappresentazione grafica di una serie di informazioni: Prenotazione N. camera Presenza ospite Temp. camera Non disturbare Stato finestra Allarme bagno A seconda dello stato dell utenza l icona relativa risulterà grigia (utenza non attivata) o evidenziata in colore (utenza attivata): Camera prenotata N. camera Ospite presente Temp. camera Non disturbare Finestra aperta Allarme attivato Rev. A3 Ottobre 07 pag. 6/55

8 Alcune note sul significato e il funzionamento delle icone visualizzate. L icona Presenza ospite restituisce lo stato della tasca porta badge e si attiva quando viene inserita una tessera nella tasca stessa. L allarme bagno viene attivato dal comando del tirante bagno e rimane attivo finché non viene resettato localmente in camera o, se attivata l apposita opzione software, cliccando sull icona stessa. La segnalazione di finestra aperta risulta particolarmente utile ad es. in caso di temporale per procedere alla chiusura delle finestre delle sole camere libere evitando all operatore di verificare tutte le stanze della struttura. La stessa segnalazione può essere utilizzata anche con funzione di sicurezza antiintrusione. Quando la finestra viene aperta per un tempo predefinito da sw il sistema procede allo spegnimento della climatizzazione per evitare inutili sprechi energetici. L icona non disturbare può essere attivata dall apposito tasto del pannello camera e viene disattivata premendo nuovamente il tasto in camera oppure in automatico all uscita dell ospite dalla camera. L icona di camera prenotata viene impostata manualmente dall operatore o in automatico dal sistema se è presente un link automatico con il software gestionale dell albergo. In entrambi i casi con camera prenotata il sistema provvede a portare la temperatura della camera dal valore di camera sfitta a quello maggiormente confortevole di camera libera. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 7/55

9 Visualizzazione di dettaglio Cliccando sul pannello grafico che rappresenta la situazione di una camera appare a schermo una pagina di informazioni e impostazioni di dettaglio. Nella parte della schermata denominata Letture vengono riportate alcune informazioni di dettaglio ulteriore sulla situazione in camera: lettura temperatura ambiente camera. Si tratta della stessa temperatura visualizzata nella schermata principale lettura temperatura impostata dall ospite velocità fan-coil. Indica la velocità attuale di funzionamento del fan-coil (selezionata in automatico dal sistema o in manuale dall ospite). Quando il fan-coil si spegne per temperatura raggiunta appare il valore 0 o OFF. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 8/55

10 Nel riquadro Stato camera oltre alle informazioni della schermata principale viene riportato lo stato pulizia camera (riassettata o no). Lo stato di camera pulita viene impostato dal personale di pulizia premendo il pulsante Non disturbare del pannello camera per un tempo superiore a 3 secondi. Il sistema avverte l operatore di avere acquisito l informazione facendo lampeggiare per 3 volte il punto decimale in basso a destra sul display del pannello camera. La condizione di Camera pulita viene automaticamente resettata all inserimento di una tessera nella tasca porta badge. Nel riquadro Impostazioni è possibile modificare lo stato di alcuni parametri: impostazione temperatura camera libera: è la temperatura che il sistema impone alla camera quando l ospite esce dalla camera (toglie il badge dalla tasca di riposo scheda). Il valore di default è quello impostato per l intera struttura. impostazione temperatura camera occupata: è la temperatura che il sistema impone alla camera quando l ospite è presente (badge inserito nella tasca). Rispetto a tale impostazione l ospite ha la possibilità di aumentare o diminuire la temperatura (normalmente di +/- 3 C) mediante gli appositi pulsanti del pannello comandi camera. Il range di variazione concesso al cliente può essere modificato in base alle esigenze dell albergatore durante la messa in servizio del sistema. Il valore di default è quello impostato per l intera struttura. impostazione temperatura camera sfitta: è la temperatura che il sistema impone alla camera quando la camera non è prenotata. Normalmente tale temperatura corrisponde ad una temperatura antigelo per i mesi invernale ed una temperatura tale da non far intervenire la climatizzazione in quelli estivi. Il valore di default è quello impostato per l intera struttura. impostazione temperatura forzata. In determinate situazione può essere necessario imporre una temperatura diversa da quella determinata dagli automatismi del sistema. In tal caso è possibile impostare la temperatura desiderata e attivarne l applicazione cliccando sul pulsante Forza accanto al campo valore. All uscita dell ospite dalla camera la forzatura viene automaticamente resettata. Il valore di default è 0. Il riquadro Gestione Badge rimanda ai comandi di gestione delle tessere abilitate all accesso della camera (vedi oltre). Rev. A3 Ottobre 07 pag. 9/55

11 Impostazioni generali Cliccando il pulsante Impostazioni Generali presente a destra nella parte alta dello schermo è possibile effettuare le impostazioni di default per l intera struttura. Alla pressione del pulsante appare la seguente schermata: In questa schermata è possibile effettuare le impostazioni dei valori di default per l intera struttura delle seguenti grandezze: temperatura di camera libera temperatura di camera occupate temperatura di camera sfitta sia per il funzionamento estivo che per quello invernale. Tali valori sono quelli che si presentano di default nella visualizzazione di dettaglio delle singole camere e che possono poi essere modificati camera per camera. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 10/55

12 Al di sopra dei campi di impostazione valore è presente il pulsante per la commutazione estate inverno. L icona visualizzata rappresenta la configurazione attuale (Sole = Estate Fiocco = Inverno). Alla commutazione estate inverno il sistema provvede automaticamente a reimpostare i valori di default di temperatura di tutte le camere sulla base di quanto indicato in questa pagina. Un ulteriore pulsante permette di reimpostare le temperatura in caso di variazione di un valore di default senza dover effettuare una commutazione estate/inverno. Cliccando il pulsante Impostazioni Tessere presente a destra nella parte alta dello schermo appare la schermata con i pulsanti che rimandano alle sezioni di programma di gestione delle tessere e degli accessi. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 11/55

13 Gestione degli accessi Panoramica delle funzioni del sistema La stazione principale permette di accedere a tutte le funzioni del sistema. Le eventuali postazioni aggiuntive consentono esclusivamente l utilizzo delle funzioni di Check-In e di Check-Out. Funzioni di amministrazione Rappresentano le funzioni comunemente utilizzate per l assegnazione degli ospiti e dei servizi comuni alle camere e per la gestione dei badge: - Check-In: definizione (o modifica) dei badge e dei servizi assegnati alla camera - Check-Out: revoca delle autorizzazioni di accesso al termine del periodo di soggiorno - BlackList: inibizione delle tessere smarrite o rubate Funzioni di Configurazione (vedi sez. 2) Tipicamente utilizzate in fase di messa in servizio dell impianto Funzioni di Utilità (vedi sez. 2) Utilizzate dopo una modifica alla configurazione del sistema o dopo alcune operazioni di amministrazione Funzioni di Diagnostica e manutenzione (vedi sez. 2) Tipicamente utilizzate per la soluzione o la verifica di problemi di configurazione in fase di messa a punto, o per la manutenzione periodica. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 12/55

14 Gestione delle tessere Il sistema gestisce tre tipologie logiche di tessere: Ospiti Sono consegnate agli ospiti al momento del Check-In. Sono associate in maniera esclusiva alla camera assegnata all ospite, fino ad un massimo di 4 tessere per ciascuna camera; ogni tessera può essere associata ad una ed una sola camera. Non conservano alcuna relazione con il nominativo del cliente. Consentono al possessore l accesso alla camera assegnatagli ed alle aree comuni relative ai servizi abilitati per gli occupanti della camera. Personale di servizio Definibili in numero massimo di 10, e tipicamente destinate al personale di servizio, consentono l accesso a tutte le camere e a tutte le aree comuni. Appartengono ad una classe di utenza specifica che può essere disabilitata in determinate condizioni (ad esempio, in determinate fasce orarie). Passepartout Definibili in numero massimo di 2, consentono accesso illimitato a camere ed aree comuni. Appartengono ad una specifica classe di utenza ed abilitano pertanto il transito anche quando le tessere del Personale di servizio sono disabilitate, consentendo quindi anche l accesso di emergenza. La finestra Elenco Tessere consente di definire le tessere accreditate sull impianto. Il sistema consente di assegnare alle camere esclusivamente le tessere Ospiti precedentemente inserite nell elenco delle tessere accreditate. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 13/55

15 I campi mostrati nella finestra sono: Tessera Codice della tessera Utente Se la tessera è di tipo Servizio o Passepartout, consente di individuare l utente cui è stata assegnata utenti cui sono assegnate tessere speciali (Servizio/Passepartout) Tipo Specifica la tipologia di badge (Ospite / Personale di servizio / Passepartout) Associata In BlackList Per le tessere di tipo Ospite, visualizza la camera cui la tessera risulta correntemente associata (se associata). Nota: in caso di più camere associate, viene visualizzato il riferimento alla camera principale della coppia. Indica se la tessera sia in BlackList Nota: è possibile individuare velocemente una tessera all interno della lista digitandone il codice nel campo Cerca Tessera e facendo click su Cerca. Per inserire una nuova tessera: Selezionare Nuova. Il sistema visualizza la finestra Dati Tessera e attribuisce automaticamente il primo numero disponibile: La finestra presenta i seguenti campi di configurazione: Tessera Utente Codice numerico univoco assegnato al badge. Il sistema compila automaticamente questo campo con il primo codice libero. (Per ridurre i tempi di ricerca l assegnazione automatica del codice propone il primo codice superiore al codice più elevato tra quelli definiti. Solo al raggiungimento del codice massimo, 65534, vengono ricercati eventuali codici liberi a partire dal codice 00001) Questo campo deve essere necessariamente compilato. Se si intende definire una tessera speciale è possibile specificare in questo campo il titolare della tessera per una migliore tracciabilità. Il dato è puramente descrittivo e l immissione è facoltativa. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 14/55

16 Tipo Tessera Specifica la tipologia logica del badge (Ospite, Personale di Servizio o Passepartout). Specificare un codice numerico univoco o mantenere quello proposto. Specificare i privilegi di accesso della tessera selezionandone il tipo, eventualmente compilando il campo Utente per annotare il titolare di tessere speciali, quindi avvicinare la tessera al programmatore e selezionare Scrivi e Aggiungi. Il sistema esegue la scrittura del codice sulla tessera avvicinata e in caso di successo la aggiunge alla lista delle tessere accreditate. Per inserire più tessere 1. Selezionare il comando Inser. Multiplo 2. Il sistema mostra la finestra Inserimento Multiplo - Nuova Tessera. 3. Selezionando Scrivi e Aggiungi vengono eseguiti la scrittura del badge e l inserimento nel database, come nel caso del comando Nuova, ma al termine di tale operazione il sistema non abbandona la finestra di inserimento e incrementa automaticamente il codice tessera, per consentire un nuovo inserimento. Per modificare una tessera: 1. Selezionare una tessera nella lista 2. Premere Modifica, il sistema presenta la finestra Dati Tessera. 3. Modificare i parametri desiderati. Il numero tessera non può essere modificato. Se si desidera eseguire nuovamente la scrittura della tessere selezionare il comando Scrivi ed avvicinare la tessera al programmatore. Per eliminare una tessera: 1. Selezionare una tessera nella lista 2. Premere Elimina. Annotazioni importanti: Se vengono modificati i dati di configurazione di una o più tessere ad impianto già in servizio potrebbe essere necessario eseguire un download generale ai lettori per riallineare la situazione. In caso di eliminazione o di modifica della tipologia di una tessera è responsabilità dell utente verificare che la tessera in questione non sia assegnata ad un ospite o al personale di servizio Qualora una tessera sia eliminata pur non essendo stata disassociata da una camera, l accesso viene di fatto revocato (dopo il download ai lettori), ma la camera conserva il riferimento alla tessera fintanto che questa non viene manualmente rimossa dalle tessere assegnate alla camera. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 15/55

17 Funzioni di amministrazione Le funzioni di amministrazione consentono l ordinaria gestione degli ospiti e delle autorizzazioni di accesso. Le funzioni di Check-In e di Check-Out possono essere indifferentemente effettuate sulla stazione principale o sulle eventuali postazioni aggiuntive; la funzione di Check-Out automatico interviene sulla stazione principale. La gestione della BlackList è disponibile unicamente sulla stazione principale. Check-In L operazione di Check-In viene effettuata all arrivo dell ospite. Il personale di reception riceve l ospite. Dopo l eventuale verifica nell applicativo di booking (non fornito) assegna la camera al cliente. Viene quindi attivata la finestra di Check-In, che permette di selezionare la camera e di associarvi le tessere personali ed i servizi acquistati: L operatore seleziona la camera, quindi imposta la data di partenza prevista; preleva la tessera (o le tessere) per l ospite e le avvicina una alla volta al lettore/programmatore della reception per assegnarle alla camera. Il sistema rileva la tessera avvicinata e la alloca nella prima posizione libera nell elenco tessere della camera (max. 4). Rev. A3 Ottobre 07 pag. 16/55

18 Se la tessera è in Black List o è stata erroneamente letta una tessera speciale, il sistema emette una segnalazione e la tessera letta viene ignorata. Selezionando una camera libera, la finestra presenta i servizi (Aree Comuni) di default pre-configurati a livello di sistema (durante la configurazione delle Aree Comuni), e l operatore ha la possibilità di modificarli. L operatore può quindi confermare il Check-In premendo il tasto OK: in questo momento i dati vengono registrati ed inviati al lettore di camera ed ai lettori delle aree comuni. Questa procedura può richiedere tempo in base al numero di tessere e di lettori da configurare. La finestra di Check-In può essere successivamente richiamata, durante il periodo i permanenza dell ospite, per modificare le impostazioni della camera: ad esempio, l ospite potrebbe decidere di acquistare successivamente un servizio aggiuntivo o richiedere un secondo badge. In questo caso è sufficiente selezionare nuovamente la camera, apportare le modifiche richieste, quindi premere nuovamente OK. Se per la camera selezionata è stata configurata come camera associabile la camera comunicante, e se tale camera non risulta già impegnata singolarmente, l operatore ha la facoltà di dichiarare Associate le due camere, selezionando l apposita casella di spunta: ciò consente agli ospiti l accesso indifferenziato ad entrambe le camere. In questo caso la coppia di camere viene gestita dal sistema come un unica entità - camera. In particolare, la gestione avviene selezionando la camera principale della coppia, cioè quella che consente l associazione. Le camere che sono state Associate ad una camera principale non possono essere configurate individualmente: la configurazione avviene selezionando la camera principale della coppia. Se viene selezionata una camera Associata, accanto al nome della camera viene visualizzata un icona raffigurante una catena, mentre i campi di configurazione risultano disabilitati. Cosa succede se La camera risulta ancora impegnata: la camera risulta occupata quando vi sono tessere associate. Il sistema evidenzia questa condizione con l indicazione Occupata a lato dell identificativo della camera. Se non è stato compiuto un errore nella selezione della camera, questa condizione è probabilmente dovuta alla mancata esecuzione della procedura di Check-Out alla partenza dell ospite. Presumibilmente le tessere non saranno più facilmente rintracciabili, quindi non è possibile eseguire tardivamente il Check-Out, perché non si dispone materialmente della tessera da avvicinare al lettore. Occorre dunque eliminare manualmente le tessere dalla camera occupata selezionando i pulsanti di cancellazione di ciascuna tessera nella finestra di Check-In. Per ciascuna eliminazione il sistema chiede se inserire la tessera in Black List per inibirne il successivo utilizzo. Alla pressione del pulsante OK le tessere rimosse vengono automaticamente cancellate dai lettori. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 17/55

19 Occorre eliminare una tessera dalla camera: se nella fase di Check-In o nella successiva modifica dei dati di una camera occorre disassociare una tessera, procedere come segue: 1. Avvicinare la tessera al lettore: il sistema evidenzia il codice letto 2. Premere il corrispondente pulsante di eliminazione. Quando viene eliminata una tessera il sistema visualizza un messaggio di conferma per l immissione della stessa in Black List. Tipicamente, l immissione in Black List (che ha lo scopo di inibire l utilizzo della tessera) viene effettuato in caso di smarrimento o di non rintracciabilità del badge. L inserimento in Black List non si applica quindi in caso di restituzione o errato inserimento. 3. Eseguire l aggiornamento dei dati con OK. Attenzione: se si avvicina una tessera non attualmente associata alla camera, questa verrà aggiunta alle tessere della camera (se vi sono ancora tessere disponibili). In quel caso è sufficiente rimuoverla come precedentemente descritto. In caso di smarrimento non è materialmente possibile avvicinare la tessera da eliminare, che può essere quindi identificata solo per esclusione avvicinando gli altri badge di camera disponibili. La tessera non può essere inviata ai lettori (Messaggio di invio fallito alla chiusura della finestra): in caso di errori di comunicazione, indisponibilità totale o parziale del bus, caduta di comunicazione con il master, una o più tessere assegnate alla camera potrebbero non essere correttamente inviate a tutti i lettori di competenza. In questo caso il sistema segnala l anomalia e marca il flag di Aggiornamento Fallito per i lettori interessati dal problema. Se si tratta di un guasto temporaneo (ad esempio dovuto a disturbi nella comunicazione con il master, è possibile ritentare l invio (premendo nuovamente il pulsante OK). Se viceversa si tratta di un guasto hardware occorre prima porvi rimedio e successivamente ritrasferire i dati della camera, aprendo nuovamente la finestra di Check-In e premendo OK. Nota: è sempre possibile riallineare la situazione dei lettori eseguendo un download generale oppure per i singoli lettori contrassegnati dal flag di Aggiornamento Fallito, utilizzando la finestra Download Lettori.... Un ospite acquista successivamente un nuovo servizio: aprire la finestra di Check-in, selezionare la camera ed aggiungere il servizio. Confermando con OK il sistema provvede automaticamente all invio delle tessere ai lettori relativi ai nuovi servizi.... È stato erroneamente configurato un servizio non acquistato: aprire la finestra di Check-in, selezionare la camera e rimuovere il servizio. Confermando con OK il sistema provvede automaticamente all aggiornamento dei lettori interessati.... Occorre associare o disassociare una coppia di camere: aprire la finestra di Check-in, selezionare la camera principale della coppia e impostare opportunamente la casella di spunta Associa a. Confermando con OK il sistema provvede automaticamente all aggiornamento dei lettori interessati. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 18/55

20 ... Occorre variare la data di fine soggiorno: aprire la finestra di Check-in, selezionare la camera e modificare la data di fine soggiorno. La data non può essere anteriore alla data corrente. È possibile impostare come data di fine soggiorno la data corrente solo se non è ancora stato raggiunto l orario di partenza configurato. L interruzione del soggiorno nella data corrente dovrebbe più correttamente essere attuata eseguendo il Check-Out. si tenta di configurare la stessa camera da più postazioni: l accesso alla configurazione delle camere è gestito in maniera esclusiva: le camere in uso (cioè in fase di configurazione) su altre postazioni risultano temporaneamente non disponibili per le stazioni che ne facciano successiva richiesta, fintanto che non vengono concluse le operazioni di configurazione sulla stazione che ha ottenuto l accesso. Selezionando una camera che risulta già impegnata da un altra stazione, i campi di configurazione appaiono disabilitati e viene visualizzata la segnalazione: non è possibile accedere alla configurazione di una camera anche se questa non è in uso su nessuna postazione: se si sono verificati problemi di connessione o di altro genere che abbiano impedito lo sblocco della camera in uso su una o più postazioni, la camera interessata potrebbe successivamente risultare non disponibile per alcuna postazione: in questo caso occorre recuperare la situazione sbloccando manualmente la camera mediante l apposita finestra di sblocco attivabile sulla stazione principale. Si veda in proposito il paragrafo Sblocco manuale delle camere nel capitolo Funzioni di diagnostica e manutenzione. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 19/55

21 Check-Out L operazione di Check-Out viene effettuata alla partenza dell ospite. L ospite si presenta alla reception per il Check-Out, rendendo le tessere ricevute. L operatore richiama la finestra di Check-Out, illustrata in figura. Selezionando la camera desiderata il sistema mostra i dati della camera. L operatore avvicina quindi al lettore/programmatore le tessere riconsegnate, ad una ad una: il sistema le legge e se corrispondono alle tessere assegnate alla camera, il corrispondente Led passa da rosso a verde. Se la tessera non è tra quelle associate alla camera viene emessa una segnalazione. Il sistema mostra inoltre una notifica se viene avvicinata al lettore una tessera che era stata inserita in Black List. Al termine l operatore conferma il Check-Out premendo il pulsante OK. Se vi sono tessere non restituite (cioè con il relativo Led ancora rosso) il sistema chiede conferma a porle in BlackList. Il sistema provvede quindi alla disassociazione delle tessere dalla camera e alla cancellazione dei codici tessera dal lettore della camera e da tutti i lettori delle aree comuni di pertinenza e al salvataggio dei dati su database. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 20/55

22 Se per la camera per cui viene eseguito il Check-Out è presente l associazione ad una camera adiacente, tale associazione viene automaticamente rimossa, dichiarando libere entrambe le stanze. Le camere che sono state Associate ad una camera principale non possono essere configurate individualmente: la configurazione avviene selezionando la camera principale della coppia. Se viene selezionata una camera Associata, accanto al nome della camera viene visualizzata un icona raffigurante una catena, mentre i campi di configurazione risultano disabilitati. Cosa succede se L utente ha smarrito una o più tessere assegnate: avvicinare al lettore le sole tessere riconsegnate, quindi confermare ugualmente il Check-Out. Il sistema rimuove anche le tessere non riconsegnate, chiedendo se si desidera inserirle in BlackList. Tipicamente l immissione in BlackList viene confermata, inibendo l utilizzo delle tessere smarrite. La tessera non può essere inviata ai lettori (Messaggio di invio fallito alla chiusura della finestra): in caso di errori di comunicazione, indisponibilità totale o parziale del bus, caduta di comunicazione con il master, una o più tessere assegnate alla camera potrebbero non essere correttamente eliminate da tutti i lettori di competenza. In questo caso il sistema segnala l anomalia e marca il flag di Aggiornamento Fallito per i lettori interessati dal problema. Dopo aver riparato l eventuale guasto hardware occorre eseguire il download totale oppure il download ai soli lettori contrassegnati dal flag di Aggiornamento Fallito, mediante la finestra Download. si tenta di configurare la stessa camera da più postazioni: l accesso alla configurazione delle camere è gestito in maniera esclusiva: le camere in uso (cioè in fase di configurazione) su altre postazioni risultano temporaneamente non disponibili per le stazioni che ne facciano successiva richiesta, fintanto che non vengono concluse le operazioni di configurazione sulla stazione che ha ottenuto l accesso. Selezionando una camera che risulta già impegnata da un altra stazione, i campi di configurazione appaiono disabilitati e viene visualizzata la segnalazione: non è possibile accedere alla configurazione di una camera anche se questa non è in uso su nessuna postazione: se si sono verificati problemi di connessione o di altro genere che abbiano impedito lo sblocco della camera in uso su una o più postazioni, la camera interessata potrebbe successivamente risultare non disponibile per alcuna postazione: in questo caso occorre recuperare la situazione sbloccando manualmente la camera mediante l apposita finestra di sblocco attivabile sulla stazione principale. Si veda in proposito il paragrafo Sblocco manuale delle camere nel capitolo Funzioni di diagnostica e manutenzione. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 21/55

23 Check-Out Automatico Giornalmente il sistema provvede ad eseguire automaticamente il Check-Out per le camere per le quali la data di partenza configurata coincide con la data corrente. Tale operazione viene effettuata all orario previsto per la partenza degli ospiti (ora entro la quale gli ospiti devono aver lasciato la camera). L orario di partenza, allo scadere del quale le camere con periodo di soggiorno in scadenza vengono automaticamente liberate, è configurabile nella finestra Orario Partenza, come illustrato in figura: Non potendo verificare l effettiva restituzione delle tessere, la procedura di Check-Out automatico pone in Black List le tessere che risultavano assegnate alle camere liberate. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 22/55

24 Black List La finestra Black List consente di gestire la lista nera delle tessere, cioè l elenco delle tessere smarrite/rubate i cui codici non devono più essere utilizzati (per ovvie ragioni di sicurezza). I campi mostrati nella lista sono: Codice Codice della tessera Data Data di inserimento in black list Per inserire una tessera in black list: Premere Aggiungi, il sistema richiede il codice della tessera: Confermando l immissione la tessera viene dichiarata in BlackList. Il sistema provvede automaticamente a disassociarla dalla camera cui essa era eventualmente assegnata. Al termine dell inserimento di una o più tessere in BlackList occorre eseguire il Download generale a tutti i lettori, mediante l apposita finestra, per rendere effettiva la revoca dei permessi di accesso. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 23/55

25 Per eliminare una tessera presente in black list: selezionare la tessera nella lista e premere Elimina. La tessera diviene nuovamente assegnabile. Il comando Leggi consente di individuare nella lista una tessera avvicinata al lettore. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 24/55

26 Visualizzazione dei transiti La finestra Lista Transiti, richiamabile esclusivamente dalla postazione principale, consente di visualizzare e stampare i transiti registrati dal sistema: La lista dei transiti mostra le seguenti informazioni: Data/Ora Lettore Tessera Tipo tessera Data/ora in cui è stato registrato il transito Identificatore del lettore dal quale è stato rilevato il transito Codice tessera transitato Tipologia del badge (Ospite, Personale di Servizio o Passepartout). Camera o Utente Camera (tessere ospiti) o utente (tessere servizio/passepartout) che risultavano associati alla tessera al momento del transito Per default la lista visualizza, in ordine cronologico, tutti i transiti registrati nella data corrente. Per aggiornare la visualizzazione con gli eventuali transiti posteriori all apertura della finestra selezionare il comando Aggiorna. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 25/55

27 È possibile visualizzare i transiti relativi ad un differente intervallo di tempo o filtrare i dati in base al codice tessera o alla zona di transito selezionando il comando Filtro, che visualizza la finestra omonima: La finestra contiene i seguenti campi: Dal / Al Consentono di specificare l intervallo di date relativamente al quale visualizzare i transiti occorsi Tessera Se compilato, consente di visualizzare i soli transiti relativi al codice tessera specificato Accesso Consente di filtrare i dati in base all area di transito selezionata: Selezionando Tutti vengono visualizzati tutti i transiti che rispondono ai criteri precedenti; selezionando Camera o Area Comune vengono visualizzati i soli transiti che si riferiscono a lettori associati alla camera o area comune selezionata. Uno o più criteri di filtro possono essere contemporaneamente attivi. I criteri di filtro attivi sono visualizzati nella parte inferiore della finestra: Il contenuto della lista può essere stampato selezionando il comando Stampa. Per azzerare la lista transiti, cancellando tutti i transiti pregressi, utilizzare il comando Svuota. L operazione è sottoposta a conferma; una volta cancellato, il contenuto della lista transiti non può essere ripristinato. Nota: dopo aver effettuato lo svuotamento della lista transiti, soprattutto se essa contiene un numero elevato di record, potrebbe essere opportuno eseguire una compattazione del database (per eseguire la quale occorre disattivare temporaneamente il sistema). Rev. A3 Ottobre 07 pag. 26/55

28 SEZIONE 2 Installazione e configurazione di base L installazione della Soluzione Hotel si articola su tre passaggi: 1. Installazione di XVision 2. Installazione degli elementi aggiuntivi specifici della soluzione Sistema Hotel 3. Configurazione di base Requisiti minimi Hardware CPU Pentium o Celeron 1 GHz, o superiore RAM 256 MB ( 512 consigliati) HD 20 GB 1 porta parallela 1 porta USB 2 porte seriali adattatore grafico colore 24bit 1280x1024 o superiore monitor colore mouse tastiera Software Sist. Op. Microsoft Windows XP SP1 professional, o superiore XVision o superiore Importante: occorre utilizzare la versione del driver PIC che consente la condivisione della porta seriale. Non è possibile utilizzare la versione Seriale+Ethernet PICETH Procedura di installazione 1. Eseguire l installazione di XVision sulla stazione principale. 2. Installazione della soluzione Sistema Hotel sulla stazione principale: a. Inserire il CD fornito nel lettore ed attenderne l avvio automatico; b. Selezionare l opzione di installazione Stazione Principale; c. Specificare come percorso di installazione il medesimo percorso di installazione di XVision. 3. Installazione della soluzione Sistema Hotel sulle eventuali postazioni di CheckIn / CheckOut aggiuntive: a. Inserire il CD fornito nel lettore della stazione ed attendere l avvio automatico dell installazione; b. Selezionare l opzione di installazione Postazione Aggiuntiva; c. Se sulla stazione è installato il sistema XVision, specificare come percorso di installazione il medesimo percorso di installazione di XVision; diversamente specificare un percorso a piacere o mantenere il default proposto. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 27/55

29 Configurazione di base: Stazione Principale Il pacchetto può essere configurato modificando manualmente i file di inizializzazione forniti. I file forniti con il setup contengono, oltre alla configurazione di default, indicazioni sulla modifica dei dati. Impostazione della versione di XVision Il sistema verifica che il sistema di Supervisione XVision sia attivo; utilizza inoltre alcune funzioni del sistema (attivazione automatica e registrazione dei task, log). Per impostare la versione di XVision installata, creare o modificare il file main.ini inserendo o compilando la chiave VersionString nella sezione [XVision]: [XVision] VersionString = <stringa versione> Stringa versione: 50 XVision 5.x 60 XVision XVision 6.1 Per versioni successive di XVision contattare direttamente Crickets Automation. Se il parametro non esiste o non è compilato viene assunta per default la versione 6.0. Modifica del percorso del database È possibile modificare il percorso ed il nome file del database modificando la chiave Location nella sezione [Database] del file db.ini. [Database] Location = <percorso\nomefile.mdb> Se tale voce non è compilata il sistema ricerca la base dati Hotel.mdb nell indirizzario di installazione. Configurazione dei canali per la comunicazione con i lettori attraverso PicNet Master I dati di configurazione (porta com, baud rate, parità, bit di dati e di stop) di ciascuno dei canali disponibili possono essere impostati nel file Channels.ini. Ogni sezione [Channeln] contiene i dati relativi al canale n= 1..9, ad esempio: [Canale1] Port = 1 BaudRate = Parity = n DataBit = 8 StopBit = 0 Rev. A3 Ottobre 07 pag. 28/55

30 Interval = 999 Retries = 4 vstart = 1 vlen = 32 Configurazione del tempo di attesa dello stato di Idle per le funzioni di lettura/scrittura su lettori attraverso PicNet Master La voce IdleDelay nella sezione [General] del file Channels.ini consente di configurare il tempo di attesa dello stato di Idle del badgemaster interno alle funzioni di lettura/scrittura dei lettori. Il parametro è espresso in millisecondi. [General] IdleDelay = 10 Configurazione del Badge Master (programmatore) Il file BadgeMaster.ini contiene la configurazione di alcuni parametri relativi al programmatore tessere collegato alla postazione. Per modificare il numero della porta seriale (COM) utilizzata per la connessione agire sulla chiave Port della sezione [BadgeMaster] di detto file: [BadgeMaster] Port = 2 La chiave ReadingPeriod contenuta nella sezione [UI] consente di definire il periodo di interrogazione ciclica del lettore per l acquisizione delle tessere durante le procedure di Check-In e di Check-Out. Il periodo è espresso in msec. E consigliabile impostare un periodo non inferiore a 300. [UI] ReadingPeriod = 500 Nella sezione [CommTimeouts] sono impostati i valori di timeout per le operazioni di lettura/scrittura. La chiave Timeout si riferisce alle operazioni di lettura/scrittura standard, relative sia al programmatore che ai lettori acceduti attraverso PN Master. La chiave TimeoutFast definisce il timeout per le operazioni di lettura ciclica operate dal BadgeMaster (programmatore) durante le fasi di Check-In e Check-Out. [CommTimeouts] Timeout = 900 TimeoutFast = 100 Rev. A3 Ottobre 07 pag. 29/55

31 Configurazione della porta di accesso TCP Il file TcpIp.ini contiene le impostazioni per la connessione TCP/IP tra la stazione principale e le eventuali postazioni aggiuntive. Il parametro Port consente di specificare il numero di porta per l accesso al server di Check-In/Check-Out (anche sulla stazione principale stessa). Tale impostazione, se modificata, deve coincidere con quella configurata per le eventuali postazioni aggiuntive. Il valore di default è 777. Sulla stazione principale il parametro ServerName non deve essere compilato. In assenza di postazioni aggiuntive, non occorre di norma apportare alcuna modifica al file. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 30/55

32 Configurazione di base: Attivazione dei processi La soluzione Hotel richiede che sulla postazione principale siano attivati all avvio i processi di background elencati di seguito: RoomManagementServer.exe AcquisizioneTransiti.exe RegistrazioneTransiti.exe AutoCheckOut.exe L avvio dei processi è tipicamente demandato al sistema di supervisione XVision. Per la configurazione dell attivazione di processi addizionali ( moduli di avvio ) si veda la documentazione del pacchetto. I processi si registrano nella coda dei processi di XVision e vengono automaticamente arrestati alla chiusura del sistema di supervisione. Per l attivazione dei processi in modalità non visibile è possibile utilizzare il parametro /H. Il programma AcquisizioneTransiti.exe deve essere attivato in più istanze: una per ogni canale gestito (indicato come parametro di avvio):si veda in proposito il capitolo Registrazione Transiti. Gli altri moduli devono viceversa essere attivati in singola istanza. Configurazione di base: Postazioni aggiuntive Le postazioni aggiuntive hanno funzionalità limitata alle operazioni di Check-In e Check- Out, per l esecuzione delle quali dipendono dalla stazione principale. Sulle postazioni aggiuntive devono essere configurate le seguenti impostazioni: Parametri per la comunicazione con il programmatore BadgeMaster Percorso di accesso al database della stazione principale Nome o indirizzo IP della stazione principale e Parametri TCP/IP Configurazione del Badge Master (programmatore) Il file BadgeMaster.ini contiene la configurazione di alcuni parametri relativi al programmatore tessere collegato alla postazione. Per modificare il numero della porta seriale (COM) utilizzata per la connessione agire sulla chiave Port della sezione [BadgeMaster] di detto file: [BadgeMaster] Port = 2 La chiave ReadingPeriod contenuta nella sezione [UI] consente di definire il periodo di interrogazione ciclica del lettore per l acquisizione delle tessere durante le procedure di Check-In e di Check-Out. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 31/55

33 Il periodo è espresso in msec. E consigliabile impostare un periodo non inferiore a 300. [UI] ReadingPeriod = 500 Nella sezione [CommTimeouts] sono impostati i valori di timeout per le operazioni di lettura/scrittura. La chiave Timeout si riferisce alle operazioni di lettura/scrittura standard, relative sia al programmatore che ai lettori acceduti attraverso PN Master. La chiave TimeoutFast definisce il timeout per le operazioni di lettura ciclica operate dal BadgeMaster (programmatore) durante le fasi di Check-In e Check-Out. [CommTimeouts] Timeout = 900 TimeoutFast = 100 Percorso di accesso al database della stazione principale È necessario specificare il percorso completo della base dati del sistema, residente sulla stazione principale. Il database deve essere accessibile da tutte le postazioni di rete. Il percorso deve essere comprensivo di nome della stazione, nome della condivisione e del nome file completo di estensione; la configurazione del percorso avviene modificando la chiave Location nella sezione [Database] del file db.ini: [Database] Location = \\<StationNameOrIP>\<Share>[<AddPath>]\<FileName>.mdb Configurazione dei parametri di connessione Il file TcpIp.ini contiene le impostazioni per la connessione TCP/IP tra la postazione e la stazione principale. In particolare, è necessario specificare lo StationName o l indirizzo IP (se statico) del PC che opera come stazione principale, ed inoltre specificare il numero di Porta TCP da utilizzare per l accesso. Nota: il numero di porta deve essere coerente con quello specificato nella configurazione della postazione principale. Il file contiene un unica sezione [TCPIP]. Il parametro ServerName consente di specificare il nome o l indirizzo IP della stazione principale, mentre Port permette di configurare il numero della porta. I parametri ConnectionTimeOut e ReplyTimeOut consentono di definire rispettivamente i TimeOut per la richiesta di connessione e per l attesa di risposta dal server, espressi in millisecondi. Il valore di default per il parametro Port è 777. Per i timeout il valore predefinito è (10 secondi). [TCPIP] ServerName = Port = 777 ConnectionTimeout = ReplyTimeout = Rev. A3 Ottobre 07 pag. 32/55

34 Panoramica delle funzioni del sistema La stazione principale permette di accedere a tutte le funzioni del sistema. Le eventuali postazioni aggiuntive consentono esclusivamente l utilizzo delle funzioni di Check-In e di Check-Out. Funzioni di Configurazione Tipicamente utilizzate in fase di messa in servizio dell impianto, comprendono: - Configurazione dei lettori: definizione dei lettori fisicamente presenti nell impianto - Configurazione dei servizi (Aree comuni): definizione delle aree comuni ed individuazione dei lettori che ne presidiano i varchi - Configurazione delle camere: definizione delle camere esistenti ed individuazione del lettore che consente l accesso a ciascuna camera - Configurazione delle tessere: definizione delle tessere esistenti - Configurazione dell orario di partenza: specifica l ora entro la quale la camera deve essere liberata dagli ospiti, allo scoccare della quale viene automaticamente eseguito il Check-Out. Funzioni di amministrazione (vedi sez. 1) Funzioni di Utilità - Invio della configurazione ai lettori: è necessario dopo una modifica alla configurazione del sistema o dopo alcune operazioni di amministrazione. Invia alle memorie dei lettori i codici abilitati al transito. - Lettura/scrittura tessera: consente l accesso immediato alle funzioni di lettura/scrittura di un badge. Funzioni di Diagnostica e manutenzione Tipicamente utilizzate per la soluzione o la verifica di problemi di configurazione in fase di messa a punto, o per la manutenzione periodica. - Interrogazione della memoria dei lettori: verifica dei codici effettivamente presenti nella memoria di ogni lettore. - Verifica delle associazioni tessere/lettori previste, desunte dalla base dati - Ricompattazione del database: permette di ricompattare periodicamente il database riducendone la dimensione e di risolvere alcuni eventuali problemi di corruzione dei dati. - Sblocco delle camere eventualmente rimaste bloccate in seguito a problemi di connessione durante l accesso dalle postazioni di Check-In aggiuntive. Rev. A3 Ottobre 07 pag. 33/55

35 Funzioni di configurazione Le funzioni di configurazione sono disponibili unicamente sulla stazione principale; permettono di configurare le entità specifiche dell impianto, cioè di definire gli elementi che compongono il sistema in oggetto. Tipicamente il loro impiego è quindi limitato alla messa in servizio dell impianto e ad eventuali successivi aggiornamenti o variazioni strutturali. Le entità-base della configurazione sono i lettori di badge, che presidiano i varchi controllati di camere ed aree comuni. Per prima cosa occorre dunque definire i lettori installati, specificandone indirizzo e modello. La gestione del sistema da parte dell operatore è invece basata su due differenti entità: le camere degli ospiti e le aree comuni (locali destinati all erogazione di servizi a pagamento o con restrizioni, o aree di transito controllato). Occorre pertanto procedere alla definizione di tali entità, associando a ciascuna di esse i lettori che ne presidiano gli accessi. È Infine necessario definire le tessere utilizzate, che garantiranno l accesso al personale o fungeranno da chiavi di accesso per gli ospiti. Verosimilmente, modifiche a quest ultima configurazione potrebbero essere necessarie anche dopo la messa in servizio. Riassumendo, la configurazione del sistema si articola quindi in quattro fasi: 1. Configurazione dei lettori 2. Configurazione delle aree comuni 3. Configurazione delle camere 4. Gestione delle tessere Rev. A3 Ottobre 07 pag. 34/55