6.1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione

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1 6.1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione Primi passi con gli strumenti di presentazione Con la definizione Strumenti di presentazione, si indicano programmi in grado di preparare presentazioni efficaci che integrino testi, immagini, dati, effetti sonori e filmati. Le presentazioni vengono di fatto realizzate come diapositive digitali, visibili sullo schermo del personal computer. A seconda degli strumenti che puoi utilizzare per distribuire il tuo lavoro, puoi ottenere differenti prodotti, come risultato finale della progettazione. Se ne hai la possibilità, la presentazione sullo schermo è sicuramente il prodotto primario di un programma di strumenti di presentazione. In questo caso sei in grado di sfruttare a pieno tutte le possibilità offerte dal programma, facendo scorrere le varie immagini secondo una data sequenza. Puoi attirare l attenzione degli spettatori attraverso l utilizzo di animazioni o di effetti di transizione fra una diapositiva e l altra. Una presentazione finalizzata a essere visualizzata attraverso uno strumento multimediale può essere distribuita mediante floppy, CD-Rom, o anche attraverso la posta elettronica. Con ridotte funzionalità ma con un buon impatto sul pubblico, è la presentazione pubblicata su un sito Web. Pur non conservando inalterate tutte le opzioni disponibili, questa soluzione rappresenta un buon canale comunicativo, sia per la qualità del prodotto, sia per la sua potenziale diffusione. Per visualizzare una presentazione non è obbligatorio possedere videoproiettori o essere web master di un sito web, il tuo lavoro può essere diffuso anche in altri modi. La presentazione, ad esempio, può essere stampata su carta. È ovvio che questo canale di diffusione, come anche i prossimi che descriveremo hanno la caratteristica di far perdere alla presentazione ogni carattere di multimedialità. Sempre attraverso la stampante, è possibile produrre lucidi, ottenuti come stampa su fogli trasparenti, in bianco e nero o a colori. Ultima alternativa è la produzione di diapositive. In questo caso il personal computer deve essere dotato dell opportuna unità di output, oppure è necessario rivolgersi a centri specializzati in queste operazioni. Uno dei programmi di presentazione più diffusi è PowerPoint, che fa parte del pacchetto software Microsoft Office. [ ] Come gli altri programmi Office, PowerPoint può essere lanciato attraverso il menu Programmi, facendo clic sulla voce Microsoft PowerPoint: fai clic su Start, seleziona Programmi e fai clic su Microsoft PowerPoint. Viene caricato il programma e sullo schermo viene visualizzata la finestra di PowerPoint. Se la voce PowerPoint non è subito disponibile nel menu dei programmi non sia subito, ma si trova nel sottomenu di Office, seleziona Office per aprire il sottomenu e fai clic su Microsoft PowerPoint. pagina 1 di 7

2 6.1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione Per chiudere il programma puoi fare clic sul pulsante Chiudi della finestra di PowerPoint, oppure fai clic su Esci del menu File, o anche fai doppio sull icona di PowerPoint, nella barra del titolo. Nel caso sul desktop siano presenti collegamenti al programma PowerPoint, rappresentati da icona o pulsante, puoi attivare il programma facendo doppio clic sull icona o clic sul pulsante. [ ] Una volta nella finestra di PowerPoint, per aprire un documento esistente, agisci sul pulsante Apri della barra degli strumenti o sulla funzione Apri del menu File. Indipendentemente dal metodo utilizzato, si apre una finestra che ti consente di sfogliare le cartelle sino alla cartella contenente la presentazione che cerchi. Seleziona la presentazione e fai clic sul pulsante Apri. In alternativa, fai doppio clic direttamente sulla presentazione. Si apre la presentazione e viene visualizzata la prima diapositiva. La finestra di PowerPoint appare divisa in tre riquadri che verranno analizzati in seguito. Nel riquadro delle diapositive puoi visualizzare in dettaglio ogni diapositiva che compone la presentazione. Puoi sfogliare tutta la presentazione, agendo sulla barra di scorrimento o facendo clic sull anteprima della diapositiva nella scheda diapositiva. Puoi, in questo modo, iniziare a lavorare sulla presentazione, apportando le modifiche. Aprire più presentazioni contemporaneamente è utile per fare confronti o quando vuoi trasferire o copiare un elemento da una presentazione all'altra. Una volta aperta la prima presentazione, ripeti l'operazione per aprirne una seconda. La finestra della nuova presentazione si sovrappone a quella precedente. Per passare da una finestra all altra, seleziona il nome del documento nell elenco disponibile nel menu Finestra, oppure passa da una presentazione all altra premendo le rispettive icone sulla barra delle applicazioni. In alternativa, puoi anche ridimensionare le finestre per vederle contemporaneamente. Puoi aprire una presentazione senza aver prima attivato il programma PowerPoint: sfoglia le cartelle sino alla presentazione voluta e fai clic due volte sull icona del file. Il sistema riconosce che si tratta di una presentazione PowerPoint e, quindi, apre contemporaneamente programma e documento. [ ] PowerPoint ti aiuta nella generazione di una nuova presentazione. Puoi scegliere, infatti, se iniziare un nuovo lavoro partendo da una presentazione standard oppure affidarti alle impostazioni particolari di un modello. pagina 2 di 7

3 6.1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione Chiariremo le funzionalità legate ai modelli più avanti in questo corso. Facendo clic sul pulsante Nuovo, PowerPoint apre una nuova presentazione, contenente una diapositiva e con impostazioni predefinite, chiamata Presentazione 1. Si apre contemporaneamente una finestra che ti permette di definire il layout della diapositiva, scegliendolo dall elenco visualizzato. Il layout della diapositiva definisce quali elementi devono essere presenti nella diapositiva e quale deve essere la loro disposizione. Nella diapositiva puoi inserire testo, immagini, disegni, grafici, tabelle, ecc. Se selezioni Nuovo nel menu File, si apre la finestra Nuova Presentazione. In questo riquadro puoi selezionare l opzione desiderata. Puoi scegliere se generare una presentazione partendo da una diapositiva vuota oppure impostare uno stile. Puoi decidere se aiutarti nel tuo lavoro mediante la creazione guidata oppure partire da un modello particolare. In quest ultimo caso, scegliendo Modelli struttura o Presentazioni, puoi aprire le due schede dedicate ai modelli preimpostati, una contenente opzioni grafiche particolari, l altra contenente possibili scalette per la realizzazione della presentazione. Seleziona l icona del modello e fai clic sul pulsante Ok. Durante la scelta, per avere un indicazione del tipo di presentazione che hai selezionato, puoi verificare il tutto nell area Anteprima. Indipendentemente dalla scelta fatta, la nuova presentazione appare sullo schermo e puoi procedere alla sua personalizzazione inserendo gli elementi necessari. Esiste un ulteriore metodo per generare una nuova presentazione: posizionati nella cartella nella quale vuoi generare la presentazione e apri il menu di scelta rapida facendo clic con il tasto destro del mouse. pagina 3 di 7

4 6.1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione In tale menu seleziona la voce Nuovo e fai clic su Presentazione di PowerPoint. Viene generata l icona della nuova presentazione ed è già impostata la funzione che ti permette di assegnare il nome, digitalo e fai doppio clic sull icona per lanciare l applicativo ed aprire la nuova presentazione. [ ] Una volta finito il lavoro, la presentazione può essere salvata su disco facendo clic sul pulsante Salva. Al primo salvataggio di un nuovo documento, PowerPoint ti chiederà di scegliere le varie proprietà del documento da salvare, prima fra tutte il nome. Una volta confermato il salvataggio, ricompare la finestra della presentazione con il nuovo nome. Si può salvare la presentazione anche selezionando Salva o Salva con nome nel menu File. Il comando Salva svolge la stessa operazione dell icona posta sulla barra degli strumenti: è, perciò, un comando più veloce e immediato. Fai attenzione perché, se hai compiuto delle modifiche ad una presentazione esistente, attraverso questo comando, il file originale viene sovrascritto e tale operazione non può essere annullata. Se vuoi mantenere una copia del file originale, puoi utilizzare Il comando Salva con nome. Attivandolo, viene mostrata la finestra di dialogo denominata Salva con nome in cui puoi modificare: il percorso, il nome, il formato. In questo modo, modificando gli attributi del file, viene generato un documento nuovo e il file originale non viene modificato. Devi scegliere Salva con nome dal menu File anche per poter scegliere l unità e la cartella dove salvare il documento. Nella finestra di dialogo, scegli l unità di destinazione e la cartella di destinazione, scorrendo il menu a tendina. La finestra centrale mostrerà il contenuto della cartella scelta. Puoi anche generare una nuova cartella utilizzando il pulsante Crea nuova cartella della barra degli strumenti. [ ] Come abbiamo già visto, per dare un nome specifico alla presentazione da salvare, devi operare con il comando Salva con nome del menu File. Nella finestra di dialogo inserisci il nuovo nome nella casella denominata Nome file, quindi, fai clic sul bottone Salva. Questa operazione ti permette di ottenere due presentazioni: quella originale che non viene modificata e quella nuova, contenente tutti gli aggiornamenti effettuati. pagina 4 di 7

5 6.1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione [ ] La presentazione può essere salvata in formati diversi. Questa possibilità ti consente di dare al testo la capacità di essere visualizzato anche in ambienti di lavoro diversi da PowerPoint. Nella già descritta finestra di dialogo Salva con nome, apri il menu a tendina Tipo file, imposta il tipo di formato e fai clic su Salva. Scorrendo la tendina, sono disponibili molti formati, vediamoli. Il formato standard di PowerPoint salva il file in formato.ppt. Il formato RTF, Rich Text Format, ti permette di leggere e operare sul documento con programmi di elaborazione testi. Il formato modello ti permette di utilizzare per altre presentazioni le impostazioni utilizzate nella presentazione salvata. Il formato immagine, con formati quali.gif,.jpeg,.png, ti permette di salvare ogni singola diapositiva o l intera presentazione come un immagine. Sono presenti nell elenco i formati tipici di altri programmi di presentazione e i formati tipici di precedenti versioni di PowerPoint. Le pagine web, quelle che visualizziamo navigando su internet, sono scritte in un linguaggio particolare: HTML (Hyper Text Markup Language). PowerPoint ti consente di salvare il documento in questo linguaggio per poterlo pubblicare direttamente su un sito Web. Per compiere tale operazione è sufficiente fare clic su Salva come pagina Web nel menu File. Nella finestra che si apre, puoi decidere in quale cartella salvare il file e come chiamarlo. Puoi verificare le opzioni predefinite per la generazione del documento, facendo clic su Pubblica. Nella nuova finestra puoi impostare tutti i parametri, adattando la pubblicazione alle tue esigenze. Puoi, inoltre, trovare ulteriori controlli e opzioni avanzate premendo il pulsante Opzioni Web. Il risultato della pubblicazione è un file contenente tutte le diapositive della presentazione e una barra di navigazione. Per le sue caratteristiche questo documento può risultare di dimensioni elevate. Fai attenzione a non produrre qualcosa che non potrà essere visualizzato, se non dopo lunghe attese, dagli utenti del WEB. [ ] Abbiamo già visto che con PowerPoint è possibile aprire più presentazioni contemporaneamente. Ognuna di esse presenta un icona dedicata sulla barra delle attività. Per visualizzare l una o l altra presentazione, fai clic sull icona relativa. Come ulteriore opzione, l elenco delle presentazioni aperte è presente nel menu Finestra. Fai clic sulla presentazione desiderata per renderla attiva. pagina 5 di 7

6 6.1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione Indipendentemente da come effettui gli spostamenti, la finestra attiva, sulla quale puoi operare, è quella con la barra del titolo colorata. [ ] Anche in PowerPoint sono disponibili funzioni di aiuto in linea che ti permettono di affrontare nuovi problemi o di verificare le operazioni da eseguire in svariate situazioni. Puoi accedere alle funzioni di help facendo clic sul pulsante? presente sulla barra dei menu. Nel menu di help puoi scegliere la modalità di aiuto che desideri. Se scegli Guida in linea Microsoft PowerPoint viene visualizzato sullo schermo l assistente di Office. Puoi decidere di renderlo sempre visibile scegliendo Mostra l assistente di Office. Digita una domanda o delle parole chiave e fai clic su Cerca. Viene effettuata una ricerca fra gli argomenti della guida e ti viene proposto un elenco di possibili risposte. Fai doppio clic su un punto dell elenco per aprire la finestra Guida in linea, contenente le informazioni da te richieste. Puoi approfondire la tua ricerca facendo clic sul pulsante Mostra. La finestra si espande e vengono visualizzate tre schede: nella scheda Sommario gli argomenti sono suddivisi in ampie aree di funzionalità. Puoi sfogliare gli argomenti attraverso i collegamenti ipertestuali; la scheda Ricerca Libera ti permette di compiere ricerche attraverso parole chiave; la scheda Indice contiene un vero e proprio indice analitico. Puoi spostarti attraverso le voci sia scorrendo l elenco con le barre di scorrimento, sia scrivendo nell apposita casella il termine desiderato. L elenco si posiziona automaticamente in risposta alle lettere digitate. Puoi avere delle spiegazioni che facciano riferimento direttamente a oggetti presenti nell area di lavoro come pulsanti o menu. Per questo attiva il comando Guida rapida dal menu?, il cursore si trasforma, visualizzando una freccia con un punto di domanda. Fai clic sull oggetto di cui desideri avere spiegazioni. Verrà visualizzato un fumetto contenente l argomento richiesto. [ ] Per chiudere una presentazione, puoi selezionare Chiudi dal menu File. In alternativa, puoi fare clic sul pulsante Chiudi finestra della presentazione. In entrambi i casi, se la presentazione è stata modificata ma non ancora salvata, PowerPoint ti chiederà se vuoi salvare l ultima versione della presentazione. Scegliendo Sì, verrà salvata la presentazione mantenendo le modifiche da te apportate. pagina 6 di 7

7 6.1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione Chiuso il documento, la finestra di PowerPoint appare priva della presentazione. Se vuoi salvare la presentazione cambiando nome o cartella di riferimento, devi annullare l operazione di chiusura e poi procedere al nuovo salvataggio usando le opzioni già descritte. Finito il processo puoi chiudere la presentazione. pagina 7 di 7

8 6.1.2 Modificare le impostazioni Modificare le impostazioni Prima di vedere le numerose funzioni previste da PowerPoint, esaminiamo le caratteristiche della sua finestra di lavoro. Passiamo in rassegna le diverse strutture, sintetizzando la loro funzione nel programma. Barra del titolo: sono presenti il nome del programma, il nome del documento e i pulsanti per le operazioni sulla finestra. Barra dei menu: sono presenti, divisi in menu, tutti i comandi necessari per le funzioni disponibili. Barra o Barre degli strumenti: contengono i pulsanti per attivare le funzioni ricorrenti. Riquadro struttura: quest'area visualizza, per ogni diapositiva, la sua posizione all interno della presentazione e il testo che contiene; puoi, dunque, usare questa barra per correggere e modificare i testi, senza dover intervenire direttamente sulla diapositiva, e per cambiare l ordine delle diapositive. Riquadro delle diapositive: è l area dello schermo dove viene visualizzata la diapositiva corrente; in quest area puoi modificare tutto il contenuto della diapositiva. Riquadro note diapositive: in questa zona della finestra puoi aggiungere righe di testo che fungono da note per la diapositiva corrente. Barre di scorrimento: sono presenti per ogni singola area presente nella finestra e ti permettono di scorrere il documento. Barra di stato: presenta informazioni relative alle operazioni in corso sulla finestra. [ ] PowerPoint imposta in automatico la dimensione della diapositiva adattandola alla grandezza del riquadro delle diapositive. Non sempre questa impostazione ti permette di lavorare come vorresti. Puoi, infatti, avere bisogno di visualizzare un particolare della diapositiva affinché il lavoro sia più preciso. La funzione di zoom ti consente di ingrandire o rimpicciolire la visualizzazione del documento. Trovi la funzione Zoom nel menu Visualizza. Nella finestra che si apre, pagina 1 di 3

9 6.1.2 Modificare le impostazioni è possibile scegliere o impostare la percentuale di ingrandimento, che diventa attiva facendo clic su Ok. Puoi effettuare operazioni di zoom anche con il menu a tendina associato al pulsante Zoom della barra degli strumenti. L opzione Adatta ti permette di adattare perfettamente la diapositiva allo schermo. La funzione zoom può essere applicata a tutti i riquadri presenti nella finestra. Fai, dunque, attenzione a quello attivo prima di modificare le impostazioni di ingrandimento. [ ] Le barre degli strumenti ti mettono a disposizione una serie di pulsanti utili per effettuare in modo rapido molte delle funzioni più frequentemente utilizzate. In PowerPoint è disponibile un elevato numero di barre, dedicate a funzioni specifiche. Per avere un elenco completo delle barre disponibili, seleziona Barre degli strumenti del menu Visualizza. Nel menu che viene aperto sono indicate con un segno di riconoscimento le barre visualizzate al momento. Facendo clic sul nome delle singole barre puoi attivarne o disattivarne la visualizzazione. Tieni comunque presente che alcune delle barre vengono visualizzate automaticamente quando attivi la funzione specifica, per la quale la barra può risultare utile. Alcune barre, quando vengono attivate, facendo clic sul loro nome, compaiono ai piedi del documento. Per posizionare una nuova barra insieme a quelle standard, è necessario trascinare l'oggetto fino a quando la sua sagoma si colloca nella posizione desiderata. Rilasciando il pulsante del mouse la barra prenderà posizione e sarà attiva. L'operazione descritta non è obbligatoria: puoi utilizzare la barra anche se questa appare come oggetto separato. Inserendo una nuova barra, diminuisce lo spazio dedicato alla visualizzazione della diapositiva. Questa subirà un adattamento alle nuove dimensioni, rimpicciolendosi. L elenco delle barre visualizzate e di quelle disponibile è accessibile anche aprendo il menu di scelta rapida riferito a una barra visibile. Punta il mouse su un punto della barra e fai clic con il tasto destro del mouse. pagina 2 di 3

10 6.1.2 Modificare le impostazioni Puoi personalizzare le barre degli strumenti aggiungendo i pulsanti che ritieni utili per il tuo lavoro. Per aggiungere pulsanti a una barra già esistente, posizionati sulla barra e fai clic con il tasto destro del mouse, quindi seleziona il comando Personalizza. Trascina i pulsanti che ti interessano sulla barra degli strumenti che li dovrà contenere. Puoi anche decidere di generare una barra degli strumenti nuova per contenere una selezione personale di pulsanti. Posizionati su una barra qualsiasi fai clic con il tasto destro del mouse, quindi fai clic su Personalizza. Nella finestra di dialogo fai clic sul pulsante Nuova. Si apre la finestra di dialogo Nuova barra degli strumenti. Per prima cosa digita il nome della nuova barra e premi Ok. Apri la scheda Comandi per selezionare i comandi da inserire e trascinali con il mouse sino alla posizione voluta sulla barra. [ ] A ogni presentazione sono associate molte informazioni, quali il nome dell autore, eventuali cartelle predefinite nelle quali salvare la presentazione, funzioni automatiche da attivare in fase di scrittura della presentazione, etc. Per avere una visione completa di tutte queste informazioni, fai clic su Opzioni del menu Strumenti. Si apre una finestra di dialogo, composta da più schede. Apri le schede che ti interessano e seleziona i parametri o immetti i dati per impostare la personalizzazione voluta. In particolare, nella scheda Generale puoi modificare il nome. Nella scheda Salva, invece, puoi impostare il percorso per la memorizzazione della presentazione, digitandolo nella casella Posizione predefinita. pagina 3 di 3

11 6.2.1 Visualizzare le presentazioni Visualizzare le presentazioni Come hai già avuto modo di vedere per altri programmi, durante questo corso, PowerPoint ti permette di mutare l aspetto dell area di lavoro in risposta all attività che devi svolgere. Esistono tre differenti modalità di visualizzazione di una presentazione e alcune varianti. Per selezionare l'una o l'altra modalità, apri il menu Visualizza. Il formato preimpostato è quello definito Visualizzazione normale. In alternativa puoi scegliere di visualizzare la Sequenza diapositive, la Presentazione o la pagina note. Approfondiremo, durante questo tema, la funzionalità di ogni tipologia di visualizzazione, chiarendo quando usarne una piuttosto che l altra. [ ] Le diverse visualizzazioni previste da PowerPoint ti consentono di lavorare dando priorità a diversi aspetti della presentazione. È possibile, infatti, passare da un tipo di visualizzazione all'altro agendo sulla pulsantiera in basso a sinistra nella finestra. Il primo pulsante è chiamato Visualizzazione normale: consente di lavorare su una diapositiva alla volta, visualizzandola nel riquadro diapositiva. In questa modalità di visualizzazione, il piano di lavoro è diviso in tre parti. Oltre a quella centrale dove puoi lavorare sulla diapositiva corrente, in basso viene visualizzato uno spazio che ti permette di inserire le note in ogni diapositiva che elabori. A lato trovi, invece, la Scheda struttura che ti permette di lavorare direttamente sui testi contenuti nelle diapositive. In questa scheda puoi variare l ordine delle diapositive. Il secondo e il terzo pulsante ti permettono, all interno della struttura che abbiamo già descritto, di evidenziare la diapositiva e la struttura della presentazione. Le funzionalità legate alle singole aree dello schermo non variano. Il quarto pulsante consente di passare alla modalità Visualizzazione sequenza diapositive: vengono visualizzate in forma ridotta tutte le diapositive, complete di testo ed elementi grafici. L'ultimo pulsante effettua due tipi di visualizzazione a seconda dello standard attivo nel momento in cui fai clic sul pulsante. Esegue la presentazione partendo dalla diapositiva corrente se è attivata la visualizzazione diapositiva. La visualizzazione Pagina note è richiamabile solo attraverso l apposito comando nel menu Visualizza: serve per elaborare in dettaglio le note di ogni diapositiva. In questa modalità viene visualizzata l anteprima della pagina note stampata. pagina 1 di 2

12 6.2.1 Visualizzare le presentazioni [ ] Ogni tipologia di visualizzazione ha la sua funzione e devi richiamarla al momento opportuno. In questo modo puoi sfruttare al massimo le potenzialità offerte dal programma. Per passare da una visualizzazione a un altra, è sufficiente fare clic sul pulsante relativo alla nuova modalità di visualizzazione. Gli stessi comando attivati mediante i pulsanti alla barra della finestra sono disponibili nel menu Visualizza. Per visualizzare subito la presentazione può essere più comodo agire attraverso il tasto F5 sulla tastiera. pagina 2 di 2

13 6.2.2 Diapositive Diapositive Come hai già avuto modo di verificare, la diapositiva è la struttura unitaria di una presentazione. Ogni presentazione, infatti, si compone di un certo numero di diapositive, ognuna caratterizzata da differenti particolari grafici, contenuti, funzioni differenti. Nell elaborazione di una presentazione, PowerPoint ti viene in aiuto permettendoti di scegliere una particolare struttura di diapositiva da un elenco. In ogni tipologia vengono inseriti elementi particolari come il titolo, un immagine, un elenco puntato. Puoi scegliere così il contenuto che dovrà avere la diapositiva e poi modificarlo a tuo piacimento. In questo tema vedremo come scegliere correttamente il layout di diapositiva, come modificarne i contenuti, come cambiare le impostazioni. [ ] In PowerPoint ogni diapositiva è una struttura a sé. Ogni diapositiva, quindi, deve essere aggiunta alla presentazione come un nuovo oggetto. Per inserire una nuova diapositiva, fai clic su Nuova diapositiva nel menu Inserisci, oppure puoi fare clic sul pulsante Nuova diapositiva della barra degli strumenti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuova diapositiva. Questa nuova finestra contiene la rappresentazione di tutte le possibili strutture di diapositiva. Puoi scegliere un layout adatto per la nuova diapositiva quando questa è attiva, facendo clic sulla struttura desiderata. Sullo schermo viene visualizzata la diapositiva con il layout scelto. Ogni elemento presente nel layout prescelto può essere modificato semplicemente facendo clic sull oggetto da modificare e inserendo il nuovo contenuto. Il comportamento e la procedura da seguire per ogni oggetto varia a seconda del tipo di oggetto stesso. In generale hai a disposizione come elementi: titoli, sottotitoli, elenchi puntati, immagini, tabelle, organigrammi, grafici, clip multimediali. Ogni layout di diapositiva ha un nome specifico che viene visualizzato nell area accanto all elenco. [ ] In qualsiasi momento, nella fase di registrazione o di modifica della presentazione, puoi cambiare il layout di una diapositiva già registrata. pagina 1 di 2

14 6.2.2 Diapositive Imposta la Visualizzazione normale, apri il menu di scelta rapida, facendo clic sulla diapositiva con il tasto destro del mouse e seleziona Layout diapositiva. Si apre la finestra Layout diapositiva che ti permette di impostare il layout nuovo. Fai doppio clic sul layout scelto e scegli Applica o Riapplica. Puoi operare anche in Visualizzazione sequenza diapositive. In questo caso seleziona la diapositiva e scegli Layout diapositiva del menu Formato e procedi come visto prima. [ ] Soprattutto per le presentazioni effettuate con l utilizzo del computer o mediante diapositive, un elemento grafico importante è il colore di sfondo. Fai attenzione a verificare sempre il colore scelto: anche se a video rende l effetto desiderato, potrebbe non essere altrettanto adatto se proiettato come diapositiva. Anche utilizzando un videoproiettore il rischio esiste. Accertati del risultato che vedranno gli spettatori prima che lo vedano realmente. Per impostare il colore o il tipo di sfondo, seleziona Sfondo nel menu Formato. Si apre la finestra di dialogo Sfondo. Apri il menu a tendina e scegli uno dei colori disponibili o seleziona Altri colori per avere a disposizione la gamma completa dei colori. Fai doppio clic sull esagono del colore prescelto. Nella finestra Riempimento sfondo hai un anteprima del risultato. Infine, fai clic sul pulsante Applica o Applica a tutte, per rendere definitiva la scelta. Allo sfondo puoi anche applicare effetti particolari come sfumature, trame, motivi o anche immagini. Per ottenere tale risultato, seleziona Effetti di riempimento nel menu a cascata. Nella finestra di dialogo seleziona una delle schede e imposta i relativi parametri. Conferma l operazione facendo clic sul pulsante Ok delle finestre utilizzate. pagina 2 di 2

15 6.2.3 Usare modelli di struttura Usare modelli di struttura Oltre all immediatezza dei contenuti, una presentazione deve essere elegante, attrarre l attenzione dello spettatore e apparire omogenea nell impostazione. È brutto, infatti, vedere la mancanza di un tema che accomuni l aspetto delle singole diapositive. Possiamo parlare di una struttura della presentazione, riferendoci al suo aspetto generale, al carattere di ogni tipologia di testo, alla scelta dei colori da abbinare in un grafico, al simbolo che indica i punti in un elenco. Impostare la struttura di una presentazione significa appunto questo, impostare i caratteri generali che ogni suo oggetto avrà nelle varie diapositive. [ ] Ancora una volta PowerPoint ti facilita il lavoro. Abbiamo detto quanto è importante l aspetto generale di una presentazione. È fondamentale che i colori vengano mescolati con gusto ed ottenendo l effetto desiderato. Non è sempre facile: ci vogliono esperti grafici per riuscire a ottenere effetti di grande impatto. PowerPoint ti offre una galleria di possibili strutture che puoi utilizzare come recipiente dei tuoi contenuti. Per utilizzare modelli di struttura predefiniti, scegli Combinazione colori diapositiva nel menu Formato o nel menu di scelta rapida. Si apre la finestra Combinazione colori diapositiva che propone vari modelli predefiniti tra i quali scegliere. Fai clic sul modello scelto e premi Applica a tutte o Applica per applicarlo a tutta la presentazione o solo alla diapositiva attiva. Puoi strutturare una nuova combinazione di colori aprendo la scheda Personalizzata. [ ] Puoi, in qualsiasi momento, modificare la struttura di una diapositiva già realizzata. Apri la finestra Combinazione colori diapositiva, seguendo uno dei procedimenti già visti. Seleziona la nuova struttura e fai clic sugli appositi pulsanti per rendere attive le modifiche. Viene applicata la nuova struttura. Questa funzionalità ti permette di saggiare l effettivo risultato di una struttura che deve contenere i tuoi dati. Solo attraverso diversi tentativi puoi essere sicuro di aver scelto il meglio. pagina 1 di 1

16 6.2.4 Schemi diapositiva Schemi diapositiva Esistono elementi di una presentazione che devono apparire su tutte le diapositive che la compongono. Il logo dell azienda per cui prepariamo la presentazione, ad esempio, deve essere visibile in ogni diapositiva. Oltre a questo, abbiamo visto come sia importante omologare l aspetto di tutte le diapositive della stessa presentazione. Per ottenere un risultato di questo tipo dovresti lavorare su ogni diapositiva per impostare tutti i parametri correttamente. Un lavoro, questo, fattibile solo per presentazioni con un numero limitato di diapositive. Fortunatamente PowerPoint ti permette di compiere l operazione su un unica diapositiva che prende il nome di Schema diapositiva. In questo tema vedremo come funziona questo strumento. [ ] Come detto, puoi inserire un disegno, un immagine o un oggetto qualsiasi all interno di ogni diapositiva, collocato esattamente nella medesima posizione. Per evitare di dover agire singolarmente su ogni diapositiva, si può procedere attraverso la modifica dello schema della diapositiva. Seleziona Schema nel menu Visualizza e scegli Diapositiva. L'immagine che appare sul video è la struttura generale delle diapositive della presentazione. Inserendo un elemento in questo schema, esso sarà visibile in tutte le diapositive. [ ] Per aggiungere del testo nel piè di pagina di tutte le diapositive, puoi utilizzare lo schema della diapositiva e inserire il testo nella posizione indicata come <Piè di pagina>. In modo guidato, puoi visualizzare direttamente l intestazione e il piè di pagina tramite la corrispondente voce del menu Visualizza. Nella finestra di dialogo, nella scheda Diapositiva, seleziona la voce Piè di pagina e inserisci il testo nella casella associata. Nota come nell area Anteprima siano evidenziate le aree da te selezionate per l inserimento delle varie voci. Premi il pulsante Applica, se vuoi che la scritta compaia nella diapositiva corrente o nelle diapositive selezionate, o Applica a tutte per inserire il piè di pagina in tutta la presentazione. [ ] Numerare le diapositive può essere molto utile quando la presentazione viene stampata. Per inserire la numerazione automatica opera sempre sulla scheda Diapositiva della finestra di dialogo Intestazione e piè di pagina. Seleziona l opzione Numero di diapositiva. pagina 1 di 2

17 6.2.4 Schemi diapositiva In modo analogo seleziona Data e ora per inserire una data aggiornata automaticamente o una data da te digitata. Anche in questo caso, puoi rendere operative tali scelte solo su alcune diapositive o su tutta la presentazione. Se utilizzi i comandi Numero diapositiva o Data e ora del menu Inserisci, il sistema automaticamente attiva il comando corretto Visualizza intestazione e piè di pagina, mettendoti in condizione di operare. pagina 2 di 2

18 6.3.1 Inserire e formattare i testi Inserire e formattare i testi Abbiamo visto gli aspetti generali della realizzazione di una diapositiva. Ora analizziamo un elemento in particolare: il testo. L aspetto, la posizione, lo spazio occupato dal testo in una diapositiva possono fare la differenza fra avere l attenzione degli spettatori e avere una platea assonnata e distratta. È questo il motivo che ti deve guidare durante l impostazione dei parametri e dei controlli che descriveremo in questo tema. [ ] Puoi introdurre parti di testo, nelle singole diapositive, visualizzando la diapositiva, o, se hai scelto un modello predefinito, nella scheda della struttura. Puoi introdurre il testo, digitandolo direttamente nei vari elementi della diapositiva quali Titolo, Sottotitolo, Corpo del testo. Puoi, inoltre, inserire testo nella parte note per il relatore nel riquadro delle note o dopo aver attivato la funzione Visualizzazione pagina note, usando la corrispondente funzione nel menu Visualizza. Prima dell inserimento del testo, seleziona l area nella quale vuoi operare, in modo da far comparire la barra lampeggiante che indica il punto di inserimento. Al completamento della digitazione, fai clic all esterno dell area o premi il tasto Esc della tastiera. Se il testo supera le dimensioni dell area disponibile, PowerPoint riduce le dimensioni del carattere e l interlinea, operando un adattamento automatico. In ogni caso, modifica la dimensione dell area, trascinando con il mouse i quadratini presenti sul contorno quando l area viene selezionata. Se vuoi aggiungere del testo, e non hai a disposizione un area predefinita nel layout scelto, puoi utilizzare una casella di testo, che attivi mediante il pulsante relativo della barra degli strumenti Disegno. In questo caso il testo inserito non viene visualizzato nella scheda Struttura. Una casella di testo può essere considerata in due modi. Da una parte, come abbiamo visto, agendo su di essa puoi modificare il testo, dall altra puoi trattarla esattamente come un oggetto, come un disegno o un immagine. Puoi variare l aspetto di una casella di testo, variando le impostazione dello sfondo o applicando un colore e uno stile particolari al bordo. Seleziona la casella di testo e scegli Segnaposto dal menu Formato. All interno della finestra che compare, nelle varie schede, trovi tutti i controlli per modificare le impostazioni grafiche della casella di testo. Puoi aprire la stessa finestra anche facendo doppio clic sulla casella di testo. pagina 1 di 5

19 6.3.1 Inserire e formattare i testi Per modificare le impostazioni di alcuni caratteri come il colore dello sfondo, forma e colore del bordo o eventuali effetti, puoi operare direttamente attraverso i pulsanti presenti nella barra degli strumenti Disegno. [ ] Per modificare parti di testo già inserite in aree della diapositiva o nella zona note per il relatore, seleziona l area interessata facendo clic su di essa. Apporta le aggiunte e le modifiche inserendo o sovrascrivendo o cancellando parti di testo. Puoi modificare le note, anche operando in modalità Presentazione. Visualizza la diapositiva sulla quale vuoi intervenire, attiva il menu di scelta rapida con il pulsante destro del mouse e scegli l opzione Note del relatore. Nella finestra di dialogo, apporta le modifiche e quindi fai clic sul pulsante Chiudi. [ ] Una volta impostate la struttura e il contenuto di una presentazione, dovrai imparare ad abbellire l'aspetto del tuo lavoro per renderlo interessante agli occhi di chi guarda. Il primo passo è quello di intervenire sull'aspetto del testo. Apri la diapositiva su cui vuoi lavorare, seleziona la scritta che vuoi modificare. Di questa puoi cambiare, velocemente, tipo e dimensioni dei caratteri utilizzando i menu a tendina associati ai corrispondenti pulsanti della barra degli strumenti. In alternativa, puoi aprire la finestra di dialogo Carattere, selezionando Carattere nel menu Formato. Se hai utilizzato correttamente i layout di ogni diapositiva, tutto il testo che hai immesso fa parte di categorie precise. La formattazione di questo tipo di testo può essere controllata attraverso lo schema diapositiva. [ ] Operando come abbiamo appena visto, puoi applicare al testo effetti come il Grassetto, il Corsivo, il Sottolineato o l'ombreggiato. Anche in questo caso, puoi utilizzare i pulsanti della barra degli strumenti pagina 2 di 5

20 6.3.1 Inserire e formattare i testi o la finestra di dialogo Carattere. Ricorda sempre che puoi modificare la formattazione solo delle parti di testo selezionate. [ ] Puoi avere l esigenza di modificare l impostazione dei caratteri maiuscoli e minuscoli su parti di testo. È possibile effettuare rapidamente tale operazione senza dover digitare nuovamente il testo. Seleziona l opzione Maiuscole/minuscole nel menu Formato. Nella nuova finestra hai a disposizione varie possibilità tra cui scegliere l'opzione desiderata: nell'esempio è stato scelto di lasciare il testo Normale. [ ] In una buona presentazione è indispensabile "giocare" anche sui colori dei caratteri. Per modificare il colore di una scritta, è sufficiente selezionarla e fare clic sulla freccia presente a destra del pulsante Colore Carattere. Puoi scegliere fra le varie tonalità presenti nel menu o fare clic su Altri colori carattere per visualizzare una tavolozza completa. In alternativa, puoi operare con la finestra di dialogo Carattere già vista in precedenza. [ ] Un modo efficace per evidenziare una parte di testo, consiste nell applicare a esso un effetto di ombreggiatura. Per applicare tale effetto puoi utilizzare l apposito pulsante pagina 3 di 5

21 6.3.1 Inserire e formattare i testi della barra degli strumenti o attivare la relativa opzione nella finestra di dialogo del formato del carattere. Ricordati di selezionare sempre la parte di testo su cui vuoi applicare la nuova impostazione. [ ] In un ambiente di sviluppo grafico, anche la posizione del testo e il tipo di allineamento risultano essere di grande importanza. Per esempio, poniamo di voler modificare l'allineamento del testo contenuto in una diapositiva. La prima cosa da fare è, ovviamente, selezionare il testo. L allineamento del testo è una proprietà del paragrafo, quindi, se vuoi applicare la nuova impostazione ad un unico paragrafo, è sufficiente posizionare il cursore al suo interno. Una volta selezionato il testo, puoi agire direttamente sui pulsanti di allineamento presenti sulla barra degli strumenti. In alternativa puoi utilizzare l opzione Allineamento del menu Formato. In questo modo hai a disposizione anche il comando Giustifica non disponibile nella barra degli strumenti. [ ] Per un progressivo miglioramento della presentazione, è importante avere un corretto rapporto fra la grandezza della diapositiva e la percentuale occupata in essa dal testo. Per controllare questo aspetto è utile tarare correttamente il valore dell interlinea e impostare lo spazio prima e dopo un paragrafo. Seleziona il testo di cui vuoi cambiare le caratteristiche, seleziona il comando Interlinea dal menu formato. Nella finestra Interlinea, opera sui pulsanti per incrementare il valore dell'interlinea fino al raggiungimento del valore desiderato. Fai clic sul pulsante Ok per concludere la procedura. L'interlinea scelta viene applicata al testo che rimane selezionato. Fai clic al di fuori del riquadro per deselezionare il testo e poter meglio valutare il risultato della modifica. pagina 4 di 5

22 6.3.1 Inserire e formattare i testi Nella finestra Interlinea trovi anche due caselle che ti permettono di impostare il valore dello spazio vuoto prima di un paragrafo e dopo un paragrafo. La combinazione delle regolazioni descritte ti permette di ottenere delle diapositive estremamente eleganti. [ ] Il miglioramento dell'aspetto di una presentazione può coinvolgere anche piccoli particolari come ad esempio l'aspetto del punto elenco. Dopo aver selezionato l'elenco di cui vuoi modificare l'aspetto del punto, seleziona Elenchi puntati e numerati dal menu Formato. Nella finestra che si apre puoi visualizzare le possibili alternative, e, premendo il pulsante Carattere, puoi ricercare simboli particolari, tenendo sempre a mente che i diversi tipi di carattere offrono possibilità differenti. Una volta scelto il simbolo adatto, è sufficiente fare clic su Ok per rendere operativa la scelta. L'elenco ha ora un aspetto più adatto alle tue esigenze. Puoi trasformare un elenco puntato in elenco numerato, selezionando la scheda Numeri o lettere della finestra Elenchi puntati e numerati. Puoi scegliere ora numeri o lettere e relativi tipi. La finestra Elenchi puntati e numerati può essere aperta anche attraverso il menu di scelta rapida relativo all elenco. [ ] In qualsiasi momento puoi decidere di annullare l'ultima operazione fatta nella presentazione, usando il pulsante Annulla della barra degli strumenti o la funzione equivalente nel menu Modifica. Puoi anche decidere di annullare un'operazione precedente scegliendo nel menu a tendina, associato al pulsante. Se, per errore, annulli un operazione sbagliata che vuoi venga mantenuta, non sei costretto a ripeterla. Infatti, puoi annullare il comando annulla e ripristinare una operazione annullata, usando il pulsante Ripristina della barra degli strumenti o la funzione equivalente nel menu Modifica. pagina 5 di 5

23 6.3.2 Disegni, immagini Disegni, immagini Una presentazione può risultare più efficace se arricchita di disegni o immagini. Attraverso l inserimento di elementi grafici puoi realizzare presentazioni estremamente elaborate. In una diapositiva puoi inserire tre tipologie di elementi grafici. I disegni sono elementi che vengono costruiti assemblando linee, forme, oggetti già impostati. In alternativa, puoi usare elementi più complessi come i disegni contenuti nell archivio ClipArt o immagini archiviate come file esterni. [ ] Nelle diapositive puoi inserire dei disegni utilizzando gli elementi base presenti nei menu di PowerPoint. Tali elementi sono riportati nel menu associato al pulsante Forme della barra degli strumenti Disegno, normalmente visibile sul lato inferiore della finestra di lavoro. Come al solito, se la barra non è presente, inseriscila con il relativo comando del menu Visualizza. Il pulsante Forme apre un menu nel quale sono disponibili linee predefinite, frecce, blocchi di diagrammi di flusso, stelle e decorazioni, fumetti. Per inserire un elemento, fai clic sul relativo pulsante e traccia con il mouse l elemento nell area del documento nella quale vuoi inserirlo. Quando l elemento disegnato è impostato, risulta ancora selezionato e a esso puoi applicare i vari formati, utilizzando i pulsanti disponibili sulla barra degli strumenti. In alternativa, facendo clic due volte sull elemento, si apre una finestra di dialogo che ti permette di impostare le formattazioni volute. [ ] Per una buona resa di una presentazione, il colpo d'occhio è fondamentale. È quindi importante poter inserire all'interno delle diapositive immagini o fotografie. Per inserire una immagine fai clic sul pulsante Inserisci immagine della barra degli strumenti Disegno. In alternativa, seleziona Immagine nel menu Inserisci e seleziona Da file. Sfoglia le cartelle sino a quella contenente il file, scegli l'immagine da importare e fai clic sul pulsante Inserisci. Una volta che l'immagine è stata importata si comporta esattamente come qualsiasi altro oggetto e può essere ridimensionata e spostata. In ambiente MS Office è disponibile una ricca raccolta di immagini che possono essere inserite nella tua presentazione: la libreria ClipArt. pagina 1 di 2

24 6.3.2 Disegni, immagini Per inserire una di tali immagini fai clic sul pulsante Inserisci ClipArt della barra degli strumenti Disegno. In alternativa, seleziona l opzione Immagine nel menu Inserisci e seleziona ClipArt. Viene aperta la finestra Inserisci ClipArt. Digita nella casella Cerca oggetti ClipArt il nome della categoria di immagini e premi Invio. Seleziona con il mouse l immagine che ti interessa e fai clic sul pulsante che compare a fianco dell icona. Seleziona la voce Inserisci nel menu a discesa che viene aperto. In alternativa, puoi trascinare l icona con il mouse nella finestra di lavoro. pagina 2 di 2

25 6.3.3 Duplicare, spostare e cancellare Duplicare, spostare e cancellare Tutto ciò che fa parte di una diapositiva è considerabile come un oggetto. Ogni oggetto ha le sue caratteristiche e le sue particolarità. Tutti hanno, però, in comune alcune caratteristiche che ti permettono di operare su di essi per copiarli, spostarli, ridimensionarli, cancellarli. Fai attenzione alla selezione apportata a un oggetto. Coerentemente col fatto che ogni oggetto ha determinate caratteristiche, queste coincidono con particolari stati di attivazione. Per chiarire, facciamo riferimento a una casella di testo: puoi lavorare al contenuto della casella, oppure modificarne le caratteristiche come oggetto. Abbiamo già descritto come selezionare la casella di testo per operare correzioni al contenuto, ora descriveremo come selezionarla per modificarne altri aspetti. Ciò che vale per la casella di testo, vale anche per le altre tipologie di oggetti. [ ] Ogni oggetto presente in una diapositiva può essere copiato o trasferito in altre diapositive appartenenti alla stessa presentazione o a presentazioni diverse. Iniziamo col descrivere la funzione Copia, Incolla applicata a una casella di testo. Per compiere tale operazione, occorre che tu apra la diapositiva dalla quale vuoi copiare la casella. Seleziona la casella da copiare. È necessario che tale operazione sia fatta correttamente, facendo clic sui bordi dell oggetto: solo così potranno essere svolte le funzioni sull'intero oggetto. Fai clic sul pulsante Copia della barra degli strumenti, o sulla corrispondente funzione del menu Modifica o del menu di scelta rapida. Apri la diapositiva nella quale vuoi copiare il testo, posiziona il mouse all interno della diapositiva e fai clic sul pulsante Incolla o sul comando del menu Modifica o del menu di scelta rapida. Il testo copiato sarà inserito nello stesso punto in cui si trovava nella diapositiva originale. Per spostarlo nella posizione voluta, seleziona la casella e posizionati con il mouse vicino al bordo superiore sino a che il mouse assume l aspetto di quattro frecce disposte a croce. A questo punto puoi trascinare la casella di testo con il mouse, effettuando l operazione di Drag and Drop. Le medesime operazioni compiute su caselle di testo possono essere applicate anche alle immagini e ai disegni. [ ] La seconda funzione che puoi usare è Taglia, Incolla. In questo caso la casella di testo, o qualsiasi altro oggetto, viene trasferita nella nuova locazione e l originale viene eliminato. pagina 1 di 2

26 6.3.3 Duplicare, spostare e cancellare Seleziona la diapositiva di partenza, seleziona la casella di testo con le medesime accortezze descritte al punto precedente. Fai clic sul pulsante Taglia o sulla corrispondente funzione del menu Modifica o del menu di scelta rapida. Spostati sulla diapositiva di destinazione e fai clic sul pulsante Incolla o sulla corrispondente funzione del menu Modifica o del menu di scelta rapida. Anche in questo caso la posizione del testo viene mantenuta nella diapositiva di destinazione. Quando a un oggetto selezionato viene applicata la funzione copia o la funzione taglia, l oggetto viene copiato nell area Appunti. Gli Appunti sono un area di memoria temporanea, che permette di memorizzare sino a 12 oggetti, copiati o tagliati. Puoi, quindi, incollare anche oggetti copiati o tagliati in momenti precedenti, andandoli a prelevare da questa area. Puoi vedere gli oggetti presenti nell area Appunti, in un apposita barra che puoi visualizzare con lo stesso procedimento di una normale barra degli strumenti. Gli oggetti sono memorizzati in ordine cronologico e sono rappresentati da icone che ne definiscono il tipo: testo, immagini, grafici, etc. Puoi utilizzare per la funzione di incolla singoli oggetti o tutti gli oggetti mediante l apposito pulsante. Puoi eliminare un singolo oggetto dall area Appunti, selezionandolo e facendo clic sul comando Elimina del menu a cascata aperto con il pulsante a lato dell icona. Puoi anche liberare completamente l area Appunti, facendo clic sul pulsante Cancella tutto. [ ] In qualsiasi momento puoi modificare le dimensioni di un oggetto: riquadro di testo, disegno, immagine. Quando l oggetto è selezionato, posiziona il puntatore del mouse sul quadratino posto al centro di uno dei lati: il cursore assume la forma di una doppia freccia. Puoi ora trascinare il lato e posizionarlo in modo da ridimensionare l oggetto. Quando operi sui quadratini ai lati dell oggetto, alteri le proporzioni dell oggetto stesso. Per attribuire all oggetto o all immagine delle misure precise, puoi utilizzare l opzione Oggetto o Immagine del menu Formato, o del menu di scelta rapida. Nella finestra di dialogo Formato oggetto, o Immagine, seleziona la scheda Dimensioni. In tale scheda puoi selezionare le dimensioni dell altezza e della larghezza e fissare le proporzioni tra i lati. Fai clic sul pulsante Ok per rendere operative le scelte. Se operi sulle caselle di testo, il ridimensionamento dell oggetto può provocare un adattamento delle dimensioni del testo. [ ] Per cancellare una parte di testo o un oggetto qualsiasi da una diapositiva, seleziona il testo o l oggetto e premi il tasto Canc della tastiera. In alternativa, puoi usare il pulsante Taglia della barra degli strumenti, o la funzione Taglia del menu Modifica o del menu di scelta rapida. pagina 2 di 2