SISTEMI DI GESTIONE e MODELLI ORGANIZZATIVI

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1 Convegno AICQ SISTEMI DI GESTIONE e MODELLI ORGANIZZATIVI Avv. Emanuele Montemarano Presidente dell Organismo di Vigilanza ACCREDIA

2 Due modelli a confronto ISO 9001 DECRETO 231/2001 Sistema di gestione aziendale Sistema di prevenzione penale Controllo da parte dell ente di certificazione sotto ACCREDITAMENTO Controllo da parte della magistratura penale nell ambito del PROCESSO

3 I 3 fondamenti del 231 analisi integrata con il SGQ modello codice etico Organismo di Organizzativo Vigilanza mappatura delle attività sensibili per ciascuno dei reati tipizzati dal decreto comportamenti prescritti a tutti gli addetti e diretti alla prevenzione penale ed all etica aziendale organismo collegiale ed indipendente, cui spettano i compiti di vigilanza sul sistema di prevenzione penale rapporto con il Manuale della Qualità e le Procedure di sistema rapporto con la politica per la Qualità rapporto con il responsabile qualità e gli auditor interni

4 Requisiti essenziali alla base della certificazione e della prevenzione penale Sistemi speculari imparzialità Non immedesimazione tra controllore e controllato indipendenza correttezza competenza Assenza di conflitti di interesse da parte degli auditor e dei componenti degli OdV Uniformità di giudizio Deontologia dei comportamenti (codice etico e politica per la qualità) Preparazione tecnica, professionale e culturale degli auditor, con crescente attenzione all area della cogenza

5 Il sistema europeo di ACCREDITAMENTO La rivoluzione del 2008: il nuovo sistema europeo di accreditamento rende i requisiti legali elemento centrale del sistema qualità e quindi favorisce l adozione dei sistemi integrati NORMATIVA NAZIONALE DOPO IL 2008 Manovra d estate 2008 DDL statuto dell impresa Interventi giurisprudenziali sulla qualità

6 Il significato di accreditamento COSA ATTESTA Livello di qualità del lavoro di un Organismo (di certificazione e di ispezione) o di un Laboratorio (di prova o di taratura) rispetto allo standard internazionale di riferimento. In altri termini, è la certificazione del certificatore e sta alla base dell attendibilità dei sistemi di gestione. TERZIETÀ L accreditamento si fonda sulla indipendenza del soggetto accreditante, accresciuta dal progressivo spostamento del sistema dalla libera scelta aziendale alla natura cogente e comunque pubblicistica di certificazione ed accreditamento. Il regolamento 765 impone norme organizzative e procedimentali dirette a prevenire ogni forma di conflitto di interessi.

7 Sistema europeo di assicurazione qualità Si fonda sui principi del Regolamento 765, che ha dato luogo al nuovo approccio Validità europea Sistema europeo di controlli I Paesi membri assicurano che gli OdA siano Sottoposti alla valutazione europea (EA) sulla base del rispetto del Regolamento 765 La Commissione Europea verifica il buon funzionamento del sistema Equivalenza In territorio europeo Se un OdA supera la verifica i Paesi membri Devono riconoscere l equivalenza Delle certificazioni emesse sotto accreditamento

8 Natura giuridica degli OdA Pubblica Autorità: riceve un incarico formale ed esercita un ruolo di pubblica autorità, indipendentemente dallo status giuridico. CONSEGUENZE PER LE IMPRESE: Gli OdC saranno vincolati a maggior rigore, soprattutto nell area cogente

9 Applicazione in Italia ACCREDIA svolge un ruolo di pubblica autorità nell interesse generale, operando sotto la vigilanza del MSE RAPPORTO ISO 9001 / 231 L OdA italiano presta crescente attenzione all area legale ed alla prospettiva del sistema gestionale integrato

10 Costruire un sistema integrato Il rapporto tra ISO 9001 e Modello Organizzativo I DUE SISTEMI GESTIONALI OGGI RICHIESTI sistema qualità ISO 9001:2008 sistema di prevenzione penale ex decreto 231 OBBLIGATORIETÀ, POSSIBILITÀ, O NECESSITÀ DI UN SISTEMA INTEGRATO?

11 Come gestire un sistema integrato ISO 9001 / D. Lgs. 231 Sezione 4 Gestione dei documenti e dei processi Sezione 5 Obiettivi, autorità e riesame Sezione 6 Gestione delle risorse Sezione 7 Progettazione, erogazione e fornitori Sviluppo del Modello Analisi dei Rischi Codice Etico Obiettivi di prevenzione penale Misura di efficacia del sistema di Prevenzione penale Definizione delle funzioni apicali Formazione penale del personale Valore giuridico del codice etico Sistema premiante e disciplinare OHSAS e sicurezza sul lavoro Rapporti con il cliente Gestione dei fornitori Sezione 8 Monitoraggio, analisi e misurazione Gestione del problem solving Audit SGQ e OdV certificazione del Modello Organizzativo? valutazione del Modello Organizzativo?

12 4.1 Gestione delle esternalizzazioni Il ricorso alle esternalizzazioni può nascondere notevoli insidie, giacché lo standard qualitativo del fornitore potrebbe non essere all altezza dello standard certificato. CONTROMISURE ISO 9001/231 1) corretta identificazione 2) verifica dei contratti utilizzati per esternalizzare 3) prescrizione di standard qualitativi al subfornitore 4) previsione di audit di seconda parte condotti da personale esperto sia sul settore che sul sistema 5) gestione controllata delle anomalie relative ai servizi esternalizzati

13 4.2 Gestione della documentazione Un organizzazione certificata deve prevedere modalità e strumenti di controllo della documentazione, sia a livello gestionale (Manuale, Procedure documentate, Procedure operative, Istruzioni) che legale (documentazione necessaria per legge o per contratto). Il sistema ISO 9001 impone di tenere sotto controllo una serie di fasi nel processo di gestione documentale: emissione, verifica, riesame, distribuzione, conoscenza ed applicazione da parte del personale e quindi fornisce maggiori garanzie sia di legalità che di competenza del personale. Gli stessi requisiti possono essere adottati nella gestione del sistema documentato di prevenzione penale, a tutela del rispetto della normativa applicabile e della produzione in giudizio di un adeguato flusso di prove quali documenti devono essere gestiti secondo Il SGQ? schema ISO 9001: Manuale e Procedure Schema 231: documenti di prevenzione penale

14 5.4 Obiettivi di qualità I due parametri della qualità individuazione di requisiti bilancio preventivo: obiettivi conformità efficienza audit e problem solving bilancio consuntivo: riesame Nel sistema integrato è opportuna la definizione non solo di generici obiettivi liberamente scelti dall azienda, ma la ben più incisiva individuazione di parametri misurabili su ambiti specifici di prevenzione penale, sulla base di quanto stabilito in sede di analisi dei rischi, demandando poi alle diverse autorità preposte(rdd e OdV) la misurazione dell effettiva realizzazione di tali obiettivi e le azioni adottate a seguito del riesame. Solo così si potrà misurare l efficacia della prevenzione penale, richiesta dal 231 e necessaria anche ai fini della responsabilità dei membri dell OdV.

15 6.2 Gestione del personale modello ISO 9001 /231 selezione formazione coinvolgimento valutazione Nella gestione del sistema integrato occorre tenere conto delle esigenze della prevenzione penale in tutti gli step previsti dallo schema ISO 9001, ed in particolare: percorsi formativi specifici sul diritto penale coinvolgimento del personale nella prevenzione penale, sanzioni e premi al personale sulla base del rispetto del codice etico

16 6.3 Gestione della sicurezza Modello ISO 9001 Modello OHSAS non aggiunge quasi nulla ai requisiti legali impone la definizione di un sistema documentato di gestione della sicurezza sul lavoro, peraltro oggi obbligatorio ai fini penali (art. 30 TU e D. Lgs. 231/01)

17 7.2 Attenzione al cliente SISTEMA CLIENTE soddisfazione del cliente gestione dei reclami Lo schema ISO 9001 attribuisce al cliente un ruolo centrale; e non potrebbe essere altrimenti. La moderna legislazione civilistica ha fatto enormi passi in avanti nella tutela del consumatore e di questo spirito il sistema di gestione per la qualità è permeato. Nella gestione integrata del sistema, occorrerà inserire parametri di soddisfazione connessi con il codice etico ed una procedura specifica di gestione dei reclami di rilevanza penale, con il coinvolgimento dell OdV

18 8.3 Gestione delle non conformità Modello ISO 9001 individuazione e gestione documentata (principio della trasparenza, tipico del 231) eliminazione trattamento (garantisce il presente adempimento e quindi rimuove l illecito penale) azione correttiva (impedisce il ripetersi di un illecito già verificato) azione preventiva (garantisce l efficacia ed il miglioramento del sistema di prevenzione penale) La procedura ISO 9001 può essere utilizzata anche per la gestione delle non conformità relative al sistema di prevenzione penale, con particolare riferimento alle azioni preventive ed al coinvolgimento dell OdV. In mancanza non si avrebbe un adeguato flusso di informazioni sulla gestione dei possibili illeciti ed il conseguente coinvolgimento dell OdV nel processo decisionale.

19 8.5 Il miglioramento continuo Il sistema qualità eleva il miglioramento a requisito, mentre nella comune esperienza aziendale è solo un obiettivo. Ciò impone all azienda di dimostrare al certificatore l effettivo innalzamento nel tempo dello standard qualitativo. Risulta tuttavia evidente come sia difficile documentare il requisito del miglioramento, che spesso sfugge a misurazioni oggettive e di regola non contiene indicatori relativi all efficacia della prevenzione penale. Ecco che allora risulta essenziale prevedere nel sistema integrato parametri penalmente rilevanti di valutazione del requisito e stabilire le conseguenze dell eventuale mancata soddisfazione dello stesso, in accordo con l odv

20 Considerazioni conclusive Non si può avere un modello adeguato di prevenzione penale in assenza di un sistema documentato di gestione, ma allo stesso tempo sarebbe irragionevole costruire un sistema di gestione senza adottare contestualmente un Modello Organizzativo conforme al decreto 231. Ciò, infatti, significherebbe a) Preoccuparsi del miglioramento senza garantire la legalità b) Raddoppiare gli adempimenti burocratici e quindi moltiplicare i costi c) Esporsi al rischio di presentarsi nel processo penale senza le prove necessarie.