GUIDA PROGETTO ASL 15 Cittadella

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1 Mediatec Informatica S.r.l. Calle Costa, Loreo (RO) Help Desk GUIDA PROGETTO ASL 15 Cittadella 1. ASL 15 Cittadella Configurazione preliminare Affinché siano attive tutte le funzionalità del progetto ASL15, è necessario fornire al programma alcune informazioni essenziali quali: 1. Nome e cognome del Medico; 2. Codice Regionale; 3. Codice ASL e Distretto; 4. Codice Fiscale del Medico; 5. Codice Ambulatorio (o numero della postazione). Mentre le impostazioni 1, 2 e 3 sono già presenti in Medico 2000 sotto la voce Dati del Medico della cartella Servizio, il Codice Fiscale e il numero della postazione sono state introdotte specificatamente per ASL15 Cittadella. Per inserire queste nuove informazioni, accedere alla cartella Servizio e fare doppio clic su Impostazioni ASL 15. (Vedi figura 1) Figura 1 Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 1

2 Il codice ambulatorio è un numero progressivo cha va da 0 a 9. Se il medico dispone di un solo PC, il codice dell ambulatorio deve essere impostato a 0 (zero). Ogni PC dello stesso medico collegato a ASL 15 deve avere un codice diverso. Non possono esistere postazioni con lo stesso codice anche se presenti nel medesimo ambulatorio Nella finestra di impostazione sono disponibili ulteriori Flag: Avvisare se prescrizione non in catalogo ASL15; Permette durante la prescrizione di una ricetta di avvisare nel momento in cui viene selezionato un esame o una visita non presente nel catalogo ASL15. Medico 2000 permette la prescrizione di esami e/o visite non presenti nel catalogo ASL15 ma questi verranno stampati su ricetta senza codice a barre dell'identificativo e non verranno inviati a ASL15; Nascondi icone "Allineato ASL15" in Ricerca Pazienti; Permette di nascondere, nella finestra di Ricerca Pazienti, la colonna che indica il corretto allineamento ASL15; Disabilita integrazione Medico 2000 <-> ASL15; Permette di sospendere manualmente l integrazione con ASL15; Consenso informato allargato; Permette di assegnare automaticamente il Consenso ASL15 ai pazienti che hanno già dato il consenso per la privacy. Se il Medico ha già fatto firmare un modulo per il trattamento dove sia compresa la comunicazione dei dati tra MMG e altre istanze previste dal Progetto ASL15, allora è possibile spuntare questa voce. L'assegnazione del flag Cons.ASL15 avverrà automaticamente qualora sia già stato spuntato il flag Cons.Privacy sempre presente nella finestra Ambulatorio; Non inviare ad ASL15 prescrizioni fuori catalogo; Permette la prescrizione di esami fuori catalogo, tuttavia la prescrizione non verrà inviata ad ASL15. Se questa voce non viene spuntata, vengono inviate a ASL15 tutte le prescrizioni anche se il relativo codice non è presente nel catalogo ASL15. Attiva modalità Debug di Medico 2000; Ogni operazione legata a ASL15 viene registrata in un file Log per permettere una rapida risoluzione di eventuali problemi. Attivare la modalità Debug solo se suggerita dal Supporto Tecnico di Medico Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 2

3 2. ASL15 Funzionalità L installazione del PlugIn ASL15, ha aggiunto il nuovo tasto ASL15 in due punti distinti: 1. Nella toolbar della finestra Ricerca Paziente; 2. Nella toolbar della finestra Ambulatorio. Il tasto ASL15 presente nella toolbar di Ricerca Paziente, permette di accedere ai Servizi Generali non legati al singolo paziente (Fig. 2). Figura 2 Il tasto ASL15 presente nella toolbar di Ambulatorio, permette di accedere ai Servizi riservati al singolo paziente (Fig. 3). Figura 3 Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 3

4 3. ASL15 Servizi Generali I Servizi Generali di ASL15 permettono la ricezione delle notifiche, e la ricerca/allineamento delle anagrafiche dei Pazienti. Per accedere ai Servizi Generali fare clic sul tasto ASL15 presente nella toolbar della finestra Ricerca Paziente. Figura 4 La finestra dei Servizi Generali di ASL15 (Vedi figura 4), si presenta come un Wizard che propone 6 diverse scelte: 1. Ricezione nuove notifiche (Servizio SAIN stato DN); 2. Ricezione notifiche archiviate (Servizio SAIN stato NO); 3. Trasmissione Consenso Privacy; 4. Trasmissione Vaccinazioni; 5. Trasmissione ADI; 6. Trasmissione PPIP. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 4

5 3.1 Notifiche La Ricezione delle Notifiche, rappresenta il canale di comunicazione tra il Progetto ASL15 e il Medico. Tutte le informazioni di tipo anagrafico e di refertazione, viaggiano attraverso questo servizio. Le notifiche possono essere: 1. Aggiornamento anagrafico: Eventuali modifiche relative all anagrafica dei pazienti e alle esenzioni; 2. Scelta nuovo Medico: Inserimento dell anagrafica di un nuovo paziente a seguito della scelta del nuovo medico; 3. Revoca: Notifica eventuali revoche e motivazioni (scelta, decesso, ecc.); 4. Referti di laboratorio: Il Referto di laboratorio viene importato in diario clinico mentre le singole registrazioni vengono salvate in Esami di laboratorio. Le notifiche possono assumere due diversi stati: DN - Da notificare; NO - Notificato Ricezione nuove notifiche (SAIN stato DN) Per avviare la ricezione delle nuove notifiche (stato DN), dal wizard selezionare l opzione Ricezione Notifiche (SAIN stato DN) e fare clic sul tasto Avanti. Una volta che l'accesso al servizio è avvenuto con successo, una finestra di stato mostrerà l andamento della ricezione (Fig. 5). Figura 5 Dopo la connessione e l invocazione del servizio, tutte le notifiche verranno ricevute ed elaborate. Eventuali errori di ricezione verranno visualizzati nella finestra di stato. Se l operazione è andata a buon fine, sarà possibile fare clic sul tasto Avanti. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 5

6 Tutte le notifiche ricevute verranno visualizzate in una lista ad albero organizzata secondo la tipologia della notifica stessa (Fig. 6). Figura 6 Tutte le notifiche relative a modifica e inserimento dati anagrafici dei pazienti verranno automaticamente applicate all archivio locale, mentre le notifiche di ricovero verranno importate solo nel prossimo passaggio e a scelta del medico. Eventuali errori di ricezione verranno riportati nella colonna Dettagli. Fare clic sul tasto Avanti per visualizzare l elenco delle notifiche non importate automaticamente (referti). Figura 7 La lista riporta l elenco delle notifiche non importate automaticamente. Data la dimensione di alcuni referti, si è ritenuto opportuno scaricarli completamente solo a richiesta del medico, accelerando così i tempi di ricezione. Selezionare i referti da importare immediatamente e fare clic sul tasto Avanti. L operazione di scarico del referto può essere avviata automaticamente dal Diario Clinico e comunque ad ogni richiamo del paziente comparirà un promemoria con l elenco dei referti da importare Ricezione Notifiche Archiviate (SAIN stato NO) Per avviare la ricezione delle notifiche già archiviate (stato NO), dal wizard selezionare l opzione Ricezione Notifiche archiviate (SAIN stato NO) e fare clic sul tasto Avanti. Data la presunta quantità delle notifiche archiviate, viene richiesta l indicazione di una data di inizio ricerca per limitare il numero di notifiche da ricevere. Per dettagli sulle notifiche ricevute fare riferimento al capitolo Ricezione nuove notifiche. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 6

7 3.2 Trasmissione Consenso Privacy Il servizio di invio Consenso Privacy è normalmente invocato singolarmente ad ogni raccolta del consenso di un paziente, tuttavia è possibile effettuare l'invio massivo tramite questa funzione. 3.3 Trasmissione Vaccinazioni Il servizio di invio delle Vaccinazioni è normalmente invocato singolarmente ad ogni registrazione di una vaccinazione (in Medico 2000 menu Anamnesi Vaccinazioni), tuttavia è possibile effettuare l'invio massivo tramite questa funzione. Utilizzo Da Ricerca Paziente fare clic su ASL15, e alla comparsa delle finestra Servizi ASL15 selezionare la voce Trasmissione Vaccinazioni. Successivamente indicare il Periodo del rendiconto delle Vaccinazioni da inviare e fare clic su Avanti (Fig. 8). Seguire i passi a video, ed al termine dell'operazione fare clic sul tasto Fine. Figura 8 Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 7

8 3.4 Trasmissione ADI/ADP Il servizio di invio delle ADI (Assistenza Domiciliare Integrata) e ADP (Assistenza Domiciliare Programmata), è invocato singolarmente ad ogni registrazione di una Prestazione ADI/ADP, tuttavia è possibile effettuare l'invio massivo tramite questa funzione. Utilizzo Da Ricerca Paziente fare clic su ASL15 e selezionare la voce Trasmissione ADI/ADP, alla comparsa della finestra successiva indicare il Periodo del rendiconto delle prestazioni ADI che si desiderano inviare, e fare clic sul tasto Avanti (Fig. 9). Figura 9 Seguire i passi a video, al termine dell'operazione viene visualizzata una Sintesi di quanto è stato inviato, cioè il numero di ADI/ADP inviate con successo o con errori. Al termine fare clic su Fine. 3.5 Trasmissione PPIP Il servizio di invio delle PPIP (Prestazioni Particolare Impegno Professionale), è invocato singolarmente ad ogni registrazione di una PPIP, tuttavia è possibile effettuare l'invio massivo tramite questa funzione. Utilizzo Da Ricerca Paziente fare clic su ASL15PD e selezionare la voce Trasmissione PPIP, alla comparsa della finestra successiva indicare il Periodo del rendiconto delle PPIP che si desiderano inviare, e fare clic sul tasto Avanti. Seguire i passi a video, al termine dell'operazione viene visualizzata una Sintesi di quanto è stato inviato, cioè il numero di PPIP inviate con successo o con errori. Al termine fare clic su Fine. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 8

9 4. ASL15 Servizi Singolo Paziente Una volta richiamato un paziente, è possibile accedere ai Servizi ASL15 del Paziente facendo clic sul tasto ASL15 nella toolbar della finestra Ambulatorio (Fig. 10). Figura Recupero referti (SARR). Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 9

10 4.1 Recupero dei referti (SARR) La funzione di recupero dei referti (servizio SARR), consente di importare direttamente in cartella clinica il referto presente nell archivio dell'asl15. Per avviare la ricerca e il recupero dei referti, dal wizard selezionare l opzione Recupero Referti (SARR) e fare clic sul tasto Avanti. Specificare uno dei parametri di ricerca e fare clic sul tasto Avanti. Il codice fiscale del paziente è già impostato e non può essere rimosso. Impostato il filtro di ricerca fare clic sul tasto Avanti (Fig. 11). Figura 11 Se la ricerca ha dato esito positivo, l elenco dei referti filtrato verrà visualizzato con indicato il Codice del referto, la data e l ora di refertazione, il tipo di referto, l azienda sanitaria di riferimento e il Medico refertante. Evidenziare il referto desiderato e fare clic sul tasto Importa referto per importarlo completamente nel diario clinico del paziente. A fronte di precedente notifica, l importazione dei referti è possibile direttamente dal Diario Clinico. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 10

11 5. Cosa cambia in Medico 2000 Oltre ai servizi ASL15 accessibili direttamente dal programma, per rendere completa l integrazione di Medico 2000 con il progetto ASL15 i capitoli seguenti riportano gli adeguamenti del programma nelle specifiche aree. Ricerca Paziente; Richiamo del Paziente; Finestra Ambulatorio; Diario Clinico; Prescrizione; Notifica. 5.1 Ricerca Paziente Nella tabella che visualizza la lista dei pazienti filtrati, è stata aggiunta una colonna iniziale per indicare se il paziente è allineato a ASL15 (Vedi figura 12). Figura 12 La presenza della stellina affianco al nome (Fig. 12), indica che il paziente è allineato con gli archivi di ASL15 Cittadella. Di seguito sono riportati i motivi più comuni dell'assenza della suddetta icona: Il Paziente non è un proprio assistito; I dati anagrafici identificativi Cognome + Nome + Codice Fiscale sono stati digitati in modo errato. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 11

12 5.2 Richiamo del paziente Al richiamo di un paziente, Medico 2000 controlla l esistenza di referti notificati ma non ancora importati in cartella clinica (Fig. 13). Figura 13 Tutte le notifiche non importate verranno visualizzate in una tabella e verrà data la possibilità di importarle direttamente nel diario clinico. Per importare una o più voci, mettere il segno di spunta sul quadratino bianco a sinistra e fare clic sul tasto Fine. Per le notifiche non importate, l avviso verrà ripetuto al prossimo richiamo del paziente. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 12

13 5.2 Diario Clinico Tutte le istanze di ricovero importate troveranno posto nel Diario Clinico. Di seguito si riportano in dettaglio le modalità con cui vengono registrati i dati nel diario clinico: Prescrizione; Notifica Prescrizione Ogni prescrizione stampata e inviata a ASL15 verrà registrata come segue: La prescrizione riporterà il Codice Univoco Assegnato (ID Prescrizione) e vi sarà data la possibilità di accedere direttamente alla verifica nell archivio centrale ASL15. Facendo clic con il tasto destro del mouse, selezionare una delle seguenti voci: Recupero referto su ASL15: Per invocare il servizio SARR e recuperare l'eventuale referto. Elimina: Per invocare il servizio SAASPE ed eliminare la prescrizione. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 13

14 5.2.2 Notifiche Le notifiche appariranno automaticamente nel Diario, e nel caso in cui sia presente il documento PDF, il referto comparirà come segue: Affianco al referto sarà presente il link Documento per visualizzare completamente il documento cartaceo integrale fornito al paziente: Figura 14 Qualora il codice dell esame refertato sia appartenente al catalogo ASL, Medico 2000 importerà automaticamente gli esiti nella finestra Esami di Laboratorio e in base ai valori di riferimento verranno evidenziati i risultati alterati. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 14

15 6. Ricetta Elettronica A breve entra in vigore l'obbligo di spedire le ricette in formato elettronico al MEF (Ministero dell'economia e delle Finanze). Il sistema di Prescrizione Elettronica, va inserito nel contesto generale di fornitura di servizi al cittadino inteso come agevolazione delle modalità di fruizione del servizio a partire dalla prenotazione, per passare all erogazione, al pagamento ed al ritorno del referto. All interno di tale architettura sono individuati due percorsi, che fanno riferimento il primo alle modalità di interfacciamento del SAR con il SAC per la gestione dei lotti di NRE, il secondo alle modalità di generazione, numerazione ed invio al SAC delle Prescrizioni elettroniche. Secondo questa impostazione, l elemento che costituisce il legame fra i vari ambiti del percorso diagnostico/terapeutico del paziente è costituito dall identificativo della prescrizione che ne rappresenta il punto iniziale. L utilizzo del numero prestampato sull impegnativa come identificativo univoco della stessa, risulta difficilmente utilizzabile in quanto presuppone una lettura a posteriori del codice a barre che lo rappresenta e la conseguente associazione all impegnativa prodotta. Operazione che, sia pur tecnicamente possibile, rappresenta un notevole aggravio in termini operativi del prescrittore con il pericolo di una alta probabilità di errore. Sulla base delle riflessioni di cui sopra, si è optato quindi, per una assegnazione automatica del NRE (Numero Ricetta Elettronica) gestito centralmente e che ripercorre essenzialmente le stesse fasi ad oggi seguite per l assegnazione dei ricettari cartacei. 6.1 Lotti NRE La gestione dei lotti NRE è gestita automaticamente da Medico 2000 al bisogno. In fase di stampa di una ricetta, qualora sia necessario scaricare un nuovo lotto di 1000 numeri, Medico 2000 avvisa il medico di tale necessità e quindi avvia il servizio ASL15 Cittadella (SARNRE) a richiesta. Figura 15 Questo avviso scatta anche quando il numero di lotti disponibili è inferiore a 100 (quindi in riserva). I lotti sono gestiti per PC, il che significa che una eventuale segretaria scaricherà il suo lotto per conto del medico. Se il medico usa più PC, ogni PC avrà il suo lotto. In qualsiasi momento è possibile analizzare il lotto scaricato e la quantita di numeri ancora disponibili. Dalla finestra Ricetta di un qualsiasi paziente fare clic sul tasto NRE. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 15

16 La finestra di dialogo dell'nre mostra per ogni medico (selezionabile dalla lista superiore) il lotto attualmente in gestione (Lotto in uso) e l'eventuale lotto di riserva che verrà usato all'esaurimento del primo (Fig. 16). Figura 16 Il campo Qt.disponibile mostra la quantità di NRE ancora disponibili. Quando non è presente un lotto di riserva, è visibile il tasto Scarica che permette di ricevere subito un nuovo lotto di riserva Stampa NRE in ricetta La stampa dell'nre è automatica così come l'invio all'asl15 tramite il servizio SANPE. Non viene stampato l'nre solo per farmaci in classe C. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 16

17 6.2 Identificazione del Medico All'avvio del programma compare la seguente finestra di dialogo: Figura 17 Come indicato dalle informazioni della stessa, questa finestra serve per identificare quale persona si trova davanti al PC. Ogni medico indicherà se stesso mentre eventuali segretarie/collaboratori dovranno indicare "Personale di Studio" (Vedi figura 17). Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 17

18 6.3 Personale di studio e stampa ricette Se all'avvio del programma è stato scelto "Personale di studio", ad ogni stampa ricetta comparirà la seguente finestra di dialogo, mostrata in figura 18. Figura 18 La finestra contiene l'elenco dei medici configurati in Medico 2000, dove viene richiesto al personale di studio di indicare quale medico dovrà firmare la prescrizione. Sono inoltre presenti due tasti: 1. Invia al Medico: La ricetta non verrà stampata ma semplicemente "parcheggiata" in attesa che il medico la stampi a sua volta (vedi par. 6.4); 2. Stampa ricetta: La ricetta viene stampata con l'nre del medico scelto. In ogni momento il personale di studio può fare clic sul nuovo tasto Ricette presente nella finestra "Ricerca paziente"(fig. 19). Figura 19 Il tasto Ricette, permette di visionare le ricette parcheggiate e quindi non ancora trattate dal medico. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 18

19 Al clic su Ricette compare la finestra 'Ricette in attesa di firma e stampa', riportata in fig. 20. Figura 20 Da questa finestra è possibile visionare le ricette parcheggiate, con possibilità di eliminazione (in caso di errore) o cambio medico (se magari il primo è assente). Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 19

20 6.4 Il Medico Se all'avvio del programma il medico si è identificato (e quindi non ha scelto "Personale di studio"), tutte le ricette stampate riporteranno il proprio NRE anche per pazienti non suoi assistiti. L'eventuale presenza di ricette parcheggiate, è evidenziata dal tasto Ricette che compare nella finestra "Ricerca paziente" (Fig. 21). Figura 21 Il tasto Ricette compare solo in presenza di almeno una o più ricette parcheggiate e ne riporta il numero. Il numero di ricette parcheggiate è aggiornato automaticamente ogni minuto. Al clic sul tasto Ricette, compare la stessa finestra vista per il personale di studio ma con in più la possibilità di stampare le ricette selezionate. Le ricette stampate avranno il codice NRE del medico e verranno immediatamente inviate ad ASL Annullamento Ricette Per annullare una ricetta stampata, non è necessaria alcuna operazione ma sarà sufficiente che il medico la strappi o non la consegni al paziente. Infatti le ricette inviate che non vengono erogate (da farmacia, cup, ecc.) vengono semplicemente scartate. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 20

21 7. Modulo ACN L' ACN (Accordo Collettivo Nazionale) ed il Ministero della Salute, di concerto con il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e il Ministero dell'economia e delle Finanze, hanno introdotto alcuni adempimenti a carico del Medico di Medicina Generale. Quest'ultimo accordo permettere di ottemperare alle prescrizioni dell' art. 59 Bis. A seguito dell'installazione dell'add-on ASL15 Cittadella, all'interno di Medico 2000 verranno visualizzate delle nuove sezioni. Sulla finestra Ricerca Paziente, a sinistra nel Menu Principale completo verrà introdotta una nuova voce chiamata ACN la quale, a sua volta, darà la possibilità di visualizzare un menu a tendina che richiama le seguenti voci: INPS Telematico; INPS Invalidità; INPS Inabilità; INAIL XML; Pubblico Impiego; Flussi Art.59 Bis; Invio Art.59 Ter. INPS Telematico, INPS Invalidità ed INAIL XML, sono aree già conosciute e contenute all'interno della Guida Completa di Medico 2000 accedibile dal menu Guida in alto. INPS Inabilità e Pubblico Impiego invece sono ancora in fase d'implementazione. Invio Art.59 Ter viene svolto automaticamente dall'integrazione di Medico 2000 con il progetto Ampere, quindi deve essere ignorato. 7.1 Flussi Art. 59 Bis I Flussi Art. 59 Bis estraggono ed inviano elettronicamente informazioni riguardanti i pazienti presenti in archivio, come ad esempio estrazioni di ADI, ADP, PPIP, Visite Ambulatoriali, Vaccinazioni Antiinfluenzali Particolari e molto altro. Per accedere al servizio, dal Menu Principale fare clic sulla voce ACN Flussi Art.59 Bis (Fig.22). Figura 22 Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 21

22 Dopo aver cliccato sulla voce Flussi Art. 59 Bis, comparirà una finestra in cui viene richiesto di impostare il Periodo di tempo desiderato per l'estrazione (Vedi fig.23). Figura 23 Selezionato il Periodo comparirà una nuova schermata di Medico 2000 chiamata Art.59, quest'ultima inizierà un'elaborazione dei Dati (Fig.24). Figura 24 Al termine dell'elaborazione fare clic sul tasto Visualizza per ottenere l'esito (Fig.24). Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 22

23 L'esito dell'elaborazione dei Flussi Informativi visualizzerà un elenco di Prestazioni fatte ai pazienti nel dato periodo richiesto, prestazioni divise per tipologia (Vedi fig.25). Figura 25 E' presente inoltre un menu Toolbar (Fig.26), con diversi comandi spiegati più dettagliatamente qui sotto. Figura 26 Periodo permette di reimpostare un periodo nuovo di ricerca; Salva in XML permette di salvare l'esito della ricerca sui Flussi in file di tipo XML, mentre Salva in Excel la salva in formato di tipo Excel. Il tasto Stampa da la possibilità di stampare l'esito dei Flussi, ed il tasto Invia permette di inviare direttamente e in forma elettronica all'asl15 Cittadella quest'ultimi dati invocando il servizio SATAAD. Infine il tasto Aggiorna permette di eseguire un refresh della schermata nel caso di modifiche sui pazienti. Guida Progetto ASL15 Cittadella Pag. 23