GUIDA PROGETTO DOGE ASL3 Bassano

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1 Mediatec Informatica S.r.l. Calle Costa, Loreo (RO) Help Desk GUIDA PROGETTO DOGE ASL3 Bassano 1. DOGE Configurazione preliminare Affinché siano attive tutte le funzionalità del progetto DOGE - ASL19, è necessario fornire al programma alcune informazioni essenziali quali: 1. Nome e cognome del Medico; 2. Codice Regionale; 3. Codice ASL e Distretto; 4. Codice Fiscale del Medico; 5. Codice Ambulatorio (o numero della postazione). Mentre le impostazioni 1, 2 e 3 sono già presenti in Medico 2000 sotto la voce Dati del Medico della cartella Servizio, il Codice Fiscale e il numero della postazione sono state introdotte specificatamente per DOGE ASL3 Bassano del Grappa. Per inserire queste nuove informazioni, accedere alla cartella Servizio e fare doppio clic su Impostazioni DOGE. (Vedi figura 1) Figura 1 Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 1

2 Il codice ambulatorio è un numero progressivo che va da 0 a 9. Se il medico dispone di un solo PC, il codice dell ambulatorio deve essere impostato a 0 (zero). Ogni PC dello stesso medico collegato a DOGE deve avere un codice diverso. Non possono esistere postazioni con lo stesso codice anche se presenti nel medesimo ambulatorio Nella finestra di impostazione sono disponibili ulteriori Flag: Avvisare se prescrizione non in catalogo DOGE; Permette durante la prescrizione di una ricetta di avvisare nel momento in cui viene selezionato un esame o una visita non presente nel catalogo DOGE. Medico 2000 permette la prescrizione di esami e/o visite non presenti nel catalogo DOGE ma questi verranno stampati su ricetta senza codice a barre dell'identificativo e non verranno inviati a DOGE; Nascondi icone "Allineato DOGE" in Ricerca Pazienti; Permette di nascondere, nella finestra di Ricerca Pazienti, la colonna che indica il corretto allineamento DOGE; Disabilita integrazione Medico 2000 <-> DOGE; Permette di sospendere manualmente l integrazione con DOGE; Consenso informato allargato; Permette di assegnare automaticamente il Consenso DOGE ai pazienti che hanno già dato il consenso per la privacy. Se il Medico ha già fatto firmare un modulo per il trattamento dove sia compresa la comunicazione dei dati tra MMG e altre istanze previste dal Progetto DOGE, allora è possibile spuntare questa voce. L'assegnazione del flag Cons.DOGE avverrà automaticamente qualora sia già stato spuntato il flag Cons.Privacy sempre presente nella finestra Ambulatorio; Non inviare ad DOGE prescrizioni fuori catalogo; Permette la prescrizione di esami fuori catalogo, tuttavia la prescrizione non verrà inviata ad DOGE. Se questa voce non viene spuntata, vengono inviate a DOGE tutte le prescrizioni anche se il relativo codice non è presente nel catalogo DOGE. Attiva modalità Debug di Medico 2000; Ogni operazione legata a DOGE viene registrata in un file Log per permettere una rapida risoluzione di eventuali problemi. Attivare la modalità Debug solo se suggerita dal Supporto Tecnico di Medico Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 2

3 2. DOGE Funzionalità L installazione del PlugIn DOGE - ASL3, ha aggiunto il nuovo tasto DOGE in due punti distinti: 1. Nella toolbar della finestra Ricerca Paziente; 2. Nella toolbar della finestra Ambulatorio. Il tasto DOGE presente nella toolbar di Ricerca Paziente, permette di accedere ai Servizi Generali non legati al singolo paziente (Fig. 2). Figura 2 Il tasto DOGE presente nella toolbar di Ambulatorio, permette di accedere ai Servizi riservati al singolo paziente (Fig. 3). Figura 3 Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 3

4 3. DOGE Servizi Generali I Servizi Generali di DOGE permettono la ricezione delle notifiche, e la ricerca/allineamento delle anagrafiche dei Pazienti. Per accedere ai Servizi Generali fare clic sul tasto DOGE presente nella toolbar della finestra Ricerca Paziente. Figura 4 La finestra dei Servizi Generali di DOGE (Vedi figura 4), si presenta come un Wizard che propone 4 diverse scelte: 1. Ricezione nuove notifiche (Servizio SAIN stato DN); 2. Ricezione notifiche archiviate (Servizio SAIN stato NO); 3. Ricerca anagrafica paziente (Servizio SAIA); 4. Allineamento anagrafiche pazienti. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 4

5 3.1 Notifiche La Ricezione delle Notifiche, rappresenta il canale di comunicazione tra il Progetto DOGE - ASL3 e il Medico. Tutte le informazioni di tipo anagrafico e di refertazione, viaggiano attraverso questo servizio. Le notifiche possono essere: 1. Allineamento anagrafico: E la prima notifica che viene inviata al Medico e serve per allineare tutte le anagrafiche dei pazienti con gli archivi dell ASL; 2. Aggiornamento anagrafico: Eventuali modifiche relative all anagrafica dei pazienti e alle esenzioni; 3. Scelta nuovo Medico: Inserimento dell anagrafica di un nuovo paziente a seguito della scelta del nuovo medico; 4. Revoca: Notifica eventuali revoche e motivazioni (scelta, decesso, ecc.); Le notifiche possono assumere due diversi stati: DN - Da notificare; NO - Notificato Ricezione nuove notifiche (SAIN stato DN) Per avviare la ricezione delle nuove notifiche (stato DN), dal wizard selezionare l opzione Ricezione Notifiche (SAIN stato DN) e fare clic sul tasto Avanti. Ad ogni ricezione notifiche verrà richiesto username e password di accesso (Fig.5): Figura 5 Le credenziali di accesso sono fornite ad ogni medico direttamente dall'asl. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 5

6 Una volta che l'accesso al servizio è avvenuto con successo, una finestra di stato mostrerà l andamento della ricezione (Fig. 6). Figura 6 Dopo la connessione e l invocazione del servizio, tutte le notifiche verranno ricevute ed elaborate. Eventuali errori di ricezione verranno visualizzati nella finestra di stato. Se l operazione è andata a buon fine, sarà possibile fare clic sul tasto Avanti. Tutte le notifiche ricevute verranno visualizzate in una lista ad albero organizzata secondo la tipologia della notifica stessa (Fig. 7). Figura 7 Tutte le notifiche relative a modifica e inserimento dati anagrafici dei pazienti verranno automaticamente applicate all archivio locale, mentre le notifiche di ricovero verranno importate solo nel prossimo passaggio e a scelta del medico. Eventuali errori di ricezione verranno riportati nella colonna Dettagli. Nei casi in cui non sia possibile risolvere automaticamente l'inserimento o la modifica dei dati anagrafici dei pazienti, verrà richiesto l'intervento manuale del Medico. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 6

7 La figura 8 qui di seguito mostra l'elenco dei pazienti per cui è richiesto l'intervento del Medico. Per ogni pazienti il Medico dovrà indicare se aggiungerlo come Nuovo o sostituire i dati di un paziente. In quest'ultima ipotesi, verrà visualizzata una finestra dal quale selezionare il paziente da aggiornare. Figura 8 E' possibile ignorare le modifiche richieste ma al prossimo allineamento verranno riproposte affinchè tutte le situazioni pendenti siano risolte Ricezione Notifiche Archiviate (SAIN stato NO) Per avviare la ricezione delle notifiche già archiviate (stato NO), dal wizard selezionare l opzione Ricezione Notifiche archiviate (SAIN stato NO) e fare clic sul tasto Avanti. Data la presunta quantità delle notifiche archiviate, viene richiesta l indicazione di una data di inizio ricerca per limitare il numero di notifiche da ricevere. Per dettagli sulle notifiche ricevute fare riferimento al capitolo Ricezione nuove notifiche. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 7

8 3.2 Ricerca Anagrafica Paziente (SAIA) Per avviare la ricerca dell anagrafica di un Paziente (di solito non proprio assistito), dal wizard selezionare l opzione Ricerca Anagrafica Paziente (SAIA) e fare clic sul tasto Avanti (Fig. 9). Figura 9 Specificare uno dei parametri di ricerca e fare clic sul tasto Avanti ricordando che se si usa la ricerca per nome, i campi Cognome, Nome e Data di Nascita devono essere tutti compilati. Impostato il filtro di ricerca fare clic sul tasto Avanti. Se la ricerca ha dato esito positivo, i dati anagrafici verranno visualizzati in una tabella di riepilogo (Vedi figura 10). Figura 10 Sarà possibile importare automaticamente in cartella (tasto Importa) i dati anagrafici solo se il paziente è un Assistito del Medico. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 8

9 4. DOGE Servizi Singolo Paziente Una volta richiamato un paziente, è possibile accedere ai Servizi DOGE del Paziente facendo clic sul tasto DOGE nella toolbar della finestra Ambulatorio (Fig. 11). Figura L' aggiornamento Anagrafica (SAIA). Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 9

10 4.1 Aggiornamento Anagrafica (SAIA) La funzione di aggiornamento dei dati anagrafici (servizio SAIA), consente di controllare ed eventualmente aggiornare i dati anagrafici del paziente. Per avviare la ricerca e il recupero dei dati anagrafici, dal wizard selezionare l opzione Aggiorna Anagrafica (SAIA) e fare clic sul tasto Avanti. Specificare uno dei parametri di ricerca e fare clic sul tasto Avanti. Il codice fiscale del paziente è già impostato e non può essere rimosso. Impostato il filtro di ricerca fare clic sul tasto Avanti. Figura 12 Se la ricerca ha dato esito positivo, verranno visualizzati i dati anagrafici del paziente (Vedi figura 12). Per aggiornare i dati anagrafici nell'archivio locale, fare clic sul tasto Importa. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 10

11 5. Cosa cambia in Medico 2000 Oltre ai servizi DOGE accessibili direttamente dal programma, per rendere completa l integrazione di Medico 2000 con il progetto DOGE ASL3 Bassano i capitoli seguenti riportano gli adeguamenti del programma nelle specifiche aree. Ricerca Paziente; Finestra Ambulatorio. 5.1 Ricerca Paziente Nella tabella che visualizza la lista dei pazienti filtrati, è stata aggiunta una colonna iniziale per indicare se il paziente è allineato a DOGE (Vedi figura 13). Figura 13 La presenza della stellina affianco al nome (Fig. 13), indica che il paziente è allineato con gli archivi di DOGE dell'asl3 Bassano. Di seguito sono riportati i motivi più comuni dell'assenza della suddetta icona: Il Paziente non è un proprio assistito; I dati anagrafici identificativi Cognome + Nome + Codice Fiscale sono stati digitati in modo errato. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 11

12 Nel caso in cui si presentino dei pazienti doppi, dove uno è riportato con la stellina e l'altro no (Vedi figura 14), significa che il sistema di allineamento anagrafico, non è riuscito ad individuare il paziente in archivio pertanto è stata generata una nuova anagrafica. Tale situazione si presenta quando il cognome o il nome o il codice fiscale del paziente locale non corrispondono con quelli dell'asl. Per corregge la situazione procedere come segue: Figura 14 Entrare nel paziente con la stellina e annotarsi il cognome, il nome e il codice fiscale; Eliminare il paziente con la stellina; Nota: Prima dell'eliminazione accertarsi che il paziente sia privo di dati. Entrare nel paziente senza stellina e dalla scheda anagrafica modificare il cognome, il nome e il codice fiscale con i dati annotati precedentemente; Ritornare alla finestra di ricerca e ridigitare le iniziali del paziente; Rientrare nel paziente e dalla finestra Ambulatorio, fare clic sul tasto DOGE e avviare il servizio SAIA per la ricerca dei dati; Alla visualizzazione dei dati anagrafici fare clic sul tasto Importa. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 12

13 6. Ricetta Elettronica A breve entra in vigore l'obbligo di spedire le ricette in formato elettronico al MEF (Ministero dell'economia e delle Finanze). Il sistema di Prescrizione Elettronica, va inserito nel contesto generale di fornitura di servizi al cittadino inteso come agevolazione delle modalità di fruizione del servizio a partire dalla prenotazione, per passare all erogazione, al pagamento ed al ritorno del referto. All interno di tale architettura sono individuati due percorsi, che fanno riferimento il primo alle modalità di interfacciamento del SAR con il SAC per la gestione dei lotti di NRE, il secondo alle modalità di generazione, numerazione ed invio al SAC delle Prescrizioni elettroniche. Secondo questa impostazione, l elemento che costituisce il legame fra i vari ambiti del percorso diagnostico/terapeutico del paziente è costituito dall identificativo della prescrizione che ne rappresenta il punto iniziale. L utilizzo del numero prestampato sull impegnativa come identificativo univoco della stessa, risulta difficilmente utilizzabile in quanto presuppone una lettura a posteriori del codice a barre che lo rappresenta e la conseguente associazione all impegnativa prodotta. Operazione che, sia pur tecnicamente possibile, rappresenta un notevole aggravio in termini operativi del prescrittore con il pericolo di una alta probabilità di errore. Sulla base delle riflessioni di cui sopra, si è optato quindi, per una assegnazione automatica del NRE (Numero Ricetta Elettronica) gestito centralmente e che ripercorre essenzialmente le stesse fasi ad oggi seguite per l assegnazione dei ricettari cartacei. 6.1 Lotti NRE La gestione dei lotti NRE è gestita automaticamente da Medico 2000 al bisogno. In fase di stampa di una ricetta, qualora sia necessario scaricare un nuovo lotto di 1000 numeri, Medico 2000 avvisa il medico di tale necessità e quindi avvia il servizio DOGE - ASL3 a richiesta. Figura 15 Questo avviso scatta anche quando il numero di lotti disponibili è inferiore a 100 (quindi in riserva). Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 13

14 Dopo aver dato il via alla prima stampa per lo scarico del lotto NRE, viene richiesto solo per la prima volta l'inserimento delle Credenziali INPS (Username, Password, Pincode usate anche per l'inps), per l'invio della Ricetta Elettronica (Fig. 16). Nel caso in cui il lotto NRE non venga scaricato, le credenziali verranno richieste ad ogni stampa. Figura 16 I lotti sono gestiti per PC, il che significa che una eventuale segretaria scaricherà il suo lotto per conto del medico. Se il medico usa più PC, ogni PC avrà il suo lotto. In qualsiasi momento è possibile analizzare il lotto scaricato e la quantità di numeri ancora disponibili. Dalla finestra Ricetta di un qualsiasi paziente fare clic sul tasto NRE. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 14

15 La finestra di dialogo dell'nre mostra per ogni medico (selezionabile dalla lista superiore) il lotto attualmente in gestione (Lotto in uso) e l'eventuale lotto di riserva che verrà usato all'esaurimento del primo (Fig. 17). Figura 17 Il campo Qt.disponibile mostra la quantità di NRE ancora disponibili. Quando non è presente un lotto di riserva, è visibile il tasto Scarica che permette di ricevere subito un nuovo lotto di riserva. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 15

16 6.1.1 Stampa NRE in ricetta La stampa dell'nre in ricetta è automatica, infatti nella Ricetta Rossa compare un nuovo Codice a Barre (codice NRE) che viene stampato nella posizione riportata in figura 18. Figura 18 Non viene stampato il codice NRE solo per farmaci in classe C. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 16

17 6.2 Invio Ricetta Elettronica Per permettere l'invio delle ricette elettroniche senza creare alcun rallentamento in Medico 2000, è stato implementato l'invio in Background. L'invio in background consiste in un servizio che viene caricato all'apertura del programma e che si posiziona nella System-Tray di Windows (area dell'orologio in basso a destra) visibile con la seguente icona: L'invio delle ricette avviene in automatico e quindi non richiede alcun intervento da parte del medico. Tuttavia è possibile visualizzare lo stato degli invii facendo clic sulla suddetta icona come mostrato in figura. Figura 19 Infatti tutte le ricette che vengono stampate, vengono temporaneamente parcheggiate in attesa che il servizio le invii direttamente al server. Nel caso in cui, la connessione con il Server in quel momento non sia stata stabilita o non sia disponibile, il servizio esegue un tentativo di invio ogni 5 minuti. Se alla chiusura di Medico 2000 sono ancora presenti delle ricette parcheggiate, un messaggio inviterà l'utente ad effettuare l'invio manualmente. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 17

18 6.3 Identificazione del Medico All'avvio del programma compare la seguente finestra di dialogo: Figura 20 Come indicato dalle informazioni della stessa, questa finestra serve per identificare quale persona si trova davanti al PC. Ogni medico indicherà se stesso mentre eventuali segretarie/collaboratori dovranno indicare "Personale di Studio" (Vedi figura 20). Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 18

19 6.4 Personale di studio e stampa ricette Se all'avvio del programma è stato scelto "Personale di studio", ad ogni stampa ricetta comparirà la seguente finestra di dialogo, mostrata in figura 21. Figura 21 La finestra contiene l'elenco dei medici configurati in Medico 2000, dove viene richiesto al personale di studio di indicare quale medico dovrà firmare la prescrizione. Sono inoltre presenti due tasti: 1. Invia al Medico: La ricetta non verrà stampata ma semplicemente "parcheggiata" in attesa che il medico la stampi a sua volta (vedi par. 6.5); 2. Stampa ricetta: La ricetta viene stampata con l'nre del medico scelto. In ogni momento il personale di studio può fare clic sul nuovo tasto Ricette presente nella finestra "Ricerca paziente"(fig. 22). Figura 22 Il tasto Ricette, permette di visionare le ricette parcheggiate e quindi non ancora trattate dal medico. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 19

20 Al clic su Ricette compare la finestra 'Ricette in attesa di firma e stampa', riportata in fig. 23. Figura 23 Da questa finestra è possibile visionare le ricette parcheggiate, con possibilità di eliminazione (in caso di errore) o cambio medico (se magari il primo è assente). Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 20

21 6.5 Il Medico Se all'avvio del programma il medico si è identificato (e quindi non ha scelto "Personale di studio"), tutte le ricette stampate riporteranno il proprio NRE anche per pazienti non suoi assistiti. L'eventuale presenza di ricette parcheggiate, è evidenziata dal tasto Ricette che compare nella finestra "Ricerca paziente" (Fig. 24). Figura 24 Il tasto Ricette compare solo in presenza di almeno una o più ricette parcheggiate e ne riporta il numero. Il numero di ricette parcheggiate è aggiornato automaticamente ogni minuto. Al clic sul tasto Ricette, compare la stessa finestra vista per il personale di studio ma con in più la possibilità di stampare le ricette selezionate. Le ricette stampate avranno il codice NRE del medico e verranno immediatamente inviate ad ASL3 di Bassano del Grappa. 6.6 Annullamento Ricette Per annullare una ricetta stampata, non è necessaria alcuna operazione ma sarà sufficiente che il medico la strappi o non la consegni al paziente. Infatti le ricette inviate che non vengono erogate (da farmacia, cup, ecc.) vengono semplicemente scartate. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 21

22 7. Modulo ACN L' ACN (Accordo Collettivo Nazionale) ed il Ministero della Salute, di concerto con il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e il Ministero dell'economia e delle Finanze, hanno introdotto alcuni adempimenti a carico del Medico di Medicina Generale. Quest'ultimo accordo permettere di ottemperare alle prescrizioni dell' art. 59 Bis. A seguito dell'installazione dell'add-on ASL3 Bassano, all'interno di Medico 2000 verranno visualizzate delle nuove sezioni. Sulla finestra Ricerca Paziente, a sinistra nel Menu Principale completo verrà introdotta una nuova voce chiamata ACN la quale, a sua volta, darà la possibilità di visualizzare un menu a tendina che richiama le seguenti voci: INPS Telematico; INPS Invalidità; INPS Inabilità; INAIL XML; Pubblico Impiego; Flussi Art.59 Bis; Invio Art.59 Ter. INPS Telematico, INPS Invalidità ed INAIL XML, sono aree già conosciute e contenute all'interno della Guida Completa di Medico 2000 accedibile dal menu Guida in alto. INPS Inabilità e Pubblico Impiego invece sono ancora in fase d'implementazione. Invio Art.59 Ter viene svolto automaticamente dall'integrazione di Medico 2000 con il progetto Ampere, quindi deve essere ignorato. 7.1 Flussi Art. 59 Bis I Flussi Art. 59 Bis estraggono ed inviano elettronicamente informazioni riguardanti i pazienti presenti in archivio, come ad esempio estrazioni di ADI, ADP, PPIP, Visite Ambulatoriali, Vaccinazioni Antiinfluenzali Particolari e molto altro. Per accedere al servizio, dal Menu Principale fare clic sulla voce ACN Flussi Art.59 Bis (Fig.25). Figura 25 Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 22

23 Dopo aver cliccato sulla voce Flussi Art. 59 Bis, comparirà una finestra in cui viene richiesto di impostare il Periodo di tempo desiderato per l'estrazione (Vedi fig.26). Figura 26 Selezionato il Periodo comparirà una nuova schermata di Medico 2000 chiamata Art.59, quest'ultima inizierà un'elaborazione dei Dati (Fig.27). Figura 27 Al termine dell'elaborazione fare clic sul tasto Visualizza per ottenere l'esito (Fig.27). Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 23

24 L'esito dell'elaborazione dei Flussi Informativi visualizzerà un elenco di Prestazioni fatte ai pazienti nel dato periodo richiesto, prestazioni divise per tipologia (Vedi fig.28). Figura 28 E' presente inoltre un menu Toolbar (Fig.29), dalla quale è possibile inviare il flusso. Figura Invio dei Flussi ACN Per inviare in forma elettronica direttamente il Flusso ACN all'asl3 di Bassano, fare clic sul tasto Invia. Verranno richieste Username e Password fornite direttamente dall'asl3, solo con tali credenziali sarà possibile l'invio del flusso al server ASL. Invitiamo il medico a contattare l'asl per ricevere le suddette credenziali. Guida Progetto DOGE ASL3 Bassano Pag. 24