GESTIONE CAMBIO POLIZZE E RIDUZIONE MASSIMALI ASSICURATIVI

Transcript

1 Pagina 1 di 5 Allegato 5 GESTIONE CAMBIO POLIZZE E RIDUZIONE MASSIMALI ASSICURATIVI In attuazione di quanto previsto all art. 29 delle Condizioni Generali del Contratto di Outsourcing 1. PREMESSA Premettiamo che questa tipologia di servizio si integra perfettamente con gli altri già selezionati da MPS LEASING & FACTORING S.p.A. In particolare, per quanto riguarda la parte polizze assicurative, rappresenta la naturale continuazione del servizio di Controllo dei documenti post contrattuali. Operativamente, l attività svolta da Agenzia Italia si configura nella forma dell outsourcing completo, quindi dotata della facoltà di decidere in autonomia all interno delle regole che verranno fissate nel proseguo della procedura. 2. TIPOLOGIA DI PROBLEMA In questo caso stiamo parlando di locatari di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. che fanno richiesta di sostituzione della polizza assicurativa RC e/o FURTO INCENDIO con regolare vincolo iscritto a favore della stessa MPS LEASING & FACTORING S.p.A. e possiamo pertanto trovarci nella seguente situazione: il locatario deve cambiare la compagnia di assicurazioni per sostituire la polizza; MPS LEASING & FACTORING S.p.A. non può rilasciare lo svincolo assicurativo fino a quando non entra in possesso della nuova polizza. Premesso che la cosa fondamentale è tutelare MPS LEASING & FACTORING S.p.A. in relazione alla corretta copertura del veicolo oggetto del contratto di leasing, la stessa non rilascia lo svincolo prima di aver verificato la corretta stipula della nuova polizza. E chiaro che il rilascio dello svincolo assicurativo, in presenza di nuova polizza corretta nei suoi elementi, deve essere tempestivo. 3. RESPONSABILITA Il servizio svolto da Agenzia Italia rispetterà le tempistiche prestabilite con l obiettivo di ridurre al minimo i rischi a carico di MPS LEASING & FACTORING S.p.A.. Vista la particolarità della giurisprudenza presente in materia, ribadiamo che qualsiasi sinistro dovesse accadere fra l affido del mandato ad Agenzia Italia ed il suo espletamento non potrà essere addebitato alla stessa, salvo il caso di dolo da parte di Agenzia Italia (sinistro verificatosi nei giorni di attesa della nuova polizza). Agenzia Italia non è responsabile di documenti falsi e/o contraffatti.

2 Pagina 2 di 5 Allegato 5 4. PROCEDURA OPERATIVA I. INCARICO AD AGENZIA ITALIA MPS LEASING & FACTORING S.p.A. riceve dal locatario fax con richiesta di cambio della Compagnia di Assicurazioni e provvede ad inoltrarla tempestivamente ad Agenzia Italia a mezzo webfax. Sarà cura di Agenzia Italia attivarsi per recuperare eventuali informazioni utili all abbinamento del numero di contratto. La richiesta di cambio compagnia potrà pervenire ad Agenzia Italia anche direttamente dal locatario. II. CARICAMENTO POSIZIONE Gli operatori di Agenzia Italia provvedono al caricamento della posizione nel proprio Database entro il giorno successivo all arrivo della documentazione. III. COMUNICAZIONE AL LOCATARIO Al caricamento della posizione, Agenzia Italia invierà al locatario una comunicazione a mezzo fax con la quale comunicherà la procedura da adottare per l ottenimento di quanto richiesto. Il contenuto della comunicazione sarà il seguente: ottenimento della nuova polizza assicurativa corretta per poter rilasciare lo svincolo assicurativo; riferimenti precisi della polizza da svincolare (numero polizza, data scadenza, Compagnia di Assicurazioni, etc.); riferimenti di Agenzia Italia (sito, webfax, telefono, etc.). IV. CONTROLLI ANALITICI ESEGUITI DA AGENZIA ITALIA SULLA NUOVA POLIZZA ASSICURATIVA R.C.A. E/O INCENDIO E FURTO E/O KASKO RICEVUTA Controlli effettuati sulla polizza: Corretta intestazione (il locatario deve risultare quale contraente sulla polizza). Viene accettato un contraente diverso dal locatario qualora quest ultimo sia riportato sulla polizza come intestatario al PRA/locatario. Correttezza del numero di targa del veicolo assicurato (controllo possibile se il dato è stato precedentemente caricato). Verifica sulla corrispondenza del veicolo, oggetto del contratto di leasing, con quello riportato in polizza. o I massimali su polizza RCA non devono essere inferiori ai minimi previsti dalla legge. N.B. Eventuali adeguamenti dei massimali da verificare dovranno essere notificati ad Agenzia Italia per iscritto da parte di MPS LEASING & FACTORING S.p.A.. Massimale su polizza incendio e furto e kasko può essere maggiore o uguale all importo imponibile del cespite con tolleranza: del 10% il valore originariamente assicurato, decorsi i primi 12 mesi di locazione finanziaria;

3 Pagina 3 di 5 Allegato 5 del 20% il valore originariamente assicurato, decorsi i primi 24 mesi di locazione finanziaria; del 40% il valore originariamente assicurato, decorsi i primi 36 mesi di locazione finanziaria. Potrà essere accettato, come importo assicurato, anche un valore inferiore di 500,00 all importo risultante dalle percentuali sopra riportate. Presenza Vincolo (testo standard ANIA) a favore di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. con scadenza maggiore o uguale alla END DATE. Verrà accettata la scadenza vincolo, con tolleranza di 30 giorni rispetto alla data di scadenza della locazione. Corretta sottoscrizione da parte della Compagnia di Assicurazioni della polizza e del vincolo a favore di MPS LEASING & FACTORING S.p.A.; viene accettata anche la sola sottoscrizione della clausola di vincolo qualora la stessa riporti gli estremi di polizza corretti. Tipologia Compagnie di Assicurazioni: Tutte le Compagnie italiane (o straniere, abilitate ad operare e con sede in Italia) fatte salve quelle da escludere con comunicazione in forma scritta da MPS LEASING & FACTORING S.p.A. ad Agenzia V. RISULTATI DELLA VERIFICA POLIZZA CORRETTA: Agenzia Italia provvederà alla compilazione, sottoscrizione ed inoltro dello svincolo assicurativo direttamente al locatario per posta prioritaria, anticipandolo a mezzo fax. POLIZZA ERRATA: Agenzia Italia si attiverà con il locatario affinché vengano apportate le debite modifiche/correzioni. Solo al ricevimento della polizza corretta Agenzia Italia provvederà al rilascio dello svincolo assicurativo. VI. COMPILAZIONE DELLO SVINCOLO ASSICURATIVO Agenzia Italia provvederà alla corretta compilazione dello svincolo assicurativo secondo i dettami di MPS LEASING & FACTORING S.p.A.. Lo svincolo dovrà inoltre contenere i riferimenti specifici della polizza assicurativa che deve essere svincolata (numero di polizza, data di scadenza etc), precedentemente richiesti al locatario sempre se in possesso. Agenzia Italia provvederà alla sottoscrizione dello svincolo assicurativo in forza della procura rilasciatale da MPS LEASING & FACTORING S.p.A.. Agenzia Italia provvederà all inoltro dello svincolo assicurativo richiesto. VII. ANALISI SITUAZIONI ANOMALE a. Necessità di anticipare il rilascio dello svincolo assicurativo con la promessa di svincolo: su richiesta del locatario, Agenzia Italia provvederà a rilasciare una lettera di promessa di svincolo in attesa di ricevere copia della nuova polizza. Una volta ricevuta copia della nuova polizza e verificata la sua correttezza, Agenzia Italia provvederà al rilascio dell effettivo svincolo assicurativo (vedi punto VI).

4 Pagina 4 di 5 Allegato 5 5. CHIUSURA b. Richiesta da parte del locatario rimasta in sospeso: qualora il locatario abbia inoltrato la richiesta, ma Agenzia Italia non riceva riscontro alla comunicazione inviata (vedi punto III) entro la fine del secondo mese successivo all apertura della pratica (a fine novembre per le pratiche aperte a settembre), la stessa provvederà all inoltro di una comunicazione al locatario (testo concordato con MPS LEASING & FACTORING S.p.A.) e alla chiusura della gestione del servizio. c. Polizza non corretta: In presenza di polizza ancora errata, nonostante l intervento per l ottenimento delle debite modifiche/correzioni, alla fine del secondo mese successivo all apertura della pratica (a fine novembre per le pratiche aperte a settembre), Agenzia Italia provvederà alla chiusura del servizio senza il rilascio di alcun svincolo assicurativo relazionando MPS LEASING & FACTORING S.p.A. sulle azioni svolte. (Eventuali altri interventi dovranno essere concordati con MPS LEASING & FACTORING S.p.A.). La chiusura della pratica verrà effettuata al momento del rilascio dello svincolo assicurativo al locatario o all invio al locatario della comunicazione di chiusura. 6. SLA Agenzia Italia si impegna a lavorare tutte le posizioni ad Essa affidate entro i tempi previsti dalla presente procedura. In particolare Agenzia Italia gestirà la posizione entro il termine di giorni: 100 gg di calendario. Per il computo dei giorni si dovrà intendere come: Start date: la data di arrivo richiesta di cambio polizza in Agenzia End date: la data di chiusura pratica che avviene con il controllo e scarico della nuova polizza oppure il reso negativo inoltrato per excel o per flusso informatico. Credito di servizio: In caso di mancato rispetto dei tempi di lavorazione previsti per un numero totale di posizioni superiori al 2% delle posizioni affidate su quel servizio (dato da rilevarsi mensilmente sul totale delle posizioni affidate in un mese di calendario), Agenzia Italia riconoscerà a MPS LEASING & FACTORING S.p.A., per ogni posizione fuori SLA, uno storno pari al 100% del compenso forfettario fatturato all inizio dell anno solare per la gestione in full outsourcing di quel cespite (competenze annue forfettarie di Agenzia Italia), sempreché quello stesso cespite in quell anno non abbia già precedentemente pagato un credito di servizio.

5 Pagina 5 di 5 Allegato 5 7. ARCHIVIO OTTICO DOCUMENTI Agenzia Italia garantirà la corretta archiviazione di tutta la documentazione in suo possesso. MPS LEASING & FACTORING S.p.A. avrà a disposizione un archivio on line di tutti i documenti scansionati (resi in formato Tif/Pdf o equivalente) che saranno visualizzabili sia alla Rete (filiali, agenti, banche, etc) di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. che al Locatario limitatamente alla sua singola posizione contrattuale nel rispetto delle attuali normative sulla Privacy. 8. REPORTISTICA Agenzia Italia su richiesta di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. è in grado di fornire reports informatici sul lavoro svolto, in quanto la gestione delle varie fasi viene effettuata con l utilizzo di uno specifico supporto informatico che permetta di avere la situazione aggiornata e reports analitici. Agenzia Italia, di prassi, invia: - Mensilmente report delle posizioni gestite nel mese di riferimento. 9. FATTURAZIONE Le competenze relative al presente servizio rientrano nella tariffa forfettizzata di full outsourcing come corrispettivo per il Prodotto TAR e MOB. 10. GESTIONE FATTURAZIONE SPESE SUL LOCATARIO Agenzia Italia relativamente al presente servizio potrà provvedere alla fatturazione di eventuali voci di spesa direttamente sui contratti di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. in base a tabelle e regole condivise tramite accesso ai sistemi informativi AS400.