Conservazione digitale a norma e fatturazione elettronica alla PA 17 / 11 / 2014 Relatore: Dott. Fausto Tufariello

Transcript

1 Conservazione digitale a norma e fatturazione elettronica alla PA 17 / 11 / 2014 Relatore: Dott. Fausto Tufariello OPEN Dot Com Spa Società di servizi dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili Servizio: Nome servizio Pag. 1

2 Inquadramento normativo conservazione digitale Principali norme e regole tecniche in materia di CONSERVAZIONE DIGITALE DI DOCUMENTI INFORMATICI Codice Civile: Art Libri obbligatori e altre scritture contabili; Art. 2215bis. Documentazione informatica; Art Conservazione delle scritture contabili; Art Riproduzioni meccaniche. D.Lgs , n. 196, - Codice in materia di protezione dei dati personali Deliberazione CNIPA del Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali D.Lgs , n Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) D.P.C.M Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali (in vigore dal ) D.P.C.M Regole tecniche in materia di sistema di conservazione (in vigore dal ) DMef Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto (in vigore dal ) Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 2

3 Inquadramento normativo conservazione digitale CAPO II documento informatico e firme elettroniche; Art. 40 Formazione di documenti informatici Art. 43 Riproduzione e conservazione dei documenti Art. 44 Requisiti per la conservazione dei documenti informatici Capo III formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici Capo IV trasmissione informatica dei documenti CAD CAPO I - Art. 2 - Finalità e ambito di applicazione 3 Le disposizioni di cui al capo II, agli articoli 40, 43 e 44 del capo III, nonché al capo IV, si applicano ai privati ai sensi dell'articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni. [omissis] 5 Le disposizioni del presente codice si applicano nel rispetto della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni del codice in materia di protezione dei dati personali approvato con decreto legislativo 30 giugno 2003, n I cittadini e le imprese hanno, comunque, diritto ad ottenere che il trattamento dei dati effettuato mediante l'uso di tecnologie telematiche sia conformato al rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell'interessato. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 3

4 Inquadramento normativo conservazione digitale CAD - Capo III - Art Riproduzione e conservazione dei documenti 1 I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. DPCM Documento informatico?????? Non ancora emanato DPCM 22, Firme elettroniche Testo: in vigore dal DPCM Conservazione Testo: in vigore dal CAD - Capo II - Art Documento informatico sottoscritto con firma elettronica 5 Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con uno o più decreti del Ministro dell'economia e delle finanze, sentito il Ministro delegato per l'innovazione e le tecnologie. OLD DMef Modalita' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Testo: in vigore dal 03/02/2004 DMef in vigore dal Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005. NEW Norma transitoria Art. 7 co. 3 - Le disposizioni di cui al DMef continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell'entrata in vigore del presente decreto. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 4

5 Inquadramento normativo conservazione digitale OLD Decreto MEF 23 gennaio 2004 Modalità' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto Dal il decreto è abrogato. Le disposizioni in esso contenute continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell'entrata in vigore del nuovo DMef NEW Decreto MEF 17 giugno 2014 (in vigore dal ) Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005 Eliminato il termine di 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche (Art. 3, co. 3) PRINCIPALI NOVITÀ del DMef Sostituito l obbligo di invio dell impronta all AE con una comunicazione da effettuarsi nella dichiarazione dei redditi (Art. 5, co.1) Richiamo alle disposizioni del CAD e alle regole tecniche di cui all art. 71 (Art. 1, co.1 e Art. 2, co.1) Semplificate le modalità di assolvimento dell imposta di bollo (Art. 6) Il Sistema di conservazione non è più libero ma deve essere conforme alle regole tecniche di cui al DPCM (art. 2, cp. 1) Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 5

6 Inquadramento normativo conservazione digitale Le regole tecniche dell AGID OLD Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali NEW D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (in vigore dal 11 aprile 2014) Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del Allegato 1 - GLOSSARIO/DEFINIZIONI DPCM Corpo del provvedimento (14 articoli) Allegato 2 - FORMATI Allegato 3 - STANDARD E SPECIFICHE TECNICHE Allegato 4 - SPECIFICHE TECNICHE DEL P.d.A. Allegato 5 - METADATI Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 6

7 Inquadramento normativo conservazione digitale Le regole tecniche dell AGID Entrata in vigore 11 aprile 2014 DPCM Art. 14 (disposizioni finali) Obbligo di adeguamento dei sistemi di conservazione esistenti (??) entro il 11 aprile 2017 Sistemi di conservazione già esistenti al Secondo un dettagliato piano di adeguamento allegato al MdC Sino al 11 aprile 2017 restano valide le regole di cui alla delibera CNIPA 11/2004 Deve essere valutata l opportunità di un riversamento dei documenti nel nuovo sistema di conservazione Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 7

8 I documenti a rilevanza tributaria Regole e procedure per la loro conservazione Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 8

9 Documenti tributari conservabili in formato digitale DMef Art Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale 1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che: a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità; Codice Civile Art Libri obbligatori e altre scritture contabili; Art bis. Documentazione informatica; Art Conservazione delle scritture contabili; Art Riproduzioni meccaniche. CAD In particolare, gli Artt. 1, 21, 22, 23, 23-bis, 24, 40, 43, 44, 71 D.P.C.M Firma digitale D.P.C.M Sistema di conservazione DPR 633/72; DPR 600/72; DPR 642/72; D.L , n DMef Art Obbligo di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari 4. Con provvedimenti del direttore dell'agenzia delle Dogane e dei Monopoli, che saranno pubblicati nell'apposita sezione del sito internet istituzionale secondo le modalità previste dal decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, sono stabilite, in relazione ai diversi settori d'imposta, specifiche modalità per l'assolvimento degli obblighi di cui ai commi 1 (c.f.r. modalità di comunicazione) e 2 (c.f.r. accessibilità in caso di verifiche, controlli o ispezioni). Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 9

10 Documenti tributari conservabili in formato digitale Libri e registri contabili Bilancio di esercizio e relative relazioni Mod. UNICO e altre Dichiarazioni fiscali Modulistica di pagamento (F24 F23) Fatture e documenti simili Libri sociali (art. 2421) Contratti PEC Fra i documenti fiscalmente rilevanti si annoverano: Il libro giornale il libro degli inventari (attenzione art. 2217, co.3, c.c.) Le scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali; Le scritture ausiliarie di magazzino; Il registro dei beni ammortizzabili (Art, 16 DPR 600/73) Il bilancio d'esercizio, composto da stato patrimoniale (articolo 2424 c.c.), conto economico (articolo 2425 c.c.) e nota integrativa (articolo 2427 c.c.); I registri prescritti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto, quali ad esempio, il registro degli acquisti, il registro dei corrispettivi, il registro delle fatture emesse, ecc.; Tutte le dichiarazioni fiscali (UNICO, IVA, IRAP, SOSTITUTI ecc.) La modulistica relativa ai pagamenti (ad esempio, i modelli F23 ed F24), Le fatture, documenti di trasporto, ecc. Altri documenti simili Possono ricomprendersi anche i libri sociali (ex art c.c.): il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del D.d.A., il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti, Inoltre: la relazione sulla gestione (articolo 2428 c.c.) la relazione dei sindaci (articolo 2429 c.c.) e dei revisori legali (articolo 209, comma 3 del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58), che per legge devono essere allegate al bilancio d'esercizio. I contratti in generale Corrispondenza (art c.c.) PEC Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 10

11 Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente DMef Art Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie 1.Ai fini tributari, la formazione, l'emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l'esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e dell'art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica. CAD Art. 20 Documento informatico Art. 21 Documento informatico sottoscritto con firma elettronica D.P.C.M , Art. 1 e CAD Art. 5-bis dal 1/1/2013 obbligo di comunicazione tra Imprese e PA solo via PEC D.P.C.M Sistema di conservazione CAD Articolo 22 Copie informatiche di documenti analogici Articolo 23 Copie analogiche di documenti informatici Articolo 23 bis Duplicati e copie informatiche di documenti informatici Articolo 23 quater Riproduzioni informatiche Dmef Art. 5, co. 2 e 3 D.P.C.M Firma - Artt. 47 e segg. (Marca temporale) D.P.C.M Firma digitale D.P.C.M Sistema di conservazione D.P.C.M. - bozza Documento informatico DPR 633/72 - Art. 21, co. 3 [Omissis] Il soggetto passivo assicura l'autenticita' dell'origine, l'integrita' del contenuto e la leggibilita' della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 11

12 Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente DMef Art Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie 2. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell'immodificabilità, dell'integrità, dell'autenticità e della leggibilità, IMMODIFICABILITA - caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso STATICITA - caratteristica che garantisce l assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione INTEGRITA - insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato AUTENTICITA - caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico LEGGIBILITA - insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l intero ciclo di gestione dei documenti Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 12

13 Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente La scelta dei formati DMef Art Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie 2. [Omissis] e utilizzano i formati previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dai decreti emanati ai sensi dell'art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l'integrità, l'accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico. D.P.C.M Sistema di conservazione Allegato 2 Formati è opportuno privilegiare formati che siano standard internazionali (de jure e de facto) o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche, dandone opportuna evidenza nel manuale di conservazione dei documenti informatici. Fra i diversi formati è consigliabile utilizzare: PDF/A (Standard ISO :2005) Atri formati indicati: PDF - PDF/A; TIFF; JPG; Office Open XML (OOXML); Open Document Format; XML; TXT Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 13

14 Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente I metadati DMef Art Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale 1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che: a) [omissis] b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali. DPCM Regole sulla conservazione Allegato 4 - Pacchetto di archiviazione Stabilisce i metadati minimi del documento informatico Identificativo Data di chiusura documento Oggetto del documento Soggetto produttore Destinatario Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 14

15 Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente La formazione del documento informatico BOZZA REGOLE TECNICHE Bozza di D.P.C.M. Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici. Articolo 3. Formazione del documento informatico 1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità: a) redazione tramite l utilizzo di appositi strumenti software; b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all utente; Fatturazione elettronica e EDIFAT CAD D.Lgs. N. 82/2005 Art. 5-bis - Comunicazioni tra imprese e amministrazioni pubbliche Art Sportello Unico per le attività produttive (SUAP) Art Istanze e dichiarazioni presentate alle Pubbliche Amministrazioni per via telematica d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 15

16 Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente CAD Art. 1 Definizioni Copie e Duplicati i-bis) copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto; i-ter) copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto; i-quater) copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari; i-quinquies) duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario; DMef Art. 4 Obblighi da osservare Co. 2. Ai fini fiscali, la conformità all'originale: delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici, è autenticata: da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato secondo le modalità di cui all'art. 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e delle relative regole tecniche. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 16

17 Copie informatiche e copie per immagine CAD Art. 22, co. 3 Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71 hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale non è espressamente disconosciuta. DMef Art Obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari co.1. Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell'art. 22, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e termina con l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali. La conservazione avviene secondo le modalità di cui all'art. 3 del presente decreto. Procedimento di acquisizione di copia per immagine di documenti analogici Documento analogico Acquisizione immagine Verifica conformità Esempio: Scheda carburante, assegni, nota spese dipendenti analitica, libri sociali obbligatori (circ. 36/2006 e RM 161/2007) Vedi anche DPCM Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici FIRMA DIGITALE Se originale unico DMef Art. 4, co. 2. Dichiarazione di conformità Notaio o P.Uff. 5 Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 17

18 Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente Sottoscrizione dei documento informatici q) firma elettronica (semplice): l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica; Efficacia prevista dall art c.c q-bis) firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati; r) FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma; s) FIRMA DIGITALE: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici; DMef art. 7 Co. 5. La sottoscrizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, per i quali è prevista la trasmissione alle Agenzie fiscali, avviene mediante apposizione della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali. DPR 633/72 Art. 21 Co. 3. Per la sottoscrizione della fatture elettronica viene richiesta la firma qualificata o digitale Scritture art. 1350, co.1 dal n. 1 al n. 12 Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 18

19 Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente Sottoscrizione dei documento informatici Attualmente il nostro ordinamento prevede l utilizzo di tre formati per produrre file firmati digitalmente: firma digitale in formato pkcs#7 (Standard CAdES) firma digitale in formato PDF (Standard PAdES) firma digitale in formato XML (Standard XAdES) il formato pkcs#7 Questo formato, meglio noto come p7m, è quello previsto dalla normativa vigente sull interoperabilità della firma digitale ed è quello che le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate ad accettare. E il formato disponibile dall anno Nome_documento.doc Nome_documento.doc.p7m Nome_documento.xls Nome_documento.xls.p7m Nome_documento.pdf Nome_documento.pdf.p7m Nome_documento.xml Nome_documento.xml.p7m Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 19

20 Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente Sistemi di Firma REMOTA o AUTOMATICA DPCM Art. 1 Definizioni q) FIRMA REMOTA: particolare procedura di firma elettronica qualificata o di firma digitale, generata su HSM, che consente di garantire il controllo esclusivo delle chiavi private da parte dei titolari delle stesse; r) FIRMA AUTOMATICA: particolare procedura informatica di firma elettronica qualificata o di firma digitale eseguita previa autorizzazione del sottoscrittore che mantiene il controllo esclusivo delle proprie chiavi di firma, in assenza di presidio puntuale e continuo da parte di questo; DPCM Art. 5. Caratteristiche generali delle chiavi 2. Se il soggetto appone la sua firma elettronica qualificata o firma digitale per mezzo di una procedura automatica ai sensi dell art. 35, comma 3 del Codice, deve utilizzare una coppia di chiavi destinata a tale scopo, diversa da tutte le altre in suo possesso. L utilizzo di tale procedura deve essere indicato esplicitamente nel certificato qualificato. È possibile utilizzare una procedura automatica di firma certificata senza presentare volta per volta il documento da firmare al titolare del certificato di firma, essendo sufficiente il suo consenso preventivo all'utilizzo di tale procedura. (Art. 35. co. 3 CAD) Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 20

21 Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente La validità nel tempo della firma digitale CAD - Art. 24 Firma digitale co. 3 - Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso. CAD - Art. 21 Documento informatico sottoscritto con firma elettronica co. 3 - L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico: REVOCATO, SCADUTO SOSPESO EQUIVALE A MANCATA SOTTOSCRIZIONE La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 21

22 Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente La validità nel tempo della firma digitale Di conseguenza, se il certificato perde validità, ne deriva la perdita della validità delle firme digitali verificabili con la stessa chiave, conseguenza paragonabile alla distruzione del documento cartaceo. Quantomeno, la firma digitale viene a perdere la sua «capacità probatoria specifica» (efficacia di piena prova sino a querela di falso - art c.c.) derubricandosi a prova liberamente valutabile dal giudice. (CAD - Art. 21, co. 1) Poiché la scadenza della chiave pubblica è un fenomeno naturale, per tutti i certificati di firma la validità del documento informatico è destinata a venir meno nel tempo e non sarà neppure sufficiente la semplice archiviazione elettronica del documento per conservarne l efficacia giuridica. Per questo si usa dire che la firma digitale è una firma con validità a tempo Questo è un fenomeno del tutto sconosciuto in relazione al documento analogico sottoscritto con firma autografa Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 22

23 Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente La validità nel tempo della firma digitale DPCM Art. 19 Informazioni contenute nei certificati qualificati co. 5. Il certificatore, salvo quanto disposto al comma 6, determina il periodo di validità dei certificati qualificati anche in funzione della robustezza crittografica delle chiavi impiegate.. Normalmente i certificati di firma hanno validità triennale come risolvere il problema DPCM Art. 62. Valore delle firme elettroniche qualificate e digitali nel tempo Co. 1. Le firme elettroniche qualificate e digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, SONO VALIDE SE ALLE STESSE È ASSOCIABILE UN RIFERIMENTO TEMPORALE OPPONIBILE AI TERZI che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato. LA MARCA TEMPORALE Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 23

24 Imposta di bollo OLD Art. 7 DMef Art. 6, co. 2 DMef (in vigore dal ) Modalità di pagamento: Comunicazione preventiva all AE con evidenza dei documenti che potranno essere emessi Pagamento dell imposta in via anticipata con Mod. F23 Entro il mese di gennaio dell'anno successivo e' presentata dall'interessato all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente Pagamento dell imposta a conguaglio e in acconto con Mod. F23 Modalità di pagamento: Pagamento a consuntivo in unica soluzione a mezzo Mod. F24 Relativamente agli atti, ai documenti o registri emessi od utilizzati durante l anno, entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio Sulle fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l'assolvimento dell'imposta di bollo è obbligatorio riportare specifica annotazione di assolvimento dell'imposta «imposta di bollo assolta ai sensi dell art. 6 del DMef » NEW Fatture: Imposta di bollo di 2 euro - importo non soggetto ad IVA superiore a 77,47 euro Libri e registri: Imposta di bollo di 16 o 32 euro ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse L imposta di bollo è pari a 16 euro per i soggetti che assolvono in modo forfetario la tassa di concessione governativa (Spa, Sapa, Srl, ecc.) Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 24

25 Riepiloghiamo Documento informatico Trasformazion e in PDF/A FIRMA DIGITALE 4 METADATI Documento analogico Acquisizione immagine Verifica conformità FIRMA DIGITALE 5 METADATI Sistema di conservazione a norma Documento analogico originale unico Acquisizione immagine Verifica conformità FIRMA DIGITALE 6 METADATI 5 Dichiarazione di conformità Notaio o P.Uff. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 25

26 Il Sistema di conservazione Requisiti, ruoli e responsabilità Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 26

27 Garanzie del Sistema di conservazione (art. 3, DPCM Art. 44 CAD) Modello OAIS (standard ISO 14721:2003) OAIS è un archivio, inteso come struttura organizzata di persone e sistemi, che accetti la responsabilità di conservare l informazione e renderla disponibile per una comunità di riferimento GARANTISCE l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, oltre alle seguenti caratteristiche: Autenticità Integrità Affidabilità Leggibilità Reperibilità Rispetto misure di sicurezza (anche Privacy) (Art. 44 del CAD) Archivio (OAIS) ASSICURA il trattamento dell'intero ciclo di gestione dell'oggetto conservato nell'ambito del processo di conservazione Sistema di conservazione a norma GARANTISCE l'accesso all'oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall'evolversi del contesto tecnologico. ASSICURA, dalla presa in carico dal produttore e fino all'eventuale scarto, la conservazione, tramite l'adozione di REGOLE, PROCEDURE TECNOLOGIE degli oggetti (dati e documenti) in esso conservati Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 27

28 AMBIENTE Ruoli, funzioni, compiti e responsabilità Deposita gli oggetti all interno di un OAIS L utente richiede al sistema di conservazione l accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge RUOLI FUNZIONALI Interagisce con l archivio per cercare e acquisire le informazioni di interesse di un OAIS Produttore Archivio (OAIS) Utente AMBIENTE Responsabile I ruoli di produttore e utente sono svolti da persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione. Il sistema di conservazione DEVE (fra l altro) ESSERE CONFORME alla norma ISO 14721:2003 Open Archival Information System (or OAIS) Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 28

29 Il Responsabile della Conservazione predispone il manuale di conservazione di cui ne cura l aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione Responsabile della conservazione adotta misure per rilevare tempestivamente l eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all obsolescenza dei formati; genera e sottoscrive il PdD con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi; Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 29

30 Il Manuale della conservazione Art. 8 - (Manuale di conservazione) Il manuale di conservazione è un documento informatico ed illustra dettagliatamente: 1. l organizzazione, 2. i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa; 3. il modello di funzionamento, la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione; 4. la descrizione del processo, la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni; la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento; la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione; la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione; la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime; la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull integrità degli archivi con l evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie; la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie; i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento; le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti. 5. la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, 6. le misure di sicurezza adottate 7. ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 30

31 Il Sistema di conservazione Modelli organizzativi Servizio: Conservazione Cloud Dot Com lunedì 17 novembre

32 Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi DPCM Art. 6 Ruoli e Responsabilità 6. Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato. 7. La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all'art. 5, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa. 8. Il soggetto esterno a cui è affidato il processo di conservazione assume il ruolo di responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali. può delegare (attraverso specifica delega) lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza (Art. 6, co. 5 DPCM ) può chiedere la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche. (Art. 44, co. 1ter CAD) Responsabile della conservazione può affidare la conservazione ad un soggetto esterno, mediante contratto o convenzione di servizio, che preveda l'obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa. (Art. 6, co. 7 DPCM ) Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 32

33 Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi SCHEMA 1 soluzione in house Ditta/Cliente 1 Ditta/Cliente 2 Ditta/Cliente N.. Incarico tenuta scritture contabili Contratto di affidamento del servizio di conservazione digitale a norma Flusso documenti COMMERCIALISTA Resp. Del Servizio di Conservazione DPCM Art. 5 - (Modelli organizzativi della conservazione) 1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente. Flusso documenti Archivio di conservazione 2. Ai sensi dell'articolo 44 del Codice, la conservazione può essere svolta: a. all interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare; PdA PdA PdA PdA Ditta/Cliente 1 Ditta/Cliente 2 Ditta/Cliente n.. Commercialista Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 33

34 Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi SCHEMA 2 soluzione in outsourcing Ditta/Cliente 1 Ditta/Cliente 2 Ditta/Cliente N.. Incarico tenuta scritture contabili e autorizzazione dell affidamento a terzi del servizio di conservazione digitale a norma Flusso documenti COMMERCIALISTA Flusso documenti Contratto di affidamento Servizio di conservazione CONSERVATORE DPCM Art. 5 - (Modelli organizzativi della conservazione) 1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente. 2. Ai sensi dell'articolo 44 del Codice, la conservazione può essere svolta: a. [ ] b. affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l Agenzia per l Italia digitale. PdA Ditta/Cliente 1 PdA Ditta/Cliente 2 Resp. del Servizio di Conservazione Archivio di conservazione PdA Ditta/Cliente n.. PdA Commercialista Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 34

35 Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi SCHEMA 3 soluzione in outsourcing a mezzo terzi Ditta/Cliente 1 Ditta/Cliente 2 Ditta/Cliente N.. Incarico tenuta scritture contabili e autorizzazione dell affidamento a terzi del servizio di conservazione digitale a norma Flusso documenti COMMERCIALISTA Contratto di affidamento Servizio di conservazione con possibilità di sub-appalto a terzi Flusso documenti Prestatore di servizi CONSERVATORE Resp. Del Servizio di Conservazione Contratto di affidamento Servizio di conservazione per conto di terzi Archivio di conservazione PdA PdA PdA PdA Ditta/Cliente 1 Ditta/Cliente 2 Ditta/Cliente n.. Commercialista Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 35

36 Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi Cliente 1 Cliente 2 Cliente n Incarico per la tenuta delle scritture contabili Autorizzazione alla nomina di soggetto terzo per la conservazione digitale dei documenti Adempimenti Privacy Commercialista Contratto per l affidamento del servizio di conservazione digitale a norma NOMINA Responsabile del servizio di conservazione Soggetto esterno a cui è affidata la conservazione NOMINA Responsabile esterno del trattamento dei dati Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 36

37 Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi Le tutele contrattuali in caso di outsourcing E fortemente raccomandato che il contratto di outsourcing preveda: La garanzia della conformità del processo e del sistema di conservazione con quanto disposto dal D.Lgs. 7/3/2005, n.82 (CAD) ed in particolare con quanto disposto dalle regole tecniche di cui all art. 71 del medesimo codice; Ed in particolare: Che il sistema di conservazione sia certificato ISO/IEC 27001:2013; La conformità del sistema di conservazione allo standard ISO 14721:2002 (OAIS) La conformità dell indice del pacchetto di archiviazione (e distribuzione) allo standard UNI 11386:2010 (SInCRO) E altresì importante: Precisare in dettaglio i compiti e le responsabilità delle parti; Precisare in dettaglio i livelli di servizio (SLA) Definire con certezza i tempi di gestione delle anomalie e di assistenza tecnica; Le modalità di versamento, conservazione e accesso ai documenti; Precisare cosa succede in caso di recesso o risoluzione del contratto (la sorte dei dati conservati, descrizione di inadempimenti in materia di sicurezza, privacy, interruzione del servizio, mancato rispetto di termini di conservazione, omesso pagamento etc.); Stabilire le precise responsabilità dell outsourcee ed eventuali penali, garanzie, indennità (polizza assicurativa e relativi massimali); Sia stabilito che l attività dell outsourcee riguarda la sola conservazione dei documenti senza alcuna possibilità di intervento sul contenuto dei documenti definire nel dettaglio i sistemi di report informativi ed i resoconti del processo di conservazione e le stesse loro modalità di comunicazione (controllo telematico diretto in modalità remota, eventuale comunicazione con PEC o attraverso altri sistemi condivisi di trasmissione elettronica etc.); Stesura e aggiornamento del Manuale della conservazione l affidamento contrattuale verso l esterno di documenti rilevanti ai fini fiscali non determina assolutamente una conseguente traslazione della responsabilità nei confronti del fisco dell outsourcer Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 37

38 Rischi di una conservazione digitale NON a norma alla luce di quanto sin qui esposto, si evince che la conservazione digitale di documenti informatici NON ATTUATA nel rispetto delle nuove norme e regole tecniche NON PUO CONSIDERARSI CORRETTAMENTE AVVENUTA contravvenendo con ciò a quanto disposto dall art del Cod. Civ., dall art. 22 del DPR 600/1973 e dall art. 39 del DPR 633/72 col rischio concreto, quindi, di subire importanti sanzioni amministrative e pesanti responsabilità civili e penali. QUALI POSSIBILI CONSEGUENZE Difficoltà nel recupero di crediti nei confronti di altro imprenditore (Art. 634 c.p.c.); Impossibilità e difficoltà nel chiedere al giudice l emissione di una ingiunzione di pagamento attraverso un decreto ingiuntivo (Art. 634 c.p.c.) Impossibilità di utilizzare le scritture contabili come mezzo di prova (Art c.c.) Rischio di gravi sanzioni personali per l imprenditore dichiarato fallito, perché gli può essere contestato: il reato di bancarotta semplice (Art. 217 R.D n. 267) il reato di bancarotta fraudolenta (Art. 216 R.D n. 267) l imprenditore non può chiedere e beneficiare di procedure più favorevoli rispetto al fallimento (Art. 160 R.D , n. 267) Rischio di pesanti sanzioni amministrative (Art. 9 D.lgs , n. 471) Nei casi più gravi, (in quanto l omessa conservazione delle scritture contabili è equiparata all occultamento o alla distruzione della contabilità) l imprenditore rischia la reclusione (Art. 10 D.lgs , n. 74) ecc. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 38

39 A chi affidare la conservazione digitale in outsourcing CAD Art. 44 bis - Conservatori accreditati 1 I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA. Circolare AGID n. 65 del 10 aprile 2014 Modalità per l accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. PROFILI PROFESSIONALI dei soggetti accreditati Responsabile del servizio di conservazione Laureato con esperienza di almeno 5 anni nel ruolo. In assenza di laurea esperienza in ruolo analogo di almeno 8 anni. Responsabile dello sviluppo e della manutenzione del sistema di conservazione Laureato in discipline scientifiche con esperienza nel ruolo di almeno 3 anni. In assenza di laurea esperienza in ruolo analogo di almeno 5 anni. Responsabile della funzione archivistica di conservazione Laurea magistrale in archivistica con esperienza di almeno 2 anni nel ruolo o laurea con percorsi di formazione specialistica nel settore e con esperienza di almeno 3 anni nel ruolo o laurea con esperienza di almeno 5 anni Responsabile del trattamento dei dati personali Laureato con esperienza di almeno 3 anni nel ruolo. In assenza di laurea esperienza in ruolo analogo di almeno 5 anni. Responsabile della sicurezza dei sistemi per la conservazione Laureato in discipline scientifiche con esperienza di almeno 3 anni nel ruolo. In assenza di laurea esperienza in ruolo analogo di almeno 5 anni Responsabile dei sistemi informativi per la conservazione Laureato in discipline scientifiche con esperienza nel ruolo di almeno 3 anni. In assenza di laurea esperienza in ruolo analogo di almeno 5 anni Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 39

40 A chi affidare la conservazione digitale in outsourcing CAD - Capo III - Art Requisiti per la conservazione dei documenti informatici [omissis ] 1 ter Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall'articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche. CAD - Capo III - Art. 44 bis - Conservatori accreditati 1 I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA. meglio affidarsi a conservatori accreditati e certificati AGGIORNAMENTO 2013 Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 40

41 Altri adempimenti Obblighi di comunicazione DMef Art Obbligo di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari 1. Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento. CM 18/E del IVA. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione. qualora il soggetto passivo scelga di conservare la propria documentazione presso altro Stato, dovrà: comunicare (con Mod. AA7 o AA9) luoghi di giacenza fisica dei server ai fini dell esibizione, deve assicurare l accesso automatizzato all archivio Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 41

42 Altri adempimenti Modalità e luogo di esibizione DMef Art Obbligo di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari 2. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico: presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell'art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 42

43 Il Sistema di conservazione funzionamento Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 43

44 Il Sistema di conservazione: funzionamento DPCM Art. 4 - (Oggetti della conservazione) 1. Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in: a) pacchetti di versamento (PdV) - (SIP Submission information package); b) pacchetti di archiviazione (PdA) - (AIP Archival information package); c) pacchetti di distribuzione (PdD) - (DIP Dissemination information package). 2. Ai fini dell interoperabilità tra i sistemi di conservazione, i soggetti che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici adottano le specifiche della struttura dati contenute nell allegato 4, almeno per la gestione dei pacchetti di archiviazione. (n.d.r.: vedi anche art. 9, co. 1, lettera h) Pi PdV PdA PdD PACCHETTO INFORMATIVO contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare PACCHETTO DI VERSAMENTO pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell allegato 4 del decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all utente in risposta ad una sua richiesta Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 44

45 Il Sistema di conservazione: funzionamento PRODUTTORE 1 PdV PdV 2 Rifiuto Versamento 3 SISTEMA DI CONSERVAZIONE A NORMA No Controlli di acquisizione Controlli superati? 4 PdD 9 Si FD + MT Rapporto di Versamento 5 Risultato UNI-SInCRO PdA 6 PdD UTENTE FD + MT PdA 7 8 FD + MT Responsabile della Conservazione Interrogazioni Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 45

46 Il Sistema di conservazione: funzionamento La funzione di acquisizione (ingest) Sistema di gestione documentale P R O D U T T O R E VERSAMENTO PdV Fase 1 Sistema di conservazione Il trasferimento (versamento) dei documenti informatici nel sistema di conservazione avviene generando un pacchetto di versamento nelle modalità e con il formato previsti dal manuale di conservazione. I tempi di versamento devono: essere stabiliti convenzionalmente tra produttore e conservatore nel rispetto delle rispettive esigenze nel rispetto dei termini ultimi di chiusura del PdA. (art. 3, co. 3, DMef ) Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 46

47 Il Sistema di conservazione: funzionamento P R O D U T T O R E La funzione di acquisizione (ingest) Sistema di gestione documentale VERSAMENTO PdV Fase 1 OK Sistema di conservazione ACQUISIZIONE PdV VERIFICA Fase 2 KO Fase 1 ACQUISIZIONE da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento per la sua presa in carico Fase 2 verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione e conformi nei formati Questa funzione individua l insieme delle attività finalizzate all accettazione delle risorse digitali versate dai produttori e alla loro preparazione per l inserimento nell archivio. Sub funzioni: 1. Presa in carico delle risorse 2. Controllo di qualità 3. Controlli di coerenza 4. Verifica requisiti 5. Verifica validità firme 6. Verifica presenza metadati 7. Altre verifiche convenzionali 8. Trasferimento fisico in archivio degli oggetti predisposti per la conservazione Questa funzione svolge un ruolo di mediazione tra produttore e sistema di conservazione Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 47

48 Il Sistema di conservazione: funzionamento P R O D U T T O R E La funzione di acquisizione (ingest) Sistema di gestione documentale VERSAMENTO PdV Sistema di conservazione ACQUISIZIONE PdV VERIFICA Fase 3 rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le verifiche di cui alla Fase 2 abbiano evidenziato delle anomalie Fase 4 presa in carico: accettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal manuale di conservazione generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento FD Rapporto di versamento RIFIUTO OK Fase 4 Fase 5 FD KO Fase 3 Fase 5 eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata apposta dal responsabile della conservazione, ove prevista nel manuale di conservazione Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 48

49 Il Sistema di conservazione: funzionamento La funzione di archiviazione (archivial storage) Sistema di conservazione Fase 6 preparazione e sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione del pacchetto di archiviazione + marca temporale per i documenti di rilevanza fiscale P R O D U T T O R E ACQUISIZIONE PdV ARCHIVIAZIONE PdA Fase 6 DECRETO 17 giugno Art Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale Il processo di conservazione dei documenti informatici Termina con l'apposizione sul PdA: della firma digitale/qualificata del RdC (art. 9, co. 1 lett. f), DPCM ) di una marca temporale (Art. 3, co. 2 DMef ) Rapporto di versamento OK FD + MT Entro il 31/12 dell anno successivo (per i soggetti con periodo d imposta coincidente con l anno solare) - termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 49

50 Il Sistema di conservazione: funzionamento La funzione di accesso (acces) Archiviazione FD + MT PdA Accesso Sistema di conservazione Interrogazioni Risultati Richieste PdD FD U T E N T E Fase 7 la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata, ove prevista nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini dell esibizione richiesta dall utente; Fase 8 la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta degli utenti in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico; Fase 9 la produzione delle copie informatiche al fine di adeguare il formato di cui all articolo 11, in conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di formazione del documento informatico; Fase 7 FD PdD Art. 9, co. 1, lett. h) - ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, la produzione dei pacchetti di distribuzione deve essere coincidente con la produzione dei pacchetti di archiviazione; Fase 10 lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al produttore. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 50

51 Il Sistema di conservazione: funzionamento La funzione di accesso (acces) Accesso Sistema di conservazione Interrogazioni Risultati Richieste PdD FD U T E N T E DPCM Art (Modalità di esibizione) 1. Fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione dei documenti dalla normativa vigente, il sistema di conservazione permette ai soggetti autorizzati l accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione selettiva secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione. (Vedi anche Art. 5, co. 2 e 3 DMef ) Questa funzione consente agli utenti di acquisire le informazioni e gli oggetti conservati Le azioni svolte si articolano in 3 aree: 1. Coordinamento delle attività di accesso (fornire un interfaccia unitaria per accedere agli oggetti in archivio grazie a semplici interrogazioni) 2. Produzione dei duplicati o copie richiesti 3. Consegna delle risposte e degli oggetti conservati Questa funzione è circoscritta alla fase finale del processo di gestione delle risorse, svolgendo un ruolo prevalente di mediazione tra l archivio e l utente Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 51

52 Chiusura del processo di conservazione D.P.C.M , co. 1, lett. f) il processo di conservazione prevede: la preparazione, la sottoscrizione con FIRMA DIGITALE o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati contenute nell'allegato 4 e secondo le modalità riportate nel manuale della conservazione; Chiusura del Processo di conservazione DMef Art. 3 - Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale [omissis..] 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con L'APPOSIZIONE di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. 3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n Marca temporale DL n. 357 del , Art. 7, co. 4-ter. A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza. Vedi anche: RIS. 298/E del Conservazione su supporti informatici delle copie delle dichiarazioni RIS. 354/E del Conservazione delle copie delle dichiarazioni Obbligo di sottoscrizione da parte del contribuente delle copie conservate dall incaricato su supporti informatici: non sussiste Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 52

53 Conservazione del pregresso Dematerializzazione e conservazione dei vecchi libri/registri analogici DMef Art Obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari [omissis..] 3. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di cui ai precedenti commi. Recupero del pregresso: Modalità di acquisizione RM. 158/E del RM. 196/E del Acquisizione dell immagine Spool di stampa Altre modalità che garantiscano la rappresentazione fedele, corretta e veritiera del contenuto del documento Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 53

54 Fatturazione elettronica verso la PA attuazione e le regole tecniche Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 54

55 Fatturazione elettronica PA: Inquadramento normativo Principali norme, regole tecniche e doc. di prassi in materia di FATTURA ELETTRONICA PA D.P.R. n. 633 del , Art. 21 (Fatturazione delle operazioni) e Art. 39 (Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti) Legge , n. 311, Art. 1, co.5 - Nella parte in cui demanda all'istituto nazionale di statistica il compito di pubblicare annualmente l'elenco delle amministrazioni pubbliche Legge , n Articolo 1, commi da 209 a Finanziaria 2008 DMef Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze DM , n Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche - (primo obbligo di FE dal , successivamente dal «Per la modifica del termine, vedi l'art. 25, co.1, D.L. 24 aprile 2014, n. 66)» Circ. MEF/RGS n. 37 del Prime istruzioni operative per la PA Circ. MEF del , n. 1 - Circolare interpretativa del decreto n. 55/2013 DL , n. 66, Art. 25, anticipazione della decorrenza dell obbligo al per le residue amministrazioni; richiesta di ulteriori dati in fattura: Codice identificativo di gara (Cig) - Codice unico di Progetto (Cup); Art. 42 Obbligo tenuta registro delle fatture DMef del Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto Circ. AE del , n IVA. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 55

56 Fatturazione elettronica PA: Decorrenze e termini (Art. 6, DMef , n. 55 Art. 25, co. 1, DL n. 66) inizio fase volontaria Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale Soggetti diversi dai precedenti Completamento caricamento uffici nell IPA Impossibilità di effettuare pagamenti su fatture <> dalle elettroniche Completamento caricamento uffici nell IPA Impossibilità di effettuare pagamenti su fatture <> dalle elettroniche DECORRENZA OBBLIGO Invio ricezione solo fatture elettroniche tramite SdI DECORRENZA OBBLIGO Invio ricezione solo fatture elettroniche tramite SdI Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 56

57 Fatt. ElettronicaPA: alcuni numeri 60 mln Numero fatture scambiate annualmente tra fornitori e PA 2 mln Numero di fornitori della PA Numero delle PA Coinvolte oltre I Servizi di Fatturazione Elettronica attivati all IPA Le fatture inoltrate alla PA dal 6.6 al fonte: Osservatorio Fatturazione elettronica del Politecnico di Milano Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 57

58 Fattura Elettronica PA Il Sistema di Interscambio Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 58

59 Il Sistema di Interscambio (SdI) Punto di passaggio obbligato AGENZIA DELLE ENTRATE (Gestore dello SdI) Relazione periodica Coordinamento, gestione dei dati elaborazione flussi Aggiornamento semestrale SOGEI (Sviluppo, conduzione e manutenzione dello SdI Supporto alle PPAA, studio e ricerche sui dati transitati) Ministero Economia e Finanze Inoltro Fattura Recapito Fattura FORNITORE Ricevute di consegna e Notifiche di scarto SISTEMA DI INTERSCAMBIO Ricevute di accet./rif. PA Inoltro Fattura Recapito Fattura FORNITORE Ricevute di consegna e Notifiche di scarto Ricevute di accet./rif. Intermediario PA Intermediario del Fornitore Ragioneria Generale dello Stato (Monitoraggio della finanza pubblica) È un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 59

60 Il Sistema di Interscambio: La procedura di identificazione degli Uffici Al fine di consentire al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare le fatture elettroniche alle P.A. destinatarie, tutti gli Uffici delle amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali che si configurano come soggetti destinatari di fattura elettronica devono essere identificati per mezzo di un codice univoco denominato Codice Univoco Ufficio assegnato dall Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) L IPA è l anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica e, ai sensi dell articolo 3 del DM n.55 del 3 aprile 2013 provvede ad assegnare il codice identificativo univoco agli uffici identificati dalle pubbliche amministrazioni come deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche, rendendo consultabili tali codici univoci OBBLIGO ACCREDITAMENTO come precisa la Circolare n.1/df/14, il regolamento (art.6, co.5) stabilisce che il termine entro il quale ciascuna P.A. deve completare il caricamento all IPA dell anagraica dei propri uffici deputati alla ricezione, precede di 3 mesi la data di decorrenza dell obbligo di fatturazione elettronica. TEMPESTIVO AGGIORNAMENTO L'accreditamento all IPA e il tempestivo aggiornamento dei dati in esso contenuti è obbligatorio per tutte le Pubbliche Amministrazioni, come previsto dall'art.12 del citato DPCM del 3 dicembre 2013 recante le Regole tecniche per il protocollo informatico e dall'art. 57-bis del CAD. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 60

61 Il Sistema di Interscambio: La procedura di identificazione degli Uffici Ai fini della fatturazione elettronica sono di fondamentale importanza sia per le Amministrazioni sia per gli operatori economici e i loro intermediari le seguenti informazioni: Dati al Fonte IPA: index.php Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 61

62 Il Sistema di Interscambio: Le ricevute e le Notifiche Dal SDI al soggetto trasmittente 1. Ricevuta di consegna : comunica l avvenuta consegna della fattura al destinatario 2. Notifica di scarto : comunica che non è stato superato il controllo del SDI (contiene cod. errore) 3. Notifica di mancata consegna : comunica l impossibilità a consegnare la fattura al destinatario 4. Notifica esito (cedente / prestatore) : comunica l esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei controlli effettuati sul documento dal destinatario 5. Notifica di file non recapitabile : messaggio che il SdI invia al trasmittente qualora, trascorsi 15 giorni dalla data della notifica di mancata consegna, non sia stato possibile recapitare in alcun modo il file FatturaPA al destinatario. Dal destinatario al SDI 1. Notifica di esito cessionario / committente : comunica l esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei controlli effettuati sul documento dal destinatario Dal SDI al destinatario 1. Notifica di scarto esito cessionario / committente : comunica eventuali incoerenze o errori nell esito inviato al SDI precedentemente (accettazione o rifiuto della fattura). 2. File dei metadati : file inviato con la fattura elettronica e contenente i dati principali di riferimento utili per l elaborazione della fattura Dal SDI ad entrambi 1. Notifica decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario, trascorsi 15 giorni dalla data della prima comunicazione (ricevuta di consegna o notifica di mancata consegna) inoltrata al trasmittente senza aver ricevuto notifica di esito committente, per informare della decorrenza del periodo entro il quale il sistema accetta il messaggio notifica esito Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 62

63 Fattura Elettronica PA Requisiti e caratteristiche Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 63

64 Fattura Elettronica PA: Caratteristiche generali Nell art. 21 del D.P.R. n. 633/72 viene introdotta la definizione di fattura elettronica che, recependo il contenuto degli articoli 217 e 232 della direttiva 2010/45/UE, (modificativa della direttiva 2006/112/CE del ), viene definita come ( ) la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Per fattura elettronica PA si intende (ai sensi dell art. 21, comma 3, del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 ed ai fini del (DM 55/2013): un documento informatico in formato XML (extensible Markup Language), sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale + riferimento temporale avente il contenuto minimo obbligatorio previsto dal DM (All. A) veicolata attraverso il SdI In quanto documento informatico: deve essere predisposto secondo le regole tecniche previste dal CAD e dal DM e presenta le seguenti caratteristiche: è un documento statico non modificabile; la sua emissione, al fine di garantirne l attestazione della data e l autenticità dell integrità, prevede l apposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata; deve essere leggibile e disponibile su supporto informatico; deve essere conservata e resa disponibile secondo le linee guida e le regole tecniche predisposte dall Agenzia per l Italia digitale. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 64

65 Fatturazione elettronica PA: Formato e contenuti Il formato della FatturaPA file XML (extensible Markup Language), secondo un formato definito tramite XML Schema. Le specifiche tecniche relative alla struttura sintattica ed alle caratteristiche informatiche del formato fattura sono disponibili sul sito del Sistema di Interscambio Fattura PA Formato: XML Informazioni: 4 blocchi OBBLIGATORIE Informazioni rilevanti ai fini fiscali (DPR 633/1972, art. 21 informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura elettronica al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio (codice ufficio) OBBLIGATORIE FORTEMENTE CONSIGLIATE OPPORTUNE informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento (ordine, contratto) eventuali ulteriori informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni ceduti/prestati, ovvero di utilità per il colloquio tra le parti Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 65

66 Fatturazione elettronica PA: Formato e contenuti - <p:fatturaelettronica versione="1.0" xmlns:ds=" xmlns:p=" xmlns:xsi=" - <FatturaElettronicaHeader> - <DatiTrasmissione> - <IdTrasmittente> <IdPaese>IT</IdPaese> <IdCodice>TFRFTM00E00F000T</IdCodice> </IdTrasmittente> <ProgressivoInvio>1</ProgressivoInvio> <FormatoTrasmissione>SDI10</FormatoTrasmissione> <CodiceDestinatario>M0E2RI</CodiceDestinatario> - <ContattiTrasmittente> <Telefono> </Telefono> < >f.tuf@assetstudio.it</ > </ContattiTrasmittente> </DatiTrasmissione> - <CedentePrestatore> - <DatiAnagrafici> - <IdFiscaleIVA> <IdPaese>IT</IdPaese> <IdCodice> </IdCodice> </IdFiscaleIVA> <CodiceFiscale>TFRFTM00E00F000T</CodiceFiscale> - <Anagrafica> <Denominazione>FAUSTO TUFARIELLO</Denominazione> </Anagrafica> <AlboProfessionale>DOTTORI COMM. ED ESPERTI CONTABILI</AlboProfessionale> <ProvinciaAlbo>MO</ProvinciaAlbo> <NumeroIscrizioneAlbo>333/A</NumeroIscrizioneAlbo> <DataIscrizioneAlbo> </DataIscrizioneAlbo> <RegimeFiscale>RF01</RegimeFiscale> </DatiAnagrafici> - <Sede> Con l espressione leggibilità si intende che la fattura deve essere resa leggibile per l uomo, conformemente a quanto previsto dalle Note esplicative della direttiva 2010/45/UE la leggibilità della fattura elettronica è soddisfatta se: il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l uomo su schermo o tramite stampa; è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato. Per rendere leggibile il documento occorre un visualizzatore «adeguato ed affidabile» Pertanto è necessario dotarsi della strumentazione necessaria a redere il formato comprensibile all uomo Foglio di stile per la visualizzazione della FatturaPA versione xslt Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 66

67 Fatturazione elettronica PA: Il file FatturaPA Il Sistema di Interscambio distingue tre tipi di file File FatturaPA file XML firmato digitalmente conforme alle specifiche del formato della FatturaPA. Può contenere: a) una fattura singola (un solo corpo fattura) b) un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione Art. 21, co.3 DPR 633/72). File archivio file compresso (esclusivamente nel formato zip) contenente uno o più file FatturaPA. Il sistema elabora l archivio controllando e inoltrando al destinatario i singoli file FatturaPA contenuti al suo interno. Di fatto i file FatturaPA vengono trattati come se venissero trasmessi singolarmente. Si precisa che il file archivio (zip) non deve essere firmato ma devono essere firmati, invece, tutti i file FatturaPA al suo interno. File messaggio file XML conforme a uno schema (xml schema) descritto dal file: AttachmentTypes.xsd scaricabile nella sezione Documentazione Sistema di Interscambio di questo sito. ALLEGATI Il Sistema di interscambio riceve e trasmette anche allegati alla fattura il cui contenuto, sia esso copia o duplicato elettronico di documento analogico ovvero di documento nativamente elettronico, è oggetto di specifico accordo tra l amministrazione cliente e il proprio fornitore. DIMENSIONI MASSIME TRASMISSIONE PEC: massimo 30 megabytes Cooperazione applicativa, SPC o web: massimo 5 megabytes Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 67

68 Fattura Elettronica PA: Sottoscrizione elettronica Art.21, co. 3, DPR IVA n. 633/72 Il soggetto passivo assicura: l autenticità dell origine, l integrità del contenuto e la leggibilità della fattura ( ) mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente La fattura elettronicapa (in formato XML), può essere firmata digitalmente impiegando una delle due seguenti modalità: CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS V1.7.4, ove il file firmato assumerà l estensione:.xml.p7m ; XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità enveloped con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS versione 1.4.1, ove il file firmato assumerà l estensione:.xml. (per Firma elettronica qualificata si intende, la firma elettronica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.) Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 68

69 Fattura Elettronica PA: Sottoscrizione elettronica Emissione della fattura da parte di un terzo: Sottoscrizione (Circ. 18/E del , 1.3.2) ACCORDO tra CEDENTE/PRESTATORE e TERZO inoltro al terzo chi è l emittente chi firma Della fattura già redatta Annotazione in fattura IL CEDENTE IL CEDENTE no inoltro al terzo chi è l emittente chi firma Del flusso di dati da aggregare per la compilazione della fattura IL TERZO IL TERZO Annotazione in fattura La fattura è stata emessa per conto del cedente/prestatore da (Terzo) Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 69

70 Fattura Elettronica PA: Imposta di bollo Art. 7 DMef Art. 6, co. 2, DMef (in vigore dal ) Modalità di pagamento: Comunicazione preventiva all AE con evidenza dei documenti che potranno essere emessi Pagamento dell imposta in via anticipata con Mod. F23 Entro il mese di gennaio dell'anno successivo e' presentata dall'interessato all'ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente Pagamento dell imposta a conguaglio e in acconto con Mod. F23 Modalità di pagamento: Pagamento a consuntivo in unica soluzione a mezzo Mod. F24 Relativamente agli atti, ai documenti o registri emessi od utilizzati durante l anno, entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio Sulle fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l'assolvimento dell'imposta di bollo è obbligatorio riportare specifica annotazione di assolvimento dell'imposta «imposta di bollo assolta ai sensi dell art. 6 del DMef » Schema FatturaPA: ai sensi dell art.6 D.M. 17 giugno 2014, in attesa dell aggiornamento della attuale versione del tracciato FatturaPA, l assoluzione dell imposta di bollo può essere rappresentata in fattura inserendo nel campo <NumeroBollo> la stringa DM 17-GIU Imposta di bollo di 2 euro - importo non soggetto ad IVA superiore a 77,47 euro Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l'assolvimento dell'imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell'imposta ai sensi del presente decreto. (art. 6, co. 2, DMef ) Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 70

71 Fattura Elettronica PA Procedure di inoltro della Fattura Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 71

72 Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturapa Le 5 modalità di trasmissione della FatturaPA L inoltro della fattura avviene tramite uno dei seguenti canali (descritti nell allegato B del D.M. 55/2013): 1. un sistema di posta elettronica certificata (PEC); (max 30 MB) 2. un sistema di cooperazione applicativa (SdICo-op), su rete Internet, con servizio esposto tramite modello web service fruibile attraverso protocollo HTTPS; (max 5 MB) 3. un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione (SPCoop); (max 5 MB) 4. un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP (SdIFtp); (max 150 MB) 5. un sistema di trasmissione per via telematica attraverso il sito del Sistema d Interscambio (www. fatturapa.gov.it). (max 5 MB) Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 72

73 Il Sistema di Interscambio: Emissione della fattura Emissione della fattura da parte di un terzo L art. 21, co. 1 del DPR IVA Il cedente del bene o prestatore del servizio, ferma restando la sua responsabilità, può far emettere la fattura dal cessionario o dal committente, ovvero, per suo conto, da un terzo. In tal caso, la fattura deve contenere l indicazione che la stessa è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo (articolo 21, c. 2, lettera n). Sottoscrizione della fattura emessa dal terzo Qualora il cedente o prestatore abbia incaricato un terzo di emettere per suo conto la fattura, occorre che l origine e l integrità del documento elettronico siano garantiti dal soggetto emittente il quale è tenuto ad apporre: sia il riferimento temporale sia la propria firma elettronica qualificata CM 45/E del RM 260/E del Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 73

74 Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturapa Accordo e cautele contrattuali Anche in assenza di espressa previsione normativa, si ritiene che il cedente o prestatore debba autorizzare preventivamente il terzo all emissione della fattura e che entrambe le parti diano il consenso alle procedure di emissione da adottare. CM 45/E del RM n. 260/E del Art Responsabilità del debitore - Il debitore che non esegue esattamente la prestazione dovuta è tenuto al risarcimento del danno, se non prova che l'inadempimento o il ritardo è stato determinato da impossibilità della prestazione derivante da causa a lui non imputabile. È opportuno distinguere la responsabilità civilistica da quella fiscale. Per quanto riguarda gli aspetti civilistici, l'outsourcee risponderà genericamente: in base all'articolo 1218 del Codice civile, che prevede l'obbligo al risarcimento del danno e, più in particolare, risponderà ex articolo 1710 Codice Civile in caso di violazione del generale obbligo di diligenza nell'assolvimento dei suoi compiti. Relativamente all'aspetto fiscale, affidamento contrattuale verso l'esterno di operazioni rilevanti ai fini fiscali non determina assolutamente una conseguente traslazione della responsabilità nei confronti dell'outsourcee, nel senso che responsabile fiscalmente è sempre e solo il soggetto che affida all'esterno l'incarico. Articolo Diligenza del mandatario - Il mandatario è tenuto a eseguire il mandato con la diligenza del buon padre di famiglia; ma se il mandato è gratuito, la responsabilità per colpa è valutata con minor rigore. Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 74

75 Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturapa 1 COMPILA la fattura con il proprio gestionale contabile e la REGISTRA In apposito sezionale 2 PREDISPONE la fattura elettronica secondo le regole in formato XML 3 SOTTOSCRIVE la fattura con la propria firma digitale/qualificata e vi appone un riferimento temporale 4 Attività a carico del Fornitore TRASMETTE il file xml al SdI per mezzo del canale di trasmissione prescelto: PEC FTTPS (Web Services) SPC (Sistema Pubblico Connettività) FTP Fatturapa.gov.it (Entratel, Fisconline) 5 MONITORIZZA ed ASSOCIA alla fattura le ricevute emesse dal SdI CONSERVA DIGITALMENTE le fatture + le ricevute emesse dallo Sdi 6 Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 75