CESIT HOWTOS - NUMERO 3/2009

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1 I NSERIRE FILTRI I N THUNDERBIRD CESIT HOWTOS - NUMERO 3/2009 < I. N. O. G. S. >

2 I N D I C E INTRODUZIONE II ANATOMIA DI UN FILTRO IN MOZILLA THUNDERBIRD III CONCLUSIONI X Cartelle - Pagina I

3 I N T R O D U Z I O N E Un filtro in un programma (client) di posta elettronica è un sistema per eseguire operazioni routinarie su che soddisfano certi criteri. In altre parole è possibile far fare al client qualcosa quando le sono fatte in qualche modo. Questa è una funzione molto utile, e spesso poco sfruttata: è possibile ad esempio creare una cartella spam e mettere tutte le mail contrassegnate come spam dal CeSIT in quella cartella, oppure etichettare un' in modo diverso se arriva dal proprio capo o dagli amici ecc. I filtri quindi permettono di riordinare una cartella di posta elettronica in maniera automatica, segnalare la presenza di elementi più o meno importanti ecc. Può inoltre essere utilizzata per spostare messaggi da una cartella sul server (ad esempio IMAP) ad una cartella locale, liberando così spazio sul server per non incorrere in blocchi e superamenti di quota di spazio disco. Cartelle - Pagina II

4 A N A T O M I A D I U N F I L T R O I N M O Z I L L A T H U N D E R B I R D Incominciamo analizzando com'è fatto un filtro, quali condizioni e azioni si possono applicare. Nel prosieguo di questa guida verranno poi mostrati alcuni esempi dei filtri più comuni. Anzitutto per vedere i filtri presenti bisogna cliccare su Strumenti filtri Si aprirà così una finestra in cui sarà possibile visualizzare tutti i filtri impostati per ogni account di posta (figura 1). Illustrazione 1: elenco filtri in thunderbird Nell'elenco 1 sono presenti tutti gli account di posta (o feed ecc.) impostati in thunderbird. Questo perchè i filtri sono legati ad un solo account: ad esempio se creo un filtro per il mio account di ogs.trieste.it queste regole non valgono anche per il mio account privato, o per i feed rss (prossimamente una guida anche per i feed). Cartelle - Pagina III

5 Nello spazio 2 sono elencati tutti i filtri impostati, e se sono attivati o no. Il tasto 3 serve ad aggiungere un filtro, mentre il tasto 4 fa visualizzare un rapporto creato automaticamente da thunderbird (tecnicamente un log ), dove si possono vedere se i filtri sono stati applicati, quando e a che messaggi. Premendo il tasto Nuovo... (il tasto 3 della figura precedente) si apre una nuova finestra come quella di figura 2. Illustrazione 2: Finestra per una nuova regola Analizziamo la finestra per l'inserimento di un filtro: in alto è presente un campo dove è possibile inserire un nome identificativo per questo filtro. E' consigliato mettere un nome con cui poi sia facile riconoscerla, come se spam -> sposta in spam, e non nomi tipo prova2. Poi la finestra si divide in due zone : una zona per le condizioni. Le condizioni sono quelle regole che devono essere soddisfatte per poter applicare le azioni. Esempi di condizioni possono essere: se l'oggetto contiene CeSIT gateway SUSPECTED SPAM se mittente è pippo@ogs.trieste.it se corpo del messaggio contiene APRE news Cartelle - Pagina IV

6 E' inoltre possibile scegliere se tutte le condizioni devono essere soddisfatte ( e logico), oppure basta che sia soddisfatta una qualsiasi delle condizioni ( o logico), oppure infine se le azioni vengono applicate sempre ( segna tutti i messaggi, cioè non vengono inserite condizioni). Una zona per le azioni. Le azioni sono le operazioni da eseguire al verificarsi delle condizioni. Esempi di azioni possono essere: sposta i messaggi in una cartella etichetta il messaggio come importante elimina il messaggio Bisogna fare però molta attenzione a come si scelgono queste regole, ad esempio una regola con come condizione se l'oggetto contiene sesso esegui l'azione elimina il messaggio, comporterebbe l'eliminazione di tutte le mail che contengono la parola assessore, oppure ossesso ecc. Come consiglio generale è meglio non applicare regole di cui ci si potrebbe pentire, come cancellare il messaggio o inoltrarlo automaticamente al proprio responsabile. Inoltre è consigliabile mettere regole che siano piuttosto più rigide che accorgersi troppo tardi che comprendevano anche dei casi che non avevamo previsto. Nei prossimi capitoli verranno illustrati alcuni filtri utili. Cartelle - Pagina V

7 SUSPECTED SPAM -> SPOSTA NELLA CARTELLA SPAM Come primo esempio si prenda una mail di spam sospetta, cioè quelle mail che vengono identificate come possibile spam, e quindi all'oggetto viene aggiunta la stringa [CeSIT gateway SUSPECTED SPAM], come quella della figura successiva: Illustrazione 3: SPAM identificata come sospetta Queste mail vogliamo spostarle in una nuova cartella locale, che chiamiamo SPAM, anziché eliminarle (pensiamo ai casi di falsi positivi). Quindi anzitutto creiamo una cartella in cui metteremo questi messaggi. Facciamo allora click col tasto destro su posta in arrivo sotto cartelle locali e scegliamo Nuova cartella... (si veda la figura 4); inseriamo quindi il nome della cartella ( spam ). A questo punto creiamo il filtro: scegliamo dal menu Strumenti filtri e clicchiamo su nuovo. Controlliamo che l'account a cui stiamo creando la regola sia quello voluto (quello cognome@ogs.trieste.it) ed inseriamo come nome del filtro Suspected spam -> sposta nella cartella spam. Scegliamo quindi nell'area per le condizioni che l'oggetto inizia con e scriviamo [CeSIT gateway SUSPECTED SPAM]. Questa condizione quindi si verificherà per tutti i messaggi che iniziano con quella specifica stringa di caratteri. Andiamo quindi ad inserire l'azione. Scegliamo Sposta i messaggi in e scegliamo spam sotto cartelle locali. Quindi tutti i messaggi che soddisfano la condizione saranno spostati automaticamente nella cartella scelta. La finestra dovrebbe essere come quella di figura 5. Cartelle - Pagina VI

8 Illustrazione 4: Creazione della nuova cartella Illustrazione 5: Il filtro per CeSIT gateway SUSPECTED SPAM Cartelle - Pagina VII

9 Premiamo a questo punto su OK, e si ritorna sulla finestra dei filtri per l'account. Scegliamo la regola e clicchiamo su Esegui ora (in basso a destra). Questo fa sì che la regola venga applicata immediatamente anche a tutti i messaggi già scaricati. Chiudiamo quindi la finestra dei filtri (cliccando sulla x della finestra in alto a destra) e clicchiamo sulla cartella spam che troviamo sotto Posta in arrivo. Lì dovremmo trovare tutte la mail che erano state identificate come spam sospetta. SE DA NCOGNOME@OGS.TRIESTE.IT -> ETICHETTA COME LAVORO Come secondo esempio vogliamo etichettare automaticamente le mail che arrivano da un indirizzo preciso dell'ogs come lavoro. Come prima scegliamo dal menu Strumenti filtri e clicchiamo su nuovo. Controlliamo che l'account a cui stiamo creando la regola sia quello voluto (quello cognome@ogs.trieste.it) ed inseriamo come nome del filtro da ncognome@ogs.trieste.it -> etichetta come lavoro. Nelle condizioni inseriamo mittente // è // ncognome@ogs.trieste.it e clicchiamo sul + a fianco. Questo permette di creare una seconda condizione. In questa seconda condizione inseriamo mittente // è // ncognome@inogs.it e controlliamo che la scelta per le condizioni sia Soddisfano anche una sola condizione. In questo modo ai messaggi che arrivano da ncognome, saranno applicate le azioni. Inseriamo quindi l'azione, e scegliamo Etichetta il messaggio e Lavoro (si veda figura 6). Premiamo OK, e ritorniamo alla finestra dei filtri per l'account. Scegliamo la regola e clicchiamo su Esegui ora (in basso a destra) in modo da applicare subito la regola a tutti i messaggi presenti. Adesso tutti i messaggi arrivati da ncognome sono etichettati come lavoro (figura 7). Cartelle - Pagina VIII

10 Illustrazione 6: filtro da -> etichetta come lavoro Illustrazione 7: il filtro "se da ncognome -> etichetta come lavoro" applicato Cartelle - Pagina IX

11 C O N C L U S I O N I I filtri sono uno strumento molto potente, che permettono di mettere ordine tra i messaggi arrivati, e di eseguire altre operazioni. Questo rende il lavoro con le più agevole, e più veloce. Sono stati illustrati due esempi d'uso per i filtri, ma lo strumento è sufficientemente flessibile da permettere di effettuare azioni di molti tipi. Un unica raccomandazione finale: controllate sempre più volte i filtri impostati, per non perdere messaggi importanti! Cartelle - Pagina X