Piccola Guida Operativa per Open Office Writer ad uso di docenti di Scuola Primaria a cura di Marco Fazion. Versione β

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1 Direzione Didattica di Bastia Umbra (PG) Via Roma Bastia Umbra (PG) tel. e Fax: 075/ pgee01700a@istruzione.it - C.F Piccola Guida Operativa per Open Office Writer ad uso di docenti di Scuola Primaria a cura di Marco Fazion Versione β 1

2 Utilizzo della guida. Questa guida, anche se è concepita per uso a video, può essere stampata e consultata come un normale testo scritto; a video, può essere letta integralmente, scorrendo le pagine, oppure puoi cliccare sulle domande per spostarti automaticamente alle risposte. La guida si rivolge a persone che abbiano già una certa competenza con Word di Microsoft Office ed è quindi incentrata sui principali problemi di passaggio da un programma all'altro, evidenziati durante i corsi tenuti al personale docente. Buon lavoro e spero buon divertimento! Informazioni generali sulla guida S O M M A R I O A chi si rivolge questa guida? Posso diffondere questa guida? Informazioni generali su Open Office Cosa è Open Office? Come mai Open Office è gratis? Il passaggio a Open Office Perché dovremmo passare ad Open Office? Il passaggio all'open source è difficile? Ma i bambini a casa hanno tutti MSO; come faranno? Dove posso trovare O.O.? Come si installa O.O.? Compatibilità tra Open Office a Microsoft Office Ma posso aprire un file di Microsoft Word in Open Office Writer? E se invece voglio aprire un file di O.O. Writer in M.S. Word? Come posso salvare un file di O.O. Writer in formato adatto a Microsoft? Ogni caratteristica dei due programmi può essere tradotta dall'uno all'altro? Come posso far vedere un file di O.O. a chi non ha quel programma? Cos'è un file di Acrobat o.pdf? Come salvo in.pdf da O. Writer? (approfondimento sulla creazione di.pdf per gli utenti più esperti) Formato pagina, Word Art, Clip Art, Gif animate... In questo programma non capisco come impostare il formato della pagina... Ai bambini piace molto arricchire i testi con le Word Art ma non le trovo... Per creare una Font Work Ai bambini piace molto arricchire i testi con clip art, suoni e gif animate ma non trovo nulla... Ho seguito le istruzioni per aprire la gallery di gif e clip ma non succede niente... La raccolta è molto povera, posso arricchirla? Come faccio a creare riferimenti incrociati in un testo, come quelli usati per questa guida? Ho trovato un errore nel manualetto; come te lo posso segnalare? 2

3 A chi si rivolge questa guida? Pur essendo di qualche utilità ad ogni utente che voglia affrontare il passaggio a Open Office, Questa Guida è pensata per un insegnante di Scuola Primaria che abbia già una discreta dimestichezza con Microsoft Office e che stia affrontando il passaggio a Open Office. Per questa ragione vi sono illustrate funzioni particolari, come le Word Art, le Gif animate ecc, solitamente inutili agli altri utenti. Per il resto, come si vedrà in seguito, le differenze tra i due programmi sono minime e l'utente mediamente alfabetizzato non dovrebbe avere problemi a passare indifferentemente da un sistema all'altro. Posso diffondere questa guida? La guida è gratuita e nasce proprio per la maggior diffusione possibile. Non ti consento tuttavia di modificarla o trarre vantaggi economici dalla sua diffusione senza il mio consenso scritto, che puoi richiedermi a info@montemeru.it Cosa è Open Office? Open Office (O.O.) è l'alternativa gratuita a Microsoft Office (M.S.O.). In pratica, è un programma con tutte le caratteristiche di M.S.O., anzi, con qualcosa in più, e che dialoga perfettamente con MSO e con ogni altro programma di scrittura. La parola open rimanda alla locuzione open source e si riferisce al fatto che il codice sorgente con cui è scritto il programma è di pubblico dominio. Così qualunque programmatore può modificare il programma secondo le sue esigenze, o aggiungervi funzioni. Però non potrà vendere il prodotto così realizzato, ma solo renderlo gratuitamente disponibile. La filosofia dei programmi open è che il sapere, l'informazione, la conoscenza non sono merci e non dovrebbero essere comprate o vendute. Come mai Open Office è gratis? Perché è creato ed aggiornato da centinaia di volontari in tutto il mondo. L'idea di base è che anche i Paesi in Via di Sviluppo, le pubbliche amministrazioni, gli studenti, le famiglie e in generale tutti i soggetti che non hanno soldi da buttare via possano disporre di un ottimo pacchetto di automazione d'ufficio senza violare la legge. Il paradosso è che per ora, in Italia, O.O. ha trovato migliore accoglienza nelle aziende - attente alla spesa, alla qualità ed anche alla legalità che non presso i soggetti per cui è stato creato... Perché dovremmo passare ad Open Office? Probabilmente, il pacchetto di MSO che hai a casa, è detenuto illegalmente e così pure molti di quelli montati a scuola. Educare alla legalità significa anche non esercitare, per primi, la pirateria informatica. Oltre tutto, l'installazione di programmi pirata è un reato penale e, oltre a multe salatissime, comporta l'interdizione per alcuni anni da ogni pubblico ufficio. Sotto il profilo sociale, va anche detto che il costo di un pacchetto di MSO rasenta quello di un nuovo pc e la scuola non può certo permettersi di spendere le sue scarse risorse in modo così 3

4 dissennato, acquistando a caro prezzo ciò che può invece avere gratis. Ci sono stati anche alcuni pronunciamenti governativi in favore dell'open source, primo fra tutti, anni or sono, quello del Ministro Stanca, ma sono finora pressoché caduti nel vuoto. Solo una Provincia, quella autonoma dell'alto Adige, è ad oggi migrata interamente all'open source. Pensate che il solo Comune di Milano spende Euro all'anno per le licenze Microsoft... In altri paesi europei e persino in alcuni Stati degli USA, la patria di Microsoft, l'acquisto di programmi a pagamento è stato da tempo bandito dalle Pubbliche Amministrazioni Sotto il profilo personale e professionale, invece, scoprirai presto che alcune funzioni, presenti in O.O. e non in M.S.O., sono davvero comodissime: per fare solo un esempio, il.pdf con cui abbiamo reso disponibile questo manualetto si ottiene in un clic. Il passaggio all'open source è difficile? Il passaggio al sistema operativo Linux si presenta ancora decisamente complesso e richiede tempo, pazienza e una buona competenza informatica; viceversa, quasi ogni programma a pagamento ha un suo concorrente open. A differenza del passaggio ad ambienti open in grafica, GIS o web o industrial design, relativamente complesso, il passaggio a Open Office è davvero semplicissimo: i programmatori hanno creato un ambiente estremamente simile a MSO proprio per facilitare il passaggio. Le poche differenze, molte delle quali decisamente migliorative, sono l'oggetto di questo piccolo manuale operativo, che non ha alcuna pretesa di completezza e riguarda solo l'ambiente di scrittura. Ma i bambini a casa hanno tutti MSO; come faranno? I bambini, a differenza di noi adulti, hanno un'elasticità mentale che non crea loro in genere alcun problema a compiere le semplici operazioni di salvataggio, importazione ed esportazione descritte in queste pagine, a patto che qualcuno glie le insegni. Quanto al lavoro ordinario, è mia esperienza personale che, in genere, si accorgono a malapena che non stanno usando il vecchio programma. Questo perché utilizzano molto i videogiochi, che si imparano di norma per tentativi ed errori alcuni dei quali sono decisamente più complessi da apprendere dei programmi in cui lavoriamo. Inoltre, puoi far installare loro a casa O.O., magari accompagnandolo con questo breve manualetto. Tanto il programma che il manualetto sono liberi e gratuiti e non commettete alcun reato copiandoli su un cd ed offrendoli ai genitori. Va inoltre considerato che, vista l'espansione dei programmi free (e il calo costante dei soldi da buttare via), i bambini di oggi lavoreranno, da adulti, in un mondo open. Anche spiegare loro e ai loro genitori che la violazione della proprietà intellettuale altrui è un furto, potrebbe essere vista come una parte sia pure marginale della mission educativa di una scuola pubblica, o comunque, di qualsiasi istituzione educativa. Dove posso trovare O.O.? Il programma si scarica da Internet: entra nel sito poi vai a native language. (Noterai che O.O. è prodotto anche in numerosissime versioni linguistiche di Paesi in via di sviluppo, per le quali le grandi ditte di software non prevedono traduzioni dei propri programmi). Quindi vai su italiano, poi download, poi su OpenOffice.org Il manualetto è aggiornato a gennaio 2007, nel tempo la versione potrebbe cambiare, come pure l'architettura della pagina del sito. 4

5 A questo punto compare la schermata in cui ti si chiede di scegliere la versione più adatta al tuo sistema operativo. In linea di massima, se non sai che versione di Java hai sul tuo pc (o nemmeno se ce l'hai) scegli la versione con JRE. Come si installa O.O.? A questo punto, cliccando sul link, all'apertura della finestra di dialogo, scegli di salvare il file in una posizione qualsiasi (ad esempio nella documenti ). Quando il file è completamente scaricato, cliccaci sopra con un doppio clic. Questo attiva l'installazione. La procedura di installazione tipica è quella che consigliamo ed è estremamente semplice. Un'unica accortezza: ad un certo punto si aprirà una finestra di dialogo in cui ti si chiederà di decidere quali file devono essere aperti in automatico da OO quando ci clicchi sopra. 5

6 Puoi scegliere di aprire in automatico con Open Office i file di Word (.doc) Excel (.xls) o Powerpoint (.ppt) o di Macromedia o Frontpage (.html), di decidere manualmente, di volta in volta (in Xp con apri con ) l'ambiente di utilizzo. Se hai deciso che OO sarà la sola suite di office automation presente nel tuo pc, chiedi l'apertura automatica di tutti questi tipi di file, altrimenti, decidi tu liberamente. A differenza di altri programmi, che quando si installano nel tuo computer decidono per te, modificando a loro piacere le impostazioni del tuo pc, O.O. ti lascia libero di scegliere... Ma posso aprire un file di Microsoft Word in Open Office Writer? Il file si apre normalmente, utilizzando il comando file apri. Open Office apre senza problema i file di M.S..Word..Questi file si riconoscono, oltre che per la loro icona, per l'estensione.doc (es. alunni.doc). In linea generale, ricorda che O.O. apre o inserisce moltissimi tipi di file in più rispetto a MS Office, per la semplice ragione che è free e, dunque, non partecipa a guerre commerciali di alcun genere... E se invece voglio aprire un file di O.O. Writer in M.S. Word? Al momento attuale, questa operazione è impossibile; sempre che il file non sia stato salvato precedentemente in.doc dal suo autore. Microsoft, a differenza di Open Office, non riconosce formati diversi dal proprio, anche se, per far fronte all'espansione dei programmi open presto renderà disponibile una plug in scaricabile da Internet per importare direttamente file di O.O. Come posso salvare un file di O.O. Writer in formato adatto a Microsoft? Il comando salva con nome in O.O. propone, per primo, il proprio formato nativo (il.odt), tuttavia consente di salvare in numerosissimi altri formati. E' sufficiente eseguire il seguente comando: file salva con nome selezionare Microsoft Word 97/2000/xp (.doc) quindi, salva. Se poi lavorerai ancora il file in O.O. Writer, il programma, ad ogni salvataggio, si limiterà a ricordarti che stai usando un formato diverso dall'.odt, che ciò potrebbe crearti perdite, e ti chiederà se lo vuoi salvare in.odt o se desideri mantenerlo in.doc. Ogni caratteristica dei due programmi può essere tradotta dall'uno all'altro? No. In effetti, come abbiamo detto, O.O. ci avverte che alcune cose potrebbero andare perse. In linea generale, si tratta di tutte quelle formattazioni o oggetti tipiche di M.S. Office e di lui solo, come, ad esempio, alcune tabelle molto complesse, o le Word Art. La stessa cosa, va detto, accade anche tra versioni diverse di M.S. Word, come ben sa chi ha provato a riutilizzare file generati con Word '97 inword 2000 o in Word Xp. 6

7 Come posso far vedere un file di O.O. a chi non ha quel programma? Se il file non contiene Word Art, sfondi proprietari di MSO o tabelle nidificate estremamente complesse, semplicemente utilizzando il salvataggio in.doc descritto sopra. Altrimenti, bisogna creare un file di Adobe Arcobat (.pdf) cosa che O.O. fa senza alcuna difficoltà. Il.pdf originato da Open Office consente addirittura di esportare in.pdf le presentazioni di Impress (il PowerPoint di Office) mantenendone tutti i collegamenti. In questo modo potrai, per esempio, tenere una lezione o una conferenza, senza preoccuparti di quale sistema operativo troverai al tuo arrivo... funzionerà sempre e comunque alla perfezione! Lo stesso dicasi, più semplicemente, per le presentazioni realizzate a scuola e visualizzate a casa dai bambini e dai loro genitori. Cos'è un file di Acrobat o.pdf? E' un file che può contenere testo, immagini, grafici, Word Art... come Writer o Word. Solo che la Adobe, che crea ottimi programmi di grafica professionale, ha creato un programma che trasforma i tuoi file di testo in file grafici, di estensione.pdf. Il programma si chiama Adobe Acrobat e costa molto. O.O. ha tuttavia integrato alcune delle funzioni di Adobe Acrobat nella sua suite, per cui crea file.pdf con una grande facilità. I file.pdf sono multipiattaforma (cioè si leggono ugualmente bene su Ibm, Mac o Linux) e non abbisognano di set di caratteri, per cui, ad esempio, possono venire letti benissimo anche in pc con set di caratteri asiatici, o del Nord Europa. Questo è un vantaggio facilmente intuibile da quei docenti che, impegnati in progetti transnazionali, come Erasmus, hanno scoperto quanto possa essere difficile comunicare... I file.pdf non sono modificabili, per cui hanno valore legale; possono essere quindi utilizzati per trasmettere fatture, verbali di consigli di amministrazione ecc. Come salvo in.pdf da O. Writer? Se non hai esigenze particolari, basta cliccare sull'icona.pdf sulla barra e attribuire un nome al file. (approfondimento sulla creazione di.pdf per gli utenti più esperti) Se, invece, si vuole determinare il valore di compressione delle immagini contenute nel file, bisogna eseguire il comando file 7

8 esporta nel formato pdf salva a questo punto si aprirà una finestra di dialogo da compilare. Se il file dovrà essere caricato in un sito web per essere letto solo a video o se dobbiamo mandarlo per posta elettronica o metterlo in un dischetto, puoi comprimere le immagini in esso contenute (il testo e il bianco della pagina pesano pochissimo. Una compressione al 50% riduce moltissimo il peso, a video si legge bene, ma in stampa domestica dà problemi (immagine sfocata) ed è impossibile da mandare in stampa tipografica Una compressione all'80% riduce meno il peso, a video si legge benissimo, e si stampa in modo più che decoroso in stampa domestica. (non in stampa tipografica) Se invece andiamo in stampa tipografica (O.O. a differenza di MSO e Publisher lo fa direttamente!) abbiamo bisogno di una risoluzione a 300 dpi senza compressione e il file sarà molto pesante. Il programma ci consente anche di ridurre i dpi, ma è un'operazione che riduce molto la nitidezza dell'immagine contenuta nel.pdf e la sconsigliamo, con l'unica eccezione di file destinati ad essere solo letti a video e mai stampati. Il.pdf di questa piccola guida è stata realizzata proprio usando la finestra di dialogo di cui abbiamo appena parlato. Per curiosità, la cattura delle schermate è stata realizzata usando il tasto Stamp o un programma di cattura free, molto efficace, MW Snap. In questo programma non capisco come impostare il formato della pagina... In effetti sei abituato a trovare questo comando nel menù file. E, tuttavia, la scelta operata da MSO era altamente arbitraria: il formato di una pagina, infatti, non c'entra nulla con il formato del file... Più ragionevolmente O.O. colloca il formato della pagina in formato pagina Ai bambini piace molto arricchire i testi con le Word Art ma non le trovo... Word Art è un marchio di M.S.O. e non sarebbe stato legittimo copiarlo. In O.O le Word Art si chiamano Fontwork. Prima di affrontare il loro uso, una piccola spiegazione generale:senza addentrarci in problematiche 8

9 tecniche sui file vector, ricorda che questo tipo di caratteri sono generati da un'applicazione e inseriti dentro un programma di scrittura. Ogni ambiente di scrittura fornisce la possibilità di crearne, ma la loro compatibilità è bassissima: questo significa che, a volte, non si aprono correttamente nemmeno tra edizioni diverse dello stesso programma. Il modo più sicuro di visualizzarli è quindi esportarli in.pdf. (v. pp. 8 e9. ). Inoltre, qui come per quanto riguarda le gif animate, la filosofia open differisce molto da quella commerciale: alle vaste raccolte di immagini preconfezionate e poco personalizzabili, che caratterizzano il mondo MSO, pochi esempi totalmente personalizzabili secondo le esigenze dell'utente caratterizzano il mondo O.O. Per creare una Font Work aprire in menù di disegno (se non è già aperto), quindi: visualizza barre dei simboli disegno 9

10 (la barra si dispone in basso) A questo punto, fai un clic sull'icona della galleria Fontwork. Come puoi notare, i modelli sono in numero inferiore a quelli che presenta MS Word e, tuttavia, O.O. dà all'utente la possibilità di modificarli in modo pressoché illimitato. Seleziona un modello di formato cliccandoci sopra Attenzione: dato che non tutte le opzioni possono essere espresse in qualsiasi momento o applicate a qualsiasi forma, è conveniente scegliere una Fontwork più possibile simile a quella che vogliamo realizzare. 10

11 L'immagine Fontwork viene inserita. Per introdurre un testo nella Fontwork, si fa un doppio clic per far comparire la piccola scritta fontwork. Modificandone il testo (seleziona e scrivi) 11

12 e cliccando fuori, viene modificato il contenuto della Fontwork. Per modificarlo ulteriormente, sarà sufficiente un altro doppio clic sulla Fontwork. Per modificare invece forma, colore e ombreggiatura della Fontwork, clicca su formato oggetto fontwork CURVATURA INCLINAZIONE ALLINEAMENTO NEL FOGLIO CRENATURA (distanza) CARATTERI OMBREGGIATURE... OPZIONI NUMERICHE COLORE DI FONDO Compare a questo punto una finestra in cui è possibile, in modo del tutto intuitivo, modificare 12

13 forma e posizione dell'oggetto. Tutti questi comandi si integrano con gli usuali strumenti di colorazione, presenti anch'essi anche in M.S.Word, ottenendo, con pochi clic, risultati come questo Ai bambini piace molto arricchire i testi con clip art, suoni e gif animate ma non trovo nulla... Open Office ha al suo interno una piccola raccolta di clip art, sfondi, suoni ecc. Per aprire tale raccolta è sufficiente cliccare sull'icona del quadretto. Questo apre la raccolta. 13

14 Ho seguito le istruzioni per aprire la gallery di gif e clip ma non succede niente... A volte accade, per varie ragioni, che per attivare il riquadro della gallery, dopo aver cliccato sull'icona, sia necessario dimensionarlo, prendendolo con il mouse per la superficie ombreggiata che lo identifica e tirando verso il basso. La raccolta è molto povera, posso arricchirla? La raccolta è concepita proprio per essere personalizzata dall'utente. E' possibile introdurre ogni tipo di gif animata o meno, suoni, ecc. scaricati da internet. Per introdurre una nuova gif animata nella raccolta, ad esempio, salviamola sul desktop (tasto dx, poi, salva immagine con nome) Quindi, 1) se la gif può essere congruamente inserita in una delle categorie già esistenti, dimensionare la finestra di programma ed inserirla nella raccolta trascinandola con il mouse. (v. immagine del punto 2) 2) Se invece vogliamo creare una categoria nuova, come nell'esempio, che riguarda la gif di una rana, clicchiamo sul pulsante nuovo argomento, attribuiamo il nuovo nome (animali) alla cartella, e poi, come sopra eseguiamo il trascinamento 14

15 Per inserire l'immagine gif nel documento, è sufficiente trascinarla con il mouse dalla gallery al punto di inserzione desiderato. La procedura descritta è utilizzabile per ogni altro tipo di inserzione. Come faccio a creare riferimenti incrociati in un testo, come quelli usati per questa guida? I riferimenti incrociati 2 permettono di accedere a oggetti e passaggi di testo specifici da un unico documento. Sono, come hai potuto vedere, molto pratici per aiutare l'utente a orizzontarsi velocemente in un documento complesso. Un riferimento incrociato si compone di una destinazione e di un riferimento (origine), che vengono inseriti come comandi di campo nel documento. Per poter inserire un riferimento incrociato, devi per prima cosa specificare le destinazioni del riferimento. 2 Per la trattazione di questo punto utilizziamo, integrandolo, il testo della guida di O.O. 15

16 Per inserire una destinazione: 1. Seleziona il testo da usare come destinazione per il riferimento incrociato. 2. Scegli Inserisci - Riferimento incrociato. Comparirà questa finestra di dialogo 3. Nell'elenco Tipo di campo, seleziona Imposta riferimento. 4. Inserisci un nome (anche una semplice abbreviazione, come puoi vedere sopra) per la destinazione nella casella Nome. Il testo selezionato viene visualizzato nella casella Valore. 5. Fai clic su Inserisci. Il nome della destinazione viene aggiunto all'elenco Selezione. Lascia aperta la finestra di dialogo e passa alla sezione successiva. 1. Per creare un riferimento incrociato a una destinazione: 2. Spostati nel documento fino a selezionare il testo da usare come riferimento (origine) 3 3. Nell'elenco Tipo di campo, seleziona "Inserisci riferimento". 4. Nell'elenco Selezione, seleziona la destinazione da utilizzare per il riferimento incrociato. 5. Nell'elenco Formato, seleziona il formato per il riferimento incrociato. Il formato specifica il tipo di informazione che viene visualizzata come riferimento incrociato. Ad esempio, "Testo di riferimento" inserisce il testo completo della destinazione (come nella nostra guida), mentre "Pagina" inserisce il numero di pagina in cui si trova la destinazione. 6. Clic su Inserisci. 7. Al termine, clic su Chiudi. Ho trovato un errore nel manualetto; come te lo posso segnalare? Se hai trovato errori, o anche solo difficoltà a comprendere un argomento così, come è stato esposto, scrivimi a montemeru@tiscali.it. 3 Questo passaggio è mancante nella guida a O.O. e genera non poca confusione. 16