Guida rapida di excel

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1 Indice SCHERMATA INIZIALE DI EXCEL?... 5 LE BARRE DI EXCEL... 5 LE CELLE, LE RIGHE E LE COLONNE... 6 CELLE ATTIVE... 6 COME SPOSTARSI TRA LE CELLE... 6 COME SCRIVERE E FISSARE I DATI... 7 COME CANCELLARE I DATI... 7 COME MODIFICARE E AGGIUNGERE DATI... 7 COME VEDERE TUTTO IL FOGLIO DI LAVORO... 7 LE FORMULE... 8 COME INSERIRE UNA FORMULA... 8 COME CREARE DELLE FORMULE CON IL MOUSE... 9 LA FUNZIONE SE:ERRORE... 9 UN PRIMO ESERCIZIO IN EXCEL... 9 COME SOMMARE PIU' CELLE LA SOMMA AUTOMATICA METODO PER LA SOMMA AUTOMATICA COME FORMATTARE IN EURO L USO DEGLI OPERATORI L ORDINE DELLE OPERAZIONI LECOLONNE COME ALLARGARE LE COLONNE ALCUNI ESERCIZI IN EXCEL LA MODALITA' MODIFICA COME MODIFICARE LE CELLE I VARI CONTENUTI DELLE CELLE COME DIGITARE NUMERI COME DIGITARE DATA E ORA SE LE CELLE IMPAZZISCONO! CANCELLARE TUTTO Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 1

2 FORMATO DELLA CELLA IL RIEMPIMENTO AUTOMATICO RIEMPIRE GIORNI, MESI E... TESTO TRASCINARE NUMERI INSERIRE SOLO I GIORNI FERIALI CREARE UN GRAFICO COME AGGIUNGERE DATI AL GRAFICO COME MODIFICARE LE DIMENSIONI DEL GRAFICO COME CAMBIARE LO SFONDO DELL'AREA DEL GRAFICO COME CAMBIARE IL BORDO DEL GRAFICO INSERIRE UNO SFONDO COLORATO CON SFUMATURE AL GRAFICO INSERIRE UN'IMMAGINE DI SFONDO AL GRAFICO MODELLI MODELLI FATTURA EXCEL GRATUITA PRIMI PASSI PER CREARE UN MODELLO FATTURA CON EXCEL NASCONDERE LO ZERO USANDO LA FUNZIONE "SE" DI EXCEL COPIARE LE FORMULE IM MODO QUASI AUTOMATICO EVIDENZIARE I BORDI E FORMATTARE LE COLONNE INSERIRE FORMULE PER IL CALCOLO DELL'IVA E DEL TOTALE FATTURA INSERIRE RIGHE E COMPLETARE L'INTESTAZIONE DELLA FATTURA CENTRARE E UNIRE LE CELLE IN EXCEL COME INSERIRE UN NUMERO CHE INIZIA CON ZERO SU UNA CELLA DI EXCEL COME CENTRARE NEL FOGLIO I DATI INSERITI MODELLI PER ARCHIVIARE DATI CREARE UN MODELLO PER ARCHIVIARE CD ALLARGARE PIU' COLONNE IN MODO UGUALE ABBELLIRE IL FORMATO DEL MODELLO AVERE IL CONTROLLO DELLO SPESSORE DEI BORDI APPLICARE IL TESTO A CAPO SULLE CELLE MANTENERE I DATI NELLA PARTE ALTA DELLA CELLA ORDINARE I DATI VISUALIZZARE SOLO UNA PARTE DEI DATI STAMPARE UN FOGLIO DI EXCEL COME VIENE DIVISO PER LA STAMPA UN FOGLIO DI EXCEL CONTROLLARE LA STAMPA CON "ANTEPRIMA DI STAMPA" Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 2

3 "NAVIGARE" IN ANTEPRIMA DI STAMPA OTTIMIZZARE LA LARGHEZZA DELLE COLONNE COME CAMBIARE L'ORIENTAMENTO DELLA PAGINA CAMBIARE I MARGINI DEL FOGLIO COME RIDURRE TUTTO IN UNA SOLA PAGINA COME RITORNARE ALLA STAMPA "ORIGINALE" STAMPARE SOLO UNA DETERMINATA PAGINA INSERIRE UN INTERRUZIONE DI PAGINA STAMPARE SOLO UN INTERVALLO DI CELLE (UNA SELEZIONE) COSA SONO IN COMANDI RAPIDI DA TASTIERA CTRL + HOME CTRL + FINE CTRL + Z CTRL + C CTRL + V CTRL + X MAIUSC + F CTRL + MAIUSC + F CTRL + MAIUSC + T CTRL + G CTRL + I CTRL + S CTRL + B MAIUSC + CURSORE CTRL + INVIO CTRL + > CTRL + MAIUSC + > CTRL + PAG_GIU CTRL + PAG_SU CTRL + TAB CTRL ALTRI COMANDI RAPIDI DA TASTIERA CTRL + N CTRL + F F Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 3

4 MAIUSC + F CTRL + MAIUSC + punto e virgola CTRL + MAIUSC + due punti CTRL + barra spaziatrice MAIUSC + barra spaziatrice CTRL + MAIUSC + barra spaziatrice In caso di errori di battitura o se si volesse contribuire a migliorare la seguente guida contattare: o Prof. Rotolo Giuseppe all indirizzo mail rgscuola@gmail.com o Prof.ssa Piccinelli Simonetta.all indirizzo mail piccinelli@isisvarese.it Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 4

5 SCHERMATA INIZIALE DI EXCEL? Quando si apre l applicativo EXCEL viene automaticamente aperta una CARTELLA DI LAVORO (queste cartelle non vanno confuse con quelle del sistema operativo "quelle gialle"). Per fare un paragone: quando si apre Word, viene aperto un "Documento vuoto", mentre quando si apre Excel, viene aperta una "Cartella di lavoro vuota". Questa "cartella di lavoro" è inizialmente composta da n.3 FOGLI DI LAVORO, e questo lo si nota dalle "linguette" in basso a sinistra. Il "foglio di lavoro" ATTIVO (quello in cui stai lavorando) si distingue dagli altri per il colore uguale allo sfondo. LE BARRE DI EXCEL Alla "cartella di lavoro" viene inizialmente assegnato il nome di Cartel1, e questo lo si nota sulla BARRA DEL TITOLO (la prima barra in alto). In alto a sinistra, a fianco della barra del titolo, si trova la BARRA DI ACCESSO RAPIDO composta da qualche icona. Sotto viene visualizzata la BARRA MULTIFUNZIONE dove si trovano tutti i comandi per lavorare con Excel. Cliccando sulle singole SCHEDE in alto, (Home - Inserisci - Layout di Pagina - Formule - Dati - Revisione - Visualizza) la BARRA MULTIFUNZIONE cambia aspetto, mostrando i comandi sotto forma di icone, associate alla SCHEDA cliccata. Nella BARRA DELLA FORMULA si può vedere il contenuto delle celle e cosa più importante, si inseriscono e vedono le formule. Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 5

6 La BARRA DI STATO si trova, invece in fondo al FOGLIO DI LAVORO, e da indicazioni sui comandi in uso. LE CELLE, LE RIGHE E LE COLONNE Nel centro della schermata si trova il foglio di lavoro vero e proprio, suddiviso in tante piccole CELLE. Ogni cella (come per la "battaglia navale") è identificata da una RIGA (numero) e una COLONNA (lettera) ed è in queste celle che si inizierà a scrivere, testo, numeri e formule. CELLE ATTIVE Quando si apre una nuova cartella di lavoro, la prima cella attiva è la cella A1 (riga 1 colonna A)ed è la cella che riceverà i dati digitati da tastiera. COME SPOSTARSI TRA LE CELLE Premendo il tasto cursore destro da tastiera. la cella attiva passa da A1 a B1, e questo lo si nota: 1. dai bordi più spessi della cella; 2. dalla casella nome (a sinistra della barra della formula c'è scritto B1); 3. dallo sfondo colorato in modo diverso della colonna B e della riga 1. Provando a premere sui tasti cursori si rendono attive altre celle del foglio e di conseguenza cambia il contenuto della casella nome e i riferimenti di riga e di colonna. Si può anche attivare una cella anche cliccandoci direttamente sopra con il mouse. Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 6

7 COME SCRIVERE E FISSARE I DATI Si seleziona (si rende attiva) una cella ad esempio la cella A1.e si inizia a digitare sto scrivendo su una cella (inizialmente non occorre preoccuparsi se il testo sconfina nella cella successiva) Ora (a differenza di word) bisogna confermare i dati immessi, e lo puoi fare in diversi modi: 1. premendo il tasto INVIO da tastiera, 2. premendo uno dei tasti cursore, 3. cliccando su un altra cella, 4. cliccando sul segno di spunta nella barra della formula. COME CANCELLARE I DATI Per cancellare il contenuto di una cella: 1. selezionare la cella, effettuare quindi una della opzioni sotto riportate, premere il tasto CANC, premere il tasto backspace ed in seguito premere il tasto INVIO, digitare subito il testo che deve essere sostituito ed in seguito premere il tasto INVIO. COME MODIFICARE E AGGIUNGERE DATI A volte non si vuole cancellare tutto il contenuto di una cella, ma si vuole aggiungere o modificare parte di esso. Per modificarne il contenuto si deve entrare in modalità modifica nei modi seguenti: doppio clicca sulla cella, selezionare la cella e premere il tasto F2 da tastiera, cliccare sulla casella della barra della formula. Una volta in modalità modifica (lo si nota nella barra di stato in basso) il contenuto si può cambiare usando lo stesso sistema che si usa per modificare un testo in word. COME VEDERE TUTTO IL FOGLIO DI LAVORO Quando si apre un foglio di lavoro, non lo si vede tutto ma solo una piccola parte (dimensioni totali colonne e righe). Per vederne la fine: 1. premere e tenere premuto il tasto CTRL; Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 7

8 2. premere il tasto cursore giù In questo modo (se tutte le celle sottostanti alla cella attiva sono vuote) si attiva la cella dell'ultima riga (della colonna della cella attiva). Tenendo premuto il tasto CTRL e premendo il tasto cursore destro si attiva la cella relativa all ultima riga dell ultima colonna. Per riportare in modo veloce la cella attiva su A1: 1. premere e tenere premuto il tasto CTRL; 2. premere il tasto Home. LE FORMULE COME INSERIRE UNA FORMULA ESEMPIO: Digitare 12 nella cella A1; Digitare 27 nella cella B1; Selezionare la cella C1; Digitare nella cella C1 =A1+B1 e premere INVIO. In questo modo si è creata la prima formula. Nella cella C1 ora si vede il risultato della somma della cella A1 più la cella B1. Il risultato visualizzato nella cella è un valore numerico, per leggere la formula scritta bisogna selezionare la cella C1 e osservare la barra della formula. Digitando altri numeri nelle celle A1 e B1 il risultato della formula in C1 cambia. Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 8

9 COME CREARE DELLE FORMULE CON IL MOUSE Prima si è creata una formula digitandola da tastiera, esiste però un modo più semplice e a prova di errore per crearne una. Partendo dall esempio precedente inserire i valori in A1 e B1 quindi: Selezionare la cella C1; Digitare al suo interno il simbolo = da tastiera; Cliccare sulla cella A1; Digitare + da tastiera; Cliccare sulla cella B1; Premere il tasto INVIO da tastiera. LA FUNZIONE SE:ERRORE La funzione SE.ERRORE è una delle nuove funzioni presenti in Excel Questa particolare funzione aiuta a "nascondere" il risultato di una formula o di una funzione quando questa restituisce un errore, come ad esempio #DIV/0 (errore di divisione per zero), #N/D (Valorfe non disponibile, tipico delle funzioni CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ), #NOME? (Nome di funzione o di cella errato). Se ad esempio vogliamo dividere la cella A1 per la cella B1, e in B1 è contenuto il valore Zero, la formula =A1/B1 restituirebbe l'errore #DIV/0 Per evitare di visualizzare l'errore potremmo allora scrivere: =SE.ERRORE(A1/B1;""). In questo caso, se la formula A1/B1 restituisce un errore, Excel non scriverà nulla nella cella, in caso contrario effettuerà la divisione normalmente. UN PRIMO ESERCIZIO IN EXCEL Prima di proseguire verrà proposto un esercizio: Inserire i dati come da immagine seguente Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 9

10 creare sulle celle C2, C3 e C4 le formule usando il mouse e/o la tastiera. COME SOMMARE PIU' CELLE Per sommare tutte le celle da C1 a C4, si potrebbe creare la seguente formula in C5 =C1+C2+C3+C4 Ovvero: selezionare la cella C5; 1. Digitare = da tastiera; 2. Cliccare sulla cella C1; 3. Digitare + da tastiera; 4. Cliccare sulla cella C2; 5. Digitare + da tastiera; 6. Cliccare sulla cella C3; 7. Digitare + da tastiera; 8. Cliccare sulla cella C4; 9. Premere INVIO da tastiera. Tutto questo risulta essere molto noioso e tedioso si usa quindi la somma automatica. LA SOMMA AUTOMATICA In excel esiste la funzione somma automatica che aiuta a sommare celle adiacenti in modo veloce e sicuro. 1. Selezionare la cella C5; 2. Dalla scheda "Home" cliccare su "Somma automatica" 3. Premere INVIO da tastiera. Lo stesso risultato si poteva ottenere digitando da tastiera =SOMMA(C1:C4). Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 10

11 2 METODO PER LA SOMMA AUTOMATICA Un altro metodo per usare la somma automatica è il seguente: 1. Selezionare le celle che si vogliono sommare, in questo caso le celle da C1 a C4 (per selezionarle, cliccare sulla cella C1 e tenendo premuto il tasto del mouse trascina in basso fino alla cella C4); 2. Rilasciare il tasto del mouse; 3. Dalla scheda "Home" cliccare su "Somma automatica". COME FORMATTARE IN EURO Per inserire il simbolo dell'euro: 1. Selezionare la cella o il gruppo di celle desiderato; 2. Cliccare sulla scheda "Home"; 3. Clicca sull'icona "formato numeri contabilità" (Questo formattazione funziona, se il contenuto della cella/e è un valore). Nell'inserire dei prezzi o valori in euro, conviene scrivere prima tutti i valori in numeri semplici, ed in seguito selezionarli e dare loro il formato euro (o viceversa). L USO DEGLI OPERATORI I simboli degli operatori che vengono usati in excel sono i seguenti: + per l'addizione; - per la sottrazione; * per la moltiplicazione; / per la divisione; ^ per l'esponente. L ORDINE DELLE OPERAZIONI Per non commettere madornali errori, è utile conoscere l'ordine delle operazioni. Prima vengono eseguite le operazioni di moltiplicazione e divisione, e poi le operazioni di addizione e sottrazione. Facciamo un esempio pratico. Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 11

12 Digitare in A1 =5+10*2 e premere INVIO; Digitare in A2 =(5+10)*2 e premi INVIO. Si noterà che il risultato è diverso. Nella cella A1 viene eseguita prima la moltiplicazione 10*2 e poi viene sommato 5, perché la moltiplicazione ha la precedenza sull'addizione. Nella cella A2, invece sono state inserite le parentesi, e quindi viene eseguita prima l'addizione 5+10 e poi il risultato viene moltiplicato per 2, questo perché, le parentesi hanno la precedenza su tutti gli operatori. LECOLONNE COME ALLARGARE LE COLONNE Per allargare una colonna: 1. Posizionare il puntatore del mouse nell'intersezione delle due colonne (sull'intestazione); 2. Quando il puntatore si trasforma in due doppie frecce divergenti cliccare e tenere premuto il pulsante del mouse e trascinare a destra per allargare la colonna, trascinare a sinistra per restringerla. ALCUNI ESERCIZI IN EXCEL 1. Aprire una nuova cartella excel. 2. Costruire le tabelle seguenti iniziando dalla cella C2. Ovviamente al posto delle formule, sulla colonna F, si vedranno i risultati. 1 2 A B C D E F esercizio 1 - uso l operatore dell addizione 4 lunedì martedì totale 5 Vitto =D5+E5 Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 12

13 6 viaggi =D6+E6 7 Varie 5 7 =D7+E7 8 Totale =SOMMA(F5:F7) esercizio 2 - uso l operatore della sottrazione 13 prezzo sconto totale 14 Penna 2 0,3 =D14-E14 15 matita 1,5 0,2 =D15-E15 16 gomma 1 0,1 =D16-E16 17 Totale =SOMMA(F14:F16) esercizio 3 - uso l operatore. della moltiplicazione 22 quantità prezzo totali 23 coperto 5 1 =D23*E23 24 Primo 5 5 =D24*E24 25 secondo 3 7 =D25*E25 26 Frutta 3 3 =D26*E26 27 Caffè 2 1 =D27*E27 28 Totale =SOMMA(F23:F27) esercizio 4 - uso l operatore della divisione 33 km giorni Km/gg 34 gennaio =D34/E34 35 febbraio =D35/E35 36 marzo =D36/E36 37 Totali =D37/E37 3. Salvare la cartella excel nominandola primi esercizi excel. Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 13

14 LA MODALITA' MODIFICA Per modificare una cella senza cancellare il suo contenuto, bisogna entrare in modalità modifica ovvero nella cella. Per sapere se si è in modalità modifica, bisogna osservare la barra di stato che si trova in fondo al foglio di lavoro. In modalità normale si vede scritto "Pronto". COME MODIFICARE LE CELLE Per entrare in modalità modifica si possono usare vari metodi: 1 metodo: fare doppio clic direttamente sulla cella da modificare. 2 metodo: attivare la cella da modificare (con un clic o spostandosi con i tasti cursori)e premere il tasto "F2" da tastiera. 3 metodo: attivare la cella da modificare (con un clic o spostandosi con i tasti cursori) e cliccare all'interno della barra della formula. Ora che si è in modalità modifica si può usare: Il tasto " CANC " per cancellare il carattere a destra del cursore; il tasto " backspace " per cancellare il carattere a sinistra del cursore; il tasto "fine" per posizionare il cursore alla fine; il tasto " Home " per posizionare il cursore all'inizio; la combinazione di tasti " CTRL " + " tasto cursore sinistro" per posizionare il cursore all'inizio della parola; la combinazione di tasti "CTRL" + "tasto cursore destro" per posizionare il cursore alla fine della parola. Eseguita la modifica si preme il tasto " INVIO " per confermarla, oppure il tasto "esc" per annullarla. I VARI CONTENUTI DELLE CELLE Ogni singola cella può contenere Testo, Valori o Formule. I Valori possono essere espressi in quantità oppure in data e/o ora. COME DIGITARE NUMERI Quando si digitano numeri nelle celle, si possono usare i seguenti metodi che velocizzano le operazioni di inserimento. Digitare,34 anzichè 0,34. Digitare 12,5 anzichè 12,50. Sono piccoli dettagli, ma servono per risparmiare un po' di tempo! Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 14

15 COME DIGITARE DATA E ORA Se si applica uno dei formati data e ora predefiniti di excel, il programma riconoscerà la data e l'ora come "valore" (ovvero su questi formati potrà eseguire calcoli). Alcuni esempi di formati ora (equivalenti): PM PM Alcuni esempi di formati data (equivalenti): 25/11/ nov nov - nov-04 SE LE CELLE IMPAZZISCONO! Aprire una nuova cartella di lavoro excel; Digitare nella cella "A1" 11/4 e premere INVIO. A seconda della versione, si visualizzerà sulla cella "11/04" oppure "11-apr". Digitare sulla cella "A2" 11/04/04 e premere INVIO. Si visualizzerà sulla cella "11/04/2004" (o qualcosa di simile!) E fin qui va tutto bene! Cancellando il contenuto della cella "A1", si digita 11/04/04 e si preme INVIO. Cancellando il contenuto della cella "A2", si digita 25 e si premi INVIO. Ma cosa succede...? Inserendo le date sulle celle "A1" e "A2", quest'ultime hanno "preso" automaticamente questo formato e non può semplicemente essere cancellato con il tasto "CANC" o sostituito con valori di formato diverso. CANCELLARE TUTTO Per cancellare il contenuto della cella, e il formato della cella,(ovvero per portare la cella al suo stato originale), 1. selezionare le celle interessate 2. dalla scheda "Home" cliccare sull'icona "cancella" (sotto la somma automatica) 3. cliccare su "cancella tutto" 4. Se invece si vogliono mantenere i dati selezionare cancella formati Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 15

16 FORMATO DELLA CELLA Se invece si vogliono cambiare il formato di una cella: 1. selezionare la cella desiderata 2. dalla scheda "Home" aprire il menu a discesa cliccando sul triangolino a destra del "Formato Numero" 3. cliccare sul formato desiderato ("Numero", nell'esempio). IL RIEMPIMENTO AUTOMATICO Se si sono eseguiti gli esercizi della lezione " primi esercizi con excel ", si sarà notato, quanto può diventare noioso inserire le formule una ad una. Bene, con il riempimento automatico, si possono inserire una sola formula, ed in 1 secondo inserire 10, 100, 1000 formule "uguali". Inserire dei valori nelle celle da "A1" a "B4". Nella cella "C1" digitare la formula =A1+B1 e premere INVIO. Attivare la cella "C1". Se si osserva: nella cella attiva si vede un quadratino nero in basso a destra. Posizionare il puntatore sul quadratino, fino a quando il puntatore si trasforma in una crocetta nera (fina) Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 16

17 Cliccare, tenendo premuto il pulsante del mouse e trascinarlo in basso fino alla cella "C4" e rilasciarlo. Come per "magia" le formule sona state create. Se si attivano le celle una ad una e si osserva nella barra della formula, si nota come le formule sono state create. RIEMPIRE GIORNI, MESI E... TESTO Con il riempimento automatico, si possono trascinare, non solo formule, ma qualsiasi valore o testo ed alcuni riempimenti hanno effetti sorprendenti! Digitare in "A1" lunedì e premere INVIO. Riattivare la cella "A1"; posizionare il puntatore sul quadratino in basso a destra, trascinare in basso (vale anche a destra) e rilasciare. In un "colpo" solo si sono inseriti tutti i giorni della settimana. Tutto questo, lo si può fare anche per i mesi e per tanti altri tipi di parole. Si osservi questa tabella. Tabella di esempio di riempimento automatico A B C D E F 1 Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre 2 giu lug ago set ott nov 4 Gen Feb Mar Apr Mag Giu 5 04/01/97 05/01/97 06/01/97 07/01/97 08/01/97 09/01/97 6 Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 17

18 7 Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Trimestre 1 Trimestre 2 8 Trim 1 Trim 2 Trim 3 Trim 4 Trim 1 Trim 2 9 T1 T2 T3 T4 T1 T2 10 Prodotto 1 Prodotto 2 Prodotto 3 Prodotto 4 Prodotto 5 Prodotto prodotto 2 prodotto 3 prodotto 4 prodotto 5 prodotto 6 prodotto Si inseriscano solo i dati della prima cella di ogni riga e si usi il riempimento automatico per riempire le celle a destra. In questo caso si trascina il cursore a destra invece di trascinarlo in basso. TRASCINARE NUMERI Con i numeri, il riempimento automatico, funziona diversamente. Digitare in "A1" 1 e premere INVIO; attivare la cella "A1" e trascinala usando il riempimento automatico. In questo modo vengono creati una serie di uno. Se ci si aspettava la progressione 1, 2, 3, 4... non ci sono problemi ad avere la progressione usando il pulsante DESTRO del mouse. Digitare in "A1" 1 e premere INVIO; attiva la cella "A1"; posizionare il puntatore sul quadratino in basso cliccare con il pulsante destro e trascina in basso rilasciare il pulsante del mouse, si apre un menu cliccare sulla voce "Ricopia in serie" in questo modo si ottiene la progressione dei numeri incrementati di una unità. Se invece si vuole ottenere una serie di numeri, incrementata di 2 unità, ad esempio la serie 1, 3, 5, 7, 9... e così via, dal menu contestuale cliccare sulla voce "Serie..." Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 18

19 digitare 2 da tastiera (valore di incremento) cliccare su OK. INSERIRE SOLO I GIORNI FERIALI Con il riempimento automatico si possono anche inserire solo i giorni feriali (da lunedì a venerdì, escludendo quindi il sabato e la domenica) tra un intervallo di date note. Nella cella A1 digitare la data iniziale (nell'esempio: 01/03/2007) e premere INVIO riattivare la cella A1 posizionare il puntatore sull'angolino in basso della cella, quando il puntatore si trasforma in una crocetta nera fina, cliccare e tenere premuto il pulsante DESTRO del mouse trascinando in basso (fino alla 100^ riga o anche oltre!!), rilasciando il mouse si apre un menu, scegliere la voce "Serie...", si apre la finestra di dialogo "Serie", selezionare l'opzione "giorni feriali", inserisci la data finale sulla casella "valore limite", (nell'esempio: 30/04 ) Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 19

20 cliccare su OK. Per spostarti velocemente sulla data finale, tenere premuto il tasto "CTRL" da tastiera e clicca sul tasto "cursore giù" (sempre da tastiera). CREARE UN GRAFICO Ecco come creare un grafico velocemente. 1. Creare la seguente tabella A B C 1 Produzione stabilimenti italiani 2 maglie 3 Zona_Nord Zona_Sud Zona_Est Seleziona dalla cella A2 alla cella B5 A B C 1 Produzione stabilimenti italiani 2 maglie 3 Zona_Nord 1250 Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 20

21 4 Zona_Sud Zona_Est Dalla barra multifunzione cliccare sulla scheda "Inserisci" 4. cliccare su "Istogramma" 5. dal menu a discesa cliccare sul grafico desiderato (nell'esempio "colonne 2d"). 6. Il grafico è stato creato. 7. Esiste un modo ancora più veloce per creare un grafico. Dopo aver selezionato le celle dei dati, premere il tasto "F11" da tastiera. Verrà creato un grafico su un nuovo foglio di lavoro. COME AGGIUNGERE DATI AL GRAFICO Se bisogna cambiare i dati inseriti nelle celle, dopo aver confermato l'immissione dei nuovi dati con il tasto "invio", si vedrà il grafico aggiornarsi automaticamente. Se invece occorre aggiungere dei dati all interno di nuove celle, il grafico non li considera. Aggiungere alla tabella in precedenza creata i seguenti dati: A B C 1 Produzione stabilimenti italiani 2 maglie pantaloni 3 Zona_Nord Zona_Sud Zona_Est Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 21

22 I dati sono stati aggiunti ma il grafico non è cambiato!! Per aggiungere i nuovi dati al grafico bisogna: 1. selezionare con un clic il grafico Si vedrà la tabella dei dati contornata da bordi colorati. 2. Posizionare il puntatore sull'angolo in basso a destra della tabella, in modo che venga trasformato in una doppia freccia divergente 3. Cliccare e mantenere premuto il pulsante del mouse 4. trascinare a destra fino a comprendere i dati inseriti 5. rilasciare il pulsante del mouse. Il grafico è stato aggiornato con i nuovi dati. COME MODIFICARE LE DIMENSIONI DEL GRAFICO Ogni grafico creato con Excel è composto da vari oggetti. Per conoscere il nome dei vari oggetti che compongono il grafico, è sufficiente posizionare il puntatore sopra il grafico. A seconda di dove si posizioni il puntatore, dopo circa un secondo, appare un messaggio con la descrizione del nome dell'oggetto: Area del grafico Asse delle categorie Asse dei valori Serie Leggenda Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 22

23 Area del tracciato Griglia principale dell'asse dei valori. Per dimensionare (ingrandire o rimpicciolire il grafico), 1. cliccare sopra il grafico per selezionarlo 2. Appariranno dei puntini sui bordi del grafico. Questi puntini sono chiamate "maniglie". 3. portare il puntatore sopra ad una di queste maniglie fino a quando si trasforma in una doppia freccia divergente 4. cliccare e mantenendo premuto il pulsante, spostare il mouse nella direzione desiderata (Verso il centro del grafico per rimpicciolire oppure verso l'esterno per ingrandire). 5. rilasciare il pulsante del mouse. Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 23

24 COME CAMBIARE LO SFONDO DELL'AREA DEL GRAFICO 1. Posizionare il puntatore sopra l'area del grafico. Ricordarsi di aspettare un secondo per visualizzare il contenuto del messaggio e quindi verificare di essere sopra l'area del grafico. 2. Fare un clic per selezionare l' "Area di grafico" 3. dalla barra multifunzione cliccare sulla scheda "Home" 4. cliccare sul triangolino a destra dell'icona "colore di riempimento" 5. cliccare su uno dei quadratini colorati. 6. Si noterà che passando il puntatore sopra i quadratini, il colore del grafico cambia, permettendo di vedere un'anteprima del grafico colorato in tempo reale. COME CAMBIARE IL BORDO DEL GRAFICO Per modificare la forma del grafico si può utilizzare il tasto destro del mouse. Ad esempio per cambiare il bordo: 1. cliccare con il tasto destro sopra l'area del grafico. Verranno aperti due menu contestuali. Osservando il menu della formattazione (quello piccolo con le icone) 2. cliccare sul triangolino posto a destra dell'icona bordi 3. cliccare sul quadratino corrispondente al colore desiderato 4. riaprire il menu con un clic sul triangolino posto a destra dell'icona bordi Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 24

25 5. posizionare il puntatore sulla voce "Spessore" 6. cliccare sulla linea 3pt (ad esempio) 7. Se si vuole dare un tocco più professionale al grafico, si può arrotondare gli angoli: 8. riaprire il menu con un clic sul triangolino posto a destra dell'icona bordi 9. posizionare il puntatore sulla voce Spessore 10. cliccare sulla voce "altre linee" 11. dalla finestra di dialogo "formato area grafico" spuntare con un clic la casella di controllo "Angoli arrotondati" 12. "Chiudi" la finestra di dialogo 13. cliccare su una cella per deselezionare il grafico e vedere meglio l'effetto degli angoli arrotondati. INSERIRE UNO SFONDO COLORATO CON SFUMATURE AL GRAFICO Per inserire uno sfondo con sfumature: 1. cliccare con il tasto destro sopra l'area del grafico 2. Dalla barra contestuale cliccare sul triangolino posto a destra dell'icona "colore sfondo" 3. posizionare il puntatore sulla voce "sfumatura" Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 25

26 4. dal nuovo menu cliccare sulla sfumatura desiderata. INSERIRE UN'IMMAGINE DI SFONDO AL GRAFICO 1. Posizionare il puntatore sopra l'area del grafico. 2. cliccare con il tasto destro 3. apri il menu a discesa "colore riempimento" 4. cliccare su "Immagine" 5. dalla finestra di dialogo selezionare l'immagine con un doppio clic Questo potrebbe non bastare, perché l'immagine è coperta dall'area del tracciato. Allora bisogna proseguire nel seguente modo: 6. posizionare il puntatore sopra l'area del Tracciato (Al centro del grafico) 7. cliccare con il tasto destro 8. dal menu contestuale cliccare su "Formato area del tracciato" Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 26

27 9. attivare con un clic l'opzione "nessun riempimento" 10. chiudere la finestra di dialogo. Ecco il risultato finale MODELLI MODELLI FATTURA EXCEL GRATUITA Se non si ha nessuna intenzione di seguire questa lezione, si puoi scaricare gratis il modello fattura excel cliccando sull'icona sottostante o utilizzando il link. Per chi usa Office Per chi usa Openoffice Altrimenti seguire il corso di questa lezione per imparare a creare e personalizzare una fattura con Excel. PRIMI PASSI PER CREARE UN MODELLO FATTURA CON EXCEL Prima di tutto bisogna preoccuparsi di inserire le colonne base per una fattura. L'intestazione, il destinatario e gli altri dati, potranno essere inseriti in seguito. Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 27

28 1 Inserire i dati come da tabella: A B C D E F 2 codice articolo un.mis. quantità prezzo totale 3 Inserire nella cella F3 (sotto il totale) la formula che moltiplichi D3 (la quantità) per E3 (il prezzo). Digitare = D3*E3 e premere invio per confermare. In F3 si vedrà uno zero. Attivando la cella F3, sulla barra della formula si vedrà invece la formula appena digitata. NASCONDERE LO ZERO USANDO LA FUNZIONE "SE" DI EXCEL Per non visualizzare lo zero come risultato della formula, modificare la formula appena scritta in F3 nel modo seguente: =SE(D3="";"";D3*E3). Questa formula usa la funzione "SE". In questo caso la formula immessa ha questo significato: se nella cella D3 non viene scritto nulla, allora non scrivere nulla (in F3), altrimenti (in caso contrario) esegui il calcolo D3*E3. COPIARE LE FORMULE IM MODO QUASI AUTOMATICO Per copiare la formula nelle celle sottostanti, attivare la cella F3 e posizionandosi sul quadratino in basso a destra della cella, trascinare il suo contenuto fino alla cella F23. Apparentemente le celle della colonna F sembrano vuote, ma in realtà cliccando sopra di esse, si potrà osservare sulla barra della formula il loro reale contenuto. Ora per rendere più pratico l'esempio,inserire alcuni dati di esempio come da tabella: 1 A B C D E F 2 codice articolo un.mis. quantità prezzo totale 3 11 matita H3 cad 12 0,7 8, foglio A4 risma colla stick cad Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 28

29 EVIDENZIARE I BORDI E FORMATTARE LE COLONNE Per evidenziare i bordi (o meglio per poterli stampare), 1. selezionare dalla cella A2 alla cella F23 2. dalla scheda "Home" 3. cliccare sul triangolino a fianco dell'icona bordi 4. dalla tavolozza scegliere l'icona tutti i bordi. Per formattare le colonne "prezzo" e "totale" in euro, 1. selezionare dalla cella E3 alla cella F23 2. (dalla scheda "Home") cliccare sull'icona "Formato numeri contabilità". INSERIRE FORMULE PER IL CALCOLO DELL'IVA E DEL TOTALE FATTURA Per inserire nella cella F24 la formula che calcola la somma dei totali, 1. selezionare dalla cella A3 fino alla cella F24 2. dalla scheda "Home" 3. cliccare sull'icona "Somma automatica". A B C D E F 1 2 codice articolo un.mis. quantità prezzo totale 3 11 matita H3 cad 12 0,7 8, foglio A4 risma colla stick cad Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 29

30 ,4 Nella cella E25 inserire la percentuale IVA (ad esempio 20%). Per calcolare l'iva, nella cella F25 digitare la formula =F24*E25 Per calcolare il totale della fattura, nella cella F26 inserire la formula =F24+F25 Per evidenziare il contenuto, formattare in grassetto e bordi spessi le celle D26 ed F26. 1 A B C D E F 2 codice articolo un.mis. quantità prezzo totale 3 11 matita H3 cad 12 0,7 8, foglio A4 risma colla stick cad Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 30

31 SOMMANO 134,4 25 IVA 0,2 26,88 26 TOTALE FATTURA 161,28 Bene il corpo della fattura è stato fatto. Bisogna ora inserire alcuni dati fondamentali per l'emissione della fattura: il mittente, il destinatario, la partita iva, il numero e la data. INSERIRE RIGHE E COMPLETARE L'INTESTAZIONE DELLA FATTURA Per inserire dieci righe sopra la tabella appena creata: 1. cliccare sul numero uno della prima riga e tenere premuto il pulsante del mouse 2. trascinare in basso fino alla 10^ riga e rilasciare. In questo modo si sono selezionate le righe dalla 1 alla Cliccare con il tasto destro, sopra la selezione 4. dal menu contestuale, cliccare sul comando inserisci. Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 31

32 5. Digitare ora, in A1 il nome della ditta che emette la fattura. Nell'esempio: IPERCARTOLERIE. CENTRARE E UNIRE LE CELLE IN EXCEL Per centrare il nome, 1. selezionare dalla cella A1 alla cella F1 2. (dalla scheda Home) cliccare sul comando unisci e centra. Per ingrandire, 1. (dalla scheda Home) cliccare sul comando dimensione carattere 2. cliccare sul numero desiderato (16 nell'esempio). Digitare in A2 i dati della ditta che emette la fattura (indirizzo, telefono, partita iva). Unire e centrare le celle dalla A2 alla F2. Dimensionare i caratteri (8 nell'esempio). Completare i dati come da immagine seguente: COME INSERIRE UN NUMERO CHE INIZIA CON ZERO SU UNA CELLA DI EXCEL Se si vuole inserire un numero che inizia con zero in una cella di excel, (come ad esempio una partita iva), prima di digitare lo zero, digitare un apostrofo. Sulla tastiera l'apostrofo si trovi a fianco del tasto dello zero, dove c'è il punto di domanda. Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 32

33 COME CENTRARE NEL FOGLIO I DATI INSERITI Per centrare il modello fattura excel al centro del foglio, 1. dalla barra multifunzione cliccare sula scheda "Layout di pagina" 2. cliccare su "Margini" 3. cliccare in fondo al menu, sulla voce "Margini personalizzati" 4. attivare la casella di controllo "Orizzontalmente" 5. cliccare su OK per confermare. MODELLI PER ARCHIVIARE DATI Esistono molti software per archiviare dati. Ma ognuno è specifico per un solo tipo di dati. Quindi ci sarà un programma per archiviare cd, un altro per archiviare dvd, un altro ancora per archiviare libri. Con il foglio elettronico (Excel o OpenOffice) potrai personalizzare qualsiasi tipo di archivio dati. Questi sono alcuni modelli vuoti per poter archiviare in modo ordinato numeri telefonici, libri, cd, dvd e file mp3, creati con un foglio elettronico che potrai scaricare sul tuo computer cliccandoci sopra. > Modello excel rubrica telefonica > Modello excel per archiviare libri > Modello excel per archiviare cd o mp3 > Modello excel per archiviare dvd - film > Modello openoffice rubrica telefonica > Modello openoffice per archiviare libri > Modello openoffice per archiviare cd o mp3 > Modello openoffice per archiviare dvd - film Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 33

34 CREARE UN MODELLO PER ARCHIVIARE CD Creare modelli con excel per archiviare dati è facile, si inizia ad inserire i seguenti dati come da tabella. 1 COLLEZIONE CD A B C D E F 2 autore nr brano musicale titolo CD genere 3 ALLARGARE PIU' COLONNE IN MODO UGUALE Nella lezione Creare formule e allargare colonne si è descritto come allargare o restringere una singola colonna. Per poter invece, allargare più colonne contemporaneamente, 1. selezionare più colonne. In questo caso, cliccare sulla lettera della colonna A tenere premuto il pulsante del mouse trascinarlo fino alla lettera della colonna E rilasciare il pulsante. 2. Posizionare il puntatore su una delle intersezioni di colonna fino a quando si trasforma in una doppia freccia divergente 3. cliccare e tenere premuto il pulsante del mouse 4. spostare a destra il puntatore per allargare le colonne, oppure 5. spostare a sinistra il puntatore per restringere le colonne 6. rilasciare il pulsante del mouse. ABBELLIRE IL FORMATO DEL MODELLO Centrare e unire la cella A1 espandendola fino alla colonna E.(Si veda lezione precedente) Creare un modello fattura excel. Selezionare la cella A1 cliccare su grassetto cliccare su colore carattere (rosso nell'esempio Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 34

35 cliccare su dimensione carattere (16 nell'esempio). Selezionare dalla cella A2 alla cella E2 cliccare su allineamento centrato cliccare su grassetto cliccare su colore carattere (blu nell'esempio) cliccare su colore riempimento (giallo nell'esempio). Selezionare dalla cella A3 alla cella E20 cliccare su colore riempimento (verde chiaro nell'esempio). AVERE IL CONTROLLO DELLO SPESSORE DEI BORDI Nella lezione precedente è stato descritto come inserire i bordi alle celle in modo veloce usando l'icona posta sulla scheda "Home". Ma in questo modo non si poteva scegliere lo spessore dei bordi. Per poter controllare lo spessore, 1. selezionare l'area interessata (dalla cella A3 alla cella E15 nell'esempio) 2. dalla barra Home cliccare a fianco dell'icona bordi 3. in fondo al menu a discesa cliccare su "Altri bordi" Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 35

36 4. dalla finestra di dialogo formato celle, scegliere lo stile cliccando sulla linea desiderata (nell'esempio, cliccare sulla linea posta sotto "nessuno") 5. cliccare sul pulsante "Bordato" per applicare il bordo all'esterno dell'area selezionata 6. cliccare sul pulsante "Interno" per applicare il bordo anche all'interno di ogni cella dell'area selezionata 7. cliccare sul pulsante "OK" per confermare. 8. Ecco il risultato: Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 36

37 APPLICARE IL TESTO A CAPO SULLE CELLE Ora se si prova ad inserire i dati nelle celle, funziona tutto ma solo fino a quando i caratteri inseriti non superano la larghezza della cella. Infatti i caratteri che eccedono, o vanno a sconfinare nella cella successiva (quando la cella successiva è vuota) oppure sono nascosti (quando la cella successiva contiene dati). Sarebbe quindi utile in questo caso che i caratteri eccedenti si posizionassero sotto e che la riga si allargasse automaticamente. Per ottenere questo effetto, si deve applicare il "testo a capo". 1. Selezionare l'area interessata (dalla cella A3 alla cella E15 nell'esempio) 2. dalla scheda "Home" 3. cliccare sull'icona "Testo a Capo". MANTENERE I DATI NELLA PARTE ALTA DELLA CELLA Per mantenere i dati nella parte alta della cella, quando verrà automaticamente ingrandita, 1. selezionare l'area interessata 2. cliccare sull'icona "allinea in alto". ORDINARE I DATI I dati che vengono inseriti non devono necessariamente rispettare un ordine, perché in qualsiasi momento si potranno ordinare con un semplice clic. Dopo aver inserito i dati, 1. attivare una cella della colonna sulla quale si vuole ottenere l'ordinamento (colonna A "autore" nell'esempio). 2. ATTENZIONE : ATTIVARE (selezionare) SOLO UNA CELLA ALTRIMENTI I DATI SARANNO ALTERATI. 3. Dalla scheda "Home" cliccare sul comando "Ordina e Filtra" 4. cliccare su "ordina dalla A alla Z" per avere un ordine crescente dei dati (in ordine alfabetico o, da valore minore a valore maggiore) 5. oppure cliccare su "ordina dalla Z alla A" per avere un ordine decrescente dei dati. Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 37

38 VISUALIZZARE SOLO UNA PARTE DEI DATI Per poter visualizzare solo una pare dei dati inseriti (ovvero Filtrare i dati) bisogna procedere nel seguente modo: 1. selezionare le celle di intestazione (dalla cella A2 alla cella E2 nell'esempio) 2. cliccare su "Ordina e Filtra" 3. dal menu a discesa cliccare su "Filtro". Si osservi: a fianco di ogni cella di intestazione appare un triangolino nero. 1. Cliccare su un triangolino nero (autore nell'esempio) 2. dal menu a discesa togliere con un clic la spunta su "Seleziona tutto" 3. con un clic spuntare i dati da filtrare (Franco Battiato, nell'esempio) 4. cliccare su OK. Se si osserva, il triangolino a fianco della cella si nota che è accompagnato dal simbolo del filtro: un imbuto. Per poter rivisualizzare tutti i dati, 1. cliccare sul triangolino / imbuto Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 38

39 2. dal menu a discesa cliccare su "cancella filtro da... " ("autore" in questo caso). STAMPARE UN FOGLIO DI EXCEL Nella nuova versione Excel 2007, un foglio di lavoro è lungo oltre 6000 metri e largo circa 400 metri! Quando viene aperto un nuovo foglio di lavoro, sullo schermo, si vede solamente una piccolissima parte di esso: l'angolo sinistro in alto di questo enorme foglio. Se ci si limita ad inserire dati entro le prime 50 righe e le prime 9 colonne (da A a I), mantenendo l'altezza e la larghezza standard delle righe e colonne, si potrà stampare il tutto in una singola pagina. Per stampare, 1. fare clic sul pulsante "Office" (in alto a sinistra) 2. dal menu a discesa posizionare il puntatore su "Stampa" Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 39

40 3. cliccare su "Stampa immediata". COME VIENE DIVISO PER LA STAMPA UN FOGLIO DI EXCEL Per vedere come un foglio di excel viene diviso per la stampa, 1. inserire almeno un dato su una cella e premere INVIO da tastiera 2. fare clic sul pulsante "Office" (in alto a sinistra) 3. dal menu a discesa posizionare il puntatore su "Stampa" 4. cliccare su "Anteprima di stampa" (dal menu che appare sulla destra). 5. cliccare sul pulsante "Chiudi" (per chiudere l'anteprima di stampa). Si osservi, sulla destra dello schermo si trova una linea tratteggiata verticale. Quella linea tratteggiata, corrisponde ad un "taglio della pagina". Usando la barra di scorrimento (oppure Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 40

41 premendo e tenendo premuto il tasto cursore giù da tastiera), per "scendere" e visualizzare le righe n.50 - n.60. si trova una linea tratteggiata orizzontale, che corrisponde alla fine della prima pagina. Riportandosi sulla cella A1 dalla barra multifunzione cliccare sulla scheda "Visualizza" cliccare sull'icona "Zoom" dalla finestra che appare, cliccare sul pulsante di opzione 25% e quindi su OK. Questo comando ti permette di vedere una parte più ampia del foglio di lavoro e fa capire meglio come viene diviso nella stampa (vedasi le linee tratteggiate). Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 41

42 CONTROLLARE LA STAMPA CON "ANTEPRIMA DI STAMPA" Prima di stampare è buona norma controllare la stampa con il comando "Anteprima di stampa" che permette di vedere su schermo quante e come vengono stampate, senza sprecare nessun foglio di carta. Solo a titolo di esempio immettere alcuni dati sul foglio di lavoro. 1. Dalla scheda "Visualizza", riportare lo "zoom" al 100% cliccando sulla relativa icona 2. inserire dalla cella B1 alla cella AF1 i numeri da 1 a inserire nella cella A2 gen-07 e con il riempimento automatico riempire le celle fino alla cella A100 (mar-15) Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 42

43 4. dal pulsante "Office" eseguire l'anteprima di stampa. "NAVIGARE" IN ANTEPRIMA DI STAMPA Ora che si è in modalità anteprima di stampa, in basso a sinistra si può vedere il numero di pagina visualizzata sullo schermo ed il numero di pagine totali. Per visualizzare le pagine successive, cliccare sul comando "Pagina successiva". In alternativa premere "il tasto cursore GIU" da tastiera. In basso a sinistra si osserverà il numero di pagina visualizzato (pag.2 di 7 - ecc.). Per ritornare a visualizzare le pagine precedenti, cliccare sul comando "Pagina precedente". In alternativa premere il "tasto cursore SU" da tastiera. Per ingrandire, cliccare sul pulsante "Zoom", oppure, portare il puntatore sul punto del foglio che si vuole ingrandire e cliccaci sopra. Per togliere lo zoom, cliccare sul pulsante "Zoom", oppure cliccare sopra il foglio. Cliccare sul comando chiudi per chiudere l'anteprima di stampa e rivisualizzare il foglio di lavoro. OTTIMIZZARE LA LARGHEZZA DELLE COLONNE Se si stampano i dati del precedente esempio così come sono, (vedasi lezione precedente) si dovrebbero consumare 7 fogli di carta. In excel esistono diversi modi per ridurre il numero dei fogli stampati. Prima di tutto si può ottimizzare la larghezza delle colonne. Ovvero ridurre al minimo le Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 43

44 colonne mantenendo i dati leggibili. Esiste un modo rapidissimo per ottimizzare la larghezza delle colonne. Cliccare sul quadratino grigio in alto a sinistra del foglio In questo modo tutto il foglio viene selezionato. portare il puntatore sopra una intersezione di colonna cliccare due volte in rapida successione (doppio clic). Le colonne contenenti i dati vengono così ridotte al minimo. Eseguire l'anteprima di stampa per vedere gli effetti. Le pagine si sono ridotte a 3. COME CAMBIARE L'ORIENTAMENTO DELLA PAGINA Un altro modo per ridurre il numero di pagine, è quello di cambiare l'orientamento della pagina. 1. Cliccare sulla scheda "Layout di pagina" 2. cliccare sull'icona "Orientamento" Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 44

45 3. dal menu a discesa cliccare su "Orizzontale". Eseguire l'anteprima di stampa per vedere gli effetti. In questo caso però le pagine sono rimaste 3. Oppure sono addirittura aumentate! Per tornare all'orientamento verticale, 1. cliccare sull'icona "Orientamento" 2. dal menu a discesa cliccare su "Verticale". CAMBIARE I MARGINI DEL FOGLIO Ridurre i margini del foglio può a volte essere sufficiente per ridurre il numero di pagine stampabili. Tenere attiva la scheda "Layout di pagina", cliccare sull'icona / comando "Margini" dal menu a discesa cliccare sulla voce "Stretto". Eseguire l'anteprima di stampa per vedere gli effetti. Le pagine si sono ridotte a 2 (con orientamento verticale). Si possono personalizzare i margini. Dopo aver cliccato sul comando "Margini", dal menu a discesa cliccare su "Margini personalizzati" cliccare sui pulsanti di incremento e decremento per ridurre o allargare i margini del foglio Nell'esempio, il margine destro e sinistro sono stati dimensionati ambedue a 0,1 cm. Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 45

46 clicca sul pulsante OK. COME RIDURRE TUTTO IN UNA SOLA PAGINA Esiste un modo veloce ed efficace per ridurre tutti i dati presenti in un foglio di lavoro, ad una sola pagina di stampa. Dalla scheda "Layout di pagina" cliccare sulla piccolissima icona a destra della voce "Imposta pagina". Verrà aperta la scheda "Pagina" della finestra di dialogo "Imposta pagina". Cliccare sul pulsante di opzione "Adatta a" ( 1 pag. di larghezza per 1 di altezza) cliccare su OK. Eseguire l'anteprima di stampa per vedere gli effetti. La stampa si è ridotta ad una pagina. Tutti i dati del foglio di lavoro sono stati rimpiccioliti per essere stampati in una solo pagina. Questo comando, non andrà sempre usato, perché il risultato della stampa potrebbe essere illeggibile. Una soluzione possibile a quest'ultimo tipo di problema è di cambiare il numero di pag. di larghezza o di altezza sulla riga dell'opzione "Adatta a". COME RITORNARE ALLA STAMPA "ORIGINALE" Se il comando adattare tutto in una solo pagina non soddisfa, si può tornare alla stampa "originale". Sempre dalla scheda "Layout di pagina" cliccare sulla piccolissima icona a destra della voce "Imposta pagina" cliccare sul pulsante di opzione "Imposta al" cliccare sui pulsanti di incremento per portare a 100% della dimensione normale (o digitare 100) cliccare su OK. STAMPARE SOLO UNA DETERMINATA PAGINA Per stampare solo una o più pagine del foglio di lavoro, dopo aver attivato l'anteprima di stampa e quindi dopo aver individuato le pagine da stampare, rimanere in Anteprima di stampa e, cliccare sul comando "Stampa" Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 46

47 dalla finestra di dialogo "stampa", cliccare sull'opzione "Pagine" digitare l'intervallo di pagine da stampare sulle caselle "da" e "a". Se ad esempio si vuole stampare solamente la pagina 2, digitare 2 su entrambe le caselle "da" e "a". cliccare su OK per confermare. INSERIRE UN INTERRUZIONE DI PAGINA Excel, divide il foglio di lavoro in più pagine tagliandole in modo predeterminato. Per cambiare il modo in cui viene "tagliato" il foglio di lavoro, 1. attivare il punto (la cella) in cui effettuare il taglio 2. dalla scheda "Layout di pagina" 3. cliccare sul comando "Interruzioni" 4. dal menu a discesa cliccare su "Inserisci interruzione di pagina". Per rimuovere l'interruzione di pagina, 1. riattivare la cella in cui si è inserita l'interruzione 2. dopo aver cliccato su "Interruzioni", dal menu a discesa cliccare su "Rimuovi interruzione di pagina" STAMPARE SOLO UN INTERVALLO DI CELLE (UNA SELEZIONE) Molto utile è il comando che permette di stampare solo una piccola (o grande) parte del foglio di lavoro. Esempio: Selezionare l'intervallo di celle da stampare dal pulsante "Office" in alto a sinistra, avviare la stampa. Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 47

48 Dalla finestra di dialogo "Stampa", cliccare sull'opzione "Selezione" cliccare su OK per stampare solo la parte selezionata, oppure cliccare sul comando "Anteprima" per controllare cosa verrà stampato. COSA SONO IN COMANDI RAPIDI DA TASTIERA In Excel, come in ogni altro programma, esiste la possibilità di usare delle scorciatoie per eseguire alcuni comandi. Tali scorciatoie, consistono nel premere più tasti per muoversi più velocemente e per effettuare le operazioni più comuni. Alcune combinazioni, qui di seguito esposte, possono essere usate anche in molti altri programmi. CTRL + HOME Ad esempio se occorre attivare la prima cella, premere e tenerei premuto il tasto CTRL premere il tasto HOME (la freccia obliqua) Per velocizzare: premere il tasto CTRL con il pollice e il tasto HOME con il medio! CTRL + FINE Attivare l'ultima cella Rende attiva la cella posta nell'intersezione dell'ultima colonna in uso con l'ultima riga in uso. CTRL + Z Annullare l'ultima operazione effettuata CTRL + C Copiare, Equivale al comando Modifica > Copia Prof. Rotolo Giuseppe Dispense di Tecnologie Informatiche 48