Allegato 2 Descrizione fisica dei locali e delle loro caratteristiche di rischio per gli archivi ivi conservati

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1 Allegato 2 Descrizione fisica dei locali e delle loro caratteristiche di rischio per gli archivi ivi conservati La scuola è articolata nelle seguenti sedi, aventi le caratteristiche sotto esposte: SEDE N. 1 - centrale sita nel Comune di CREMONA in via Seminario n. 17/19, dove frequentano N alunni, e lavorano N. 90 Docenti, N. 1 Direttore Generale dei Servizi Amministrativi, N. 9 Assistenti Amministrativi, N. 13 Assistenti Tecnici, N. 15 Collaboratori Scolastici; ELENCO DEI LOCALI CHE CONTENGONO ARCHIVI CARTACEI E STRUMENTAZIONE ELETTRONICA UTILIZZABILE PER TRATTARE DATI PERSONALI: (N.B. la numerazione è costituita da un primo numero che identifica la sede e un secondo codice che identifica la stanza: xyz dove x = piano y = corpo z = numero progressivo) SEDE N. 1: Il settore di questo edificio in cui risiedono tutti gli archivi e i computers: a) non è protetto da sistema elettronico antifurto b) è protetto da sistema di rilevazione incendi collegato ad allarme in grado di allertare interventi esterni c) ha due custodi d) non è sottoposto a periodica ispezione antifurto durante le ore notturne e) dispone di un sistema di infissi rivolti verso l esterno che assicurano un grado discreto di resistenza all intrusione f) complessivamente la protezione antifurto è discreta. g) definizione sintetica del grado di sicurezza di questo settore dell edificio:1d Elenco delle stanze contenenti archivi, registri o computers: 1.1A15 stanza Dirigente Scolastico, con archivio parziale corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili e giudiziari relativi a taluni studenti, taluni dipendenti, taluni professionisti collaboratori esterni, talune ditte fornitrici di materiali e servizi; inoltre il registro di protocollo riservato con relativo archivio, con dati comuni e la possibilità di contenere anche dati sensibili e giudiziari. E presente una cassaforte per custodire valori e documenti riservatissimi. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 1 computers, n. 1 stampanti Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 2 armadi per archivi cartacei. Definizione sintetica della stanza: 1.1A15.DDEB Allegato 2 Descrizione locali pag. 1/8

2 1.1A14 Archivio del DSGA, con archivio anno precedente, parziale anno corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili relativi alla gestione Finanziaria. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 6 armadi per archivi cartacei. 1) Giudizio complessivo sul grado di sicurezza ant-intrusione tenendo conto delle protezioni generali Definizione sintetica della stanza: 1.1A14.DDEB 1.1A13 Ufficio del DSGA, con archivio parziale corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili relativi alla gestione Finanziaria. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 1 computers, n. 1 stampanti Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 2 armadi per archivi cartacei. Definizione sintetica della stanza: 1.1A13.DDEB 1.1A12 stanza della Segreteria Finanziaria e Stipendi (Ufficio Amministrativo), con archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili relativi ai professionisti e collaboratori esterni e a tutte le ditte fornitrici di materiali e servizi, con la relativa contabilità a fini fiscali e di tenuta del Bilancio; in taluni casi documenti con dati particolari (informazioni reddituali a fini fiscali, quali mod. CUD, certificazioni di sostituto d imposta, ecc.). Transitano documenti in busta chiusa da inoltrare senza aprirli al Caf, contenenti dati sensibili o particolari: informazioni reddituali, patrimoniali, e altre informazioni particolari relative a oneri deducibili. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 2 computers, n. 1 stampanti Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 8 armadi per archivi cartacei Definizione sintetica della stanza: 1.1A12.DDEB Allegato 2 Descrizione locali pag. 2/8

3 1.1A11 Stanza dell Ufficio Protocollo e Posta elettronica, del Magazzino e Ufficio Acquisti, dove transitano documenti per la protocollazione e in taluni casi per l archiviazione: si tratta di dati comuni ma è possibile la presenza di dati sensibili e giudiziari; dati comuni relativi al personale docente e non docente a tempo indeterminato e a tempo determinato, dati comuni e possibile presenza di dati sensibili relativi agli alunni e ai dipendenti. Archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e sensibili relativi ai professionisti e collaboratori esterni e a ditte fornitrici di materiali e servizi, e con archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e sensibili relativi a talune ditte fornitrici di materiali e servizi. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 2 computer, n. 1 fotocopiatore/stampante,n. 1 stampanti, n. 1 telefax; n. 1 scanner; è presente una cassaforte per custodire valori e documenti riservatissimi. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 2 armadi per archivi cartacei. Definizione sintetica della stanza: 1.1A11.DDEB 1.1A10 Stanza della Segreteria del Personale2, con archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili relativi a tutti i docenti in servizio, a tutti i dipendenti non-docenti in servizio, a taluni professionisti collaboratori esterni, a talune ditte fornitrici di materiali e servizi, informazioni indirette sullo stato di salute perché ci sono ricevute per visite sanitarie. Dati comuni del personale comprese eventuali cartelle sanitarie personali sigillate ai fini dell applicazione del D.Lgs. 626/1994. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 2 computer, n. 1 stampanti. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 5 armadi per archivi cartacei. Definizione sintetica della stanza: 1.1A10.DDEB 1.1A9 Archivio 1 (Corridoio) locale di collegamento tra gli uffici protocollo amministrativo ufficio personale, con archivio parziale corrente e storico di documenti con dati comuni e dati sensibili relativi al protocollo e alla gestione amministrativa e organi collegiali. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 7 armadi per archivi cartacei. Allegato 2 Descrizione locali pag. 3/8

4 3) Giudizio sul grado di rischio di eventi naturali (allagamenti, ecc ) che potrebbero danneggiare dati: basso Definizione sintetica della stanza: 1.1A9.DBEB 1.1A8 stanza della Segreteria Personale, Ufficio Vicepresidenza, Visite - Viaggi d istruzione e Infortuni con archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili relativi a tutti i docenti in servizio, a tutti i dipendenti non-docenti in servizio, a taluni professionisti collaboratori esterni, a talune ditte fornitrici di materiali e servizi, a taluni studenti per stages; tutti i documenti relativi al rapporto di lavoro. Informazioni indirette sullo stato di salute perché ci sono ricevute per visite sanitarie. Dati comuni del personale comprese eventuali cartelle sanitarie personali sigillate ai fini dell applicazione del D.Lgs. 626/1994. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 5 computer, n. 2 stampanti, n. 1 marcatempo. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 22 armadi per archivi cartacei. Definizione sintetica della stanza: 1.1A8.DBEB 1.1A7 stanza della Segreteria Alunni, con archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili e di stato di salute relativi a tutti gli studenti. Vi sono depositati i registri di classe durante le ore di chiusura della scuola. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 4 computer, n. 2 stampanti Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 1 armadi e n. 6 schedari.. 3) Giudizio sul grado di rischio di eventi naturali (allagamenti, terremoti o altro) che potrebbero danneggiare dati: basso Definizione sintetica della stanza: 1.1A7.DDEB Allegato 2 Descrizione locali pag. 4/8

5 1.1A6 stanza della Vicepresidenza con archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili relativi a tutti gli studenti e a tutti i docenti in servizio. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 2 computer, n. 1 stampanti Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 3 armadi. Definizione sintetica della stanza: 1.1A6.DDEB 1.1A5 stanza Ufficio Tecnico, con archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e sensibili relativi ai professionisti e collaboratori esterni e a ditte fornitrici di materiali e servizi, e con archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e sensibili relativi a talune ditte fornitrici di materiali e servizi. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 3 computer, n. 2 stampanti, n. 1 plotter Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 10 armadi per archivi cartacei. Definizione sintetica della stanza: 1.1A5.DDEB 1.1A4 stanza dell Ufficio Qualità, con archivio corrente e storico di tutti i documenti relativi alla certificazione di qualità. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 1 computers, n. 1 stampanti, n. 1 scanner, 1 computer portatile Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 3 armadi per archivi cartacei. Definizione sintetica della stanza: 1.1A4.DBEB 1.1A3 Stanza C.I.C. con archivio corrente di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili e di stato di salute relativi agli studenti Allegato 2 Descrizione locali pag. 5/8

6 Dotazione di dispositivi elettronici: N. 1 computer, n. 1 stampanti Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 1 armadi per archivi cartacei. Definizione sintetica della stanza: 1.1A3.DDEB 1.1A1 Stanza Biblioteca, con archivi di dati comuni e particolari (situazioni patrimoniali, concessione agevolazioni diritto allo studio, ecc..) relativi agli studenti, elenco dei libri di teso e relativi dati comuni delle case editrici, borse di studio di enti locali. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 6 computers, n. 1 stampanti Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 1 armadi per archivi cartacei Definizione sintetica della stanza: 1.1A1.DDEB 1.RA4 Sala insegnanti, con cassetti chiusi a chiave dove i docenti tengono i registri contenenti i seguenti dati : annotazione delle assenze alunni per motivi di salute, voti e giudizi sul profitto degli alunni; i registri degli insegnanti di religione contengono l elenco alunni che hanno scelto di avvalersi dell insegnamento della religione cattolica; gli insegnanti di materie letterarie conservano i temi svolti, che in rari casi contengono dati personali scritti dall alunno su se stesso, la sua famiglia e altri. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 8 computers, n. 1 stampanti, n. 1 scanner Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 1 cassettiera con n 120 cassetti per archivi cartacei. Durante i periodi di chiusura della scuola non è chiusa a chiave Definizione sintetica della stanza: 1.RA4.DBEB 1.RA3 Ex sala firma personale A.T.A, con armadietti chiusi a chiave. Vi sono depositati i compiti in classe, tra cui i temi di italiano che potrebbero contenere dati personali. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 1 armadi per archivi cartacei. Allegato 2 Descrizione locali pag. 6/8

7 1.RA2 1.TA1 1.TA2 Durante i periodi di chiusura della scuola non è chiusa a chiave Definizione sintetica della stanza: 1.RA3.DBEB Stanza Ingresso-Atrio dove sono depositati per breve tempo in attesa di consegna plichi chiusi contenenti documenti con dati potenzialmente sensibili e giudiziari e talora domande presentate alla scuola senza busta e quindi consultabili (si prescrive di metterli sempre in busta chiusa). Alcuni dati comuni degli studenti per il rilevamento entrate e uscite dalla scuola. Chiosco consultazione orario scolastico e informazioni sugli uffici. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 5 computers, n. 1 stampanti Durante i periodi di chiusura della scuola non è chiusa a chiave Definizione sintetica della stanza: 1. RA2.DDEB Stanza Archivio Generale contiene gli archivi storici degli utlimi dieci anni con dati comuni e sensibili della scuola. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 50 scaffali per archivi cartacei. 3) Giudizio sul grado di rischio di eventi naturali (allagamenti o altro) che potrebbero danneggiare dati: discreto Definizione sintetica della stanza: 1.TA1.DDED Magazzino Generale contiene l archivio dei compiti in classe degli alunni con possibile presenza di dati particolari e sensibili degli alunni. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 80 scaffali e 12 armadi per archivi cartacei. Caratteristiche di sicurezza della porta e degli infissi: modesto 2) Giudizio sul grado di protezione da incendi, che potrebbero danneggiare dati: medio Allegato 2 Descrizione locali pag. 7/8

8 3) Giudizio sul grado di rischio di eventi naturali (allagamenti o altro) che potrebbero danneggiare dati: discreto Definizione sintetica della stanza: 1.TA2.MDDD 1.TA3 Deposito contiene archivi storici precedenti agli utlimi dieci anni con dati comuni e sensibili della scuola. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 40 scaffali per archivi cartacei. Caratteristiche di sicurezza della porta e degli infissi: modesto 2) Giudizio sul grado di protezione da incendi, che potrebbero danneggiare dati: discreto 3) Giudizio sul grado di rischio di eventi naturali (allagamenti o altro) che potrebbero danneggiare dati: discreto Definizione sintetica della stanza: 1.TA3.MBDD 1.TC1 Infermeria: contiene schede sanitarie del medico competente. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 1 armadio per archivi cartacei. 3) Giudizio sul grado di rischio di eventi naturali (allagamenti o altro) che potrebbero danneggiare dati: discreto Definizione sintetica della stanza: 1.TC1.DDED 1.3A8 Stanza CED e gestione ECDL: vi sono conservati (in apposito armadio ignifugo) i programmi originali, i backup di tutti i dati comuni e sensibili degli alunni, dei docenti a tempo indeterminato e a tempo indeterminato, del personale a tempo indeterminato e a tempo indeterminato, le parole chiave.vi è anche l archivio dati comuni e particolari degli utenti ECDL esterni e interni e di talune ditte fornitrici di materiali e servizi. Vi sono anche il sito Web dell Istituto e i Firewall. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 15 computer di cui n. 6 Servers, n. 2 Firewall, n. 1 stampanti, n. 2 scanner, 1 router. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 3 armadi per archivi cartacei, n. 1 scaffali per archivi cartacei. Definizione sintetica della stanza: 1.3A8.DDEB Allegato 2 Descrizione locali pag. 8/8