Notaio Claudio Calderoni ATTI RELATIVI A SOCIETÀ ED ATTIVITÀ IMPRENDITORIALI (AZIENDE)

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1 ATTI RELATIVI A SOCIETÀ ED ATTIVITÀ IMPRENDITORIALI (AZIENDE) ATTI COSTITUTIVI DI SOCIETÀ DI PERSONE (S.N.C./S.A.S.), DI CAPITALI (S.R.L./S.P.A.) E COOPERATIVE L intervento del Notaio nella fase costitutiva delle società rende non più necessari i controlli che in passato venivano svolti per le società di persone (s.n.c. e s.a.s.) dalla Cancelleria del Tribunale e per le società di capitali (s.r.l. e s.p.a.) e le cooperative dai Giudici del Tribunale civile. Adesso, in seguito alla legge n. 340/2000 e alla riforma del diritto societario, è possibile svolgere tutta la fase costitutiva nel giro di pochissimi giorni. Successivamente alla stipula dell atto costitutivo occorrerà fornire al Notaio il codice fiscale della società (da richiedere alla Agenzia delle Entrate) ed un indirizzo di posta elettronica certificata. Tali dati possono essere richiesti anche dal Notaio agli organi competenti, però, soprattutto con riferimento alla richiesta del codice fiscale/partita I.V.A., è opportuno che la compilazione del modulo di richiesta venga svolta con l assistenza di un consulente commerciale/fiscale (un commercialista). Una volta acquisiti tali dati, l iscrizione nel Registro delle Imprese e quindi la concreta operatività della società avviene nel giro di pochi giorni. In assenza di problematiche particolari, ma senza una particolare urgenza, di norma dal momento della firma dell atto costitutivo alla iscrizione nel registro delle imprese passa meno di una settimana lavorativa. In caso di urgenza si può raggiungere tale risultato anche in meno di 36 ore! Documenti da produrre per avviare l'istruttoria della pratica: Scarsi sono i documenti da fornire al Notaio; il Notaio è responsabile, sia penalmente che civilmente, con riferimento all accertamento della identità delle parti, pertanto i documenti anagrafici da produrre non possono ridursi ad una mera carta d identità; come insegna la Corte di Cassazione, per fare bene il suo mestiere il Notaio deve chiedere in originale almeno due documenti (muniti di foto) in corso di validità; inoltre è opportuno fornire al Notaio il tesserino del codice fiscale o la tessera sanitaria.

2 Altro documento che occorre, esclusivamente per le società a responsabilità limitata (s.r.l.) e per le società per azioni (s.p.a.), è - in originale - l attestazione rilasciata da una Banca relativamente al versamento del 25 per cento dei conferimenti in danaro (usualmente euro per le s.r.l. col capitale minimo di euro); qualora la società abbia un unico socio (società unipersonale), è necessario che il versamento sia dell intero capitale. In caso di conferimento di beni immobili occorreranno tutti i documenti indicati in questo sito per gli atti immobiliari (VAI ALLA SEZIONE ATTI IMMOBILIARI), nonchè, per le sole s.r.l. e s.p.a. una perizia di stima giurata di un revisore contabile. I I dati della società È inoltre necessario fornire al Notaio i dati essenziali della società: i dati anagrafici dei soci, con domicilio fiscale e codice fiscale; la ragione/denominazione sociale; la sede; il capitale, i soggetti che la devono amministrare, nonchè indicare il settore economico nel quale essa intende operare. È inoltre importante segnalare al Notaio particolari esigenze sulla base delle quali andranno redatti i patti sociali delle s.n.c./s.a.s. e lo statuto delle s.r.l./s.p.a.. È sommamente opportuno che, già dalla fase costitutiva, i soci siano assistiti da un consulente commercialista, il quale potrà fungere da interfaccia col Notaio nella redazione di detti documenti. È invece vivamente sconsigliato produrre al nostro studio notarile patti sociali/statuti/atti costitutivi già redatti (anche se predisposti da un commercialista), in quanto l apparente vantaggio - rappresentato dalla circostanza che il Notaio ha già un testo contenente i dati necessari - diventa uno svantaggio a causa della necessità per il Notaio di verificare che il testo stesso non sia in contrasto con norme di legge e sia adeguato alle esigenze delle parti; in questi casi il lavoro a carico del Notaio è maggiore, con inutile dispendio di tempo e denaro per le parti. eventuali ulteriori): occorrono due/tre giorni lavorativi, nell'ambito dei quali il notaio l appuntamento può essere fissato anche lo stesso giorno od il giorno successivo all arrivo dei documenti. MODIFICA DI PATTI E CESSIONE DI QUOTE DI SOCIETÀ IN NOME COLLETTIVO (S.N.C.) E DI SOCIETÀ IN ACCOMANDITA SEMPLICE (S.A.S.) Anche una mera cessione di quota, in una delle società in oggetto, comporta alcune modifiche dei patti sociali, nonchè l opportunità, in alcuni casi, di procedere alla riformulazione degli

3 stessi per adeguarli a nuove norme di legge o esigenze varie, sulle quali il Notaio potrà attirare l attenzione dei soci. Documenti da produrre per avviare l'istruttoria della pratica: Scarsi sono i documenti da fornire al Notaio; il Notaio è responsabile, sia penalmente che civilmente, con riferimento all accertamento della identità delle parti, pertanto i documenti anagrafici da produrre non possono ridursi ad una mera carta d identità; come insegna la Corte di Cassazione, per fare bene il suo mestiere il Notaio deve chiedere in originale almeno due documenti (muniti di foto) in corso di validità; inoltre è opportuno fornire al Notaio il tesserino del codice fiscale o la tessera sanitaria. In questi casi, il Notaio deve operare con riferimento ad enti già esistenti e dunque, al di là degli accertamenti che lo studio può compiere autonomamente, è indispensabile fornire al Notaio la copia dell atto notarile di costituzione della società, nonchè le copie di tutti gli atti notarili di modifica della stessa. In caso di conferimento di beni immobili occorreranno tutti i documenti indicati in questo sito per gli atti immobiliari (VAI ALLA SEZIONE ATTI IMMOBILIARI). I I dati della modifica È inoltre necessario fornire al Notaio i dati essenziali della modifica che si intende apportare alla società. È inoltre importante segnalare al Notaio particolari esigenze sulla base delle quali andranno redatti i nuovi patti sociali delle s.n.c./s.a.s. È comunque opportuno che, anche in questa fase, i soci siano assistiti da un consulente commercialista, il quale potrà fungere da interfaccia col Notaio nella redazione di detti documenti. È invece vivamente sconsigliato produrre al nostro studio notarile patti sociali o atti modificativi già redatti (anche se predisposti da un commercialista), in quanto l apparente vantaggio - rappresentato dalla circostanza che il Notaio ha già un testo contenente i dati necessari - diventa uno svantaggio a causa della necessità per il Notaio di verificare che il testo stesso non sia in contrasto con norme di legge e sia adeguato alle esigenze delle parti; in questi casi il lavoro a carico del Notaio è maggiore, con inutile dispendio di tempo e denaro per le parti. eventuali ulteriori): occorrono 5/6 giorni lavorativi, nell'ambito dei quali il notaio l appuntamento può essere fissato anche nei due giorni successivo all arrivo dei documenti.

4 MODIFICA DI STATUTI SOCIETARI DI SOCIETÀ DI CAPITALI (S.R.L. E S.P.A.), DI SOCIETÀ COOPERATIVE ED ALTRI VERBALI DI ASSEMBLEA L intervento del Notaio nella fase modificativa delle società rende non più necessari i controlli che in passato venivano svolti per le società di capitali (s.r.l. e s.p.a.) e le cooperative dai Giudici del Tribunale civile; la responsabilità del Notaio è ovviamente accresciuta. Occorre sottolineare che le modifiche in parola avvengono sulla base delle deliberazioni prese dai soci riuniti in assemblea, di cui il Notaio è il segretario - che redige il verbale in forma di atto pubblico. Naturalmente il Notaio non può fare altro che verbalizzare, e non può impedire questa o quella delibera, fermo restando l obbligo di fornire ogni opportuna consulenza a soci ed amministratori. Successivamente, però, il Notaio dovrà omologare la stessa delibera, verificando che la stessa sia conforme a legge e possa essere iscritta nel Registro delle Imprese, acquisendo così efficacia; in caso negativo, le parti dovranno chiedere al Tribunale civile detta omologa, con notevole dispendio di tempo e con la concreta possibilità che il Tribunale confermi la valutazione negativa del Notaio. Documenti da produrre per avviare l'istruttoria della pratica: Scarsi sono i documenti da fornire al Notaio; il Notaio è responsabile, sia penalmente che civilmente, con riferimento all accertamento della identità delle parti, pertanto i documenti anagrafici da produrre non possono ridursi ad una mera carta d identità; come insegna la Corte di Cassazione, per fare bene il suo mestiere il Notaio deve chiedere in originale almeno due documenti (muniti di foto) in corso di validità del legale rappresentante della società e, possibilmente, di tutti i soggetti che intervengono all assemblea.

5 In questi casi, il Notaio deve operare con riferimento ad enti già esistenti e dunque, al di là degli accertamenti che lo studio può compiere autonomamente, è indispensabile fornire al Notaio la copia dell atto notarile di costituzione della società, nonchè le copie di tutti gli atti notarili di modifica della stessa. È importante fornire al Notaio il libro soci della società, nonchè, qualora l assemblea sia convocata, l avviso di convocazione e la prova dell avvenuta ricezione da parte dei destinatari (usualmente avviso di ricevimento della lettera raccomandata). Per tutte le operazioni sul capitale, inoltre, va fornito al Notaio un bilancio straordinario completo di situazione patrimoniale, conto economico e relazione degli amministratori, aggiornato a non più di due mesi prima della data fissata per l assemblea. In caso di conferimento di beni immobili occorreranno tutti i documenti indicati in questo sito per gli atti immobiliari (VAI ALLA SEZIONE ATTI IMMOBILIARI), nonchè una perizia di stima giurata di un revisore contabile. I I dati della modifica È inoltre necessario fornire al Notaio i dati essenziali della modifica che si intende apportare alla società. È inoltre importante segnalare al Notaio particolari esigenze sulla base delle quali andrà redatto il nuovo stauto delle s.r.l./s.p.a.. È comunque opportuno che, anche in questa fase, i soci siano assistiti da un consulente commercialista, il quale potrà fungere da interfaccia col Notaio nella redazione di detti documenti. È invece vivamente sconsigliato produrre allo studio notarile statuti o verbali modificativi già redatti (anche se predisposti da un commercialista), in quanto l apparente vantaggio - rappresentato dalla circostanza che il Notaio ha già un testo contenente i dati necessari - diventa uno svantaggio a causa della necessità per il Notaio di verificare che il testo stesso non sia in contrasto con norme di legge e sia adeguato alle esigenze delle parti; in questi casi il lavoro a carico del Notaio è maggiore, con inutile dispendio di tempo e denaro per le parti. eventuali ulteriori): occorrono 5/6 giorni lavorativi, nell'ambito dei quali il notaio l appuntamento può essere fissato anche nei due giorni successivo all arrivo dei documenti. Naturalmente occorre tener presente che le assemblee dovranno riunirsi previo espletamento della procedura di convocazione prevista da legge e statuto, per cui, in concreto, salvi i casi della c.d. assemblea totalitaria o quasi-totalitaria, occorrerà concordare in tempo utile con lo studio notarile la data dell assemblea alcuni giorni prima. CESSIONE ED AFFITTO DI AZIENDA (ATTIVITÀ COMMERCIALE)

6 Si ritiene spesso che si possibile procedere alla c.d. cessione della licenza, ossia di quel provvedimento amministrativo con un imprenditore, individuale o societario, è autorizzato ad esercitare una attività economica (ad es.: bar, pizzeria, negozio di abbigliamento, commercio ambulante, ecc. ecc.). Invece, dal punto di vista giuridico, non è possibile cedere dette licenze, mentre è possibile effettuare una cessione dell intera azienda o di un ramo di essa. È evidente, dal punto di vista economico, che, per le piccolissime aziende (come ad es. quelle di commercio ambulante nei mercati rionali) il maggior bene aziendale è l avviamento, e quindi il valore economico della licenza, ma, in ogni caso, ciò che si cede è l intera azienda, ovvero l intero ramo d azienda, comprensivo dei beni strumentali (ad es: il registratore di cassa, le attrezzature per la vendita, le merci di magazzino, e così via). Si ricorda che in alcuni casi, determinati soggetti di diritto (ad es. le società a responsabilità limitata) non possono rendersi acquirenti di alcuni tipi di azienda. Analogo discorso va compiuto per l affitto di azienda (e così per lo scioglimento volontario del rapporto di affitto di azienda). Va sottolineato che l intervento del Notaio è reso necessario sia dalla necessità di consulenza per la corretta (anche dal punto di vista fiscale) redazione del contratto che dalla circostanza che le vicende di una azienda trovano pubblicità nel Registro delle Imprese: il Notaio costituisce in questi casi un filtro per la correttezza dei dati che divengono pubblici. A differenza che per gli atti immobiliari, il Notaio non può compiere accertamenti sulla titolarità dell azienda in capo al cedente o all affittante, e del resto la pubblicità nel Registro delle Imprese non è probatoria circa la esistenza e la vigenza delle licenze eventualmente emergenti dalla visura presso detto Registro. È dunque importantissimo che il cessionario o l affittuario, eventualmente con l ausilio di un proprio consulente commerciale, si rechino al competente Comune per verificare l esistenza, la validità e l efficacia della licenza; è ad esempio possibile che un soggetto titolare di una licenza di commercio al pubblico in forma ambulante sia teoricamente titolare della stessa, ma abbia perso il diritto di esercitarla a causa di un certo numero di assenze. Si suggerisce, inoltre, eventualmente con l ausilio di un proprio consulente commerciale, di verificare i libri contabili aziendali, atteso che l acquirente è responsabile per i debiti dell azienda che risultano dalle scritture dell azienda ceduta. Il Notaio è responsabile, sia penalmente che civilmente, con riferimento all accertamento della identità delle parti, pertanto i documenti anagrafici da produrre non possono ridursi ad una mera carta d identità; come insegna la Corte di Cassazione, per fare bene il suo mestiere il Notaio deve chiedere in originale almeno due documenti (muniti di foto) in corso di validità, nonchè il tesserino del codice fiscale o la tessera sanitaria di tutti coloro che intervengono all atto.

7 Ancorchè il ruolo del Notaio per le cessioni di azienda sia diverso da quello che egli svolge per gli atti immobiliari, è comunque importante che il professionista possa svolgere il massimo dei controlli possibili e che dunque siano forniti allo studio tutti i più importanti documenti aziendali: copia di tutte le licenze, autorizzazioni, concessioni e così via di pertinenza dell azienda, la copia dell atto di acquisto della stessa, qualora il cedente se ne sia reso titolare in tal modo, un elenco dei beni mobili aziendali. In caso di azienda comprendente beni immobili, occorreranno tutti i documenti indicati in questo sito per gli atti immobiliari (VAI ALLA SEZIONE ATTI IMMOBILIARI). I I dati della cessione È inoltre necessario fornire al Notaio i dati essenziali della cessione o dell affitto di azienda.. È comunque opportuno che, anche in questa fase, i soci siano assistiti da un consulente commercialista, il quale potrà fungere da interfaccia col Notaio nella redazione di detti documenti. È invece vivamente sconsigliato produrre allo studio notarile atti di cessione o di affitto già redatti (anche se predisposti da un avvocato o da un commercialista), atteso che l apparente vantaggio rappresentato dalla circostanza che il Notaio ha già un testo contenente i dati necessari diventa uno svantaggio a causa della necessità per il Notaio di controllare il testo, verificare che lo stesso non sia in contrasto con norme di legge e sia adeguato alle esigenze delle parti; in questi casi il lavoro del Notaio è maggiore, con inutile dispendio di tempo e denaro per le parti. eventuali ulteriori): occorrono 6/7 giorni lavorativi, nell'ambito dei quali il notaio l appuntamento può essere fissato anche nei due giorni successivo all arrivo dei documenti. CESSIONE DI QUOTE DI S.R.L. REINTESTAZIONE DI QUOTE DI S.R.L. A SEGUITO DELLA CESSAZIONE DEL MANDATO FIDUCIARIO In base ad una recente modifica legislativa, secondo l opinione prevalente e la prassi delle Camere di Commercio (sia pur con diversa posizione tra i Giudici), si ritiene non più indispensabile l intervento del Notaio per perfezionare una mera cessione di quota di società a responsabilità limitata; invero l intervento del Notaio era reso necessario sia dalla necessità di consulenza per la corretta (anche dal punto di vista fiscale) redazione del contratto che dalla

8 circostanza che le vicende delle quote di s.r.l. trovano pubblicità nel Registro delle Imprese; a questi ultimi fini non appare più indispensabile l intervento notarile. Naturalmente le parti, oltre che rivolgersi ad un commercialista, potranno continuare a ricorrere al Notaio; fermo restando che tale intervento è necessario in presenza di una apposita previsione dello statuto sociale. Si suggerisce, eventualmente con l ausilio di un proprio consulente commerciale, di verificare i libri contabili della società oggetto di cessione. È comunque vivamente sconsigliato produrre allo studio notarile atti di cessione di quote già redatti (anche se predisposti da un commercialista o da un avvocato), atteso che l apparente vantaggio rappresentato dalla circostanza che il Notaio ha già un testo contenente i dati necessari diventa uno svantaggio a causa della necessità per il Notaio di controllare il testo, verificare che lo stesso non sia in contrasto con norme di legge e sia adeguato alle esigenze delle parti; in questi casi il lavoro del Notaio è maggiore, con inutile dispendio di tempo e denaro per le parti. Occorre prestare attenzione alla necessità di uno specifico adempimento da effettuare presso il Registro delle Imprese allorchè, a seguito della cessione delle quote, l intero capitale sociale appartenga ad un unico soggetto ovvero cessi di appartenere ad un solo soggetto; tale adempimento può essere effettuato tramite lo studio notarile, presso cui, però, si deve recare anche il legale rappresentante della società le cui quote sono oggetto di cessione, perchè per legge è il soggetto obbligato. L omissione di detto adempimento comporta la gravissima conseguenza della responsabilità illimitata del socio unico per i debiti sociali. Il Notaio è responsabile, sia penalmente che civilmente, con riferimento all accertamento della identità delle parti, pertanto i documenti anagrafici da produrre non possono ridursi ad una mera carta d identità; come insegna la Corte di Cassazione, per fare bene il suo mestiere il Notaio deve chiedere in originale almeno due documenti (muniti di foto) in corso di validità, nonchè il tesserino del codice fiscale o la tessera sanitaria di tutti coloro che intervengono all atto. Occorre al Notaio copia dell atto costitutivo, dello statuto vigente della società le cui quote sono oggetto di cessione, nonchè il libro soci della detta società, al fine di verificare limitazioni alla facoltà di disporre del cedente, con particolare riferimento a clausole di prelazione e/o gradimento. Importante è poi fornire al Notaio l estratto dell atto di matrimonio con annotazioni marginali e con particolare importanza per coloro che non sono sposati e per le persone anziane, l estratto dell atto di nascita con annotazioni marginali.

9 eventuali ulteriori): occorrono uno o due giorni lavorativi, nell'ambito dei quali il notaio l appuntamento può essere fissato anche nel giorno successivo all arrivo dei documenti.