GARA D APPALTO N : CFT/14/ETF/0024 TITOLO: SERVIZIO CORRIERE ESPRESSO BANDO DI GARA

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1 GARA D APPALTO N : CFT/14/ETF/0024 TITOLO: SERVIZIO CORRIERE ESPRESSO BANDO DI GARA PARTE A: PARTE B: CAPITOLATO D ONERI BOZZA DI CONTRATTO

2 Contents PARTE A: CAPITOLATO D ONERI Specifiche tecniche Breve introduzione Obiettivi e risultati del servizio richiesto Descrizione dei servizi richiesti e attività da svolgere Metodo di implementazione del contratto quadro Disponiblità finanziaria massima del contratto Comunicazioni e monitoraggio servizi Piano di pagamento Appendici Calendario Preparazione dell offerta: documenti richiesti Documentazione di supporto Dichiarazione sui criteri di esclusione Documenti di selezione Moduli standard Offerte congiunte e subappalti Offerte congiunte Subappalti Offerta: Proposta tecnica e Proposta finanziaria Proposta tecnica Proposta finanziaria Valutazione delle offerte: criteri di aggiudicazione Lista di controllo per la presentazione di un offerta PARTE B: BOZZA DI CONTRATTO CFT/YR/ETF/00XX 02

3 PARTE A: CAPITOLATO D ONERI 1. Specifiche tecniche Riassunto dei servizi richiesti Titolo di questo servizio Servizio Corriere espresso Presunta data d inizio lavori 1 Aprile 2015 Presunta data di fine lavori 31 Marzo 2019 Volume di attività Informazioni relative all anno 2014 sono presenti nel capitolato d oneri 1.1. Breve introduzione La Fondazione Europea per la Formazione (ETF) è un agenzia dell Unione Europea e ne promuove valori ed obiettivi quali lo sviluppo dell istruzione e della formazione professionale nei paesi partner che sono un fattore chiave per il raggiungimento di risultati quali competitività, idoneità al lavoro e mobilità. Attraverso la condivisione e la diffusione a paesi e culture diversi della nostra competenza in materia di formazione aiutiamo le persone ad accedere alle qualifiche necessarie alla loro vita professionale. In questo modo promuoviamo migliori condizioni di vita e una cittadinanza attiva nelle società democratiche che rispettano i diritti umani e le diversità culturali. Per il raggiugimento di tali obiettivi l ETF invia in differenti aree geografiche notevoli quantità di documenti e pubblicazioni Obiettivi e risultati del servizio richiesto L obiettivo principale di questa gara é concludere un contratto quadro della durata massima di 4 anni con un unico contraente che effettui servizi di corriere espresso e camionistico, world wide e import/export. Al contraente sarà richiesto di fornire un efficiente servizio postale di ritiro, spedizione e consegna nel più breve tempo possibile di tutti i documenti e le pubblicazioni che l ETF invia quotidianamente nell esercizio delle sue attività. Le principali destinazioni delle spedizioni fatte dall ETF sono i paesi dell Unione Europea e i 29 paesi partner con i quali attualmente l ETF collabora: Albania, Algeria, Armenia, Azerbaijan, Bielorussia, Bosnia Erzegovina, Egitto, Fyrom, Georgia, Israele, Giordania, Kazakhstan, Kosovo, Kyrgyzstan, Libano, Libia, Moldavia, Montenegro, Marocco, Palestina, Russia, Serbia, Siria, Tajkistan, Tunisia, Turchia, Turkmenistan, Ucraina, Uzbekistan senza comunque escludere a priori le rimanenti destinazioni nel resto del mondo. L ETF spedisce prevalentemente materiale cartaceo (documenti e/o pubblicazioni); in occasione di importanti conferenze é anche possibile l invio di tipologie di merci differenti come ad esempio stand, banner, oggettistica con finalità promozionale, cancelleria. CFT/YR/ETF/00XX 03

4 Nel corso del 2013 l ETF ha effettuato circa 570 spedizioni. Il 72% di questi invii ha riguardato colli di peso inferiore ad 1 kg, il 17% colli con un peso inferiori ai 10 kg ed il rimanente 11% colli di peso superiore ai 10kg. Per quanto riguarda le destinazioni, il 55% delle spedizioni é stato inviato nei paesi dell Unione Europea (Italia compresa) e il 45% nelle restanti nazioni. Per quanto riguarda le spedizioni in import, il loro numero nel 2013 é stato di circa 10 unità, i paesi di provenienza sono stati per oltre il 90% quelli dell Unione Europea ed il peso é stato nella quasi totalità dei casi inferiore ad 1 kg Descrizione dei servizi richiesti e attività da svolgere PRODOTTI RICHIESTI 1) Tipologie di servizio richieste Le tipologie di spedizione oggetto di questa gara sono le seguenti : A) Servizio di Corriere Espresso: da utilizzare per le spedizioni urgenti di piccolo, medio e grande formato aventi come destinazione tutti i paesi del mondo escluse naturalmente le nazioni dove nessuna compagnia effettua tale servizio. B) Servizio Camionistico: da utilizzare, dove disponibile, per le spedizioni voluminose e/o pesanti quando non sussiste urgenza nella consegna ma si vuole comunque avere la tracciabilità della documentazione spedita ed avere al tempo stesso una soluzione più economica rispetto al servizio «express». C) Servizio Import: sia espresso che camionistico da utilizzare per le spedizioni effettuate per conto dell ETF dai paesi esteri (anche extra-europei) e destinate alla nostra sede in Torino. Queste importazioni dovranno essere addebitate e fatturate all ETF tramite un apposito codice cliente. Tutte le spedizioni sia in import che in export si intendono «porta a porta» con ritiro/consegna nei nostri uffici in Torino e consegna/ritiro all indirizzo del destinatario. 2) Tempi di consegna Le tempistiche richieste per le consegne sono le seguenti: A) non più di 24 ore per spedizioni express in importazione/esportazione nei paesi dell Unione Europea; B) non più di 48 ore per spedizioni express in importazione/esportazione nei paesi del resto d Europa; C) fino ad un massimo di 72 ore per spedizioni express in importazione/esportazione nei rimanenti paesi del resto del mondo; D) i tempi di consegna per le così dette «aree remote» dove la consegna presenta particolari difficoltà dovranno essere espressamente indicati caso per caso; CFT/YR/ETF/00XX 04

5 E) da 2 a 6 giorni lavorativi per spedizioni via camion in importazione/esportazione nei paesi dell Unione Europea e del resto d Europa e da 8 a 14 giorni lavorativi per quelle destinate in altri paesi dove il servizio é disponibile; F) anche se non saranno presi in considerazione al momento della valutazione l offerente potrà presentare le quotazioni degli ulteriori servizi opzionali di consegna presenti nel loro listino servizi (ad esempio same-day, ore 9, ore 12). 3) Destinazioni coperte/non coperte dal servizio E necessario fornire in allegato all offerta tecnica una tabella che riporti nel dettaglio le eventuali suddivisioni dei paesi per area/zona geografica. I paesi dove, per ragioni di diversa natura, non é disponibile alcuno dei servizi richiesti devono essere obbligatoriamente specificati. 4) Ritiro L offerente deve essere in grado di effettuare il ritiro della corrispondenza quotidianamente. Il ritiro deve avvenire presso l ufficio posta dell ETF in Viale Settimo Severo 65 a Torino in un orario compreso tra le 15,30 e le 17,30 salvo casi eccezionali come ad esempio festività nazionali ufficiali,giorni di chiusura da parte dell ETF o maltempo. Sarà compito delle parti comunicare tempestivamente l impossibilità di fornire il servizio richiesto. Il personale ETF provvederà alla preparazione delle buste/pacchi da spedire, alla compilazione delle apposite lettere di vettura indicando nel dettaglio quanto richiesto in esse ed alla preparazione, quando necessario, della documentazione da esibire in dogana. In occasione di spedizioni voluminose/pesanti sarà compito del personale ETF avvisare con il dovuto anticipo il personale addetto al ritiro della spedizione in modo da agevolarne il lavoro. 5) Preparazione spedizioni e fornitura materiale L offerente deve essere dotato per la compilazione delle lettere di vettura per tutti i servizi forniti di un sistema informatico cui collegarsi tramite login ed una password. In caso di non funzionamento del suddetto sistema l offerente deve essere in grado di fornire dei metodi di compilazione alternativi che permettano comunque di mantenere la tracciabilità di quanto spedito. Se i documenti per le spedizioni sono stampati su normale carta A4 sarà compito dell ETF mettere a disposizione una apposita stampante; se invece per la stampa di tali documenti occorressero delle etichette speciali (ad esempio autoadesive) sarà compito dell offerente fornire tale materiale e la relativa stampante tramite un apposito contratto di comodato d uso. Se per l utilizzo del sistema informatico che gestisce le spedizioni fosse necessario un corso di formazione sarà compito dell offerente fornirlo gratuitamente al personale ETF coinvolto nelle operazioni di spedizione. E altresì compito dell offerente informare tempestivamente il personale ETF di ogni variazione/aggiornamento apportato al funzionamento del suddetto sistema. L offerente deve inoltre informare il personale ETF delle modalità di preparazione delle buste e dei colli, indicando ad esempio il limite massimo di peso e/o volume di ogni singolo collo e/o di una singola spedizione. A questo riguardo sarà compito dell offerente fornire il materiale tecnico (cartaceo o sul web) dove reperire tutte le informazioni utili per realizzare nel miglior modo possibile una spedizione. Sarà anche compito dell offerente fornire al personale ETF tutto il materiale tecnico CFT/YR/ETF/00XX 05

6 (buste in carta/plastica, tubi, tasche adesive porta documenti) necessario alla corretta preparazione delle spedizioni e indicare le modalità per richiedere tale materiale quando é in fase di esaurimento. Per quanto riguarda le scatole necessarie per le spedizioni di notevole peso/volume sarà compito dell ETF provvedere alla loro disponibilità. 6) Modalità comunicazione in caso di problemi L offerente deve indicare specificamente le diverse modalità di contatto (telefono, fax, ) a disposizione del personale ETF per risolvere eventuali problemi di consegna di una spedizione, problemi amministrativi, chiarimenti sui diversi servizi a disposizione ed eventuali costi supplementari, richiesta materiale di consumo. Tale servizio dovrà essere disponibile, festività infrasettimanali escluse, dal lunedì al venerdì durante il normale orario d ufficio (09,00-17,30). L offerente deve inoltre indicare se tale servizio é disponibile anche in una o più lingue differenti da quella italiana. 7) Tracking Tutte le spedizioni effettuate devono essere tracciabili via internet e/o via telefono in modo da avere un avviso tempestivo in caso di problemi e/o avere conferma della effettuata consegna. L offerente deve illustrare nel dettaglio il funzionamento di tale servizio ed indicare le diverse opzioni a disposizione del personale ETF. 8) Spese doganali L ETF é, in base all accordo di sede che regola le sue attività, esente da questo genere di imposte per quanto spedito/ricevuto nell esercizio delle sue attività. In alcuni paesi extracomunitari questa regola sovente non viene applicata. In questi casi l ETF chiederà all offerente di avere perlomeno la possibilità di caricare gli importi da pagare all interno della fattura relativa alle spedizioni effettuate e di mediare, tramite il personale addetto, con le autorità locali in caso di problemi doganali. 9) Spedizioni non consegnate Tutto il materiale spedito e per qualche ragione non consegnato dovrà essere restituito all ETF. L offerente dovrà necessariamente specificare la gratuità o meno di questo servizio. In caso di materiale non consegnato o consegnato con notevole ritardo l offerente deve fornire adeguata spiegazione scritta circa le cause del disservizio. 10) Assicurazioni e rimborsi L offerente in particolar modo nei casi di invio di materiale non cartaceo deve essere in grado di assicurare quanto spedito e di risarcirne il valore effettivo in caso di perdita e/o danneggiamento. Deve anche essere prevista la possibilità di un rimborso in caso di spedizioni consegnate oltre la tempistica stabilita. Sarà cura dell offerente illustrare la corretta procedura per l ottenimento dell eventuale rimborso/risarcimento. CFT/YR/ETF/00XX 06

7 11) Fatturazione Le diverse modalità di fatturazione (ad esempio per area geografica, per tipologia di servizio, per codice cliente etc etc) devono essere chiaramente indicate dall offerente. L ETF valuterà positivamente metodologie di fatturazione tendenti a ridurre quanto più possibile il numero di fatture emesse nel corso di un anno (es. 1 fattura mensile per un massimo di 12 fatture annuali). Deve inoltre essere prevista la possibilità di aprire più di un codice cliente in modo da assecondare al meglio le eventuali esigenze contabili dell ETF. 12) Persone di contatto L offerente deve fornire il nominativo di una apposita persona di contatto facilmente reperibile per la gestione/soluzione di eventuali problemi di carattere tecnico/logistico e di un altra per problemi di carattere amministrativo. Vista l importanza di tale supporto, in caso di assenza della persona/e normalmente adibita/e a queste funzioni deve essere necessariamente prevista la sua automatica sostituzione Metodo di implementazione del contratto quadro Come risultato della gara di appalto, l ETF concluderà dei contratti quadro con i 3 offerenti che avranno ottenuto il punteggio più alto durante la valutazione tecnica e finanziaria. In tal caso i contratti saranno contratti quadro a cascata e saranno classificati 1, 2 e 3 secondo il punteggio ottenuto nel corso della valutazione. Il contratto quadro a cascata, qualora il contraente N 1 non sia nella posizione di fornire il servizio, nei tempi e nelle modalità richieste, fornisce la possibilità di rivolgersi al contraente N 2 e in seguito, qualora il contraente N 2 non sia nella posizione di fornire il servizio, nei tempi e nelle modalità richieste, fornisce la possibilità di rivolgersi al contraente N 3. La ETF può emettere ordini per servizi specifici durante la vita del contratto quadro. Un esempio di ordine è incluso alla bozza di contratto. In nessun momento del processo descritto l ETF è legalmente obbligata all emissione dell ordine non ha quindi nessun impegno legale verso il contraente qualora, ad esempio, il servizio non sia più necessario Disponiblità finanziaria massima del contratto Il budget massimo disponibile per l emissione di ordini nel corso del contratto quadro è 120,000. Il budget per ogni singolo incarico sarà quello convenuto tra l ETF ed il contraente nell ordine firmato. Le tariffe e/o i prezzi effettivi saranno quelli indicati dal contraente nella proposta finanziaria. Per ulteriori dettagli circa il preventivo di spesa fare riferimento alla proposta finanziaria. I Buoni d ordine potranno contenere condizioni specifiche sull utilizzo del preventivo di spesa Comunicazioni e monitoraggio servizi Il contraente si impegna a mantenere un contatto regolare con l ETF in modo da assicurare chiarezza sui progressi dello svolgimento del servizio. CFT/YR/ETF/00XX 07

8 A richiesta, il contraente è tenuto a fornire brevi relazioni ad-hoc sullo stato di avanzamento dei lavori durante l implementazione del contratto Piano di pagamento Tipo di Pagamento Ammontare Milestone Pagamento finale 1.8. Appendici 100% del valore del servizio richiesto Appendice A: Questionario tecnico Presentazione di fattura corredata dal rapporto delle spedizioni effettuate per il periodo a cui si riferisce CFT/YR/ETF/00XX 08

9 Allegato A QUESTIONARIO TECNICO Criterio tecnico di aggiudicazione 1: Modalità di fatturazione Richiesta Risposta dell offerente Punti assegnati Punteggio Massimo L offerente deve chiaramente descrivere le diverse modalità di fatturazione. L ETF valuterà positivamente metodologie tendenti a ridurre quanto più possibile il numero delle fatture emesse nel corso dell anno. Deve inoltre prevedere la possibilità di aprire più di un codice cliente (punto 11 delle specifiche tecniche). 10 Criterio tecnico di aggiudicazione 2: Tracking system Richiesta Risposta dell offerente Punti assegnati Punteggio Massimo L offerente deve chiaramente descrivere com è organizzato il tracking system in conformità a quanto indicato al punto 7 delle specifiche tecniche. Deve inoltre accludere la stampa delle diverse schermate illustranti i vari passaggi. 10 CFT/YR/ETF/00XX 09

10 Criterio tecnico di aggiudicazione 3: Spedizioni non consegnate gratuità servizio di ritorno (nella proposta finanziaria) Richiesta Risposta dell offerente Punti assegnati Punteggio Massimo Tutto il materiale spedito e per qualche ragione non consegnato dovrà essere restituito all ETF. L offerente deve specificare la gratuità o meno del servizio. (punto 9 delle specifiche tecniche). 10 Informazioni ulteriori: Call center, persona di contatto, tempi di consegna per destinazioni remote, destinazioni non coperte dal servizio, Queste informazioni sono obbligatorie ma non fanno parte di nessun criterio tecnico di aggiudicazione. Non saranno pertanto valutate nella valutazione tecnica. Tuttavia la ETF necessita di queste informazione per poterle includere nel contratto quadro risultante da questa gara di appalto. Domanda Call center: l offerente deve indicare l orario di in cui il call center è raggiungibile telefonicamente Persona di contatto: l offerente deve indicare il nome, il telefono e l indirizzo della persona di contatto messa a disposizione di ETF in caso di aggiudicazione del contratto Tempi di consegna per le destinazioni remote: l offerente deve indicare i tempi di consegna per le destinazioni remote. Destinazioni non coperte dal servizio: l offerente deve indicare quali sono i paesi che, per ragioni di diversa natura, non sono coperte dal servizio. Risposta dell offerente E richiesta la presentazione di materiale informativo riguardante l organizzazione della società e le sue metodologie operative (ad esempio numero di filiali presenti sul territorio e relativo personale, parco mezzi a disposizione per l effettuazione del servizio, svolgimento delle diverse fasi del servizio) CFT/YR/ETF/00XX 10

11 2. Calendario* Le tempistiche previste per questa gara d appalto e la firma del conseguente contratto sono le seguenti: Data Commenti Lancio del bando di gara 24/11/2014 Pubblicazione sulla Gazzetta Scadenza per le richieste di chiarimenti 07/01/2015 Data ultima entro la quale i chiarimenti vengono forniti dalla ETF 12/01/2015 Scadenza per la presentazione delle offerte 19/01/2015 Far riferimento a Linee guida sugli appalti pubblici dell ETF per ulteriori dettagli Sessione di aperture delle offerte 26/01/2014 Alle 14:30 ora locale Valutazione delle offerte 29/01/2014 Data di inizio stimata Notifica di assegnazione Firma del contratto 1 settimane dopo la data di valutazione 3 settimane dopo la data di valutazione Stimato Stimato Inizio delle attività 1 Aprile 2015 Stimato * Please note that from to the ETF offices are closed for the Christmas period. CFT/YR/ETF/00XX 11

12 3. Preparazione dell offerta: documenti richiesti 3.1. Documentazione di supporto Gli offerenti dovranno fornire una documentazione completa per ciascuna delle seguenti tre aree, oggetto di verifica da parte del comitato prima della valutazione delle offerte Dichiarazione sui criteri di esclusione Gli offerenti dovranno fornire la Dichiarazione sull onore relativa i criteri di esclusione e all assenza di conflitti di interesse debitamente compilata e firmata. Il modulo standard per la dichiarazione può essere scaricato al seguente indirizzo: Gli offerenti che si trovano in una delle condizioni elencate nella Dichiarazione saranno esclusi dalla gara d appalto. L ETF potrà richiedere specifica documentazione a supporto della dichiarazione prima di procedere all assegnazione del contratto Documenti di selezione Gli offerenti dovranno dimostrare la propria capacità tecnica e professionale, nonchè economica e finanziaria, di eseguire e gestire il contratto. Capacità tecnica e professionale L offerente deve possedere la seguente capacità tecnica e professionale di eseguire il contratto. 1 Esperienza ampia e dimostrabile nell esecuzione dei servizi di corriere espresso cosí come descritti nelle specifiche tecniche. La prova di tale capacità va fornita mediante: 1 Lista dei clienti ai quali sono stati forniti servizi simili negli ultimi anni, recante indicazione del nome della società, l anno in cui è stato fornito e valore annuale del servizio. 2 Una dichiarazione firmata dal legale rappresentante della società che attesti la capacità dell offerente di fornire i servizi con caratteristiche e tempi di consegna così come richiesto nelle specifiche tecniche (punto 2 Tempi di consegna), con chiara indicazione delle eccezioni. Capacità economica e finanziaria L offerente deve essere in grado di dimostrare la stabilità della propria situazione finanziaria e di soddisfare i seguenti parametri di stabilità finanziaria:. Per gli operatori con fini di lucro: 1. Il rapporto tra l attivo a breve termine e le passività a breve termine deve essere superiore a Il rapporto tra il patrimonio e il totale delle passività deve essere superiore a L utile netto deve essere positivo. 4. Il fatturato globale annuo deve essere almeno il doppio del valore medio del contratto per un anno. ( 60,000). Per gli enti senza scopo di lucro: CFT/YR/ETF/00XX 12

13 1. Il rapporto tra l attivo a breve termine e le passività a breve termine deve essere superiore a Il rapporto tra i mezzi propri e il totale delle passività deve essere superiore a Il risultato operativo deve essere positivo. 4. Le entrate globali annue devono essere almeno il doppio del valore medio del contratto per un anno ( 60,000). Prova di tale capacità va provata mediante: 1. Presentazione dei bilanci (stato patrimoniale e conto economico) approvati e depositati per gli ultimi tre anni di esercizio firmati dal legale rappresentante. 2. Tabella sulla stabilità finanziaria dell offerente debitamente compilata ( disponibile per il download al seguente link: Moduli standard I seguenti moduli dovranno essere compilati, firmati ed acclusi all offerta: Soggetto di Diritto e relativa documentazione di supporto: Identificazione finanziaria: Definizione Offerte congiunte e subappalti Offerte congiunte Un offerta congiunta è una situazione in cui l offerta viene presentata da un raggruppamento di operatori economici. Le offerte possono essere presentate da un raggruppamento di operatori economici che non hanno l obbligo di adottare una particolare forma giuridica. Documenti relativi all offerta L offerta deve essere firmata dal capo gruppo che è stato autorizzato dagli altri membri del gruppo nel caso in cui gli offerenti non abbiamo ancora assunto una forma giuridica specifica. I seguenti documenti devono essere presentati insieme all offerta: La procura/delega da parte di tutti i membri per il capo gruppo. Un documento che attesti chiaramente quali membri si occuperanno di quali servizi nonchè la società nominata capo gruppo. Soggetto di diritto e relativa documentazione di supporto per tutti i membri. Identificazione finanziaria per la società capo gruppo. I partecipanti ad un offerta congiunta assumono responsabilità in solido verso l ETF per l esecuzione del contratto. Questo implica che tutti i membri hanno pari dignità verso l ETF nell esecuzione del contratto. CFT/YR/ETF/00XX 13

14 La capo gruppo dovrà firmare il contratto con l ETF e avrà piena autorità per dirigere e gestire tutti i membri del raggruppamento e sarà responsabile della gestione amministrativa del contratto. La procura/delega contenuta nell offerta sarà allegata al contratto. Valutazione dei criteri di esclusione e selezione Ogni membro del gruppo deve essere domiciliato o avere la propria sede legale nei paesi a cui è aperta la gara d appalto (si veda il paragrafo 1.1). L esclusione di un membro del raggruppamento comporta l esclusione dell intero raggruppamento. I criteri di esclusione saranno valutati individualmente per ciascun operatore economico facente parte del raggruppamento. Ogni membro dovrà fornire prova di quanto richiesto. L esclusione di un membro del raggruppamento comporta l esclusione dell intero raggruppamento. I criteri di selezione saranno valutati nel seguente modo: I criteri di selezione attinenti la capacità tecnica e professionale saranno valutati in relazione alla capacità congiunta dei membri del ragggruppamento nel suo complesso. La capo gruppo dovrà fornire le prove necessarie a nome del gruppo. I criteri di selezione attinenti la capacità economica e finanziaria saranno valutati in relazione alla capacità congiunta dei membri del raggruppamento nel suo complesso. Tuttavia ogni membro del gruppo dovrà fornire le prove richieste. Valutazione dei criteri di aggiudicazione del contratto I criteri di aggiudicazione saranno valutati in relazione alla gara d appalto, a prescindere dal fatto che sia stata presentata da una sola persona giuridica/fisica o come offerta congiunta. Definizione Subappalti Il subappalto è una situazione in cui è stato o deve essere pattuito un contratto tra l ETF ed un contraente il quale, al fine di eseguire il contratto, si avvale di terzi per lo svolgimento di una parte delle attività, servizio o fornitura. Il contraente rimane pienamente responsabile verso l'etf per l esecuzione del contratto. L ETF non ha alcun obbligo giuridico diretto con il/i subappaltatore/i. Un operatore economico può, se necessario e per un contratto specifico, affidarsi alle capacità di altri soggetti giuridici, a prescindere dal rapporto giuridico che ha con essi, per svolgere l incarico specificato nel bando. Documenti relative all offerta Per i subappalti superiori al 10% del valore totale del contratto per ogni subappaltatore, l offerente deve fornire nella sua offerta: Un documento che evidenzi chiaramente l identità, i ruoli, le attività e le responsabilità del/i subappaltatore/i specificando anche la percentuale/ quota di lavoro per ogni subappaltatore. Una lettera di intenti da parte di ogni subappaltaore attestante l impegno inequivocabile a collaborare con l offerente nel caso in cui quest ultimo si aggiudichi ilc ontratto, insieme con una dichiarazione circa l entità delle risorse che metterà a disposizione dell offerente per lo svolgimento del contratto. Nel caso in cui i suddetti documenti non vengano forniti, l ETF presumerà che l offerente non intenda avvelersi di subappaltatori o che intenda subappaltare una parte di lavoro inferiore al 10%. CFT/YR/ETF/00XX 14

15 Valutazione dei criteri di esclusione e selezione L offerente deve essere domiciliato o avere la propria sede legale nei paesi a cui è aperta la gara d appalto (si veda il paragrafo 1.1. I subappaltatori possono appartenere a qualsiasi paese. I criteri di esclusione saranno valutati in relazione sia all offerente, sia ad ogni subappaltatore a cui venga affidato più del 10% del valore del contratto. L offerente e i subappaltatori devono dimostrare di possedere i requisiti richiesti. L esclusione dell offerente comporta l esclusione dell offerta. L esclusione di un subappaltatore può comportare l esclusione dell offerta. I criteri di selezione saranno valutati in relazione alla capacità congiunta dell offerente e del/dei subappaltatore/i nella misura in cui il/i subappaltatore/i mette le sue risorse a disposizione dell offerente. Le prove a supporto dovranno essere fornite e firmate solamente dall offerente. Valutazione dei criteri di aggiudicazione della gara I criteri di aggiudicazione saranno valutati in relazione alla gara d appalto. CFT/YR/ETF/00XX 15

16 3.2. Offerta: Proposta tecnica e Proposta finanziaria La proposta dell offerente dovrà dimostrare la comprensione del capitolato d oneri dell ETF e dovrà essere prensentata in un linguaggio chiaro e conciso Proposta tecnica La proprosta tecnica dovrà includere le seguenti informazioni e dovrà essere debitamente firmata: - L appendice A allegata alle specifiche tecniche debitamente compilata. - Una breve descrizione della società, con il nome e il recapito dell persona responsabile dell appalto. - Eventuali elementi del capitolato d oneri sui quali siano necessarie osservazioni, commenti o suggerimenti Proposta finanziaria La proposta finanziaria dovrà essere presentata utilizzando la tabella allegata (vedi pagina seguente). CFT/YR/ETF/00XX 16

17 Indicazione generali sulla proprosta finanziaria FINANCIAL PROPOSAL Tutti i prezzi dovranno essere espressi in Euro. Qualora si rendesse necessario l utilizzo di tassi di conversione, si prega di fare riferimento a quelli pubblicati sulla Gazzetta ufficiale dell Unione Europea relativi al giorno in cui è stato pubblicato l invito a partecipare a questa gara. Le informazioni sono disponibili sul sito web della Banca Centrale Europea al seguente indirizzo: Il prezzo totale non può superare il preventivo di spesa massimo indicato per il contratto. Le condizioni indicate in calce devono essere incluse nella proposta finanziaria dell offerente che deve essere sottoscritta per accettazione. I prezzi devono essere indicati al netto di tutte le imposte, tasse e altri oneri (IVA inclusa) essendo l ETF soggetto esente ai sensi degli Articoli 3 and 4 del Protocollo sui privilegi e sulle immunità dell Unione Europea per i servizi resi da offerenti che abbiano sede delle loro attività all interno dell Unione Europea. L offerente che si aggiudicherà la gara d appalto sarà responsabile della corretta applicazione delle leggi fiscali a cui è soggetto concordemente con l Articolo II.15.4 della bozza di contratto. L offerente deve chiaramente indicare i vari supplementi normalmente applicati sulle spedizioni effettuate (es: supplemento benzina, supplemento domicilio privato, ecc.). Servizio Corriere espresso (punto 1.A del paragrafo 1.3 del Capitolato d oneri) PAESE DI DESTINAZIONE kg 0.5-1kg 1-1,5 kg 1,5-2kg Incrementi 500 gr per invii superiori ai 2 kg Fisso per Busta singola (es: Belgio oppure Area geografica con elenco paesi) Per ogni fascia di prezzo specificare la percentuale per il supplemento carburante applicata al momento della presentazione dell offerta. Tale percentuale sarà aggiunta alla fascia di prezzo e valutata ai fini dell aggiudicazione del contratto. Benché non siano oggetto di valutazione, l offerente deve indicare i prezzi per i seguenti servizi il cui costo sarà parte integrante del contratto: Servizio Camionistico (punto 1.B del paragrafo 1.3 del Capitolato d oneri) PAESE DI DESTINAZIONE 0-10 kg 10-20kg kg kg Incrementi al kilo per invii superiori ai 100 kg (es: Belgio oppure Area geografica con elenco paesi) Servizio Import (punto 1.C del paragrafo 1.3 del Capitolato d oneri) PAESE DI ORIGINE kg 0.5-1kg 1-1,5 kg 1,5-2kg Incrementi 500 gr per invii superiori ai 2 kg CFT/YR/ETF/00XX 17

18 FINANCIAL PROPOSAL (es: Belgio oppure Area geografica con elenco paesi) Servizio Corriere espresso servizi opzionali (punto 2.E del paragrafo 1.3 del Capitolato d oneri) PAESE DI DESTINAZIONE kg 0.5-1kg 1-1,5 kg 1,5-2kg Incrementi 500 gr per invii superiori ai 2 kg Fisso per Busta singola (es: Belgio oppure Area geografica con elenco paesi) Presupposto: Il prezzo quotato per il servizio proposto corrisponde al servizio a cui ci si riferisce nelle specifiche tecniche e nell allegato A. Con la presente prendo atto e accetto le condizioni della proposta finanziaria presentata qui sopra. Nome completo del Rappresentante Legale Firma Data CFT/YR/ETF/00XX 18

19 4. Valutazione delle offerte: criteri di aggiudicazione L ETF valuterà le offerte ricevute secondo i seguenti criteri: Criteri tecnici di aggiudicazione Peso (su 100) Modalità di fatturazione 10 Tracking 10 Spedizioni non consegnate gratuità del servizio 10 Criteri finanziari di aggiudicazione Prezzo 70 Commenti sulla valutazione dei prezzi: ETF valuterà le offerte finanziarie (comprensive del supplemento benzina) in base al calcolo del costo complessivo dell invio tramite servizio di corriere espresso di un campione di buste e pacchi di diverso peso e destinati nelle differenti aree geografiche sotto elencate. La valutazione del prezzo sarà quindi basato sulla media dei totali dei tre campioni. Il campione sarà determinato nel seguente modo: 1) 18 buste nella fascia di peso kg, così distribuite: 10 buste destinate ai paesi Europa I 4 buste destinate ai paesi Europa II 4 buste destinate ai paesi Resto del mondo, nello specifico i paesi attualmente partners della ETF. 2) 9 buste del peso di 5 kg così distribuite: 5 buste destinate ai paesi Europa I 2 buste destinate ai paesi Europa II 2 buste destinate ai paesi Resto del mondo, nello specifico i paesi attualmente partners della ETF. 3) 8 pacchi del peso di 15 kg così distribuite: 2 pacchi destinati ai paesi Europa I 3 pacchi destinate ai paesi Europa II 3 pacchi destinati ai paesi Resto del mondo, nello specifico i paesi attualmente partners della ETF. Ai fini della gara, si considera la suddivisione in aree geografiche così come di seguito. L area Europa I include i paesi dell Unione Europea e paesi EFTA. L area Europa II include i rimanenti paesi europei. L area Resto del Mondo: tutti i paesi non presenti nelle precedenti aree. CFT/YR/ETF/00XX 19

20 Soglia minima di punteggio per i criteri tecnici di aggiudicazione: Le offerte che otterranno un punteggio inferiore a 5 punti per uno qualsiasi dei criteri tecnici di aggiudicazione saranno escluse. Valutazione sulla base dell offerta più vantaggiosa: La formula utilizzata dall ETF per calcolare l offerta con il miglior rapporto qualità/prezzo comprende il punteggio assegnato alla qualità tecnica e al prezzo, così come indicato nel paragrafo 6.3 delle Linee Guida sugli appalti pubblici ( CFT/YR/ETF/00XX 20

21 5. Lista di controllo per la presentazione di un offerta Alla presentazione dell offerta, dovete dichiarare di aver letto e capito le Linee guida per gli applati pubblici dell ETF ( ed assicurarvi di aver compilato l offerta in linea con la seguente lista di controllo, da allegare alla vostra documentazione di supporto. Si prega di spuntare le voci qui di seguito Ho letto e capito le Linee guida per gli appalti pubblici dell ETF Ho letto e accetto i termini e le condizione della bozza di contratto Presento la mia offerta nei termini stabiliti Presento la mia offerta in tre buste separate, contrassegnate con le lettere A, B, C, e successivamente inserite in una busta esterna o un pacco Ho chiaramente indicato sulla busta esterna o pacco le seguenti informazioni: Il numero di riferimento della gara d appalto (CFT/14/ETF/0024). Il titolo della gara d appalto Il nome e ragione sociale dell offerente L indicazione Offerta Al servizio di posta interna si prega di non aprire L indirizzo indicato dall ETF per la presentazione delle offerte Timbro postale che attesti chiaramente la data di spedizione Ho sigillato la busta esterna o il pacco con nastro adesivo e controfirmato la sigillatura La mia offerta è scritta in una delle lingue ufficiali dell Unione Europea Sia l offerta tecnica che quella finanziaria sono firmate da un rappresentante legale dell offerente Confermo che la busta A contine l originale firmato dei seguenti documenti di supporto: La Dichiarazione sull onore sui criteri di esclusione ed assenza del conflitto di interessi Le evidenze richieste nei Documenti di selezione per la capacità tecnica e professionale Le evidenze richieste nei Documenti di selezione per la capacità economica e finanziaria Il formulario Soggetto di diritto debitamente compilato e fimato e la relativa documentazione di supporto Il formulario Identificazione Finanziaria debitamento compilato e firmato La presente lista di controllo debitamente compilata e firmata Confermo che la busta B contiene: Un originale firmato della proposta tecnica e 3 copie CFT/YR/ETF/00XX 21

22 Confermo che la busta C contiene: Un originale firmato della proposta finanziaria presentata nel formato richiesto Si prega di indicare come vi è giunta notizia di questa gara d appalto Sito web dell ETF Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea Motore di ricerca Altro (specificare): Nome completo del Rappresentante Legale (persona autorizzata a firmare il contratto) Firma Data Nome completo della persona di riferimento Indirizzo Numero di fax Per le proposte congiunte, si prega di completare la seguente tabella aggiungendo righe addizionali per ogni membro % di lavoro Nome completo del capo gruppo Nome completo del membro Nome completo del membro Nome completo del membro Per i subappalti, si prega di completare la seguente tabella aggiungendo righe addizionali per ogni subappaltatore Nome completo dell offerente % di lavoro Nome completo del subappaltatore CFT/YR/ETF/00XX 22

23 Nome completo del subappaltatore Nome completo del subappaltatore Nome completo del Rappresentante Legale (persona autorizzata a firmare il contratto) Firma Data Nome completo della persona di contatto Indirizzo Numero di fax CFT/YR/ETF/00XX 23

24 PARTE B: BOZZA DI CONTRATTO Questa bozza di contratto, unitamente al capitolato d oneri e all offerta a cui è stato aggiudicato l appalto proposta tecnica e proposta finanaziaria formeranno l accordo tra le due parti per l implementazione del contratto e per tutte le condizioni amministrative e finanziarie richieste. Eventuali osservazioni sulla bozza di contratto dovranno pervenire insieme alla proposta tecnica. La richiesta di modificare il contratto in seguito all aggiudicazione della gara potrà portare all esclusione dell offerta. CFT/YR/ETF/00XX 24