Il Libro Unico del Lavoro. Le novità del Vademecum del Ministero del Lavoro

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1 Il Libro Unico del Lavoro Le novità del Vademecum del Ministero del Lavoro

2 3 aree tematiche di approfondimento 1 - MODALITA DI TENUTA DEL LIBRO UNICO E CALENDARIO PRESENZE 2 - SOGGETTI DA ISCRIVERE E CONTENUTI REGISTRAZIONI 3 - SISTEMA SANZIONATORIO SCOPO : FAVORIRE L APPLICAZIONE DELLA NUOVA NORMATIVA DA PARTE DI AZIENDE E PROFESSIONISTI CONCILIANDONE I CONTENUTI INNOVATIVI CON LE ABITUDINI GESTIONALI MATERIA DI TENUTA DEI DOCUMENTI DI LAVORO GIA SEGUITE IN 2

3 MODALITA DI TENUTA E CALENDARIO PRESENZE Tenuta supporto magnetico e apposizione marca temporale La marca temporale può essere applicata all'intera scritturazione di paghe e presenze scadente il 16 del mese successivo e non per singola operazione. Si può apporre la marca su più blocchi dell'elaborato,se per la grandezza del file il Libro Unico viene suddiviso in più blocchi. E' possibile adottare da subito la tenuta del Libro Unico su supporto magnetico? Sì,purchè si garantisca la consultabilità,la inalterabilità e l'integrità dei dati e la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite,conferendo al LUL le caratteristiche di documento informatico statico non modificabile (PDF). Le caratteristiche dettagliate del sistema adottato andranno comunicate preventivamente alla DPL competente per territorio. Di chi deve essere la firma digitale? La firma digitale deve essere tenuta a cura del datore di lavoro, consulente o associazione di categoria. Le case di software possono cedere in uso ai clienti la firma digitale da loro acquisita. 3

4 MODALITA DI TENUTA E CALENDARIO PRESENZE Si deve mantenere la sequenzialità obbligatoria delle scritture? Vanno evitati solo i buchi di numerazione.l'esposizione di cedolini e presenze è libera(ad.es posso prima elaborare i cedolini degli impiegati, poi le presenze degli impiegati poi i cedolini degli operai, poi le presenze degli operai, salvo rispettare la numerazione consecutiva, ad es. da 201 a 300). Si deve mantenere la sequenzialità obbligatoria delle scritture in caso di numerazione unica (consulente o associazione)? Vanno evitati solo i buchi di numerazione. L'esposizione di presenze e cedolini è libera e può differenziarsi da ditta a ditta. Es.definiti A B C i dati retributivi e A1 B1 C1 i dati presenze l'esposizione sequenziale potrà essere A B C e A1 B1 C1 ovvero A A1 B B1 C C1 o ancora A B B1 C C1 A1. Si potrà elaborare ciascuna ditta anche in fase separata es. impiegati ditta A e B, intera ditta C, operai ditta A e B. E' possibile avere nello stesso Libro Unico più tracciati? Sì, è possibile la coesistenza di più tracciati o formati, purchè segnalati nella prima richiesta di autorizzazione e sempre che si mantenga la numerazione unica. 4

5 MODALITA DI TENUTA E CALENDARIO PRESENZE L'affidamento a soggetto esterno dell'elaborazione comporta automaticamente anche affidamento della tenuta del Libro Unico? No, sono due momenti distinti. La ditta può delegare al soggetto esterno consulente o associazione, l'elaborazione senza delegarlo anche alla tenuta del Libro Unico, che terrà invece in azienda dopo la sua elaborazione e stampa. Se l'elaborazione degli stipendi è già affidata a più soggetti a regime si sarà costretti ad affidarla ad un unico soggetto per la tenuta del Libro Unico? Il Libro Unico può essere tenuto da più di un soggetto a condizione che: ciascun soggetto sia autorizzato separatamente alla sua tenuta; Il supporto di fornitura agli organi di vigilanza sia uguale per tutti (cartaceo o magnetico); Il datore di lavoro comunichi ad ogni DPL competente per territorio la tenuta separata del Libro Unico con l'indicazione dei vari soggetti e dei contenuti di ogni sezione; 5

6 MODALITA DI TENUTA E CALENDARIO PRESENZE (segue) La suddivisione rispetti criteri logici (es.per sedi e per categorie di lavoratori); Ogni soggetto tenutario rispetti modalità e contenuti della tenuta.gli elenchi riepilogativi andranno prodotti da ciascun tenutario singolo. Lo stesso soggetto può tenere sezioni distinte del Libro Unico? Di regola no. In situazioni particolari, quali pluralità di sedi o di categorie di lavoratori il soggetto potrà tenere però il Libro Unico con la medesima numerazione in più sezioni distinte,segnalandolo alla DPL della sede legale o operativa. Il soggetto autorizzato alla numerazione unica può ottenere più autorizzazioni e tenere quindi distinte numerazioni? Di regola no. Se però il soggetto autorizzato gestisce più sedi distinte in modo autonomo ovvero categorie di lavoratori che richiedono modalità di tenuta diversificate potrà ottenere distinte autorizzazioni al fine di realizzare diverse ed indipendenti numerazioni, sempre che tutte le autorizzazioni siano collegate e quindi revocabili contemporaneamente. 6

7 MODALITA DI TENUTA E CALENDARIO PRESENZE Le paghe e le presenze possono essere tenute separatamente da soggetti diversi? Sì, purchè vi sia corrispondenza tra le presenze registrate ed i dati retributivi elaborati: le condizioni da rispettare sono quindi: Autorizzazione separata di ciascuno dei soggetti alla tenuta; Fornitura di un supporto del medesimo tipo (cartaceo o magnetico); Comunicazione delle tenuta separata a tutte le DPL interessate con indicazione dei vari soggetti e dei contenuti di ciascuna sezione; Ogni soggetto deve rispettare le modalità ed i contenuti di tenuta; Gli elenchi riepilogativi andranno prodotti da ciascun soggetto tenutario. Si ricorda che con tale tenuta separata non è possibile il differimento, in caso di retribuzione differita anche della registrazione presenze poiché non c'è più unicità fisica. Elaborazione delle retribuzioni sfasate Con specifica annotazione sul Libro Unico per i lavoratori interessati le presenze possono essere registrate unitamente ai dati variabili della 7

8 MODALITA DI TENUTA E CALENDARIO PRESENZE (segue) della retribuzione cui le stesse si riferiscono. Es. Nel libro Unico da stamparsi entro il 16 marzo 2009 andranno inserite le presenze di gennaio 2009 ed i relativi dati retributivi variabili. Lo sfasamento non è però possibile oltre 1 mese. Vi è l'obbligo di consegna delle presenze al lavoratore? No, nemmeno su sua richiesta, salvo che l'obbligo non sia previsto dal contratto collettivo, anche aziendale. L'elaborazione sfasata può essere fatta solo per alcuni lavoratori? Sì, purchè vi sia annotazione sul Libro Unico ed il differimento riguardi determinati gruppi, rispettando il più possibile l'organizzazione aziendale in atto. Quali sono i dati retributivi differibili? Oltre i casi tipici (es.trattamenti integrativi di malattia ed infortunio etc.) anche i dati che non attengono alla normale retribuzione individuata sulla 8

9 MODALITA DI TENUTA E CALENDARIO PRESENZE (segue) base del normale orario di lavoro e che quindi necessitino di una rilevazione di calendario (es. lo straordinario) ovvero procedurale ( i rimborsi spese e le dazioni in natura). Cosa si intende per sede stabile di lavoro? Articolazione stabile dell'azienda dove, in assenza di personale prettamente amministrativo ovvero di autonomia amministrativa si può consultare il Libro Unico, a mezzo fax, posta elettronica e c'è personale di coordinamento che può interloquire con gli organi di vigilanza. I centri di elaborazione dati possono tenere il Libro Unico? No, in nessun caso.possono solo eseguire operazioni di calcolo e stampa dei dati retributivi e del calendario presenze,utilizzando l'autorizzazione alla numerazione unica del professionista che li assiste, comunicata alla DPL e al Consiglio Provinciale di categoria. I servizi o i centri di assistenza fiscale delle associazioni di categoria possono tenere il Libro Unico solo per le imprese associate? 9

10 MODALITA DI TENUTA E CALENDARIO PRESENZE (segue) Il servizio di assistenza può essere prestato solo alle imprese associate o associabili all'associazione di categoria promotrice del CAF o dei servizi medesimi.il requisito associativo deve essere coerente con la storia, la natura e il settore dell'impresa aderente (Il Ministero non ammette associazioni fittizie o comunque non rappresentative). Che differenza c'è tra Libro Unico e prospetto paga? La consegna delle scritturazioni contenute nel Libro Unico assolve all'obbligo di consegna del prospetto paga. Non vi è comunque corrispondenza fisica tra i due documenti. Il prospetto paga quindi potrà essere formato in momenti differenti rispetto al Libro Unico. Vi deve però essere coincidenza dei dati retributivi,fiscali e previdenziali. Nei gruppi di imprese la numerazione unica e la tenuta del Libro Unico possono essere effettuate solo dalla capogruppo? Sì.Per semplificazione la capogruppo rimanendo responsabile ai fini di legge di numerazione e tenuta può delegare gli adempimenti materiali ad altra società del gruppo. 10

11 SOGGETTI DA ISCRIVERE E CONTENUTO REGISTRAZIONI Vanno iscritti tirocinanti e stagisti? No. Rimangono gli obblighi di natura documentale relativi agli adempimenti fiscali per tali soggetti. Se gli amministratori ed i sindaci non percepiscono compensi? Andranno iscritti solo con riferimento al mese in cui vi è percezione di compensi o rimborsi spese o effettuazione di conguagli. Gli amministratori ed i sindaci che percepiscono compensi vanno sempre iscritti? Sì, salvo che non siano professionisti la cui attività come amministratore o sindaco rientri nell'esercizio dell'arte o professione esercitata abitualmente (es.ingegnere consigliere di amministrazione, commercialista nominato sindaco etc.). Devo istituire il Libro Unico in una società con soli amministratori senza dipendenti? Solo se gli amministratori percepiscono compensi. 11

12 SOGGETTI DA ISCRIVERE E CONTENUTO REGISTRAZIONI Vanno iscritti i lavoratori somministrati e distaccati? Devono essere registrati sul Libro Unico all'inizio e alla fine dell'impiego presso l'utilizzatore o il distaccatario, salva possibilità di registrarli ogni mese. Vanno comunque inseriti per tutta la durata della somministrazione o del distacco negli elenchi riepilogativi del personale in forza e si computano quindi per tale adempimento. La loro mancata annotazione non viene sanzionata ma l'ispettore può ordinarne l'annotazione mediante l'esercizio del potere di disposizione. Le modalità per adempiere possono essere disciplinate da protocolli d'intesa tra organi di vigilanza, ordini professionali e associazioni di categoria. Da che data va fatta l'annotazione di somministrati e distaccati? Dal periodo di paga di gennaio I rimborsi spese vanno iscritti sul Libro Unico? Sì, vanno fatte le annotazioni anche se i rimborsi sono esenti fiscalmente e contributivamente. L'annotazione può consistere nell'indicazione dei soli importi complessivi erogati con il sistema del piè di lista. La mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti non è di regola 12

13 SOGGETTI DA ISCRIVERE E CONTENUTO REGISTRAZIONI (segue) sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di natura contributiva e fiscale, con obbligo di dettaglio analitico delle attività aziendali al riguardo. I rimborsi spese effettuati con fatture intestate all'azienda o con utilizzo di carta di credito aziendale vanno registrati? No, vanno indicate solo le spese rimborsate al dipendente sulla base della documentazione analitica da lui presentata. Non va indicata neppure la dazione di fondi spese o fondi cassa anticipativi, ma solo la rendicontazione delle spese gestite attraverso tali fondi. Il datore di lavoro deve comunque conservare il dettaglio analitico delle attività aziendali al riguardo. Vanno iscritte le retribuzioni in natura contributivamente e fiscalmente esenti? Sì.La mancata annnotazione di importi marginali (es.ticket -restaurant) o non ricorrenti potrà non essere sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza contributiva o fiscale; il datore di lavoro deve però fornire le informazioni su tali dazioni. 13

14 SOGGETTI DA ISCRIVERE E CONTENUTO REGISTRAZIONI Quali sono forma e contenuti degli elenchi riepilogativi? La forma è libera e la mancata elaborazione non è sanzionata. Gli elenchi hanno lo scopo di rappresentare la forza lavoro aziendale al momento dell'ispezione e l'evoluzione dei tempi di lavoro e di riposo, con esposizione mese per mese e totalizzazione del periodo. L'elaborazione potrà essere ordinata dall'ispettore mediante l'esercizio del potere di disposizione: protocolli d'intesa per la realizzazione ed il contenuto degli elenchi possono essere stipulati tra DPL, ordini professionali e associazioni di categoria. Committente ed appaltatore possono chiedere ad appaltatore e subappaltatore copia dei cedolini del Libro Unico per i lavoratori impegnati nell'appalto? Committente ed appaltatore, previa apposita clausola nel contratto di appalto e subappalto, potranno richiedere di fornire, nel rispetto della privacy,le scritture annotate relative ai lavoratori impegnati nell'appalto e nel subappalto. 14

15 SOGGETTI DA ISCRIVERE E CONTENUTO REGISTRAZIONI Per i lavoratori retribuiti in misura fissa è necessario registrare analiticamente le ore? I soggetti per i quali è sufficiente indicare solo la P di presenza sono quelli non assoggettati a limitazioni dell'orario di lavoro: dirigenti, quadri, impiegati direttivi, capireparto;vanno invece registrate analiticamente le ore dei restanti lavoratori, anche se a paga mensilizzata. Le società minime devono tenere il Libro Unico per annotazioni solo formali? La società che non occupa dipendenti, né collaboratori o associati in partecipazione non deve istituire il Libro Unico solo per registrare eventuali lavoratori distaccati o somministrati. 15

16 SISTEMA SANZIONATORIO Le comunicazioni di assunzione vanno tenute presso il datore di lavoro o possono essere affidate al soggetto esterno che tiene il Libro Unico? Le comunicazioni possono essere affidate legittimamente al soggetto esterno (consulente o associazione di categoria). In loro assenza è onere del datore di lavoro provare la regolarità della posizione della manodopera. Quali documenti sono validi per evitare la maxi-sanzione per lavoratori irregolari? Le registrazioni sul Libro Unico evitano la maxi-sanzione quando il lavoratore risulti scritto nel Libro Unico del mese i cui termini siano già scaduti al momento dell'ispezione. Solo gli adempimenti che prevedono una notifica certa alla pubblica amministrazione (ad es E-mens e DM 10) consentono di evitare la maxi-sanzione. Quando si configura una violazione delle registrazioni meramente formale e quindi non sanzionabile? 16

17 SISTEMA SANZIONATORIO (segue) Quando non si omettono o non si distorcono dati di validità fiscale, previdenziale o retributiva. Sono ad es.meramente formali le violazioni riferite alla numerazione unica o alla sequenzialità numerica. Cosa si intende per registrazioni omesse? L'omissione è riferibile alla scritture complessivamente omesse e non a ciascun dato di cui manchi la registrazione. Quando la registrazione è infedele? Quando il dato registrato risulta gravemente non veritiero rispetto alla consistenza della prestazione lavorativa. Ad es. non è infedele la registrazione parzialmente omessa, gli straordinari registrati in modo incompleto e difforme dal vero. L'omessa o infedele registrazione viene sanzionata distintamente per ogni mese? L'omessa o infedele registrazione per più mesi comporterà una pluralità di illeciti. Il datore di lavoro, in sede di scritti difensivi avanti la DPL potrà 17

18 SISTEMA SANZIONATORIO (segue) richiedere l'applicazione dell'art. 8 della l.689/81 (=cumulo giuridico irrogazione di un'unica sanzione in misura del triplo della sanzione prevista per la singola violazione). Quando si sanziona la tardiva registrazione? Se l'adempimento è spontaneo non vi sarà sanzione. La tardiva registrazione sarà contestata allorquando, a seguito dell'accesso ispettivo, il datore di lavoro o chi tiene in sua vece il Libro Unico fornisca i cedolini con l'aggiornamento e la correzione dei dati registrati nei mesi precedenti con la sequenzialità numerica del mese in cui avviene l'ispezione. Quand'è il momento obbligatorio di istituzione del Libro Unico? Il Libro Unico va messo in uso entro il termine previsto per la prima registrazione, cioè entro il 16 del mese succcessivo. Il primo obbligo di istituzione si verifica entro il 16 febbraio Quali sono i termini di conservazione del Libro Unico? 18

19 SISTEMA SANZIONATORIO (segue) 5 anni dall'ultima registrazione o messa in uso. Il termine si riferisce anche ai vecchi libri obbligatori dismessi. Quando la mancata conservazione è una mancata tenuta? L'indisponibilità delle scritture in uso relative ai 5 anni precedenti configura sempre una mancata tenuta nei limiti prescrizionali dell'illecito (es.il 20 marzo 2014 non si potrà più richiedere il Libro Unico stampato fino al 16 marzo 2009). Va ancora chiesto l'accentramento delle registrazioni alla DPL? Le aziende che operano su più realtà territoriali distinte non devono più chiedere l'autorizzazione all'accentramento, non dovendosi conservare il Libro Unico in ogni singolo luogo di lavoro.si può continuare a chiedere l'accentramento contributivo. Quale data di riconsegna va inserita nel Libro Unico per i lavoratori a domicilo? Si ritiene che sia quella prevista,anche se diversa da quella effettiva. 19

20 SISTEMA SANZIONATORIO (segue) Rimane ferma la possibilità degli ispettori di verificare la natura dello scostamento tra data prevista ed effettiva di riconsegna La nozione di sede legale presso cui tenere il Libro Unico è rigida? L'impresa può scegliere di tenere il Libro Unico anche in una sede diversa da quella legale. Ciò che conta è l'esibizione del Libro Unico presso la sede in cui è avvenuta l'ispezione. Che differenza c'è tra comunicazione di affidamento delle registrazioni e comunicazione di chi detiene il Libro Unico? Il soggetto autorizzato alla numerazione unica deve comunicare all'inail entro 30 giorni l'entrata o l'uscita di un datore di lavoro di cui provvederà alle registrazioni nell'ambito della numerazione unica. Alla DPL il datore di lavoro comunicherà invece il nominativo del soggetto che detiene il Libro Unico. 20

21 SISTEMA SANZIONATORIO La comunicazione alla DPL può essere fatta in alternativa al datore di lavoro dal soggetto esterno autorizzato alla tenuta? Il soggetto esterno tenutario del Libro Unico può fare la comunicazione preventiva in sostituzione del datore di lavoro, assumendone ogni responsabilità e dovendo munirsi della documentazione necessaria a comprovare la delega ricevuta. Al riguardo possono essere sottoscritti appositi protocolli d'intesa tra DPL, ordini professionali ed associazioni di categoria. 21