Padova 8 maggio 2008 Smau business

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1 Padova 8 maggio 2008 Smau business Dematerializzazione dei documenti tributari e obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena Tel.059/ / Fax 059/ Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

2 Il quadro normativo è completo? Il quadro normativo è completo e consente l immediata adozione di soluzioni di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva di documenti tributari I punti su cui il legislatore non si è apertamente espresso vanno intesi come elemento di flessibilità e non di incertezza: -data di emissione/ricezione delle fatture elettroniche -firma a singolo documento o a lotti nella conservazione sostitutiva -eccetera Neutralità tecnologica della normativa: -nella modalità di trasmissione delle fatture elettroniche (EDI, , PEC, ) -nei formati delle fatture elettroniche (pdf,xml,tiff,..) -nei formati dei documenti firmati digitalmente (enveloping, enveloped,.) -nei supporti di memorizzazione (ottici, magnetici ) -eccetera. Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

3 Il quadro normativo è chiaro? Il quadro normativo è chiaro, anche se complesso. La complessità deriva dalla confluenza e contaminazione reciproca tra la normativa tecnica sulla dematerializzazione delle fatture e dei documenti tributari e la già di per sé complessa normativa fiscale. La difficoltà nell interpretare e coordinare correttamente la normativa tecnica e fiscale, non va intesa come deficit di chiarezza nella normativa, ma piuttosto come un indicatore forte della necessità di formare nuove figure professionali (Responsabile della conservazione sostitutiva) Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

4 Quanto si risparmia? - 82% Fonte: Fatturazione elettronica benefici non solo sulla carta Rapporto 2006/2007 del Politecnico di Milano-Dipartimento di Ingegneria Gestionale

5 Quanto si risparmia? - 67% Fonte: Fatturazione elettronica benefici non solo sulla carta Rapporto 2006/2007 del Politecnico di Milano-Dipartimento di Ingegneria Gestionale

6 Quanto si risparmia? - 82% Fonte: Fatturazione elettronica benefici non solo sulla carta Rapporto 2006/2007 del Politecnico di Milano-Dipartimento di Ingegneria Gestionale

7 Alcune precisazioni 1-La trasmissione telematica delle fatture (obbligo di stampa) -Implicazioni gestionali minime -Risparmi derivanti dalla postalizzazione 2-La conservazione sostitutiva -Implicazioni gestionali più rilevanti (R.C.S., post-it digitale,eccetera) -Risparmio in termini di spazio occupato dagli archivi e facilità di consultazione 3-La fattura elettronica -Se destrutturata (pdf), le fatture non dovranno più essere stampate -Se strutturata (EDI),benefici molto significativi connessi integrazione dei processi 4-Lo scambio dati via EDI -E fatturazione elettronica se i sistemi sono conformi alla raccomandazione 94/820/CE -E trasmissione telematica se i sistemi non sono conformi alla racc. 94/820/CE Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

8 Fattura in formato PDF

9 Fattura in formato XML

10 Fattura elettronica strutturata Standard internazionali Raccomandazione 94/820/CE (E.D.I.) Fattura elettronica non strutturata D.Legislativo 20/2/2004 n.52 Eccetera Dichiarazione dei redditi Bolla di accompagnamento Documento di trasporto Ordini Eccetera Registro delle fatture emesse Scritture ausiliarie di magazzino Mastri contabili Libro inventari Libro giornale Documenti Scritture contabili Libri sociali Codice Civile, Codice Procedura Civile, R.D.16/3/42 n.267 (Legge fallimentare), eccetera Normativa fiscale Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/E del 6 dicembre 2006, Circolare Agenzia delle Dogane n. 5/D del 25 gennaio 2005, DPR 633/72, DPR 600/73, D.L.331/93, altre circolari, risoluzioni, provvedimenti, eccetera Normativa tecnica Deliberazione CNIPA del 19/2/2004, D.P.C.M. 13/1/04, DPR 11/2/05 n.68 Eccetera Libro delle adunanze e deliberazioni del CdA Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee Libro obbligazioni Il libro dei soci Conservazione sostitutiva ai fini fiscali Conservazione sostitutiva ai fini civili Decreto Legislativo 7 Marzo 2005 n.82 D.M.E.F. 23 Gennaio 2004 Conservazione sostitutiva di documenti informatici Conservazione sostitutiva di documenti analogici

11 Dematerializzazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie e delle scritture contabili 1-Quali sono i documenti e le scritture contabili i documenti commerciali emessi per l addebito dei corrispettivi relativi alle somministrazioni indicate nell art.1 del D.M. 24/10/2000 nr 370 non rientrano nell esclusione prevista dall art.2, comma 2 del D.M. in oggetto e, pertanto, non sussistono motivi ostativi alla loro conservazione secondo le regole ivi previste,fermo restando, invece,che in tale esclusione rientra la dichiarazione annuale di consumo (Circolare Agenzia delle Dogane nr 5/D del 25 gennaio 2005 ) Bollette acqua,gas,energia elettrica, vapore e teleriscaldamento urbano, raccolta,trasporto e smaltimento dei rifiuti urbani -Fatture, lettere e telegrammi ricevuti (Art codice civile ) -Copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti (Art codice civile ) Documenti e scritture contabili che si possono dematerializzare Il presente decreto non si applica alle scritture e ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale,delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell Agenzia delle dogane (Art. 2 DMEF 23/1/2004) Libro giornale e libro degli inventari (Art codice civile e Art. 14 comma 1, lettera a, D.P.R. 600/1973) Registri prescritti ai fini dell IVA (Art. 14 comma 1, lettera b, D.P.R. 600/1973) Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, raggruppati in categorie omogenee, in modo da consentire di desumerne chiaramente e distintamente i componenti positivi e negativi che concorrono alla determinazione del reddito (Art. 14 comma 1, lettera c, D.P.R. 600/1973) Scritture ausiliarie di magazzino(art. 14 comma 1, lettera d, D.P.R. 600/1973) Registro dei beni ammortizzabili (Art. 16, D.P.R. 600/1973) Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

12 Dematerializzazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie e delle scritture contabili 2-Quali sono i documenti e le scritture contabili (IVA) Registro delle fatture emesse (Art 23 primo comma DPR 633/72 ) Registro dei corrispettivi (Art 24 primo comma DPR 633/72) Registro degli acquisti (Art 25 primo comma DPR 633/72) Registro unico (Art 39 secondo comma DPR 633/72) I contribuenti hanno facoltà di sottoporre alla numerazione e alla bollatura un solo registro destinato a tutte le annotazioni prescritte dagli art.23, 24 e 25, a condizione Registro delle merci c/deposito, lavorazione, comodato,etc (Art 53 terzo comma DPR 633/72) Vanno annotati i beni ricevuti o inviati in c/lavorazione, c/deposito, comodato, etc diversi dalla cessione,con indicato:estremi del DDT, natura qualità e quantità dei beni, i dati del soggetto che riceve o consegna i beni e la causale del trasferimento. Registro delle dichiarazioni intento - (Art 1 comma secondo D.L. 746 del 29/12/1983) Gli esportatori abituali e i loro fornitori o prestatori devono annotare nel registro (oppure dal 14/3/97 in apposita sezione del reg.fatture emesse o corrispettivi) le dichiarazioni di intento entro 15 gg giorni dalla data di emissione (esportatori abituali) o di ricevimento (fornitori o prestatori di esportatori abituali) e numerate progressivamente. Registro delle somme ricevute in deposito - (Art 3 comma secondo del Decreto 31/10/1974) In questo registro, gli avvocati, i notai, e i commercialisti devono annotare giornalmente e distintamente per ogni operazione le somme ricevute per spese da sostenere in nome e per conto del cliente..eccetera Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

13 Dematerializzazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie e delle scritture contabili 3-Quali sono i documenti e le scritture contabili Bilancio di esercizio (art.2423 c.c.) - Stato patrimoniale (art.2424 c.c.) - Conto economico (art.2425 c.c.) - Nota integrativa (art.2427 c.c.) -Relazione sulla gestione (art.2428 c.c.) -Relazione dei sindaci (art.2429 c.c.) -Relazione dei revisori contabili (D.Lgs. n.58 del 1998) Dichiarazione dei redditi,irap,iva e sostituti (DPR n.322 del 22 luglio 1998) Documento di trasporto (DPR n. 472 del 14 agosto 1996) Bolla di accompagnamento (DPR n. 627 del 6 ottobre 1978) Nota di consegna, lettera di vettura, polizza di carico (Circolare n.225 del 16/9/96) Giornale di fondo elettronico degli scontrini fiscali- ( D.M. 23 marzo 1983) Distinte meccanografiche di fatturazione (Decreto del 24/10/2000 n. 370 e Decreto del 24/10/2000 n. 366 ).eccetera Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

14 Modelli e dichiarazioni trasmessi dagli intermediari Modello IVA/Dichiarazione annuale Dichiarazione di inizio,variazione e cessazione attività-imprese individuali e lavoratori autonomi (Mod.AA9/8) Dichiarazione di inizio,variazione e cessazione attività-soggetti diversi dalle persone fisiche (Mod.AA7/8) Comunicazione annuale dati IVA Elenco dei clienti e dei fornitori Modello per la comunicazione dei dati contenuti nelle dichiarazioni di intento ricevute Modello IVA TR Richiesta di rimborso o utilizzo in compensazione del credito IVA trimestrale Modello 730 Scelta 8/mille e 5/mille Modello Unico PF/Persone fisiche Modello Unico SP/Società di persone Modello Unico SC/Società di capitale Modello Unico ENC/Enti non commerciali Modello 770 semplificato Modello 770 ordinario Modello del Consolidato Nazionale e Mondiale Eccetera

15 Dematerializzazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie e delle scritture contabili Quali sono i documenti e le scritture contabili Il documento di trasporto elettronico (DPR nr 472 del 14/8/1996) 1- A tale proposito si richiama l attenzione sul fatto che, per la spedizione la consegna all altra parte,i documenti,in base alle diverse esigenze aziendali,possono alternativamente: -essere spediti nel giorno in cui è iniziato il trasporto dei beni oltre che tramite servizio postale,anche a mezzo corriere oppure tramite gli strumenti elettronici già richiamati nel paragrafo 2.1 della predetta circolare n.225/e; -scortare i beni durante il trasporto dal luogo di origine fino a quello di destinazione finale (Circolare nr 249 del 11/10/1996) 2- Del pari si ribadisce quanto chiarito,tra l altro,con le risoluzioni ministeriali n del 30/4/1986 e n del 19/7/1988 della soppressa Direzione Generale delle Tasse, che autorizzano la trasmissione,tramite sistemi informativi, del contenuto delle fatture che consentono la materializzazione di dati identici presso l emittente ed il destinatario ( Circolare nr 225 del 16/9/1996 paragrafo 2.1) Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

16 Il Decreto 23 gennaio 2004 Obblighi da osservare per i documenti informatici e la conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici 1-Formazione Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie (art.3 c.1 ) 2-Emissione 3-Esibizione Conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari (art.4 c.1 ) 4-Memorizzazione 5-Conservazione 6-Riversamento Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

17 Il responsabile della conservazione sostitutiva L attività che dovrà svolgere Attività previste dall art. 5 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 : a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l esibizione di ciascun documento conservato; b) archivia e rende disponibili, con l impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: 1) descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; 2) estremi identificativi del responsabile della conservazione; 3) estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l indicazione dei compiti alle stesse assegnati; 4) indicazione delle copie di sicurezza; c) mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni; d) verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; e) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; f) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l assistenza e le risorse necessarie per l espletamento delle attività al medesimo attribuite; g) definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale; h) verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

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19 1-Art.1 commi da 209 a 214 della Legge Finanziaria Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l'osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n A decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell'economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie Con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze da emanare entro il 31 marzo 2008 è individuato il gestore del Sistema di interscambio e ne sono definite competenze e attribuzioni, ivi comprese quelle relative: a) al presidio del processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie; b) alla gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica. Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

20 2-Art.1 commi da 209 a 214 della Legge Finanziaria Con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze, di concerto con il Ministro per le riforme e l'innovazione nella pubblica amministrazione, sono definite: a) le regole di identificazione univoca degli uffici centrali e periferici delle amministrazioni destinatari della fatturazione; b) le regole tecniche relative alle soluzioni informatiche da utilizzare per l'emissione e la trasmissione delle fatture elettroniche e le modalità di integrazione con il Sistema di interscambio; c) le linee guida per l'adeguamento delle procedure interne delle amministrazioni interessate alla ricezione ed alla gestione delle fatture elettroniche; d) le eventuali deroghe agli obblighi di cui al comma 209, limitatamente a determinate tipologie di approvvigionamenti; e) la disciplina dell'utilizzo, tanto da parte degli operatori economici, quanto da parte delle amministrazioni interessate, di intermediari abilitati, ivi compresi i certificatori accreditati ai sensi dell'articolo 29 del codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, allo svolgimento delle attività informatiche necessarie all'assolvimento degli obblighi di cui ai commi da 209 al presente comma; f) le eventuali misure di supporto, anche di natura economica, per le piccole e medie imprese; g) la data, a partire dalla quale decorrono gli obblighi di cui al comma 209 e i divieti di cui al comma 210, con possibilità di introdurre gradualmente il passaggio al sistema di trasmissione esclusiva in forma elettronica Le disposizioni dei commi da 209 a 213 costituiscono per le regioni princìpi fondamentali in materia di armonizzazione dei bilanci pubblici e di coordinamento della finanza pubblica e del sistema tributario, ai sensi dell'articolo 117, terzo comma, della Costituzione. Sono materie di legislazione concorrente quelle relative a: ( ) armonizzazione dei bilanci pubblici e coordinamento della finanza pubblica e del sistema tributario; ( ).Nelle materie di legislazione concorrente spetta alle Regioni la potestà legislativa, salvo che per la determinazione dei principi fondamentali, riservata alla legislazione dello Stato.(Art.117 terzo comma della Costituzione)

21 Obiettivi e finalità Semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili (Art.1 comma 209 della L.Finanziaria 2008); 1- Benefici diretti: -Snellimento delle procedure per i fornitori tramite l eliminazione dei costi connessi alla stampa dei documenti e delle spese postali di spedizione; -Positivi impatti sui costi operativi e logistici legati all archiviazione e conservazione dei documenti in particolare per la Pubblica Amministrazione; -Massima trasparenza del flusso di fatturazione e disponibilità di un patrimonio informativo di fondamentale importanza per la raccolta di dati previsionali sui flussi di spesa della Pubblica Amministrazione. 2-Benefici indiretti: -Nell ambito della Pubblica Amministrazione l iniziativa, con evidenti opportunità di sinergie e integrazioni, può rappresentare un volano nella estensiva adozione e valorizzazione dei sistemi di automazione del flusso di approvvigionamento con evidenti effetti di ammodernamento; -A livello complessivo appare lecito attendersi che l adozione di un tale sistema da parte della Pubblica Amministrazione contribuirà alla costruzione di un modello di riferimento anche nelle relazioni tra imprese ponendo le basi della diffusione della fatturazione elettronica come standard di rapporto sul mercato con evidenti benefici di trasparenza ed innovazione. (Relazione illustrativa della L.Finanziaria) Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

22 Architettura del sistema unificato di interscambio Gestore del sistema unificato di interscambio Fornitore Alfa Spa E-invoicing in house Amministrazione dello Stato A Fornitore Beta Spa E-invoicing in ASP SISTEMA UNIFICATO DI INTERSCAMBIO Ente Pubblico Nazionale B Intermediari abilitati PEC Amministrazione dello Stato C Fornitore Gamma Spa E-invoicing in outsourcing Operatori economici Certificatori accreditati Sistema pubblico di connettività Ente Pubblico Nazionale D S. I. P. A. Sistema Informatizzato dei Pagamenti nella P.A.

23 La fattura elettronica alla P.A. in Danimarca -Il formato è l OIOXML (Open public Information Online XML) -EAN (Electronic Address Number). Numero di 13 cifre che individua univocamente l ufficio pubblico. Fornitore Alfa Spa Read-in Bureau OIOXML Pubblica Amministrazione A VANS EAN Database Fornitore Beta Spa Invoicing Portal. OIOXML Value Added Services Network Pubblica Amministrazione B Fornitore Gamma Spa Electronic invoicing system OIOXML Pubblica Amministrazione C

24 Electronic Invoicing in Europe -2007

25 una domanda Come possono le aziende avere la sicurezza che il processo di conservazione sostitutiva adottato è aderente alla normativa fiscale, civile e tecnica? Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

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29 Domande? Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

30 Padova 8 maggio 2008 Smau business Dematerializzazione dei documenti tributari e obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione Grazie per l attenzione Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena Tel.059/ / Fax 059/ Umberto Zanini-Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena All rights reserved

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