GETRAG International GmbH Untergruppenbach Germania

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1 CORPORATE POLICIES

2 2 GETRAG International GmbH Untergruppenbach Germania 2014 Questi testi rappresentano un riepilogo delle policy GETRAG esistenti e globali. I documenti del sistema di gestione sottoposti a controlli possono essere trovati nella mappa del processo. Le stampe e le copie dei presenti testi non sono invece sottoposti al servizio di modifica.

3 PREMESSA In un contesto in cui è necessaria la collaborazione fra le persone, la struttura e i principi alla base della collaborazione sono essenziali per il nostro successo. Per agevolare a livello globale una cooperazione pienamente funzionante con i clienti, tra collaboratori interni ed esterni, e con i fornitori ed altri stakeholder, GETRAG ha stabilito delle proprie direttive aziendali. Tali direttive GETRAG sono conformi con le leggi internazionali, le norme etiche, con il sistema di valori interni all azienda e sono in linea con le esigenze di una moderna azienda globale. I diritti e i doveri indicati in questo opuscolo soddisfano i requisiti di tutte le sedi della nostra azienda, la quale cresce oltre i confini nazionali e culturali. Le direttive forniscono a tutti i collaboratori dell azienda chiarezza e coerenza. Per tutti noi che lavoriamo in conformità ad un quadro legislativo e regolamentare, una conoscenza di tali direttive aziendali e una conformità ad esse da parte di tutti i collaboratori e partner aziendali sono il fondamento per un successo comune e duraturo. Mihir Kotecha, CEO GETRAG

4 2 Indice INDICE Premessa 1 Contenuti delle corporate policies 4 1. Codice etico Premessa Ambito di applicazione e significato del Codice etico Ambito di applicazione Relazioni con altri standard definiti e linee guida comportamentali Responsabilità per il Codice etico Aderenza alle leggi e alle linee guida Rapporti con i dipendenti Diritti umani Diritti dei minori Protezione contro discriminazioni e altre situazioni di svantaggio Equità delle condizioni di lavoro Libera scelta dell occupazione Libertà di associazione e di contrattazione collettiva Rapporti con i partner commerciali Principi generali Condotta nei rapporti commerciali Gestione dei rapporti con le autorità Prevenzione dei conflitti di interessi Conflitto di interessi da occupazioni secondarie Conflitto di interessi da partecipazioni in società terze Conflitto di interessi legato all utilizzo di relazioni di affari per interessi privati Trattamento delle informazioni Sicurezza delle informazioni Protezione dei dati Riservatezza e segretezza Trattamento di informazioni riservate sui partner commerciali Trattamento dei beni aziendali Tutela dell ambiente, sicurezza, salute e qualità Tutela dell ambiente Salute e sicurezza Qualità Domande inerenti al Codice etico e segnalazioni di irregolarità 13

5 Indice 3 2. Politica di qualità Premessa Qualità senza compromessi Soddisfare o superare le aspettative dei clienti Approccio zero difetti Miglioramenti continui Adesione al Sistema di gestione integrata GETRAG Sistema di misurazione Formazione, competenze, comportamenti Audit Politica di sostenibilità Premessa Salute e sicurezza Tutela dell ambiente Attenzione verso la sostenibilità Conformità e trasparenza Miglioramento continuo Formazione e sensibilizzazione Diritti umani Diritti dei minori Protezione contro la discriminazione e altre situazioni di svantaggio Equità delle condizioni di lavoro Libera scelta dell occupazione Libertà di associazione e di contrattazione collettiva Rapporti con i nostri interlocutori Implementazione e responsabilità Politica per il trattamento delle informazioni Premessa Sicurezza delle informazioni Protezione dei dati Sicurezza degli accessi e prevenzione dei furti Scambio e archiviazione di informazioni Software dannosi / Virus informatici Politica per i rapporti con soggetti terzi Premessa Clienti Fornitori in genere Banche e istituti finanziari Assicurazioni Personale Stampa e altre istituzioni pubbliche Controllo di qualità e Organismi di Audit Affari legali Autorità 25

6 4 Contenuti delle corporate policies CONTENUTI DELLE CORPORATE POLICIES 1 Le Corporate Policies disciplinano le tematiche principali del Sistema di Gestione GETRAG. Il documento principale delle direttive strategiche è rappresentato dal Codice etico. Il Codice etico contribuisce a far sì che possano essere raggiunti i nostri obiettivi aziendali e ad assicurare che ci comportiamo nel pieno rispetto delle leggi. Rispecchia le tradizioni della nostra azienda e costituisce la base di tutte le ulteriori direttive. Descrive il fondamento di tutte le regole di Compliance e contiene indicazioni per la condotta dei collaboratori e verso di essi, come quelle relative a diritti umani, diritti dei bambini, protezione dalle discriminazioni, condizioni di lavoro eque, libertà nella scelta del lavoro e il diritto a costituire rappresentanze dei dipendenti. Fissa le norme riguardanti il comportamento verso i partner commerciali, nei conflitti di interesse e nella gestione delle informazioni e per ciò che riguarda le proprietà aziendali. Definisce inoltre regole per la protezione ambientale, la sicurezza, la salute e la qualità.

7 Contenuti delle corporate policies 5 2 La Politica aziendale sulla qualità definisce i principi del sistema qualità. Tratta la soddisfazione delle esigenze dei clienti, la realizzazione di prodotti e prestazioni esenti da difetti, la conformità al sistema di gestione integrato, miglioramenti continui, misure, attività di training e audit. 3 La Politica aziendale sulla sostenibilità descrive le modalità di condotta rispetto alla sostenibilità. Vengono regolamentate tematiche quali salute, sicurezza, ambiente, energia e responsabilità sociale, trasparenza e la corrispondenza con le leggi vigenti a livello internazionale. DI SOSTENIBILITÀ POLITICA DI QUALITÀ POLITICA CODICE ETICO POLITICA PER IL TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI POLITICA PER I RAPPORTI CON SOGGETTI TERZI 4La Direttiva sulla gestione delle informazioni definisce le modalità di condotta concrete per ciò che riguarda le informazioni e l hardware. Tratta ad esempio la sicurezza delle informazioni, la protezione dei dati, la sicurezza degli accessi, lo scambio e il salvataggio delle informazioni, internet e i social media, nonché i software nocivi e i virus informatici. 5 La Direttiva sulle operazioni commerciali con terzi stabilisce i dettagli per il comportamento e le competenze nei rapporti con partner e stakeholder esterni, quali clienti, fornitori, banche e istituti finanziari, assicurazioni, rappresentanti della stampa ed enti pubblici, istituti per controlli qualità e audit, istituzioni della giurisprudenza e autorità.

8 6 Codice etico 1.2. AMBITO DI APPLICAZIONE E SIGNIFICATO DEL CODICE ETICO AMBITO DI APPLICAZIONE Il presente Codice etico si applica a tutte le società del gruppo GETRAG presenti nel mondo, indipendentemente dal paese di appartenenza e dalla forma giuridica. Si applica inoltre a tutte le joint venture in cui GETRAG detenga una quota di maggioranza o abbia un ruolo di guida. Si applica all intero personale operante nel mondo, compresi gli amministratori delegati, indipendentemente dalle rispettive posizioni e funzioni. 1. CODICE ETICO 1.1. PREMESSA I valori e i principi della nostra azienda rappresentano dei prerequisiti essenziali per la nostra reputazione e per il nostro successo come azienda operante a livello globale RELAZIONI CON ALTRI STANDARD DEFINI- TI E LINEE GUIDA COMPORTAMENTALI Il presente Codice etico costituisce la base di tutte le altre linee guida. Qualora una o più linee guida esistenti contraddicano i principi del presente Codice etico, esse dovranno essere adattate in modo da essere allineati con lo stesso. Essi rispecchiano la tradizione di GETRAG, che coniuga lo spirito imprenditoriale con i principi etici e con la responsabilità d impresa. Il presente Codice etico intende mettere a disposizione di tutti i dipendenti istruzioni chiare sui comportamenti accettabili per raggiungere i nostri obiettivi aziendali e per garantire la conformità a leggi, normative e linee guida vigenti. Il Codice etico è quindi un elemento chiave della cultura aziendale e rappresenta un punto di riferimento per i nostri comportamenti.

9 Codice etico RESPONSABILITÀ PER IL CODICE ETICO Integrità e rispetto dei requisiti aziendali e legali cominciano sempre dalla dirigenza di un azienda. Per questo motivo, a ciascun dirigente è attribuita una speciale responsabilità nell introduzione, implementazione e rispetto del Codice etico. Ciascun dirigente è obbligato a dimostrare attraverso il suo comportamento che il rispetto delle leggi e di tutte le normative, siano esse aziendali o esterne, è una questione della massima priorità per GETRAG, in qualsiasi circostanza e in ogni momento. Non saranno tollerate violazioni del presente Codice etico ADERENZA ALLE LEGGI E ALLE LINEE GUIDA La mancata aderenza ai requisiti legali può dare luogo a perdite finanziarie e danni di reputazione di notevole entità per GETRAG e per i suoi dipendenti. Siamo pertanto obbligati ad ottemperare alla totalità delle disposizioni legislative e regolamentari in vigore nei Paesi in cui operiamo. Tale obbligo è esteso altresì a tutte le linee guida, norme e procedure interne dell azienda RAPPORTI CON I DIPENDENTI DIRITTI UMANI Rispettiamo la dignità di ogni essere umano e promuoviamo il rispetto delle norme sui diritti umani riconosciute a livello internazionale. Respingiamo qualunque forma di abuso fisico, sessuale, psicologico o verbale nei confronti dei dipendenti. Rispettiamo il diritto alla libertà di opinione e di espressione DIRITTI DEI MINORI Condanniamo il lavoro minorile e promuoviamo il rispetto dei diritti dei minori. Ottemperiamo alle leggi e ai regolamenti applicabili in materia di età minima di ammissione al lavoro. Non esiste alcuna alternativa al rispetto delle leggi e dei regolamenti.

10 8 Codice etico PROTEZIONE CONTRO DISCRIMINAZIONI E ALTRE SITUAZIONI DI SVANTAGGIO I nostri comportamenti reciproci sono improntati al rispetto e alla tolleranza ed escludono ogni discriminazione o molestia per motivi di genere, razza, etnia, nazionalità o sociale, età, religione, orientamento politico o sessuale, disabilità fisica o mentale o altre caratteristiche tutelate dalla legge. Tolleranza e pari opportunità costituiscono requisiti imprescindibili per un ambiente di lavoro gradevole. Le opportunità per i nostri dipendenti dipendono esclusivamente dalla loro prestazione, capacità e competenza e dipendono dai requisiti dei loro posti di lavoro EQUITÀ DELLE CONDIZIONI DI LAVORO I nostri livelli di retribuzione e le prestazioni di previdenza e assistenza sociale rispettano le normative, le disposizioni o contratti legali vigenti a livello locale, nazionale e internazionale. Ottemperiamo a tutte le disposizioni applicabili in materia di orario lavorativo e ferie LIBERA SCELTA DELL OCCUPAZIONE Respingiamo ogni forma di lavoro forzato e rispettiamo il principio della libera scelta dell occupazione LIBERTÀ DI ASSOCIAZIONE E DI CONTRATTAZIONE COLLETTIVA Riconosciamo e rispettiamo il diritto di libera associazione dei nostri dipendenti. Lavoreremo con spirito costruttivo al fianco dei rappresentanti riconosciuti dei lavoratori per favorire gli interessi dei nostri dipendenti. Nel quadro delle normative di legge applicabili, rispettiamo il diritto alla contrattazione collettiva per la risoluzione delle vertenze in materia di condizioni lavorative, ci impegniamo a collaborare in modo costruttivo all insegna del rispetto e della fiducia reciproca.

11 Codice etico CONDOTTA NEI RAPPORTI COMMERCIALI 1.5. RAPPORTI CON I PARTNER COMMERCIALI PRINCIPI GENERALI GETRAG si attende che i suoi partner commerciali agiscano attenendosi ai valori e ai principi del presente Codice etico. Se i partner commerciali hanno già adottato dei loro valori e principi in sintonia con quelli di GETRAG, ci si potrà astenere da un riconoscimento reciproco. È intenzione di GETRAG trattare con clienti, fornitori e altri partner commerciali in modo equo e onesto, perseguendo l obiettivo di stabilire relazioni a lungo termine basate sulla fiducia. Ci attendiamo che anche tali part ner commerciali adottino i medesimi principi di non discriminazione e responsabilità verso la comunità. Inoltre, per quanto riguarda la selezione dei partner commerciali esterni, GETRAG basa le proprie decisioni unicamente su dati oggettivi, evitando rigorosamente ogni discriminazione o coercizione. Rispettiamo il principio della concorrenza leale e agiamo in conformità alle normative applicabili al fine di evitare qualsiasi violazione delle leggi vigenti in materia di concorrenza e divieto di cartello. Ci attendiamo che, nel prendere decisioni commerciali, il nostro personale agisca unicamente nell interesse della principale ragione sociale di GETRAG e delle sue partecipate, senza incorrere in qualsiasi interesse privato. In particolare, le trattative con i fornitori e i prestatori di servizi devono essere svolte nel rispetto delle procedure stabilite. Le decisioni vengono prese sulla base di criteri oggettivi. Nel prendere delle decisioni commerciali, i nostri dipendenti non si lasceranno condizionare da finalità di lucro personale e si asterranno dal sollecitare situazioni a ciò orientate. Rientrano in questa fattispecie di vantaggio indebito tutti i pagamenti in contanti, incentivi, nonché omaggi e trattamenti preferenziali che costituiscono un valore e possono essere considerati sproporzionati in relazione a causa, frequenza e forma. Nel contesto dei normali contatti d affari, omaggi occasionali di valore puramente simbolico, così come inviti a eventi o a pasti, sono da ritenersi assolutamente normali. Nel decidere in merito all opportunità di accettare o offrire tali omaggi occasionali, si dovranno valutare con cautela le motivazioni commerciali di tali gesti, sempre rispettando le leggi del paese in questione. GETRAG fornirà linee guida più dettagliate.

12 10 Codice etico GESTIONE DEI RAPPORTI CON LE AUTORITÀ Nei rapporti con le autorità ci muoviamo sempre con la massima trasparenza e onestà. Non sarà ammesso alcun tipo di condizionamento o corruzione verso pubblici ufficiali che si potrà manifestare ad esempio in forma di pagamenti diretti, indiretti o altre regalie PREVENZIONE DEI CONFLITTI DI INTERESSI CONFLITTO DI INTERESSI DA OCCUPAZIONI SECONDARIE Riconosciamo e rispettiamo il diritto di tutti i dipendenti a perseguire attività al di fuori delle normali mansioni lavorative, a condizione che siano solamente di natura privata. Tali attività tuttavia non devono essere in conflitto con gli interessi di GETRAG e non pongano limiti alle capacità del personale di svolgere appieno le proprie mansioni professionali. Le eventuali occupazioni secondarie con aziende che siano concorrenti di GETRAG o abbiano regolari relazioni d affari con GETRAG dovranno essere riferite al responsabile competente e all ufficio Risorse Umane per approvazione. Tale obbligo di segnalazione sussiste indipendentemente dal fatto che l attività in questione sia retribuita o meno CONFLITTO DI INTERESSI DA PARTECIPAZIONI IN SOCIETÀ TERZE Il conflitto di interessi può configurarsi anche quando i dipendenti siano impiegati, direttamente o indirettamente, presso una società con la quale GETRAG intrattenga regolari relazioni d affari. Ciò vale in particolare nel caso in cui tale partecipazione dia l opportunità di esercitare un influenza sulle società stesse. In questo caso, la partecipazione finanziaria che il dipendente detiene in tali società, sia personalmente sia tramite un parente diretto, dovrà essere segnalata all ufficio Risorse Umane. Stesso obbligo si pone nel caso in cui presso tali società vengano svolte attività di consulenza o direzione CONFLITTO DI INTERESSI LEGATO ALL UTILIZZO DI RELAZIONI DI AFFARI PER INTERESSI PRIVATI Il personale GETRAG non dovrà consentire che incarichi privati vengano svolti da società con le quali intratiene relazioni di lavoro, nel periodo in cui tali società lavorano con GETRAG, se da ciò possono derivare vantaggi di prezzo o di altra natura.

13 Codice etico PROTEZIONE DEI DATI 1.7. TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI Siamo consapevoli dell importanza dei dati dei nostri dipendenti nonché di quelli dei nostri partner commerciali. Proteggiamo questi dati ponendo particolare attenzione al loro trattamento e ricorrendo a misure tecniche e organizzative idonee. Ci impegniamo a fare uso dei dati personali con la massima trasparenza nei confronti dei soggetti interessati, a fornir loro le relative informazioni in qualsiasi momento e a salvaguardarne il loro diritto all obiezione e all eliminazione dei dati stessi SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI La sicurezza delle informazioni riveste per noi una particolare importanza. Sotto questo profilo ci atteniamo a tutte le leggi applicabili e altre normative riguardanti la protezione dei dati e la sicurezza delle informazioni. Tuteliamo le nostre informazioni aziendali e le informazioni relative ai nostri partner commerciali con gli stessi criteri applicabili ai dati personali, proteggendole con tutti i mezzi tecnici e organizzativi disponibili e ragionevoli contro l accesso non autorizzato o l utilizzo inappropriato, nonché contro la perdita o la distruzione prematura RISERVATEZZA E SEGRETEZZA Tutte le informazioni in merito alla nostra azienda e ai partner commerciali da noi ottenute durante lo svolgimento delle nostre attività non verranno utilizzate allo scopo di acquisire un vantaggio finanziario o altro vantaggio personale, salvo che tali informazioni non siano già state rese pubbliche. È fatto divieto di comunicare informazioni riservate a soggetti esterni. I documenti interni dovranno essere conservati in modo sicuro. L obbligo di tutelare il carattere riservato e segreto delle informazioni non si limita al periodo di tempo corrispondente all occupazione presso l azienda, ma si protrae oltre il termine del rapporto di lavoro.

14 12 Codice etico TRATTAMENTO DI INFORMAZIONI RISERVATE SUI PARTNER COMMERCIALI Rispettiamo le severe norme che disciplinano le informazioni riservate e ci impegniamo a non procurarci titoli legati a informazioni riservate a beneficio nostro o di terze parti, né a negoziare detti titoli, né a vendere o trasmettere informazioni privilegiate a terze parti TRATTAMENTO DEI BENI AZIENDALI Ci impegniamo a prestare la massima cura nel trattamento dei beni di proprietà di GETRAG. Salvo disposizioni diverse, i beni aziendali di proprietà di GETRAG sono destinati unicamente all uso nell ambito di attività commerciali. Proteggiamo le nostre invenzioni, brevetti, diritti d uso, marchi, ecc. in considerazione della loro particolare importanza ai fini degli sviluppi futuri e della posizione di mercato di GETRAG TUTELA DELL AMBIENTE, SICUREZZA, SALUTE E QUALITÀ TUTELA DELL AMBIENTE La tutela dell ambiente è una questione della massima priorità per GETRAG. Abbiamo la responsabilità comune di fare in modo che i prodotti e i processi GETRAG siano rispettosi dell ambiente nella massima misura possibile e di adeguare i nostri comportamenti di conseguenza. Aderiamo rigorosamente a tutte le disposizioni legislative e regolamentari e a tutte le linee guida interne in materia di tutela dell ambiente. Ogni eventuale danno causato all ambiente viene immediatamente segnalato alle autorità competenti.

15 Codice etico SALUTE E SICUREZZA Attribuiamo la massima priorità all integrità fisica in tutte le sedi GETRAG. Ci impegniamo pertanto a creare un ambiente di lavoro sicuro e salutare. Ogni dipendente ha la responsabilità di creare delle condizioni di lavoro sicure e di prevenire incidenti. Contribuiamo a instaurare sicurezza e salute rispettando tutte le norme rilevanti e istruzioni di lavoro così come utilizzare l equipaggiamento di sicurezza adeguato QUALITÀ L alta qualità e il miglioramento continuo sono i pilastri su cui poggiano la crescita e il perdurare del successo di GETRAG. Migliorando costantemente i nostri prodotti e processi poniamo le premesse per il nostro sicuro successo e riusciamo a soddisfare le attese dei nostri clienti e altri partner commerciali DOMANDE INERENTI AL CODICE ETICO E SEGNALAZIONI DI IRREGOLARITÀ La dirigenza GETRAG promuove la comunicazione del Codice etico a livello globale e si impegna a darne corretta esecuzione. I codici di condotta hanno una ragion d essere unicamente nella misura in cui le violazioni vengano regolarmente segnalate e adeguatamente gestite. Ciò presuppone che le violazioni a carico del Codice etico siano rese note. Qualora riconosciate una potenziale violazione, parlatene al vostro diretto superiore affinché possa assistervi. Nel caso in cui ciò non sia possibile, potrete comunicare le informazioni sulle possibili violazioni telefonicamente o tramite . Tutte le informazioni trasmesse al vostro superiore o alla funzione di Corporate Compliance saranno trattate in modo riservato. Garantiamo anche che non vi saranno ripercussioni o conseguenze negative a vostro carico per effetto della segnalazione delle violazioni al Codice etico, leggi o regolamenti, a meno che non vi siate resi responsabili voi stessi di una simile violazione. Il vostro superiore e la funzione di Compliance sono disponibili per qualsiasi vostra domanda o richiesta di informazione. I dati della funzione di Compliance e recapiti telefonici dedicati saranno inviati e aggiornati in una apposita pubblicazione del presente Codice etico. Il Codice etico contiene numerose raccomandazioni sulle modalità di lavoro da adottare. Per eventuali domande sull applicazione e l interpretazione del Codice si prega di rivolgersi al proprio responsabile locale o la funzione di Corporate Compliance (Conformità aziendale).

16 14 Politica di qualità 2.2. QUALITÀ SENZA COMPROMESSI Non intendiamo in alcun modo compromettere la qualità dei nostri prodotti, servizi e processi. Ciò significa che poniamo la qualità al primo posto, per poi soddisfare le esigenze del cliente al costo più competitivo. 2. POLITICA DI QUALITÀ 2.1. PREMESSA Con riferimento al Codice etico, la presente Politica sulla qualità enuncia i principi relativi al Sistema di qualità in uso presso GETRAG. Ogni dipendente della nostra azienda è responsabile della qualità. La presente Politica promuove l ottemperanza alle norme applicabili in materia di audit SODDISFARE O SUPERARE LE ASPETTATIVE DEI CLIENTI Puntiamo a sviluppare e a fornire prodotti e servizi in grado di soddisfare o superare le aspettative dei nostri clienti. L obiettivo della qualità deve essere raggiunto in stretta collaborazione con i nostri clienti e allineandoci alle loro esigenze. In questo modo poniamo le basi per la pianificazione della qualità APPROCCIO ZERO DIFETTI Ci adoperiamo al fine di sviluppare, produrre e fornire prodotti o servizi ai nostri clienti privi di difetti lungo l intera catena produttiva. Ci muoviamo secondo il principio della prevenzione anziché sull individuazione dei difetti.

17 Politica di qualità MIGLIORAMENTI CONTINUI Attuiamo processi di miglioramento continuo nell intera struttura aziendale affidandoci al sistema di qualità GQOS (GETRAG Quality Operating System). GQOS è una metodologia basata sui principi di misurazione, analisi, miglioramento e controllo. Ciò si ottiene attraverso l implementazione e il rispetto dei Piani di miglioramento di qualità e produttività (QPIP, Quality and Productivity Improvement Plans) a livello trasversale tra le varie funzioni ADESIONE AL SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATA GETRAG Ad eccezione di quanto non diversamente definito in accordi con le partecipate, aderiamo al Sistema di gestione integrata GETRAG seguendone le politiche, i processi, standard e relative istruzioni al fine di centrare l obiettivo della qualità sostenibile in ogni nostra attività SISTEMA DI MISURAZIONE Ci affidiamo a un sistema di misurazione generale che ci consenta di identificare le prestazioni di prodotti e processi, permettendoci di implementare misure correttive e di verificarne l efficacia FORMAZIONE, COMPETENZE, COMPORTAMENTI Ci assicuriamo che tutti coloro che lavorano per GETRAG ricevano un adeguata formazione atta a sviluppare le competenze e i comportamenti necessari e opportuni AUDIT Sottoponiamo a procedure di audit il nostro Sistema di gestione integrata GETRAG per verificare la sua conformità ai requisiti interni ed esterni e la nostra adesione allo stesso. I risultati dell audit vengono utilizzati ai fini del miglioramento continuo dell intero sistema.

18 16 Politica di sostenibilità 3.2. SALUTE E SICUREZZA GETRAG attribuisce la massima priorità all integrità fisica di tutti i suoi interlocutori (ad es. dipendenti, fornitori, visitatori). Ci impegniamo pertanto a gestire i rischi per la salute e la sicurezza sul lavoro con un approccio basato sulla tolleranza zero, al fine di assicurare il benessere e la sicurezza dei singoli individui. Instauriamo e manteniamo un ambiente di lavoro eccellente, sicuro ed ergonomico TUTELA DELL AMBIENTE 3. POLITICA DI SOSTENIBILITÀ L azienda si impegna ad assicurare lo sfruttamento responsabile delle risorse naturali unitamente alla prevenzione e alla riduzione dei fattori d impatto ambientale come le emissioni, il consumo energetico e idrico o la produzione di rifiuti, evitando di danneggiare l ambiente PREMESSA Con riferimento al Codice etico, la Politica GETRAG di sostenibilità indica le linee guida sui criteri da adottare in materia di ambiente ed energia, salute, sicurezza sul lavoro e responsabilità verso la comunità. Ci aspettiamo che ogni dipendente accetti e segua i principi enunciati in queste linee guida, che supportano il rispetto degli standard rilevanti per le verifiche. GETRAG si impegna a conseguire l obiettivo della sostenibilità in tutte le attività svolte allo scopo di raggiungere un equilibrio ottimale tra interessi economici, responsabilità sociale, tutela dell ambiente, efficienza energetica nonché salute e sicurezza sul lavoro.

19 Politica di sostenibilità ATTENZIONE VERSO LA SOSTENIBILITÀ GETRAG progetta e realizza i propri prodotti e acquista i materiali e i servizi prestando particolare attenzione alla sostenibilità CONFORMITÀ E TRASPARENZA Come criterio minimo, che tenterà di superare sistematicamente, l azienda si impegna a rispettare le normative vigenti o regolamenti nei paesi di riferimento ad agire al riguardo con la massima trasparenza. Rispettiamo, tra gli altri, i seguenti trattati e quadri normativi: Dichiarazione universale dei diritti dell uomo delle Nazioni Unite Convenzioni fondamentali dell Organizzazione Internazionale del Lavoro (OIL) Dichiarazione dell Organizzazione Internazionale del Lavoro (OIL) sui principi e i diritti fondamentali nel lavoro Linee Guida dell OCSE destinate alle imprese multinazionali Il dovere di rendicontazione e la trasparenza riguardo alla presente politica sono assicurati tramite regolari procedure di audit e resoconti, controlli di enti pubblici, verifiche da parte della direzione e relazioni sulla sostenibilità MIGLIORAMENTO CONTINUO L azienda si impegna a migliorare costantemente in termini di prestazioni ambientali, efficienza energetica, condizioni di salute e sicurezza sul lavoro e responsabilità sociale. Ci impegniamo altresì a implementare, mantenere e migliorare costantemente il nostro Sistema di Gestione certificato presso tutte le sedi, con una particolare attenzione ai temi della responsabilità sociale, ambiente, energia, salute e sicurezza sul lavoro FORMAZIONE E SENSIBILIZZAZIONE L azienda si impegna a coinvolgere, informare e formare i propri dipendenti, partner commerciali e rispettivi prestatori di servizi DIRITTI UMANI Rispettiamo la dignità di ogni essere umano e promuoviamo il rispetto delle norme sui diritti umani riconosciute a livello internazionale. Ripudiamo qualunque forma di abuso fisico, sessuale, psichologico o verbale nei confronti dei dipendenti. Rispettiamo il diritto alla libertà di opinione e di espressione.

20 18 Politica di sostenibilità EQUITÀ DELLE CONDIZIONI DI LAVORO 3.9. DIRITTI DEI MINORI Condanniamo il lavoro minorile e promuoviamo il rispetto dei diritti dei minori. Ottemperiamo alle disposizioni legislative e regolamentari applicabili in materia di età minima di assunzione al lavoro. I nostri livelli di retribuzione e le prestazioni di previdenza e assistenza sociale sono conformi alle normative, disposizioni o contratti legali vigenti a livello locale, nazionale e internazionale. Ottemperiamo a tutte le disposizioni applicabili in materia di orario lavorativo e ferie LIBERA SCELTA DELL OCCUPAZIONE Respingiamo ogni forma di lavoro forzato e rispettiamo il principio della libera scelta dell occupazione PROTEZIONE CONTRO LA DISCRIMINAZIONE E ALTRE SITUAZIONI DI SVANTAGGIO I nostri comportamenti reciproci sono improntati al rispetto e alla tolleranza ed escludono ogni discriminazione o molestia per motivi di genere, razza, etnia, paese di provenienza, estrazione sociale, età, religione, orientamento politico o sessuale, disabilità fisica o mentale o altre caratteristiche tutelate dalla legge. Tolleranza e pari opportunità costituiscono requisiti imprescindibili per un ambiente di lavoro gradevole. Le opportunità per i nostri dipendenti dipendono esclusivamente dalla loro prestazione, capacità e competenza e dipendono dai requisiti dei loro posti di lavoro.

21 Politica di sostenibilità LIBERTÀ DI ASSOCIAZIONE E DI CONTRATTAZIONE COLLETTIVA Riconosciamo e rispettiamo il diritto di libera associazione dei nostri dipendenti. Lavoreremo con spirito costruttivo al fianco dei rappresentanti riconosciuti dai lavoratori per favorire gli interessi dei nostri dipendenti. Nel quadro delle normative di legge applicabili, rispettiamo il diritto alla contrattazione collettiva per la risoluzione delle vertenze in materia di condizioni lavorative, ci impegniamo a collaborare in modo costruttivo all insegna del rispetto e della fiducia reciproca RAPPORTI CON I NOSTRI INTERLOCUTORI Rispettiamo e teniamo in considerazione i nostri interlocutori e rispondiamo ai loro interessi. Coinvolgiamo e informiamo i nostri interlocutori per il miglioramento della responsabilità sociale, della tutela dell ambiente, dell efficienza energetica, delle condizioni di salute e sicurezza sul lavoro IMPLEMENTAZIONE E RESPONSABILITÀ La responsabilità dell implementazione della Politica di Sostenibilità spetta all alta dirigenza delle varie divisioni e sedi dell azienda. Ogni dipendente ha la responsabilità di seguire la presente politica e di contribuire attivamente alla sua attuazione. Incoraggiamo i partner commerciali nella nostra intera rete di fornitura ad adottare e far rispettare tali requisiti e linee guida. Cerchiamo di identificare e di selezionare i partner commerciali che, nella conduzione delle loro attività, ambiscano a standard coerenti con questi principi. I dipendenti che abbiano motivo di credere che possa essersi verificata una violazione della presente politica dovranno segnalarla tramite i canali previsti nella propria nazione. Avvieremo le opportune azioni per dare seguito a tali segnalazioni. Nessuna azione ritorsiva verrà intrapresa nei confronti del dipendente che effettui tale segnalazione o che collabori all accertamento di una violazione segnalata da altri.

22 20 Politica per il trattamento delle informazioni 4.2. SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI 4. POLITICA PER IL TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI 4.1. PREMESSA Con riferimento al Codice Etico, la presente Politica per il trattamento delle informazioni delinea i principi a cui i dipendenti dovranno attenersi per il trattamento delle informazioni e dei dispositivi informatici presso GETRAG. Ci attendiamo che ogni dipendente accetti e segua i principi enunciati nella presente politica. L azienda intende proteggere tutte le informazioni aziendali limitandone l accesso alle sole persone autorizzate (Riservatezza). Intendiamo assicurare la correttezza e la completezza delle nostre informazioni in qualsiasi momento (Integrità), nonché assicurare che tali informazioni siano accessibili e utilizzabili (Disponibilità). Ciò riguarda tutti gli aspetti del ciclo di vita delle informazioni, dalla creazione alla elaborazione, dalla trasmissione all archiviazione. Secondo il nostro Standard globale sulle informazioni (GIS, Global Information Standard), le informazioni si suddividono in 4 categorie: Pubbliche Riservate (o Interne) Confidenziali Segrete. A seconda della classificazione delle informazioni, saranno applicate le relative misure di sicurezza definite nel GIS. Per informazioni più dettagliate sui requisiti specifici per la sicurezza delle informazioni e le normative applicabili è possibile consultare le Linee guida per la sicurezza IT, gli Standard globali sulle informazioni (GIS) e le Linee guida per la protezione dei dati specifiche di ciascun paese.

23 Politica per il trattamento delle informazioni PROTEZIONE DEI DATI L azienda riconosce il carattere prioritario della protezione dei dati personali. Prendiamo atto che determinate informazioni personali sono indispensabili nell ambito dell azienda per supportarne le attività ordinarie. Tuttavia, tutti i dati personali di natura sensibile (conti bancari, redditi, e altre specifiche informazioni personali) devono essere trattati con la massima cura. L accesso e la diffusione di tali informazioni sarà limitata. L Azienda assumerà tutte le opportune misure al fine di ridurre al minimo il rischio di accesso non autorizzato. I dipendenti che lavorano in paesi esteri sono tenuti a conoscere e ad attenersi alle leggi vigenti localmente in materia di protezione dei dati. Tali leggi potrebbero infatti variare notevolmente da un paese all altro SICUREZZA DEGLI ACCESSI E PREVENZIONE DEI FURTI L azienda e i suoi dipendenti adotteranno tutte le misure necessarie al fine di proteggere i propri edifici, sistemi informativi, attrezzature, infrastrutture ed effetti personali contro l accesso non autorizzato SCAMBIO E ARCHIVIAZIONE DI INFORMAZIONI L azienda e i suoi dipendenti si avvarranno dei canali di comunicazione definiti dall azienda per lo scambio di informazioni, valutando con attenzione le persone con le quali vengono scambiate tali informazioni. Le informazioni verranno archiviate tramite soluzioni di archiviazione messe a disposizione da GETRAG SOFTWARE DANNOSI / VIRUS INFORMATICI I software dannosi e i virus informatici continuano a costituire una minaccia per la nostra azienda, che assume le dovute contromisure per prevenire azioni di intrusione e danneggiamento dei propri dati. Qualora si noti un comportamento anomalo o sospetto in una qualsiasi apparecchiatura informatica, si prega di darne immediata segnalazione al Service Desk di GETRAG.

24 22 Politica per i rapporti con soggetti terzi 5.2. CLIENTI La prima titolarità e responsabilità per la gestione dei rapporti con i nostri clienti risiede in capo al reparto Vendite e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e delle sue partecipate. 5. POLITICA PER I RAPPORTI CON SOGGETTI TERZI 5.1. PREMESSA Nella fase di definizione di nuove tecnologie o durante lo svolgimento dello sviluppo di un programma, per l intera durata della fase di consegna o dopo la scadenza del periodo di assistenza post-vendita, interverranno nelle interazioni con i clienti anche Ingegneria, Qualità e Produzione ed eventualmente altre funzioni aziendali. È nostro dovere assicurare il rispetto dei ruoli e delle autorizzazioni stabilite nel Delega di autorità, evitare rigorosamente di compromettere l azienda in qualsiasi modo, impartire l opportuna formazione per la conduzione attiva delle trattative con i clienti e disporre affinché l Ufficio Vendite sia costantemente informato e messo in condizione di monitorare e controllare il flusso di informazioni diretto ai clienti o da essi proveniente. Con riferimento al Codice etico, la presente Politica per i rapporti con soggetti terzi individua chi, all interno di GETRAG, è investito della titolarità e della responsabilità per trattare con i nostri partner commerciali e interlocutori esterni. Gli accordi contrattuali e altri impegni ufficiali possono essere sottoscritti unicamente dalle persone debitamente autorizzate. Tale autorizzazione viene stabilita da GETRAG tramite Procura. Le approvazioni interne sono disciplinate da GETRAG tramite Delega di autorità. Ci attendiamo che ogni dipendente accetti e si attenga ai principi della presente politica e sostenga la funzione competente nei modi opportuni e pertinenti. Questo ci consentirà di gestire con coerenza e con professionalità i rapporti con i partner commerciali e gli interlocutori esterni, nonché di garantire la più alta qualità possibile e i massimi benefici.

25 Politica per i rapporti con soggetti terzi BANCHE E ISTITUTI FINANZIARI La prima titolarità e responsabilità per la gestione dei rapporti con le nostre banche e istituti finanziari risiede in capo all Ufficio Finanze/Tesoreria e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e delle sue partecipate FORNITORI IN GENERE La prima titolarità e responsabilità per la gestione dei rapporti con i nostri fornitori in genere risiede in capo all Ufficio Acquisti e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e delle sue partecipate. Nella fase di definizione di nuove tecnologie o durante lo svolgimento dello sviluppo di un programma, per l intera durata della fase di consegna o dopo la scadenza del periodo di assistenza post-vendita, dovranno intervenire nelle interazioni con i fornitori anche Ingegneria, Qualità, Produzione ed eventualmente altre funzioni aziendali. È nostro dovere assicurare il rispetto dei ruoli e delle autorizzazioni stabilite nel regolamento Delega di autorità, evitare rigorosamente di compromettere l azienda in qualsiasi modo, impartire l opportuna formazione per la conduzione attiva delle trattative con i fornitori e disporre affinché l Ufficio Acquisti sia costantemente informato e messo in condizione di monitorare e controllare il flusso di informazioni diretto ai fornitori o da essi proveniente. Nella fase di negoziazione di nuovi contratti finanziari, altre funzioni aziendali potranno essere tenute a intervenire nelle potenziali interazioni con le banche e gli istituti finanziari. È nostro dovere assicurare il rispetto dei ruoli e delle autorizzazioni stabilite nel regolamento Delega di autorità e altri accordi rilevanti relativi a questioni nel settore Finanze e disporre affinché l Ufficio Finanze/ Tesoreria sia costantemente informato e messo in condizione di monitorare e controllare il flusso di informazioni diretto a banche o istituti finanziari. Non effettueremo acquisti a titolo individuale, né assumeremo impegni nei confronti dei fornitori se non nei modi specificamente consentiti o nelle situazioni di emergenza esplicitamente indicate nelle relative procedure.

26 24 Politica per i rapporti con soggetti terzi 5.5. ASSICURAZIONI La prima titolarità e responsabilità per la gestione dei rapporti con le compagnie assicurative risiede in capo all Ufficio Assicurazioni di Gruppo oppure alla funzione di Assicurazioni locale incorporata in altri reparti e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e delle sue partecipate. Nella fase di negoziazione di nuovi contratti assicurativi o nella gestione di eventi assicurativi effettivi o potenziali, anche altre funzioni aziendali dovranno poter interagire con le compagnie assicurative. Dobbiamo disporre affinché l Ufficio Assicurazioni sia costantemente aggiornato e messo in condizione di monitorare e controllare il flusso di informazioni diretto alle compagnie assicurative PERSONALE La prima titolarità e responsabilità per la gestione di tutte le questioni esterne correlate al personale risiede in capo all Ufficio Risorse Umane e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e delle sue partecipate. È piuttosto evidente che molti di noi saranno chiamati in causa nei rapporti con il mondo esterno riguardanti il personale, soprattutto durante la fase di assunzione. È nostro dovere assicurare il rispetto dei ruoli e delle autorizzazioni stabilite nel regolamento Delega di autorità e disporre affinché l Ufficio Risorse Umane sia costantemente informato e messo in condizione di monitorare e controllare il flusso di informazioni diretto a personale esterno o a società o istituzioni che si occupano di gestione del personale STAMPA E ALTRE ISTITUZIONI PUBBLICHE La prima titolarità e responsabilità per la gestione delle relazioni pubbliche con la stampa o altri soggetti risiede in capo all Ufficio Comunicazioni di Gruppo e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e le sue partecipate. È piuttosto evidente che molti di noi saranno chiamati in causa in questioni pubbliche riguardanti la stampa o altre relazioni. Si intendono inclusi in queste comunicazioni anche i nostri scambi privati di e messaggi sui social media. Dobbiamo assicurare affinché l azienda non venga mai compromessa in alcun modo, predisponendo un adeguata formazione in previsione di un coinvolgimento attivo con la stampa o istituzioni pubbliche e facendo sì che l Ufficio Comunicazioni di Gruppo sia costantemente informato e messo in condizione di monitorare e controllare il flusso di informazioni diretto alla stampa o ad altre istituzioni pubbliche.

27 Politica per i rapporti con soggetti terzi AFFARI LEGALI 5.8. CONTROLLO DI QUALITÀ E ORGANISMI DI AUDIT La prima titolarità e responsabilità per la gestione dei rapporti con controllo di qualità e organismo di audit risiede in capo all Ufficio Qualità di gruppo, o agli uffici Finanze, Ufficio Tributario di Gruppo, Controllo interno e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e le sue partecipate. È piuttosto evidente che molti di noi saranno chiamati in causa nelle procedure di audit (ad es. norme ISO, revisione contabile di fine anno, audit sulle imposte) e in altre questioni legate a controlli di qualità esterni. Dobbiamo provvedere affinché l azienda non venga mai compromessa in alcun modo, predisponendo un adeguata formazione in previsione di un coinvolgimento attivo negli audit, e facendo sì che gli uffici Qualità, Finanze, Ufficio Tributi e Controllo interno siano costantemente informati e messi in condizione di monitorare e controllare il flusso di informazioni diretto al Controllo di qualità e agli Organismi di Audit. La prima titolarità e responsabilità per la gestione degli affari legali risiede in capo all Ufficio Finanze, all Ufficio Affari legali e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e le sue partecipate. È evidente che molti di noi saranno chiamati in causa in questioni esterne di natura legale. Dobbiamo garantire affinché l azienda non venga mai compromessa in alcun modo, predisponendo un adeguata formazione in previsione di un coinvolgimento attivo in questioni legali e facendo sì che gli uffici Finanze e Affari legali siano costantemente informati e messi in condizione di monitorare e controllare il flusso di informazioni attinenti agli affari legali. Per ulteriori dettagli si rinvia ai regolamenti Consenso legale e Delega di autorità di GETRAG AUTORITÀ La prima titolarità e responsabilità per la gestione dei rapporti con le autorità risiede in capo alla funzione competente e al Consiglio di amministrazione della relativa consociata GETRAG e le sue partecipate. Ci impegniamo ad improntare alla massima professionalità ogni rapporto con le autorità.

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