L organizzazione della comunicazione esterna attraverso

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1 L organizzazione della comunicazione esterna attraverso gli strumenti della telematica 30 MAGGIO 2013 SALA CONFERENZE DELL ORDINE DEGLI AVVOCATI DI MILANO

2 WEB 2.0 La comunicazione attraverso ITC 1. Permette la diffusione dell immagine 2. Permette la diffusione dei contenuti 3. Permette forme diverse di dialogo

3 I CANALI TELEMATICI DI COMUNICAZIONE INTERNET E INTRANET LA POSTA ELETTRONICA LA PEC (e la comunicazione istituzionale) IL WEB 2.0 I SOCIAL NETWORK

4 INTERNET E INTRANET: il sito web\1 Sezioni e argomenti: PRESENTAZIONE (eventuale il marchio e le animazioni) Lo studio (breve descrizione ) Chi siamo (soci e collaboratori se presenti) Le competenze Sezioni ispeciali ili( (aree di competenza specifica di particolare rilevanza) ALTRO: DOWNLOAD, NEWS, NORMATIVA, ARTICOLI, COLLEGAMENTI, BLOG Ecc. DATI IMPORTANTI TUTTII I DATI DELLO STUDIO CONTATTI DOVE SIAMO E COME RAGGIUNGERCI

5 INTERNET E INTRANET: il sito web\2 ALCUNI ACCORGIMENTI: VESTE GRAFICA E PESANTEZZA DELLE PAGINE TESTI COMPLETEZZA DEI DATI VISIBILITA MULTIPIATTAFORMA PIAZZAMENTO AGGIORNAMENTO LINK MORTI

6 INTERNET E INTRANET: intranet (e extranet) Intranet: è una rete locale (LAN), o un raggruppamento di reti locali, usata all'interno di una organizzazione per facilitare la comunicazione e l'accesso all'informazione. Sistema di informazioni e servizi di utilità generale accessibili dalla rete interna. Quando una parte della intranet viene resa accessibile a clienti, partner o altre persone esterne all'organizzazione, tale parte diventa una extranet. L intranet è il modo più rapido e sicuro per condividere e archiviare contemporaneamente le informazioni utili per lo studio legale: la segnalazione di informazioni diventa patrimonio comune fruibile solo dai membri dello studio. CARTA INTESTATA SENTENZE MODELLI DI ATTI TIMBRI PROCURE ECC.

7 La posta elettronica E lo strumento più rapido ed efficace per la comunicazione nell ambito dello studio legale GRANDE DIFFUSIONE - AVVOCATI -STUDI -CLIENTI STRUMENTO ECONOMICO CONSULTABILE DA REMOTO VERSATILE NELLE ESIGENZE -Dest.CC -Dest. D t CCN -Ricevuta di consegna -Ricevuta di lettura NO VALORE LEGALE SPAM - VIRUS INFORMATICI -PHISHING NON TOTALE AFFIDABILITA

8 La posta elettronica: alcuni spunti IL DOMINIO: UN FORMA DI DIFFUSIONE DEL MARCHIO Duttilità nella costruzione dell indirizzo: LA FIRMA E I DATI - Avv. nome e cognome - nome studio ed eventuale marchio - tl tel. fax - mob -PEC -skype -informativaprivacy - Please do not print this unless necessary Mail come strumento di diffusione di documenti e bozze Utilizzo integrato con pubblicazione intranet e gestione calendar/impegni

9 DALLA POSTA ELETTRONICA ALLA PEC: LA COMUNICAZIONE A VALORE LEGALE CODICE DELL'AMMINISTRAZIONE DIGITALE Art. 20comma 1 bis L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità,sicurezza, i integrità itàed immodificabilità [...omissis...] i Art. 45comma 1 I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, ivi compreso il fax, idoneo ad accertarne la fonte diprovenienza,soddisfanodd il requisito dll della forma scritta [...omissis...]

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11 PEC E ONERE DI CONTROLLO La posta elettronica certificata consente l'invio di messaggi la cui trasmissione e' valida agli effetti di legge La validità della trasmissione e ricezione del messaggio di posta elettronica certificata e' attestata rispettivamente dalla ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna, di cui all'articolo 6 La ricevuta di avvenuta consegna e' rilasciata contestualmente alla consegna del messaggio di posta elettronica certificata nella casella di posta elettronica messa a disposizione del destinatario dal gestore, indipendentemente dall'avvenuta lettura da partedelsoggetto destinatario.

12 LE GARANZIE LA PEC GARANTISCE L attestazione del momento di invio L attestazione del momento di ricezione La data certa Il contenuto del messaggio AUTOPRESTAZIONE POSTALE

13 PEC E NON PEC MITTENTE PEC INVIO E RICEZIONE OPPONIBILI AI TERZI DESTINATARIO PEC MITTENTE PEC SOLO INVIO OPPONIBILE AI TERZI DESTINATARIO NON PEC MITTENTE NON PEC NESSUNA OPPONIBILITA AI TERZI DESTINATARIO NON PEC

14 Il nuovo scenario della L. 2/2009 PEC OBLIGATORIA PER: IMPRESE PROFESSIONISTI: CON OBBLIGO DI COMUNICAZIONE ALL ORDINE DI APPARTENENZA PA P.A. le comunicazioni tra i predetti soggetti possono essere inviate attraverso la posta elettronica ltt certificatao t analogo indirizzo i di posta elettronica ltt senza che il destinatario t i debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l'utilizzo ONERE DI CONTROLLO

15 Le regole tecniche PCT Decreto Ministeriale 21 febbraio 2011 n. 44 PEC E COMUNICAZIONE CON GIUSTIZIA PEC E COMUNICAZIONE DELLO STUDIO LEGALE ONERE DI CONTROLLO E APPRONTAMENTO DELLA NECESSARIA INFRASTRUTTURA TECNOLOGICA FINALIZZATA ALLA RICEZIONE DELLE COMUNICAZIONI SU DIVERSI CANALI (OUTLOOK, MAC OS X MAIL, MOZILLA ECC.)

16 IL WEB 2.0 STRUMENTI E CANALI DI COMUNICAZIONE: LE FUNZIONI CALENDAR FUNZIONI WEB E FUNZIONI SOFTWARE SHARING DI DOCUMENTI INTRANET E CLOUD COMPUTING MAILING LIST E NEWSLETTER GESTIONE INTEGRATA DEGLI STRUMENTI INFORMATICI NELLA COMUNICAZIONE DELLO STUDIO LEGALE

17 FUNZIONI CALENDAR ALCUNI SITI WEB (Es. GOOGLE) E ALCUNI SOFTWARE (Es. OUTLOOK) mettono a disposizione le funzionalità di gestione e condivisione di uno o più calendari Gestione delocalizzata dell agenda (solo web) Condivisione consultazione impegni (solo web) Gestione degli inviti (web e sw) Allineamento tra periferiche - automatico con web - via cavo con software

18 SHARING DI DOCUMENTI INTRANET E CLOUD COMPUTING Gestione di spazi web propri finalizzati alla raccolta dei documenti MAGGIORE SICUREZZA DIFFICOLTA DI CONNESSIONE INTERVENTI SU DOCUMENTI DA REMOTO ED IN TEMPO REALE CONDIVISIONE TRAMITE LINK CON POSSIBILITA DI DOWNLOAD Utilizzo di spazi informatici delocalizzati gestiti da terzi MINORE SICUREZZA GESTIONE ALLINEATA DEI FILES

19 MAILING LIST E NEWSLETTER MAILINGLIST: LIST: aggregazione di indirizzidi destinatariinteressatiinteressati al medesimo flusso di informazioni vari destinatari dello stesso cliente lo studio corrispondenti esterni NEWSLETTER: informazione periodica dai contenuti omogenei veicolata tramite una mailing list e funzionale a diffondere messaggi relativi ad uno specifico argomento (previa iscrizione) Modalità di comunicazione inbound a fini informativi Modalità di comunicazione outbound a fini divulgativi

20 GESTIONE INTEGRATA DEGLI STRUMENTI INFORMATICI NELLA COMUNICAZIONE DELLO STUDIO LEGALE Gestionale Comunicazioni mail Upload documenti Consultazione stato pratiche Download documenti Ricezione Newsletter Consultazione area riservata (CLIENTI E COLLABORATORI) Iscrizione mailing list (CLIENTI, COLLABORATORI e TERZI)

21 I SOCIAL NETWORK GRANDE DIFFUSIONE ISCRIZIONE DIRETTA USO DI BANNER OPPORTUNITA INTERATTIVE APPROCCIO PIACEVOLE E LIGHT ATTENZIONE ALLA DEONTOLOGIA

22 GRAZIE PER L ATTENZIONE!!! Avv. Paolo Lessio studioleg ale cislag hi lessio associati Corso di Porta Nuova, Milano (MI) tel: fax: segreteria@studioclass.it -