Danfoss Power Solutions Codice mondiale di condotta aziendale etica e legale

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1 Codice mondiale di condotta aziendale etica e legale (Revisione del _ marzo 2014) Premessa La condotta etica è la base di un rapporto d affari professionalmente sano e legalmente corretto. Per questo motivo, Inc. e le sue consociate (a volte denominate collettivamente la Società ) istituiscono il presente Codice di Condotta Aziendale (a volte denominato il Codice ) che dovrà essere rispettato da tutti i dipendenti, gli amministratori e agenti della Società, compresi rappresentanti e consulenti a livello mondiale. È intenzione della Società che il nome sia sinonimo dei massimi standard aziendali. La Società e tutti i suoi dipendenti condurranno l attività aziendale secondo alti principi etici e morali e in conformità con la legge applicabile. Integrità, onestà e legalità governeranno ogni azione e ogni decisione che verrà adottata in tutti i rapporti interni ed esterni con fornitori, distributori, clienti, concorrenti, funzionari governativi e il pubblico. Il Codice di Condotta Aziendale di contiene affermazioni generali. Anche se il Codice non fa riferimento a tutte le possibili situazioni, esso fornisce indicazioni guida. Si richiede a ogni dipendente di usare il buon senso nel seguire questo Codice in situazioni che non siano espressamente descritte nello stesso. La Società ha adottato, e può adottare di tanto in tanto, politiche e linee guida che affrontano in modo maggiormente specifico alcune attività che sono più ampiamente indicate in questo Codice. Tali politiche e linee guida sono intese come integrative a questo Codice e ogni dipendente dovrà essere a conoscenza e rispettare tali politiche e linee guida. Operando a livello mondiale, l azienda svolge la propria attività in molti paesi diversi dove le leggi, le pratiche e le usanze commerciali possono variare significativamente. È politica della Società rispettare le leggi locali e nazionali dei paesi in cui opera, a meno che ciò non sia proibito dalla legge statunitense. È sua intenzione altresì rispettare le pratiche e le usanze locali a meno che non siano in conflitto con una politica di questo Codice o con leggi o regolamenti applicabili, nel qual caso avranno priorità il presente Codice o le leggi o i regolamenti applicabili. Se dovessero subentrare dei dubbi a tale riguardo, si prega di contattare un membro del Comitato descritto di seguito.

2 Responsabilità Questo Codice è applicabile all intera Società e a tutte le sue divisioni e consociate di tutto il mondo, e a ogni dipendente, agente, rappresentante e consulente, nonché agli amministratori della Società. Tutti i dipendenti hanno l obbligo positivo di conoscere e rispettare questo Codice e segnalare qualsiasi potenziale o effettiva violazione dello stesso. I direttori generali dovranno informare i loro dipendenti, agenti, rappresentanti e consulenti in merito a questo Codice e alle richieste della Società in termini di standard etici elevati e conformità con le leggi e dovranno definire procedure appropriate a supporto e garanzia della relativa osservanza. Autorità L amministrazione generale di questo Codice sarà di responsabilità del Comitato Esecutivo di Danfoss A/S (di seguito denominato Comitato Esecutivo ). L amministrazione quotidiana di questo Codice sarà di responsabilità del Comitato di Condotta Aziendale del Gruppo (di seguito denominato il Comitato ), costituito da Presidente & Amministratore Delegato della Società, Vice Presidente Senior dell Ufficio Finanziario e Vice Presidente delle Risorse Umane. Il Comitato dovrà riferire periodicamente al Comitato Esecutivo in merito alle sue attività e agli interventi connessi all amministrazione di questo Codice e alla relativa osservanza. Certificazione I dipendenti in determinate posizioni lavorative dovranno certificare annualmente la conformità con questo Codice. Segnalazione di situazioni di possibile non conformità Qualsiasi eccezione, deroga, violazione o sospetta violazione di questo Codice dovrà essere immediatamente segnalata a uno o più membri del Comitato, a un membro del Comitato Esecutivo, a qualcuno che ricopre una funzione di leadership formale oppure alla Hotline Etica Danfoss. La Società intende chiarire esplicitamente che l adesione a questo Codice ricopre la massima priorità a livello mondiale. Codice di condotta aziendale etica e legale - Pagina 2

3 Non potranno esserci ritorsioni per aver effettuato una segnalazione. L identità di coloro che effettueranno segnalazioni rimarrà confidenziale nella misura praticabile. Il dipendente che segnalerà in buona fede una possibile violazione non sarà sottoposto a provvedimenti disciplinari per tale segnalazione, ammesso che il dipendente non sia coinvolto in una violazione del Codice. Violazioni del Codice Le violazioni di questo Codice comporteranno dei provvedimenti disciplinari che possono arrivare al licenziamento. Verranno adottati provvedimenti disciplinari nei confronti di chiunque si scopra abbia autorizzato, perdonato, partecipato a o nascosto azioni che violano questo Codice e nei confronti di chiunque adotti ritorsioni, direttamente o indirettamente, o incoraggi altri ad adottare ritorsioni nei confronti di un dipendente che segnala una violazione a questo Codice. Osservanza delle leggi Verranno rispettate tutte le leggi applicabili nei paesi in cui opera l azienda, fatta eccezione per la misura in cui tale osservanza è vietata dalla legge statunitense applicabile, affermando e osservando gli standard aziendali definiti in questo Codice. In caso di dubbi circa la legalità di una pratica commerciale, oppure se l applicabilità della legge è incerta, si dovrà chiedere consulenza legale. Controllo finanziario e precisione delle registrazioni I fondi, i beni e i servizi della Società non dovranno essere utilizzati per finalità non aziendali senza approvazione né potranno essere utilizzati per un qualsiasi scopo che sia illegale o che non sia descritto nei documenti a supporto del pagamento. In nessun caso si potrà costituire o mantenere un fondo segreto o non registrato. Le negoziazioni aziendali della Società in tutto il mondo devono essere adeguatamente autorizzate e registrate in modo completo e accurato nei libri e registri della Società in conformità con la pratica contabile generalmente accettata e con la politica finanziaria istituita dalla Società. La Società vieta di effettuare iscrizioni false o fuorvianti nei suoi libri e registri oppure in una qualsiasi richiesta governativa per qualsivoglia motivo. Codice di condotta aziendale etica e legale - Pagina 3

4 La conservazione o l adeguata eliminazione di registri della Società dovranno avvenire in conformità a politiche definite dalla Società o a requisiti legali e statutari applicabili. Leggi antiboicottaggio I funzionari, dipendenti o agenti non possono compiere azioni in grado di supportare una pratica commerciale restrittiva o un boicottaggio illegale. Poiché ha l obbligo di segnalare richieste di partecipazione a un boicottaggio internazionale, il ricevimento di una qualsiasi di queste richieste deve essere immediatamente segnalato a un responsabile, all ufficio delle risorse umane o all ufficio responsabile della conformità alle regole commerciali. Le informazioni, in seguito a verifica a opera delle parti interessate, devono essere segnalate al Comitato. Controllo di importazioni ed esportazioni è un azienda che opera a livello mondiale; esiste un ampia gamma di leggi e politiche che disciplinano cosa e come si può importare ed esportare. I dipendenti devono rispettare i controlli delle importazioni ed esportazioni previsti dalle leggi e dai regolamenti vigenti nei paesi in cui la Società svolge la propria attività. La Società non potrà esportare, importare o riesportare merci o dati tecnici commettendo una violazione di legge, né potrà incorporare un tale elemento in qualsiasi altro dispositivo. I dipendenti non devono compiere azioni che comportano una violazione della legge. Se ci sono dei team che si occupano di attività di importazione/esportazione, i Direttori Generali devono nominare dei responsabili per sviluppare e implementare procedure di controllo delle importazioni/esportazioni in collaborazione con l Ufficio di Conformità alle Regole Commerciali. Leggi antitrust e pratiche concorrenziali I dipendenti devono rispettare le leggi antitrust/sulla concorrenza dei paesi in cui opera la Società che vietano accordi con la concorrenza in merito a prezzi, termini o condizioni di vendita, o allocazione di prodotti, mercati commerciali, clienti o territori. I dipendenti che devono trattare direttamente o indirettamente con un concorrente dovranno ottenere una conoscenza operativa delle leggi antitrust/sulla concorrenza applicabili e rispettarle. Codice di condotta aziendale etica e legale - Pagina 4

5 Il fatto di condividere alcuni tipi di informazioni con la concorrenza in determinate circostanze può costituire una violazione della legge. Per evitare qualsiasi apparenza di inappropriatezza e illegalità, è vietato dibattere e comunicare in qualsiasi modo con un concorrente in merito a prezzi, produzione, marketing, giacenze, sviluppo del prodotto, territori e obiettivi di vendita, studi di mercato e informazioni riservate o proprietarie. In situazioni in cui un concorrente è anche un fornitore o cliente, può rivelarsi appropriato fornire o ricevere alcune informazioni in merito alla produzione, allo sviluppo del prodotto e qualsiasi altra informazione riservata, ma non si potrà fornire o accettare alcuna informazione senza il parere di un consulente legale e l approvazione di un funzionario della Società in merito alla tipologia di informazioni da fornire e alla definizione di procedure e controlli volti a garantire che venga mantenuta la conformità con la legge. La Società e i suoi dipendenti si asterranno dal commettere azioni improprie e illegali per acquisire i segreti commerciali e gli elenchi clienti del concorrente, informazioni sulle attrezzature, sugli sviluppi tecnici o le attività del concorrente. La Società e i suoi dipendenti non si rivolgeranno né pagheranno alcuno per ottenere informazioni riservate o esortare clienti o personale della concorrenza a fare rivelazioni che potrebbero essere considerate di natura confidenziale. Conflitto di interessi Ogni dipendente deve essere attento a evitare situazioni in cui i propri interessi personali siano, oppure sembrino essere, in conflitto con gli interessi della Società, dei suoi clienti o fornitori. Si ha una situazione di conflitto di interessi quando un dipendente, funzionario o amministratore, oppure i loro famigliari o amici, traggono beneficio a livello personale oppure potrebbe sembrare che traggano beneficio, a scapito del migliore interesse della Società. Un conflitto, o apparenza di un conflitto, potrebbe subentrare per esempio se si possiede una partecipazione finanziaria oppure si ricopre una funzione aziendale in un impresa esterna che fa o desidera fare affari con, oppure è in concorrenza con la Società; se si funge da intermediario a favore di un terzo in negoziazioni che coinvolgono la Società; se si utilizzano informazioni riservate della Società o altri beni aziendali per il profitto personale, si conducono affari per un altra azienda durante i normali orari lavorativi della Società o si usano le proprietà della Società per condurre affari per un altra azienda. Un dipendente deve segnalare qualsiasi situazione che venga percepita come un conflitto di interessi o un potenziale conflitto di interessi a uno o più membri del Comitato. Codice di condotta aziendale etica e legale - Pagina 5

6 Contributi politici I dipendenti, in qualità di individui privati, sono incoraggiati a partecipare alla vita pubblica e ad appropriate attività politiche e caritative, nella misura in cui essi precisano chiaramente che le loro opinioni e azioni non sono quelle delle Società. In nessun caso un funzionario o un dipendente potrà fornire il proprio contributo in alcun modo (con denaro, servizi o uso di proprietà della Società) a sostegno di un partito politico o di un candidato a nome e per conto della Società. La Società non rimborserà funzionari o dipendenti per eventuali contributi politici. Divieto di corruzione Le leggi anti-corruzione e/o sui pagamenti illeciti, compresa la legge statunitense contro le pratiche di corruzione straniere ( FCPA ), la legge anti-corruzione britannica del 2010 ( Legge Britannica ) e leggi simili di altri paesi in cui la Società svolge la propria attività (collettivamente, Leggi Anti-Corruzione ) vietano alla Società, ai suoi funzionari, amministratori, dipendenti, rappresentanti e agenti (compresi distributori e consulenti), operanti per loro conto, di offrire direttamente o indirettamente, fare o promettere di fare un pagamento od offrire un regalo a qualsiasi funzionario estero (definito in senso lato per includere qualsiasi funzionario o dipendente di un governo straniero o qualsiasi dipartimento, agenzia o emissario degli stessi, compresi funzionari e dipendenti di società straniere di proprietà statale), un partito politico o un candidato o un organizzazione pubblica internazionale allo scopo di ottenere o mantenere un lavoro, oppure di garantirsi un vantaggio aziendale improprio rispetto alla concorrenza. La legge FCPA e altre Leggi Anti- Corruzione sono applicabili alla Società ovunque essa operi al mondo. I dipendenti e i rappresentanti della Società non potranno fare né offrire di fare pagamenti o corrompere funzionari pubblici allo scopo di influenzare, ottenere o mantenere lavoro per la Società, o altrimenti per garantirsi un vantaggio aziendale improprio rispetto alla concorrenza. Il versamento di tangenti o la consegna di regali così come l offerta o la promessa di qualcosa di valore o il fatto di fornire qualsiasi altro incentivo illegale non dovrà essere autorizzato, offerto o effettuato a nessun funzionario straniero, partito o candidato politico straniero o a qualsiasi altra persona, come un fornitore, in grado di influenzare una decisione o un atto ufficiale. Alcune Leggi Anti-Corruzione rendono illegale inoltre per chiunque, compresi i funzionari stranieri, ricevere tali tangenti, regali, promesse o incentivi. La Società non effettuerà pagamenti incentivanti nei paesi in cui opera né consentirà ad altri che lavorano per lei o in altro modo la rappresentano di effettuarli. I pagamenti incentivanti (a volte denominati mazzette ) consistono solitamente in piccole somme di denaro o regali effettuati a funzionari pubblici "junior o di basso livello al fine di accelerare o facilitare azioni che i funzionari sono già tenuti a compiere. Essi possono apparire innocui da un lato perché le somme in questione sono piccole e dall altro perché sono spesso considerati facenti parte della cultura o delle consuetudini locali e del così fan Codice di condotta aziendale etica e legale - Pagina 6

7 tutti. Tuttavia, questi pagamenti sono illegali in molti paesi dove la Società svolge la propria attività. La Società non fa distinzione tra pagamenti facilitanti e tangenti. Qualsiasi tipo di pagamento facilitante è vietato, piccolo o grande che sia, sia che questi pagamenti siano considerati parte della pratica commerciale locale o siano accettabili ai sensi della legge locale (che accade di raro, se non quasi mai), e anche se i concorrenti della Società adottano tali pratiche. Non verranno tollerate violazioni di sorta a questa politica. La Società preferisce perdere l affare piuttosto che compromettere i suoi principi. È prevista soltanto un eccezione, qualora il pagamento facilitante sia stato estorto o si sia stati costretti a effettuarlo. In questo contesto, per estorsione s intende che viene minacciata la propria libertà o sicurezza personale oppure che ci si sente di non avere alternativa se non pagare per la propria serenità personale o famigliare. In queste circostanze è dovere della Società sostenere i propri dipendenti e altri rappresentanti nell effettuare il pagamento facilitante, registrarlo in modo chiaro e segnalarlo immediatamente al proprio supervisore, al Comitato e al Legale della Società. A volte si dovrà pagare un corrispettivo legittimo per ottenere un servizio veloce da parte del governo, per esempio un importo pubblicato per ottenere più rapidamente un visto o un passaporto nuovo dal consolato. Il pagamento di tali corrispettivi è consentito a patto che esista un esigenza aziendale, il pagamento sia trasparente e pubblico, si ottenga una ricevuta e la spesa sia regolarmente iscritta nei registri finanziari della Società. Anche altri paesi hanno promulgato delle leggi che, come la FCPA, rendono illegale la corruzione di funzionari stranieri. Alcune di queste leggi, come la legge anti-corruzione britannica, sono di portata più ampia rispetto alla FCPA rendendo illegale offrire regali o pagamenti facilitanti a funzionari stranieri. Le leggi di alcuni paesi possono essere violate semplicemente offrendo qualcosa di valore a un funzionario pubblico. Molte leggi anticorruzione, tra cui la FCPA e la Legge Britannica, trovano applicazione oltre i confini nazionali e includono azioni di società affiliate e rappresentanti terzi, come distributori, consulenti e agenti. Anche in questo caso, per qualsiasi dubbio in merito all opportunità di un pagamento facilitante o di un regalo, la questione dovrà essere esaminata insieme a un membro del Comitato. Trattative con clienti e fornitori Nel trattare con clienti e fornitori è necessario adottare una cura particolare per evitare problemi etici e legali. La Società non cerca di conquistare un vantaggio competitivo sleale tramite l uso di un influenza impropria ed è importante che le azioni della Società non assomiglino nemmeno a un attività impropria. Codice di condotta aziendale etica e legale - Pagina 7

8 Tutti i pagamenti a clienti o fornitori della Società devono essere effettuati nel normale corso degli affari nell ambito di procedure di approvazione e revisione ben definite. È vietato offrire bustarelle, sconti non autorizzati o altri pagamenti non autorizzati sia in denaro, beni o servizi offerti a dipendenti, clienti, fornitori, loro dipendenti, agenti o membri delle loro famiglie. Si adotta il principio di reciprocità quando due società acquistano vicendevolmente i rispettivi prodotti. Questa pratica è normale e accettabile. Tuttavia, nessun dipendente può acquistare o accettare i prodotti di un altra società come condizione per vendere prodotti o servizi della società o chiedere a un fornitore di acquistare i prodotti della Società al fine di vendere prodotti o servizi alla Società. I dipendenti e i loro famigliari più stretti non possono chiedere, accettare o dare omaggi in denaro, mance, prestiti, servizi, vacanze o viaggi di piacere, o qualsiasi altro favore di qualsiasi tipo nell ambito delle loro trattative con fornitori o clienti o potenziali fornitori o clienti. Tuttavia, per conformarsi a cortesie commerciali, i dipendenti e i loro stretti famigliari possono accettare o dare regali non richiesti (diversi dal denaro) se il regalo è di valore simbolico, non è destinato a un funzionario pubblico (vedi Divieto di Corruzione di cui sopra) ed è segnalato al supervisore del dipendente. I dipendenti possono offrire e/o accettare forme di intrattenimento correlato all attività aziendale, ma soltanto se l intrattenimento è ragionevole, si verifica raramente, deriva dal normale svolgimento degli affari, non comporta spese eccessive inappropriate e non obbliga il ricevente in alcun modo. Qualsiasi dubbio relativo all adeguatezza di accettare un regalo o un intrattenimento dovrà essere risolto parlandone con il supervisore del dipendente prima della relativa accettazione. Gli accordi con agenti, distributori, consulenti, licenziatari e tutti gli altri rappresentanti della Società devono essere stipulati per iscritto e devono descrivere in modo chiaro e accurato i servizi da svolgere, la base del corrispettivo e la commissione o provvigione effettiva da versare. I pagamenti devono essere di importo ragionevole e non eccessivi tenendo conto delle consuetudini commerciali locali. Codice di condotta aziendale etica e legale - Pagina 8

9 Tutti i pagamenti ad agenti, distributori, consulenti, licenziatari e tutti gli altri rappresentanti della Società dovranno essere effettuati direttamente alla parte contraente o sul suo conto nel paese in cui la parte contraente ha residenza oppure dove ha sede legale l attività. I pagamenti su conti in un altro paese possono comportare accuse di favoreggiamento o cospirazione per violare leggi tributarie e di controllo dei cambi. Le uniche eccezioni a questa politica si avranno nei casi in cui si ha una giustificazione documentata da necessità per un pagamento in un altro paese o conto e l Ufficio delle Imposte Societarie abbia stabilito che tali pagamenti non violano le leggi applicabili in materia di imposte, controllo dei cambi e di altra natura. Utilizzo e tutela delle informazioni La Società è leader del mercato nella progettazione, fabbricazione e vendita di una gamma di prodotti basati su tecnologia proprietaria che richiedono significativi investimenti, compresi costi di ricerca e sviluppo e perizia nella lavorazione. Le informazioni su questi prodotti e il loro sviluppo, come altre informazioni sulla Società, sono critiche ai fini del successo della Società. Così come i beni fisici, anche le informazioni richiedono cura e tutela. Pertanto, tutti gli utilizzatori devono tutelare la riservatezza, integrità e disponibilità di tali informazioni in conformità con la Politica Globale di Sicurezza delle Informazioni di. Il rilascio non autorizzato di informazioni oppure l incapacità di mantenere un controllo adeguato in merito alla tecnologia della Società comporta implicazioni serie e può causare un danno irreparabile alla Società. Allo stesso modo, i nostri concorrenti, clienti, fornitori e altri terzi hanno informazioni simili relative alle loro attività e ai loro prodotti. I dipendenti hanno accesso a informazioni private e di proprietà o controllate dalla Società, dai suoi clienti, fornitori e/o altri terzi. Queste informazioni sono considerate confidenziali e riservate. La loro rivelazione non autorizzata può avere conseguenze significative a livello aziendale, legale ed economico ed è vietata. Uso di alcol e droghe La Società rispetta tutte le leggi e i regolamenti applicabili relativamente al possesso o all uso di alcol e droghe. La politica della Società vieta l uso illegale, la vendita, l acquisto, la cessione, il possesso o la presenza nell organismo di droghe, che non siano farmaci a prescrizione medica, nei locali della Società. Allo stesso modo, la politica della Società vieta l uso, la vendita, la cessione o il possesso di bevande alcoliche da parte dei dipendenti mentre si trovano nei locali della Società, salvo nella misura autorizzata dalla Società. Codice di condotta aziendale etica e legale - Pagina 9

10 Relazioni tra i dipendenti La Società si attiene a una politica di pari opportunità lavorative nei confronti di individui qualificati, indipendentemente da razza, religione, colore, origine nazionale, età, sesso o disabilità. Questa politica è applicabile a tutte le fasi del rapporto di lavoro, compresa l assunzione di nuovi dipendenti, le promozioni, la selezione per programmi di formazione, l'amministrazione dei corrispettivi e programmi di benefit. La politica della Società prevede la creazione di un ambiente di lavoro privo di molestie sessuali. La Società attua un programma preventivo che include una politica esplicita contro le molestie sessuali. Eventuali accuse di molestie sessuali verranno prontamente esaminate e affrontate e devono essere riferite a un rappresentante delle Risorse Umane. In linea con la conduzione di un indagine equa e approfondita, la Società tutelerà la riservatezza nella massima misura possibile e offrirà rimedi efficaci, compresa la protezione di querelanti e testimoni nei confronti di possibili ritorsioni. La Società si impegna a garantire un ambiente di lavoro sano, sicuro e privo di droghe. Ogni dipendente è responsabile di attenersi alle leggi e ai regolamenti in materia di salute, sicurezza e ambiente. Sintesi Ogni dipendente deve applicare standard etici e principi di integrità, onestà e legalità in tutto ciò che fa per la Società. Si dovranno evitare conflitti di interessi; seguire principi etici nel trattare con fornitori e clienti; mantenere libri e registri in conformità a standard accettabili; e rispettare tutte le linee guida relative alle pratiche concorrenziali, alle attività e ai contributi politici. Tutti i dipendenti devono segnalare situazioni di non conformità rispetto a questo Codice a uno o più membri del Comitato, a un membro del Comitato Esecutivo, a qualcuno che ricopra una funzione di leadership formale oppure tramite la Hotline Etica Danfoss. Non ci saranno ritorsioni per aver effettuato una segnalazione. Le violazioni di questo Codice comporteranno dei provvedimenti disciplinari che possono arrivare al licenziamento. Tutti i dipendenti sono tenuti a rispettare questo Codice anche se significa perdere affari o diminuire la redditività. La condotta etica non è soltanto l unica cosa giusta da fare; è obbligatoria e consolida una lunga tradizione della Società. Codice di condotta aziendale etica e legale - Pagina 10