Politica anticorruzione

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1 Politica anticorruzione Introduzione RPC Group Plc (l'"azienda") dispone di una politica a tolleranza zero nei confronti degli atti di corruzione nelle operazioni commerciali a livello globale, sia nel settore pubblico che privato. Questa Politica si applica a tutto il personale dell'azienda e alle sue filiali (insieme denominati il "Gruppo"). Si applica anche a eventuali partner commerciali che agiscano per conto del Gruppo, inclusi (ma senza limitarsi ad) agenti, consulenti, distributori e joint venture. Si estende a tutte le transazioni commerciali in tutti i Paesi in cui opera il Gruppo. L'alta direzione del Gruppo si impegna a condurre le attività del Gruppo nel rispetto di questi standard. La corruzione potrebbe esporre il Gruppo, il suo personale e i suoi partner commerciali ad azioni penali, indipendentemente da dove si è verificata l'azione di corruzione nel mondo. È inoltre probabile che abbia un effetto negativo sull'immagine e sulla reputazione del Gruppo. Il personale e i partner commerciali del Gruppo (esclusi i fornitori) devono operare nel rispetto delle leggi anticorruzione applicabili alle operazioni commerciali del Gruppo a livello globale, così come della presente Politica e di tutte le procedure anticorruzione associate che siano state introdotte come parte del programma anticorruzione attuale del Gruppo. Nessun membro del personale o partner commerciale del Gruppo deve subire conseguenze negative per aver rifiutato di elargire o ricevere benefici illeciti, anche se ciò comporta una perdita di clienti per il Gruppo. Pim Vervaat Direttore Generale 19 settembre 2014

2 La Politica Che cosa si intende per "beneficio illecito"? Un beneficio illecito è un privilegio finanziario o altro vantaggio, sia personale che per scopi commerciali, elargito o accettato per indurre o premiare una prestazione illecita di una funzione o attività. Il Gruppo proibisce: l'offerta diretta o indiretta, la donazione, organizzazione, promessa, autorizzazione o l'accettazione, richiesta o sollecitazione di qualsiasi beneficio illecito a o da qualsiasi persona o azienda, indipendente dalla loro ubicazione o che si tratti di un ente o autorità pubblica o una persona o azienda privata tramite qualsiasi membro del personale o partner commerciale del Gruppo, inclusi (ma senza limitarsi ad) agenti, consulenti, distributori e joint venture che agiscano per conto del Gruppo. per ottenere un vantaggio illecito (finanziario o altro), sia personale che commerciale, o per compromettere il giudizio indipendente. Responsabilità del personale del Gruppo Tutto il personale del Gruppo (inclusi dipendenti, direttori, personale di agenzie di reclutamento temporaneo e consulenti) è responsabile per la prevenzione e identificazione di atti di corruzione e della comunicazione di eventuali atti di corruzione in conformità con le procedure del Gruppo. La mancata conformità del personale del Gruppo con la presente Politica potrebbe risultare in azioni disciplinari, tra cui terminazione del contratto d'impiego o della relazione contrattuale da o con la relativa azienda del Gruppo. Tangenti Le tangenti sono considerate come benefici illeciti e sono proibite dalla presente Politica e dalla legge del 2010 in materia di corruzione vigente nel Regno Unito (UK Bribery Act 2010). Le tangenti o "bustarelle" riguardano generalmente piccole somme di pagamento elargite a un'autorità pubblica per favorire l'esecuzione o velocizzare determinate pratiche amministrative. Ad esempio, se un contratto viene sospeso a causa di pratiche burocratiche ufficiali o per il rifiuto di un funzionario di eseguire i propri doveri, l'offerta di denaro o di altri benefici per muovere il contratto tra le prime priorità del funzionario costituirebbe un pagamento di tangente. È comune per alcuni fornitori di servizi o dipartimenti governativi offrire a tutti i clienti un servizio "fast track" o più avanzato dietro pagamento di un importo superiore. Si tratta di una procedura trasparente e l'importo superiore va a vantaggio del fornitore del servizio, azienda o dipartimento

3 governativo interessato piuttosto che all'individuo. Per cui, è difficile che si tratti di una tangente. Se non dovesse essere chiaro se un pagamento rappresenti o meno una tangente, dovrete chiedere l'autorizzazione del vostro Responsabile generale o agire in conformità con le Procedure del Gruppo. Sono riconosciute circostanze rare dove i pagamenti o altri vantaggi non finanziari sono elargiti dietro minaccia, a protezione di danni fisici illegali. In tali situazioni, dovrete dare priorità alla sicurezza ed elargire il beneficio richiesto. Tuttavia, dovrete inoltrare una relazione completa dell'evento al vostro Responsabile generale o agire in conformità con le Procedure del Gruppo non appena possibile dopo che l'evento si è verificato. Persone associate (inclusi agenti e altre terze parti) Tutte le filiali, agenti, consulenti e partner commerciali scelti dall'azienda o da altre aziende del Gruppo per la fornitura di servizi o che agiscano per conto loro devono conformarsi alla presente Politica in relazione alle loro azioni per conto del Gruppo. Il personale del Gruppo responsabile della stipulazione di accordi con agenti, consulenti e partner commerciali (come le joint venture) deve adottare un approccio proporzionato e basato sul rischio verso la due diligence prima di tale nomina o accordo con tale agente, consulente o partner commerciale, e deve essere mantenuto un registro scritto di tale due diligence. Laddove il Gruppo controlli le attività giornaliere di una joint venture, l'implementazione della presente Politica deve essere richiesta come condizione della partecipazione a tale joint venture. Laddove l'azienda del Gruppo abbia partecipazione minoritaria o paritaria in una joint venture e non possa quindi dettare la politica e il codice deontologico dell'azienda, la direzione del Gruppo cercherà di raggiungere un accordo con il partner per il raggiungimento di standard coerenti con la presente Politica. Qualsiasi accordo con agenti, consulenti e partner commerciali deve essere effettuato per iscritto e deve includere gli obblighi di rispettare tutte le leggi anticorruzione applicabili nonché la presente Politica e le procedure associate (incluso l'obbligo di mantenere registri adeguati e accurati delle transazioni che possano essere verificati o ispezionati da autorità giuridiche o regolamentari). Il compenso (incluse spese e oneri) per servizi resi da terzi, inclusi agenti e consulenti che agiscano per conto vostro, deve essere appropriato, giustificato e proporzionato alla fornitura dei servizi legittimi. Deve, inoltre, essere effettuato in riferimento al completamento di tali servizi legittimi a soddisfazione dell'azienda del Gruppo, e a condizione che l'agente, consulente o partner commerciale invii periodicamente una relazione al Responsabile generale o agisca in conformità con le Procedure del Gruppo in relazione ai servizi forniti. Le spese verranno pagate solamente in relazione ai costi sostenuti nel corso dell'attività commerciale legittima e dietro presentazione di una ricevuta e della descrizione completa delle spese richieste. Tutte le politiche e procedure di due diligence e di valutazione dei rischi devono essere tenute sotto costante monitoraggio e revisione.

4 Regali e intrattenimento Regali, ospitalità aziendale e intrattenimento, piccoli incentivi promozionali, spese di viaggio o alloggio possono essere concesse, pagate o accettate se ragionevoli e proporzionate e se in buona fede o a scopi commerciali regolari. È un requisito fondamentale che i regali o l'intrattenimento non venga elargito o ricevuto su scala o frequenza tale da diventare una forma di tangente per fare affari o fornire un servizio o altri vantaggi che altrimenti non sarebbero eseguiti. È vietato elargire regali in contante o equivalente (come, ad esempio, buoni regalo, prestiti o azioni). In caso di dubbi se accettare o elargire regali o ospitalità aziendale, è necessario rivolgersi al proprio Responsabile generale o agire nel rispetto delle Procedure del Gruppo. Donazioni di beneficienza e politiche In base alla Politica del Gruppo, non è consentito effettuare donazioni o contributi politici in contante o similare. I fondi del Gruppo non devono mai essere utilizzati per effettuare donazioni a enti di beneficienza, partiti o personalità politiche con lo scopo di ottenere o mantenere un'attività commerciale per il Gruppo, l'azienda o un'azienda del Gruppo. Ulteriori informazioni sulle pratiche accettate Questa Politica non intende proibire le pratiche seguenti purché siano comuni in un determinato mercato, per scopi commerciali in buona fede, ragionevoli, proporzionate e adeguatamente registrate: Ospitalità ragionevole e appropriata; La donazione di un regalo commemorativo durante un festival o altra occasione speciale, purché sia effettuata in conformità con le linee guida sui regali elencate sopra; L'utilizzo di procedure "fast-track" riconosciute, trasparenti e ufficiali disponibili a tutti dietro pagamento di un addebito a un ente/organizzazione e non a un singolo individuo; e L'offerta di risorse per assistere una persona o ente nel prendere decisioni in maniera più efficiente purché fornite unicamente a tale scopo. In alcune parti del mondo, in particolare in Estremo Oriente, vi è un alto valore simbolico nello scambio di regali tra membri dell'alta dirigenza. In tali casi, la mancata donazione o accettazione di un regalo adeguato allo stato dell'altra parte può essere considerato come un insulto e può danneggiare la relazione commerciale del Gruppo con tale parte. In tal caso, il personale interessato della dirigenza dovrà comunicare tali oggetti per iscritto al proprio Responsabile generale o responsabile diretto, che potrà riferire la questione al Direttore Generale. Ovviamente, la decisione di stabilire cos'è accettabile o meno può risultare difficile. Se il personale del Gruppo è in dubbio se un potenziale atto costituisca corruzione, la questione deve essere riferita al Responsabile Generale o dovranno essere intraprese azioni in conformità con le Procedure del gruppo prima di procedere.

5 Monitoraggio e revisione della politica Ciascuna unità commerciale all'interno del Gruppo è responsabile di garantire che siano attuati sistemi e procedure adeguate, incluse le valutazioni dei rischi e, ove appropriato, la fornitura di corsi di formazione, al fine di rispettare la presente Politica e per assicurare che questa sia comunicata al personale del Gruppo. Il Consiglio di amministrazione del Gruppo monitorerà e revisionerà periodicamente l'applicazione della presente Politica così come le procedure e le valutazioni dei rischi del Gruppo implementando la Politica, e potrà di volta in volta produrre versioni revisionate o sostitutive.

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